MANUAL DE FUNCIONAMIENTO O GUÍA OPERATIVA DEL COMITÉ DE ÉTICA EN INVESTIGACIÓN

Transcripción

1 MANUAL DE FUNCIONAMIENTO O GUÍA OPERATIVA DEL COMITÉ DE ÉTICA EN INVESTIGACIÓN INTRODUCCIÓN El Comité Institucional de Ética en Investigación de la Fundación Cardiovascular de Colombia - CEI, fue constituido el 21 de enero de 1998, según consta en el acta 001. Los principios éticos y científicos para llevar a cabo investigación en sujetos humanos han sido establecidos en convenciones internacionales, que incluyen la Declaración de Helsinki, las Normas Éticas Internacionales para las Investigaciones Biomédicas con sujetos humanos preparadas por el Consejo de Organizaciones Internacionales de las Ciencias Medicas (CIOMS) y la Organización Mundial de la Salud (OMS), y la Guía Tripartita y Armonizada de Buenas Practicas Clínicas, Internacional Conference on Harmonization (ICH), el reporte Belmont, así como en las disposiciones contenidas en la resolución 8430 de 1993 del Ministerio de Salud (Hoy Ministerio de la Protección Social) de la República de Colombia, la Resolución 2378 de Junio de 2008 y la Resolución del 10 de Junio de 2011 del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA. Estos documentos establecen el marco ético y científico de la expedición de consentimiento y protección de las personas que no están en capacidad de dar su Consentimiento Informado. El Comité de Ética en Investigación (CEI) de la Fundación Cardiovascular de Colombia, se acoge a los principios contenidos en este documento. El CEI es un organismo Institucional de Staff asociado a la Dirección Ejecutiva de la FCV, con total autonomía para la toma de decisiones, sin relación de subordinación alguna dentro del organigrama del mismo a pesar de tener sede de funcionamiento dentro de las instalaciones del Centro Tecnológico de la Fundación Cardiovascular de Colombia, en Floridablanca. El propósito de este manual es facilitar y soportar la revisión por parte del Comité de Ética en Investigación (CEI) de todos los proyectos de investigación que se realicen en la institución y/o en cualquiera de las Unidades Estratégicas de Negocios (UENs) de la Fundación Cardiovascular de Colombia, en los cuales se involucren sujetos humanos, previo cumplimiento de los requisitos exigidos. Versión

2 El Comité Institucional de Ética en Investigación, tiene como función primordial, velar por la protección de las personas y comunidades que participan como sujetos de investigación Biomédica y por el respeto integral de sus derechos. I. GENERALIDADES ARTÍCULO PRIMERO. RESPONSABILIDADES El Comité Institucional de Ética de Investigación - CEI de la Fundación Cardiovascular de Colombia es un estamento privado, sin ánimo de lucro, responsable de llevar a cabo la evaluación de las investigaciones propuestas por los interesados antes de iniciar cualquier tipo de actividad propia del proceso, en el cual se presenta, analiza, debate, aprueba o desaprueba el desarrollo de proyectos de Investigación con sujetos humanos que se realicen dentro la Institución. La misión del CEI es asegurar la protección de la dignidad, de los derechos, la seguridad y el bienestar de las personas que participan en estudios de investigación con sujetos humanos y asegurar que los resultados de estas investigaciones sean creíbles, fidedignos y plausibles, a través del trabajo de todo el grupo de investigación. El CEI identifica dentro de sus responsabilidades la obtención y el mantenimiento de la documentación requerida para cada estudio puesto a su consideración. Igualmente será responsabilidad del CEI evaluar la competencia de los investigadores, verificando su coherencia y versatilidad con los temas y protocolos propuestos El CEI se responsabiliza de evaluar periódicamente los estudios aprobados y en desarrollo, aprobación inicial por un año, informe de avance mínimo a los seis meses, informe de reprobación a la solicitud de la misma. La conducción de las investigaciones y el desarrollo de las mismas serán debidamente seguidos durante el tiempo de ejecución de todas y cada una de las actividades y sistemáticamente monitoreadas con el fin de dar las alarmas necesarias para su debido control y conductas a seguir. El CEI además de analizar y evaluar los informes periódicos verificara y evaluara el informe final y de cierre de cada estudio, de acuerdo a la duración del mismo. ARTÍCULO SEGUNDO. DEFINICIONES Versión

3 1. Investigación en sujetos Humanos: Para los propósitos de esta guía, la investigación en sujetos humanos incluye investigación de productos farmacéuticos, instrumentos y equipos médicos, radiación terapéutica e imagenología, procedimientos quirúrgicos, revisión de historias clínicas, muestras biológicas, investigación epidemiológica, investigaciones psicológicas o de comportamiento y cualquier proyecto de investigación que se realice en humanos dentro de la Fundación Cardiovascular de Colombia. 2. Ensayo Clínico: Cualquier investigación o cualquier tipo de intervención, que se realice en seres humanos con intención de descubrir o verificar los efectos clínicos, farmacológicos y/o cualquier otro efecto farmacodinámico de un producto(s) en investigación y/o identificar cualquier reacción adversa a producto(s) de investigación y/o para estudiar la absorción, distribución, metabolismo y excreción de producto(s) en investigación, con el objeto de comprobar su seguridad y eficacia. 3. Sujetos vulnerables: Sujetos cuya predisposición para ser voluntarios en un ensayo clínico o investigación puede ser individualmente influenciada por la expectación, no justificada por los beneficios asociados con la participación, o de una respuesta vengativa por parte de miembros superiores en jerarquía en el caso de rechazo a la participación. Por ejemplo: Estudiantes, personal subordinado, miembros de las fuerzas armadas, personas detenidas. Otros sujetos, vulnerables son los pacientes con enfermedades incurables, personas en asilos de ancianos, desempleados o mendigos, pacientes en situaciones de emergencia, minorías étnicas, personas de la calle, nómadas, minorías, y los incapaces de dar consentimiento, en un todo de acuerdo a lo pertinente en la Resolución 8430, capitulo VI del Ministerio de la Salud, hoy Ministerio de la Protección Social. 4. Proyectos de Investigación La investigación biomédica se refiere a los estudios de procesos fisiológicos, bioquímicos o patológicos, o de la respuesta a una intervención específica -física, química o psicológica- en pacientes o sujetos sanos; así como los estudios sobre el comportamiento humano relacionado con la salud en variadas circunstancias y entornos. ARTÍCULO TERCERO. PRINCIPIOS ÉTICOS Los principios éticos fundamentales relevantes para la investigación en sujetos humanos son: Versión

4 a) Respeto a la dignidad de las personas: Este principio incorpora dos convicciones éticas, primero debe respetarse la autonomía de las personas. Segundo, debe protegerse a aquellas personas que no están en capacidad de ejercer plenamente su autonomía. Este principio se manifiesta en la práctica, en la necesidad de que la participación de las personas en una investigación se haga sólo con su consentimiento informado. b) Principio de Beneficencia: Los objetivos y beneficios derivados de la investigación, aunque importantes, no deben nunca sobrepasar la salud, el bienestar, y el cuidado de los participantes. En la práctica este principio se traduce en no hacer daño, maximizar los posibles beneficios y minimizar los posibles daños derivados de la investigación. c) Principio de no maleficencia: Es un imperativo ético valido para todos no solo en el ámbito biomédico si no en todos los sentidos de la vida humana. En principio debe encontrar una interpretación adecuada pues a veces las investigaciones médicas dañan para obtener un bien, entonces, de lo que se trata es de no perjudicar innecesariamente a otros, el análisis de este principio va de la mano con el de la Beneficencia, para que prevalezca el beneficio sobre el perjuicio. d) Principio de Justicia: Tratar a cada uno como corresponda, con la finalidad de disminuir las situaciones de desigualdad (ideológica, social, cultural, económica, entre otros.). Este principio requiere que los beneficios y los costos de la investigación sean distribuidos de forma justa entre todos los grupos y clases en la sociedad, teniendo en cuenta edad, sexo, estrato socio-económico, cultura y aspectos étnicos. Los documentos en los cuales se definen los principios y normas éticas que fundamenta esta guía son: Declaración de Helsinki (Seúl, Octubre 2008) de la Asociación Medica Mundial: Principios éticos para las investigaciones médicas en seres humanos. Última revisión actualizada en abril de Otras versiones: o Declaración de Helsinki 2000; o Declaración de Helsinki 2004; o Declaración de Helsinki 2008; o Declaración de Helsinki 2009, y o Las versiones con valor histórico No se recomienda manejar versiones anteriores a la actualizada de octubre de 2009 salvo a estudios históricos de la evolución de la Declaración Asociación Médica Mundial (A.M.M.) Versión

5 La Resolución número 8430, de Octubre de 1993 del Ministerio de Salud de la República de Colombia, hoy Ministerio de la Protección Social. The Belmont Report. Ethical Principles and Guidelines for the Protection of Human Subedits of Biomedical and Behavioral Research, April Department of Health, Education and Welfare, United States. La Resolución 2378 de junio de del Ministerio de la Protección Social de Colombia. Organización Panamericana de la Salud, Organización Mundial de la Salud: Normas éticas internacionales para las investigaciones Biomédicas en sujetos humanos. OPS: Washington DC, Documento de las Américas de la Red PARF Red Panamericana para la Reglamentación Farmacéutica Declaración de Singapur, 2010 Sobre la integridad de la Investigación II. ORGANIZACIÓN DEL COMITÉ DE ÉTICA EN INVESTIGACIÓN - CEI ARTÍCULO CUARTO. COMPOSICIÓN El Comité Institucional de Ética en Investigación - CEI estará constituido por mínimo siete (9) miembros con formación y experiencia multidisciplinaria, de los cuales al menos uno (1) no será persona vinculada laboralmente a la Fundación Cardiovascular de Colombia, y actuará en representación de la comunidad. Se mantendrá balance por género y edad, al menos tres (3) de sus miembros serán personas no versadas en las áreas de la Biomedicina. ARTÍCULO QUINTO. REQUISITOS DE MEMBRESÍA Para ser miembro del CEI se requiere: a) No haber sido sancionado por el Comité de Ética Médica de la Fundación Cardiovascular o por ningún Tribunal de Ética Médica. b) No haber sido retirado de ningún comité de ética por incumplimiento y cabal desempeño de sus funciones como miembro activo. c) Para los miembros con experiencia en investigación biomédica se requiere título profesional, mínimo cinco años de experiencia profesional y haber conducido al menos dos estudios de investigación en sujetos humanos. d) Para los miembros sin experiencia en el área de la biomedicina se requerirá que no tengan antecedentes judiciales y que tengan un nivel mínimo de enseñanza media vocacional (bachiller). e) Los miembros versados en al área de la biomedicina del CEI sin excepción, deberá acreditar Versión

6 capacitación y formación en buenas practicas clínicas. La totalidad de los miembros deberán mantener actualizados sus conocimientos en humanismo y Bioética en la investigación y sobre todo lo relacionado con los comités de ética de comunicación en salud asistir periódicamente a seminarios talleres, eventos y actividades relacionadas con el tema. ARTICULO SEXTO. PROCESO DE SELECCIÓN DE SUS MIEMBROS Los candidatos a ser miembros del CEI serán postulados y presentados por cualquier miembro del CEI y el estudio de las hojas de vida será de responsabilidad exclusiva del CEI. Para perfeccionar el proceso de selección se consultará a la Dirección Ejecutiva de FCV a efectos de evaluar conflictos de intereses institucionales. La decisión de selección será del CEI por consenso demandando del nuevo miembro la firma de los documentos de confidencialidad y política de conflictos de intereses para su normal desempeño. ARTÍCULO SÉPTIMO. TÉRMINOS DE LA DESIGNACIÓN Para hacer la designación de un miembro se hace en los siguientes términos: a) La designación como miembro del CEI será por un periodo de dos años. b) Los miembros activos del CEI podrán ser reelegidos cuantos periodos sea necesario, de acuerdo al criterio del Comité de Ética de Investigaciones y a la consulta de la Dirección Ejecutiva (en cuanto a los conflictos de intereses se refiera). c) Si un miembro del CEI no pudiere cumplir con la totalidad del periodo para el cual fue designado, se nombrará un nuevo miembro para terminar el periodo del miembro que se retira. d) Si ante la renovación total de los miembros o un número importante de ellos, y si el CEI lo requiere, se solicitará el acompañamiento de uno o dos de los antiguos miembros, sin derecho a voto y por un periodo limitado. Con lo anterior, se busca garantizar el normal desempeño y continuidad de las actividades del CEI. ARTÍCULO OCTAVO. CONDICIONES DE NOMBRAMIENTO Para ser miembro del CEI, la persona designada deberá estar de acuerdo con el cumplimiento de las siguientes disposiciones: a) Debe aceptar que su nombre, profesión y afiliación puedan hacerse de conocimiento público. b) Debe aceptar el desempeño de sus deberes como miembro sin que esto de lugar a pago por sus servicios. c) Declarar compromiso de dedicación formal de un número de horas quincenales a las actividades del comité. d) Compromiso escrito de su aceptación de participar activamente en el comité. Versión

7 e) Aceptar y firmar el Acuerdo de Confidencialidad para garantizar ésta en los asuntos y temas tratados durante las reuniones del Comité. f) No aceptar compensación alguna de patrocinadores de estudios cuyas propuestas estén siendo o vayan a ser evaluadas por el CEI. ARTÍCULO NOVENO. DE LAS INHABILIDADES Los miembros del CEI no podrán evaluar protocolos del comité si se encuentran incursos en alguna de las siguientes inhabilidades: a) Participación directa en el protocolo a evaluar. b) Conflicto de intereses en el desarrollo del proyecto de mutuo propio. El miembro ante estas circunstancias deberá declararse impedido y firmar la Declaración de Conflicto de Intereses. c) Filiación o familiaridad con alguna persona afiliada a la institución que esté patrocinando o ejecutando el proyecto en cuestión. d) Igualmente deberán declararse impedidos cuando se encuentren involucrados en circunstancias que impidan expedir cualquier observación de forma imparcial. ARTÍCULO DÉCIMO. RENUNCIAS En caso de renuncia, el procedimiento para su presentación se sujetará a las siguientes pautas: a) Para renunciar al CEI, el miembro declinara su designación y dirigirá una comunicación escrita al presidente del CEI informando de su decisión y de la fecha a partir de la cual se hará efectiva su renuncia. b) Para reemplazar a un miembro renunciante o destituido se seguirá el procedimiento descrito en la selección de miembros. ARTÍCULO UNDÉCIMO. SANCIONES Un miembro del CEI será sancionado en las siguientes circunstancias: a) Si siendo miembro activo del comité de ética de la FCV se le investiga y comprueba que al haberse desempeñado como Investigador Principal y que bajo su responsabilidad condujo una investigación con sujetos humanos sin el total seguimiento y observancia de las normas y procedimientos (p.ej. haber iniciado una investigación sin la aprobación del CEI) b) Haber aceptado y/o recibido algún tipo de compensación de parte de un patrocinador de una investigación con el único fin de influir en la decisión del CEI sobre un proyecto de investigación en particular. c) Cuando, sin excusa escrita justificada, falte a tres sesiones consecutivas o a más del 30% de las sesiones del CEI en el transcurso de un año. El año se contabilizará a partir de la fecha de Versión

8 nombramiento del miembro. III. DEFINICIÓN DE FUNCIONES Y CARGOS DEL CEI ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. FUNCIONES DE SUS MIEMBROS Serán funciones de los miembros del Comité: a) Salvaguardar los derechos, seguridad y bienestar de todos los sujetos participantes en un estudio de investigación, especialmente si se trata de población vulnerable. b) Tener un conocimiento básico de los protocolos a evaluar y dar su concepto individual en la reunión, participando activamente en la comprensión y lectura de los mismos. c) En algunos casos el comité facultará a un solo miembro o a un grupo de miembros para que estudien la documentación y expongan a manera de ponente ante el comité en pleno. d) Revisar y dar seguimiento a los proyectos de investigación, aprobarlos, dar opinión favorable, solicitar alguna modificación, desaprobar o dar opinión negativa. Terminar o suspender cualquier aprobación u opinión favorable previa, mediante sustentación motivada. e) Revisar la información requerida en la documentación para su evaluación, seguimiento y validación final. f) Determinar los aspectos relevantes desde el punto de vista ético de aquellos estudios que no requieran la obtención del consentimiento informado (ensayos no terapéuticos, estudios sin riesgo) o no sea posible su obtención (situaciones de urgencia). g) Conocer, estudiar y mantener actualizados los conceptos expresados en la declaración de Helsinki, el informe de Belmont, la resolución 8430 del Ministerio de Salud, hoy Ministerio de la Protección Social, las buenas prácticas médicas y la Resolución 2378 de Junio de Entre otras series de declaraciones que enriquezcan la formación integral de los aspectos éticos - humanísticos de los miembros. h) Aprobar las hojas de vida de los investigadores principales el CEI de la FCV además de revisar y confrontar los documentos que acrediten a los investigadores idóneamente para el desempeño de su profesión, constatará la formación y experiencia profesional especializada en el área de conocimientos del estudio. Igualmente constatará y verificará la experiencia certificada en realización de ensayos clínicos. i) Para el estudio y aprobación de la hojas de vida de los Co-investigadores el CEI de la FCV además de revisar los documentos que acrediten al Co-investigador idóneamente para el desempeño de su profesión, constatará la formación y experiencia profesional de medico general y/o especialista con formación y capacitación en buenas prácticas clínicas. El CEI vigilará que tanto el Investigador Principal como los Co-investigadores hayan firmado el documento de confidencialidad y la Versión

9 declaración Forma CEI-03: Declaración Investigador Principal y Co-Investigador. j) Solicitar a los investigadores los informes periódicos relacionados con el desarrollo de sus proyectos. k) Tomar las medidas preventivas o sancionatorias en caso de: a. Incluir sujetos participantes en un estudio antes que el CEI emita su aprobación y opinión por escrito. b. Implementar cambios en el proyecto sin previa aprobación del CEI. c. No proveer la información necesaria para el adecuado seguimiento de los proyectos. d. No notificar al CEI las desviaciones del proyecto. e. No notificar al CEI las reacciones o eventos adversos a los medicamentos. f. No informar al CEI la información nueva que pueda afectar en forma adversa a los sujetos participantes del estudio. ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. CARGOS ESPECIALES Son cargos de especial designación los siguientes: A) PRESIDENTE El CEI elegirá a uno de sus miembros como presidente, por un periodo de 2 años, el cual podrá ser renovado cuantos periodos sean necesarios. En la elección se dará prioridad a los miembros de mayor antigüedad. El Presidente del CEI deberá ser uno de los miembros con vinculación laboral en la Fundación Cardiovascular de Colombia (siempre y cuando no presente conflictos de interés o subordinación institucional). Serán funciones del Presidente del CEI las siguientes: a) Velar por el cumplimiento de las normas establecidas en esta guía. b) Servir de enlace entre el CEI y la Fundación Cardiovascular. c) Convocar a las sesiones del CEI. d) Presidir las sesiones del CEI. e) Asignar labores específicas a los miembros del CEI. f) Verificar la existencia de quórum en las reuniones del CEI. g) Revisar las actas de las reuniones. h) Certificar las acciones del CEI. i) Certificar o no la aceptación de los protocolos. j) Comunicar a los Investigadores y a la Dirección de Investigación sobre las decisiones tomadas por el CEI cuando lo soliciten. Versión

10 k) Preparar la programación y la agenda de las sesiones del CEI. l) Servir como uno de los revisores primarios de los protocolos que no requieran revisión por todo el comité. (Ver tipos de revisión mas adelante). m) Designar a uno de los miembros del CEI como presidente encargado para asumir funciones propias de la Presidencia en casos específicos como inhabilidad (Conflicto de Intereses, ausencia física corta del Presidente, emergencia médica, etc.). n) Monitorizar cambios en las regulaciones legales y en la política institucional, relacionados con investigación en sujetos humanos. o) Asegurarse de que todos los procesos del CEI estén apropiadamente documentados. p) Presentar a la Dirección Ejecutiva de la FCV y a la Gerencia del Instituto del Corazón antes de finalizar el tercer mes del año en curso un reporte anual del Comité de Ética en Investigación - CEI con base en las actividades realizadas del año inmediatamente anterior. B) VICEPRESIDENTE El CEI elegirá a uno de sus miembros como vicepresidente para un periodo de 2 años el cual podrá ser renovado cuantos periodos sean necesarios. En la elección se dará prioridad a los miembros de mayor antigüedad. El vicepresidente del CEI deberá ser uno de los miembros con vinculación laboral en la Fundación Cardiovascular. Serán funciones del Vicepresidente del CEI las siguientes: a) Aceptar las funciones del Presidente por su ausencia temporal prolongada y/o la definitiva. b) Supervisar la actualización del Manual Interno de Funcionamiento del CEI. c) Servir como uno de los revisores primarios de protocolos que no requieren revisión por el comité (Ver tipos de revisión mas adelante). d) Servir como consultante sobre asuntos relacionados con las políticas del CEI para investigadores y personal administrativo de la institución. e) Asumir el cargo de Presidente hasta completar el correspondiente periodo, en caso de que el Presidente renuncie. C) PRESIDENTE ENCARGADO En caso de ausencia y/o causales de impedimento del Presidente y del Vicepresidente, el CEI elegirá un Presidente Encargado (E) para actuar en consecuencia, en los asuntos estrictamente relacionados con el (los) tema(s) que deban ser tratados en la reunión en donde se presente la ausencia o impedimento. Por delegación expresa del presidente y vicepresidente el Presidente Encargado (E) podrá en concordancia, firmar las comunicaciones y documentos que le sean solicitados al comité y los de carácter urgente dentro del trámite y conducción normal de un estudio o proyecto, elevadas Versión

11 por el investigador principal, el Co-investigador y/o personal autorizado, donante o patrocinador de un estudio o proyecto. D) SECRETARIA La secretaria será un miembro del personal de apoyo, quien no será miembro y no tomará parte en las deliberaciones ni en las decisiones del Comité Institucional de Ética en Investigación CEI. Será nombrado por el Presidente del Comité haciendo los trámites administrativos para su vinculación institucional. Serán funciones de la Secretaria del CEI las siguientes: a) Llevar el archivo externo e interno de comunicaciones del CEI. La Secretaria garantizará plenamente la confidencialidad y reserva del mismo. El acceso a los protocolos, documentos y correspondencia de cada proyecto solo lo harán las personas autorizadas por el investigador principal, los Co-investigadores y el personal adscrito tanto técnica como administrativamente al estudio o proyecto, llevando una hoja de chequeo de quienes accedan al archivo, motivo de consulta, hora, fecha y firma responsable. b) Recibir la correspondencia, acusar recibo y procurar su respuesta de manera oportuna. c) Verificar que todos los documentos requeridos para la presentación de un proyecto estén completos. d) Prepara el acta de cada sesión. ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES Las reuniones tiene definidos una periodicidad que continuación se describe: a) El CEI se reunirá cada quince (15) días como mínimo y se acogerá preferiblemente a la programación anual que será aprobada al comenzar la vigencia respectiva, sin embargo, el CEI verificará a conveniencia y con anterioridad los días y la hora de las reuniones propuestas para garantizar el quórum. Cuando el orden del día de un reunión ordinaria no se pueda desarrollar en su totalidad, se dará terminada en el tiempo establecido y se reprogramará en fecha siguiente no mayor a ocho (8) días hábiles para dar cumplimiento a la orden del día propuesto originalmente. b) Las convocatorias no programadas, o extraordinarias se efectuaran cuando la situación lo amerite. El día y hora de las reuniones no programadas se fijarán preferentemente por consenso dentro del seno del CEI o por comunicación a cada uno de los miembros, seguido del envío del material de la correspondiente convocatoria. c) En el caso de urgencia manifiesta, el comité se reunirá de manera expedita para acometer el estudio de la solicitud que así lo amerite a juicio el Presidente, reunión que convocará con carácter Versión

12 de urgente siempre y cuando los sometimientos propuestos estén relacionados con estudios observacionales, descriptivos y /o actos administrativos. Las aprobaciones expeditas serán sometidas a ratificación o no ratificación en la siguiente reunión ordinaria del CEI ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. CONVOCATORIAS Las convocatorias las elaborará la Secretaria por solicitud del Presidente, quien con su aprobación deberá elaborar el orden del día. Además de las convocatorias para las reuniones presénciales ordinarias y extraordinarias, la secretaria del CEI podrá convocar reuniones virtuales, cuando las circunstancias lo ameriten y se dificulte la presencia de los miembros con estricto cumplimiento de los requisitos dispuestos para el trámite y estudio de las solicitudes, todas las decisiones tomadas en las reuniones virtuales deberán ser ratificadas en la próxima reunión ordinaria, como debe constar en las respectivas actas. ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. DE LAS ACTAS De todas las sesiones (ordinarias, extraordinarias y virtuales) quedará constancia escrita en acta numerada que elaborará la Secretaria. En ella se detallarán los miembros asistentes. El acta, deberá estar firmada por todos los asistentes y constará de lo siguiente: a) Identificación del ponente ante el Comité de Ética en Investigación CEI. b) Composición del comité que evaluó el protocolo. c) Identificación completa del o (los) protocolos revisado(s). d) Información adicional que se requiere para la evaluación del o (los) estudio (s). e) Puntos de especial interés ético, médico y científico de cada estudio. f) Las decisiones y opiniones relacionadas con el estudio, con las razones para ello y los procedimientos para apelar. g) Discusión y toma de decisiones a que hubiere lugar durante la revisión de eventos adversos sometidos al CEI. h) Resumen de la discusión y toma de decisiones a que hubiere lugar durante la evaluación de protocolos y proyectos de investigación. ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO. REQUERIMIENTOS PARA EL QUÓRUM El número mínimo de miembros para que exista quórum decisorio es de cuatro (5) miembros (mitad más uno) preferiblemente tres miembros versados (Médico y/o Expertos en metodología de investigación - áreas epidemiológicas o salud pública-) y dos miembros no versados, de estos últimos Versión

13 uno debe ser el representante de la comunidad. El quórum debe garantizar la cobertura ética médica, científica y social. En el caso de recaer la responsabilidad médica y científica en un mínimo de miembros versados por la composición del quórum mínimo se enriquecerá el debate con la participación de asesores especializados en el tema los cuales serán propuestos por el ponente del estudio, no recibirán remuneración alguna y no participarán en la toma de decisiones ni tendrá voto. ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO. PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE DECISIONES Las decisiones del CEI se tomarán preferiblemente por consenso y en su defecto por mayoría de voto, de la siguiente forma: a) Cuando haya quórum completo (nueve miembros presentes) se requerirán cinco votos a favor de la decisión. b) Cuando el quórum sea menor de nueve miembros, las decisiones serán tomadas por mayoría. c) Solo los miembros que participan en la discusión de la propuesta deben participar en la decisión sobre la misma. En el caso de que no sea posible hacer quórum debido al retiro de miembros del CEI por conflictos de intereses, el proyecto podrá ser enviado a evaluación por un comité de Ética de Investigación Externo, seleccionado por el CEI. d) En caso de votación se hará de forma abierta y pública en las sesiones del Comité. e) Las decisiones del CEI deberán estar soportadas por razones claras expuestas por escrito. f) Las decisiones del CEI son inapelables ante otras organizaciones. El CEI podrá llamar a consultores independientes en los casos que considere oportuno. Los consultores no tendrán derecho a voto, pero podrán participar de la deliberación si el CEI lo solicita. g) El CEI podrá invitar al investigador con el fin de aclarar cualquier aspecto de su investigación que resulte relevante para tomar una decisión sobre su carácter ético. El investigador no podrá votar ni estar presente en las deliberaciones del CEI. h) La decisión del CEI puede ir acompañada de sugerencias, de otro orden no ético, cuyo cumplimiento es decisión del investigador. Las decisiones condicionales deberán ir acompañadas de indicaciones claras sobre las modificaciones de forma solicitadas y de información específica sobre el proceso de nueva revisión. Las sugerencias y modificaciones serán comunicadas inmediatamente sea aprobada el acta de la reunión. Las decisiones negativas deberán ir acompañadas de una descripción clara de las razones en que se fundamente dicha decisión. i) El CEI evaluará los posibles conflictos de interés de los miembros del comité que participen en propuestas de investigación; siendo un deber del miembro del comité de ética en investigaciones, que solicite la evaluación, informar al CEI su conflicto de interés e inhabilitarse por escrito y retirase del sitio de reunión durante el tiempo de análisis discusión y decisión. De lo anterior debe quedar constancia en las actas respectivas. Versión

14 j) La inhabilidad del miembro del CEI aplica desde el momento de la sustentación hasta el cierre del estudio y obliga al miembro del CEI en su carácter de investigador principal o sub-investigador o colaborador. k) Las políticas institucionales y de inhabilidades deben ser ampliamente divulgadas y conocidas por los profesionales involucrados en la conducción de los estudios. ARTÍCULO DECIMO NOVENO. SOMETIMIENTO DE PROPUESTAS Y EVALUACIÓN Aplicación Tarifas Comité de Ética en Investigación CEI Evaluación inicial: Corresponde a la evaluación de nuevos protocolos, consentimientos y documentaciones relacionadas con la solicitudes de sometimientos de la Industria Farmacéutica / CROs. Tarifa: 4 SMMLV Re-aprobación: Costo anual: Corresponde al seguimiento de información que se realiza por parte del comité a las diferentes investigaciones vigentes al 1 de Enero de cada año. Tarifa: 2 SMMLV Evaluación de enmiendas: Corresponde a la evaluación de enmiendas, cambios al protocolo y nuevas evaluaciones adicionales a la inicial que requiere la investigación en su desarrollo. Tarifa: 1 SMLV. El Comité Institucional de Ética en Investigaciones - CEI cuenta para efectos del cobro de las tarifas con las autorizaciones de la Dirección Ejecutiva y de la Dirección General de Operaciones de la FCV y en relación con la aplicación de alguna excepción esta será solicitada por la Dirección de Estudios Clínicos y/o la Dirección de Diseño y Desarrollo, según consta en acta Nº 232 de fecha 15 de junio de Nota: IVA incluido. Sometimiento, evaluación y validación de investigaciones: Todas las investigaciones en sujetos humanos a ser ejecutadas en la Fundación Cardiovascular de Colombia o con su participación sin excepción, deberán ser sometidas a evaluación y validación, por parte del CEI. El Comité Institucional de Ética en Investigación CEI deberá evaluar y aprobar o reprobar antes de su inicio las Investigaciones propuestas, y deben ser entregadas a la oficina del Comité con lista de chequeo de los documentos a ser entregados Forma CEI-01. Durante la evaluación de cada propuesta sometida a aprobación se deben tener en cuenta los siguientes puntos, entre otros: Versión

15 a) Idoneidad de los Investigadores para desarrollar el estudio (experiencia, calificación, grupo de soporte). b) Información disponible actualizada a la fecha de sometimiento sobre el producto (medicamento, dispositivo) en investigación. c) Antecedentes científicos y evidencia científica de la propuesta. d) Calidad técnica del proyecto de la investigación. e) Factibilidad del proyecto de la investigación (posibilidad de alcanzar las conclusiones esperadas, balance de beneficio, riesgo e inconvenientes para los participantes, financiación y recursos necesarios). f) Pertinencia e idoneidad de la información que se dará a los sujetos participantes. g) Contenido del Consentimiento Informado. h) Aspectos éticos relacionados con la inclusión de poblaciones vulnerables. i) Indemnización y compensación en caso de daño o muerte atribuible a la terapia en estudio. j) Medida en que se debe compensar o retribuir la participación de los sujetos. k) Las características del patrocinador (relación con el investigador, conflictos de interés). l) Diseño metodológico de la propuesta evaluada previamente por el Comité Técnico Científico. ARTÍCULO VIGÉSIMO. ELEMENTOS Y CRITERIOS DE LA REVISIÓN. La metodología para la revisión será: a) La revisión de una propuesta o estudio de investigación estará basada en las consideraciones éticas del mismo, planteadas por el investigador principal y el concepto ético del CEI. b) Previamente a la evaluación de los proyectos por parte del CEI, todos los proyectos, sometidos a su consideración deben tener como requisito indispensable el concepto favorable por parte del Comité Técnico Científico de la Fundación Cardiovascular de Colombia. c) El CEI una vez recibida la documentación de acuerdo a los procedimientos establecidos en esta guía operativa, debe someter el tema a una revisión inicial, para una mejor comprensión, por parte de un miembro ponente, el cual hará la presentación del proyecto en la reunión donde va a ser tratado el estudio, previa a la sustentación del Investigador Principal al CEI, buscando que la información sea clara y concisa para una adecuada y oportuna toma de decisiones en los aspectos éticos por parte del CEI. d) Un miembro del CEI delegado para tal fin asesorará a la secretaria del CEI, en caso de requerirse, para asegurar que el miembro que evalúa la documentación inicial de cada propuesta o estudio haga de ponente. e) El miembro delegado facilitará en lo posible, el seguimiento del mismo por parte del designado durante su desarrollo, garantizando la participación colegiada y el aval de todos los documentos, e Versión

16 intervención de los miembros del CEI de acuerdo a sus competencias. f) El tiempo mínimo requerido por el ponente para la evaluación de la propuesta no será inferior a ocho (8) días. g) El CEI aprobará los estudios que reúnan las siguientes condiciones: - Los riesgos para los participantes en el estudio se han minimizado. - Los riesgos son razonables con relación a los beneficios anticipados para el Participante (si hay algún beneficio) y con relación a la importancia del conocimiento que se espera produzca el estudio. - La selección de participantes en el estudio se hace con criterio de equidad. - Se contempla obtener y documentar el consentimiento informado de cada uno de los participantes, de acuerdo con las normas establecidas en la Resolución 8430 de Octubre de 1993 del Ministerio de Salud, hoy Ministerio de la Protección Social. - Se toman medidas adecuadas y se recolectan datos para monitorizar y preservar la seguridad de los participantes en el estudio. - Se protege la privacidad de los participantes y la confidencialidad de los datos. h) La propuesta de investigación es acorde con los principios de la Declaración de Helsinki y las normas contenidas en la Resolución 8430 de 1993 del Ministerio de Salud de la República de Colombia. i) El CEI deberá dar respuesta en el transcurso de dos semanas a partir de la fecha en que el investigador haga la entrega de la documentación completa requerida en este Manual o Guía Operativa del Comité (GOC), para ser incluida en la agenda de un próximo CEI. La propuesta debe recibirse por lo menos 8 días hábiles antes de la siguiente reunión. j) Las propuestas que han sido aprobadas por el CEI pueden ser sometidas a evaluación adicional. Sin embargo, la FCV no podrá bajo ninguna circunstancia autorizar la ejecución de una propuesta que no ha recibido la aprobación del CEI. k) El CEI tiene la autoridad suficiente y necesaria para suspender o terminar la aprobación de un estudio que no se esté conduciendo de acuerdo a los requerimientos del CEI, o que se ha asociado a daño serio inesperado en los participantes. Cualquier suspensión o terminación de la aprobación deberá incluir las razones que justifiquen la decisión y deberá ser reportada a la menor brevedad posible al investigador principal y al Director Ejecutivo de la FCV. Igualmente en la misma forma como estudia y avala las hojas de vida de los investigadores y Co-investigadores, el CEI podrá retirar su aval cuando lo considere conveniente, ante hechos concretos en procura del mayor cumplimiento de su misión. l) En el caso de estudios que involucran la participación de más de una Institución, el CEI es responsable de salvaguardar los derechos y bienestar de las personas que participan en el estudio. Versión

17 El investigador deberá buscar activamente la aprobación del Comité de Ética de Investigación de la Institución colaboradora y enviar al CEI una copia de la carta del aval y la aprobación en concordancia con las políticas de la institución en cuanto al desarrollo de proyectos colaborativos, debidamente recomendados por las instancias directivas de la FCV y con el aval del Comité Técnico Científico. m) El Comité Institucional de Ética en Investigación con el fin de armonizar al máximo su accionar con las guías de Buenas Prácticas Clínicas de acuerdo a las disposiciones de la Conferencia Internacional de Armonización, la Organización Panamericana de la Salud y el Código de Regulaciones de la FDA acoge todo lo dispuesto en el: 1. Fundamento normativo: ICH GPC Guidelines Proveer de acuerdo a los requerimientos regulativos aplicables, una revisión expedita y una opinión favorable/aprobación a cambios mínimos en estudios que estén en curso y que ya hayan sido aprobados por el Comité de Ética. 2. Fundamento normativo. ICH Guidelines Especificar que ningún sujeto podrá ser admitido a un estudio sin antes el estudio tener la aprobación/opinión favorable por escrito del comité de ética. 3. Fundamento normativo: ICH GPC y FDA CFR a (4) a (1). Especificar que ninguna desviación o cambio al protocolo pueda iniciarse sin previa aprobación/opinión favorable del Comité de Ética de la enmienda correspondiente, excepto cuando sea necesario para eliminar daños inmediatos a los sujetos o cuando los cambios involucren solo aspectos logísticos o administrativos del estudio (ejemplo cambio de monitores, números telefónicos etc.) 4. Fundamento normativo: ICH GPC Especificación que el investigador debe de reportar oportunamente al Comité de ética lo siguiente: a. Cambios que incrementan el riesgo para los sujetos y/o que afecten significativamente la conducción del estudio. b. Toda reacción adversa al medicamento que sea seria e inesperada c. Toda nueva información que pueda afectar adversamente la seguridad de los sujetos o la conducción del estudio. n) Las violaciones, desviaciones o cambios al protocolo con el único fin de eliminar peligros inmediatos a los sujetos del estudio y los desenlaces finales (end-points) deberán ser reportados por el Investigador Principal en el término definido por la Resolución 2378 del 27 de junio del 2008 del Ministerio de Protección Social. o) Los reportes de eventos adversos se harán definidos en los términos de la resolución del 10 de junio del 2011 del INVIMA. p) El proceso de seguimiento de un protocolo debe darse desde el mismo momento de su aprobación y aunque el comité en pleno es el encargado de manera colegiada, de darse por notificado, Versión

18 enterado, conceptuar, demandar, aclarar o intervenir en acciones o oportunidades de mejora. q) El ponente del estudio es el directamente llamado a intervenir para procurar la continuidad sin tropiezos del proceso en virtud del conocimiento que posee del estudio en si desde su presentación, responsabilidad de vigilancia y control que no termina ni aún cuando se cierra el proyecto. r) El CEI hará un seguimiento periódico de los estudios aprobados y en desarrollo mínimo a los seis meses con base a la información de avance; adicionalmente, se hará una reprobación a la solicitud anual para garantizar la continuidad de la ejecución, según el caso. s) El material documental entra en custodia en el momento que el estudio se cierre, consecuentemente con la seguridad y respeto de los sujetos que voluntariamente aceptaron ser incluidos en la investigación o estudio. ARTÍCULO VIGÉSIMO PRIMERO. COMUNICACIÓN DE LA DECISIÓN AL INVESTIGADOR Las decisiones del CEI deben ser comunicadas al investigador por escrito, dentro la semana siguiente a la aprobación del acta de la reunión correspondiente en la cual fue sometida la solicitud. La comunicación debe ser firmada por el Presidente del CEI y debe incluir: a) Titulo exacto de la Propuesta. b) Identificación clara de cualquier enmienda o versión del protocolo o del consentimiento informado sobre el cual se toma la decisión. c) El nombre y el título del Investigador. d) Los nombres de los sitios donde se hará la investigación. e) La fecha y el día de la decisión. f) Una descripción clara de la decisión tomada y su justificación. g) Cualquier sugerencia del CEI y su justificación. h) Si la justificación fue aprobada, la comunicación deberá incluir una declaración de las responsabilidades del aplicante. Por ejemplo, la remisión de informes de progreso, la necesidad de comunicar al CEI cualquier modificación al consentimiento informado o al diseño del estudio, la necesidad de enviar reportes de efectos adversos al CEI, la necesidad de reportar la terminación del estudio dentro de lo planeado o por circunstancias inesperadas, la información que requerirá el CEI para dar seguimiento al estudio, y cualquier otra que se considere necesaria en un tiempo inferior a 15 días. i) El cronograma de revisión del estudio por parte de CEI. j) La firma del Presidente del CEI. Versión

19 ARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO. SEGUIMIENTO E INFORMACIÓN PERIODICA DE LOS PROYECTOS APROBADOS POR EL CEI. Todos los estudios aprobados por el Comité Institucional de Ética en Investigación, a partir de su iniciación serán sometidos a un estricto seguimiento, con base en los cronogramas de actividades y relacionados con las consideraciones éticas consignadas en los protocolos. El Comité de Ética en Investigación - CEI además de evaluar los informes periódicos (mínimo una de avance por año de vigencia) serán sometidos a consideración del Comité en sus reuniones ordinarias o en las extraordinarias cuando la situación lo amerite. Los informes deben ser presentados por los respectivos ponentes. El Comité de Ética en Investigación - CEI, sin anuncio previo practicará visitas de seguimiento y cumplimiento de los aspectos éticos de los proyectos para lo cual podrá delegar en un miembro versado y uno no versado para dicha actividad, interactuando a través de la coordinación de cada proyecto y/o con el personal de staff respectivo. De las visitas de seguimiento se levantarán actas de cierre de las reuniones en donde se registrarán de manera clara y precisa las inconformidades que se llegaren a evidenciar y que pudieran poner en riesgo la seguridad de los sujetos involucrados en los proyectos. Las actas de cierre serán remitidas al Investigador Principal y a la Presidencia del Comité del CEI. Los miembros revisores presentarán su informe escrito en la siguiente reunión del CEI (ordinaria o extraordinaria) y el Comité en pleno tomará la decisión que considere conveniente. ARTÍCULO VIGÉSIMO TERCERO. DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO El CEI deberá mantener el archivo debidamente documentado de todas sus actividades. En particular velará y mantendrá en custodia el archivo durante el tiempo de ejecución y desarrollo de los proyectos y trasladará al Archivo Central de la FCV los la documentación estudios cerrados para su conservación y custodia mínimo por diez años o el tiempo que se estipule en los protocolos de cada estudio, ensayo clínico y/o proyecto de investigación. El CEI deberá mantener y garantizar la confidencialidad, archivo y custodia de todos los documentos que conforman el archivo a partir de las propuestas de investigación incluyendo entre otros los siguientes expedientes: Archivo de propuesta de Investigación Estudiada por el CEI. 1. Copia de todas las propuestas de investigación revisadas. 2. Copia de la respuesta enviada a la solicitud de revisión (aprobación o no aprobación). 3. Copia de las formas de consentimiento informado aprobadas con el sello, fecha y la firma del Presidente del CEI en cada uno de sus folios. 4. Copia de los Reportes de Progreso enviados por cada investigador. Versión

20 5. Copias de los reporte de efectos adversos o daños sufridos por los participantes. 6. Demás correspondencia entre el investigador y el CEI relacionada con el estudio. 7. Demás documentos impresos o en medio magnético (PDF) debidamente asegurados para no ser modificados. Actas de todas las reuniones Las actas deben contener y describir los puntos que se consideren importantes durante la evaluación de cada propuesta sometida a aprobación y referenciados en términos generales en el artículo décimo noveno de esta Guía Operativa del Comité. Documentos de las actividades de Revisión continúa de los Proyectos De los reportes de avances y notificaciones de efectos adversos serios relacionados con los proyectos. Archivo de Correspondencia del CEI Copia de toda la correspondencia relacionada o no con los proyectos de investigación, dirigida al CEI. Miembros del CEI: 1. Una copia de la hoja de vida de cada uno de los miembros del CEI incluyendo certificado de buenas prácticas clínicas de los miembros versados. 2. Procedimientos de funcionamiento del CEI. 3. Todos los archivos deberán conservarse por los tiempos establecidos en las normas actualizadas de investigación para los estudios en ejecución y deberán estar disponibles para inspección y reproducción por cualquier instancia legal o agencia que financia la investigación. La reproducción de cualquier material diferente de las presentes normas deberán ser aprobadas por el Presidente del CEI sin excepción. El archivo de estudio cerrado debe reposar en el archivo. Aprobado por el Comité Institucional de Ética en Investigaciones del FCV, a los cinco (5) días del mes de Marzo del año 2012 según consta en acta 291 y entregado para conocimiento y consulta de la Dirección Ejecutiva de la FCV y de la Gerencia del FCV - ICF. Ángel María Cháves Neira Leidy Carolina Silva P. Presidente Secretaria Versión

21 PRESENTACIÓN DE PROTOCOLOS AL COMITÉ DE ÉTICA Fundación Cardiovascular de Colombia Comité de Ética en Investigación (CEI) Forma CEI-01: Lista de chequeo de los documentos a ser entregados. Mandatorio para los Investigadores Principales que sometan estudios con sujetos humanos al CEI. Usted tiene la obligación de conocer y aplicar con rigor el manual de funcionamiento versión 6.4 de Agosto 22 de 2011 y enviar los siguientes materiales y formas al Presidente del CEI. Cuando su envío se haya recibido será revisado para constatar si están incluidos todos los documentos requeridos. En caso contrario, los documentos le serán devueltos con información acerca de los faltantes. La carta solicitud de sometimiento debe ser original, debidamente firmada por el Investigador Principal, escrita por una sola cara del papel y no se debe grapar con los documentos adjuntos. Cada paquete debe incluir los siguientes documentos: 1. Copia de la consignación por evaluación inicial, re-aprobación o evaluación de enmiendas. 2. Hoja de vida del Investigador Principal y Co-Investigadores Datos personales Perfil Profesional Formación Académica Experiencia Laboral Fotocopia Acta de Grado Fotocopia Diploma(s) Otros Fotocopia Tarjeta Profesional (De conformidad con la Ley Numero 1164 del 3 de Octubre de 2007 Registro Medico, 2 años de experiencia para el Investigador Principal y/o constancia de Registro Medico en tramite Para los Co- Investigadores). Versión

22 Certificación de Capacitación, actualizado, en Buenas Practicas Clínicas 3. Protocolo y relación de todas las partes constitutivas del estudio y demás formas adjuntas de recolección de datos a ser usadas en el estudio, formas no individuales, instrumentos estandarizados o desarrollados para el estudio (en idioma original y en español, si aplica). 4. Documentos del Procedimiento de Consentimiento Informado: Idioma original y español. a. Texto escrito del Consentimiento Informado b. Carta indicando del porqué no se necesita Consentimiento 5. Concepto del Comité Técnico Científico. 6. Documento diligenciado de la declaración y garantía del Investigador Principal y los Co- Investigadores en relación con el Tribunal de Ética Medica. 7. Documento diligenciado de la declaración de conflicto de intereses Si aplica - 8. Presupuesto Versión