Manual de Procesos y Procedimientos del Centro de Rehabilitación Integral DIF Club de Leones Enero 2015

Transcripción

1 Manual de Procesos y Procedimientos del Centro de Rehabilitación Integral DIF Club de Leones Enero 015

2 ÍNDICE Introducción Definiciones Misión/ Visión Objetivo General Organigrama General Procedimiento de Actividades Internas Procedimiento de Actividades Externas Anexo Conclusión Bibliografías

3 INTRODUCCIÓN El manual de procesos y procedimientos constituye un instrumento de apoyo al proceso de modernización organizacional, al proporcionar información sobre la estructura orgánica, atribuciones, objetivos y funciones que realizan cada uno de los órganos administrativos y operativos que nos integran. El presente manual de procesos y procedimientos del centro de rehabilitación tiene como propósito describir estos y que su ejecución sea más eficiente y eficaz. Este documento es de observancia general, como instrumento de información y consulta, en todas las áreas que conforman el CRIX. El manual es un medio para familiarizarse con los procesos y las áreas que involucran los mismos. Su consulta permite identificar con claridad los proceso y procedimientos de cada una de las áreas que nos integran y evitar la duplicidad de funciones; conocer las líneas de comunicación y de mando; y proporcionar los elementos para alcanzar la excelencia en el desarrollo de sus funciones; elementos indispensables que le permitirán facilitar el trabajo y lograr los objetivos. Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deberá ser actualizado cada año, o en su caso, cuando exista algún cambio orgánico funcional al interior de esta unidad administrativa, por lo que cada una de las áreas que la integran, deberán aportar la información necesaria para este propósito.

4 DEFINICIONES Manual: un manual es una recopilación en forma de texto, que recoge en una forma minuciosa y detallada todas las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad. Proceso: es la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad. Procedimiento: es la gestión de un proceso. CRIX: Centro de Rehabilitación Integral Xicotepec. AVDH: Actividades de la Vida Diaria Humana. SMDIF: Sistema Municipal DIF. SEDIF: Sistema Estatal DIF.

5 MISIÓN Brindar servicios de calidad y calidez, a través de acciones de detección, prevención y rehabilitación, mediante equipo multidisciplinario; para lograr la integración de las personas con capacidades diferentes a la sociedad. VISIÓN. Consolidarse como una institución de prestigio, solida y de vanguardia líder por la calidad de su servicio en atención a personas con discapacidad, aplicando modelos de atención que fortalezcan el desarrollo armónico e integral a nivel individual, familiar y comunitario. OBJETIVO GENERAL. Garantizar que se proporcione atención en necesidades de rehabilitación integral a pacientes con discapacidad que lo necesiten logrando sus objetivos de rehabilitación o de mejorar su calidad de vida de manera multidisciplinaria e integral.

6 ORGANIGRAMA GENERAL 5

7 PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES INTERNAS. LOGO DEL ÁREA H.AYUNTAMIENTO DE XICOTEPEC, PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES INTERNAS DEL CENTRO DE REHABILITACIÓN INTEGRAL DIF CLUB DE LEONES, XICOTEPEC. PR-CRIX-00 Fecha: 01/01/15 Versión: Página: Unidad Administrativa CENTRO DE REHABILITACIÓN INTEGRAL Área Responsable CENTRO DE REHABILITACIÓN INTEGRAL Paso Responsable Diagrama de flujo de la Actividad Documento de trabajo 1.- Registro de actividades en los INICIO reportes diarios escritos, por parte del personal del CRIX. Administració n y Archivo Terapia física. Terapia de Lenguaje. Terapia Ocupacional. Psicóloga. Chofer. Intendencia. Coordinador , 1., 1. y REPORTES DIARIOS S. 1.. CORTE DE CAJA. 1.. REPORTE DIARIO DE UNIDAD ADAPTADA. 1.. INTENDENCIA. Entrega del reporte diario escrito al Coordinador. Administració n y Archivo.. Suma y captura de actividades diarias. Coordinador. FIN 6

8 1.- Elaborar reportes mensuales.,- Suma de todos los reportes diarios..- Captura de datos en reportes mensuales..- Entrega de los reportes mensuales a SEDIF. Coordinador. Coordinador. Coordinador. INICIO 1 1.1, 1., 1. y , 1.6, 1.7 y REPORTES DIARIOS S. 1. CORTE DECAJA. 1. REPORTE DIARIO DE UNIDAD ADAPTADA. 1. INTENDENCIA 1.5 REPORTE MENSUAL DE UNIDAD ADAPTADA 1.6 REPORTE MENSUAL DE ACTIVIDADES DEL CRIX. FIN 1.7 REPORTE MENSUAL DE ALTAS E INTEGRACIÓN LABORAL. INICIO 1.8 REPORTE MENSUAL DE PADRÓN DE PACIENTES DE NUEVO INGRESO. 1. Procesos administrativos de ingresos y egresos. Administración y Archivo. 1. Se registra en los reportes diarios los cortes de caja y requisiciones. Administración y Archivo CORTE DE CAJA REQUISICIÓN.. Se realiza la entrega de los mismos al área de Contabilidad del SMDIF. Administración y Archivo. FIN 7

9 INICIO 1. Recepción de material o insumos requisitados. Administració n y Archivo. 1. Entrega al Coordinador del material solicitado. Coordinación.. Distribución del material a las áreas donde se aplica. Coordinación. FIN INICIO 1. Envío de expedientes de altas y bajas por parte de Coordinación.. Recepción de expedientes de altas y bajas Coordinación Administración y Archivo EXPEDIENTE.. Captura de datos de las mismas en el Reporte de Altas y Bajas. Administración y Archivo Y acomodo en Archivo. Administración y Archivo. FIN 8

10 1. Aseo de las Instalaciones.. Cambio de ropas de cama y sacudir los equipos y colchonetas con desinfectante. Se comienza con las áreas de electroterapia y coordinación.. Se realizan las áreas de paso (sala de espera pasillos).. Se realiza el aseo de las áreas menos transitadas. Intendencia Intendencia Intendencia Intendencia Intendencia INICIO 1 FIN 9

11 PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES EXTERNAS. PROCEDIMIENTO PARA AGENDAR UNA CITA PARA VALORACIÓN DE FÍSICA O DE LENGUAJE DE FORMA PERSONAL O TELEFONICA. PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 Beneficiario. archivo. archivo. Realiza la solicitud de la valoración de forma personal o telefónica, para terapia física o de lenguaje. Recibe la solicitud personal o telefónica de agendar una valoración para terapia física o de lenguaje por parte del usuario. Se ofrece la información sobre los costos de la valoración y demás datos que el usuario solicite. archivo. Se ofrecen los horarios disponibles al usuario dentro de las agendas de valoración. 5 Beneficiario. El beneficiario selecciona el horario de valoración que se adapte a sus necesidades. 6 archivo Se registra en la agenda la cita. 10

12 PERSONA BENEFICIARIA(O QUE REALIZA EL TRAMITE) PROCEDIMIENTO PARA AGENDAR UNA CITA PARA VALORACIÓN DE FÍSICA O DE LENGUAJE DE FORMA PERSONAL O TELEFONICA. Unidad Administrativa SISTEMA DIF SALUD COORDINACIÓN. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA AGENDAR UNA CITA PARA VALORACIÓN DE FÍSICA O DE LENGUAJE DE FORMA PERSONAL O TELEFONICA ADMINISTRACIÓN Y ARCHIVO PR-CRIX-00 Fecha: 01/01/15 Versión: Página: Área Responsable CENTRO DE REHABILITACIÓN INTEGRAL DIF CLUB DE LEONES, XICOTEPEC. FÍSICA DE LENGUAJE OCUPACIONAL PSICOLOGIA INICIO 1 5 NO AGENDA AGENDA 6 FINAL FINAL 11

13 PROCEDIMIENTO DE VALORACIÓN. PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 Beneficiario. Acude a su cita que agendó previamente. Archivo. Archivo. Se realiza la captura de datos en el libro de pacientes de nuevo ingreso y en el expediente clínico e indica donde debe pasar. Se realiza el cobro de la cuota de recuperación y se entrega copia del comprobante de pago. Coordinador. Se realiza la presentación ante el Beneficiario. 5 Coordinador. Se plantea al beneficiario el reglamento institucional. 6 Coordinador. 7 Coordinador. 8 Coordinador. 9 Beneficiario 10 Coordinador. Se realiza estudio socio económico y se otorga un rango de costo de recuperación. Se realiza la valoración y llenado de expediente clínico. Se ofrecen horarios disponibles para terapia física, ocupacional, de lenguaje o psicología si es necesario. Selecciona el horario que se adapte a sus necesidades. Se agenda o se agendan las terapias que se requieran para la rehabilitación integral del paciente. 11 Coordinador. Se capturan los horarios en el carnet del paciente. 1 Beneficiario. Recibe el Carnet. 1 Coordinador. Pasa el expediente al área de administración y archivo. 1 Archivo. Recepción de expediente para su manejo y distribución a las áreas que corresponda. 1

14 Unidad Administrativa SISTEMA DIF SALUD DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE VALORACIÓN PR-CRIX-OO Fecha:01/01/015 Versión: Página: Área Responsable CENTRO DE REHABLIITACIÓN INTEGRAL DIF CLUB DE LEONES XICOTEPEC. PERSONA BENEFICIARIA(O QUE REALIZA EL TRAMITE) COORDINACIÓN ADMINISTRACIÓN Y ARCHIVO FÍSICA OCUPACIONAL DE LENGUAJE PSICOLOGIA INICIO FINAL 1 1 1

15 PROCEDIMIENTO DE FÍSICA. PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 Beneficiario. archivo. Terapeuta Físico. Terapeuta Físico. 5 Terapeuta Físico. El beneficiario se presenta al CRIX y presenta su carnet en el área de archivo. Recibe el carnet del usuario verifica el horario y realiza el cobro de la cuota de recuperación entregándole la copia de su comprobante de pago, comunica al terapeuta que su paciente ha llegado y proporciona el expediente. El terapeuta verifica el expediente y se presenta ante el paciente. Dependiendo el tratamiento indicado guía al paciente al área de tratamiento que está indicada (Electroterapia, Termoterapia, Mecanoterapia, Hidroterapia). El terapeuta físico verifica el estado del paciente al ingreso. 6 Terapeuta Físico. El terapeuta físico aplica el tratamiento indicado. 7 Terapeuta Físico. 8 Terapeuta Físico. El terapeuta físico despide al paciente y le comunica sobre el programa que continuara en casa. Realiza la nota médica sobre el estado del paciente y la anexa al expediente. 9 Archivo. Se regresa el expediente a su lugar correspondiente. 1

16 Unidad Administrativa DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE FÍSICA Área Responsable PR-CRIX-00 Fecha:01/01/15 Versión: Página: PERSONA BENEFICIARIA(O QUE REALIZA EL TRAMITE) COORDINACIÓN ADMINISTRACIÓN Y ARCHIVO FÍSICA OCUPACIONAL DE LENGUAJE PSICOLOGIA INICIO FINAL 15

17 PROCEDIMIENTO DE DE LENGUAJE. PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 Beneficiario. 5 archivo. Terapeuta de Lenguaje. Terapeuta de Lenguaje. Terapeuta de Lenguaje. El beneficiario se presenta al CRIX y presenta su carnet en el área de archivo. Recibe el carnet del usuario verifica el horario y realiza el cobro de la cuota de recuperación, comunica al terapeuta que su paciente ha llegado y proporciona el expediente. El terapeuta verifica el expediente y se presenta ante el paciente. Dependiendo de la afección y el tratamiento solicitado se pasa a Terapia de Lenguaje o Cámara de Estimulación Multi - sensorial. El terapeuta de Lenguaje verifica el estado del paciente al ingreso Terapeuta de Lenguaje. Terapeuta de Lenguaje. Terapeuta de Lenguaje. Archivo. El terapeuta de lenguaje aplica valoración o el tratamiento necesario. El terapeuta de lenguaje despide al paciente y le comunica sobre el programa que continuara en casa. Realiza la nota médica sobre el estado del paciente y la anexa al expediente. Se regresa el expediente a su lugar correspondiente. 16

18 Unidad Administrativa DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE DE LENGUAJE. Área Responsable PR-CRIX-00 Fecha:01/01/15 Versión: Página: PERSONA BENEFICIARIA(O QUE REALIZA EL TRAMITE) COORDINACIÓN ADMINISTRACIÓN Y ARCHIVO FÍSICA OCUPACIONAL DE LENGUAJE PSICOLOGIA INICIO FINAL 17

19 PROCEDIMIENTO DE OCUPACIONAL. PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 Beneficiario. 5 archivo. Terapeuta Ocupacional. Terapeuta Ocupacional. Terapeuta Ocupacional. El beneficiario se presenta al CRIX y presenta su carnet en el área de archivo. Recibe el carnet del usuario verifica el horario y realiza el cobro de la cuota de recuperación, comunica al terapeuta que su paciente ha llegado y proporciona el expediente. El terapeuta verifica el expediente y se presenta ante el paciente. Dependiendo de la afección y el tratamiento solicitado se pasa a Terapia de Lenguaje o Cámara de Estimulación Multi - sensorial. El terapeuta de Lenguaje verifica el estado del paciente al ingreso Terapeuta Ocupacional. Terapeuta Ocupacional. Terapeuta Ocupacional. Archivo. El terapeuta de lenguaje aplica valoración o el tratamiento necesario. El terapeuta de lenguaje despide al paciente y le comunica sobre el programa que continuara en casa. Realiza la nota médica sobre el estado del paciente y la anexa al expediente. Se regresa el expediente a su lugar correspondiente. 18

20 Unidad Administrativa DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE OCUPACIONAL. Área Responsable PR-CRIX-00 Fecha:01/01/15 Versión: Página: PERSONA BENEFICIARIA(O QUE REALIZA EL TRAMITE) COORDINACIÓN ADMINISTRACIÓN Y ARCHIVO FÍSICA OCUPACIONAL DE LENGUAJE PSICOLOGIA INICIO FINAL 19

21 PROCEDIMIENTO DE PSICOLOGICA. PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 Beneficiario. El beneficiario se presenta al CRIX y solicita el apoyo por parte de la psicóloga. archivo. Recibe al paciente y verifica el horario de atención disponible de la psicóloga. Psicóloga. La psicóloga verifica el expediente y se presenta ante el paciente. Psicóloga. Guía al paciente al área de psicología. 5 Psicóloga. 6 Psicóloga. 7 Psicóloga. 8 Psicóloga. La psicóloga verifica el estado del paciente al ingreso. La psicóloga aplica valoración o el tratamiento necesario. La psicóloga comunica al paciente y/o los familiares actividades o dinámicas para realizar en casa. Realiza la nota médica sobre el estado del paciente y la anexa al expediente. 9 Archivo. Se regresa el expediente a su lugar correspondiente. 0

22 Unidad Administrativa DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE PSICOLOGICA. Área Responsable PR-CRIX-00 Fecha:01/01/15 Versión: Página: PERSONA BENEFICIARIA(O QUE REALIZA EL TRAMITE) COORDINACIÓN ADMINISTRACIÓN Y ARCHIVO FÍSICA OCUPACIONAL DE LENGUAJE PSICOLOGIA INICIO FINAL 1

23 PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD PARA LA UNIDAD ADAPTADA. PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 Beneficiario. archivo. Coordinador. Coordinador. 5 6 Archivo. Archivo. 7 Chofer. El beneficiario se presenta al CRIX y solicita el apoyo por parte de la Unidad Adaptada. Recibe al paciente y canaliza con el Coordinador. Se verifica que el paciente cuente con una discapacidad motriz que le impida trasladarse al centro de rehabilitación y se explica el reglamento de la Unidad. En caso de ser aprobado se dirige el paciente a Archivo. Se verifica el horario de disponibilidad de la unidad adaptada y se coordina junto con el proceso solicitado del área específica la agenda del beneficiario en la ruta de la unidad. Se proporciona el horario y día en que la unidad realizará el traslado del paciente al beneficiario y se informa al Chofer sobre el nuevo paciente a trasladar. Recibe la información y realiza las modificaciones a su ruta.

24 Unidad Administrativa DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE UNIDAD ADAPTADA. Área Responsable PR-CRIX-00 Fecha:01/01/15 Versión: Página: PERSONA BENEFICIARIA(O QUE REALIZA EL TRAMITE) COORDINACIÓN ADMINISTRACIÓN Y ARCHIVO FÍSICA OCUPACIONAL DE LENGUAJE CHOFER INICIO FINAL

25 PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DEL PACIENTE POR LA UNIDAD ADAPTADA. PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 Chofer. Acude por la unidad al estacionamiento. Chofer. Beneficiario. Chofer. 5 Chofer. 6 Chofer 7 Chofer. 8 Chofer. El chofer verifica la unidad adaptada, kilometraje inicial y revisa la agenda de la ruta diaria. El beneficiario se encuentra listo media hora antes de la hora de terapia asignada y está pendiente del arribo de la unidad a su domicilio El chofer acude al apoyo del paciente para el ingreso a la unidad. Sube a bordo al paciente y a su acompañante y les explica la función y reglas a respetar durante el traslado. Al llegar al Centro de Rehabilitación Integral asiste al descenso del paciente hasta el área de tratamiento. Una vez proporcionado el tratamiento traslada al paciente nuevamente a su domicilio. Al finalizar la ruta se realiza el registro de la actividad, lleva la unidad a resguardo y reporta el kilometraje final a Archivo.

26 Unidad Administrativa DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE DE LENGUAJE. Área Responsable PR-CRIX-00 Fecha:01/01/15 Versión: Página: PERSONA BENEFICIARIA(O QUE REALIZA EL TRAMITE) COORDINACIÓN ADMINISTRACIÓN Y ARCHIVO FÍSICA OCUPACIONAL DE LENGUAJE CHOFER INICIO FINAL 5

27 PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE REPORTES MENSUALES DE ACTIVIDADES A DELEGACIÓN SISTEMA ESTATAL DIF. PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 Chofer. Acude por la unidad al estacionamiento. Chofer. Beneficiario. Chofer. 5 Chofer. 6 Chofer 7 Chofer. 8 Chofer. El chofer verifica la unidad adaptada, kilometraje inicial y revisa la agenda de la ruta diaria. El beneficiario se encuentra listo media hora antes de la hora de terapia asignada y está pendiente del arribo de la unidad a su domicilio El chofer acude al apoyo del paciente para el ingreso a la unidad. Sube a bordo al paciente y a su acompañante y les explica la función y reglas a respetar durante el traslado. Al llegar al Centro de Rehabilitación Integral asiste al descenso del paciente hasta el área de tratamiento. Una vez proporcionado el tratamiento traslada al paciente nuevamente a su domicilio. Al finalizar la ruta se realiza el registro de la actividad, lleva la unidad a resguardo y reporta el kilometraje final a Archivo. 6

28 Unidad Administrativa DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE DE LENGUAJE. Área Responsable PR-CRIX-00 Fecha:01/01/15 Versión: Página: PERSONA BENEFICIARIA(O QUE REALIZA EL TRAMITE) COORDINACIÓN ADMINISTRACIÓN Y ARCHIVO FÍSICA OCUPACIONAL DE LENGUAJE CHOFER INICIO FINAL 7

29 ANEXO 1 8

30 CONCLUSIÓN Una vez que se mencionan los pasos a seguir, de forma ordenada y especifica se espera lograr volver más eficaces y eficientes los servicios que ofrecemos a la población con discapacidad, tomando en cuenta que cada paso a seguir es importante por mínimo que sea, y que si se lleva un orden adecuado sea más fácil comprender el mismo y acelerar el proceso. BIBLIOGRAFÍA