REGIONAL BOGOTA CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS UNIDAD DE TECNOLOGIA E INFORMATICA EXCEL TABLAS DINAMICAS TALLER DE APRENDIZAJE

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1 Página 1_de 20_ REGIONAL BOGOTA MÓDULO DE FORMACIÓN: EXCEL BASICO TABLAS DINAMICAS

2 Página 2_de 20_ 1. PRESENTACIÓN Aprendiz: El presente taller de Aprendizaje tiene como finalidad, orientar su proceso de aprendizaje que le permita Adquirir los conocimientos para la el manejo de la creación de TABLAS DINAMICAS", a partir de la realización de las acciones, descritas en las estrategias metodológicas como: la exploración de saberes previos, la apropiación del aprendizaje y la aplicación del conocimiento en la práctica de ejercicios que conduzcan a alcanzar los Resultados de aprendizaje planteados en esta Unidad de Aprendizaje y reunir las Evidencias de Aprendizaje. La naturaleza hace que los hombres nos parezcamos unos a otros y nos juntemos; la educación hace que seamos diferentes y que nos alejemos. Confucio

3 Página 3_de 20_ 2. DESCRIPCION DEL MÓDULO DE FORMACIÓN: EXCEL BASICO UNIDAD DE APRENDIZAJE: TABLAS DINAMICAS RESULTADOS DE APRENDIZAJE: 1. Formar una base sólida sobre los conceptos esenciales en el manejo y creación de tablas dinmaicas 2. Creación de una tabla dinmaica ACTIVIDADES: Esta Unidad de Aprendizaje comprende las siguientes actividades 1. Leer el material de apoyo "TABLAS DINAMICAS. 2. Realizar los ejercicios propuestos. DURACIÓN: 10 HORAS EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE: Para evaluar su proceso de aprendizaje, se requiere que usted reúna las siguientes evidencias de aprendizaje. 1. Desarrollar los ejercicios en un solo libro de Excel y en cada hoja del mismo elaborar un ejercicio.

4 Página 4_de 20_ Tablas Dinámicas en Excel Curso elaborado, explicando paso a paso como se confecciona una tabla dinámica en Excel partiendo de una base de datos simple y siguiendo con otra más amplia. Posibilidades que ofrece este poderoso elemento de análisis, desde su diseño, ubicación, actualización y graficado de la misma Indice: Que es una Tabla Dinámica en Excel Crear una Tabla Dinámica- Ubicación- Diseño Aplicar Filtros a la Tabla Cambiar el Diseño de la Tabla Aplicar Filtros Obtención de Subtablas Aplicación de tablas Dinámicas en una base de datos mas amplia Obtener Promedios Cambiar el diseño de la Tabla Eliminar una Tabla Dinámica

5 Página 5_de 20_ Que es una Tabla Dinámica en Excel Comprende una serie de Datos agrupados en forma de resumen que agrupan aspectos concretos de una información global. Es decir con una Tabla Dinámica se pueden hacer resúmenes de una Base de Datos, utilizándose para, promediar, o totalizar datos. Debe ser muy importante la cantidad de información a manejar para que el uso de la tabla dinámica se justifique. En las novedades de Excel, consiste una de ellas en la mejora del asistente guía, en la creación de Tablas Dinámicas. Para su utilización, se debe recurrir a Menú- Datos- Informe de Tablas y gráficos dinámicos Partiendo de una Planilla confeccionada, tomando como ejemplo la circulación de vehículos a través de una estación de peaje, se trata de aplicar sobre la misma un principio de ordenamiento a través de una herramienta de Excel, Tablas Dinámicas A B C D 1 Mes Semana Vehículo Cantidad 2 Enero 1 Auto Enero 1 Camión Enero 1 Ómnibus Enero 1 Camioneta Enero 1 Moto Enero 2 Auto Enero 2 Camión Enero 2 Ómnibus Enero 2 Camioneta Enero 2 Moto Enero 3 Auto Enero 3 Camión Enero 3 Ómnibus Enero 3 Camioneta Enero 3 Moto Enero 4 Auto Enero 4 Camión Enero 4 Ómnibus Enero 4 Camioneta Enero 4 Moto 544

6 Página 6_de 20_ Crear una Tabla Dinámica La creación de una tabla dinámica se realiza a través del asistente y en varios pasos. 1- Poner el cursor en cualquier celda de la Tabla 2- Tomar la opción INICIO TABLA DINAMICA TABLA DINAMICA Aparece el cuadro Seleccione los datos que desea analizar Observe que en la caja de texto aparece el rango donde se encuentra la información Hoja1!$A$3:$D$23 El automáticamente selecciona el rango, si ud observa tiene una opción para seleccionar una fuente de datos externa, como una base de datos, Opción que no se explicara por lo avanzado del tema. Elija donde desea colocar el informe de tabla dinámica Hoja de cálculo nueva Selecciones eta opción si Ud. desea que la tabla dinámica la cree en una nueva hoja cálculo Hoja de cálculo existente. Seleccione esta opción si Ud. desea que la tabla dinámica quede en la misma hoja de cálculo que tiene los datos Darle clic en aceptar y aparecerá la siguiente pantalla

7 Página 7_de 20_ a) Arrastrar el campo de Semana a Rotulo de Columna b) Arrastrar el campo de Vehículo a Rotulo de Fila c) Arrastrar el campo de Cantidad a Valores Aparece la tabla dinámica diseñada, acompañada por una barra de herramientas especial que permite filtrar datos por despliegue de las mismas.

8 Página 8_de 20_ Aplicar Filtros a la Tabla

9 Página 9_de 20_ Resultado de la tabla al aplicarle los filtros correspondientes: En primer lugar se despliega la lista en semana y se desactiva la 1 y 2 En segundo lugar se despliega la lista en vehículo y se desactivan las opciones Camión- Camioneta- Moto Volvemos a aplicar filtros y seleccionamos todos y damos clic en aceptar, tanto en las filas como en las columnas Cambiar el diseño de la tabla Siguiendo el mismo procedimiento se puede cambiar el diseño de la tabla, por ejemplo d) Arrastrar el campo de Vehículo a Rotulo de Columna e) Arrastrar el campo de Semana a Rotulo de Fila f) Arrastrar el campo de Cantidad a Valores Obteniéndose el siguiente el siguiente resultado.

10 Página 10_de 20_ Aplicar Filtros a la Tabla Siguiendo con el mismo criterio, aplicando en Vehículos se dejan activados Auto-Omnibus En Semana se deja activada solamente la 3 y 4 Semana. De lo ejecutado surge el siguiente resultado. Obtención de Subtablas Asiendo doble clic sobre una celda, en este caso por ejemplo la segunda de Auto, donde figura la cantidad , Excel automáticamente produce un detalle en hoja aparte según lo siguiente. Aplicación de Tablas Dinámicas en una Base de Datos más amplia B C D E F G H I J RECAUDACION 3 Mes Semana Auto Camión Ómnibus Camioneta Moto Total Recaudado Total Beneficios 4 Enero , ,91 5 Enero , ,15 6 Enero , ,42

11 Página 11_de 20_ 7 Enero , ,02 8 Febrero , ,92 9 Febrero , ,77 10 Febrero , ,01 11 Febrero , ,49 12 Marzo , ,09 13 Marzo , ,44 14 Marzo , ,85 15 Marzo , ,85 16 Abril , ,71 17 Abril , ,22 18 Abril , ,24 19 Abril , ,68 20 Mayo , ,08 21 Mayo , ,34 22 Mayo , ,99 23 Mayo , ,31 24 Junio , ,74 25 Junio , ,18 26 Junio , ,22 27 Junio , ,79 Como se puede apreciar se incluye en la presente planilla, la recaudación que produce cada vehículo en forma semanal, sus totales en recaudación y beneficios. Crear la Tabla Dinámica Se sigue el mismo procedimiento que fue especificada en la planilla anterior para crear la Tabla Dinámica aplicada a esta planilla mas amplia.

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13 Página 13_de 20_ Se puede observar como se a podido agrupar en forma mensual la recaudación por cada vehículo, el total recaudado y total Beneficios, como también el total general a través del semestre Obtención de Subtablas Haciendo doble clic sobre una de las celdas, por ejemplo la celda debajo del mes de Marzo, que contiene el valor se obtiene en forma automática, en otra hoja el siguiente detalle Sobre la misma tabla se puede aplicar filtros, por ejemplo sobre la lista desplegable de Mes, dejando activado solamente los meses Enero- Marzo- Mayo, obteniendo el siguiente resultado

14 Página 14_de 20_ Volvemos a aplicar filtros y seleccionamos todos y damos clic en aceptar, tanto en las filas como en las columnas Obtener Promedios Siguiendo con las opciones que permiten las Tablas Dinámicas, en este caso vamos a obtener de la tabla sin filtrar el promedio de recaudación por mes de cada vehículo Colocar el cursor sobre una celda de la tabla, y hacer clic con el botón derecho del mouse, obteniéndose la siguiente imagen de pantalla

15 Página 15_de 20_ Hacer clic sobre Configuración de campo, y se obtendrá la siguiente imagen Seleccionar al opción Promedio hacer clic en Aceptar Esta operación se realiza en una celda de cada tipo de OMNIBUS obteniéndose el promedio mensual de recaudación en cada OMNIBUS, el promedio total recaudado por Mes, total, general y el promedio de beneficios

16 Página 16_de 20_ Como en el caso anterior se pueden realizar los filtros sobre los meses o sobre los promedios de vehículos determinados que se deseen Cambiar el diseño de la tabla Siguiendo el mismo procedimiento se puede cambiar el diseño de la tabla, por ejemplo, en este caso se cambian Filas por Columnas..

17 Página 17_de 20_ El resultado obtenido es el siguiente Rótulos de fila Enero Suma de Auto $ ,00 Suma de Camión $ ,00 Suma de Ómnibus $ ,00 Suma de Camioneta $ ,00 Suma de Moto $ 2.466,00 Suma de Total $ ,60 Suma de Total Beneficios $ ,50 Febrero Suma de Auto $ ,00 Suma de Camión $ ,00 Suma de Ómnibus $ ,00 Suma de Camioneta $ ,00 Suma de Moto $ 2.259,00 Suma de Total $ ,25 Suma de Total Beneficios $ ,19 Marzo Suma de Auto $ ,00 Suma de Camión $ ,00 Suma de Ómnibus $ ,00 Suma de Camioneta $ ,00 Suma de Moto $ 2.374,00 Suma de Total $ ,60 Suma de Total Beneficios $ ,23 Abril Suma de Auto $ ,00 Suma de Camión $ ,00 Suma de Ómnibus $ ,00

18 Página 18_de 20_ Suma de Camioneta $ ,00 Suma de Moto $ 2.337,00 Suma de Total $ ,46 Suma de Total Beneficios $ ,85 Mayo Suma de Auto $ ,00 Suma de Camión $ ,00 Suma de Ómnibus $ ,00 Suma de Camioneta $ ,00 Suma de Moto $ 2.268,00 Suma de Total $ ,70 Suma de Total Beneficios $ ,72 Junio Suma de Auto $ ,00 Suma de Camión $ ,00 Suma de Ómnibus $ ,00 Suma de Camioneta $ ,00 Suma de Moto $ 2.313,00 Suma de Total $ ,92 Suma de Total Beneficios $ ,93 (en blanco) Suma de Auto Suma de Camión Suma de Ómnibus Suma de Camioneta Suma de Moto Suma de Total $ - Suma de Total Beneficios Total Suma de Auto $ ,00 Total Suma de Camión $ ,00 Total Suma de Ómnibus $ ,00 Total Suma de Camioneta $ ,00 Total Suma de Moto $ ,00

19 Página 19_de 20_ Total Suma de Total $ ,53 Total Suma de Total Beneficios $ ,42 Se pueden aplicar filtros, por ejemplo en la lista desplegable de Mes dejando activado, Abril y Junio obteniéndose el siguiente resultado Rótulos de fila Abril Suma de Auto Suma de Camión Suma de Ómnibus Suma de Camioneta Suma de Moto 2337 Suma de Total ,46 Suma de Total Beneficios ,85 Junio Suma de Auto Suma de Camión Suma de Ómnibus Suma de Camioneta Suma de Moto 2313 Suma de Total ,92 Suma de Total Beneficios ,93 Total Suma de Auto Total Suma de Camión Total Suma de Ómnibus Total Suma de Camioneta Total Suma de Moto 4650 Total Suma de Total ,38 Total Suma de Total Beneficios ,78

20 Página 20_de 20_ CONTROL DEL DOCUMENTO Equipo de Trabajo de Informática Alvaro Martin Salazar Tamayo Ruben Eduard Bernal Peña Mary Luz Rubiano Mayo 21 de 2010 Revisión y Aprobación Actualizaciones Revisión y Aprobación