Cómo llevar una contabilidad en Excel?

Transcripción

1 Cómo llevar una contabilidad en Excel? Paso 1: Renombrar la primera hoja como Plan de Cuentas y la segunda hoja como Diario - Plan de Cuentas: o catalogo de cuentas es un listado que presenta las cuentas necesarias para registrar los hechos contables. Se trata de una ordenación sistemática de todas las cuentas que forman parte de un sistema contable. - Diario: Hoja de trabajo donde se elaborará la matriz con las partidas y formulas para generar un listado de transacciones Paso 2: En la hoja Plan de cuenta ingresar la Cuenta (celda A1), Nombre de Cuenta (Celda B1) y el Tipo (Celda C1) Cuenta: Código dado a la cuenta contable. Nombre de Cuenta: Descripción del nombre de la cuenta contable. Tipo: Cuenta de Balance o de Estado de Resultados 1

2 Paso 3: Transcribir el Plan de cuentas de Acuerdo a las Niif s para Pyme (Estados Financieros Ilustrativos) Los más conveniente para el entendimiento de la estructura de un plan de cuenta es poder realizarla por niveles por ejemplo el plan de cuentas abajo mencionado está elaborado hasta el nivel III (solo para aspectos de la clase llegaremos a este nivel) 1 ACTIVO = Nivel I 10 ACTIVO CORRIENTE = Nivel II 100 Efectivo = Nivel III CUENTA NOMBRE DE CUENTA TIPO 1 ACTIVO BALANCE GENERAL 10 ACTIVO CORRIENTE BALANCE GENERAL 100 Efectivo BALANCE GENERAL 101 Deudores Comerciales y otras cuentas por cobrar BALANCE GENERAL 102 Inventario BALANCE GENERAL 11 ACTIVO NO CORRIENTES BALANCE GENERAL 110 Inversiones en asociadas BALANCE GENERAL 111 Propiedad, planta y equipo BALANCE GENERAL 112 Activos intangibles BALANCE GENERAL 113 Activo por impuesto diferido BALANCE GENERAL 2 PASIVOS BALANCE GENERAL 20 PASIVOS CORRIENTES BALANCE GENERAL 200 Sobregiros bancarios BALANCE GENERAL 201 Acreedores comerciales BALANCE GENERAL 202 Intereses por pagar BALANCE GENERAL 203 impuesto corrienre por pagar BALANCE GENERAL 204 Provision para obligaciones por garantias BALANCE GENERAL 205 Obligaciones a corto plazo por beneficios a los empleados BALANCE GENERAL 206 Obligaciones a corto plazo por arrendamiento financiero BALANCE GENERAL 21 PASIVOS NO CORRIENTES BALANCE GENERAL 210 Prestamos bancarios BALANCE GENERAL 211 Obligaciones a largo plazo por los beneficios a los empleadosbalance GENERAL 212 Obligaciones por arrendamiento financiero BALANCE GENERAL 3 PATRIMONIO BALANCE GENERAL 30 CAPITAL EN ACCIONES BALANCE GENERAL 300 Capital en acciones BALANCE GENERAL 301 Reserva legal BALANCE GENERAL 31 GANANCIAS ACUMULADAS BALANCE GENERAL 310 Utilidad del ejercicio BALANCE GENERAL 311 Ganancias acumuladas BALANCE GENERAL 2

3 CUENTA NOMBRE DE CUENTA TIPO 4 INGRESOS ESTADO DE RESULTADO 40 INGRESO DE ACTIVIDADES ORDINARIAS ESTADO DE RESULTADO 400 Ingresos de actividades ordinarias ESTADO DE RESULTADO 41 OTROS INGRESOS ESTADO DE RESULTADO 410 Otros ingresos ESTADO DE RESULTADO 5 EGRESOS ESTADO DE RESULTADO 50 VARIACION DE LOS INVENTARIOS DE PRODUCTOS TERMINADOS Y EN PROCESO ESTADO DE RESULTADO 500 Variacion de los inventarios de productos terminados y en proceso ESTADO DE RESULTADO 51 CONSUMO DE MATERIAS PRIMAS Y CONSUMIBLES ESTADO DE RESULTADO 510 Consumo de materias primas y consumibles ESTADO DE RESULTADO 52 SALARIOS Y BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS ESTADO DE RESULTADO 520 Salarios y beneficios a los empleados de venta ESTADO DE RESULTADO 521 Salarios y beneficios a los empleados de administracion ESTADO DE RESULTADO 522 Salarios y beneficios a los empleados de produccion ESTADO DE RESULTADO 53 GASTOS POR DEPRECIACION Y AMORTIZACION ESTADO DE RESULTADO 530 Gastos por depreciacion y amortizacion de ventas ESTADO DE RESULTADO 531 Gastos por depreciacion y amortizacion de administracion ESTADO DE RESULTADO 532 Gastos por depreciacion y amortizacion de produccion ESTADO DE RESULTADO 54 DETERIORO DEL VALOR DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO ESTADO DE RESULTADO 540 Deteioro del valor de propiedades, planta y equipo de ventas ESTADO DE RESULTADO 541 Deteioro del valor de propiedades, planta y equipo de administracion ESTADO DE RESULTADO 542 Deteioro del valor de propiedades, planta y equipo de produccion ESTADO DE RESULTADO 55 OTROS GASTOS ESTADO DE RESULTADO 550 Otros gastos de venta ESTADO DE RESULTADO 551 Otros gastos de administracion ESTADO DE RESULTADO 552 Otros gastos de produccion ESTADO DE RESULTADO 56 COSTOS FINANCIEROS ESTADO DE RESULTADO 560 Costos financieros ESTADO DE RESULTADO 57 GASTO POR IMPUESTO A LA GANANCIA ESTADO DE RESULTADO 570 Gasto por impuesto a la ganacias ESTADO DE RESULTADO Un plan típico de cuenta deberá de contar al menos con 5 niveles, siendo el último nivel el nivel de afectación, en este caso el nivel de afectación es el 3. 3

4 Paso 4: Nombrar las celdas en el Diario General 1. Fecha = Fecha de la partida 2. Partida = Numero Correlativo de la partida 3. Cuenta = Código de la cuenta contable 4. Nombre de Cuenta = Descripción del nombre de la cuenta contable. 5. Descripción = Sinopsis de la partida 6. Débitos = Cantidad en números a debitar 7. Crédito = Cantidad en números a acreditar 8. Saldo = Diferencia entre débitos y crédito de la misma fila 9. Tipo = Cuenta de Balance o de Estado de Resultados Paso 5: Dar formato a la fecha Se selecciona toda la columna A que es la columna de fecha, luego se le da click al botón derecho del mouse y se selecciona la opción Formato de Celdas. 4

5 Se selecciona la pestaña número en la opción fecha y se selecciona el tipo de fecha a usar. Paso 6: Dar formato a las celdas de Débitos, Créditos y Saldo Es necesario darle formato de decimales a estas celdas para que Excel haga la separación de millares y decimales para un mayor entendimiento de las cifras. Lo que se hace es seleccionar las columnas F, G y H y luego se selecciona 000 Estilo de millares 5

6 Paso 7: Ingreso de la primera cuenta de la partida utilizando formula de búsqueda y referencia. Suponiendo que vamos a constituir que vamos a constituir una empresa el 1/08/2011 con un capital suscrito y pagado de L.1,000, La partida seria debito a Efectivo contra el crédito de Capital en Acciones, suponiendo que es una Sociedad Anónima yéndonos al plan de cuentas según niif s para pyme se va a cargar la cuenta 100 y acreditar la cuenta 300 por L.1,000,000. La idea ahora es que al momento de ingresar la cuenta inmediatamente a travez de una formula me aparezcaa el nombre de la cuenta. Paso 8: Ingresar formula de búsqueda y referencia BUSCARV La idea con esta función es que como ya cuento con un plan de cuenta donde está la cuenta, nombre de cuenta y el tipo me extraiga en este caso el nombre de la cuenta para poder elaborar la transacción. Me posiciono en el campo donde deseo me aparezca el nombre de la cuenta en este caso es la celda D5, una vez posiciono ahí me voy al menú formulas, insertar función 6

7 Paso 9: Después de Insertar Función selecciono la categoría Búsqueda y Referencia Paso 10: Y Seleccionando la formula Buscarv que significa buscar en vertical, esta función la utilizamos porque nuestra plan de cuentas está escrito en forma vertical. 7

8 Paso 11: Al seleccionar la función nos aparecerá los siguientes argumentos Valor_ buscado: En este caso es la cuenta que necesitamos buscar en el plan de cuentas que esta escrita en el campo cuenta Matriz_buscar_en: Es el sitio donde se va a buscar la cuenta en este caso es el plan de cuentas Indicador_de_columnas: En Excel las columnas son nombradas con caracteres alfabéticos sin embargo para las formulas es necesario colocar el numero, por ejemplo lo que quiero extraer en plan de cuentas es el nombre de la cuenta que esta en la columna b, sin embargo como la formula me solicita el numero este seria por su orden la 2. Ordenado: siempre va a indicar en este campo la frase FALSO Paso 12: Valor_buscado: en este caso será c5 porque ahí es donde escribimos el numero de cuenta. Este campo tendrá referencia relativa. 8

9 Paso 13: Matriz_ buscar_en: Estando en este cambpo me voy a la hoja Plan de cuenta y selecciono con el mouse todo el rando, desde cuenta a tipo hasta la ultima fila. Paso 14: El campo de Matriz_buscar_en: tendrá referenciacion absoluta, es decir que sombreamos el rango 'Plan de Cuentas'!A1:C62 dentro de matriz_buscar_en y luego le damos click a la techa F4, ahora el rango quedara separado por signos de dólares, o sea asi: 'Plan de Cuentas'!$A$1:$C$62 9

10 Paso 15: Indicador_de_columnas: Como lo que necesitamos es extraer el nombre de la cuenta y este esta en la columna 2 del rango entonces le colocamos el indicador 2. Paso 16: Ordenado: Siempre le colocaremos FALSO 10

11 Paso 17: Una vez que le hayamos dado aceptar nos aparecerá el nombre efectivo que es el nombre de cuenta que le corresponde a la cuenta 100. Para las demás filas hacia abajo se copia la formula donde aparece efectivo para evitar volver a elaborar la formula. OBSERVACION: Es necesario que para el proceso de copiado exista referenciacion absoluta en el argumento Matriz_buscar_en. Paso 18: Ingresamos la descripción los débitos y en la parte de saldo hacemos una resta entre en campo de los débitos menos los créditos. Esto no va a servir para cuando se estructura la balanza de comprobación, significa entonces que los valores positivos serán saldo deudores y los negativos saldos acreedores. 11

12 Paso 19: Ingresamos un nuevo campo llamado TIPO al final de la matriz de diario, aquí en esta parte vamos a ingresar la misma función de búsqueda y referencia llamada buscarv, y vamos a repetir todos los pasos, lo único que va a cambiar es el indicador_de_columnas que ahora será 3 en vez de 2. Paso 20: Dirá entonces el campo tipo BALANCE GENERAL, o sea la cuenta 100 Efectivo es de BALANCE GENERAL. OBSERVACION: Es necesario que para el proceso de copiado exista referenciacion absoluta en el argumento Matriz_buscar_en. 12

13 Paso 21: Sombrear la parte baja de fecha y partida esto para ingresar un comando de copiado/pegado. Paso 22: Después de sombrear insertamos el comando ctrl + j he inmediatamente copiará lo que esta en la parte superior. Paso 23: En la campo cuenta escribimos la cuenta 300 e inmediatamente el nombre de la cuenta aparecerá Capital en acciones. 13

14 Paso 24: En la descripción se solo se le da al comando ctrl + j y aparecerá la descripción de arriba. Paso 25: Se ingresan los créditos y en forma automática se calcula el nuevo saldo y el tipo. Paso 26: Supondremos que se elaboraron 10 partidas 14

15 Paso 27: Como ya tenemos las partidas lo lógico seria poder contar con una balanza de comprobación para conocer el saldo de las cuentas. El primer paso consiste en darles rango a todos el libro diario comenzando desde los títulos de la columna hasta la última partida y luego darle click al menú Insertar en la opción Tabla Dinámica Paso 28: Una vez que le hayamos dado clic a tabla dinámica nos aparece una ventana que nos indica el rango seleccionado al que le damos aceptar. 15

16 Paso 29: Inmediatamente después Excel creará una nueva hoja de cálculo dentro del mismo libro adicionando al menú principal en la parte superior los menús Opciones y Diseño que ambos se habilitarán solo cuando este dentro del recuadro llamado tabla dinámica, Paso 30: Estructura de una balanza de comprobación a través de la tabla dinámica. Encontramos entonces que la nueva hoja tiene los siguientes elementos: Recuadro de Tabla dinámica: donde se van a desplegar las opciones de filtro, rótulos de columna rótulos de fila, valores. Campos para agregar al informe: son todos los campos que sirvieron de títulos en las columnas de la matriz de diario. Filtro del informe: sitio donde se agregan los campos que filtraran el informe. Rótulos de columna: sitio de la tabla dinámico que sirve para insertar campos en columnas que detallen mejor el informe. 16

17 Rótulos de fila: sitio de la tabla dinámico que sirve para insertar campos en fila que detallen mejor el informe. Valores: Sección de la tabla dinámica que contiene campos que están relacionado directamente con valores. Es necesario que en esta sección este seleccionado la opción de suma de valores. Para estructurar el reporte dinámico necesitamos hacer lo siguiente en cada una de las secciones: Sección filtro del informe: arrastrar con el mouse los campos: - Fecha - Partida - Descripción - Débitos - Crédito - Tipo Sección Rótulos de Fila: arrastrar con el mouse los campos: - Cuenta - Nombre de Cuenta Valores: arrastrar con el mouse los campos: - Saldo (debe de indicar suma de SALDO) Es la misma medida que vayamos arrastrando los campos a la secciones en esa misma medida el recuadro de la tabla dinámica se va actualizado. Es necesario darle formato de millares (000) a la columna de valores en la tabla dinámica. 17

18 Para cerciorarse que esta cuadrado El total general de la tabla dinámica debe ser igual a cero. Vera entonces que el reporte dinámico no es más que una balanza de comprobación Paso 31: Para sacar el mayor de una cuenta lo que se hace es ir al saldo de una cuenta por ejemplo el de la cuenta efectivo y se le da doble clic a valor en este caso a los 535,

19 Aparecerá entonces una nueva hoja con los movimientos que conforman el saldo de efectivo Paso 32: Para filtrar el reporte dinámico y que nos aparezca el estado de resultados seleccionamos en la sección de filtro del informe Tipo Estado de Resultado 19

20 Vera que le general el reporte dinámico llamado Estado de Resultado, si el total general da negativo es que existe una utilidad y si da positiva es que da pérdida. 20