TALLER Nº 4 DIBUJAR TABLA

Transcripción

1 TALLER Nº 4 NOMBRE: PAULINA HERNANDEZ NIVEL:4º NIVEL DIBUJAR TABLA Sombreamos el área en la que marcaremos la tabla, es decir, toda la información que hemos escrito. Nos ubicamos en la celda a partir de la cual queremos sombrear. En este caso la celda C2 y manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado, comenzamos a mover el ratón para captar toda la información Una vez sombreada la información hasta la celda E12, buscamos un botón ubicado para dibujar bordes en la opción Fuente del botón Inicio de la barra de herramientas. Desplegamos la ventana de opciones al pulsar la flechita, y vemos cuales son todas las alternativas que se tienen para los bordes. Insertar Fila INSERTAR FILAS Sigamos los pasos siguientes para insertar la fila: 1. Nos ubicamos en la fila 5, que es en la que quisiéramos tener un nuevo espacio para escribir los datos restantes. 2. Buscamos la opción Insertar en la barra de herramientas del botón Inicio 3. Seleccionamos Insertar filas de hoja 4. Tendremos una nueva fila insertada, en la cual podremos ingresar la información que falta. 5. Escribimos la información: INSERTAR COLUMNAS Los pasos a seguir para insertar una columna son : 1. Nos posicionamos en el lugar donde queremos una nueva columna. 2. Buscamos la opción Insertar de la barra de herramientas del botón Inicio 3. Desplegamos el menú y seleccionamos Insertar columnas de hoja 4. En nuestra hoja de trabajo se habrá insertado una nueva columna 5. Escribimos el parámetro Edad y los datos correspondientes a cada empleado Para cambiar el tipo de fuente DAR FORMATO A LOS DATOS 1. Sombreamos el área a la que queremos cambiar formato. Para sombrear mantenemos apretado el botón izquierdo del ratón nos movemos de tal forma de ir sombreando los datos que queremos cambiar.

2 2. Cambiamos el tipo de fuente, buscamos esta opción en la barra de herramientas del botón Inicio 3. Desplegamos el menú y seleccionamos el tipo de fuente que deseemos. 4. También podemos cambiar el tamaño de la fuente en el número que aperece contiguo. Desplegamos el menú de opciones para seleccionar el nuevo tamaño deseado. 5. Ya nuestros datos tendrán el nuevo formato. Si también queremos cambiar el color de la fuente: a) Sombreamos los datos a los que se les quiere cambiar el color de fuente. Nos ubicamos en la celda Nombre del Empleado y manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado nos movemos para sombrear Edad, Departamento y Cargo b) Buscamos en la barra de herramientas del botón de Inicio, Color de fuente c) Desplegamos el menú de opciones y seleccionamos el color deseado d) Ya nuestros parámetros estarán marcados con este color. ELABORACION DE UN PRESUPUESTO 1. Escribimos el nombre de Presupuesto y los 5 rubros o partidas que trabajaremos 2. Escribimos las cantidades presupuestadas en cada uno de los rubros por estos cuatro meses 3. Ponemos en negrita la palabra Rubro y los meses; sombreamos estas cinco celdas, que queremos cambiar formato 4. Buscamos la opción negrita de la barra de herramientas y la pulsamos 6. Cambiamos el color del fondo. Para ello sombreamos estas celdas, y buscamos en nuestra barra de herramientas el botón Color de relleno, (que es el botón en forma de cubeta) 7. Desplegamos el menú y seleccionamos el color deseado de relleno. FORMATO DE CELDAS DEL PRESUPUESTO A veces hay rubros que no pueden leerse completamente en la columna que se encuentran porque el espacio no es suficiente. Tendríamos dos opciones para que la información se vea: ampliar el ancho de la columna hasta visualizar todo el detalle; y la otra forma, es ampliar el alto de la fila de tal manera que se muestre la información en forma de párrafo. 1. Nos posicionamos en la celda que queremos aumentar el alto de su fila 2. Posicionados en esta celda, pulsamos el botón derecho del ratón y se nos desplegará un menú 3. Seleccionamos la opción Formatos de celdas 4. Se abrirá otro menú de opciones y seleccionamos Ajustar texto 5. Además seleccionamos en la misma pantalla de menú la Alineación del texto Vertical. 6. Nuestra celda quedará ajustada al tamaño de la columna, con el alto de la fila requerido para que toda la información sea visualizada 7. Repetimos los pasos anteriores para ajustar las demás celdas cortadas al tamaño de la columna. FORMATO DE TABLA Y CANTIDADES DEL PRESUPUESTO

3 Formato de Tabla 1. Sombreamos las celdas que conformarán la tabla. 2. Ahora seleccionamos el botón de la barra de herramientas que se utiliza para dibujar los Bordes de las celdas. 3. En las opciones que se despliegan seleccionamos Todos los bordes, esto cuadriculará todas las celdas. Formato de Cantidades a) Seleccionamos el área a la que queremos dar formato. b) Seleccionamos y pulsamos de la barra de herramientas del botón Inicio, la opción para dar el estilo de miles. c) Ya nuestra tabla quedará con las cantidades en miles con punto decimal y la información visualizada. Combinar Celdas 1. Sombreamos la celda donde se encuentra la palabra que deseamos y las demás celdas a continuación, Que son las celdas que queremos combinar para centrar la información. 2. Buscamos y seleccionamos el botón Combinar y centrar la alineación de la barra de herramientas. Pasos para guardar un archivo: GUARDAR UN ARCHIVO DE EXCEL 1. Una vez hemos terminado nuestro Presupuesto y lo queremos guardar, nos posicionamos en el Botón Office 2. Pulsamos el botón Office y se desplegarán las opciones principales 3. Seleccionamos Guardar como 4. Se nos abrirá la pantalla de controles de Guardar 5. Le damos nombre al archivo en el espacio correspondiente 6. Pulsamos el botón Guardar Para ello seguimos los siguientes pasos: ABRIR UN ARCHIVO EXISTENTE 1. Nos posicionamos en el Botón Office 2. Desplegamos el Botón Office y seleccionamos la opción Abrir 3. Aparecerá un nuevo cuadro de controles para acceso a directorios y archivos. Buscamos el directorio o carpeta donde se encuentra el archivo que se quiere abrir, desplegando la flechita de acceso 4. Una vez encontrada la carpeta o directorio, seleccionamos el archivo que se desea abrir. 5. Pulsamos el botón Abrir SUMA EN EXCEL

4 OPERACION SUMA EN EXCEL Son dos formas en las que puede realizarse la operación suma en Excel, una utilizada principalmente cuando son rangos numéricos continuos, y la otra en cualquier situación que se desee calcular una suma. Suma Cualquiera: 1. Nos posicionamos en la celda donde queremos visualizar el total de la suma de estas cantidades. 2. Para que Excel reconozca una operación cualquiera, es utilizado el signo igual. Este indica que un cálculo numérico se realizará en dicha celda. 3. Como queremos sumar, marcaremos las celdas. Luego de haber escrito el signo igual con el ratón nos ubicamos en la primera cantidad la marcamos y escribimos luego el signo más, marcamos la segunda cantidad y escribimos otro signo más, marcamos la tercera cantidad 4. Luego de marcar la tercera cantidad colocamos otro signo más, seguido de la cuarta cantidad. 5. Cuando se haya marcado la última celda a sumar, pulsamos enter en el teclado. Ya tendremos el resultado de la suma. SUMA DE VARIAS CELDAS Suma de rangos numéricos o suma de varias celdas 1. Nos posicionamos en la celda donde queremos presentar la suma de varias cantidades. 2. Buscamos y seleccionamos la función Autosuma de la barra de herramientas del botón Inicio. 3. Una vez pulsada la función Autosuma, sombreamos el rango que se desea sumar 4. Una vez sombreado el rango, pulsamos Enter en el teclado. Ya tendremos el resultado de la suma. Sumar OPERACIONES MATEMATICAS 1) Nos ubicamos en la celda en la que queremos hacer la suma 2) Escribimos el signo igual (=), que hemos visto es para realizar operaciones 3) comenzamos a escribir las cifras que queremos sumar. 4) Pulsamos Enter en el teclado, y ya estará totalizada nuestra suma Multiplicación a) Nos posicionamos en la celda donde queremos hacer la operación b) Escribimos el signo igual (=) seguido de las cifras que queremos multiplicar c) Pulsamos Enter en el teclado y la operación estará realizada Dividir 1) En la celda donde realizaremos la operación escribimos igual (=), y las cifras a dividir

5 2) Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nuestro resultado Elevar a una Potencia Para elevar a una potencia seguimos los pasos de igual manera que en el resto de las operaciones presentadas ahora, recordando que el símbolo para elevar a una potencia es "^". Por ejemplo si queremos elevar 3 a una potencia de 4, se hara lo siguiente: = 3^4, lo que dará un resultado es 81. Esta es la función de generación de lista. LISTAR DATOS 1) Hacemos una lista de nombres cualquiera hacia abajo 2) Nos ubicamos en la celda donde queremos colocar otro nombre 3) Pulsamos el botón derecho del ratón y se desplegará un menú de opciones 4) Seleccionamos la opción Elegir de la lista desplegable 5) Y se despliega la lista de nombres que ya se han introducido 6) Seleccionamos el nombre que deseamos Al crear esta lista de datos Excel,. Automáticamente aparecera la pálabra ya listada sombreada, para seleccionarla o bien escribir otra nueva Excel presenta otras funciones: FUNCIONES EN EXCEL 1) Pulsamos el botón Fórmulas de la barra de herramientas 2) Visualizamos donde se encuentran todas estas funciones 3) Si por ejemplo necesitamos utilizar una función de matemáticas y trigonométricas, desplegamos las opciones que se nos presentan. Si queremos saber cuál es la cantidad, hacemos lo siguiente: 1) Nos ubicamos en la celda que queremos el resultado 2) Escribimos la función Promedio y sombreamos el área de cálculo 3) Vemos la barra de fórmulas, que rastrea lo que se estamos realizando 4) Pulsamos Enter. UTILIZAR O INSERTAR FUNCIONES Aprendamos en esta lección como insertar una función de las pre-establecidas en Excel. El primer caso que tomaremos como ejemplo será la función Contar, útil cuando son muchas las celdas y necesitamos saber el número de elementos que tenemos en un listado o en una tabla. Tenemos dos formas de hacerlo: la primera es buscando esta opción entre algunas selectas que tiene el ícono Insertar Funciones de la barra de herramientas, y la otra es desplegando el

6 tipo de funciones que contiene esta en específico. Veamos con detenimiento cuales son estas dos formas. Primera forma 1) Nos posicionamos en la celda donde queremos el resultado, y pulsamos el ícono Insertar función de la barra de herramientas. 2) Se desplegarán algunas opciones que se encuentran cargadas y son de fácil 3) Seleccionamos la función Contar. 4) Se abrirá el cuadro de controles de esta función Contar 5) Sombreamos las celdas que deseamos contar, 6) Pulsamos Enter en el teclado, y ya tendremos nuestro resultado. Segunda Forma 1) Buscamos el ícono que contiene esta función Contar, de las opciones que se tienen en el inventario de funciones de la barra de herramientas 2) Seleccionamos la función Contar del paquete de funciones Estadísticas. 3) Y nuevamente aparecerá el cuadro de controles de la función Contar. De ahi para adelante realizamos el mismo procedimiento: Sombreamos el área que queremos contar y pulsamos Enter. La función Mínimo es utilizada cuando necesitamos saber de un conjunto de elementos numéricos, cual es el valor mínimo. a) Nos posicionamos en la celda donde queremos el resultado, y buscamos en el inventario la función Minimo dentro del paquete de funciones Estadísticas b) Seleccionamos la función MIN, de mínimo c) Se abrirá nuestro cuadro de controles de esta función y sombreamos el área de la que queremos saber el valor mínimo d) Pulsamos Enter en el teclado para conocer el resultado CREAR SERIES Excel al ser utilizado como una hoja de cálculo, su mecanismo es lógico y ordenado. Por lo que facilita la creación de series alfanuméricas lógicas. a) Escribimos en primer lugar los dos primeros meses de la serie b) Sombreamos estos dos meses y manteniendo ambas celdas, pulsamos el botón izquierdo del ratón y nos movemos hacia la derecha hasta crear el mes deseado c) Soltamos el ratón y ya estarán nuestros meses creados: Series Numéricas 1) Seleccionamos los dos primeros números de la serie 2) Manteniendo el botón izquierdo del ratón nos movemos hacias la derecha hasta crear el número deseado de la serie 3) Soltamos el ratón y ya se encontrarán los números

7 Nombrar Rangos NOMBRE DE RANGOS. DAR NOMBRE A UN GRUPO DE DATOS 1) Sombreamos el rango que queremos nombrar 2) En el Cuadro de nombres, justo al lado de la barra de fórmulas, escribimos el nombre que pondremos al rango. 3) Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nombrado el rango de datos Otra forma de realizar esta función de una manera más fácil, es a partir de la barra de herramientas. Nos ubicamos en la pestaña Fórmulas de la barra de herramientas Seleccionamos el ícono Asignar nombre a un rango Se abrirá un cuadro de controles donde nombramos el Rango y establecemos el conjunto de datos que lo formarán Seleccionamos el conjunto de datos que forman parte del rango, esto lo realizamos sombreando en la hoja de trabajo las celdas correspondientes Y damos Aceptar en nuestro cuadro de controles. Ya tendremos nombrado el Rango Caso 1 FUNCIONES DE RANGOS. OPERACIONES CON GRUPOS DE CELDAS 1) Nos colocamos en la celda donde queremos el resultado de la suma 2) Escribimos en la celda el signo igual (=) para dar inicio a la operación, seguidamente de la palabra Suma y el nombre del rango 3) Pulsamos Enter en el teclado y ya encontraremos el total de la suma, sin necesidad de haber sombreado cada una de las celdas nuevamente Hay dos formas de accesar a la función copiar: * Desde la barra de herramientas COPIAR Y PEGAR 1) Sombreamos los datos que deseamos copiar 2) Buscamos en la barra de herramientas la función Copiar 3) Las celdas sombreadas para ser copiadas aparecerán punteadas como muestra de que han sido seleccionadas 4) Nos ubicamos en la celda donde a partir de ella se copiaran los datos previamente seleccionados y pulsamos Enter en el teclado * Botón derecho del ratón a) Sombreamos los datos que deseamos copiar b) Pulsamos el botón derecho del ratón y aparecerá un menú de opciones c) Seleccionamos la opción Copiar

8 d) Nos ubicamos en la celda a partir de la cual queremos copiar los datos y pulsamos Enter en el teclado Para pegar valores previamente seleccionados con copiar. 1) Sombreamos los datos 2) Seleccionamos copiar 3) Nos ubicamos donde queremos pegar los datos 4) Seleccionamos la función Pegar de la barra de herramientas 5) Y ya estarán pegados los valores que hemos seleccionado. COPIAR DATOS Y FÓRMULAS Para Copiar datos en bloques realizamos lo siguiente: 1) Por ejemplo si deseamos copiar un par de pálabras, dos veces más. Primero sombreamos las palabras 2) Manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado, ponemos el curso en la esquina inferior derecha de las dos palabras y arrastramos el ratón hacia la derecha 3) Una vez sombreada el área donde queremos copiar nuestros datos, soltamos el ratón y aparecerán los datos que hemos copiado Para copiar fórmulas seguimos los siguientes pasos: 1) Nos ubicamos en la celda donde queremos el resultado de la multiplicación 2) Escribimos la fórmula de las cifras que queremos multiplicar 3) Una vez tenemos el resultado ubicado en la columna C2 para este ejemplo. Con el cursor nos ubicamos en la parte inferior derecha de la celda que vamos a copiar y arrastramos hacia abajo hasta donde queremos calcular la multiplicación ya tenemos los resultados de la multiplicación OTROS EJEMPLOS DE COPIAR FÓRMULAS 1) Escribimos la operación total que realizaremos 2) Una vez teniendo el resultado, para copiar la fórmula, con el cursor en la parte inferior derecha de la celda comenzamos a arrastrar el ratón hacia abajo hasta donde deseamos tener la operación 3) Soltamos el ratón y tendremos los valores ya calculados. Si deseamos comprobar que nuestra fórmula ha sido copiada nos ubicamos en una de estas celdas y visualizamos la barra de fórmulas MOVER DATOS Para mover datos de un lugar hacia otro, se toma como que si se fuera a cortar la información para pegarse en otro lado. Es por ello que utilizamos ambas funciones, Cortar y Pegar Si tenemos las siguientes palabras

9 Deseamos mover dos palabras, hacia la columna C, manteniendo las filas 2 y 3 para los datos 1) Sombreamos ambas palabras 2) Buscamos y pulsamos en la barra de herramientas la función Cortar 3) Nos ubicamos en las celdas donde queremos ahora los datos y pulsamos la función Pegar de la barra de herramientas 4) Ya aparecerán los datos movidos desde la columna A hasta la columna C Otra forma de cortar y pegar: a) Una vez sombreados los datos que queremos mover, pulsamos el botón derecho del ratón y seleccionamos del menú que se desplegará la función Cortar b) Nos ubicamos en la celda hasta donde queremos mover los datos cortados, y pulsamos el botón derecho del ratón. Seleccionando la función Pegar c) Ya tendremos nuestros datos cortados y pegados en otro lugar GRÁFICOS EN EXCEL La opción de Gráficos se encuentra en la pestaña correspondiente a Insertar, de la barra de herramientas,y presenta una amplia gama de gráficos por realizar, de acuerdo a la imagen: Cómo creamos un gráfico? 1) Sombreamos los datos que deseamos graficar 2) Seleccionamos el tipo de gráfico que deseamos, 3) Pulsamos y se abrirán las opciones correspondientes al tipo de gráfico. Seleccionamos el gráfico específico que deseamos 4) Ya estará creado en nuestra hoja de trabajo, el gráfico de la información que hemos seleccionado Podemos mejorar la presentación, colocándole un título y nombre a los ejes coordenados. Escríbamos el título del gráfico, a) Buscamos en la barra de herramientas de gráficos, la sección correspondiente a Etiquetas. b) Seleccionamos y pulsamos Título de gráfico c) En el gráfico de la hoja de trabajo aparecerá un rectángulo denominado Título del gráfico, donde escribiremos el nombre d) Escribimos el Título del gráfico. Nombre de los ejes. MÁS SOBRE GRÁFICOS EN EXCEL 1) Nos posicionamos sobre el gráfico y seleccionamos de la barra de herramientas de gráfico Rótulos del eje 2) Se desplegarán las opciones. Primero seleccionamos Título del eje horizontal primario, y luego donde queremos visualizar el título del eje 3) Aparecerá en el gráfico un rectángulo que muestra la lectura Título del eje

10 4) Escribimos en el rectángulo el nombre del eje 5) Luego pulsamos nuevamente Rótulos del eje y seleccionamos Título de eje vertícal primario 6) En el gráfico aparecerá un rectángulo en el eje de las ordenadas 7) Escribiremos en este rectángulo el signo que deseamos Para modificar el tipo de gráfico, nos posicionamos sobre él y buscamos en la barra de herramientas de gráfico el ícono Cambiar tipo de gráfico. Seleccionamos el nuevo tipo de gráfico, Ya se habrá cambiado en nuestra hoja de trabajo el gráfico ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS Si deseamos eliminar una fila completa de nuestra hoja de trabajo, podemos realizarlo de dos formas. Primera forma 1) Nos ubicamos en una de las celdas que pertenecen a la fila que deseamos eliminar 2) Buscamos en la barra de herramientas el botón Eliminar 3) Se abrirá un menú desplegable de las opciones que podemos eliminar: celdas, filas, columnas, hoja 4) En este caso del ejemplo seleccionamos Eliminar filas de hoja y ya se habrá borrado de nuestra hoja de trabajo el contenido de la fila Segunda Forma a) Seleccionamos de una sola vez toda la fila. nos posicionamos con el ratón sobre el número de la fila y pulsamos el botón derecho del ratón. b) Buscamos y pulsamos en la barra de herramientas el botón Eliminar Ya habrá sido borrada la fila 10 de la hoja de trabajo. Para borrar las columnas, seguimos el mismo procedimiento en cualquiera de las dos formas. Sin embargo tengamos presente que para seleccionar que eliminaremos escogeremos la opción Eliminar columnas de hoja. AÑADIR DIBUJOS EN LA HOJA DE TRABAJO La función para incluir dibujos o formas se encuentra en el botón Insertar de la barra de herramientas Por ejemplo si deseamos insertar una línea con punta de lanza. a) Seleccionamos del botón Formas, la opción de línea con punta de flecha b) Dibujamos en la hoja de trabajo nuestra línea con punta de lanza c) Si observamos la barra de herramientas, se abre una nueva pestaña denominada Herramientas de dibujo, útil si queremos cambiar el formato y estilo de la forma que hemos creado d) Por ejemplo, la siguiente imagen presenta las opciones para cambiar el estilo de la forma de la figura que hemos creado. En este caso la línea con punta de lanza

11 Para ello llevamos a cabo el siguiente proceso: CREAR ORGANIGRAMAS 1) Nos ubicamos en la pestaña Insertar de la barra de herramientas 2) Buscamos el ícono SmartArt 3) Una vez pulsado el botón SmartArt, se desplega un menú de opciones de todas las formas que acá se encuentran 4) Seleccionamos Jerarquía que corresponde a la elaboración de organigramas 5) Luego seleccionamos el tipo de gráfico de jerarquía que queremos 6) Ya una vez seleccionado, se habrá creado en la hoja de trabajo el tipo de organigrama que hemos escogido 7) Para cambiar el formato de la letra, y seleccionar una mucho más pequeña que la que presenta la plantilla. Seleccionamos cambiar tamaño de fuente de la barra de herramientas 8) Escribimos el organigrama que deseamos presentar, en el caso del ejemplo es uno sencillo que muestra los niveles más importantes MODIFICAR ORGANIGRAMAS Podemos modificar el organigrama 1) Nos ubicamos en el rectángulo de la posición de Gerente General y pulsamos el botón derecho del ratón, para desplegar el menú de opciones 2) Seleccionamos Agregar forma, seguido de la alternativa Agregar forma debajo, pues es el nivel que deseamos crear 3) Se habrá creado en nuestro organigrama un rectángulo más bajo el Gerente General 4) Escribimos la nueva posición Para ello seguimos los siguientes pasos: ORTOGRAFIA 1) Accedamos en primer lugar a la pestaña Revisar de la barra de herramientas 2) Seleccionamos el ícono Ortografía de la barra de herramientas 3) Se abrirá un cuadro de controles que va mostrando el proceso de la revisión de la Ortografía 4) La forma correcta de escribir esta palabra de acuerdo a lo que deseamos expresar por lo que la seleccionamos y pulsamos Cambiar del cuadro de controles 5) Al finalizar la revisión ortográfica, aparecerá en nuestra hoja de trabajo un recuadro al cual deberemos de dar Aceptar para continuar trabajando en la hoja IMPRIMIR Seguimos los siguientes pasos para imprimir el trabajo que hemos realizado. 1) Buscamos y pulsamos el Botón Office 2) Se desplegará un menú de las opciones principales de Excel y seleccionamos Imprimir

12 3) Habiendo seleccionado Imprimir, aparecerán tres opciones más, seleccionamos nuevamente Imprimir 4) Se abrirá nuestro cuadro de controles de la función. 5) Para poder visualizar la zona que vamos a imprimir, pulsamos Vista previa 6) Se abrirá una nueva sección y pestaña que se llama Vista preliminar, que posee funciones específicas 7) Cerramos Vista previa y en el cuadro de controles, pulsamos Aceptar. Ya estará en marcha nuestro documento a imprimir