Integrantes de la ODP

Transcripción

1 Unidad 4 Integrantes de la ODP Unit Unidad 1 1 Unit Unidad 2 2 Introduction Introducción Conceptos Key Clave Concepts Organización Organización PMO Organzation de de la la ODP ODP Unit Unidad 3 3 Unit Unidad 4 4 Unidad Unit 5 5 Funciones PMO de Functions la ODP Integrantes de la PMO ODP Participants Planning Planificación and Implementation e implantación

2

3 Objetivos Al final de esta unidad, usted será capaz de Describir a los implicados clave de la ODP Describir los cuatro tipos de autoridad de los directores de la ODP Transferir los requisitos de las funciones de la ODP a los distintos puestos y responsabilidades de los miembros de la plantilla de la ODP Describir los retos que se le presentan a los integrantes de la ODP Obtener el acuerdo de los implicados clave 4-3

4 Ejercicio 4-1 Vender la ODP 4-4

5 Implicados Equipo ejecutivo: Sirve de comité de dirección y de decisión estratégica Ejecutivos facilitadores del proyecto: Controlan la financiación del proyecto y la asignación de recursos Director de la ODP (director de programa): Establece y dirige las actividades de la ODP Plantilla de la ODP: Conducen las actividades de la ODP 4-5

6 Implicados (continuación) Director(es) de proyecto: Aplican prácticas y procedimientos establecidos para dirigir el proyecto Integrantes del equipo de proyecto: Realizan los elementos del trabajo técnico de los esfuerzos del proyecto Directores funcionales (responsables de recursos): Proporcionan habilidades especializadas y recursos ampliados Clientes: Establecen los requisitos del proyecto y reciben el resultado del proyecto 4-6

7 Ejercicio 4-2 Influencia de los Implicados 4-7

8 Autoridad de los Directores de la ODP Una ODP viable necesita una correcta y adecuada autoridad en la organización en las áreas siguientes: Contractual y Empresarial Dirección Financiera Dirección de la Interfaz de la Organización Funcional Supervisión del Proyecto 4-8

9 Autoridad Contractual y Empresarial Contractual y Empresarial Dirección Financiera Dirección de la Interfaz de la Organización Funcional Supervisión del Proyecto El director/jefe de programa debe de disponer de autoridad contractual y empresarial en areas de Conducir negociaciones, firmar acuerdos, autorizar contratos Gestionar compromisos con el cliente y otras relaciones del programa Supervisar las relaciones con los subcontratisas, fabricantes, y suministradores Autorizar la financiación 4-9

10 Autoridad de Dirección Financiera Contractual y Empresarial Dirección Financiera Dirección de la Interfaz de la Organización Funcional Supervisión del Proyecto El director/jefe de programa debe disponer de acceso a las herramientas financieras de la organización y la autoridad para Gestionar la intregación con los sistemas de reporte financiero de la empresa Disponer de un entendimiento completo del estado financiero del proyecto Proporcionar datos financieros y valoraciones periódicamente Recibir información de planificaciones periodicas 4-10

11 Interfaz entre la Autoridad de la Dirección y la Organización funcional Contractual y Empresarial Dirección Financiera Dirección de la Interfaz de la Organización Funcional Supervisión del Proyecto El director/jefe de programa debe de disponer del estátus y autoridad para interactuar con los directivos clave de la organización funcional permitiéndole Establecer acuerdos para niveles de servicio y soporte Obtener patrocinicio activo Negociar los recursos Obtener ayuda de la alta dirección cuando sea necesario 4-11

12 Autoridad de Supervisión del Proyecto Contractual y Empresarial Dirección Financiera Dirección de la Interfaz de la Organización Funcional Supervisión del Proyecto El director/jefe de programa debe de tener completa autoridad de supervisión para Dirigir el programa y proyectos (completa autoridad y contabilidad) Emitir capítulos de proyecto (project charters) Delegar autoridad a la plantilla asignada a la ODP Lanzar acciones correctoras cuando sea necesario 4-12

13 Ejercicio 4-3 Hoja de comprobación de Autoridad 4-13

14 Plantilla de una ODP Director/jefe de programa Directores de Proyecto Equipo de soporte técnico Equipo de soporte administrativo Miembros del equipo del Proyecto 4-14

15 El papel del Director/Jefe de Programa Estado 1: Desarrolla los procesos, proporciona soporte fundamental Estado 2: Apoya los procesos, proporciona capacidades específicas Estado 3: Proporciona dirección ejecutiva de los proyectos y programas de la empresa 4-15

16 Responsabilidades del Director/Jefe de Programa Preparar propuestas y negociar contratos Compromiso Asegurar y aprobar la financiación Seleccionar y asignar a los directores de proyecto Obtener recursos: personales y materiales Liderar el equipo del programa 4-16

17 Responsabilidades del Director/Jefe de Programa (continuación) Proporcionar dirección estratégica y decisiones Asegurar la consistencia de la planificación del proyecto-programa Ayudar a los Directores de Proyecto a desarrollar alcances, estimaciones y demás Asegurar que la solución está definida y aceptada Dirigir o ayudar a los Directores de Proyecto en la dirección de contratos y modificaciones de los mismos Revisar y aprobar las planificaciones del proyecto/programa 4-17

18 El papel del Director del Proyecto El punto de contacto de cada proyecto dentro del programa Una variedad de responsabilidades adicionales 4-18

19 Responsabilidades del Director de Proyecto Obtener financiación y formar un equipo Revisar los requisitos y el contrato Desarrollar/conducir la revisión de la planificación por el cliente Ejecutar el plan status Asegurar el uso de las herramientas del proyecto y documentación Dirigir el proyecto planificación, presupuesto, alcance Cerrar el proyecto 4-19

20 Tipos de Equipo de Soporte Técnico Administrador del Proyecto Planificador del Proyecto Administrador del Contrato Responsable de propuestas Analista financiero Responsables de estimaciones del proyecto Equipo de soporte administrativo 4-20

21 Ejercicio 4-4 Matriz de Personal 4-21

22 Plan Preliminar para la Implantación de una ODP : Hoja de trabajo 4 Hoja de de trabajo Trabajo 4 : 4: Identificando Identifying a los PMO integrantes Participants de la ODP Elementos de ODP Descripción de ODP Aspectos/Retos 1. Implicados Quiénes son los implicados en su organización? Detállelos aquí. 2. Autoridad de Dirección de la ODP Qué autoridad tiene o necesita el director de la ODP en su organización? 3. Personal Qué apariencia considera usted que debería de tener la organización del personal en su ODP? Use la gráfica de la siguiente hoja para esbozar la matriz de funciones y responsabilidades para su ODP. 4-22

23 Mensajes Clave Es importante saber quienes son los interesados de la ODP La autoridad del director/jefe de programa debe de ser adecuada para desarrollar su trabajo Las relaciones de autoridad y responsabilidad de todos los interesados debe de estar definida Facilitar el buy-in como una tarea continua 4-23