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1 Carta Técnica Versión anterior (Diciembre 2011) Liberación 9 de enero 2012 Disponible como Instalador Con costo para las versiones anteriores a la Sin costo para la versión o posteriores Recuerda Al actualizar una versión, es OBLIGATORIO cerrar el sistema, sobre todo si cuentas con una versión en Red. Programa el proceso de actualización y avisa oportunamente a los usuarios de las terminales antes de ejecutarlo. Solicitud de certificados sin costo Si activaste tus sistemas versión 2011 a partir del 1 de julio del 2011 tienes derecho a las versiones 2012 sin costo. Envía la Solicitud de Certificados a claves@contpaqi.com Asegúrate que el correo contenga la siguiente información: 1. Asunto de correo: Solicitud de certificados sin costo. 2. Número de serie de la versión Datos de la empresa a la cual se registró el sistema. 4. Correo electrónico donde será enviada la información sobre dicho certificado. Contenido CARTA TÉCNICA NOVEDADES Reformas Fiscales 2012: Anexo Importante... 7 Complemento donatarias... 8 Beneficio... 8 Configuración... 8 Complemento Educativo Beneficio Configuración Aviso al SAT de la cancelación de CFDI Opción solo disponible si Fecha de cancelación en documentos Nuevas Addendas Nuevas Etiquetas en Formato Amigable MEJORAS Addendas Folio - Caso D D D y otros D D y otros D y otros

2 D D Factura Electrónica Folio - Caso D y otros D y otros D D y otros D D Documentos Folio - Caso D D y otros D y otros Productos Folio - Caso D Reportes Folio - Caso D D D D Hoja Electrónica Folio - Caso D y otros PROBLEMAS Y SUS SOLUCIONES COMUNES Caracteres no válidos, antivirus y firewalls Problema Causa Solución Antivirus y Firewalls Campos en Addendas Captura de Pedimentos Captura de Pedimentos

3 Novedades Reformas Fiscales 2012: Anexo 20 C501 / C520 / C531 / C Beneficio El SAT publicó en el Diario Oficial de la Federación la reforma de factura electrónica la nueva versión del Anexo 20, que entraron en vigor a partir del 1 de enero de 2012 y como una facilidad, el SAT dará una prórroga por un periodo de 6 meses para que los contribuyentes que así lo decidan puedan seguir utilizando las versiones vigentes en 2011 de CFD (2.0) y CFDI (3.0). Por lo anterior, durante el primer semestre de 2012 estarán conviviendo las versiones 2.0 y 2.2 para CFD; 3.0 y 3.2 para CFDI; y el sistema a partir de esta versión está preparado tanto para emitir como para recibir CFD y CFDI en ambas versiones. Diferencias entre las versiones y La versión de AdminPAQ estaba preparada para la captura de los campos requeridos por la reforma fiscal 2012, sin embargo es hasta la versión donde se genera la información en la emisión del XML. Modificaciones 2012 A continuación se listan las modificaciones de AdminPAQ 7.1.0: - Configurar Régimen fiscal en Configuración General Dentro de la Configuración General podrás especificar el tipo de régimen fiscal bajo el cual expide tu empresa y esta información se agregará al XML. Para acceder a esta opción ve al menú Configuración, submenú Configuración General, haz clic en la pestaña F@C y captura el dato en el campo Régimen Fiscal por Omisión. Nota: Esto aplica tanto para CFD como para CFDI. Continúa en la siguiente página 3

4 Reformas Fiscales 2012: Anexo 20, Continuación - Configurar Régimen fiscal en el Concepto También podrás configurar el régimen fiscal a nivel del Concepto. Para ello ve al menú Configuración, opción Conceptos. Abre el concepto y especifica el Régimen Fiscal que utilizarás. Además, se creó la etiqueta %\//Compac/Encabezado/MGW10008/Funciones f_regimenfiscal\% por si deseas incluirla en la plantilla de formato amigable. Esta plantilla buscará el valor primero en el Concepto, si no existe dato, entonces, buscará el valor dentro de Configuración General de la empresa. - Lugar de expedición y Método de pago De acuerdo a las modificaciones realizadas al Anexo 20, al iniciar la captura de los movimientos, automáticamente se desplegará la ventana Información Adicional, donde podrás indicar tanto el Lugar de expedición como el Método de pago del documento, además de otros datos. Por omisión, el Lugar de expedición se tomará del Domicilio de la empresa, y estará conformada por los siguientes datos: Calle, Num ext, Num int, Colonia, Codigo postal, Municipio, Ciudad, Estado y País de forma concatenada. Cabe aclarar que este campo aceptará hasta un máximo de 250 caracteres. En caso de que el domicilio esté vacío, enviará el mensaje correspondiente. Si el concepto tiene asignada alguna sucursal, entonces, se tomará la información de la sucursal; esta misma información se incluirá en el XML. Importante: Los campos Condición de pago y Método de pago se eliminan de la ventana Emitir/Timbrar. Continúa en la siguiente página 4

5 Reformas Fiscales 2012: Anexo 20, Continuación Además, por omisión, al crear un concepto nuevo, el sistema asignará como Método de pago por omisión la opción No identificado. Cuando no se asigne un método de pago, al guardar los datos del concepto el sistema enviará el siguiente mensaje: Importante: Si ya se tienen conceptos con otro método de pago asignado, dicho método permanece según lo haya asignado el usuario. Si existen conceptos de la versión anterior con la opción Transferencia podrás cambiarlos a la opción No identificado. Continúa en la siguiente página 5

6 Reformas Fiscales 2012: Anexo 20, Continuación - Validación de versión Anexo 20 para CFDI/CFD Dentro de los conceptos se podrá indicar en qué versión deseas que se genere el archivo XML para la emisión de documentos. Si manejas CFDI podrás optar por la versión 3.0 o 3.2.Si manejas CFD, podrás optar por la versión 2.0 o 2.2. Para definir la versión a utilizar ve al menú Configuración, opción Conceptos, selecciona el concepto, haz clic en el botón 8. Configurar el Concepto como CFDI y en el campo VERSIÓN ANEXO 20 DEL SAT selecciona la opción deseada. Continúa en la siguiente página 6

7 Reformas Fiscales 2012: Anexo 20, Continuación Importante: Al día 9 de enero (fecha de de liberación de AdminPAQ) el SAT aún tenía pendiente autorizar la certificación de CONTPAQ i para que éste timbre con la versión 3.2 del Anexo 20, por lo tanto, si configuraste tu concepto con la versión 3.2 y quieres timbrar en los primeros días del año, es posible que se muestre el siguiente mensaje: Error de PAC: Los comprobantes con versión 3.2 aún no pueden ser timbrados, intente con versión 3.0. En este caso se recomienda timbrar con la versión 3.0. Recuerda que la versión 3.2 es opcional del 01 de enero al 30 de junio de Una vez que el SAT autorice el timbrado, podrás utilizar la versión 3.2. Consideraciones de las versiones: Para las versiones 2.2 y 3.2, la unidad asumida por omisión para los Productos será Pieza y para las facturas será Servicio, en los recibos de honorarios será Honorario y en las notas de cargo y crédito, se utilizará el valor No aplica. - Almacén Digital A partir de esta versión, el Almacén Digital podrá recibir documentos de las versiones 2.0, 2.2, Importante AdminPAQ no valida el uso de la versión del esquema 2.2 de CFD en documentos con fecha del Por lo anterior, te recomendamos revisar que la fecha de tu computadora y del documento a emitir sea la correcta, ya que si se tiene una fecha del 2011 podrías facturar documentos de ese año con el esquema 2.2 de CFD lo que sería fiscalmente incorrecto. 7

8 Complemento donatarias C514 Beneficio Se agregó el complemento correspondiente para la recepción de donaciones. Configuración El manejo de facturación para las instituciones que reciben donativos requiere de ciertos datos específicos, los cuales podrán ser capturados gracias al complemento Donatarias. Para hacer la configuración, realiza lo siguiente: 1. Configuración General Dentro de la Configuración General pestaña Complementos se agregan los campos Leyenda 1 y Leyenda 2. Al unir el contenido de estos campos, en el XML se mostrará la leyenda para donatarias. Si no se captura nada en las 2 leyendas el mensaje que se mostrará por omisión será el siguiente: "Este comprobante ampara un donativo, el cual será destinado por la donataria a los fines propios de su objeto social. En el caso de que los bienes donados hayan sido deducidos previamente para los efectos del impuesto sobre la renta, este donativo no es deducible. La reproducción no autorizada de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales." Es decir si se genera el documento con una versión de esquema 2011 (2.0 o 3.0) se usará el complemento donatarias 1.0 y si se usa la versión de esquema 2012 (2.2 o 3.2) se usara la versión 1.1, es esta versión de donatarias la que usa el texto capturado en el concepto. Continúa en la siguiente página 8

9 Complemento donatarias, Continuación 2. Configuración del concepto Posteriormente deberás actualizar el concepto que actualmente estás usando, o bien, generar un nuevo concepto y marcar la casilla Complemento Donatarias. 3. Definición de nuevas plantillas Además, se generaron nuevas plantillas para la impresión de documentos que incluyan este complemento. Podrás definir alguna de estas plantillas para el concepto. 9

10 Complemento Educativo C538 Beneficio A partir de esta versión el campo Autorización o reconocimiento también puede capturarse en el catálogo servicios. Configuración Para capturar la autorización o reconocimiento del nivel educativo, ve al menú Catálogos, opción Servicios; selecciona el código del servicio que deseas configurar y ve a la pestaña <Complemento> y selecciona el Complemento Educativo: Importante: El sistema buscará primero la autorización capturada en el catálogo servicios. En caso de no haber capturado la Autorización o reconocimiento en el servicio, se tomará el capturado en la Configuración general. 10

11 Aviso al SAT de la cancelación de CFDI C379 / C , , Beneficio A partir de esta versión podrás notificar al SAT, de forma masiva, la cancelación de timbres que has tenido en un determinado rango de fechas. Procedimiento El procedimiento que debes realizar para cancelar un CFDI es: Cancelar el CFDI en AdminPAQ. Notificar al SAT sobre dicha cancelación. Cancelación de CFDI en AdminPAQ Para cancelar un CFDI en AdminPAQ deberás realizar lo siguiente: Abre el documento que quieres cancelar. Ve al menú que tiene el nombre del tipo de documento (Ejemplo: Factura). Selecciona la opción Cancelar Documento. Al realizar la cancelación con esta opción, toma en cuenta lo siguiente: Notificación al SAT Una vez cancelado el documento en AdminPAQ, deberás notificar al SAT sobre dicha cancelación; para ello, realiza lo siguiente: Ve al menú Archivos y selecciona la opción Aviso al SAT de la Cancelación Masiva de CFDI. Selecciona el rango de fechas de los CFDI cancelados en AdminPAQ que deseas cancelar ante el SAT. Selecciona el Concepto de los CFDI a cancelar. Captura la contraseña del certificado. Haz clic en el botón Cancelar Timbres. Nota: Si utilizas diferentes certificados (cada uno asignado a conceptos diferentes) en una misma empresa, deberás realizar la cancelación por cada uno de los Conceptos. Este proceso considerará un máximo de 500 timbres. 11 Continúa en la siguiente página

12 Aviso al SAT de la cancelación de CFDI, Continuación Opción solo disponible si Esta opción únicamente se mostrará en el menú cuando hayas realizado lo siguiente: Registrar tu sistema Habilitar el manejo de Comprobantes Fiscales Digitales De lo contrario, no será posible observar y ejecutar este proceso. Después de registrar el sistema y habilitar el manejo de Comprobantes Fiscales Digitales reingresa a AdminPAQ. Bitácora y acuse Cuando termine el proceso, se generará una bitácora con los resultados de la cancelación en la ruta de la empresa y en la carpeta Timbres Cancelados se generará el Acuse con extensión XML. Acuses en el SAT Los acuses que realices en el portal del SAT (antes de este proceso) no se podrán extraer en el archivo XML en la ruta Timbres Cancelados. Si tienes más de un certificado Si utilizas diferentes certificados (cada uno asignado a conceptos diferentes) en una misma empresa, no selecciones la opción Todos en el campo Concepto sino que deberás realizar la cancelación por cada uno de los Conceptos. Reporte UUID En el reporte del listado de UUID (menú Reportes, Hoja electrónica) podrás consultar la liga para ver el XML de acuse de cancelación Error al cancelar Si existe un error al cancelar un CFDI, el servidor del SAT regresará el siguiente mensaje: Error al Intentar Cancelar El servicio de cancelación del SAT no está disponible, por favor intente más tarde. Importante: La conexión al servidor para las cancelaciones de CFDI depende del SAT y no del PAC. Otra alternativa para cancelar Si por algún motivo recibes un error al cancelar desde AdminPAQ seguirás teniendo la alternativa de cancelar CFDI directamente en el servidor del SAT. 12

13 Fecha de cancelación en documentos C , , Beneficio A partir de esta versión, al crear una póliza de un documento cancelado, esta tendrá la fecha de cancelación. En versiones anteriores, al crear una póliza de un documento cancelado, la póliza mostraba la fecha de creación del documento y no la fecha de cancelación. 13

14 Nuevas Addendas C535 Beneficio Ahora AdminPAQ cuenta con nuevas addendas, de tal forma que podrás emitir comprobantes fiscales digitales de acuerdo a dichas addendas. Nuevas addendas En esta versión se agregaron las siguientes addendas: Aluprint Documento Addendas Para ver cómo configurar estas addendas y muchas otras disponibles consulta el documento Listado de Addendas y Complementos ubicado en el grupo de Ayuda de AdminPAQ. 14

15 Nuevas Etiquetas en Formato Amigable Beneficio Ahora AdminPAQ cuenta con nuevas etiquetas para impresión de CFD/CFDI/CBB en formato amigable. Nuevas etiquetas En esta versión se agregaron las siguientes etiquetas: Descripción LUGAR DE EXPEDICIÓN Nota: Esta etiqueta se puede utilizar solo para la versión 2.2 de CFD y 3.2 de CFDI. NÚMERO DE CUENTA PAGO Nomenclatura para plantilla %INVOICE_LUGAR_EXPEDICION% %INVOICE_NUM_CTA_PAGO% Nota: Esta etiqueta se puede utilizar solo para la versión 2.2 de CFD y 3.2 de CFDI. 15

16 Mejoras Addendas Folio - Caso D D D y otros A partir de esta versión, en la addenda Elektra el campo IVAPCT se calcula de forma correcta. Ahora, en la addenda Chedraui XML 7.1 se hicieron opcionales los campos Identificador del impuesto (taxcategory) e Indicador de cargos o descuentos consolidados (TotalAllowanceCharge). En esta versión, en la addenda Volkswagen: El campo Tipo de Cambio se extrae de la base de datos. En versiones anteriores, este campo era de captura. Se eliminó el namespace del SAT en el nodo Addenda para CFDI en el proceso de entrega. En versiones anteriores al validar el CFDI en el validador de Volkswagen se recibía un error. Otros casos: D , D D y otros A partir de esta versión, en la addenda Chedraui Texto Pipes se agregaron los campos GLN del Emisor, GLN Receptor, Localidad Del Receptor y GLN del Lugar de Entrega. Ahora, en la addenda Soriana: Se agregó el lugar de entrega 9 - CDS Salinas Victoria City. Se agregó la tienda 485 Jerez. Se cambió el nombre de la tienda 528 Confecciones y maquilas HM por 528 Chilpancingo. Además, al seleccionar la tienda 5521 Villa Hermosa perecederos o 97 Juventud, la emisión se realiza de forma correcta; en la versión anterior, al seleccionar dicha tienda e intentar emitir, el sistema indicaba que no se habían capturado datos requeridos. D y otros D D Otros casos: D , , , D , D , , D , En esta versión, en la addenda Calimax se agregaron las siguientes tiendas: 61 - DIAZ ORDAZ 62 - TERRAZAS DEL VALLE GASTELUM II de noviembre Otros casos: D , , A partir de esta versión, en el campo Referencia de la OC Factura de la addenda Lamosa Factura solo se permiten capturar 15 datos numéricos. Ahora, en la addenda Alsuper se agregaron las siguientes tiendas: Alsuper Store Campus= Alsuper Store Cerro Grande= Alsuper Store Las Torres=

17 Factura Electrónica Folio - Caso D y otros Ahora, al entregar un documento utilizando el formato amigable se visualiza de forma correcta la fecha y hora de certificación. En la versión anterior, al entregar el documento, el sistema enviaba el mensaje: Error: Fecha y hora de certificación diciembre :00:00 D y otros D D y otros Otros casos: , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , A partir de esta versión solo se toma por omisión la impresora para la entrega masiva de CFD, CFDI o CBB; por lo tanto, en la entrega individual se permite seleccionar la impresora y el número de copias. Otros casos: , , , , , , , , , , , , , , , , , , , En esta versión se valida de forma correcta la contraseña al realizar una devolución de factura desde la ventana de facturación; por lo que la emisión se realiza sin inconvenientes. En esta versión se permite la ejecución del proceso Emisión masiva para todos los usuarios que tengan asignado los permisos de acceso a dicho proceso. En la versión anterior, si el usuario no pertenecía al grupo SUPERVISOR enviaba el mensaje: Error access violation at address 009bdcb5 in module "cc3250.dll". Read of address D D7755 Otros casos: En esta versión, en el Complemento Educativo el campo RFC de quien realiza el pago siempre se muestra en mayúsculas en el XML. En versiones anteriores, si este campo se capturaba en minúsculas así se mostraba en el XML lo que provocaba un error. En esta versión, al entregar la Factura CBB en Formato Amigable se realiza la impresión a HTML de forma correcta. En al versión anterior, al emitir el CBB con el formato amigable, el sistema enviaba el mensaje: Este programa no puede mostrar la página web. Documentos Folio - Caso D7733 D y otros En esta versión, al generar un documento de pago o nota de crédito para un cliente con moneda dólares, se asigna de forma correcta la moneda del cliente al documento de abono. En esta versión se permite la copia del número de serie de un producto desde un archivo de texto al capturar una compra. Otros casos: D y otros El archivo PDF ya se genera con la estructura adecuada al realizar la entrega de los documentos en dicho formato. Otros casos: ,

18 Productos Folio - Caso D7715 Ahora, en el catálogo productos no se muestra la opción para el Complemento de Educativo ya que este es únicamente para Servicios. Reportes Folio - Caso D Ahora, el reporte Saldos de documentos por cliente muestra el saldo correcto en el total del cliente. En versiones anteriores, no se mostraba de forma correcta el saldo ya que no se descontaban los abonos del cliente. D7719 D A partir de esta versión, en el Informe mensual al SAT se muestra la información correcta del campo Efecto del Comprobante para los recibos de honorarios. En esta versión al ejecutar el reporte Estado de cuenta de Proveedores, el cálculo del saldo actual se realiza de forma correcta sin importar el rango de fechas seleccionado. En versiones anteriores al ejecutar el reporte al final del ejercicio se mostraba un saldo distinto al ejecutar el mismo reporte con fecha de inicio del ejercicio siguiente. D Ahora, cuando en el reporte Informe Mensual al SAT incluye notas de crédito, estas incluyen de forma correcta el RFC del cliente. En la versión anterior, al ejecutar este reporte, no se enviaba el RFC del cliente en las Notas de crédito. Hoja Electrónica Folio - Caso D y otros En esta versión el modelo de la Hoja Electrónica Exportación de catálogos muestra de forma correcta todas las columnas de la hoja Clientes; también muestra la hoja Proveedores. La versión anterior tenía algunas columnas ocultas en la hoja Clientes y la hoja Proveedores no se mostraba. Otros casos: ,

19 Problemas y sus soluciones comunes Caracteres no válidos, antivirus y firewalls Problema Al hacer búsquedas no se respetan los rangos indicados en los filtros. Causa Los campos que involucran índices en las búsquedas no pueden incluir los siguientes caracteres especiales: Símbolo Nombre Símbolo Nombre Símbolo Nombre Comillas, Coma ^ Circunflejo / Barra ; Punto y coma Apóstrofe \ Barra invertida : Dos puntos Diéresis * Asterisco # Doble cruceta & Amperson? Signos de < > Mayor que y Acento grave interrogación menor que Pipe % Porcentaje Comilla simple ~ Tilde Solución Evite utilizar los caracteres mencionados en los campos que se utilicen en búsquedas. Antivirus y Firewalls Se recomienda utilizar antivirus y firewalls que manejen exclusiones, de lo contrario, tendrán conflicto con el funcionamiento de los sistemas CONTPAQ i. Esta configuración deberá consultarla con el proveedor del antivirus instalado. Las exclusiones son: Servidor de licencias y AdminPAQ. También se configurarán los puertos de comunicación necesarios. Esto aplica para todos los modos de instalación. Además, en el Servidor se recomienda indicar la ruta donde se encuentra la base de datos. Ejemplo: <C:\CompacW>. Campos en Addendas Para mayor información sobre los datos a capturar de una Addenda en particular, consulta el layout proporcionado por el proveedor de la Addenda, en donde vendrá a detalle el tipo de dato, la longitud, si es obligatorio o no, el campo que debes ingresar. Nota: Al liberarse una nueva Addenda en AdminPAQ, se agrega la documentación detallada sobre la utilización de la misma en la versión de la Carta Técnica correspondiente. 19

20 Captura de Pedimentos Captura de Pedimentos Recuerda: Cuando captures un pedimento siguiendo el esquema del anexo 20 se debe considerar lo siguiente: Pedimento: 15 posiciones numéricas por cada pedimento. Fecha de Pedimento: formato dd/mm/aaaa. Aduana: Nombre de la Aduana (No usar caracteres especiales). L.I. Erika Valdes Líder de producto AdminPAQ I.S.C. Marco A. Muñoz Mora Herramientas de Conocimiento 9 de enero de 2012 Envía tu opinión a: conocimiento@contpaqi.com 20