Manual. firma de correo electrónico Manuales de marca Interfaces digitales

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María Carmen Maldonado Casado
hace 8 años
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1 Manual firma de correo electrónico Manuales de marca Interfaces digitales

2 Justificación A través de la historia de la humanidad, los signos y los símbolos que hemos dejado grabados en el tiempo son las huellas que nos representan. Hemos desarrollado técnicas para marcar territorios, rebaños y todo lo que nos pertenece. Pero hoy, luego del desarrollo de las civilizaciones, evolucionamos esta práctica al uso de la firma como la forma por excelencia de representar nuestra autoría, así como nuestra responsabilidad con lo que expresamos. De acuerdo con lo anteriormente expresado, presentamos la forma correcta para firmar las comunicaciones emitidas a través del correo electrónico corporativo, partiendo del hecho de que detrás de nuestras palabras, es EPM la que se está comunicando. En este sentido, debemos procurar siempre en cada actuación o comunicación, ratificar los valores de la empresa y los atributos de nuestra marca. Firmar es una forma de validar nuestras palabras y de dar identidad gráfica y personalidad a la información que producimos. Terminar un texto con nuestro nombre es una demostración de transparencia, responsabilidad, confiabilidad y compromiso con lo expresado. Por eso en el contexto laboral además de ser una forma de representarnos a nosotros mismos, es la manera de representar a EPM. Una de las formas de firmar en EPM es a través del correo electrónico, pero cómo debemos firmar? Para poder adquirir un reconocimiento y una identidad visual a través de nuestra firma electrónica, esta debe tener una estructura repetible, imitable y transferible, que pueda responder a las posibles preguntas que tenga el destinatario de nuestro mensaje, por lo que se vuelve importante entonces responder en dicha firma a las siguientes preguntas: quiénes somos, a quién representamos y dónde pueden encontrarnos (tanto a los empleados como a EPM). 2

Pero hoy, luego del desarrollo de las civilizaciones, evolucionamos esta práctica al uso de la firma como la forma por excelencia de representar nuestra autoría, así como nuestra responsabilidad con

3 Manuales de marca Interfaces digitales Firma correo electrónico Cada huella que dejamos, muestra lo que somos y lo que nos identifica

4 Firma para Empleados de EPM y filiales del Grupo EPM La firma para correo electrónico de EPM pretende resolver de forma clara y precisa las principales necesidades de información que el destinatario pueda requerir, como son: quién me escribe?, qué hace? y cómo me contacto con él?. Podrá haber otras preguntas, pero el sitio web, el correo electrónico, la línea de atención y la opción de asesoría virtual son la puerta de entrada para resolver cualquier necesidad, convirtiéndose en un excelente punto de contacto. Preferimos usar el logo de EPM con el cierre de nuestros servicios, como un referente claro de lo que hacemos y generar un contexto menos local y más internacional. Tambien agrupamos la información para crear una jerarquía que permita identificar rapidamente la información requerida. Información de los campos Remitente: Escribe tu nombre en este campo, no uses seudónimos, apodos, diminutivos o adaptaciones. Cargo: Ubica el nombre de tu cargo, sin incluir la categoría salarial a la que perteneces. Dependencia: Escribe el nombre de la dependiencia para la que trabajas, según la estructura organizacional vigente. Correo electrónico: Utiliza únicamente el correo corporativo asignado por Informática, no uses ningún correo personal. Teléfono: Utiliza los indicativos de pais(+57 para Colombia) y de región o ciudad (4 para Medellín y el resto de Antioquia), luego el número telefónico. Fax: Si no posees fax en tu puesto de trabajo, relaciona el fax de tu dependencia. Móvil: Si tu celular es corporativo, debes publicar el número en la firma de correo. 4

. Podrá haber otras preguntas, pero el sitio web, el correo electrónico, la línea de atención y la opción de asesoría virtual son la puerta de entrada para resolver cualquier necesidad,

5 Firma para Contratistas Es importante ser claros con nuestros grupos de interés y sobre todo identificarnos correctamente ante ellos. Por este motivo y con el propósito de resaltar a nuestros contratistas y la labor que desempeñan para nuestra organización, la firma deberá dar cuenta del empleador; es decir, la firma contratista en la que se labora. Así mismo, la naturaleza de servidor público, a la cual pertenecen los funcionarios de EPM, tiene implicaciones jurídicas que requieren una identificación clara y explícita y que en consecuencia, hace necesaria la diferenciación con quienes no son servidores públicos. Somos una gran red, somos parte de la cadena, pero debemos ser transparentes en nuestras comunicaciones. Información de los campos Remitente: Escribe tu nombre en este campo, no uses seudónimos, apodos, diminutivos o adaptaciones. Cargo: Ubica el nombre de tu cargo, sin incluir la categoría salarial a la que perteneces. Identificación como contratista: Escribe la palabra Contratista seguida del nombre de tu empresa, no ubiques en ningún lugar el logotipo de ésta. Dependencia: Escribe el nombre de la dependiencia para la que trabajas, según la estructura organizacional vigente. Correo electrónico: Utiliza únicamente el correo corporativo asignado por la Subdirección Tecnología de Información, no uses ningún correo personal. Teléfono: Utiliza los indicativos de pais (+57 para Colombia) y de región o ciudad (4 para Medellín y el resto de Antioquia), luego el número telefónico. Fax: Si no posees fax en tu puesto de trabajo, relaciona el fax de tu dependencia. Móvil: Si tu celular es corporativo, debes publicar el número en la firma de correo. 5

6 Manuales de marca Interfaces digitales Firma correo electrónico Paso a paso para implementar la firma Paso 1 Ingresa, sigue los pasos y copia la firma Ingresa a esta página 6

Ingresa, sigue los pasos y copia la firma Ingresa a esta

7 Paso a paso para implementar la firma Paso 2 Ingresa a la configuración de firma en Outlook 2.1. Ingresa al programa Outlook y crea un mensaje nuevo, así: 2.2. Haz clic en la opción firma: 7

8 Paso a paso para implementar la firma Paso 3 Crea una nueva firma y pega la firma que copiaste 3. Crea la nueva firma, dale un nombre y selecciona para cuáles correos quieres aplicarla: 8

9 Paso a paso para implementar la firma Paso 4 Pega la firma, remplaza los datos y listo. 4. Pega la firma y remplaza los datos del ejemplo por los tuyos. Por favor no cambies el diseño ni el formato. IMPORTANTE: Si eres jefe, no es necesario que escribas el nombre de la dependencia, únicamente tu cargo. Ejemplo: Ana María González Gómez Subdirectora Identidad Empresarial 9

10 Recomendaciones gráficas 1. Por ningún motivo, alteres la estructura gráfica de la firma para correo, mantén los formatos preestablecidos. 2. No cambies el tipo de letra, los tamaños, ni los colores. Únicamente remplaza los datos. 3. La tipografía que debes usar en el cuerpo del correo es: Trebuchet MS con un tamaño de 12pt., según la gráfica: 10

formatos preestablecidos. 2. No cambies el tipo de letra, los tamaños, ni los colores.

Prácticas no permitidas 1. No uses logotipos de terceros, certificaciones o reconocimientos obtenidos. 2. No uses íconos o elementos gráficos que no se encuentren originalmente en la firma de EPM. 3.

11 Prácticas no permitidas 1. No uses logotipos de terceros, certificaciones o reconocimientos obtenidos. 2. No uses íconos o elementos gráficos que no se encuentren originalmente en la firma de EPM. 3. No uses fondos, texturas, tramas, colores sólidos e imágenes. Debes usar únicamente fondo blanco para facilitar la correcta visualización del mensaje. 4. No escribas mensajes que representen ideales propios y no muevas ningún elemento de su posición. 5. El logo de EPM es suficiente, no escribas nuevamente Empresas Públicas de Medellín. 6. No uses mayúsculas sostenidas. El diseño de la firma ya tiene las jerarquías requeridas. 11

Debes usar únicamente fondo blanco para facilitar la correcta visualización del mensaje. 4.

12 Te invitamos a seguir todas las recomendaciones establecidas en este manual, con el fin de mantener nuestra identidad y una coherencia visual que refleje correctamente nuestros atributos de marca. Vicepresidencia Comunicación y Relaciones Corporativas Gerencia Identidad Corporativa Equipo Mercadeo Interactivo Versión

correctamente nuestros atributos de marca.

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