Universidad Nacional Experimental De Guayana Vicerrectorado Académico Coordinación General de Pregrado Coordinación de Pasantías

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1 Universidad Nacional Experimental De Guayana Vicerrectorado Académico Coordinación General de Pregrado Coordinación de Pasantías F. I. José Tineo Rodríguez DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES REALIZADOS EN LA FIRMA INDIVIDUAL JOSÉ TINEO RODRÍGUEZ Informe Final de Pasantía Presentado Para Optar al Título de Licenciada en Contaduría Publica Lcda. Yndira Sánchez Tutor Académico Lcdo. José Tineo Rodríguez Tutor Industrial Bachiller: Rayzamar Gutiérrez C.I Pasante Ciudad Bolívar, Febrero 2013

2 INDICE PÁG INTRODUCCION... 4 CAPITULO I DIAGNOSTICO DE LA ORGANIZACION 1.1 Identificación de la Organización Reseña Histórica Misión Visión Objetivo Organizacional Descripción de la Unidad donde se Desarrolló la Pasantía Organigrama CAPITULO II PROBLEMAS OBSERVADOS 2.1 Problemas observados en la Empresa CAPITULO III OBJETIVOS DE LA PASANTÍA 3.1 Objetivo General Objetivo Especifico Explicación del Plan Inicial de Trabajo.. 10 CAPITULO IV LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO ACORDADO 4.1 Logros del plan de trabajo acordado Organización y Clasificación de los Documentos Inserción de Facturas de Compras y Ventas en el sistema Gálac Declaración del Impuesto al Valor Agregado Declaración de Retenciones de IVA Declaración de Retenciones de ISLR Contabilización de Documentos

3 4.1.7 Elaboración y Actualización de los libros Contables Facturación FACILIDADES Y DIFICULTADES 5.1 Facilidades Dificultades. 18 CAPITULO VI APRECIACION DE CONOCIMIENTOS 6.1 Conocimientos adquiridos durante el proceso de Pasantía.. 19 CONCLUSIONES RECOMENDACIONES REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ANEXOS 24 3

4 INTRODUCCION La pasantía realizada ofrece al estudiante una perspectiva real y clara de lo que será su desempeño como Contador Público, complementando así su formación profesional. Del mismo modo, permite que el pasante adquiera confianza y seguridad en sí mismo y en los conocimientos suministrados en la Universidad Nacional Experimental de Guayana. La organización seleccionada para llevar a cabo las actividades de pasantía es una Firma Contable Individual (Firma Personal) que lleva por denominación la de su único propietario José Tineo Rodríguez. Esta ofrece un servicio profesional a las pequeñas y medianas empresas de cualquier índole, consciente de las necesidades diarias de sus clientes, en lo que respecta al área contable, financiera, administrativa y fiscal, que tienen cavidad en nuestro país, la firma cuenta con un personal altamente capacitado en el tema. El proceso de pasantía se llevó a cabo conforme a lo establecido en el plan de trabajo, iniciando este proceso contable con la recepción de los documentos, para la elaboración de los libros de Compras y Ventas, seguidamente las declaraciones de Impuesto al Valor Agregado (IVA) ante el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT) así como también las retenciones de Impuesto Sobre La Renta (ISLR), por último, la contabilización de los documentos, fundamentado siempre en las normativas y reglamentos establecidos en el código orgánico tributario, Código de Comercio Venezolano, la Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y la Ley de ISLR. Todos los objetivos fueron alcanzados satisfactoriamente con el cumplimiento del plan de trabajo planificado. Una recomendación para la casa de estudio, es que siga con la formación académica de profesionales con un alto nivel de preparación, que le permita un buen desempeño en el campo laboral y que estos destaquen en su profesión. 4

5 A través de la tecnología, se ha podido aportar nuevos métodos para el avance del desarrollo de las organizaciones, dichos progresos permiten que sus labores a realizarse en las empresas sean más eficiente y efectiva a través de la automatización de los sistemas contables. Los sistemas computarizados son fundamentales dentro de cualquier institución por cuanto ellos permiten mejorar los procesos realizados dentro de la empresa. El presente informe se encuentra estructurado siguiendo la labor y las experiencias del pasante en la organización durante el tiempo de pasantía. Partiendo desde el diagnóstico de la empresa u organización en la cual se desarrolló la pasantía (identificación, Reseña Histórica, misión, visión, objetivo organizacional y estructura) los problemas observados, los objetivos de la pasantía, los logros alcanzados del plan de trabajo y las variables que hayan ocurrido, facilidades y dificultades, apreciación sobre los conocimientos adquiridos. 5

6 CAPITULO I DIAGNOSTICO DE LA ORGANIZACION 1.1 Identificación de la Organización: La Organización objeto de la Pasantía es la Firma Individual José Tineo Rodríguez que ofrece servicios contables, consciente de las necesidades diarias de sus clientes y de la importancia de que cuenten con una asesoría integral en las distintas áreas que conforman el desarrollo de su actividad económica y que permiten que sus objetivos y metas sean alcanzados con un alto nivel de excelencia, eficiencia y efectividad. Esto contando con una amplia experiencia en las áreas de asesoría tributaria, contable y financiera, integradas con el respectivo soporte legal aplicable a cada caso en concreto. 1.2 Reseña Histórica: La Firma Contable Individual José Tineo Rodríguez fue constituida en la República Bolivariana de Venezuela, e inicia sus operaciones el 2 de Julio del año 1996, en el edificio Gino Local 7, Piso 1, carrera 5 con Av. Rotaria, Ciudad Bolívar, Estado Bolívar. Es una organización de servicio privado, de carácter individual (Firma Personal), que tiene por objeto prestar no solo asesoría en materia gerencial, tributaria y contable sino también realizar auditorías, informes financieros, certificación de ingresos, registros y análisis contables, además de distribuir programas computarizados financieros y tributarios de la sociedad anónima Informática Tributaria (Infotax), bajo la marca comercial Gálac Software. La Oficina ha sido concebida para responder a las necesidades que tienen los comerciantes de la localidad de contar con un servicio contable capaz de controlar sus operaciones monetarias, protegiendo su patrimonio y permitiendo el cumplimiento de 6

7 las obligaciones mercantiles y tributarias apegadas a normas y leyes Venezolanas vigentes, además de ofrecer información precisa y confiable sobre la situación económica, financiera y fiscal de las empresas. 1.3 Misión: Brindar servicios de asesoría contable y administrativa a las diversas empresas para que cumplan precisamente con los requisitos legales establecidos en el país y de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. 1.4 Visión: Evolucionar en los servicios de asesoría integral que ofrece la Firma Contable, con el mismo dinamismo con que evolucionan sus clientes, de manera que se adecue a sus necesidades y que de esta forma los mismos vean satisfechos sus requerimientos a través de la organización. 1.5 Objetivo Organizacional: Ofrecer y prestar servicios profesionales de asesoría en materia contable y administrativa, tanto a personas naturales como jurídicas. 1.6 Descripción de la Unidad donde se Desarrolló la Pasantía: El Proceso de Pasantía se realizó en el Departamento de Contabilidad; éste es el encargado de recopilar, clasificar, organizar, contabilizar y registrar todos los documentos mercantiles derivados de las transacciones comerciales y ejecutados por la cartera de clientes que maneja la empresa, a través de actividades como la Declaración del Impuesto al Valor Agregado, Declaración de Impuesto sobre la Renta, realización de libros de compras y Ventas, así como también mantener actualizados los libros legales (Libro de Diario, Mayor, Inventarios, Actas, entre otros); en síntesis este departamento realiza todas las actividades contables-fiscales que son objeto de la traducción de las operaciones que realiza el cliente. 7

8 1.7 Estructura General de la Organización Organigrama CONTADOR SECRETARIA ASISTENTE CONTABLE AUXILIAR 1 AUXILIAR 2 PASANTE Fuente: Firma Contable Individual José Tineo Rodríguez 8

9 CAPITULO II PROBLEMAS OBSERVADOS 2.1 Problemas Observados en la Empresa: La Firma Individual José Tineo Rodríguez presentaba al inicio del Proceso de pasantía la necesidad de la actualización de los Libros Legales (Diario, Mayor y de Inventario), pertenecientes a las empresas que forman parte de su cartera de clientes, una de las causas es la falta de personal para la realización de esta actividad. La consecuencia de este problema es la sanción por incumplimiento con lo establecido en el Código de Comercio Venezolano por parte del ente encargado de la fiscalización (Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria SENIAT). 9

10 CAPITULO III OBJETIVOS DE LA PASANTIA 3.1 Objetivo General: Ampliar Mediante los conocimientos adquiridos las habilidades y destrezas en la Firma Individual José Tineo Rodríguez en el manejo del programa Gálac Software en los procesos contables de los contribuyentes. 3.2 Objetivos Específicos: Recibir la inducción del programa a través del tutor industrial. Realizar los registros de Facturas de compra y venta de los contribuyentes en el Sistema. Ejecutar las retenciones de IVA e ISLR. Realizar Declaraciones de IVA en el Portal del SENIAT Elaboración y actualización de los libros Diario, Mayor e Inventario. Realizar el Registro Contable de las Empresas. Desarrollar las Actualizaciones de los libros contables obligatorios. Emitir a los Clientes sus comprobantes de pago. 3.3 Plan Inicial de Trabajo: En el plan Inicial de trabajo se Observa de manera detallada cada una de las actividades programadas que el pasante deberá desarrollar en la Organización durante 10

11 el periodo de las pasantías, con la finalidad de asignar las tareas, funciones y responsabilidades del pasante, para garantizar la aplicación de los conocimientos Teóricos y prácticos que ha adquirido durante su formación académica Las actividades fijadas en el plan inicial de trabajo fueron las siguientes: - Organizar y Clasificar de los Documentos. - Insertar Facturas de Compras y Ventas en el sistema Gálac - Declarar del Impuesto al Valor Agregado. - Elaborar Libros de Compras y Ventas. - Declarar Retenciones de IVA. - Declarar Retenciones de ISLR. - Contabilizar Documentos. - Elaborar y Actualizar los libros Contables (Diario, Mayor, Actas e Inventario). - Facturar. 11

12 CAPITULO IV LOGROS DEL PLAN DEL TRABAJO 4.1 Logros del Plan de Trabajo Acordado: Haciendo cumplimiento a lo previamente establecido en el plan de trabajo, se pudo lograr de manera satisfactoria los objetivos y cada una de las actividades planificadas, gracias al apoyo brindado por parte del personal que labora en la firma y el asesoramiento de los tutores (tutor industrial y el tutor académico). Las actividades realizadas se desarrollaron en base a la elaboración de las operaciones que manejan los contribuyentes dentro de las diferentes empresas el cual se describe lo siguiente: Organización y clasificación de documentos: Consiste en la revisión de los documentos suministrados por los clientes, ordenando de manera secuencial y cronológica las facturas de ventas, compras y gastos, clasificándolos con el fin de determinar los que cumplan con la Ley del IVA y la providencia 0257, para la realización de los libros de compra y venta. Para la ejecución de la actividad fue necesario reconocer los elementos que constituyen una factura: - Contener denominación de Factura Numeración Consecutiva y Única - Numero de Control Impreso 12

13 - Total de los Números de Control asignados expresado de la siguiente manera desde el Nº. hasta el Nº - Nombre y Apellido o Razón Social, domicilio Fiscal y Registro Único de Información Fiscal (RIF) del emisor. - Fecha de Emisión, constituida por ocho (8) dígitos. - Descripción del bien o de la prestación del servicio - Si se trata de un bien o servicio exento, exonerado o no gravado deberá aparecer a lado de la descripción o de su precio el carácter (E) separado por un espacio en blanco y entre paréntesis Inserción de Facturas y Libros de Compra y Ventas: Libros de Compras: Consiste en procesar las facturas de compras y gastos en el sistema Galac Software IVA correspondientes al periodo contable que se va a declarar; - Se procede a insertar los datos de las factura como lo son: El número de factura, número de control, nombre del proveedor, fecha de emisión de la factura, mes de aplicación y base imponible, automáticamente el sistema hace el cálculo del monto IVA según la alícuota y el monto total de la operación. - Una vez registrada la factura el sistema genera un comprobante de compras, donde se le asignará la cuenta contable correspondiente al gasto o compra, dependiendo del servicio o bien adquirido. - Seguidamente, se generan los libros de compras Automáticamente, donde se especifica lo que se declarara ante el SENIAT a través de la planilla forma 0030, a fin de detallar el crédito fiscal aprovechado en el mes correspondiente. 13

14 Libros de Ventas - Consiste en insertar en el sistema Galac las facturas de ventas y los reportes de máquinas fiscales del periodo a declarar, cumpliendo con el orden de fecha y correlativo de facturas, - Se procede a insertar los datos de la facturas de ventas como lo son: el Número de factura, numero de control, nombre del cliente, fecha de emisión, y base imponible, automáticamente el sistema hace el cálculo del monto IVA según la alícuota y el monto total de la operación. - Consecutivamente, se genera el libro de ventas, donde se especifica lo que se declarara ante el SENIAT a través de la planilla forma 0030, a fin de detallar el débito Fiscal del mes Declaración del Impuesto al Valor Agregado (IVA) El programa Gálac Software IVA mediante su sistema ejecuta de forma automatizada la elaboración de la planilla de IVA forma 0030, la cual antes de imprimir el borrador de los contribuyentes se evalúa lo siguiente: - Cotejar que los datos procesados de los débitos y créditos fiscales sean exactamente igual a la factura. - Una vez realizada la verificación de los datos se procede a imprimir el borrador de la planilla IVA forma 0030 para que esta sea presentada en el portal del SENIAT en su tiempo estipulado. Cabe mencionar que el deber de los contribuyentes es presentar su planilla de forma personal, no puede dejar en manos de terceros su responsabilidad. 14

15 4.1.4 Declaración de retenciones de ISLR Cumpliendo con lo establecido en la Ley de ISLR y el decreto 1808, se declara de manera electrónica a través del portal del SENIAT, los sueldos y salarios, conjuntamente con las retenciones de ISLR efectuados por las empresas por aquellas actividades que la ley establezca para su retención. Se inserta un comprobante en el programa Galac Software Retenciones llenando las celdas correspondientes: - Nombre del proveedor - Fecha de Pago - Mes/ Año de Aplicación - Nº de Referencia - Nombre del Documento - Nº de Control - Código de Retención según actividad - % de Retención - Monto de la operación - Base Imponible Una vez llenado el comprobante con estos datos se procede a Grabar y automáticamente exportamos la declaración mensual a través de un archivo de Excel con formato XML. Para realizar su declaración electrónica a través del portal del SENIAT, a continuación los pasos a seguir: Se selecciona el tipo de persona( jurídica o natural), el usuario y la clave para el acceder a la cuenta de la empresa, Se selecciona el proceso tributario de Retenciones de ISRL, en la opción Retención Mensual y finalmente se elige Salarios y Otras Retenciones Muestra los datos completos del contribuyente y dos opciones, para la continuación del proceso sí o no; si la respuesta es sí, se inserta el mes y año a declarar. Seleccionar si en el periodo se realizaron 15

16 operaciones y examine el archivo XML, se acepta el archivo si es el correcto y por último se hace efectiva la declaración Declaración de Retenciones de IVA: Se debe verificar que cada compra tenga inmersa el comprobante de retenciones IVA objeto de la descripción de la factura para que este proceso sea conjunto al momento de ser insertados en el programa. Cabe mencionar que este proceso debe incluir el cálculo del pago de la retención quincenal para efectos de su declaración según estipulado por el ente recaudador de impuestos (SENIAT), esta presentación del comprobante de retenciones de IVA debe ser manejado de acuerdo al calendario fiscal del contribuyente. Una Vez Insertadas la compras en el Programa Galac Software IVA con sus respectivas retenciones procedemos a generar automáticamente la Declaración Informativa, seleccionamos la quincena a ejecutar y seguidamente importamos el archivo al portal del SENIAT para la declaración respectiva Contabilizar los Documentos: Consiste en registrar en el sistema Galac Contabilidad todos aquellos documentos (Recibos) que no generen IVA y que están sujetos a ser contabilizados ya que corresponden a los gastos incurridos por las empresas, estos pueden ser fijos o variables. Entre los documentos que no generan IVA se encuentra la cancelación de nómina, se emite un comprobante detallando los pagos que realizó la empresa a sus empleados, donde se le cargan las asignaciones (salario, horas extras diurnas, nocturnas, bonos, días feriados, comisiones, entre otras) y se le abonan las deducciones (préstamos, pagares, inasistencias, retenciones de Seguro Social Obligatorio (SSO); Régimen Prestacional de Empleo (RPE); Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda (FAOV). En el caso de que existan liquidaciones, se le asigna un nuevo comprobante donde se asienta el gasto correspondiente causado por las prestaciones sociales, vacaciones y utilidades. De igual manera se realiza la 16

17 contabilización de Estados de Cuentas Bancarios, Retención ISLR, Pólizas de Seguros, entre otros Elaboración y Actualización de los Libros Contables (Diario, Mayor, Actas e Inventario: Luego de estudiar y darle solución a la problemática presentada al inicio de la pasantía, en cuanto a la desactualización de los libros contables exigidos por el Código de Comercio de Venezuela, se les solicitó a cada uno de los clientes de la firma consignar Hojas continuas las cuales fueron foliadas y selladas por el Registro Mercantil, esto permitió agilizar el proceso y se procedió a imprimir cada uno de los libros de las empresas, también se asignaron a varias personas para la impresión de los libros mensuales Facturación: Consiste en Realizar en el Gálac Software Administrativo un comprobante de pago (Factura Fiscal) a cada uno de los clientes de la firma, donde se refleja la cancelación del total de honorarios profesionales, tomando en consideración lo establecido en la providencia administrativa 071 que establece las Normas Generales de Emisión de Facturas y Otros Documentos. Según Gaceta Oficial nº de fecha 8 de noviembre de Para la inserción de dicho comprobante se toma en cuenta lo siguiente: Consultamos primero el mes que el cliente va a cancelar, seguidamente insertamos la factura correspondiente y llenamos cada una de las celdas con sus datos (Fecha, Nombre del Cliente, código concepto, monto a cancelar sin IVA), automáticamente el sistema realiza el cálculo del porcentaje del IVA, luego se Grabar e Imprimir. 17

18 CAPITULO V FACILIDADES Y DIFICULTADES 5.1 Facilidades - La Firma Cuenta con un personal altamente capacitado el área contable. - Cuenta con un Programa Financiero - Tributario (Gálac Software) que facilita el trabajo contable permitiendo con ello realizar todas y cada una de operaciones mercantiles más eficiente y eficaz en el menor tiempo posible para el personal que labora dentro de la firma. - El programa Gálac Software está adaptado a los lineamientos dictados por el ente SENIAT el cual es actualizado simultáneamente con la vigencia de ley. - La Firma Tiene una amplia cartera de clientes. 5.2 Dificultades Dentro del desarrollo de la pasantía en La Firma Individual José Tineo Rodríguez no hubo Dificultad alguna ya que la información suministrada por el contador es oportuna y satisfactoria acorde a las actividades efectuadas. Sin Embargo pude constatar lo siguiente: - La Impuntualidad y orden de los clientes a la hora de llevar las carpetas de compra y ventas para las declaraciones de IVA, ya que no son llevadas a tiempo y dificulta su resultado óptimo. 18

19 CAPITULO VI APRECIACION DE CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS 6.1 Conocimientos adquiridos durante el proceso de pasantía: Durante el periodo de Pasantías se ejecutó una serie de actividades tomando en consideración las pautas asignadas para el cumplimiento de las mismas, reforzando lo aprendido en las áreas de la universidad orientadas al cumplimiento de las normas legales Venezolanas, las cuales fueron de suma importancia poner en practica todos los conocimientos adquiridos a largo del proceso de aprendizaje obtenido en la UNEG. El equipo de trabajo donde se realizó la pasantía apoyo en todo momento al proceso de aprendizaje y colaboro en el periodo de pasantías. 19

20 CONCLUSIÓNES Mediante la aplicación de los conocimientos técnicos previos, se llevan a cabo con éxito las actividades realizadas en el transcurrido proceso de pasantías realizadas en la F.I. José Tineo Rodríguez. La experiencia adquirida proporcionó las habilidades necesarias para el desenvolvimiento en el ámbito laboral, así como el desarrollo de las relaciones interpersonales con el grupo de trabajo. Los procedimientos contables se realizaron de manera exitosa como lo fue el clasificar, ordenar, registrar y asentar todos los documentos en el programa Gálac Software, elaborando libros de compras y ventas según lo establecido en el Código de Comercio Venezolano, así como emitir los reportes contables, cumpliendo satisfactoriamente con los objeticos específicos planteados. La problemática que se presentó al inicio de la pasantía, sobre la desactualización de los libros legales de las empresas a las que se les presta el servicio y la demora en los clientes cuando deben llevar la información requerida para realizar los registros contables y poder dar respuesta de manera oportuna a las declaraciones estipuladas según la legislación tributaria fueron resueltas en la totalidad de forma satisfactoria. Las Pasantías permiten que el estudiante conozca y se familiarice con las actividades que se desarrollan en el campo laboral, logrando de esta manera que se puedan aplicar las herramientas y conocimientos propios de la contaduría que fueron adquiridos durante la formación académica en la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG). 20

21 RECOMENDACIONES - Dictar charlas periódicas a los estudiantes sobre todo lo referente a leyes, reglamentos y demás normativas asociadas a la carrera. - Ofrecer una educación siempre enfocada en la realidad del campo laboral, para obtener una base cada vez más firme adaptándose con mayor facilidad al ámbito de trabajo. - Permanezcan actualizados en el ámbito contable, financiero y Fiscal con el fin de optimizar los servicios prestados a sus clientes. - Asesorar a los clientes con respecto a sus deberes como contribuyente, para evitar problemáticas y retrasos de los documentos mercantiles que estos suministran a la empresa. - Realizar cursos para mejorar el desempeño de los empleados y mantener actualizadas sus actividades de acuerdo a la legislación venezolana. 21

22 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS - Ley del Impuesto al Valor Agregado. Gaceta oficial nº de fecha 01 de septiembre Ley de impuesto sobre la renta. Gaceta oficial del 16 de febrero de Código de comercio. Gaceta nº 475 extraordinaria del 21 de diciembre de Providencia Administrativa 071 que establece las Normas Generales de Emisión de Facturas y Otros Documentos. Según Gaceta Oficial nº de fecha 8 de noviembre de

23 ANEXOS 23

24 24

25 Inserción de facturas de Compras y Ventas en el Programa Galac IVA 25

26 Borrador Planillla de IVA Forma

27 Insercion de Retenciones de ISLR 27

28 Insercion de Comprobantes Contables 28

29 Facturacion en el programa Gálac Administrativo 29