DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN LA ASOCIACIÓN COOPERATIVA LOS CONTABLE, RL CIUDAD BOLIVAR-ESTADO BOLIVAR

Transcripción

1 Universidad Nacional Experimental De Guayana Vicerrectorado Académico Coordinación General de Pregrado Coordinación de Pasantías DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN LA ASOCIACIÓN COOPERATIVA LOS CONTABLE, RL CIUDAD BOLIVAR-ESTADO BOLIVAR Informe Final de Pasantía Presentado Para Optar al Título de Licenciada en Contaduría Pública Bachiller: Diogerlyn Anziani C.I Pasante CIUDAD BOLÍVAR, JUNIO DE

2 Ciudad Bolívar, 2 junio 2013

3 INDICE Pág. INTRODUCCION 5 DIAGNOSTICO DE LA ORGANIZACION 1.1 Identificación de la Organización Reseña Histórica Misión Visión Objetivo Organizacional Descripción de la Unidad donde se Desarrolló la Pasantía Organigrama 9 PROBLEMAS OBSERVADOS 2.1 Problemas observados en la Empresa 10 OBJETIVOS DE LA PASANTÍA 3.1 Objetivo General Objetivo Especifico Explicación del Plan Inicial de Trabajo 12 LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO ACORDADO 4.1 Logros del plan de trabajo acordado Organización y Clasificación de los Documentos Inserción de Facturas de Compras y Ventas en el sistema Gálac Declaración del Impuesto al Valor Agregado Contabilización de Documentos Elaboración y Actualización de los libros Contables Facturación 17 3

4 FACILIDADES Y DIFICULTADES 5.1 Facilidades Dificultades 18 APRECIACION DE CONOCIMIENTOS 6.1 Conocimientos adquiridos durante el proceso de Pasantía 19 CONCLUSIONES 20 RECOMENDACIONES REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 22 ANEXOS 23 4

5 INTRODUCCIÓN La Asociación Cooperativa Los Contables, R.L., surge de la iniciativa de un grupo de profesionales que desarrollan el trabajo de revisión, análisis e interpretación del sistema contable, administrativo y tributario de una organización, tiene su domicilio legal en Ciudad Bolívar, Estado Bolívar. La Asociación Cooperativa Los Contables, R.L., centra su actividad en la prestación de servicios profesional basados, en el control Administrativo y Contable de su clientela, teniendo como lineamiento general los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Las Normas de Información Financiera, entre otros. Considera específicamente la revisión, ejecución, presentación del sistema contable, administrativo, al igual que la asesoría en materia tributaria y jurídica. El presente informe tiene como finalidad cumplir con uno de los requisitos formales para optar al título de Técnico Superior Universitario en la Carrera de Administración de Empresas y Contaduría Pública y además dar a conocer las actividades desarrolladas en la Instancia Administrativa, Asociación Cooperativa Los Contables, R.L. desarrolladas en Ciudad Bolívar, Estado Bolívar. Todos los objetivos fueron alcanzados satisfactoriamente con el cumplimiento del plan de trabajo planificado. Una recomendación para la casa de estudio, es que siga con la formación académica de profesionales con un alto nivel de preparación, que le permita un buen desempeño en el campo laboral y que estos desea través de la tecnología, se ha podido aportar nuevos métodos para el avance del desarrollo de las organizaciones, dichos progresos permiten que sus labores a realizarse en las empresas sean más eficiente y efectiva a través de la automatización de los sistemas 5

6 contables. Los sistemas computarizados son fundamentales dentro de cualquier institución por cuanto ellos permiten mejorar los procesos realizados dentro de la empresa. El presente informe se encuentra estructurado siguiendo la labor y las experiencias del pasante en la organización durante el tiempo de pasantía. Partiendo desde el diagnóstico de la empresa u organización en la cual se desarrolló la pasantía (identificación, Reseña Histórica, misión, visión, objetivo organizacional y estructura) los problemas observados, los objetivos de la pasantía, los logros alcanzados del plan de trabajo y las variables que hayan ocurrido, facilidades y dificultades, apreciación sobre los conocimientos adquiridos. Taquen en su profesión. 6

7 DIAGNOSTICO DE LA ORGANIZACION 1.1 Identificación de la Organización: La Organización objeto de la Pasantía La Asociación Cooperativa Los Contables, R.L., que ofrece servicios contables, consciente de las necesidades diarias de sus clientes y de la importancia de que cuenten con una asesoría integral en las distintas áreas que conforman el desarrollo de su actividad económica y que permiten que sus objetivos y metas sean alcanzados con un alto nivel de excelencia, eficiencia y efectividad. Esto contando con una amplia experiencia en las áreas de asesoría tributaria, contable y financiera, integradas con el respectivo soporte legal aplicable a cada caso en concreto. 1.2 Reseña Histórica: La Asociación Cooperativa Los Contables, R.L. Fue constituida en Septiembre de 2005, en el Registro Inmobiliario del Municipio Autónomo Heres del Estado Bolívar está constituida por un grupo de profesionales en materia, contable, administrativa y jurídica, y se encuentra ubicada, en la Avenida 17 de Diciembre, Centro Comercial Angostura, Primer Piso, Oficina A- 4, Ciudad Bolívar, Estado Bolívar. 1.3 Misión: Brindar servicios de asesoría contable y administrativa a las diversas empresas para que cumplan precisamente con los requisitos legales establecidos en el país y de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. 7

8 1.4 Visión: Evolucionar en los servicios de asesoría integral que ofrece la Firma Contable, con el mismo dinamismo con que evolucionan sus clientes, de manera que se adecue a sus necesidades y que de esta forma los mismos vean satisfechos sus requerimientos a través de la organización. 1.5 Objetivo Organizacional: Ofrecer y prestar servicios profesionales de asesoría en materia contable y administrativa, tanto a personas naturales como jurídicas. 1.6 Descripción de la Unidad donde se Desarrolló la Pasantía: Las pasantías se realizaron bajo la supervisión directa de la Lic. Livis Vidal como presidente y de un analista contable. En la Instancia Administrativa de la Cooperativa en esta área se establecen los principios, políticas, normas, métodos y procedimientos necesarios para el logro de una óptima administración de las empresas a quienes se les presta el servicio. Además de evaluar y controlar los procedimientos administrativos y contables, aprueba y certifica los documentos, asesoramiento en materia administrativa y contable, se establecen los lineamientos para el desarrollo de los procesos administrativos y contables de la empresa, de los deberes legales de la empresa e informa a los clientes sobre aquellas disposiciones legales, normativas vigentes que regulan los actos administrativos y contables. 8

9 1.7 Estructura General de la Organización Organigrama Presidente Asesor Legal Vice Presidente Instancia Administrativa Instancia Educativa Instancia de Control y Evaluación Asistente Contable Secretario Secretario Estructura Organizacional de la Asociación Cooperativa Los Contables, R.L Fuente: Asociación Cooperativa Los Contables, R.L 9

10 PROBLEMAS OBSERVADOS 2.1 Problemas Observados en la Empresa: Asociación Cooperativa Los Contables, R.L presentaba al inicio del Proceso de pasantía la necesidad de la actualización de los Libros Legales (Diario, Mayor y de Inventario), pertenecientes a las empresas que forman parte de su cartera de clientes, una de las causas es la falta de personal para la realización de esta actividad. La consecuencia de este problema es la sanción por incumplimiento con lo establecido en el Código de Comercio Venezolano por parte del ente encargado de la fiscalización (Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria SENIAT). 10

11 OBJETIVOS DE LA PASANTIA 3.1 Objetivo General: Ampliar Mediante los conocimientos adquiridos las habilidades y destrezas en la en Asociación Cooperativa Los Contables, R.L el manejo del programa Gálac Software en los procesos contables de los contribuyentes. 3.2 Objetivos Específicos: Asesoramiento en materia Contable, Administrativa y Jurídica de una organización. Manejo y análisis de la información de las actividades comerciales realizadas por la organización. Contribuir al alcance de soluciones de incidencias o necesidades requeridas para el éxito de los procesos Administrativos y Contables de una organización. Registrar, resumir, analizar, preparar, interpretar y proporcionar informaciones comprensibles y eficientes de los documentos y Estados Financieros de una organización. Asesoramiento acerca de los lineamientos de elaboración y presentación de facturas. Registro y Control de los Libros Contables exigidos por el Servicio de Información Aduanera y Tributaria (SENIAT). Declaración mensual por el Portal On-Line del Servicio Nacional de Información Aduanera y Tributaria (SENIAT) del tributo Impuesto al Valor Agregado y del Impuesto Sobre la Renta de Personas Naturales y Jurídicas. Elaboración de la Declaración de Ingresos Brutos Anuales. 11

12 Estados Financieros. Balances Personales y Certificaciones de Ingresos para personas Naturales. 3.3 Plan Inicial de Trabajo: En el plan Inicial de trabajo se Observa de manera detallada cada una de las actividades programadas que el pasante deberá desarrollar en la Organización durante el periodo de las pasantías, con la finalidad de asignar las tareas, funciones y responsabilidades del pasante, para garantizar la aplicación de los conocimientos Teóricos y prácticos que ha adquirido durante su formación académica Las actividades fijadas en el plan inicial de trabajo fueron las siguientes: - Organizar de Documentos. - Insertar Facturas de Compras y Ventas en el sistema Gálac - Declarar del Impuesto al Valor Agregado. - Elaborar Libros de Compras y Ventas. - Contabilizar Documentos. - Elaborar y Actualizar los libros Contables (Diario, Mayor, Actas e Inventario). - Facturar. 12

13 LOGROS DEL PLAN DEL TRABAJO 4.1 Logros del Plan de Trabajo Acordado: Haciendo cumplimiento a lo previamente establecido en el plan de trabajo, se pudo lograr de manera satisfactoria los objetivos y cada una de las actividades planificadas, gracias al apoyo brindado por parte del personal que labora en la firma y el asesoramiento de los tutores (tutor industrial y el tutor académico). Las actividades realizadas se desarrollaron en base a la elaboración de las operaciones que manejan los contribuyentes dentro de las diferentes empresas el cual se describe lo siguiente: Organización y clasificación de documentos: Consiste en la revisión de los documentos suministrados por los clientes, ordenando de manera secuencial y cronológica las facturas de ventas, compras y gastos, clasificándolos con el fin de determinar los que cumplan con la Ley del IVA y la providencia 0257, para la realización de los libros de compra y venta. Para la ejecución de la actividad fue necesario reconocer los elementos que constituyen una factura: - Contener denominación de Factura Numeración Consecutiva y Única - Numero de Control Impreso 13

14 - Total de los Números de Control asignados expresado de la siguiente manera desde el Nº. hasta el Nº - Nombre y Apellido o Razón Social, domicilio Fiscal y Registro Único de Información Fiscal (RIF) del emisor. - Fecha de Emisión, constituida por ocho (8) dígitos. - Descripción del bien o de la prestación del servicio - Si se trata de un bien o servicio exento, exonerado o no gravado deberá aparecer a lado de la descripción o de su precio el carácter (E) separado por un espacio en blanco y entre paréntesis Inserción de Facturas y Libros de Compra y Ventas: Libros de Compras: Consiste en procesar las facturas de compras y gastos en el sistema Galac Software IVA correspondientes al periodo contable que se va a declarar; - Se procede a insertar los datos de las factura como lo son: El número de factura, número de control, nombre del proveedor, fecha de emisión de la factura, mes de aplicación y base imponible, automáticamente el sistema hace el cálculo del monto IVA según la alícuota y el monto total de la operación. - Una vez registrada la factura el sistema genera un comprobante de compras, donde se le asignará la cuenta contable correspondiente al gasto o compra, dependiendo del servicio o bien adquirido. 14

15 - Seguidamente, se generan los libros de compras Automáticamente, donde se especifica lo que se declarara ante el SENIAT a través de la planilla forma 0030, a fin de detallar el crédito fiscal aprovechado en el mes correspondiente. Libros de Ventas - Consiste en insertar en el sistema Galac las facturas de ventas y los reportes de máquinas fiscales del periodo a declarar, cumpliendo con el orden de fecha y correlativo de facturas, - Se procede a insertar los datos de la facturas de ventas como lo son: el Número de factura, numero de control, nombre del cliente, fecha de emisión, y base imponible, automáticamente el sistema hace el cálculo del monto IVA según la alícuota y el monto total de la operación. - Consecutivamente, se genera el libro de ventas, donde se especifica lo que se declarara ante el SENIAT a través de la planilla forma 0030, a fin de detallar el débito Fiscal del mes Declaración del Impuesto al Valor Agregado (IVA) El programa Gálac Software IVA mediante su sistema ejecuta de forma automatizada la elaboración de la planilla de IVA forma 0030, la cual antes de imprimir el borrador de los contribuyentes se evalúa lo siguiente: - Cotejar que los datos procesados de los débitos y créditos fiscales sean exactamente igual a la factura. - Una vez realizada la verificación de los datos se procede a imprimir el borrador de la planilla IVA forma 0030 para que esta sea presentada en el portal del SENIAT en su tiempo estipulado. 15

16 Cabe mencionar que el deber de los contribuyentes es presentar su planilla de forma personal, no puede dejar en manos de terceros su responsabilidad Contabilizar los Documentos: Consiste en registrar en el sistema Galac Contabilidad todos aquellos documentos (Recibos) que no generen IVA y que están sujetos a ser contabilizados ya que corresponden a los gastos incurridos por las empresas, estos pueden ser fijos o variables. Entre los documentos que no generan IVA se encuentra la cancelación de nómina, se emite un comprobante detallando los pagos que realizó la empresa a sus empleados, donde se le cargan las asignaciones (salario, horas extras diurnas, nocturnas, bonos, días feriados, comisiones, entre otras) y se le abonan las deducciones (préstamos, pagares, inasistencias, retenciones de Seguro Social Obligatorio (SSO); Régimen Prestacional de Empleo (RPE); Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda (FAOV). En el caso de que existan liquidaciones, se le asigna un nuevo comprobante donde se asienta el gasto correspondiente causado por las prestaciones sociales, vacaciones y utilidades. De igual manera se realiza la contabilización de Estados de Cuentas Bancarios, Retención ISLR, Pólizas de Seguros, entre otros Elaboración y Actualización de los Libros Contables (Diario, Mayor, Actas e Inventario: Luego de estudiar y darle solución a la problemática presentada al inicio de la pasantía, en cuanto a la desactualización de los libros contables exigidos por el Código de Comercio de Venezuela, se les solicitó a cada uno de los clientes de la firma consignar Hojas continuas las cuales fueron foliadas y selladas por el Registro 16

17 Mercantil, esto permitió agilizar el proceso y se procedió a imprimir cada uno de los libros de las empresas, también se asignaron a varias personas para la impresión de los libros mensuales Facturación: Consiste en Realizar en el Gálac Software Administrativo un comprobante de pago (Factura Fiscal) a cada uno de los clientes de la firma, donde se refleja la cancelación del total de honorarios profesionales, tomando en consideración lo establecido en la providencia administrativa 071 que establece las Normas Generales de Emisión de Facturas y Otros Documentos. Según Gaceta Oficial nº de fecha 8 de noviembre de Para la inserción de dicho comprobante se toma en cuenta lo siguiente: Consultamos primero el mes que el cliente va a cancelar, seguidamente insertamos la factura correspondiente y llenamos cada una de las celdas con sus datos (Fecha, Nombre del Cliente, código concepto, monto a cancelar sin IVA), automáticamente el sistema realiza el cálculo del porcentaje del IVA, luego se Grabar e Imprimir. 17

18 FACILIDADES Y DIFICULTADES 5.1 Facilidades - La Cooperativa Cuenta con un personal altamente capacitado el área contable. - Cuenta con un Programa Financiero - Tributario (Gálac Software) que facilita el trabajo contable permitiendo con ello realizar todas y cada una de operaciones mercantiles más eficiente y eficaz en el menor tiempo posible para el personal que labora dentro de la firma. - El programa Gálac Software está adaptado a los lineamientos dictados por el ente SENIAT el cual es actualizado simultáneamente con la vigencia de ley. - La Cooperativa Tiene una amplia cartera de clientes. 5.2 Dificultades Dentro del desarrollo de la pasantía en La Asociación Cooperativa Los Contables, R.L.no hubo Dificultad alguna ya que la información suministrada por el contador es oportuna y satisfactoria acorde a las actividades efectuadas. Sin Embargo pude constatar lo siguiente: - La Impuntualidad y orden de los clientes a la hora de llevar las carpetas de compra y ventas para las declaraciones de IVA, ya que no son llevadas a tiempo y dificulta su resultado óptimo. 18

19 APRECIACION DE CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS 6.1 Conocimientos adquiridos durante el proceso de pasantía: Durante el periodo de Pasantías se ejecutó una serie de actividades tomando en consideración las pautas asignadas para el cumplimiento de las mismas, reforzando lo aprendido en las áreas de la universidad orientadas al cumplimiento de las normas legales Venezolanas, las cuales fueron de suma importancia poner en práctica todos los conocimientos adquiridos a largo del proceso de aprendizaje obtenido en la UNEG. El equipo de trabajo donde se realizó la pasantía apoyo en todo momento al proceso de aprendizaje y colaboro en el periodo de pasantías. 19

20 CONCLUSIÓNES Mediante la aplicación de los conocimientos técnicos previos, se llevan a cabo con éxito las actividades realizadas en el transcurrido proceso de pasantías realizadas en la Asociación Cooperativa Los Contables, R.L La experiencia adquirida proporcionó las habilidades necesarias para el desenvolvimiento en el ámbito laboral, así como el desarrollo de las relaciones interpersonales con el grupo de trabajo. Los procedimientos contables se realizaron de manera exitosa como lo fue el clasificar, ordenar, registrar y asentar todos los documentos en el programa Gálac Software, elaborando libros de compras y ventas según lo establecido en el Código de Comercio Venezolano, así como emitir los reportes contables, cumpliendo satisfactoriamente con los objeticos específicos planteados. La problemática que se presentó al inicio de la pasantía, sobre la desactualización de los libros legales de las empresas a las que se les presta el servicio y la demora en los clientes cuando deben llevar la información requerida para realizar los registros contables y poder dar respuesta de manera oportuna a las declaraciones estipuladas según la legislación tributaria fueron resueltas en la totalidad de forma satisfactoria. Las Pasantías permiten que el estudiante conozca y se familiarice con las actividades que se desarrollan en el campo laboral, logrando de esta manera que se puedan aplicar las herramientas y conocimientos propios de la contaduría que fueron adquiridos durante la formación académica en la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG). 20

21 RECOMENDACIONES - Dictar charlas periódicas a los estudiantes sobre todo lo referente a leyes, reglamentos y demás normativas asociadas a la carrera. - Ofrecer una educación siempre enfocada en la realidad del campo laboral, para obtener una base cada vez más firme adaptándose con mayor facilidad al ámbito de trabajo. - Permanezcan actualizados en el ámbito contable, financiero y Fiscal con el fin de optimizar los servicios prestados a sus clientes. - Asesorar a los clientes con respecto a sus deberes como contribuyente, para evitar problemáticas y retrasos de los documentos mercantiles que estos suministran a la empresa. - Realizar cursos para mejorar el desempeño de los empleados y mantener actualizadas sus actividades de acuerdo a la legislación venezolana. 21

22 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS - Ley del Impuesto al Valor Agregado. Gaceta oficial nº de fecha 01 de septiembre Ley de impuesto sobre la renta. Gaceta oficial del 16 de febrero de Código de comercio. Gaceta nº 475 extraordinaria del 21 de diciembre de Providencia Administrativa 071 que establece las Normas Generales de Emisión de Facturas y Otros Documentos. Según Gaceta Oficial nº de fecha 8 de noviembre de

23 ANEXOS 23 1

24 2 24

25 Libro de compras 25 3

26 Libro de venta Borrador de la planilla 26 4

27 5 27