MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL

Transcripción

1 H. AYUNTAMIENTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL OQUITOA, SONORA.

2

3

4 PROCESOS 1.- Sesiones del Ayuntamiento 2.- Informes de Gobierno Municipal 3.- Plan Municipal de Desarrollo 4.- Ingresos Municipales 5.- Ejercicio del Gasto Publico Municipal 6.- Servicios de Gobierno 7.- Servicios Públicos Municipales 8.- Seguridad Pública Municipal 9.- Obras Públicas Municipales 10.- Asistencia Social 11.- Eventos Cívicos y Culturales Eventos Deportivos.

5 PROCESO 1.-: SESIONES DE AYUNTAMIENTO EL procedimiento se sustenta en el acuerdo previo que los integrantes del Ayuntamiento toman, generalmente en las primeras sesiones al inicio de su periodo de gestión, a través del cual se establece el día, hora, lugar y fecha en que habrán de celebrarse las sesiones de Ayuntamiento de carácter ordinario, que por obligación establece la Ley de Gobierno y Administración Municipal. De igual manera para las sesiones de carácter extraordinario y solemne que deban de establecerse para desahogar los asuntos que así lo requieran. Para tal efecto, deberá observarse el siguiente procedimiento: 1.- El Secretario del Ayuntamiento enviara por escrito a todos y cada uno de los integrantes del Ayuntamiento la invitación para la celebración de la reunión. Deberá anexar a dicha invitación la propuesta de agenda de la reunión, así como la información disponible relacionada con los asuntos mas relevantes a desahogar en dicha sesión. 2.- Los integrantes del Ayuntamiento y el Secretario del mismo acuden puntualmente al lugar establecido por la celebración de la sesión. 3.- Para iniciar la reunión, el Presidente Municipal solicita al Secretario del Ayuntamiento verifique la existencia de quórum legal. 4.- Una vez verificada la existencia de quórum legal, el Presidente Municipal declara instalada la sesión; y somete a consideración de los presentes la propuesta de orden del día, para su análisis y aprobación en su caso.

6 5.- Una vez aprobado el orden del día, se procede a desahogar cada uno de los puntos, bajo la conducción del Presidente Municipal. 6.- El Secretario del Ayuntamiento toma nota de los aspectos relevantes en cada uno de los asuntos que se tocan, para su registro en el acta correspondiente. 7.- Una vez desahogados los puntos de la agenda de la reunión, el Presidente Municipal declara clausurada la asamblea. 8.- Por su parte el Secretario del Ayuntamiento redacta el acta correspondiente, misma que habrá de someter a la revisión y autorización de los integrantes del Ayuntamiento en la próxima sesión, De igual manera, procede al seguimiento de cada uno de los acuerdos, para su evaluación correspondiente. DIAGRAMA DE FLUJO Inicio Invitación a Celebración de Verificación de Instalación La reunión la sesión Quórum Legal de sesión Análisis y/o aprobación Toma notas Clausura de De acuerdos Aspectos relevantes la sesión Redacción del Acta correspondiente Término * Manual de Procedimiento.

7 PROCESO 2.-: INFORMES DE GOBIERNO MUNICIPAL El procedimiento se sustenta en el precepto que señala la Ley de Gobierno y Administración Municipal, en el cual se establece la obligación del Presidente Municipal de rendir a la población un informe anual de actividades. Para ello, se deberá observar el siguiente procedimiento: 1.- Los integrantes del Ayuntamiento acuerdan la fecha, lugar y hora para la ceremonia de lectura del Informe de la Administración Municipal. En caso de que el lugar en que se decida celebrar dicha ceremonia no corresponda al palacio municipal, deberán acordar el sitio de referencia y declararse como recinto oficial para este evento. 2.- El Secretario del Ayuntamiento procede a coordinar todas las actividades relacionadas con este evento: elaboración del documento, estrategias para su difusión, invitación y todos los aspectos relacionados con la logística del evento. 3.- El Secretario del Ayuntamiento acuerda con cada uno de los titulares de las dependencias del Ayuntamiento los requerimientos de información necesarios para la elaboración del informe; estableciendo plazos y compromisos. 4.- El Secretario del Ayuntamiento procede a la redacción del Informe de Gobierno. 5.- El documento se somete a consideración de los integrantes del Ayuntamiento para su análisis, discusión y aprobación en su caso.

8 6.- El Presidente Municipal procede a la lectura del Informe, en el marco del evento correspondiente. 7.- El Secretario del Ayuntamiento envía copia del documento al H. Congreso del Estado, e integra un tanto del mismo al Archivo Municipal. De igual manera, remite este documento a las personas y/o dependencias, de conformidad con las instrucciones del Presidente Municipal. DIAGRAMA DE FLUJO Inicio Acuerdo Ceremonia Organización Reunir información Del evento del evento de las dependencias Elaboración Autorización del documento Lectura del De informe por el Ayuntamiento Informe El documento se archiva y se remite Copia al H. congreso del Estado Termino +Manual de Procedimientos.

9 PROCESO 3.- PLAN MUNICIPAL DE DESARROLLO El procedimiento se sustenta en el precepto que señala la Ley de Gobierno y Administración Municipal, en el cual se establece la obligación del Ayuntamiento de elaborar, aprobar y publicar el Plan Municipal de Desarrollo, el cual será la herramienta para su administración. Por lo anterior, se deberá observar el siguiente procedimiento: 1.- Se toma una comisión presidida por el Presidente Municipal para elaborar un diagnostico de la situación vigente del Municipio. 2.- Dicha comisión recopila la demandas de los diversos grupos sociales, con el propósito de que la población exprese sus opiniones sobre de los diferentes temas de su interés. 3.- El comité analiza dichas demandas con el fin de elaborar un instrumento que servirá de base para conformar el documento. 4.- El comité fija objetivos y metas con la perspectiva de los tres años del Ayuntamiento. 5.- Una vez recabada la información necesaria, esta se turna al Secretario del Ayuntamiento para elaborar dicho documento. 6.- El Secretario del Ayuntamiento presenta a los integrantes del Ayuntamiento el documento para su revisión, análisis y/o en su caso su aprobación.

10 7.- Los integrantes del Ayuntamiento en sesión, aprueban el Plan Municipal de Desarrollo. 8.- Una vez aprobado se envía dicho Plan al Boletín Oficial del Gobierno del Estado para su publicación. 9.- Se deja a disposición de la ciudadanía una copia del documento completo para su consulta. DIAGRAMA DE FLUJO Recopilación de las Inicio Diagnostico del demandas de los Análisis de las Municipio diversos grupos demandas Sociales Análisis Aprobación Se fijan objetivos Elaboración del del del Y metas documento documento documento Publicación en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado de Sonora. Archivar y dejar a Disposición una Copia para consulta Manual del Procedimiento. Termino

11 PROCESO 4.-: INGRESOS MUNCIPALES. El procedimiento se sustenta en lo establecido en el artículo 90 de la Ley de Gobierno y Administración Municipal como una de las obligaciones del Tesorero Municipal, de elaborar la Ley y el Presupuesto de Ingresos Municipal. Por lo anterior se elabora el siguiente procedimiento: 1.- El Tesorero Municipal, elabora la Ley y el Presupuesto de Ingresos, en base a lo pronosticado recaudar en impuestos, derechos, productos, aprovechamientos y contribuciones especiales. 2.- Una vez elaborado, el Presidente Municipal, lo presenta ante los integrantes del Ayuntamiento en sesión, para su análisis y aprobación. 3.- Una vez aprobado por los integrantes del Ayuntamiento, el Tesorero Municipal, envía el documento al H. Congreso del Estado para si análisis y aprobación. 4.- El H. Congreso del Estado aprueba la Ley y el Presupuesto de Ingresos para el ejercicio fiscal vigente. 5.- Una vez aprobado por el H. Congreso del Estado, se manda publicar en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado. 6.- El Tesorero Municipal, comienza con la recaudación de los impuestos en base al Presupuesto de Ingresos aprobado.

12 DIAGRAMA DE FLUJO Elaboración de la análisis por los Inicio Ley y Presupuesto integrantes del Aprobación De Ingresos Ayuntamiento Se envía documento Se publica el Al H. Congreso del Aprobación Presupuesto en el Estado para su análisis Boletín Oficial Se comienza con la Recaudación de impuestos Término Manual ds Procedimientos.

13 PROCESO 5.-: EJERCICIO DEL GASTO PÚBLICO MUNICIPAL El procedimiento se sustenta en lo establecido en el articulo 90 de la Ley de Gobierno y Administración Municipal como una de las obligaciones del Tesorero Municipal, de elaborar el Presupuesto de Egresos Municipal. Para tal efecto, se establece el siguiente procedimiento: 1.- El Tesorero Municipal, elabora el Presupuesto de Egresos en base al Presupuesto de Ingresos aprobado. 2.- Una vez aprobado el Presupuesto de Egresos, el Presidente Municipal lo presenta ante los integrantes el Ayuntamiento, para su análisis y aprobación. 3.- Cuando el Presupuesto de Egresos es aprobado por los integrantes del Ayuntamiento, el Tesorero Municipal, envía copia al H. Congreso del Estado. 4.- El Tesorero Municipal, envía el documento para su publicación en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado. 5.- El Tesorero Municipal comienza a ejercer el gasto. DIAGRAMA DE FLUJO Elaboración del lo analizan los Inicio Presupuesto de integrantes del Aprobación Egresos Ayuntamiento Se envía el Presupuesto Para su publicación Se ejerce el gasto Término En el Boletín Oficial

14 PROCESO 6.-: SERVICIOS DE GOBIERNO. El procedimiento se sustenta en la Ley de Gobierno y Administración Municipal el cual establece como obligación prestar los diversos servicios de gobierno a la comunidad con el fin de mejorar los funciones de los servidores públicos. Para tal efecto, deberá observarse el siguiente procedimiento: 1.- Llega la persona interesada a la recepción de la Secretarïa del Ayuntamiento. 2.- La persona interesada le expone al Secretario del Ayuntamiento el servicio o trámite que requiere. 3.- El Secretario del Ayuntamiento elabora el documento o da respuesta a lo solicitado. 4.- Si es un documento, una vez elaborado, el Secretario del Ayuntamiento lo turna al Presidente Municipal para que lo firme. 5.- El Secretario del Ayuntamiento entrega el documento a la persona interesada. 6.- Si es un documento se guarda copia en el archivo. DIAGRAMA DE FLUJO Llega persona Exposición del Documento Firmas Inicio a la recepción tramite solicitado solicitado Entrega del Se guarda copia Termino Se da respuesta Termino Documento en el archivo a lo solicitado

15 PROCESO 7.-: SERVICIOS PUBLICOS MUNICIPALES El procedimiento se sustenta en lo estipulado en la Ley de Gobierno y Administración Municipal, en su capitulo quinto referente a la prestación de servicios públicos. Por lo anterior, se observa el siguiente procedimiento: 1.- Iniciando la administración, el Presidente Municipal, nombra a las personas encargadas de servicios públicos. 2.- Una vez nombrado. Se distribuyen en los diversos servicios públicos que brinda el Ayuntamiento, tales como panteón, recolección de basura, limpieza de parques y jardines, entre otros. 3.- El Presidente Municipal en conjunto con los integrantes del Ayuntamiento, establece los días en que se prestarán los servicios como son la recolección de basura. 4.- Si existe alguna queja verbal, el jefe de servicios públicos municipal, le da seguimiento para solucionar el problema en el menor tiempo posible. DIAGRAMA DE FLUJO Inicio Nombramiento de los Distribución en los Establecer días de Servidores Públicos diversos servicios la prestación de los Servicios Comienzo de las Seguimiento a queja Respuesta Termino Actividades verbal o sugerencia

16 PROCESO 8.-: SEGURIDAD PÚBLICA MUNICIPAL El procedimiento se sustenta en el precepto de lo estipulado en la Ley de Gobierno y Administración Municipal, en los Reglamentos y el Bando de Policía y Gobierno para el Municipio de Oquitoa. Para tal efecto, se realiza el siguiente procedimiento: 1.- Llega la persona a la recepción de la Comandancia. 2.- El comandante la recibe 3.- El Comandante le toma el testimonio a la persona ofendida. 4.- De ser necesario el Comandante da ordenes de que se acudan al lugar de los hechos. 5.- El Comandante cita a los testigos. 6.- El Comandante carea a los testigos con el inculpado. 7.- El Comandante levanta el acta correspondiente. 8.- El Comandante da lectura al acta. 9.- Una vez leída se asientan las firmas correspondientes y se sella el acta. DIAGRAMA DE FLUJO Llega la persona a la Comandante Toma de Acuden al lugar Inicio Recepción de la la recibe Testimonio de los hechos Comandancia Citan a los Careo Se levanta Lectura Se asientan firmas Termino Testigos el acta del acta y se sella el acta

17 PROCESO 9.-: OBRAS PÚBLICAS MUNICIPALES El procedimiento se sustenta básicamente en el Plan Municipal de Desarrollo elaborado por la Administración Municipal, el cual especifica a tres años las obras a realizar en diversos sectores. Por lo anterior, se realiza el siguiente procedimiento: 1.- En base al Plan Municipal de Desarrollo, el COPLAM analiza la obra a realizarse. 2.- Una vez que analiza el COPLAM la obra a realizar, el Presidente Municipal, lo somete a consideración de cabildo para su aprobación. 3.- Una vez aprobada la obra, se integra el Comité de Participación Social Municipal, que será el encargado de vigilar que la obra vaya ejecutándose en los tiempos establecidos. 4.- El encargado del CEMECOP elabora el expediente técnico de la obra. 5.- Una vez elaborado el expediente técnico, el encargado del CEMECOP lo turna a la Tesorería Municipal para realizarse. 6.- Una vez analizado el expediente, se envía al área técnica para si aprobación. 7.- El Gobierno del Estado, por medio del CECOP libera los recursos destinados para dicha obra. 8.- Se ejecuta la obra. 9.- El encargado de CEMECOP del Municipio envía cada 15 días los avances físicos y financieros de la obra al CECOP Una vez concluida la obra, el encargado del CEMECOP elabora un oficio donde se informa la terminación total de la obra.

18 11.- Finalmente se elabora un acta de entrega-recepción de la obra donde firman los representantes del Comité de Participación Social Municipal, el Presidente Municipal y representante de la Contraloría General del Estado. DIAGRAMA DE FLUJO Inicio Se analiza la obra Aprobación de integración del A realizar Cabildo Comité de Participación Social Municipal Expediente Análisis del Aprobación Liberación de Técnico documento recursos Ejecución de Avances Físicos Oficio Término La obra y financieros de la obra Acta entrega Recepción de la Archivar copia Término Obra del acta Manual de Procedimientos

19 PROCESO 10.-: ASISTENCIA SOCIAL El presente procedimiento se sustenta en los apoyos que se otorgan por medio de las dependencias dedicadas a la asistencia social, con el fin de buscar una mejor calidad de vida para las personas del municipio, Los diversos programas de beneficencia que se realizan están a cargo del DIF MUNICIPAL. Para ello se realiza el siguiente procedimiento: 1.- La Presidenta y Directora del DIF MUNICIPAL acuden a reuniones en el DIF ESTATAL para asesorarse sobre los trámites que se requieren para ejecutar cada programa. 2.- Una vez que se les brinda asesoría, tanto la Presidenta como la Directora de DIF Municipal elaboran un listado de las personas que serán beneficiarias con dicho programa. 3.- La Directora del DIF Municipal convoca a las personas interesadas para darles la información básica sobre el programa a ejecutar. 4.- Seguido se comienza a elaborar las solicitudes de las personas que serán beneficiadas con el programa a realizar. 5.- La Directora del DIF Municipal, envía las solicitudes al DIF Estatal para su validación. 6.- El DIF Estatal envía a la Presidenta y Directora del DIF Municipal la información necesaria para que comience a realizarse el programa.

20 7.- La Presidenta y Directora del DIF Municipal reúnen a las personas inscritas en el programa para informarles el período que abarca el programa y datos generales acerca del mismo. 8.- Inicio del programa por el período que comprende. DIAGRAMA DE FLUJO Asesorias para la Elaboración del Reuniones con las Inicio Presidenta y Directora listado de personas personas para Del DIF Municipal beneficiadas proporcionar Información Elaboración de envio de solicitudes información Solicitudes necesaria comience Realizarse programa Reunen a las personas inscritas inicio del programa termino Para informarles el periodo que Abarca y datos generales

21 PROCESO 11.-: EVENTOS CIVICOS Y CULTURALES El siguiente procedimiento se basa principalmente en las fechas trascendentales que marca la Historia nuestro País, para lo cual se realizan eventos cívicos y culturales los cuales son realizados y organizados por cada órgano de Gobierno. Para tal efecto, se realiza el siguiente procedimiento: 1.- El Director de Acción Cívica y Cultural del Ayuntamiento elabora, previo al evento, las invitaciones para las personas e instituciones que participarán. 2.- Se convoca a la población y se les invita por medio de invitación escrita o verbal. 3.- Una vez acordado el lugar para realizar el evento, el Director de Acción Cívica y Cultural del Ayuntamiento, asigna comisiones para las diversas actividades a realizar. 4.- Seguido el Director de Acción Cívica y Cultural del Ayuntamiento organiza el lugar que ocuparán los principales funcionarios. 5.- El maestro de ceremonia en conjunto con el Director de Acción Cívica y Cultural del Ayuntamiento, organizan a las diferentes instituciones participantes. 6.- El Presidente Municipal inaugura el evento. 7.- Una vez inaugurado el evento, el maestro de ceremonia dirige el programa en el orden antes previsto. 8.- Cuando se termina dicho programa, el Presidente Municipal, clausura el evento.

22 Elaboración invitaciones Entrega de invitacion Inicio personas e instituciones escrita o verbal participantes Se asignan comisiones Para diversas actividades Dir. Acción cívica organiza lugar que ocuparan principales func. Inauguración Maestro de ceremonia dirige clausura Evento programa en el orden previsto del evento termino

23 PROCESO 12.- EVENTOS DEPORTIVOS.- El siguiente procedimiento se basa en lograr que la juventud crezca en un ambiente sano, fomentandoles el deporte. 1.- Visitar escuelas primaria y secundaria a niños de años. 2.- Invitar a participar en entrenamiento. 3.- Seleccionar niños que van a participar 4.- Formar equipo deportivo. 5.- Empezar competencia. 6.- Fin competencia. Visitar Invitar Seleccionar Formar equipo Inicio escuelas entrenamiento deportivo Empezar Competencia fin competencia