UNIVERSIDAD DEL QUINDIO. CIRCULAR No ASUNTO: PROCEDIMIENTO PARA LA SUSCRIPCCION DE CONVENIOS.

Transcripción

1 PARA: PARA TODAS LAS DEPENDENCIAS ASUNTO: PROCEDIMIENTO PARA LA SUSCRIPCCION DE CONVENIOS. Mediante el presente escrito, me permito informarles cuales son los requisitos previos que requiere la Universidad para la suscripción de todo tipo de Convenios para con Entidades y/o instituciones Publicas, como Privadas los cuales se encuentran establecidos en el link del Sistema Integrado de Gestión -Macro proceso Jurídico- en el formato denominado Solicitud de elaboración de convenios y contratos Interinstitucionales, código: A.GJ F.01 del 10 de Febrero de 2012; a continuación relaciono los requisitos: 1. Diligenciar el formato Solicitud de elaboración de Convenios y Contratos Interinstitucionales. 2. Verificar la lista de chequeo, en la cual se indican los documentos que se deben anexar, esta lista de chequeo se encuentra en el formato de solitud de elaboración de Contratos y Convenios 3. Una vez se diligencia dicho formato, se debe anexarle los siguientes documentos: a. Carta de intención, o propuesta presentada por la Universidad o presentada a la Universidad por la otra parte en la cual se manifieste el deseo de suscribir el Convenio. b. Certificado de Disponibilidad Presupuestal o contrapartida, si se comprometen recursos. 1

2 c. Presupuesto aprobado por la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo d. Certificado de existencia y representación legal o el que haga sus veces e. Documentos que acrediten la representación legal de la persona que suscribe el Convenio. f. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del representante legal g. Copia del RUT-NIT. h. Consulta de los Antecedentes disciplinarios y fiscales tanto de la persona jurídica como de su representante legal. i. Consulta de los antecedentes judiciales del representante legal j. Actas adicionales: Plan de financiación acordado para convenios de docentes asistenciales. k. Anexo técnico para Convenios de docentes asistenciales l. Normas y responsabilidades de las partes para Convenios de docentes asistenciales. m. Requisitos establecidos en el capítulo VIII Decreto 1295 de 2010 convenios específicos para oferta de programas. n. Titularidad del registro calificado y responsabilidad del otorgamiento del título para convenios específicos para oferta de programas. o. Manejo financiero y distribución de recursos Convenios específicos para oferta de programas. 2

3 p. Metodología y lugar de desarrollo del programa a ofrecer en Convenio, para Convenios específicos para oferta de programas. q. Visto bueno de la Vicerrectoría Administrativa, si el Convenio tiene implicaciones presupuestales. r. Visto bueno de la Vicerrectoría de Investigaciones si el Convenio es para el desarrollo de investigación. s. Visto bueno del Vicerrector Académico si el Convenio es de movilidad estudiantil, Convenios marco de cooperación, oferta de programas académicos. t. Visto bueno del Coordinación de Practicas Académicas para Convenios de prácticas o pasantías. u. Visto bueno de la Dirección del Centro de Proyección Social y Educación Continuada si se trata de Convenios de oferta de programas de educación continuada. v. Visto bueno. Consejo de Facultad w. Visto bueno Consejo Académico, se Convenio involucra varias facultades x. Visto bueno de la Oficina de Relaciones Internacionales y. Visto bueno de la Oficina Asesora Jurídica 3

4 z. Minuta del Convenio en físico y digital aa. Solicitud de dependencia respectiva, por medio de la cual se remita a la oficina Asesora Jurídica el Convenio para la revisión. Me permito hacerles claridad que si la Entidad con la que se va a suscribir el Convenio es pública, ésta deberá remitir copia del acta de posesión o nombramiento de su representante legal y la copia de la cedula de ciudadanía de su representante; pero si la Entidad es privada deberá anexar el certificado de existencia y representación legal (cámara de comercio) el cual debe tener una expedición no mayor a un mes, copia de la cedula de ciudadanía del representante legal y copia del Rut. También se les sugiere revisar los siguientes documentos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión los cuales le servirán de ilustración para tener una mayor claridad sobre el tipo de Convenio y el procedimiento a seguir. 1. Administración de Convenios y Pasantías: Link Sistema Integrado de Gestión / mapa de procesos / Macro proceso proyección Social / M.PS- 01 Proyección Social: M.PS Administración de convenios o pasantías. 2. Administración de Convenios y Contratos: Link Sistema Integrado de Gestión / mapa de procesos / Macro proceso Jurídico/ código A.GJ Finalmente una vez la Oficina Asesora Jurídica recibe los documentos y revisa el Convenio respectivo y encuentra que se encuentra ajustado a 4

5 derecho procederá a darle el visto bueno, con el fin de remitirlo a la firma respectiva. Cabe mencionar que si la dependencia respectiva no anexa a la solicitud de revisión los documentos anteriores, la Oficina Asesora Jurídica, procederá de inmediato a la devolución de los documentos, y hasta que no se encuentren completos no continuará con el trámite correspondiente. Atentamente, NÉSTOR JAIRO ZAPATA GIL Jefe Oficina Asesora Jurídica Proyectó: J. Jackellinne Castrillón Oficina Asesora Jurídica 5