MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ASIGNACION DE DIETAS PARA EL COMITÉ EJECUTIVO.

Transcripción

1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ASIGNACION DE DIETAS PARA EL COMITÉ EJECUTIVO. 1

2 REGISTRO DE REVISION Y APROBACION. ACTIVIDAD NOMBRE PUESTO FIRMA Cindy Carolina Toscano Mérida Presidenta del Comité No se consigna. Ejecutivo Ítalo Bonatti Batres Secretario del No se consigna. Comité Ejecutivo APROBADO POR: Leonel Amílcar Rivas Garrido Tesorero del No se consigna. Comité Ejecutivo Harold Octavio Meneses González Vocal I del No se consigna. Comité Ejecutivo Joaquín Roberto Wever Arceyuz Vocal II del No se consigna. Comité Ejecutivo SEGÚN PUNTO RESOLUTIVO: Punto cuarto del acta notarial autorizada por el notario César Humberto Martínez Juárez. DE FECHA: 23 de mayo de 2

3 I.) INTRODUCCION El acuerdo A Normas Generales de Control Interno, Normas de Aplicación General Norma 1.2 ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO, Regula: Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Con el propósito de atender una serie de pagos por medio de los fondos asignados y de conformidad con lo que estipula el Acuerdo A de la Contraloría General de Cuentas por medio del cual se aprueban las Normas Generales de Control Interno y específicamente el contenido del numeral 1.10 MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS, en lo relativo a los procesos internos del Departamento Financiero de la Asociación Nacional de Squash, se emite el presente Manual para regular los procedimientos a seguir en el funcionamiento del mismo, con el objetivo de fortalecer la estructura de control interno. El Comité Ejecutivo ha delegado en el Gerente la facultad de proponer al Comité Ejecutivo las políticas, lineamientos, normas, procesos, etc., que contribuyan al Control Interno; tales propuestas deberán ser aprobadas por el Comité Ejecutivo para su implementación. Es también facultad del Gerente General, entre otras: 1.) Promover una cultura organizacional alineada a la visión, misión, valores, ejes y objetivos estratégicos de la Institución. 2.) Gestionar el pago de servicios básicos de las instalaciones deportivas a nivel nacional. 3.) Formular, implementar y actualizar periódicamente manuales de procedimientos, guías de trabajo y otros instrumentos que se requieran para que los procesos administrativo-financieros sean ágiles, transparentes y documentados. 3

4 II.) BASE LEGAL. El artículo 78, del Decreto del Congreso de la República; regula lo siguiente: Dietas: Las retribuciones que el Estado y sus entidades descentralizadas y autónomas paguen a sus servidores públicos en concepto de dietas por formar parte de juntas directivas, consejos directivos, cuerpos consultivos, comisiones, comités asesores y otros de similar naturaleza, no se consideran como salarios y, por lo tanto, no se entenderá que dichos servidores desempeñan por ello más de un cargo público. La fijación de dietas debe autorizarse por acuerdo gubernativo, previo dictamen favorable del Ministerio de Finanzas Públicas, Se exceptúan de esta disposición, las entidades que la ley les otorga plena autonomía, que se rigen por sus propias normas, debiendo informar al Ministerio de Finanzas Públicas sobre dicha fijación. La Constitución Política de la República de Guatemala, regula: Artículo 91. Asignación presupuestaria para el deporte. Es deber del Estado el fomento y la promoción de la educación física y el deporte. Para ese efecto, se destinará una asignación privativa no menor del tres por ciento del Presupuesto General de Ingresos Ordinarios del Estado. De tal asignación el cincuenta por ciento se destinará al sector del deporte federado a través de sus organismos rectores, en la forma que establezca la ley; veinticinco por ciento a educación física, recreación y deportes escolares; y veinticinco por ciento al deporte no federado. Artículo 92. Autonomía del deporte. Se reconoce y garantiza la autonomía del deporte federado a través de sus organismos rectores, Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala y Comité Olímpico Guatemalteco, que tienen personalidad jurídica y patrimonio propio, quedando exonerados de toda clase de impuestos y arbitrios. El Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Ley Nacional para el Desarrollo de la Cultura Física y del Deporte, regula: ARTICULO 98. FEDERACIONES. Las federaciones deportivas nacionales que, en esta ley se llamarán simplemente Federaciones, son la autoridad máxima de su deporte en el sector federado y estarán constituidas por la agrupación de las asociaciones deportivas departamentales del mismo deporte y las ligas, los clubes, equipos o deportistas 4

5 individuales, que practiquen la misma actividad deportiva. Tendrán personalidad jurídica, patrimonio propio, su domicilio en el Departamento de Guatemala, y su sede en la ciudad capital. Ejercerán su autoridad en toda la República, en forma directa o por delegación hecha a las asociaciones deportivas departamentales o asociaciones deportivas municipales de su deporte. ARTICULO 99. INTEGRACION. Es imprescindible para constituirse en federación contar con un mínimo de cinco (5) asociaciones deportivas departamentales afiliadas. Las disciplinas organizadas o que se organicen que no llenen el mínimo mencionado, serán reconocidas bajo denominación de asociaciones deportivas nacionales. Su régimen será el de una asociación deportiva nacional, mientras alcanzan el mínimo citado en el presente artículo y llenen todos los requisitos exigidos en la presente ley. Podrán asistir a las Asambleas Generales con derecho a voz y voto. Para todo lo relacionado con el ámbito internacional serán avaladas por el Comité Olímpico Guatemalteco. Las federaciones que integran la Confederación y que se encuentren constituidas conforme la presente ley, así como las asociaciones deportivas nacionales, son las únicas que pueden ostentar la representación nacional de su deporte en el orden interno, ante las Federaciones Internacionales o cualquiera otra organización deportiva a la cual su deporte esté afiliado o lo haga en el futuro. ARTICULO 100. FUNCIONES. Las federaciones y asociaciones deportivas nacionales tienen como función el gobierno control, fomento, desarrollo, organización, supervisión, fiscalización y reglamentación de su respectivo deporte en todas sus ramas, en el territorio nacional. ARTICULO 101. OBLIGACIONES. Las federaciones y asociaciones deportivas nacionales están obligados a elaborar proyectos anuales de planes de trabajo y de presupuesto siendo estos la base para el plan de la Confederación; asimismo, sus propios estatutos, que deberán contar con el aval de su respectiva Asamblea General, en los que se atenderá el espíritu de la presente ley, desarrollando sus objetivos dentro del deporte de que se trate y, para su vigencia deberán ser aprobados previamente por el Comité Ejecutivo de la Confederación. ARTICULO 102. ORGANIZACION. La organización y el funcionamiento de cada una de las federaciones y asociaciones deportivas nacionales se regularán por las prescripciones de sus estatutos y reglamentos, debiendo contar para su gobierno, obligatoriamente, con lo siguientes Órganos: I. Asamblea General: Es la máxima autoridad conformada con representación de todos los sectores que integren la Federación o la asociación deportiva nacional respectiva y tendrá 5

6 a su cargo la elección de los miembros del Comité Ejecutivo, Órgano Disciplinario y Comisión Técnico-Deportiva, con el voto de por lo menos la mitad más uno de los votos válidos emitidos por los miembros presentes en la Asamblea General. II. Comité Ejecutivo: es el órgano rector que, por delegación de su Asamblea General, ejerce la representación legal de la Federación o la Asociación respectiva dentro de su competencia, de conformidad con lo establecido en esta ley. El comité Ejecutivo se conforma con los siguientes miembros: a. Presidente; b. Secretario; c. Tesorero; d. Vocal Primero; e. Vocal Segundo. III. Órgano Disciplinario: Es el facultado para conocer las faltas en que incurran sus afiliados y se conforma con los siguientes miembros: a. Presidente; b. Secretario: c. Vocal; d. Vocal Suplente; IV. Comisión Técnico-Deportiva: Es la instancia a cargo de la asesoría, programación, fiscalización y apoyo en materia técnica en la rama deportiva especifica. Se integrará con tres (3) miembros de reconocida capacidad y experiencia en la materia deportiva de que se trate. ARTICULO 142. AUTORIZACIONES: Todos los gastos deberán ser autorizados por los Comités Ejecutivos: Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, Federaciones y Asociaciones Deportivas Nacionales, Asociaciones Deportivas Departamentales y demás entes afiliados. Cuando se trate de gastos imprevistos que no excedan de mil quetzales (Q.1,000.00), los podrá autorizar el Presidente de la entidad correspondiente, debiendo informar en la sesión siguiente al Pleno del Comité Ejecutivo. Todos los fondos que perciban las entidades deportivas se depositarán en los Bancos del sistema y los pagos se harán mediante cheques firmados por el Presidente y Tesorero del Comité Ejecutivo. 6

7 ARTICULO 195. DEFINICION: Dirigente Deportivo es aquella persona que desempeña un cargo ad-honorem en el deporte federado y mientras dure su gestión no puede desempeñar ningún puesto remunerado en las entidades deportivas. ESTATUTOS DE LA CONFEDERACION DEPORTIVA AUTONOMA DE GUATEMALA: TITULO VI, DISPOSICIONES ESPECIALES, CAPITULO I RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES DEL DIRIGENTE DEPORTIVO regula: ARTICULO 57. Los dirigentes deportivos al ejercer sus cargos ad-honorem no podrán prestar sus servicios a ninguna institución del deporte federado. Podrán recibir viáticos, gastos de representación y dietas que puedan corresponderle de conformidad con las normas, procedimientos y leyes específicas aplicables. III.) NORMAS PARA LA ASIGNACION DE DIETAS Y FORMA DE PAGO: 1.) Podrán recibir retribuciones en concepto de dietas los miembros del Comité Ejecutivo de la Asociación Nacional de Squash. 2.) La dieta consiste en una retribución por la participación de tales personas en las sesiones de carácter ordinarias y/u extraordinarias con motivo de la Gestión de la Alta Dirección a Nivel Nacional. 3.) Se asignará una retribución de ochocientos quetzales (Q ) por cada sesión en las que participen. 4.) Se pagará un máximo de cinco (5) dietas al mes. 5.) No se reconocerán dietas para sesiones de Comité Ejecutivo no oficiales, estas sesiones deben tratar temas alineados a la gestión nacional de la Asociación. 6.) Se debe dejar constancia de cada sesión en los libros de actas correspondientes, o a través de actas notariales cuando la ocasión lo amerite. 7.) El pago de dietas se realizará por medio de planilla. 8.) El pago de dietas se clasificará según lo regulado en el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala. Grupo 0, Sub grupo 06, Renglón 061, Dietas. Se refiere a los egresos por dietas pagadas a miembros de juntas directivas, asesoras o consultivas de instituciones del Sector Público y de comisiones y consejos reconocidos legalmente, por asistir a sesiones ordinarias y extraordinarias establecidas conforme a la ley. 7

8 9.) Es obligación del secretario del Comité Ejecutivo que los libros de actas estén al día, es decir que las actas de cada sesión sean faccionadas y suscritas según la normativa aplicable vigente, a la brevedad posible; y que estos sean libros debidamente autorizados por la Contraloría General de Cuentas. 10.) Es responsabilidad del Gerente General la conformación de los expedientes administrativos para pago de dietas al Comité Ejecutivo. Para el efecto deberá solicitar por escrito a quien corresponda las constancias o certificaciones necesarias. 11.) Los pagos en concepto de dietas deberán ser realizados en el transcurso de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente. IV.) CONFORMACION DEL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO. El expediente administrativo de pago deberá ser conformado por los siguientes documentos: 1.) Certificación de la comparecencia de los miembros del Comité Ejecutivo en cada sesión del mes por pagar. Esta certificación debe ser emitida por el Secretario del Comité Ejecutivo. Se exceptúan los casos en que sean suscritas actas notariales, para el efecto la comparecencia deberá ser certificada por el notario que autorice dicha acta notarial. 2.) Fotocopia de los listados de presencia en las sesiones del mes por pagar. Este listado deberá ser proporcionado por el secretario Ejecutivo de la Asociación. 3.) Integración de las sesiones por pagar a cada miembro del Comité Ejecutivo, dicha integración debe contener lo siguiente: Nombre completo de los miembros del Comité Ejecutivo, Número de Identificación Tributaria, Cantidad de dietas por pagar, monto unitario de la dieta, monto total por pagar, descuentos: retenciones de ISR y de Timbres Fiscales, monto líquido por recibir. 4.) Constancias de retención de Impuesto sobre la Renta y de Timbres Fiscales, las cuales deberán ser emitidas por el Contador General. 5.) Recibo del pago emitido, extendido por cada uno de los miembros del Comité Ejecutivo beneficiarios de las dietas. El cual lo deben entregar al momento de recibir el pago. 6.) Para el primer pago los Dirigentes Deportivos deberán realizar una actualización de datos en una ficha de información de la Asociación, también 8

9 deberán entregar fotocopia simple de la Constancia de Inscripción en el Registro Tributario Unificado (RTU) y fotocopia simple del DPI. Esta información dará origen a un archivo específico de datos, para fines de fiscalización; además de esta información se deberá adjuntar a este archivo fotocopia simple del Reglamento o Manual de Normas y Procedimientos para la Asignación de Dietas, así como la certificación del punto de acta de aprobación de la normativa. V.) NORMAS PARA EL TRATAMIENTO FISCAL PARA LA ASIGNACION DE DIETAS Para el tratamiento fiscal de las dietas se debe considerar lo regulado en la Ley del Impuesto Sobre la Renta, Decreto y sus reformas; y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo número LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA DECRETO Y SUS REFORMAS. ARTICULO 4. Rentas de fuente guatemalteca. Son rentas de fuente guatemalteca, independientemente que estén gravadas o exentas, bajo cualquier categoría de renta, las siguientes: 1. RENTAS DE ACTIVIDADES LUCRATIVAS. Con carácter general, todas las rentas generadas dentro del territorio nacional, se disponga o no de establecimiento permanente desde el que se realice toda o parte de esa actividad. Entre otras, se incluyen las rentas provenientes de: j) Las dietas obtenidas por miembros de directorios, consejos de administración, consejos municipales y otros consejos u órganos directivos o consultivos de entidades públicas o privadas, que paguen o acrediten personas o entidades, con o sin personalidad jurídica residentes en el país, independientemente de donde actúen o se reúnan. ARTICULO 10. Hecho generador. Constituye hecho generador del Impuesto Sobre la Renta la obtención de rentas provenientes de actividades lucrativas Se incluyen entre ellas 8. Las originadas por dietas obtenidas por miembros de directorios, consejos de administración, consejos municipales y otros consejos u órganos directivos o consultivos de entidades públicas o privadas, que paguen o acrediten personas o entidades, con o sin personalidad jurídica residentes en el país, independientemente de donde actúen o se reúnan. ARTICULO 13. Agentes de retención: Son sujetos pasivos del impuesto que se regula en este título, en calidad de agentes de retención, cuando corresponda, quienes 9

10 paguen o acrediten rentas a los contribuyentes y responden solidariamente del pago del impuesto. ARTICULO 47. Agentes de retención: Actúan como agentes de retención 2. Los organismos del Estado y sus entidades descentralizadas y autónomas, las municipalidades y sus empresas. Nota: Para los cálculos correspondientes a las retenciones de Impuesto sobre la Renta y a las declaraciones juradas mensuales con motivo de las retenciones efectuadas, se deberá observar especialmente lo regulado en los artículos 48 y 49 del Decreto REGLAMENTO DE LA LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA ACUERDO GUBERNATIVO ARTICULO 9. PERCEPCION DE DIETAS: De conformidad con lo establecido en el artículo 4 numeral 1 literal j) y 10 numeral 8 de la Ley, y para facilitar la recaudación, la persona individual o jurídica que pague dietas, deberá practicar retención del Impuesto Sobre la Renta, con carácter definitivo, en la forma prevista por la Ley, excepto cuando quien reciba la dieta demuestre que se encuentra inscrito en el régimen sobre las utilidades de actividades lucrativas. La deducción de este gasto se comprobará con el recibo emitido por los miembros de directorios, consejos de administración, consejos municipales y otros consejos u órganos directivos o consultivos de entidades públicas o privadas, beneficiarios de la dieta. Documento que además está afecto al Impuesto de Timbres Fiscales y Papel Sellado Especial Para Protocolos. VI.) PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN DE DIETAS. A.) NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ASIGNACION DE DIETAS. B.) DEFINICION: El proceso es una secuencia de pasos orientados a la realización de pagos en concepto de dietas, para los miembros del Comité Ejecutivo de LA ASOCIACION que participan en las sesiones de LA ASOCIACION. C.) OBJETIVO: Ejecutar y documentar de forma legal los expedientes de pago en concepto de dietas. A continuación, se describen los pasos a seguir en el proceso: Asignación de Dietas. 10

11 NO. ACTIVIDAD DIAS EN PROCESO 1 Solicita certificación de la comparecencia de los miembros del Comité Ejecutivo en cada sesión del mes por pagar. 2 Solicita Fotocopia de los listados de presencia en las sesiones del mes por pagar 3 Emite certificaciones de la comparecencia de los miembros del Comité Ejecutivo en cada sesión del mes por pagar. 4 Genera fotocopia de los listados de presencia en las sesiones del mes por pagar 5 Traslada certificaciones de la comparecencia de los miembros del Comité Ejecutivo en cada sesión del mes por pagar. 6 Traslada fotocopia de los listados de presencia en las sesiones del mes por pagar 7 Elabora integraciones de las sesiones por pagar a cada miembro del Comité Ejecutivo. 8 Traslada integraciones de las sesiones por pagar a cada miembro del Comité Ejecutivo al Contador General y solicita la emisión de constancias de retenciones de impuestos correspondientes. 9 Con base a las integraciones, emite retenciones de Impuestos correspondientes. RESPONSABLE 1 Gerente Solicitud. REGISTRO GENERADO 1 Gerente Oficio de solicitud. 2 Secretario de Comité Ejecutivo 2 Secretario Ejecutivo 2 Secretario de Comité Ejecutivo 2 Secretario Ejecutivo Certificaciones. Fotocopias de listados. Certificaciones. Fotocopias de listados. 3 Gerente Integraciones. 3 Gerente Oficio de solicitud. 4 Contador General Constancias de Retenciones de Impuestos. 10 Traslada las Constancias correspondientes. 4 Contador General Constancias de Retenciones de Impuestos. 11 Recibe constancias, conforma expediente en su totalidad y traslada expediente para emisión de cheques 12 Procede a emitir cheque de pago de dietas, conforme al proceso de Emisión de Cheques. 5 Gerente General Expediente de pago. 5 Auxiliar Contable Cheque emitido. 11

12 VII.) ANEXO NO. 1. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ASIGNACION DE DIETAS. 12

13 FLUJOGRAMA DEL PROCESO PROCEDIMIENTO: DEFINICION: "ASIGNACION DE DIETAS" El proceso es una secuencia de pasos orientados a la realización de pagos en concepto de dietas, para los miembros del Comité Ejecutivo de LA ASOCIACION que participan en las sesiones de LA ASOCIACION OBJETIVO: Ejecutar y documentar de forma legal los expedientes de pago en concepto de dietas. AUTORIZADO POR: COMITÉ EJECUTIVO AGENTES INTERNOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO DIA EN EL PROCESO GERENTE GENERAL SECRETARIO DE COMITÉ EJECUTIVO SECRETARIO ADMINISTRATIVO CONTADOR GENERAL AUXILIAR CONTABLE Solicita certificaciòn de comparecencia del C.E. DIA 1 Solicita listados de presencia del C.E. DIA 2 Emite certificaciones y traslada Genera fotocopias de documentos solicitados y traslada 13

14 FLUJOGRAMA DEL PROCESO PROCEDIMIENTO: DEFINICION: "ASIGNACION DE DIETAS" El proceso es una secuencia de pasos orientados a la realización de pagos en concepto de dietas, para los miembros del Comité Ejecutivo de LA ASOCIACION que participan en las sesiones de LA ASOCIACION OBJETIVO: Ejecutar y documentar de forma legal los expedientes de pago en concepto de dietas. AUTORIZADO POR: COMITÉ EJECUTIVO AGENTES INTERNOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO DIA EN EL PROCESO GERENTE GENERAL SECRETARIO DE COMITÉ EJECUTIVO SECRETARIO ADMINISTRATIVO CONTADOR GENERAL AUXILIAR CONTABLE DIA 3 Recibe documentos, elabora integraciones, y traslada solicitud de retenciones. DIA 4 Emite retenciones y traslada. DIA 5 Recibe documentos, complementa expedientes y traslada para trámite de cheque Emite cheques de pago de dietas. 14