Release notes. v a v CCS Agresso Ref. giv8520u

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1 Información de usuario Release notes a CCS Agresso 2008 Ref. giv8520u

2 Tabla de c onte nido Tabla de contenido 1. Introducción Requerimientos Requerimientos de hardware Requerimientos de software Novedades Generales Informes navegables Look & Feel de los exploradores Avisos al operador Traspaso a ekon finanzas Textos extendidos Remesas de entregas a cuenta Enlace con Formatos (ekon común) Enlace con selecciones y SMS Barra de progreso Selecciones múltiples Tareas telefónicas Modificaciones en el listado de rentabilidad Traspaso de ekon gestión a Finanzas Facturación Cambio de secuencias de cobro Impresión de facturas Generación de remesas Rendimiento en la generación de remesas Look & Feel del mantenimiento de remesas Desmarcar de contabilidad Albaranes Mantenimiento de secuencias de cobro de facturas Generación de facturas según área Generación de abonos o retrocesiones Nuevo parámetro en la generación por soporte magnético de remesas Cambio de empresa de varios albaranes Incorporación de un albarán a una factura Mantenimiento y baja de textos fijos desde responsable Baja de agrupaciones Factura electrónica Botón de visualización de pagos delegados Desmarcar facturas de contabilidad Datos económicos...7 Página i

3 Tabla de c onte nido Traspaso a Finanzas de facturas exentas de IVA Traspaso de facturas entre remesas Listado de cartas de albaranes retenidos Borrado de una empresa Texto multiidioma Expedientes Situaciones en gestiones de expedientes Cuenta contable expedientes Gestión de expedientes Duplicación de expedientes Asignar tareas a una gestión Incorporación de tareas de nuevas gestiones Tareas en la agenda Copiar tareas entre expedientes Texto multiidioma Control de caja Explorador de caja Cobro de facturas, entrada gestiones Apuntes en control de caja Importes negativos en rojo Gestión de tareas Actualización de las tarifas por colaborador...10 Página ii

4 a 1. Introducción En este documento se describen los cambios que se producen en la aplicación al actualizar la versión del producto ekon gestión interna de la versión , , u a la versión Las novedades que se añaden en cada versión de Release notes se indican en el documento mediante una separación con la versión correspondiente que aparece debajo del título de la novedad. 2. Requerimientos 2.1. Requerimientos de hardware Se requieren 100 MB de espacio libre para poder realizar la instalación Requerimientos de software Es necesario tener instalado ekon gp base versión o superior. 3. Novedades 3.1. Generales Informes navegables Se ha añadido la posibilidad de consultar los datos más representativos de ekon gestión interna de una forma intuitiva y extendida. Se ha añadido esta posibilidad para las siguientes opciones: Albaranes. Albaranes -> Consultar. Facturas. Facturas -> Consultar. Entregas a cuenta. Entregas a cuenta -> Consultar. Expedientes. Expedientes -> Consultar. Tareas. Consulta de tareas. Apuntes de caja. Consulta de apuntes Look & Feel de los exploradores Se ha cambiado el aspecto visual de los exploradores para introducir las siguientes características: Unificar criterios visuales con las aplicaciones ekon. Cambiar la apariencia visual. Release notes Información de usuario Página 1

5 a Mejorar la accesibilidad. Visualizar mayor cantidad de información. Es necesaria una resolución mínima de pantalla de 1024 x 768 píxeles Avisos al operador En los exploradores se visualizarán los avisos al operador definidos por cada cliente. Se puede visualizar esta información en las siguientes opciones: Explorador de facturación. Explorador de expedientes. Explorador de control de caja. Tareas Traspaso a ekon finanzas v Se ha mejorado el traspaso a ekon finanzas en los puntos descritos a continuación: Se comprueba que la cuenta contable que se traspasa pertenezca al libro de clientes, para traspasarla de forma correcta al libro correspondiente. Se traspasa correctamente el signo de los descuentos, entregas a cuenta y otros importes. Se solucionan incidencias en el traspaso desde control de caja Textos extendidos En expedientes se ha añadido la posibilidad que a cada gestión del expediente se le añada un texto multiidioma y multilinea, de forma que este se texto se traspase a facturación. En facturación se puede imprimir este texto extendido, utilizando la opción de impresión por agrupaciones. Para más información consulte el manual temático Remesas de entregas a cuenta Se ha añadido la posibilidad de remesar entregas a cuenta, así como los datos necesarios en el mantenimiento de entregas a cuenta. Para más información consulte el manual temático. Release notes Información de usuario Página 2

6 a Enlace con Formatos (ekon común) A partir de esta versión se podrán definir formatos de listados para poder seleccionar qué listado asociado al objeto de negocio en cuestión es el que se desea listar. Cada vez que el usuario cree un listado nuevo, deberá asociarlo al código de formato en la ventana de mantenimiento de formatos ubicada en la siguiente ruta: ekon común configuración / Formatos Una vez el cliente haya ejecutado la opción deseada, se puede seleccionar entre los diferentes listados asociados al código de formato Enlace con selecciones y SMS Al enlazar con circulares, se enlazará también con la pantalla de selecciones de ekon gp base y se tendrá la posibilidad de enviar mensajes SMS. Se ha añadido esta posibilidad para los siguientes módulos: Cambio de situación de remesas a 'Enviadas'. Cobros pendientes. Control de saldos de expedientes. Carta de albaranes retenidos. Listado clientes hacienda. Carta aviso factura Barra de progreso La barra de progreso se visualizará incrustada en la ventana que ejecuta el proceso, con lo que se mejora la integración de la barra de progreso en el proceso. No se podrá cancelar el proceso una vez éste se haya ejecutado Selecciones múltiples Las selecciones múltiples que se rellenaban en un dato de texto, separados los conceptos por comas, se han sustituido por parrillas para mejorar su introducción. En el caso de códigos de operación, al introducir XX-* (donde XX es el inicio del código de operación) se rellenará automáticamente la parrilla con todos los códigos de operación que cumplan la condición. Release notes Información de usuario Página 3

7 a Tareas telefónicas Se ha implementado la nueva opción de tareas telefónicas con todas sus casuísticas y las consiguientes repercusiones sobre la productividad Modificaciones en el listado de rentabilidad Se ha modificado el listado para ofrecer más información y más opciones de selección Traspaso de ekon gestión a Finanzas A partir de esta versión, en la contabilización en un único asiento, se agrupan lotes por fecha de factura Facturación Cambio de secuencias de cobro Se permite cambiar las secuencias de cobro en las facturas y, al hacer cambios, éstas no se recalcularán. Sólo se podrán cambiar por secuencias en las que la suma total sea igual al importe neto de la factura, y cuando no estén contabilizadas, liquidadas, remesadas, en recibos o reembolsos. Para cambiar la forma de pago, se deberá cambiar desde Responsable, con lo que se recalcularán de nuevo las secuencias de cobro Impresión de facturas Se pueden imprimir las facturas por los siguientes criterios: Fecha de factura Fecha de vencimiento Banco a remesar Se pueden imprimir las facturas de los clientes que tienen correo electrónico, o bien los que no tienen correo electrónico indicado. Release notes Información de usuario Página 4

8 a Generación de remesas Al generar la remesa e imprimirla directamente desde la generación, se solicitará la situación en la que se desea que quede la situación de la remesa generada. Se ha añadido en parámetros un nuevo dato para indicar el banco por defecto para aquellas facturas que no tienen definido un banco a remesar Rendimiento en la generación de remesas v Se ha mejorado el rendimiento de la generación de remesas bancarias Look & Feel del mantenimiento de remesas Se ha cambiado el aspecto visual del mantenimiento de remesas para introducir las siguientes características: Unificar criterios visuales con las aplicaciones ekon. Mostrar una apariencia más moderna. Mejorar la accesibilidad. Visualizar mayor cantidad de información. Es necesaria una resolución mínima de pantalla de 1024 x 768 píxeles. Hacer la entrada de nuevas remesas se hace más intuitiva. Visualizar el número de grabación del soporte magnético, si se ha generado Desmarcar de contabilidad v Se ha añadido la posibilidad de desmarcar de contabilidad el cobro de una secuencia de cobro de una factura, desde el punto de responsable de desmarcar facturas de contabilidad Albaranes La opción de generar facturas desde albaranes consiste a partir de esta versión en dos botones mediante los que se puede enlazar con facturación Simple o Múltiple. De esta manera, se puede generar el albarán, enlazar directamente desde la facturación simple, o bien enlazar directamente desde la facturación múltiple. Release notes Información de usuario Página 5

9 a Mantenimiento de secuencias de cobro de facturas v Se ha añadido en el mantenimiento de las secuencias de cobro un dato con la fecha de cambio de situación Generación de facturas según área v Se ha implementado la posibilidad de generar facturas según el código de área indicado Generación de abonos o retrocesiones v A partir de esta versión, no se permite el enlace con el mantenimiento de generación de abonos o retrocesiones de aquellas facturas que ya tienen generado un abono total o una retrocesión Nuevo parámetro en la generación por soporte magnético de remesas v Se ha añadido un nuevo parámetro (texto único de grabación de factura). Además será posible introducir un literal como texto Cambio de empresa de varios albaranes v Se permite la modificación de la empresa de más de un albarán a la vez Incorporación de un albarán a una factura v Se permite la incorporación de albaranes cuyo identificador que se haya de facturar sea el mismo que el identificador principal indicado en la factura Mantenimiento y baja de textos fijos desde responsable Dentro de responsable de facturación en la carpeta mantenimiento, se ha añadido una nueva opción que permite modificar y dar de baja códigos de textos fijos. Release notes Información de usuario Página 6

10 a Baja de agrupaciones En la carpeta de bajas de responsable se ha incorporado una nueva opción que permite dar de baja agrupaciones Factura electrónica Se ha introducido la nueva opción de edición de factura electrónica Botón de visualización de pagos delegados En el mantenimiento de facturas se ha añadido un botón que permite visualizar las líneas de pagos delegados que afectan a una determinada factura Desmarcar facturas de contabilidad A partir de esta versión se permite desmarcar varias secuencias de cobro de contabilidad. Anteriormente, sólo estaba disponible el desmarque de varias facturas y de una sola secuencia de cobro Datos económicos Se ha ampliado la visualización de los datos económicos que aparecen en el explorador de facturación Traspaso a Finanzas de facturas exentas de IVA Se permite el traspaso de facturas sin IVA a Finanzas. Para ello se ha creado la nueva plantilla para Finanzas llamada GID_PAGOS Traspaso de facturas entre remesas Se permite el traspaso entre remesas de más de una factura a la vez. Release notes Información de usuario Página 7

11 a Listado de cartas de albaranes retenidos En la selección del listado se pueden introducir varios códigos de operación a la vez. Para ello, se deben escribir los tres primeros caracteres y un asterisco Borrado de una empresa Cuando se da de baja una empresa, previamente se visualizan todos los datos que contiene esta empresa a fin de que el usuario tenga constancia de ello Texto multiidioma Se ha añadido la opción de introducir un texto multiidioma en los siguientes datos de facturación: Líneas de albarán Líneas de albaranes de facturas Líneas de códigos de operación 3.3. Expedientes Situaciones en gestiones de expedientes En cada gestión de expedientes del tipo EM o DE, se ha añadido la situación en la que se encuentra y se puede seleccionar por parámetros si se desea o no cerrar el expediente cuando se encuentra con situaciones de estas gestiones pendientes de liquidar. Para obtener información más detallada, consulte la ayuda de la aplicación Cuenta contable expedientes Anteriormente, al abrir un nuevo expediente, se mostraba, en el caso de que se trabajase con contabilidad, la cuenta contable del cliente. Se ha añadido la posibilidad de capturar automáticamente la cuenta contable del cliente, o bien del colaborador, a criterio del usuario. Esta cuenta se traspasa a la facturación y será la cuenta que que traspase también a contabilidad, en lugar de la cuenta del cliente, como hasta ahora. En el caso de facturas generadas desde expedientes, siempre se traspasará la cuenta contable del expediente. Release notes Información de usuario Página 8

12 a Gestión de expedientes v A partir de esta versión, la fecha de apertura es obligatoria, tanto en el momento de dar de alta un expediente, como en el mantenimiento del mismo Duplicación de expedientes v Se permite la posibilidad de que en la duplicación de expedientes, también se traspasen los remarks indicados Asignar tareas a una gestión En la plantilla de prefijos de expedientes, se pueden asignar tareas por defecto en aquellas gestiones no marcadas como activas Incorporación de tareas de nuevas gestiones Se pueden incorporar tareas de nuevas gestiones en expedientes ya creados Tareas en la agenda Se ha introducido la funcionalidad de que en el recordatorio también aparezcan las tareas generales y las de gestión pendientes de finalizar. Además, se visualiza una relación con todos los apuntes incorporados Copiar tareas entre expedientes Además de traspasar tareas entre expedientes, se añade la opción de poder copiarlas también Texto multiidioma Se ha añadido la opción de introducir un texto multiidioma en los siguientes datos de expedientes: Códigos de movimiento Gestiones en el mantenimiento de prefijos de expedientes Gestiones de expedientes Release notes Información de usuario Página 9

13 a 3.4. Control de caja Explorador de caja El modo de introducir los apuntes se ha modificado para realizarlo de una forma intuitiva y evitar errores en la entrada. Al cobrar las facturas, automáticamente se graba el apunte con lo se agiliza su cobro. Los datos son más accesibles, y se puede ver más fácilmente mayor cantidad de información Cobro de facturas, entrada gestiones En la introducción de nuevos apuntes, los datos referentes a facturas y expedientes se pueden ordenar para realizar los cobros y la entrada de gestiones de una forma más rápida e intuitiva Apuntes en control de caja Se contempla la posibilidad de incorporar varias notas de gastos (tareas sin horas) como un apunte de caja Importes negativos en rojo A partir de esta versión, los importes negativos de los registros de expedientes de control de caja aparecen en rojo Gestión de tareas Actualización de las tarifas por colaborador En caso de modificación de las tarifas de un colaborador, se podrán actualizar los importes de las tareas afectadas por este colaborador. Release notes Información de usuario Página 10

14 Información de implantación Release notes a CCS Agresso 2008 Ref. giv8520i

15 Tabla de c onte nido Tabla de contenido 1. Introducción Información Instalación Comprobaciones previas Procedimiento que se debe seguir Alternativas a posibles problemas Novedades Generales Colaboración karat Correo electrónico de los clientes Enlace con selecciones y SMS Versiones de impresos Facturación Textos multiidioma Textos fijos Textos para remesas bancarias Abonos y retrocesiones de ejercicios anteriores Variables de impresión en factura Carta de albaranes retenidos Control de caja Gestiones desde control de caja...4 Página i

16 a 1. Introducción En este documento se describen los cambios que el implantador debe conocer para manipular el producto navegando a través de los menús de la aplicación. 2. Información Este documento no contiene toda la información de la actualización, es una ampliación técnica de la contenida en la información de usuario. 3. Instalación 3.1. Comprobaciones previas Se recuerda que es necesario realizar copias de seguridad antes de cualquier instalación. Es necesario tener instalado como mínimo la versión de ekon gp base. Espacio libre suficiente. Se recuerda que las versiones de los impresos que se sobrescribirán son las que tengan como prefijo ccs, por lo que en el caso de haber modificado alguna, para no perder la información personalizada, se deberá duplicar dicha versión con otro nombre. Se recomienda no utilizar nunca la versión con prefijo ccs, ya que esta versión es de ejemplo y se podría sobrescribir en futuras actualizaciones Procedimiento que se debe seguir Ejecute el archivo GI08520.eiz y siga las instrucciones que aparecen en pantalla. Se recuerda que es necesario realizar copias de seguridad antes de cualquier instalación Alternativas a posibles problemas En el caso de que el asistente detecte un problema que se deba corregir, una vez realizado, se debe volver a lanzar el proceso de instalación. Release notes Información de implantación Página 1

17 a 4. Novedades 4.1. Generales Colaboración karat Se utiliza la colaboración de karat, se podrá enlazar con citas, tareas y correo tanto con Microsoft Outlook o Lotus Notes. También será compatible con los futuros gestores de correo que soporte karat. Es necesario tener correctamente definida las configuración de karat para utilizar esta capacidad Correo electrónico de los clientes El dato Correo electrónico que estaba disponible en el mantenimiento de Personas de ekon gp base, pasa a ser un dato de ekon gestión interna, y está disponible en el mantenimiento de clientes de facturación, con el valor que contenía anteriormente en ekon gp base Enlace con selecciones y SMS Al enlazar con circulares se enlazará con la pantalla de selecciones de ekon gp base y se tendrá la posibilidad de enviar mensajes SMS. Los módulos a los que se enlaza en cada caso son: Cambio de situación de remesas a 'Enviadas' al módulo Remesas. El mensaje de ejemplo SMS es el : Hemos procedido a remesar sus #1# con importe #2# en la cuenta #3#. Cobros pendientes al módulo Cobros. El mensaje de ejemplo SMS es el : El mensaje es para comunicarles que tenemos en nuestro poder facturas con importe de #1# con vencimiento próximo a #2#, si no se nos notifica lo contrario procederemos a su liquidación. Control de saldos de expedientes al módulo Saldos. El mensaje de ejemplo SMS es el : El mensaje es para comunicarles que tenemos en nuestro poder expedientes abiertos con saldo pendiente #1# a fecha de hoy. Carta de albaranes retenidos al módulo Albaranes. El mensaje de ejemplo SMS es el : El mensaje es para comunicarles que tenemos en nuestro poder albaranes retenidos; esperamos que nos confirmen si estos se pueden pasar a su facturación y posterior liquidación. Release notes Información de implantación Página 2

18 a Versiones de impresos Las versiones de los impresos que envía CCS Agresso empezarán por el prefijo CCS. Se envían varias versiones con la distribución: Impreso Versión Equivalencia gi_factura ccs.factura-recibo VER1 gi_factura ccs.factura VER2 gi_factura ccs.recibo VERE gi_albaran ccs.albaran VER1 gi_ccrecib ccs.recibo-caja VER1 gi_ccvaled ccs.vale-despacho VER1 gi_ccvalep ccs.vale-personal VER1 gi_entrega ccs.entrega VER1 gi_exped ccs.expediente VER1 gi_recibo ccs.recibo VER1 gi_reembols ccs.reembolso VER1 gi_reembsob ccs.sobre-reembolso VER Facturación Textos multiidioma En parámetros, los textos fijos, así como otros literales que se utilizan en la impresión de facturas y albaranes, pasan a ser multiidioma. De este modo, el cliente podrá indicar los literales en los diferentes idiomas que utilice. Al imprimir se utilizará el que tiene definido en ekon gp base, mantenimiento de personas, cada cliente Textos fijos Se ha creado un nuevo mantenimiento para los textos fijos que no estará enlazado con la versión del editor de impresos, y será independiente de esta versión. De esta manera, se podrán tener diferentes textos para la misma versión de editor de impresos (facturas, recibos) y se podrá seleccionar unos textos diferentes para las remesas. Release notes Información de implantación Página 3

19 a Textos para remesas bancarias Pasan a ser una lista de sistema para escoger sin problemas el tipo de concepto que se desea en el soporte magnético. De esta forma no es necesario memorizar las palabras (RE, 1C, 2C...) Abonos y retrocesiones de ejercicios anteriores Se han solucionado los problemas derivados de abonos y retrocesiones de facturas de ejercicios anteriores. El proceso de instalación busca el ejercicio al cual pertenecen los abonos y retrocesiones. Sin embargo, en el caso de que no se haya podido encontrar de forma correcta el ejercicio al que pertenece el abono o retrocesión, se ha creado un punto en la carpeta Responsable para que manualmente se le pueda asignar a la factura el ejercicio del abono o retrocesión Variables de impresión en factura Se han añadido las siguientes variables a la impresión de la factura. C1600. La descripción de la forma de pago. C1601. La fecha del primer vencimiento de la factura. C1602. Persona de contacto. C1603. Expedientes separados por comas. C1604. Responsables del expediente separados por comas. (S1) C9. Diferencia entre cargos y abonos menos el importe de pagos delegados. C11. Cuenta de cobro con asteriscos Carta de albaranes retenidos Se ha modificado la carta de albaranes retenidos para añadir en la circular el importe del albarán, además del importe total. Se ha modificado para poder seleccionar entre el importe que se facturará, o bien el importe del albarán Control de caja Gestiones desde control de caja Para las gestiones de expedientes que se generan desde control de caja se ha generado un parámetro para que no sea siempre un literal fijo. Release notes Información de implantación Página 4