V REPORTE DE AVANCE, SEGUIMIENTO AL PLAN MEJORA REGULATORIA 2015

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1 TRAMITE.1 V REPORTE DE AVANCE, SEGUIMIENTO AL PLAN MEJORA REGULATORIA 2015 HOJA DE REPORTE DE AVANCES DEL PLAN DE MEJORA REGULATORIA 2015 (Aplicación de Deducciones de Salario y Depósitos Bancarios) TRÁMITE O SERVICIO Aplicación de depósitos bancarios y Aplicación de deducciones de planillas FECHA DE CUMPLIMIENTO DE LA META: 30/11/2017 ENTIDAD A CARGO: Subgerencia General PERSONA CONTACTO: Licda. Xinia Ramírez Berrocal DESCRIPCIÓN DE LA REFORMA: Modernización e integración del Sistema de información financiero, administrativo y contable. La Administración tomó la decisión de modernizar integralmente el sistema de información con la adquisición de un sistema informáitico integral, por licitación abreviada, en cumplimiento de disposición de lacontraloría General de la IMPACTO ESPERADO: República. Con la adquisición del Sistema informático se lograría integrar las operaciones de registro de todo el ciclo contable, las operaciones de ahorro y préstamos, planillas, inventario de terrenos y demás activos fijos, el sistema de recaudos y un sistema de Web Service para consultas de saldos, cuotas, fechas de cancelación y otras consultas. La integración de todos los sistemas de información, permitirá ejecutar y procesar con mayor agilidad y precisión, las operaciones en línea incluyendo las que tienen que ver con el reconocimiento o registro y la aplicación de pagos por deducción de planillas y por conectividad o depósitos en los bancos del Sistema bancario nacional. 99% FECHA DEL REPORTE: 10 de noviembre 2017 PORCENTAJE DE AVANCE: AVANCE CUALITATIVO: De acuerdo con lo programado ( X ) Con rezago en lo programado ( ) Con riesgo de incumplimiento ( ) INDICAR DE MANERA RESUMIDA, LOS PRINCIPALES AVANCES Luego de la adquisición del Sistema informático integrado y de relizar los ajustes en la plataforma tecnológica institucional, así como de la puesta en marcha del mismo, se avanza en la capacitación del personal de las áreas cubiertas con la modernización, esto es el personal de: Cobros, Talento Humano, Contabilidad, Ahorro y Préstamo, etc. con la finalidad de impartir una inducción sobre el uso del sistema. Se espera concluir esa inducción a finales de noviembre de 2017, por lo tanto se considera que el avance está de acuerdo con lo programado. SI LA MEJORA SE CLASIFICA CON REZAGO O RIESGO DE INCUMPLIMIENTO? SI SE HAN REALIZADO AJUSTES SUSTANCIALES AL PLANIFICADOR, INDIQUE CUALES INCLUSION DE NUEVAS ACTIVIDADES CAMBIO DE FECHAS EN LAS ACTIVIDADES ELIMINACION DE ACTIVIDADES OTROS (ESPECIFIQUE): EXISTEN ALERTAS QUE REQUIERAN LA COLABORACIÓN DEL MEIC O DEL CONSEJO PRESIDENCIAL DE GOBIERNO? SE ADJUNTAN DOCUMENTOS SOPORTE? SI X NO INDIQUE CUALES LAS ALERTAS: NO ESPECIFIQUE QUÉ DOCUMENTOS 1

2 Planificador Continuación de esfuerzos de automatización (Mejora de trámites de aplicación de depósitos bancarios y de deducciones de planillas) FECHA 10 DE NOVIEMBRE No. ACTIVIDAD Responsable 1 Diagnóstico de los sistemas de información existentes 2 Identificación de logros y necesidades de modernización de Sistemas 3 Elaboración de cartel de licitación pública 4 Publicación del cartel 5 Fecha de inicio Fecha final DURACIÓN Encargado de Unidad de T.I. Analistas de Sistemas contratados externamente 05/01/ /06/ ,0 Encargado de Unidad de T.I. Analistas de Sistemas contratados externamente 05/01/ /06/ ,0 Gerencia, Unidad de T.I.,Unidad de Aquisiciones y Contrataciones. 05/07/ /07/ ,0 Unidad de Adquisiciones y Contrataciones 01/08/ /08/2016 4,0 Comisión de Ofertas, Unidad de T.I. Sub Gerencia y Gerencia 08/08/ /08/ ,0 Porcentaje de avance 99% Análisis de ofertas 6 Adjudicación de oferta Gerencia 22/08/ /08/2016 8,0 Encargado de Adquisición de un Sistema Unidad de T.I. informático que integre todos Analistas de 7 los sistemas de información Sistemas del INVU (Adminstrativo, contratados financiero y contable) externamente 15/08/ /12/ ,0 Conceptualización funcional 8 del Sistema Informático a Nivel Institucional Gerencia 10/02/ /03/ ,0 9 Conceptualización de la migración de información y administración de requerimientos Gerencia 03/04/ /04/ ,0 10 Inicio de la Implementación Gerencia 01/05/ /09/ ,0 11 Capacitación Gerencia 02/10/ /11/ ,0 90% 2

3 V REPORTE DE AVANCE, SEGUIMIENTO AL PLAN MEJORA REGULATORIA 2016 TRAMITE 1. TRÁMITE O SERVICIO Solicitud de bono familiar para vivienda. FECHA DE CUMPLIMIENTO DE LA META: 23/12/2017 ENTIDAD A CARGO: Unidad Canales de Servicios PERSONA CONTACTO: MBA. Ofelia Blanco Herrera DESCRIPCIÓN DE LA REFORMA: HOJA DE REPORTE DE AVANCES DEL PLAN DE MEJORA REGULATORIA 2016 Fortalecimiento de la Plataforma de Servicios, mediante la dotación de personal idóneo seleccionado dentro del talento humano disponible en la institución y la puesta en marcha de un programa de capacitación y mejora continua de las capacidades de gestión, por medio de charlas institucionales mediante convenios con la Defensoría de los Habitantes, Defensoría del Consumidor del MEIC, el BANHVI y otros, cursos de inducción sobre servicio al cliente impartidos por el INA que permita mejorar la información y la orientación del público o usuario. IMPACTO ESPERADO: El impacto esperado es lograr un mayor grado de satisfacción de la ciudadanía por la atención recibida en la Plataforma de Servicios, lo que se verá reflejado en una reducción esperada absoluta y relativa en las inconformidades, quejas y denuncias recibidas en la Contraloría de Servicios FECHA DEL REPORTE: 10/11/2017 PORCENTAJE DE AVANCE: 84% AVANCE CUALITATIVO: De acuerdo con lo programado ( ) Con rezago en lo programado ( X ) Con riesgo de incumplimiento ( ) Actualmente, está en ejecución el proceso de desarrollo de las obras de remodelación de los dos edificios (Jutsini y Orowe) para lograr una sola entrada al público que reuna las características que exige la Ley También se continuó INDICAR DE MANERA reforzando las capacidades del personal de plataforma de servicios-entre otros- con capacitación en el lenguaje LESCO, RESUMIDA, LOS para mejorar el servicio al cliente con discapacidad de sordera. Sin embargo, se considera que el porcentaje de avance se PRINCIPALES AVANCES mantiene igual, pues las expectativas de capacitación y reforzamiento de capacidades ya fueron alcanzadas al. SI LA MEJORA SE CLASIFICA CON REZAGO O RIESGO DE INCUMPLIMIENTO? INDIQUE LAS LIMITACIONES: La limitación para reforzar la plataforma de servicios con mas personal, es la imposibilidad de disponer de plazas aprobadas y de talento humno para reasignar. INDIQUE LAS ACCIONES DE MEJORA: Con la puesta en marcha de un nuevo sistema de información integrado se espera atenuar la necesidad de refuerzo con personal adicional ya que algunas operaciones se podrán realizar en línea con menos personal, lo que eventualmente podría liberar talento humano. Ese sistema integrado ya se puso en marcha el 6 de noviembre del año en curso. SI SE HAN REALIZADO AJUSTES SUSTANCIALES AL PLANIFICADOR, INDIQUE CUALES EXISTEN ALERTAS QUE REQUIERAN LA COLABORACIÓN DEL MEIC O DEL CONSEJO SE ADJUNTAN DOCUMENTOS SOPORTE? INCLUSION DE NUEVAS ACTIVIDADES CAMBIO DE FECHAS EN LAS ACTIVIDADES ELIMINACION DE ACTIVIDADADES OTROS (ESPECIFIQUE) SI x NO INDIQUE CAULES LAS ALERTAS: SI x NO ESPECIFIQUE QUÉ DOCUMENTOS: 3

4 Planificador: Solicitud de bono familiar para vivienda. FECHA 10 de noviembre ACTIVIDAD Responsable Fecha de inicio Fecha final DURACIÓN Estimación de necesidad de personal y perfiles idóneos para conformar una Plataforma de Servicios Integral. Definición y asignación del personal definitivo que se asignará a la Plataforma de Servicios Conformación de Plataforma de Servicos Integral. Plan de acción para implementar un proceso de capacitación sobre Servicio al Cliente y mejoramiento de la calidad de atención al público centrada en el desarrollo de capacidades para solucionar y manejar conflictos, atención de enojos, manejo de Stress y temas afines. Coordinación con la Defensoría de los Habitantes, el INA y otras instituciones públicas con las cuales se podría obtener capacitación, conversatorios y charlas que aporten valor agregado en la implementación del Plan de acción para el fortalecimiento de la Plataforma de Servicios. Encargados de Gestión de Programas de Financiamiento, Unidades de Administración de Canales de Servicios y Unidad de Talento Humano. 05/01/ /06/ ,0 Gerencia, Encargados de Administrativo Financiero y de Unidad de Talento Humano 05/01/ /06/ ,0 Gerencia, Gestión de Programas de Financiamiento, Unidad de Administración de Canales de Servicios. 02/07/ /12/ ,0 Encargados de Gestión de Programas de Financiamiento, Administrativo Financiero, Unidades de Administración de Canales de Servicios y Unidad de Talento Humano. 02/07/ /07/2016 7,0 Encargada de Unidad de Talento Humano, Encargada de Unidad de Administración de Canales de Servicios 09/07/ /12/ ,0 Porcentaje de avance 84% 20% 4

5 TRAMITE.2 HOJA DE REPORTE DE AVANCES DEL PLAN DE MEJORA REGULATORIA 2016 Solicitud de crédito TRÁMITE O SERVICIO Solicitud de crédito FECHA DE CUMPLIMIENTO DE LA META: 15/12/2017 ENTIDAD A CARGO: Gestión Financiamiento PERSONA CONTACTO: Licda. Ofelia Blanco Herrera Se precederá con una revisión y actualización del Reglamento del Sistema de Ahorro y Préstamo y todo formulario o instructivo de requisitos según la finalidad de crédito, en procura de simplicar la lista de requisitos y su aceptación, valorando la eliminación de requisitos de presentación de los documentos provenientes del Registro Civil y el Registro Nacional. Se permitirá la impresión simple mediante consulta a DESCRIPCIÓN DE LA REFORMla página Web, lo cual se traducirá en un IMPACTO ESPERADO: trámite más ágil de estudios y aprobación de créditos. Los documentos que no requerirán de presentación física en el momento de presentar la solicitud de crédito son los siguientes: -Copia de la cédula de identidad del interesado en el crédito, en el entendido de que en el momento de formalizar la escritura será necesario documentar la condición personal ante el Notario. -Documentos del Registro Nacional como por ejemplo: Certificación de personería FECHA DEL REPORTE: 10 de noviembre 2017 PORCENTAJE DE AVANCE: Beneficiar directamente a las personas usuarias del Sistema de Ahorro y Préstamo, toda vez que la mejora implicaría menos presentación de documentos, reducción de trámites institucionales, ahorro de tiempo, dinero en gasto transporte. Con la revisión y actualización del Reglamento de Ahorro y Préstamo, se pretende ajustar las necesidades y expectativas de las personas usuarias frente las nuevas condiciones reglamentarias. Las acciones a realizar tienen como fin generar mayor facilidad y agilidad en el trámite de estudios y aprobación de créditos para la clase media. 50% AVANCE CUALITATIVO: De acuerdo con lo programado ( ) Con rezago en lo programado ( ) Con riesgo de incumplimiento ( X ) INDICAR DE MANERA RESUMIDA, LOS PRINCIPALES AVANCES La revisión y modificación reglamentaria no ha tenido avance alguno, por lo que el avance logrado permanece en 50%. SI LA MEJORA SE CLASIFICA CON REZAGO O RIESGO DE INCUMPLIMIENTO? Paralelo a la modificación del Reglamento de Ahorro y Préstamo, la Administración implementó una nueva estrategia de colocación del producto en el mercado(contratos de ahorro y préstamo) variando la tasa de interés de algunos préstamos y ofreciendo nuevos productos a plazos diferentes. Esta implementación, ocasionó que la revisión y modificación reglamentaria se postergara, con la finalidad de incluir todas las modificaciones que fueran necesarias. Este reglamento está pendiente de revisar por la Comisión de Control Interno. SI SE HAN REALIZADO AJUSTES SUSTANCIALES AL PLANIFICADOR, INDIQUE CUALES EXISTEN ALERTAS QUE REQUIERAN LA COLABORACIÓN DEL MEIC O DEL CONSEJO PRESIDENCIAL DE INCLUSION DE NUEVAS ACTIVIDADES CAMBIO DE FECHAS EN LAS ACTIVIDADES ELIMINACION DE ACTIVIDADADES OTROS (ESPECIFIQUE) NO SI X NO SE ADJUNTAN DOCUMENTOS SOPORTE? SI X NO INDIQUE CUALES ALERTAS: ESPECIFIQUE QUÉ DOCUMENTOS: 5

6 PLANIFICADOR DEL PROYECTO SOLICITUD DE CRÉDITOS 2016 FECHA 10 DE NOVIEMBRE 2017 ACTIVIDAD Responsable Fecha de inicio Fecha final DURACIÓN Porcentaje de avance 50% Revisión y actualización del Reglamento de Ahorro y Préstamo del INVU, lo cual supone la ejecución de actividades de análisis de viabilidad y de importancia relativa de exigir la documentación Valoración de la propuesta de modificación del Reglamento para el Sistema de Ahorro y Préstamo del INVU por parte la Asesoría Legal. Revisión por la Comsión de Control Interno. Se reenvía el Reglamento nuevamente al de Gestión Programas de Financimiento con el fin de Ajustes que se a revise la propuesta dicho de modificación reglamentaria con los resultados de la revisión legal por parte de la Comsión de Control Interno. Aprobación de la Junta Directiva del INVU sobre la modificación de Reglamento para el Sistema de Ahorro y Análisis Costo-Beneficio de la propuesta por parte del usuario interno ( encargado del ), Aprobación y firma por parte del oficia de simplificación de trámites Publicación de las modificaciones reglamentarias de los créditos con Ahorro y Préstamo y de los requisitos según finalidades en La Gaceta. Financiamiento Persona Encargada de Canales de Servicios y de Gestión de Servicios y cualesquiera otra persona que designe o comisione la Gerencia Persona Encargada de Asesoría Legal y Persona Encargada de Gestión Financiamiento. Comisión de Control Interno Persona Encargda de Gestión Programas de Financiamiento. Financiamiento Persona Encargada de Canales de Servicios y de Gestión de Servicios y cualesquiera otra persona que designe o comisione Junta Directiva la Gerencia. Se Financiamiento, Oficial de Simplificación de Trámites. 11/01/ /03/ ,0 11/04/ /06/ ,0 09/01/ /01/ ,0 14/02/ /10/ ,0 01/06/ /10/ ,0 03/08/ /11/ ,0 02/10/ /11/ ,0 Financiamiento Persona Encargada de Canales de Servicios y de Gestión de Servicios y cualesquiera otra persona que designe o comisione la Gerencia. 01/11/ /12/ ,0 0% 6