Diseño Funcional del Sistema de Contrataciones Públicas de la República Dominicana

Transcripción

1 Diseño Funcional del Sistema de Contrataciones Públicas de la República Dominicana MODELO DE NEGOCIOS Version 2.0

2 Información del Documento Título del Documento Tema Descripción Palabras Clave Diseño Funcional del Sistema de Contrataciones Públicas de la República Dominicana Modelo de negocios Modelo de negocios, Análisis de brechas, Riesgos, Problemas, Alcance, Entregables Fecha de Creación Contacto(s) Jhonattan Toribio Audiencia Comité de Proyecto, equipo de proyecto, DGCP Nombre del Proyecto Diseño Funcional del Sistema de Contrataciones Públicas de la República Dominicana Versión Actual 1.4 Historial de revisiones Fecha Versión Autor Notas 4 de febrero de 1.0 Alejandro Susel Versión Inicial de febrero de de marzo de de marzo de de octubre de de octubre de Anny Mateo Alberto Marrero 1.2 Anny Mateo Alberto Marrero 1.3 Anny Mateo Alberto Marrero 1.4 Anny Mateo Alberto Marrero 2.0 Anny Mateo Alberto Marrero Incorporación de actividades realizadas, modelo de negocios propuesto y anexos Incorporación de comentarios de usuarios Incorporación de comentarios de equipo técnico TI Incorporación de comentarios de equipo técnico TI Registro de novedades en documento CDU Historial de aprobaciones Fecha 26 de febrero de 2013 Nombre Aprobador Jhonattan Toribio Cargo Encargado Tecnología DGCP Firma

3 Lista de Distribución Nombre Cargo Firma

4 Contenido Contenido 4 Introducción 5 Objetivos del Presente Documento 6 Actividades Realizadas 7 Metodología Utilizada 9 Normativa y Reglamentos Existentes 11 Propuesto 13 Actores del Sistema Nacional de Compras Públicas Criterios de Diseño Procesos Diagrama General de Procesos y Subprocesos Planificación Anual de Compras y Contrataciones Proceso General de Compras de Bienes, Obras y Servicios Proceso de Subasta Inversa Proceso de Inscripción de Oferentes Proceso de Actualización de Oferentes Inhabilitación de Proveedores Registro de sanciones a oferentes Gestión de Catálogo de Bienes y Servicios Gestión de Catálogo de Usuarios Organización Estrategia de Implementación 43 Factores Críticos de Éxito 45 Anexos 46

5 Introducción El presente documento constituye el tercer informe del proyecto Diseño Funcional del Sistema de Contrataciones Públicas de la República Dominicana, cuyo objetivo general es: Elaborar las especificaciones funcionales detalladas y el modelo de negocios (procesos) del Sistema de contrataciones públicas establecido en la Ley No y sus reglamentos y normativas complementarias; incorporando las mejores prácticas en abastecimiento electrónico y orientado a servir como base para el diseño, desarrollo e implementación del Portal Transaccional; también analizar la Planificación Estratégica actualizada de la DGCP y presentar una propuesta de incorporación de los aspectos no considerados y que deberían ser incorporados de cara a la implementación del Portal Transaccional y al desarrollo del Órgano Rector. Entre los objetivos específicos se encuentra la realización del análisis y la definición de los procesos de negocios de la contratación pública tomando como referencia el marco legal, los procesos definidos por la DGCP, el modelo conceptual del Sistema de contrataciones elaborado con el auspicio del Banco Mundial y de la USAID, evaluaciones realizadas al SNCP como las contenidas en la autoevaluación realizada utilizando la metodología OCDE, el Informe PEFA y el Diagnóstico Organizacional. En los capítulos a continuación se presentan los elementos que se hacen cargo de este objetivo.

6 Objetivos del Presente Documento El presente documento tiene por objetivo presentar el análisis y la definición de los procesos de negocio de la contratación pública que serán utilizados en el nuevo Sistema de Compras Públicas de República Dominicana. Para el desarrollo del modelo propuesto se tomó como referencia el marco regulatorio existente, los procesos definidos por la DGCP, el modelo conceptual del Sistema de contrataciones elaborado con el auspicio del Banco Mundial y de la USAID, evaluaciones realizadas al SNCP como las contenidas en la autoevaluación realizada utilizando la metodología OCDE, el Informe PEFA y el Diagnóstico Organizacional. Sistema Nacional de Compras Públicas Página 6 de 46

7 Actividades Realizadas Para la elaboración del modelo de negocios propuesto y determinar las especificaciones funcionales de los procesos requeridos para el desarrollo del Sistema Nacional de Compras Públicas, se han ejecutado un conjunto de actividades de cara a conocer la situación actual y proponer un modelo ajustado, a partir del análisis de brechas en cuanto a tecnología, institución, operaciones y marco jurídico. De acuerdo al cronograma de trabajo aprobado, esas actividades se definen y agrupan de la siguiente manera: Analizar información recopilada Examinar los datos contenidos en los documentos que conforman el marco regulatorio de las compras ejecutadas con fondos del Estado dominicano y otros documentos. - Ley y Reglamento Manuales de procedimientos actuales - Documentación del SIGEF - Documentación del Portal - Estructura general del Sistema Identificar procesos de negocio de acuerdo a la ley Establecer cuáles son los procesos que se encuentran contenidos en la Ley , y textos complementarios, su nivel de definición y cómo supone se interrelacionan esos procesos. - Inventario de procesos - Mapa de procesos - Descripción de mapa de procesos Documentar modelo de negocios propuesto Comprobar tanto con las áreas internas que ejecutan procesos con incidencia directa en el Sistema, como con diferentes perfiles en las instituciones, cómo se ejecutan las compras; detectar posibles brechas, participar en el análisis de los procesos del negocio y captura de requerimientos del Sistema, y preparar la propuesta de procesos optimizados y ajustados al marco legal vigente. - Preparación de instrumento de levantamiento y coordinación de visitas - Levantamiento con personal interno DGCP - Levantamiento técnicos compradores UC - Análisis de brechas detectadas en levantamiento Sistema Nacional de Compras Públicas Página 7 de 46

8 - Elaboración de flujo gramas - Validación de flujo gramas con compradores y grupos de interés - Diseño de nuevos procesos misionales - Preparación de modelo de negocios - Glosario de términos Preparar taller de revisión de modelo de negocios Socializar y validar la propuesta de modelo de negocios desarrollada a partir de los hallazgos que arrojó el levantamiento, con la colaboración de partes interesadas tanto del órgano rector, como de las unidades de compra visitadas. - Coordinación de fecha con participantes - Coordinación de logística del taller - Presentación de modelo - Ejecución de taller Analizar hallazgos para ajustar modelo de negocios Analizar y asentar, si aplica, las modificaciones propuestas en la puesta en común del modelo de negocios con diferentes actores. - Análisis de correcciones o comentarios a modelo de negocios - Envío versión corregida para retroalimentación Sistema Nacional de Compras Públicas Página 8 de 46

9 Metodología Utilizada De acuerdo con el diagrama debajo, la metodología agotada para concebir el modelo de negocios contenido en este documento, abarca desde la recopilación de información en documentación precedente, hasta el análisis y documentación de requerimientos de Sistema, que son el preámbulo de la etapa de diseño. Recopilación de información. El Encargado de informática entregó toda la documentación que se considera relevante como antecedente. Se realizaron entrevistas con actores clave para levantar los procesos de compras, su interacción con el actual Sistema de compras públicas y los principales problemas de usabilidad y funcionalidad que presenta para esos actores. Análisis y documentación: Con la información recopilada, tanto de documentos como de entrevistas, se procedió a su análisis y documentación de los hallazgos del actual Sistema, para establecer cuáles son los principales problemas que deben ser abordados en el nuevo modelo de negocios. En cuanto al análisis, se utiliza un enfoque que examina las dimensiones que se muestran a continuación: Sistema Nacional de Compras Públicas Página 9 de 46

10 Marco Regulatorio. Se refiere al análisis de la Ley y su Reglamento y cómo estos afectan al nuevo Sistema. Los procesos. Se refiere a analizar cuáles son los procesos actualmente soportados por el Sistema y la brecha con los que están definidos en el marco regulatorio. La Organización/personas. Se analiza la actual estructura organizacional de la DGCP para dar soporte a las necesidades actuales y futuras que presentará el nuevo Sistema de información. Los Sistemas. Se analizan las aplicaciones y tecnologías utilizadas actualmente y cuál es la cobertura y escalabilidad de las mismas. Sistema Nacional de Compras Públicas Página 10 de 46

11 Normativa y Reglamentos Existentes La Ley No sobre Compras y Contrataciones con Modificaciones de la Ley No y su Reglamento de Aplicación No , regulan las compras y contrataciones del Gobierno. Los principales elementos que deben tenerse en cuenta en cuanto a la funcionalidad requerida en el portal de compras públicas son los siguientes: Funcionalidades Ley Artículo 36, ítem 3: Puesta en funcionamiento Sistema de Información de Precios Artículo 36, ítem 14: Implementar un portal web que publicite, al menos: o La normativa vigente sobre la materia; o Las políticas de compras y contrataciones; o Los planes de compras y contratación; o Las convocatorias a presentar ofertas de todas las entidades públicas y los pliegos de condiciones correspondientes; o Los resultados de los procesos de compra y contrataciones de todas las entidades públicas, salvo las excepciones incluidas en la Ley General de Libre Acceso a la Información Pública; o El registro especial de proveedores inhabilitados Artículo 37: o El Sistema de información de precios mantendrá datos actualizados sobre los valores de mercado de los bienes y servicios de uso común, las garantías, condiciones de entrega, condiciones y formas de pago y otras que establezca el reglamento o Párrafo I. El Sistema contendrá también información sobre los precios a los que los organismos comprendidos en el ámbito de la ley compraron o contrataron los bienes y servicios adquiridos. Artículo 38, párrafo 2: Difusión de los planes y programas anuales de compras Funcionalidades Reglamento Artículo 4, ítem 7, párrafo a): Publicidad Declaratorias de Urgencia. Artículo 4, ítem 7, párrafo c): Publicidad Invitaciones de requerimientos de urgencia. Artículo 4, ítem 7, párrafo i): Publicidad Contratos/Órdenes de Compra/Ordenes de Servicios. Sistema Nacional de Compras Públicas Página 11 de 46

12 Artículo 4, ítem 8, párrafo b): Publicidad Decreto de Emergencia y requerimientos relacionados. Artículo 4, ítem 9: Publicidad informe resultado emergencia. Artículo 4, ítem 10: Publicidad informe documentos justificativos de uso de emergencia. Artículo 6: Plan de Anual de Compras. Artículo 20, párrafo: Sanciones impuestas a los Proveedores por las entidades contratantes. Artículo 27: Datos del Registro de Proveedores del Estado y el Registro Especial de Proveedores Inhabilitados. Artículo 54, párrafo I): Permitir la presentación de ofertas económicas iniciales para los procesos de Subasta Inversa y notificación a los proveedores calificados. Artículo 54, párrafo IV): Permitirá la puja por parte de los oferentes en la Subasta Inversa. Artículo 54, párrafo V): Notificar a los proponentes de la recepción de los lances, confirmación del valor y orden de su propuesta. Artículo 55: Publicidad de los informes de resultados de la Subasta Inversa. Artículo 61: Publicidad de las convocatorias de Licitaciones Públicas. Artículo 63: Publicidad de convocatorias de Licitaciones Restringidas. Artículo 64: Publicidad de convocatorias de Sorteos de Obras. Artículo 65: Publicidad de convocatorias de Comparación de Precios. Artículo 66: Publicidad de convocatorias de Compras Menores. Artículo 76: Convocatorias para observaciones a proyectos de Pliegos de Condiciones Específicas. Artículo 76: Publicidad de proyectos de Pliegos de Condiciones Específicas/Especificaciones Técnicas/Términos de Referencia. Artículo 107: Publicidad de Contratos/Órdenes de Compra/Ordenes de Servicio. Sistema Nacional de Compras Públicas Página 12 de 46

13 Propuesto Para la elaboración del modelo de negocios propuesto se tienen en cuenta los siguientes elementos: los actores del Sistema Nacional de Compras Públicas, los procesos de negocio establecidos en la Ley con sus respectivos subprocesos y los criterios de diseño consensuados con el equipo de la DGCP. Actores del Sistema Nacional de Compras Públicas El Sistema Nacional de Compra Públicas consta de cuatro actores principales: Instituciones DGCP SNCP Oferentes Ciudadanos Instituciones: Organismo, órgano o dependencia del sector público, del ámbito de aplicación de la Ley Oferentes: Persona natural o jurídica legalmente capacitada para participar presentando Oferta propuesta en los procedimientos de selección de bienes, servicios y obras. En el modelo, los ciudadanos con manifiesto interés en suplir los bienes, obras o servicios requeridos por las instituciones públicas y/o que estén habilitados para participar en los debidos procesos para formalizar su relación comercial con el Estado dominicano, son nombrados como Oferentes, mientras no tengan contrato vigente con alguna institución estatal, en cuyo caso son llamados Proveedores. Ciudadanos: Cualquier persona natural o jurídica que tenga interés en cualquier procedimiento de compras que se esté llevando a cabo. DGCP: Dirección General de Contrataciones Públicas, órgano rector del Sistema Nacional de Compras Públicas. Sistema Nacional de Compras Públicas Página 13 de 46

14 Criterios de Diseño El modelo de negocios propuesto contempla la interacción de los actores a través del Sistema Nacional de Compras Públicas. Los criterios de diseño del Sistemas, se definieron tomando como base los principios establecidos en la Ley y su reglamento de aplicación, los requerimientos levantados en las entrevistas con las Unidades de Compras (UC) y los distintos departamentos de apoyo de la Dirección General de Contrataciones Públicas. Dichos requerimientos fueron englobados y clasificados en seis grandes grupos, con los principales aspectos a tomar en cuenta en el diseño funcional. Eficiencia Razonabilidad Igualdad y libre competencia Participación SNCP Transparencia y publicidad Reciprocidad Economía y flexibilidad Responsabilidad, moralidad y buena fe Equidad Sistema Nacional de Compras Públicas Página 14 de 46

15 Requerimientos Generales Levantados en Unidades de Compras y Dirección General de Contrataciones Públicas Sistema Nacional de Compras Públicas Norma Planificación Ejecuciòn Monitoreo Usabilidad Funcionalidad Principios Capacitación de ley de compras a máxima autoridad Procesos de Compras Monitoreo procesos de compras Reutilización de información capturada en otros subprocesos Tiempo de respuesta adecuado Procedimientos de selección Diseño y publicación de Planes Anuales de Compras Catálogo de Bienes, Obras y Servicios Estadísticas Optimización de cantidad de pasos y pantallas Gestión de errores Casos de excepción Certificación de disponibilidad de fondos Aprovisionamiento de Fondos Inclusión de proveedor al sistema Interconexión con otros sistemas 20% adjudicación a Pymes Integración con otros sistemas Registro de proveedores Gesión de seguridad Sistema Nacional de Compras Públicas Página 15 de 46

16 Criterios de diseño específicos: a. Sistema web: Adoptar la modalidad web para albergar al Sistema, permitirá una mayor flexibilidad en el acceso, facilitando una comunicación activa entre el usuario y la información, con la utilización de herramientas visuales estándar, haciéndolo más amigable tanto para compradores y proveedores, como ciudadanos. Otros beneficios son: el ahorro de tiempo, no hay problemas de compatibilidad de software, la información es más rápida, es de fácil integración con otros sistemas y su portabilidad permite el acceso desde diferentes dispositivos. b. Reutilización de datos : Optimizar el proceso de digitación de información integrando campos completados en procedimientos previos o registrados en las bases de datos de las que se alimenta el Sistema, contribuyendo a la agilización de los procesos y la disminución de errores de digitación y de carga de trabajo. c. Integración del oferente como usuario activo del Sistema: Materializa el modelo de sistema transaccional, logrando el intercambio de documentación y datos necesarios para la ejecución de los procesos de compras y contrataciones públicas. Presentación de ofertas técnicas y económicas en línea Notificaciones automáticas entre Oferentes y Unidades de Compras Consultas en línea de procesos de compras d. Comunicación automatizada: Envío automático de notificaciones a usuarios Registro como oferente Procesos de compra Inhabilitación Pago Retroalimentación Recepción de ofertas Preguntas y repuestas Sistema Nacional de Compras Públicas Página 16 de 46

17 e. Ampliación de participación de oferentes por convocatoria: Convocatorias automáticas según rubro de solicitud, lo que estimula la participación de todos los oferentes registrados, contribuyendo con el principio de igualdad y libre competencia. f. Filtros de selección de proveedores registrados como PYMES: Facilita la ejecución de la asignación del 20% de las compras y contrataciones a los oferentes registrados como PYMES, contribuyendo con la dinamización del sector y logrando una mayor participación de estos en los procesos de compras y contrataciones públicas. g. Integración de la reserva presupuestaria en los procesos de adquisiciones: Confirmación de disponibilidad de fondos, cuota de compromiso y libramiento de pago a través del Sistema, reflejándose en las consultas de procesos de compras en curso para mayor transparencia. h. Registro web de proveedores: Agiliza la inscripción de oferentes con la integración a otras bases de datos gubernamentales, cruciales para la autenticación de los requisitos de registro. i. Consulta web de estados de inscripción y actualización de oferentes: Permite el monitoreo del estado de inscripción o actualización por parte de los oferentes, facilitando el seguimiento de las solicitudes y contribuyendo a la descongestión de las consultas de estado a Mesa de Ayuda. j. Transparencia de operaciones de procesos de compras: Facilita el monitoreo ciudadano de los procesos de compras públicas contribuyendo a la auto fiscalización de las operaciones y creando un precedente de transparencia y acceso a la información por parte del gobierno. k. Análisis y explotación de la información: Seguimiento a las operaciones de compras y contrataciones con fondos gubernamentales, monitoreo preventivo y para el análisis y explotación de informaciones estadísticas, establecimiento de indicadores de gestión para la toma de decisiones y el seguimiento a la ejecución de fondos. Sistema Nacional de Compras Públicas Página 17 de 46

18 Procesos La optimización de los procesos fue fundamentada en los criterios de diseño definidos a partir del análisis de la documentación recopilada. Con miras a garantizar la eficacia y eficiencia del Sistema informático a desarrollar, los procesos fueron diseñados siguiendo los lineamientos establecidos por los mejores modelos de Aseguramiento de la Calidad en la Gestión ISO-9000, ISO-27001:2005, entre otros. Los procesos propuestos para este modelo de negocios fueron clasificados como misionales o principales, estratégicos, de apoyo y especiales, según se lista en el inventario dispuesto más abajo. El alcance del presente modelo contempla el diseño y la documentación de los procesos y subprocesos misionales. El mapa de procesos refleja la interacción de los procesos misionales, estratégicos y de apoyo definidos, con los actores principales del Sistema. El Convenio Marco, no cuenta con una documentación legal aprobada y existe poca documentación de base, y el Contrato de Concesiones no está reglamentado, por lo que ambos procesos especiales quedan fuera del alcance de esta consultoría. Sistema Nacional de Compras Públicas Página 18 de 46

19 Mapa de Procesos Sistema Nacional de Compras Públicas Sistema Nacional de Compras Públicas Página 19 de 46

20 Inventario de Procesos Sistema Nacional de Compras Públicas PROCESOS MISIONALES: PROCESOS DE APOYO: PROCESOS ESTRATÉGICOS: PROCESOS ESPECIALES: 1.- Planificación PACC 1.- Investigación de denuncias 1.- Monitoreo de procesos de compras 1.- Convenio Marco 2.- Compras de Bienes, Obras y Servicios 2.- Suspensión de procesos de compras 2.- Políticas de Compra 2.- Contrato de Concesión Solicitud 3.- Capacitaciones Convocatoria 4.- Mesa de ayuda Consulta 5.- Desarrollo de funcionalidades Recepción de ofertas 6.- Mantenimiento del sistema Adjudicación 7.- Resolución de Conflictos Contrato Aprobación de contratos Modificación de contratos Recisión de contratos Recepción de bien, obra o servicio Pago 3.- Gestión de Oferentes Inscripción de Oferentes Actualización de expediente de Oferentes Solicitud de inhabilitación de proveedores Registro de sanciones a oferentes 4.- Gestión del catálogo de bienes, obras y servicios 5.- Gestión del catálogo de usuarios 6.- Subasta inversa Solicitud Recepción de ofertas técnicas Selección de oferentes para subasta Subasta y adjudicación TOTAL GENERAL: 30 Sistema Nacional de Compras Públicas Página 20 de 46

21 Diagrama General de Procesos y Subprocesos El diagrama general muestra los procesos y subprocesos por actores del Sistema: Solicitud Inscripción de proveedores Actualización de expediente de proveedores Políticas de compras Monitoreo de procesos de compras Gestión de proveedores Mesa de ayuda Capacitaciones Mantenimiento del sistema Planificación PACC Compras de Bienes, Obras y Servicios Solicitud de inhabilitación de proveedores Registro de sanciones a proveedores Convocatoria Consulta Recepción de ofertas Adjudicación Contrato Recepción de bien, obra o servicio Pago Solicitud Aprobación Modificación Rescisión Desarrollo de funcionalidades Solicitud de investigación de procesos de compras Solicitud de inhabilitación de proveedores Impugnaciones a procesos de compras Suspensión de procesos de compras DGCP SNCP Instituciones Subasta inversa Convenios Marco Capacitaciones Convocatoria Consultas Recepción de ofertas técnicas Selección de oferentes Subasta y Adjudicación Contrato Recepción de bien, obra o servicio Pago Aprobación Modificación Rescisión Solicitud de investigación de procesos de compras Ciudadanos Oferente Gestión de proveedores Compras de Bienes, Obras y Servicios Inscripción de proveedores Actualización de expediente de proveedores Consultas Recepción de ofertas Recepción de bien, obra o servicio Capacitaciones Pago Consultas Recepción de ofertas técnicas Subasta inversa Subasta y Adjudicación Recepción de bien, obra o servicio Convenios Marco Pago Impugnaciones a procesos de compras Capacitaciones Sistema Nacional de Compras Públicas Página 21 de 46

22 Planificación Anual de Compras y Contrataciones La creación del Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) está fundamentada en la metodología aprobada por la Dirección General de Contrataciones Públicas y se confecciona con el formulario o plantilla estandarizada emitida por dicho órgano rector. La Unidad de Compras es la encargada de recibir el Plan Anual de Compras y Contrataciones oficialmente aprobado por la Máxima Autoridad Ejecutiva. Ese insumo representa la base de la planificación del ciclo de compras a través del Sistema Nacional de Compras Públicas. El Analista de Compras carga la información contenida en el PACC aprobado, generando para cada versión un número único en el Sistema, conteniendo los campos siguientes: 1. Descripción de la compra 2. Tipo de Contratación (Bien, Obra, Servicio o Consultoría) 3. Modalidad 4. Elemento relacionado del Catálogo de Bienes, y Servicios 5. Cantidad 6. Precio estimado por Unidad 7. Monto total estimado 8. Fecha estimada de adquisición 9. Nombre Usuario Requirente 10. Área o Unidad 11. Jefe Directo 12. Cargo 13. Región 14. Provincia 15. Municipio 16. Período de uso (en caso de arriendos o servicios) (campo fecha desde/hasta) 17. Clasificador presupuestario relacionado 18. Destinado a PYMES (Sí/No) Una vez terminado el cargado de la información de las solicitudes de compras contenidas en el PACC, el Analista de Compras tendrá la función de crearlas, opción que permitirá la publicación en el Sistema de las compras planificadas y la reutilización de estos datos en los distintos subprocesos que Sistema Nacional de Compras Públicas Página 22 de 46

23 componen el proceso de Compras de Bienes, Obras y Servicios cuando se confirme la necesidad de compras del área requirente. Adicionalmente a estos datos, el PACC publicará automáticamente la siguiente información para fines de seguimiento y comparación de lo planificado versus lo adquirido: 1. Disponibilidad de fondos 2. Etapa del proceso de compra: Subproceso 3. Valor real adquirido del Bien, Obra o Servicio 4. Fecha de adquisición del Bien, Obra o Servicio 5. Estado de recepción: Conforme o No Conforme. El PACC oficial aprobado por la Máxima Autoridad Ejecutiva, también será publicado en la página institucional por la Oficina de Acceso a la Información (OAI). Sistema Nacional de Compras Públicas Página 23 de 46

24 Proceso General de Compras de Bienes, Obras y Servicios El objetivo de este proceso es lograr que se ejecuten las solicitudes de compras de bienes, obras o servicios de manera transparente, rápida y eficiente. En la ficha de levantamiento de procesos anexa, se pueden ver las características principales y la descripción del paso a paso que corresponde a la siguiente gráfica: El proceso general de compras, consta de ocho sub procesos, que van desde la solicitud hasta el pago del bien, obra o servicio adquirido, de acuerdo a los requerimientos del área solicitante; cada uno de los cuales se describe a grandes rasgos a continuación. Para cada caso, se han anexado las fichas correspondientes, contentivas de información complementaria y los diagramas que sirven para ilustrar cómo fluye la información/insumos necesarios para su realización. Inicio: El Proceso de Compras de Bienes, Obras y Servicios, inicia con el envío de la solicitud de compra del área requirente a la Unidad de Compras. Sistema Nacional de Compras Públicas Página 24 de 46

25 Instituciones Compras de Bienes, Obras o Servicios Área requirente Inicio Solicita compra Recepción de bien, obra, servicio Unidad de Compras Solicitud Convocatoria Recepción de ofertas Contrato Comité de Compras Aprueba compra y proceso a ejecutar Adjudicación Oferente Consulta Administrativo Financiero Pago Fin Subproceso de Solicitud: Con la solicitud de compras y el proceso aprobados por el Comité de Compras y Contrataciones, el Analista de Compras verifica si la solicitud está publicada en Plan Anual de Compras. Si la solicitud de compras está publicada, el Analista abre la solicitud, y completa los datos faltantes, como el rango de fecha para consultas, rango de fecha de recepción de ofertas, fecha de apertura de oferta técnica, fecha de apertura de oferta económica, lugar donde se recibirá la compra, persona que recibirá la compra, y modalidad de compras a ejecutar aprobada por el Comité de Compras: i. Licitación Pública ii. Licitación restringida iii. Sorteo de Obras iv. Comparación de precios v. Compras Menores vi. Compras directas En caso de que la solicitud de compras no esté publicada, el Analista crea una solicitud de compras digitando tanto los datos contemplados en el Plan Anual de Compras, como los datos faltantes descritos anteriormente, adjuntando el Decreto Presidencial o la resolución de Máxima Autoridad Ejecutiva que justifican la compra no planificada. Para estos casos, el Sistema habilita un registro de solicitudes de compras no planificadas en el mismo formato de las solicitudes del PACC, con el objetivo de facilitar el seguimiento a las adquisiciones e incentivar la planificación de futuros periodos. Sistema Nacional de Compras Públicas Página 25 de 46

26 El Analista de Compras anexa el pliego de condiciones y/o la ficha técnica elaborado por el perito y aprobados por el Comité de Compras y Contrataciones, donde se especifican los requerimientos del bien o servicio a adquirir. Finalmente, solicita la certificación de disponibilidad de fondos presupuestados, insumo que le permite enviar la solicitud a aprobación del Rol aprobador, que ratifica o devuelve con comentarios. La aprobación de la solicitud permite pasar al subproceso de Convocatoria. Subproceso de Convocatoria: Con la aprobación de la solicitud, el Analista de Compras selecciona el tipo de convocatoria que desea realizar; la convocatoria puede ser automática o personalizada. Si se selecciona la convocatoria automática, el Analista de Compras recibe una notificación de envío de convocatoria a todos los oferentes registrados en el rubro de la solicitud; la convocatoria personalizada permite seleccionar y enviar la invitación a oferentes específicos. El oferente recibe un mensaje de convocatoria del Sistema con la información de solicitud, el pliego de condiciones y/o ficha técnica que le permite verificar y consultar la información del requerimiento de compra. Subproceso de Consulta: Si el oferente determina con la verificación de la información de convocatoria que el pliego de condiciones y/o ficha técnica presentan errores, no están completos o no son claros, solicita información a través de una notificación con su usuario en el Sistema o por los canales convencionales. El Analista de Compras recibe la solicitud de información por el Sistema o por los canales convencionales en el rango de fecha definido, analiza y envía notificación de respuesta a oferentes, publicando acta de preguntas y respuestas. En caso de que se determine que el pliego de condiciones y/o ficha técnica presenta errores, el Analista de Compras publica la enmienda a los documentos de solicitud. Subproceso de Recepción de Ofertas: Al recibir la información solicitada y concluir el subproceso de Consulta, en caso de mostrar interés, el oferente carga su oferta técnica, oferta económica y garantías correspondientes, a través de su usuario en el Sistema. Luego envía estos documentos a la Unidad de Compras solicitante. Cabe destacar, que el oferente puede hacer estas remisiones por los canales convencionales en caso de no tener acceso al Sistema. Para estos casos, el Analista de Compras deberá cargar las ofertas en el Sistema. Sistema Nacional de Compras Públicas Página 26 de 46

27 En caso de tener registros de ofertas recibidas, el Analista de Compras verifica si los documentos de solicitud están completos en las fechas pautadas para la apertura. Si se presenta algún faltante o error subsanable, solicita la subsanación al oferente que deberá remitir nuevamente o subsanar los documentos de solicitud señalados. De encontrarse todos los documentos completos, el Analista de Compras remite las ofertas al Comité de Compras y Contrataciones para la adjudicación. Si no se presenta ningún oferente, el Analista de Compras registra en el Sistema la no recepción de ofertas, insumo que permite la declaración del proceso desierto por el Comité de Compras y Contrataciones. Subproceso de Adjudicación: El perito o personal de evaluación verifica que las ofertas recibidas cumplen con las especificaciones de la solicitud. Si se determina que las ofertas no cumplen con las especificaciones de la solicitud, el perito o personal de evaluación emite un informe de no cumplimiento que sirve de insumo para que el Comité de Compras y Contrataciones evalúe la decisión de declaración del proceso desierto. En caso de declararse el proceso desierto, el Analista de Compras registra el proceso desierto en el Sistema y adjunta la declaración del Comité de Compras y Contrataciones. El Sistema verifica el número de declaraciones desiertas y permite el envío de la solicitud para el subproceso de Convocatoria o habilitar nuevamente el subproceso de Solicitud, en función de la cantidad de procesos declarados desiertos. Si las ofertas recibidas cumplen con las especificaciones de la solicitud, el perito o personal de evaluación envía un informe de recomendación de adjudicación al Comité de Compras y Contrataciones. El Comité de Compras y Contrataciones evalúa la recomendación del perito o personal de evaluación y emite acta de adjudicación. Con la declaración de adjudicación del Comité de Compras y Contrataciones, el Analista de Compras selecciona en el Sistema el tipo de adjudicación aprobada. Si el acta determina la selección de la oferta más económica, el Analista de Compras selecciona la adjudicación automática para que el Sistema escoja la oferta que presente menor precio. Si en el acta de adjudicación del Comité de Compras y Contrataciones se seleccionaron a oferentes específicos, el Analista de Compras selecciona la oferta del (los) oferente(s) adjudicado(s), justifica la adjudicación en comentarios si lo requiere y adjunta el documento emitido por el Comité de Compras y Contrataciones, para fines de publicación. Finalmente, el Sistema envía una notificación de adjudicación al(los) oferente(s) adjudicado(s). Sistema Nacional de Compras Públicas Página 27 de 46

28 Subproceso de Contrato: El subproceso de Contrato contempla la aprobación, modificación y recisión de contratos. Subproceso de Contrato - Aprobación de contratos: El Analista de Compras crea la orden de compra y/o contrato en donde se registran los parámetros de contratación en modelos o plantillas estandarizadas por el órgano rector, que contemplarán los datos de términos de referencia, entre otros: 1. Tipo: Orden de Compra /Contrato 2. Tipo de factura (crédito-contado) 3. Número de conduce 4. Fecha 5. Monto total 6. Entregables a. Avance (%) (si plica) b. Pagos por entregables (monto y %) c. Fecha de entrega por entregables 7. Otros términos de referencia 8. Circuito 9. Observaciones El Rol aprobador es responsable de verificar y aprobar o devolver con comentarios. Una vez aprobado, el Sistema envía notificación al oferente con el documento (contrato/orden de compra). Posteriormente, el Analista de Compras recibe el contrato firmado por las partes y procede a cargarlo en el Sistema. El Encargado Financiero recibe la notificación de publicación de contrato firmado y certifica en el Sistema Financiero la cuota de compromiso de pago, para que esté disponible mediante integración para la consulta del oferente en el Sistema de Compras; en caso de que no se cuente con la integración del Sistema de Compras con el Sistema Financiero, el Encargado Financiero deberá certificar la cuota de compromiso directamente en el Sistema de Compras. Sistema Nacional de Compras Públicas Página 28 de 46

29 Subproceso de Contrato - Modificación de contratos: La Unidad de Compras a través del Analista de Compras tendrá la disponibilidad de modificar un contrato vigente en el Sistema, mediante Addendum y adjuntar resolución de modificación cargando el contrato modificado. Subproceso de Contrato - Recisión de contratos: La Unidad de Compras a través del Analista de Compras tendrá la disponibilidad de poder rescindir un contrato vigente en el Sistema, adjuntar resolución de recisión, seleccionar oferente (s) del listado de adjudicación según posiciones ocupadas y adjuntar la nueva resolución de adjudicación del Comité de Compras y Contrataciones. Subproceso de Recepción de Bien, Obra o Servicio: El proveedor verifica el registro de cuota de compromiso de pago del Encargado Financiero y entrega el bien, obra o servicio contratado bajo los parámetros definidos en el contrato/orden de compras. El Rol de recepción recibe la entrega del proveedor y solicita al área requirente la recepción conforme. El área requirente verifica el bien, obra o servicio y envía una notificación de no conformidad en caso de que la entrega no cumpla con lo contratado; dicha notificación de no conformidad es cargada en el Sistema por el Rol de recepción para fines de registro. El proveedor recibirá la alerta de no conformidad por el Sistema para corrección de la no conformidad. Si la entrega cumple con las especificaciones contratadas, el área requirente emite notificación de conformidad que deberá ser registrada en el sistema. En ambos casos se registra una evaluación del proveedor, misma que formará parte del histórico de procesos ejecutados y contribuirá con el mejoramiento continuo del proceso de compras. Finalmente, el Rol de recepción, registra la aceptación del bien, obra o servicio, lo que permite la actualización del Plan Anual de Compras y Contrataciones para fines de transparencia y comparación con lo planificado inicialmente. Con esta entrada, se actualizan los siguientes datos de las solicitudes creadas desde el Plan Anual de Compras y Contrataciones o del registro de compras no planificadas: 1. Valor real adquirido del Bien, Obra o Servicio 2. Fecha de adquisición del Bien, Obra o Servicio 3. Estado de recepción: Conforme o No Conforme. Subproceso de Pago: El Encargado Financiero recibe la notificación de aceptación conforme del bien, obra o servicio en el Sistema y verifica el adjunto de aceptación del Área requirente. Dicho insumo le permite emitir el reporte del proceso de compras ejecutado para fines de auditoría y preparación del pago al proveedor. Sistema Nacional de Compras Públicas Página 29 de 46

30 Posteriormente, el Encargado Financiero registra en el Sistema el libramiento de pago cuando esté disponible. Este registro permite que el Sistema envíe automáticamente una notificación con el número de libramiento de pago al proveedor para fines de seguimiento del flujo hasta su disponibilidad en la Tesorería Nacional. A partir de esta acción, el proveedor puede registrar la evaluación de la institución, que formará parte del histórico de procesos de compras ejecutados contribuyendo con el mejoramiento continuo del Sistema de compras. Suspensión del Proceso de Compras Indistintamente de la modalidad bajo la que se esté ejecutando la adquisición de bienes obras o servicios, el Sistema permite suspender o detener el proceso, siempre que este se encuentre en las etapas previas a la adjudicación; a partir de esa etapa se han establecido los mecanismos de Addendum y Rescisión de contrato, así como la adjudicación a oferentes de la lista de ocupación, en posiciones por debajo del primer oferente seleccionado. El proceso de suspensión puede llevarse a cabo tanto en la Institución, como en el órgano rector, dependiendo de las causas que lo justifiquen. Sistema Nacional de Compras Públicas Página 30 de 46

31 Proceso de Subasta Inversa El proceso de Subasta Inversa es una variación del Proceso de Compras de Bienes, Obras y Servicios, con el que tiene los siguientes subprocesos comunes o iguales: Convocatoria Consulta Contrato Recepción de bien, obra o servicio Pago Instituciones Subasta Inversa Área requirente Solicita compra Recepción de bien, obra, servicio Inicio Unidad de Compras Solicitud Convocatoria Recepción de ofertas técnicas Subasta y adjudicación Contrato Comité Aprueba compra y proceso a ejecutar Selección de oferentes Oferentes Consulta Administrativo Financiero Pago Fin Los procesos que difieren del macro proceso de compras, en el caso de la Subasta Inversa, se describen a continuación: Subasta Inversa - Subproceso de Solicitud: Con la solicitud de compras y el proceso de subasta inversa aprobados por el Comité de Compras y Contrataciones, el Analista de Compras verifica si la solicitud está publicada en Plan Anual de Compras. En caso de que la solicitud de compras esté publicada, el Analista de Compras abre la solicitud, completa datos faltantes como: Lugar donde se recibirá la compra, persona que recibirá la compra, rango de fecha para consultas, fecha de apertura de oferta técnica, duración de la subasta. Sistema Nacional de Compras Públicas Página 31 de 46

32 En caso de que la solicitud de compras no esté publicada, el Analista de Compras crea una solicitud de compra no planificada, digitando los datos de solicitud contenidos en el Plan Anual de Compras y datos faltantes descritos anteriormente, y adjunta el decreto presidencial Autoridad Ejecutiva, justificando la compra no planificada. o resolución de la Máxima Posteriormente, anexa el pliego de condiciones y/o la ficha técnica donde se especifican los requerimientos tanto para una solicitud planificada como para una solicitud no planificada. Finalmente, el Analista de Compras solicita la certificación de disponibilidad de fondos presupuestados, insumo que le permite enviar la solicitud a revisión del Rol aprobador que confirma o devuelve con comentarios. La aprobación de la solicitud permite pasar a los subprocesos de Convocatoria, y posteriormente, Consulta. Subasta Inversa - Subproceso de Recepción de ofertas técnicas: Al recibir la información solicitada y concluir el subproceso de Consulta, en caso de mostrar interés, el oferente adjunta la oferta técnica y garantías correspondientes, a través de su usuario en el Sistema. Luego envía estos documentos a la Unidad de Compras solicitante. El Analista de Compras verifica si presenta ofertas técnicas de los oferentes. De comprobarse la no recepción de ofertas técnicas, puede declarar el proceso desierto, en donde el Sistema verifica el número de declaraciones desiertas y permite el envío de la solicitud para el subproceso de Convocatoria o de Solicitud, en función de la cantidad de procesos declarados desiertos. En caso de tener registros de ofertas técnicas recibidas, el Analista de Compras verifica si los documentos de solicitud están completos. Si se presenta algún faltante o error subsanable, solicita la subsanación al oferente que deberá remitir nuevamente o subsanar los documentos de solicitud señalados. De encontrarse todos los documentos completos, el Analista de Compras remite las ofertas técnicas para recepción conforme del perito o personal de evaluación. El perito o personal de evaluación verifica que las ofertas técnicas recibidas cumplen con las especificaciones de la solicitud. Si se determina que las ofertas técnicas no cumplen, el perito o personal de evaluación emite un informe de no cumplimiento que sirve de insumo para que el Analista de compras, lo publique como adjunto en el Sistema y declare el proceso desierto. Si las ofertas técnicas recibidas cumplen, el perito o personal de evaluación emite un informe de cumplimiento de las ofertas con las especificaciones de la solicitud, proceso que permite pasar al subproceso de Selección de Oferentes para subasta. Sistema Nacional de Compras Públicas Página 32 de 46

33 Subasta Inversa - Subproceso de Selección de Oferentes: Las ofertas que cumplieron con las especificaciones técnicas de la Solicitud, son evaluadas en este subproceso por el perito o el personal de evaluación, con el objetivo de recomendar la selección de oferentes para subasta al Comité de Compras y Contrataciones. El Comité evalúa la recomendación del perito o personal de evaluación y emite el informe de selección de oferentes para subasta. El Analista de Compras adjunta aprobación de selección de oferentes para subasta y elige en el Sistema los oferentes escogidos por el Comité. Finalmente, el Sistema asigna el código de identificación, que será publicado en sustitución de la identidad de los participantes, y envía un correo a los oferentes seleccionados, con la información correspondiente para habilitar su acceso en la sesión de la subasta, en el día y hora indicados en la solicitud. El Sistema notifica de igual modo a los oferentes no seleccionados para la subasta. Subasta Inversa - Subasta y Adjudicación: En la fecha indicada para la realización de la subasta inversa, el oferente seleccionado entra al Sistema a través de su usuario y digita la oferta económica inicial. El Sistema recibe oferta económica inicial y habilita al oferente para la subasta. El oferente recibe la notificación de habilitación y accede. Posteriormente, el oferente envía ofertas económicas en el rango de tiempo de subasta y el Sistema le mantiene informado de su posición. Una vez concluido el tiempo de subasta, el Sistema selecciona al oferente con menor precio y publica la adjudicación, registro que permite pasar al subproceso de contrato. Sistema Nacional de Compras Públicas Página 33 de 46

34 Proceso de Inscripción de Oferentes El Proceso de Inscripción de Oferentes tiene como objetivo facilitar la inclusión de personas físicas o jurídicas, asociaciones sin fines de lucro, cooperativas y oficinas gubernamentales, en la base de datos de oferentes autorizados por la DGCP, habilitándolos para presentar ofertas de bienes, servicios y obras a las entidades contratantes bajo el ámbito de aplicación de la Ley de Compras y Contrataciones Públicas , y demás referentes. El proceso inicia con la solicitud de registro y finaliza con el oferente registrado en la base de datos del órgano rector, si aplica. En la ficha adjunta se presentan las demás características del proceso y el diagrama de flujo correspondiente. Solicitud: El proceso de inscripción inicia cuando el oferente accede al portal transaccional y llena el formulario web de solicitud dispuesto para esos fines, con sus datos personales y los de su actividad comercial. El documento destaca cuáles campos son obligatorios indicándole al oferente si debe completar o corregir un campo, en caso de omisión o inserción de datos errados. Cuando el formulario está completo y correcto, el oferente somete su solicitud y el Sistema genera automáticamente un número que servirá para dar seguimiento en la Dirección General de Contrataciones Públicas (DGCP). Para facilitar a los usuarios que no cuenten con los medios, cumplir con el requisito de inscripción web, se propone disponer de computadoras con conexión a internet en las áreas de servicio a usuarios de la DGCP. Recepción de solicitud: Los documentos de solicitud deberán entregar por los medios que establezca el órgano rector. El personal de recepción de Registro de Oferentes de la DGCP, verifica que todos los documentos estén vigentes y que no hay ninguna omisión. En caso de requerir alguna rectificación notifica al solicitante, quien deberá corregirlo según se le indique. Si el expediente está completo y correcto, el Recepcionista dará entrada en el Sistema, con el número de solicitud de inscripción previamente emitido. Esta acción genera un acuse de recibo que será entregado como constancia de entrada de la solicitud, junto con las indicaciones de cómo dar seguimiento al trámite. Sistema Nacional de Compras Públicas Página 34 de 46

35 Análisis: Una vez registrado el expediente de solicitud, el Sistema genera una alerta para la etapa de análisis, indicando que está disponible. El Analista recibe la alerta y carga la solicitud en el Sistema para revisarlo. El Analista verifica el estatus y detalle de los documentos contenidos en el expediente de solicitud, según sitios/bases de datos correspondientes. En caso de encontrar que por lo menos uno de los requisitos no está al día y/o no es correcto, en caso de ser subsanable habilita una notificación automática al oferente en el Sistema, con comentario para que rectifique. Con la corrección, el oferente entrega el aporte a su expediente, el Analista valida el aporte y, si corresponde, lo asocia por el Sistema al expediente para que continúe el proceso. Cuando el Analista concluye su revisión, si encuentra el expediente de solicitud satisfactorio, crea el Registro de Oferente del Estado (ROE), según solicitud; en caso de considerar la solicitud improcedente, genera propuesta de rechazo con su justificación. En ambos casos, transfiere a la etapa de supervisión, para concluir el proceso. Registro: Cuando el Supervisor recibe la alerta de ROE creado/rechazado, carga en el Sistema a partir del número de solicitud, pudiendo elegir visualizar tanto el expediente, como el ROE o propuesta de rechazo y/o el reporte que se alimenta de los pasos dados en cada etapa previa, como historial. Si en su revisión el Supervisor encuentra algún error, devuelve por el Sistema al Analista, con un comentario de la corrección requerida; este revisa y corrige, para transferir nuevamente al Supervisor. En caso de encontrar todo correcto, el Supervisor aprueba en el Sistema, acción con la que sentencia la propuesta del Analista. En caso de aprobación de la solicitud, con la acción del Rol aprobador el Sistema genera automáticamente el número ROE habilitando simultáneamente el perfil de usuario asociado al número de registro. Se le notifica al interesado que su solicitud fue completada, facilitándole sus datos de acceso e instructivo de uso de la plataforma. Sistema Nacional de Compras Públicas Página 35 de 46

36 Proceso de Actualización de Oferentes El objetivo del Proceso de Actualización de Oferentes es mantener actualizada y correcta la información registrada en la base de datos de oferentes autorizados por la DGCP, según lo indica la Ley de Compras y Contrataciones Públicas , y demás referentes. El proceso de Actualización de oferentes difiere del proceso de Inscripción, sólo en los siguientes puntos: 1.- En la solicitud, el oferente puede ingresar desde el perfil de usuario habilitado con la emisión de su Registro y digitar en el formulario de actualización su número de ROE, con lo que el Sistema llena automáticamente sus datos, asignándole a la solicitud un número para seguimiento y permitiendo una de las acciones siguientes: a) Actualizar la información en los campos que corresponda, con el cargado de los documentos de soporte respectivos. b) Emitir la modificación de datos que no contemplen la presentación de soportes documentales como requisito. 2.- En la etapa de análisis, una vez revisado el expediente de solicitud y habiendo comprobado que está conforme con lo requerido, el Analista actualiza la información del oferente registrada en el portal, sea para cambio de datos (Modificación) o renovación del registro (Actualización). 3.- En la etapa final, el Supervisor habiendo verificado y dado el visto bueno a la Actualización ejecutada, genera una certificación de actualización de ROE, donde se registran los cambios realizados y/o renueva la vigencia del mismo. El resto de los trámites, revisiones y validaciones del proceso se ejecutan de la misma manera y siguen las mismas rutas lógicas. Sistema Nacional de Compras Públicas Página 36 de 46

37 Inhabilitación de Proveedores La Inhabilitación de Proveedores tiene como objetivo atender las solicitudes de inhabilitación interpuestas por las instituciones, en base a los criterios de investigación aprobados por la Dirección General de Contrataciones Públicas. Otros detalles y flujograma de este proceso, se encuentran en ficha anexa. Solicitud: La Máxima Autoridad Ejecutiva de la institución interesada solicita la inhabilitación del proveedor, presentando el expediente de soporte ante el órgano rector. Ejecución: La Dirección General del órgano rector, recibe la solicitud de inhabilitación y notifica a la Institución solicitante de la admisión del expediente, a la vez que empodera de la investigación al Departamento de Políticas, Normas y Procedimientos. El Encargado del Departamento de Políticas, Normas y Procedimientos, recibe la asignación y notifica a las partes, Institución y Proveedor, sobre el inicio de conocimiento de la solicitud de inhabilitación, a la vez que le solicita al proveedor aportar su escrito de defensa. El proveedor aporta la documentación de defensa en el tiempo y forma que se le indique, según el marco legal vigente; de no hacerlo, pierde la oportunidad de refutar en esa instancia y el proceso continúa. Paralelamente, el Departamento designado por la Dirección analiza el expediente y revisa los argumentos planteados por la institución solicitante. El Encargado asigna a un Analista el estudio e investigación del caso. Al recibir la asignación, el Analista verifica el expediente y la documentación que lo conforma, para determinar si los aportes son o no suficientes. Si se requieren aportes adicionales, informa al Encargado, quien solicita las aclaraciones y/o documentos tanto a la Institución como al Proveedor, de ser necesario. La Institución/Proveedor recibe el requerimiento y remite los aportes solicitados, para sumarse al expediente en análisis. En caso de que los aportes al expediente sean suficientes, el Analista emite un borrador de propuesta de resolución, que es validado por el Encargado, quien la rechazará, devolviendo a la etapa de análisis con comentarios para su corrección; o aprobará, remitiendo el documento al Despacho para su validación definitiva. Sistema Nacional de Compras Públicas Página 37 de 46

38 La Dirección analiza la propuesta y en caso de no aprobarla, la devuelve con comentarios para que sea ajustada en el Departamento de Políticas, Normas y Procedimientos. Cuando aprueba la propuesta, emite la correspondiente resolución, que se publica en el Sistema para consumo de todos los actores. Si la resolución es de inhabilitación, la Encargada del Departamento de Políticas, Normas y Procedimientos, solicita al departamento de Proveedores inhabilitar al proveedor en el Sistema, adjuntando la resolución como documento justificativo, para que sea transferido al registro público de Proveedores Inhabilitados, como se estipula en el marco legal que rige al Sistema Nacional de Compras Públicas. Sistema Nacional de Compras Públicas Página 38 de 46

39 Registro de sanciones a oferentes El objetivo de este proceso es llevar un registro de las sanciones aplicadas a los oferentes de manera transparente, que sirva como parámetro para el subproceso de adjudicación de las compras de bienes, obras y servicios. El Analista de Compras recibe la resolución de sanción del Comité de Compras y Contrataciones, insumo que le sirve para buscar al oferente indicado y registrar la sanción en el Sistema. Posteriormente digita el motivo determinado por el Comité de Compras y Contrataciones y carga la resolución de sanción aprobada. Finalmente envía el registro de sanción para fines de aprobación. El Rol aprobador confirma o devuelve con comentarios el registro de sanción. En caso de confirmación, el oferente recibe una notificación de sanción del Sistema con la resolución de sanción aprobada por el Comité de Compras y Contrataciones. Sistema Nacional de Compras Públicas Página 39 de 46

40 Gestión de Catálogo de Bienes y Servicios El proceso de Gestión del Catálogo de Bienes, Obras y Servicios, es una propuesta paralela a la consultoría que se está desarrollando en el órgano rector sobre el tema, con el fin de mejorar esa herramienta, debido a que fue contemplado desde el inicio dentro del alcance de la Consultoría de Diseño Funcional del Sistema de Contrataciones Públicas de la República Dominicana. Por esta razón, se entiende que la propuesta puede cambiar a raíz de los resultados de la consultoría especializada para el Catálogo. Su objetivo es mantener actualizado el compendio de los bienes, servicios y obras que adquieren las instituciones estatales, propiciando que tanto las Unidades de Compras como los proveedores, utilicen un estándar único para su clasificación y definiciones asociadas. A continuación el proceso de gestión como ha sido diseñado por el equipo ejecutor del Análisis Funcional del SNCP: Solicitud: El proceso inicia con la identificación de un elemento faltante, registrado con error o duplicado en el Catálogo de Bienes Obras y Servicios. Se entiende que esa identificación la realice el Analista de la Unidad de Compras, que es quien trabaja frecuentemente con ese instrumento, para dar curso a la gestión necesaria del elemento del catálogo llenando el formulario correspondiente en el Sistema y transfiriéndolo a su superior para aprobación. El Encargado de la UC recibe el formulario y verifica su contenido. Si entiende que la solicitud no procede, la rechaza por el Sistema y termina el proceso; si está de acuerdo, aprueba formulario y genera una solicitud inclusión, modificación o baja del elemento, que será transferida directamente al personal designado para la gestión del Catálogo en el órgano rector. Ejecución: El Analista del Catálogo de Bienes Obras y Servicios, recibe la solicitud y el Sistema genera automáticamente un ticket para seguimiento; luego verifica el contenido del formulario y determina la validez de la solicitud. Si la solicitud no procede, la rechaza en el Sistema asentando en un comentario el motivo del rechazo; de lo contrario, ejecuta la gestión y el Sistema publica automáticamente el cambio realizado para conocimiento de todos los usuarios. Sea que el Analista de Catálogo apruebe y ejecute, como que rechace la solicitud, el Sistema actualiza el ticket en para cerrarlo y remite el estatus al Encargado de Compras solicitante, directamente. Sistema Nacional de Compras Públicas Página 40 de 46

41 Gestión de Catálogo de Usuarios Este proceso tiene como objetivo administrar el catálogo de usuarios de las unidades de compras de instituciones estatales registradas en el Sistema Nacional de Contrataciones Públicas, con los perfiles que corresponda. Solicitud: El proceso inicia con la solicitud de gestión de usuario generada por la autoridad competente. La gestión contempla tanto la inclusión, como la inhabilitación o cambio de perfil de usuario, por ejemplo en caso de ascenso o por cambio de unidad funcional a la que pertenece en su institución (alta/baja/modificación). Análisis: El Analista de tecnología de la Información designado por el órgano rector, recibe la solicitud y la valida, determinando si está completa y procede crear un ticket en el Sistema para seguimiento y registro de ejecución. Ejecución: El Analista, luego de verificar el contenido de la solicitud según el registro en el Sistema, ejecuta la gestión requerida o notifica al solicitante sobre cualquier error o ajuste que necesite hacer a la información enviada. Si la solicitud es de creación y el Analista procede, el Sistema envía automáticamente una notificación de usuario creado al Rol aprobador conjuntamente con los datos de acceso. La contraseña generada para acceso del usuario registrado, debe ser modificada inmediatamente se ejecute el primer ingreso al Sistema. Sea que el Analista TI apruebe y ejecute, como que rechace la solicitud, el Sistema actualiza el ticket en para cerrarlo y remite el estatus al Encargado de Compras solicitante, directamente. Validación: La autoridad competente recibe por el Sistema la notificación de la gestión ejecutada, con su resultado, y verifica que se apega a lo solicitado según el ticket generado. Si el resultado no es el esperado, deberá abrir una nueva solicitud, lo que generará un nuevo ticket en el Sistema. Sistema Nacional de Compras Públicas Página 41 de 46

42 Organización En adición a las sugerencias dadas en informes previos, entendemos de vital importancia para el fortalecimiento de la Dirección General de Contrataciones Públicas, como órgano rector, y del Sistema en sí, abordar los siguientes cambios: El Departamento de Tecnologías de la Información deberá habilitar la posición de Analistas (tanto para temas de gestión general, como especializados en catálogos, etc.), estableciendo si tendrán asiento o no en las áreas que prestan servicio directo a usuarios (Mesa de Ayuda, Registro de Oferentes, etc.). Dotar al área de Asistencia Técnica de herramientas de gestión de CRM, de modo que se integren los puntos de contacto con los usuarios, se homologuen los discursos, y se definan las matrices de escalamiento para canalizar el soporte requerido por las Unidades de Compra, administrando los registros de las gestiones que realiza esa unidad. La función de inhabilitación, una vez emitida la resolución correspondiente por la Máxima Autoridad Ejecutiva del órgano rector, deberá ser ejecuta directamente por el perfil de Encargado de Registro de Oferentes. Sistema Nacional de Compras Públicas Página 42 de 46

43 Estrategia de Implementación El modelo de negocios propuesto es un modelo comprehensivo que cubre todo el proceso de compras y contrataciones del Estado. La implementación de dicho modelo debe abarcar todos los procesos, lo cual hace que sea un proyecto de largo plazo y alta complejidad que debe ser tenida en cuenta al momento de definir la estrategia de implementación. A modo de referencia, durante el año 2010 el Banco Mundial llevó a cabo una encuesta en Compras Públicas. En dicha encuesta se analizó la cobertura funcional provista por los portales de compras públicas de países de la OCDE que cuentan con un portal nacional de compras y los resultados se muestran a continuación: La plataforma actual de la República Dominicana está en condiciones, previas adecuaciones menores de proveer los servicios de: Búsqueda de documentos de licitación Descarga de documentos relacionados a licitaciones Estadística y base de datos de procesos pasados Sistema Nacional de Compras Públicas Página 43 de 46