INFORME FINAL. Municipalidad de Torte! Region de Aysèn. Ninnero de Informe: 2/ de abril del 2012

Transcripción

1 INFORME FINAL Municipalidad de Torte! Region de Aysèn Ninnero de Informe: 2/ de abril del

2 PREG. N 1t041 / UCE N 102 / 2012 REMITE INFORME FINAL N 2, DE 2012, SOBRE AUDITORIA DE TRANSACCIONES EN LA MUNICIPALIDAD DE TORTEL. COYHAIQUE, 0 5 ABR Se remite a esa Entidad, para su conocimiento y fines legales pertinentes, copia del Informe Final N 2, de 2012, con el resultado de la auditoria efectuada por esta Contraloria Regional en la Municipalidad de Tortel. El Contralor Regional (S) que suscribe, en conformidad con lo previsto en el articulo 55 y 85, inciso segundo, de la ley N , Organica Constitucional de Municipalidades, dara traslado de copia del aludido informe al Secretario del Concejo Municipal, con el objeto de que dê a conocer en forma Integra el contenido de dicho documento a ese cuerpo Colegiado. Saluda atentamente a Ud. RAU ViLES SA Css. Soria General de la Re ' blica ntralor Regional de A en SUBROGANTE AL SENOR ALCALDE MUNICIPALIDAD DE TORTEL CALETA TORTEL DMV Obispo Vielmo 275 Coyhaique / Fono Fax (67) / / aysen@contraloria.c1

3 DEL GENERAL CARLOS 'BAN- EZ DEL CAMPO OAF N / UCE N 103 / 2012 REMITE INFORME FINAL N 2, DE 2012, SOBRE AUDITORIA DE TRANSACCIONES EN LA MUNICIPALIDAD DE TORTEL. COYHAIQUE, 0 5 ABR Cumple con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N 2, de 2012, con el resultado de la auditoria efectuada por esta Contraloria Regional en la Municipalidad de Tortel. Sobre el particular, en virtud de lo establecido en el articulo 55 y 85, inciso segundo, de la ley N , Organica Constitucional de Municipalidades, corresponde poner en conocimiento del Concejo Municipal el citado Informe, debiendo informar a este Organismo de Control la circunstancia de haber dado cumplimiento a dicho tramite, dentro de un plazo de diez dias contados desde la fecha de su recepci6n. Saluda atentamente a Ud. AL SENOR SECRETARIO CONCEJO MUNICIPAL MUNICIPALIDAD DE TORTEL CALETA TORTEL DMV. LES SA ' C. " brie General de la epublica Contralor Regional de Aysen SUBROGANT Obispo Vielmo 275 Coyhaique / Fono Fax (67) / / aysen@contraloria.c1

4 PREG. N / 2011 N 125 / 2011 INFORME FINAL N 2, DE 2012, SOBRE AUDITORIA DE TRANSACCIONES EN LA MUNICIPALIDAD DE TORTEL. COYHAIQUE, 0 5 ABR En cumplimiento del plan de fiscalizacion de esta Contraloria Regional para el ano 2012, se efectu6 una auditoria de transacciones en la Municipalidad de Tortel. Objetivo La auditoria tuvo por finalidad realizar una evaluacion del sistema de control interno general y un examen a los macroprocesos finanzas, recursos en administracion y transferencias a otras entidades, con el objeto de verificar la veracidad y fidelidad de las cuentas, de acuerdo con la normativa contable emitida por la Contraloria General de la RepUblica, y la autenticidad de la documentacion de respaldo, conforme a lo dispuesto en el articulo 95 de la ley N , en el articulo 55 del decreto ley N 1.263, de 1975, y en la resolucion N 759, de 2003, de esta Entidad Superior de Control. Metodologia El examen se practicc5 de acuerdo con la metodologia, normas y procedimientos de auditoria y control, aprobadas por esta Entidad Fiscalizadora a travas de las resoluciones N OS y 1.486, ambas de 1996, incluyendo el analisis de procesos y la identificacion de riesgos de la entidad, determinandose la realizacion de pruebas de auditoria en la medida que se estimaron necesarias. Universo De acuerdo con los antecedentes recopilados, sobre los egresos realizados por el Municipio durante el segundo semestre del ano 2010 y el primer semestre del ano 2011, se consideraron las operaciones registradas en los subtitulos 22, 24, 29, y 34, cuyos montos ascienden a $ Muestra El examen se efectuo mediante una muestra selectiva de operaciones, cuyo monto ascendi6 a $ , equivalente al 19,5% del universo antes identificado. AL SENOR CONTRALOR REGIONAL (S) PRESENTE DMV Obispo Vielmo N Coyhaique / Fono Fax (67) / aysen@contraloria.c1

5 CONTRALORiA GENERAL DE LA REPUBLICA CONTRALORiA REGIONAL DE AYSEN Antecedentes generales La Municipalidad de Tortel es una corporaci6n autonoma de derecho poblico, con personalidad juridica y patrimonio propio, cuya finalidad es satisfacer las necesidades de la comunidad local y asegurar su participaci6n en el progreso econ6mico, social y cultural de la comuna, y su regulacion normativa esta contenida en la ley N Algunas de las principales funciones de la Municipalidad son elaborar, aprobar y modificar el plan de desarrollo comunal, cuya aplicacion deberb armonizar con los planes regionales y nacionales. El resultado del examen realizado dio origen al Preinforme de Observaciones N 2, de 2012, el que fue puesto en conocimiento del Alcalde de la Municipalidad de Tortel, mediante oficio N 501, de 2012, de este Organismo Contralor. Al respecto, dicha autoridad, dio respuesta al preinforme antes citado, a traves del oficio N 136, de 2012, cuyos argumentos y antecedentes han sido considerados en el presente informe final. Del examen practicado y de acuerdo con la respuesta al preinforme entregada por parte de ese Municipio, las situaciones observadas son las siguientes: I. SOBRE EVALUACION DE CONTROL INTERNO 1.Estructura Organizacional La Municipalidad de Tortel cuenta con un Reglamento de Funcionamiento de Estructura Interna, el que fue sancionado por medio del decreto alcaldicio N 44, de 16 de enero de 2009, el cual fijo y regulo su estructura y organizacion interna, estableciendo, ademas, las responsabilidades y funciones asignadas a las distintas unidades involucradas en la gestion municipal. En este mismo orden de ideas, se tuvo a la vista el Organigrama de la Municipalidad, sin embargo, se observa que dicho documento no se encuentra sancionado por el respectivo acto administrativo, vulnerando el principio de escrituracion establecido en el articulo 5 de la ley N , y el articulo 12 de la ley N Del analisis practicado, se observo que la estructura organizacional contenida en el organigrama de esa Entidad, no se ajusta al reglamento de funcionamiento y estructura interna, ni a las funciones que realizan los integrantes de cada departamento, en particular, el Departamento de AdministraciOn y Finanzas y sus secciones. A modo de ejemplo, en el organigrama se identifica, dentro del Departamento de AdministraciOn y Finanzas, la seccion Personal, la que no se encuentra definida dentro del reglamento. Por el contrario, dentro del reglamento se define la funci6n de Auditoria Interna, la que no se refleja en el organigrama respectivo. En la respuesta emitida por el Municipio, no se proponen acciones tendientes a subsanar lo observado, por lo que la observacion se I 2

6 CONTRALORiA REGIONAL DE AYSEN mantiene, debiendo la Municipalidad adoptar las medidas pertinentes para regularizar tales situaciones, lo cual sera verificado en la pr6xima visita de seguimiento que se realice en esa Entidad Edilicia. 2. Unidad de Control Se observa que no existe una unidad de control especificada, ni que dicha funci6n haya sido refundida con otro departamento de esa Municipalidad o asignada a un funcionario en particular. Consecuentemente, no fue posible constatar por esta Contraloria Regional, durante la visita de fiscalizacion, que las funciones de unidad de control, indicadas en los articulos 15 y 29 de la citada ley N , hayan sido ejercidas en esa entidad edilicia, ya que no existen informes que avalen la ejecucion de alguna revision a los distintos departamentos del Municipio. Sobre la materia, cabe senalar que, conforme lo dispone el articulo 15, inciso segundo, de la ley N , las municipalidades dispondrbn de una Secretaria Municipal, de una Secretaria Comunal de PlanificaciOn y de otras unidades encargadas del cumplimiento de las funciones de prestaci6n de servicios y de administracion interna que indica, entre las cuales se encuentra la relacionada con el control. Por su parte, el inciso primero del articulo 17 de la misma, prevê, en lo que interesa, que en las comunas cuya poblacion sea igual o inferior a cien mil habitantes, supuesto que se verifica en la especie, la organizacion interna de sus municipalidades incluira la Secretaria Municipal y todas o algunas de las unidades encargadas de las funciones genericas senaladas en el citado articulo 15, segcin las necesidades y caracteristicas de la comuna respectiva. El inciso segundo del mismo precepto, agrega que dichas municipalidades podran refundir en una sofa unidad, dos o mãs funciones genericas, cuando las necesidades y caracteristicas de la comuna respectiva asi lo requieran. Ahora bien, en relacion al servidor que deber asumir como responsable de la unidad que cumpla las correspondientes funciones de control, este Ente Superior de Control, por medio del dictamen N 5.956, de 2000, ha senalado que deberb pertenecer a la planta de directivos o de jefaturas, toda vez que ese personal es el Onico habilitado para dirigir unidades municipales. Al respecto, es pertinente destacar que en el informe de seguimiento N 20, de 2011, remitido a ese municipio por medio del oficio N 2.848, de 13 de septiembre de 2011, de esta Contraloria Regional, se formul6 la misma observacion de que se trata, esto es, que no se ha asignado la funcion de control interno. En atenci6n a que el Municipio en su respuesta, ratifica la inexistencia de la unidad de control y que no se ha traspasado dicha funcion a otro departamento, sin comprometer medidas al respecto, se mantiene la observacion, por lo que esta Contraloria Regional de Aysên iniciarä un sumario administrativo para determinar las eventuates responsabilidades administrativas que se hubieren producido por la falta de procedimientos de control dentro del municipio. 3

7 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPOBLICA Manuales de Procedimientos Se constat6 que la Municipalidad de Torte' no cuenta con manuales de procedimientos para los diversos procesos realizados por sus funcionarios, como el que prevè, entre otras disposiciones, el articulo 4 del decreto N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, el cual establece que las entidades deberan elaboran un manual de procedimiento de adquisiciones. Ademas, el numeral 45 de la resolucion exenta N 1.485, de 1996, de la Contraloria General de la RepOblica, senala que la documentaci6n relativa a las estructuras de control interno deben incluir datos sobre la estructura y politicas de una institucion, sobre sus categorias operativas, objetivos y procedimientos de control. Asimismo, se indica que dicha informaci6n debe estar contenida en documentos tales como la guia de gesti6n, las politicas administrativas y los manuales de operacion y contabilidad. La Municipalidad en su respuesta informa que existe un Reglamento de Adquisiciones y Contrataciones Municipales, aprobado mediante decreto alcaldicio N 269, de 10 de octubre de 2002, el cual adjunta a su oficio de respuesta. Al respecto, cabe senalar sobre el aludido Reglamento, que su contenido no es acorde a lo dispuesto en el articulo 4, del citado decreto N 250, de 2004, por lo que la observacion se mantiene, debiendo el municipio ajustar ese texto a lo establecido en el decreto N 250, de 2004, indicado, y ademas establecer formalmente su estructura, politicas, categorias operativas y objetivos, conforme a la resolucion exenta N 1.485, de 1996, de la Contraloria General de la RepOblica de Chile, lo cual sera verificado en la proxima visita de seguimiento. AmortizaciOn de los Bienes Intangibles De la fiscalizacion efectuada, se constato que la Municipalidad de Tortel no realiza un adecuado tratamiento a la amortizacion de los bienes intangibles, como por ejemplo, los programas informaticos. De acuerdo a lo indicado en el oficio N , de 2005, de la Contraloria General de la RepUblica, los bienes intangibles deben contabilizarse conforme a las normas que rigen para los bienes de uso y se amortizan en cuotas anules, iguales y sucesivas, durante un plazo no superior a cinco ahos. Tambiên se senala que el registro de la amortizacion de los bienes intangibles debe efectuarse mediante el mêtodo indirecto, habilitando el uso de las cuentas de AmortizaciOn Acumulada de Intangibles del Activo y AmortizaciOn de Bienes Intangibles en Gastos Patrimoniales. El municipio, en su respuesta, informa que a partir del ario 2011, comenz6 a contabilizar los bienes intangibles, acorde a las instrucciones impartidas por este Organo Contralor. Dado lo anterior, y en atencion a que no se han aportado mayores antecedentes para sustentar lo informado, la observacion se mantiene, hasta que en la proxima visita de seguimiento que se realice a esa Entidad Edilicia, se valide la implementacion de las medidas informadas. 4

8 Medidas Disciplinarias Se constato que la Municipalidad de Tortel, al mes de diciembre del ano 2011, no ha implementado un libro de registro de sumarios, contraviniendo lo expresado en el oficio N , de 26 de junio de 1967, de la Contraloria General de la RepOblica, libro en el cual deben consignarse las resoluciones que ordenan instruir estos procesos, el plazo de duraci6n de los mismos, la fecha en que fueron terminados y enviados al correspondiente examen de juridicidad de este Ente de FiscalizaciOn. En otro orden de ideas, se verifico que no se ha dado inicio a los sumarios administrativos que esta Contraloria Regional orden6 instruir, mediante los oficios N OS y 2.983, de 13 y 27 de septiembre de 2011, respectivamente, que remitieron los informes de seguimiento de las observaciones contenidas en los informes finales N 5 20 y 28, del ano Por otra parte, durante la fiscalizacion se comprobo que mediante el oficio N 3.641, de 17 de noviembre de 2010, esta Contraloria Regional remitio la resolucion N 364, de 8 de noviembre de 2010, la cual propuso aplicar una serie de medidas disciplinarias a funcionarios de la Municipalidad de Tortel, sin recibir respuesta por parte del municipio de las acciones realizadas. En base a ello, la Contraloria Regional de Aysên, por medio del oficio N 3.710, de 23 de noviembre de 2011, requirio a esa entidad edilicia remitir en el plazo de 8 dias hàbiles dar cumplimiento a la resolucion exenta N 364, de 2010, para el respectivo trámite de registro, sin que se haya recibido respuesta por parte de ese municipio. Sobre el particular, la Municipalidad de Tortel en su respuesta informa que durante el ano 2012, se implementarà el Libro de Registro sobre Sumarios Administrativos. En relacion a la falta de cumplimiento de las 6rdenes de instruir sumarios administrativos y de resolver la propuesta de aplicacion de medidas disciplinarias en los sumarios realizados por este Organismo de Control, el Municipio solo informa que aon cuenta con la posibilidad de recurrir a los tribunales ordinarios de justicia a fin de obtener algunas medidas accesorias. Por lo tanto, en lo que concierne a la implementacion del mencionado Libro, la observacion se mantiene, hasta que en la pr6xima visita de seguimiento que se realice a ese Municipio, se verifique su implementacion, y en relacion a las omisiones advertidas en materia de sumarios administrativos, se mantiene la observacion, y al respecto, esta Contraloria Regional de Aysen realizarã un sumario administrativo para determinar las eventuates responsabilidades administrativas respecto abs o hechos antes mencionados. Cuenta PUblica Durante la visita de fiscalizacion, se realizo un anälisis a las cuentas poblicas de esa Municipalidad, correspondientes a las gestiones realizadas durante los anos 2010 y Al respecto, se constato que la Municipalidad de Tortel no ha especificado en dichos documentos, las observaciones puntuales que Obispo Vielmo N Coyhaique I Fono Fax (67) / aysen@contraloria.c1 5

9 0ERAL p4t es' <I; CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA 111 se han realizado por parte de la Contraloria General de la RepUblica, senalando genêricamente que "...la Contraloria ha entregado algunos informes tendientes a mejorar los procedimientos administrativos internos..." Sobre el particular, importante es serialar que la letra d) del articulo 67 de la ley N , manifiesta que en la cuenta publica de las distintas entidades edilicias, deberà incorporarse un resumen de las observaciones màs relevantes efectuadas por la Contraloria General de la RepUblica, exigencia que en la especia no ha sido cumplida. Considerando que la Municipalidad de Tortel no aport6 informaci6n en relacion a la situaci6n planteada, la observacion se mantiene, por lo que dicho Municipio deberà, a futuro, considerar en su cuenta poblica un resumen de las observaciones más relevantes informadas por esta Entidad Superior de Control, lo cual sera verificado en la proxima visita de seguimiento que se realice a esa Entidad Edilicia. Sin perjuicio de lo anterior, cabe sehalar que el mencionado articulo 67 de la ley N , establece que el no cumplimiento de lo establecido en este articulo sera considerado causal de notable abandono de sus deberes por parte del alcalde. Al respecto, debe hacerse presente, en primer têrmino, que este Organo de Control no tiene, en general, atribuciones para establecer ni hacer efectiva la eventual responsabilidad administrativa que pudiere afectar a los alcaldes, toda vez que, si bien estos son funcionarios poblicos y, en tal calidad, se encuentran afectos a la misma, a ninguna autoridad se le ha otorgado la potestad de aplicarles algunas de las medidas disciplinarias contempladas en la ley N , y, en segundo lugar, que la determinaci6n de si las actuaciones del edil, importan o no un notable abandono de deberes, compete al Tribunal Electoral Regional respectivo, en virtud de lo dispuesto en el articulo 60, inciso primero, letra c), e inciso cuarto, de la ley N Oficina de Partes De acuerdo con el articulo 13, del Reglamento de Funcionamiento y Estructura Interna de la Municipalidad de Tortel, el objetivo principal de la oficina de partes es mantener el constante flujo, control, archivo y conservacion de toda la documentacion que ingress y egresa de la Municipalidad, proporcionando de forma rápida y expedita la informacion que se requiera para el accionar municipal. Entre las funciones especificas que debe cumplir, se puede mencionar el mantener archivos actualizados, asi como efectuar el control de la documentaci6n recibida y despachada y atender el servicio telefonico, entre otros. Ahora bien, durante la fiscalizacion se detectaron algunas deficiencias en la Oficina de Partes, ya que en el caso particular de correspondencias emitida por esta Contraloria Regional, no se encontro registro de ella, a modo de ejemplo, se pueden citar los oficios N OS 3.641, de 2010 y 3.710, de Obispo Vielmo N Coyhaique / Fono Fax (67) / aysen@contraloria.c1 6

10 Lo anterior cobra mayor importancia, debido a que dicha correspondencia dice relacion con la aplicacion de medidas disciplinarias producto de un sumario administrativo. De acuerdo con la respuesta emitida por la Municipalidad de Tortel, en ella se informa que se ha dado instrucciones al servidor que ejerce la funci6n de oficial de partes, para registrar todos los documentos que ingresan y egresan de ese Municipio. Considerando que no se respalda dicha aseveracion con algon acta administrativa que formalice dicha instruccion, la observacion se mantiene, hasta que en la proxima visita de seguimiento se verifique la implementacion de esa medida y el correcto registro de los documentos que se emiten e ingresan al municipio. 8. Irregularidades en los Actos Administrativos En relacion a los decretos de pago examinados se verificaron las siguientes situaciones: Identificadas las firmas de los funcionarios que autorizan y dan validez a los actos administrativos y documentos de contabilidad, se advierte que, principalmente el Secretario Municipal y el jefe de Administraci6n y Finanzas, firman documentos en una calidad distinta a la cual les corresponde segon los cargos que ocupan, sin que exista en tales antecedentes, y bajo el pie de firma correspondiente alguna mencion de subrogancia o suplencia. A modo de ejemplo se puede citar el decreto de pago N 651, de 2 de julio de 2010, en el cual el jefe de Administraci6n y Finanzas firma como Secretario Municipal y el Secretario Municipal en calidad de Alcalde; y el decreto de pago N 263, de 7 de febrero de 2011, en el que el jefe de Finanzas firma en calidad de Secretario Municipal. Se constat6 que en el decreto de pago N 711, del 8 de junio de 2011, se omitio la firma del Alcalde. Al respecto, corresponde senalar que la firma de la autoridad correspondiente es un acto esencial por el cual manifiesta su voluntad expresa, ejerciendo con ello no solo las atribuciones que le confiere la ley, sino que emitiendo un acto administrativo, en los terminos del articulo 1 de la ley N , esto es, una decisi6n formal de un 6rgano de la Administración del Estado en la cual se contiene una declaracion de voluntad en el ejercicio de una potestad publica. Asimismo, se verifico la omisi6n de la firma del Secretario Municipal en los decretos de pago N OS 1.013, de 6 de octubre de 2010, 1.204, de 5 de noviembre de 2010 y 124, de 2 de febrero de 2011, entre otros, lo que, por su parte, vulnera lo preceptuado en el articulo 20, letra b), de la ley N Falta de los timbres de las personas que autorizan los pagos, por ejemplo, en los decretos de pago N OS 1.087, de 13 de octubre de 2010, 1.204, de 5 de noviembre de 2010 y 263, de 7 de febrero de 2011; en los cuales se aprecia la ausencia de los timbres del Jefe de AdministraciOn y Finanzas, del Secretario Municipal y del Alcalde. El decreto de pago N 1.015, de 5 de octubre de 2010, por un monto de $ , se encuentra enmendado en las imputaciones, y la planilla de finanzas que corresponde a su respaldo no es coincidente con las imputaciones que en el se registran. 7

11 CONTRALORiA GENERAL DE LA REPUBLICA Estas tres Oltimas situaciones vulneran lo establecido en las Normas Especificas de Control Intern establecidas en la resolucion N 1.485, de 1996, de la Contraloria General de la RepOblica. Considerando que la Municipalidad de Tortel no aporto la informaci6n suficiente para salvar las situaciones informadas, las observaciones se mantienen, debiendo ese Municipio adoptar las medidas pertinentes para regularizar los procedimientos vinculados a las letras a), b),c) y d) del presente numeral, lo cual sera verificado en la pr6xima visita de seguimiento que se realice en esa Entidad Edilicia. 9. Persona contratada a honorarios desarrollando funciones de Alcalde Se tuvo a la vista el convenio N 7, de 3 de enero de 2011, que formalizo la contrataci6n de don Rodrigo Maldonado Retamal, bajo la modalidad de honorarios, con el fin de que realizara labores relacionadas con el plan de desarrollo comunal, iniciativas de inversion y proyectos de desarrollo comunal, entre otros. Del anàlisis de tal funcion, se comprob6 que en el decreto de pago N 460, de 19 de abril de 2011, el senor Maldonado Retamal firm6 como Alcalde Subrogante y en los decretos N OS 650 y 651, ambos de 25 de julio de 2011, se concedi6 permiso de feriado y con goce de remuneraciones a si mismo, lo que vulnera lo concluido en la letra d), del nomero 4.2 "De las inhabilidades" del dictamen N 7.266, de 2005, de la Contraloria General de la RepUblica. Dado a que la Municipalidad de Tortel, solo informa que lo ocurrido fue en un caso fortuito y que a futuro no ocurrirá, se mantiene la observacion, por lo que esta Contraloria Regional de Aysên realizará un sumario administrativo para determinar las eventuales responsabilidades derivadas de la falta de observacion de las disposiciones emanadas de esta Entidad Superior de Control, en lo que respecta a las inhabilidades del personal contratado bajo la modalidad de honorarios. 10.Secretaria Municipal con otras labores La secretaria administrativa de la Secretaria Municipal y del Concejo, funcionaria grado 17, contrata, desde el ano 1988, ha realizado ademàs funciones como secretaria de la Junta Inscriptora de Tortel. Sobre el particular, se constato que mediante el decreto alcaldicio N 771, de 26 de agosto de 2011, el alcalde autorizo a dicha funcionaria para atender la oficina de la Junta Inscriptora, por dos horas diarias. Al respecto, y de acuerdo al criterio contenido en el dictamen N 4.274, de 2012, de la Contraloria General de la RepOblica, es del caso manifestar que, si bien la funcionaria cuenta con la autorizacion otorgada por la autoridad correspondiente, no consta que se hayan compensado las horas que no haya podido trabajar en su calidad de funcionaria municipal por causa de la funci6n de secretaria de la Junta Inscriptora senalada. 8

12 Debido a que el Municipio no aport6 los antecedentes que permitan subsanar lo informado, se mantiene la observacion, por lo que esta Contraloria Regional de Aysên realizara un sumario administrativo con el fin de determinar las eventuates responsabilidades administrativas originadas por la falta de control horario de las labores que ejerce la funcionaria de que se trata. 11.Convenios a Honorarios Respecto a convenios a honorarios, se analizo el caso del convenio N 40, de 3 de enero de 2011, por el que se contratan los servicios de dona Sentha Lorena Guerra Asenjo, para el cumplimiento de las siguientes funciones: asesorar al Alcalde en materias de planificacion estrategica municipal, realizacion de gestiones encomendadas expresamente por el Alcalde, apoyar la gestion de acciones que deban desarrollarse en la capital, tales como adquisiciones o cotizaciones de bienes y/o servicios y colaborar en la gestion, y analisis del comportamiento de permisos de circulacion emitidos por la Municipalidad, emitiendo informes mensuales y trimestrales respecto de lo ejecutado. Dicho convenio no contaba con la firma del Secretario Municipal, ni se aprob6 por el correspondiente acto administrativo, adernas, a partir de las indagaciones realizadas por esta Contraloria Regional, se estableci6 que el mencionado convenio no se encontraba firmado por la prestadora de servicios al momento de la fiscalizacion, siendo regularizado solo el 14 de diciembre de Asimismo, analizado el decreto de pago N 1.828, de 27 de diciembre de 2011, que esta asociado a las prestaciones de servicios realizadas por la Sra. Guerra Asenjo, y justificado mediante las boletas de honorarios N 12, de 1 de febrero de 2011, por un monto de $ 1, , y N 13, de 4 de marzo de 2011, por el mismo valor, se desprende que esas erogaciones no guardan relacion con la modalidad establecida en el respectivo convenio, dado que la clausula segunda indica que los pagos se realizarian en los meses de junio, por un monto de $ , en septiembre por $ y en diciembre por $ Consecuente con lo anterior, la misma clausula establecia que la emisi6n de la boleta de honorarios deberia realizarse a mas tardar los dias 20 de cada mes de pago y que junto a las boletas, se deberia adjuntar un informe de actividades realizadas en el mes inmediatamente anterior a la emisi6n de la boleta, lo que no ocurrio en la especie. Ademas, no se detalla la forma por la que tendra derecho al bono por productividad y rendimiento estipulado en la clausula tercera, que por lo dernas no se condice con las actividades pactadas en la clausula primera, ya que en ellas no se definen acciones relacionadas a produccion, sino que a funciones especificas. Finalmente, no se indica la cuenta a la que se imputara el gasto. Considerando la ausencia de informes de actividades en las boletas de honorarios presentadas a cobro, se realizaron las indagaciones con el fin de consultar y entrevistar a la prestadora de servicios, no siendo posible encontrarla, por lo que dicho Municipio debia informar a esta Entidad de Control las labores reales realizadas en razon de los pagos, respaldado por las solicitudes expresas de realizacion de actividades por parte del alcalde, como lo senala la letra b) de la clausula primera del respectivo convenio. 9

13 Por otra parte, se constato la existencia de convenios de prestacion de servicios a Honorarios duplicados con distinto contenido, que no cuentan con un decreto alcaldicio que los modifique o que deje sin efecto el anterior. Al respecto, es posible mencionar el convenio N 23, de 2011, correspondiente a la contratacion de dona Marcela Hernandez Rios, que contiene dos ejemplares de distinto contenido, y el convenio N 25, de 2011, de dona Hortensia Escobar, que presenta la misma situaci6n. Lo anterior vulnera el articulo 4 de la ley N , y la resolucion N 1.485, de la Contraloria General de la Republica, que aplica normas de control interno, en lo que respecta a la contrataci6n de personas a honorarios para satisfacer labores habituales de la Municipalidad y a la falta de orden administrativo en los convenios a honorarios, respectivamente. Dado que la Municipalidad no aport6 los documentos suficientes que permitan regularizar dichas situaciones, las observaciones se mantienen, por lo que esta Contraloria Regional de Aysen iniciarà un sumario administrativo para determinar las eventuates responsabilidades administrativas asociadas a la falta de control de los convenios a honorarios. 12.Registro de las operaciones con terceros Se analizo, entre otros, el decreto N 1.087, de 13 de octubre de 2010, donde la factura respectiva fue emitida el 10 de septiembre de 2009, sin encontrarse en dicho decreto otros antecedentes que justifiquen el retraso en su pago. La situacion expuesta precedentemente, vulnera lo indicado en la normativa del Sistema de Contabilidad General de la Naci6n, aprobada por medio del oficio circular N , de 2005, de la Contraloria General de la RepUblica y sus modificaciones, en particular, en lo referido al principio de devengado, que establece que la contabilidad debe registrar todos los derechos y obligaciones en el momento en que se generen, independientemente de que estos hayan sido o no percibidos o pagados. Como resultado de lo anterior, se transgrede adernàs el principio de exposicion, citado en la misma normativa, y que senala que los estados contables deben contener toda la informaci6n necesaria para una adecuada interpretacion de las situaciones presupuestarias y economicas-financieras de la Entidad. El Municipio, en su respuesta informa que dicho documento habia sido extraviado, senalando adern6s que ello no volveria a ocurrir. Por lo anterior, se mantiene la presente observación, debiendo la Municipalidad de Torte' ejercer el adecuado procedimiento en lo que se refiere a la normativa del Sistema de Contabilidad General de la Naci6n, particularmente al tratamiento y ejecuci6n de los compromisos con terceros, lo cual sera validado en la proxima visita de seguimiento que se realizarà en ese municipio. Obispo Vielmo NI Coyhaique / Fono Fax (67) / aysen@contralona.c1 10

14 13.Informalidad en Ia tramitaci6n interna de pagos Se detect6, en una gran cantidad de decretos de pagos, una serie de deficiencias que se analizan en detalle en el titulo II. Sobre Examen de Cuentas del presente preinforme. Ver anexos N OS 1 y 2. Realizadas las entrevistas al personal encargado de gestionar los egresos en el Municipio, se constat6 que lo anterior ocurre, en parte, debido a instrucciones directas recibidas del alcalde, por lo cual proceden a efectuar los pagos a pesar de infringir las normas de control que exige la normativa legal. Considerando que el municipio, en su respuesta no aport6 la informacion adecuada para subsanar lo informado, la observacion se mantiene, debiendo adoptar medidas tendientes a que sus procedimientos de pago se realicen en estricto cumplimiento a lo establecido en el articulo 55 del decreto ley N 1.263, de 1975, lo establecido en el articulo 3, de la ley N , el decreto N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, Reglamento de la ley N , y la resolucion exenta N 1.485, de 1996, de la Contraloria General de la RepOblica de Chile, hechos que seran verificado en la proxima visita de seguimiento que esta Contraloria Regional de Aysên realice a esa entidad edilicia. II. SOBRE EXAMEN DE CUENTAS Del examen realizado a una muestra selectiva de operaciones relacionadas a los decretos de pago, se advierten una serie de situaciones que se detallan a continuaci6n: Legalidad de Ia Documentacien Analizada la situaci6n de los decretos de pago y de su documentaci6n de respaldo, desde el punto de vista de la legalidad, se observan una serie de deficiencias relacionadas entre otras a: falta de documentaci6n de respaldo, falta de autorizacion por parte del Alcalde, devengamientos inadecuados, decretos firmados por personal a honorarios, entre otras, las que se senalan detalladamente en el anexo N 1 del presente informe. Dado a que el Municipio en su respuesta no aport6 la informacion adecuada para subsanar lo informado, la observacion se mantiene, por lo que la Municipalidad de Tortel debera adoptar medidas tendientes a que sus procedimientos de pago se realicen en estricto cumplimiento de lo establecido en el articulo 55 del decreto ley N 1.263, de 1975, lo establecido en el articulo 3, de la ley N , el decreto N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, Reglamento de la ley N , y la resolucion exenta N 1.485, de 1996, de la Contraloria General de la RepOblica de Chile, hechos que seran verificado en la proxima visita de seguimiento que esta Contraloria Regional de Aysên realice a esa entidad edilicia. Validez de Ia DocumentaciOn y Respecto a la validez de los decretos de pago sus respaldos, se verifico la falta de autorizaci6n de los responsables 11

15 CONTRALORiA GENERAL DE LA REPUBLICA correspondientes, enmiendas en la informacion, falta de recepci6n conforme de los documentos de cobro, errores de imputacion contable, situaciones que se detallan en el anexo N 2. Considerando que el Municipio en su respuesta no aport6 la informaci6n adecuada para subsanar lo informado, la observacion se mantiene, por lo que la Municipalidad de Tortel debera realizar acciones tendientes a que sus procedimientos de pago cumplan cabalmente con lo establecido en el articulo 3, de la ley N , y la resolucion exenta N 1.485, de 1996, de la Contraloria General de la RepOblica de Chile, lo cual sera verificado en la pr6xima visita de seguimiento. Pagos de Honorarios Analizados los decretos de pago de honorarios, se pudo comprobar que existen deficiencias relacionadas falta de firma del prestador de servicios en la boleta presentada, ausencia de informes de actividades realizadas, incoherencia entre el monto pactado y lo pagado, observaciones que se identifican detalladamente en el anexo N 3 del presente informe. En su respuesta el Municipio no se pronuncia respecto de la situacion planteada por lo que la observacion se mantiene, raz6n por la cual esta Contraloria Regional procedera a instruir un sumario administrativo tendiente a determinar las eventuales responsabilidades administrativas originadas por las deficiencias advertidas en los pagos de honorarios. Falta de Decretos de Pago Del examen efectuado no fue posible encontrar durante la visita de fiscalizacion, los siguientes decretos de pago y su documentaci6n de respaldo: N Decreto Fecha Monto ($) ObservaciOn Falta el decreto de pago y su documentaci6n de respaldo Falta el decreto de pago y su documentaci6n de respaldo Falta el decreto de pago y su documentacion de respaldo Falta el decreto de pago y su documentaci6n de respaldo. Dado a que el municipio, informo que los decretos de pagos N OS al tienen relacion con ajustes de cuentas contables no adjuntando la documentacion suficiente y, que el 641 no pudo ser identificado, se mantiene la observacion, por lo que esta Contraloria Regional de Aysen iniciara un sumario administrativo para determinar las eventuales responsabilidades 12

16 administrativas originadas por la ausencia de los decretos de pagos senalados precedentemente. Recursos en AdministraciOn En relacion a esta materia, se observo que el decreto de pago N 1.345, de 9 de diciembre de 2010, por $ , se identifica el cargo a la cuenta AdministraciOn de Fondos - Residuos SOlidos, mientras que, contablemente, dicho registro fue efectuado al Proyecto de Habitabilidad Chile Solidario, cuenta , como lo demuestra el libro mayor de esta Ultima. Junto a lo anterior, el decreto de pago se encuentra autorizado por una firma que no corresponde a la del senor alcalde y la orden de trabajo N 1.018, de 1 de octubre de 2010, que se encuentra adjunta como documento de respaldo, no cuenta con las autorizaciones del alcalde ni del secretario municipal. Considerando que el Municipio en su respuesta solo hace referencia a una contabilizacion sin dar mas informaci6n respecto a la situaci6n informada, se mantiene la observacion, por lo que esta Contraloria Regional de Aysen incluira dicha materia, en un sumario administrativo para determinar las eventuates responsabilidades administrativas por las deficiencias detectadas en la contabilizacion de sus recursos en administraci6n. Intereses Mediante el decreto de pago N 911, de 8 de septiembre de 2010, por un total de $ , se pag6 un valor de $ por concepto de intereses por mora, correspondiente a servicio telefonico. La Municipalidad de Tortel informa en su respuesta que las facturas por cobro de servicios telefonico son recibidas en esa dependencias con su fecha de pago ya vencidas, por lo que la observación se mantiene, debiendo ese Municipio agotar todas las instancias con el fin de cumplir con los compromisos en forma oportuna y asi no generar pago de intereses, lo cual sera validado en la proxima visita de seguimiento que esta Contraloria Regional realice a esa entidad edilicia. 7. Error en el pago de impuestos Se observa que, de acuerdo a lo informado por personal del Departamento de Finanzas, debido a que el programa contable con el que cuenta la municipalidad no se Ileva al dia, el calculo del pago de los impuestos se realiza en forma manual. Es asi que, de los honorarios pagados a traves del decreto de pago N 651, de 2 de julio de 2010, se gener6 un error de digitaci6n al traspasar la informacion a la planilla excel donde se calcula el monto total a pagar por tal concepto, provocando el pago err6neo de las retenciones realizadas al prestador de servicios, don Jose Becerra, ya que el monto real a declarar correspondia a $ , declarandose solo un valor de $ 4.385, determinandose una diferencia de $ El pago de las retenciones se realizo mediante el decreto de pago N 775, de 4 de agosto de Obispo Vielmo N Coyhaique / Fono Fax (67) / 13

17 DEL GENERAL CARLOS IBAfsIEZ DEL CAMPO Considerando que la Municipalidad de Tortel no aport6 la informaci6n suficiente para salvar la situacion informada, la observacion se mantiene, debiendo ese Municipio adoptar las medidas pertinentes para que, a futuro, no ocurran situaciones como as descritas precedentemente, lo cual sera verificado en la pr6xima visita de seguimiento que se realice en esa entidad edilicia. CONCLUSIONES Atendidas las consideraciones expuestas durante el desarrollo del presente trabajo, corresponde concluir: 1. La Contraloria Regional iniciara un sumario administrativo para determinar las eventuates responsabilidades administrativas por las siguientes situaciones: 1.1 Sobre "Unidad de Control", senalado en el punto 2, del titulo I "Sobre EvaluaciOn de Control Interno", por la omisi6n de procedimientos de control interno en el funcionamiento del Municipio. 1.2 Referente a "Medidas Disciplinarias", referida en el punto 5, del titulo I "Sobre EvaluaciOn de Control Interno", en atencion a que se han omitido la instruccion de sumarios ordenados por esta Entidad Superior de Control como asi tambièn la no aplicacion definitiva de medidas disciplinarias emanadas al têrmino de sumarios instruidos por esta Contraloria Regional. 1.3 En relacion a "Persona Contratada a Honorarios Desarrollando Funciones de Alcalde", mencionado en el punto 9, del titulo I "Sobre EvaluaciOn de Control Interno", sobre las inhabilidades a los funcionarios a honorarios establecidas en el dictamen N 7.266, de 2005, de la Contraloria General de la RepOblica y al Titulo III, de la Obligaciones Funcionarias, contenidas en la ley N En lo que respecta a "Secretaria Municipal en Otras Labores", mencionado en punto 10, del titulo II "Sobre Examen de Cuentas", sobre la falta de control del horario de la funcionaria que adernas de su funci6n municipal realiza una labor de secretaria en la Junta Inscriptora. 1.5 Referente a "Convenios a Honorarios", referido en el punto 11, del titulo I "Sobre EvaluaciOn de Control Interno", sobre las irregularidades y falta de control en los convenios a honorarios. 1.6 En relacion a "Pagos de Honorarios", referido en el punto 3, del titulo II "Sobre Examen de Cuentas", por las deficiencias advertidas en el pago de los honorarios. 1.7 Sobre "Falta de Decretos de Pago", senalado en el punto 4, del titulo II "Sobre Examen de Cuentas", sobre la ausencia de los decretos de pago y sus respectivos respaldos. 1.8 Referente a "Recursos en AdministraciOn", referida en el punto 5, del titulo II "Sobre Examen de Cuentas", sobre las irregularidades en los procedimientos de contabilizacion que dieron curso a los egresos con cargo a recursos en administracion. 14

18 2. El Servicio deberb tener presente las observaciones que se mantuvieron en el analisis de este informe final, y por las cuales esta Contraloria Regional emitio las siguientes instrucciones, cuyo cumplimiento sera verificado en una pr6xima visita de seguimiento que se realice a esa Entidad: 2.1 Respecto a "Estructura Organizacional", indicada en el punto 1, del titulo I "Sobre EvaluaciOn de Control Interno", la Municipalidad de Tortel deberà adoptar las medidas tendientes a regularizar oficialmente con el respectivo acto administrativo el organigrama de ese municipio y, que este sea un reflejo armonico del Reglamento de Funcionamiento de Estructura Interna. 2.2 Sobre "Manual de Procedimientos", senalado en el punto 3, del titulo I "Sobre EvaluaciOn de Control Interno", se deberan implementar las acciones tendientes a actualizar su Reglamento de Adquisiciones y Contrataciones Municipales, conforme a lo establecido en la ley N , y al decreto N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de dicha ley, junto con establecer oficialmente su estructura, political, categorias operativas y objetivos, conforme a lo establecido en la resolucion N 1.485, de 1996, de la Contraloria General. 2.3 En relacion a "AmortizaciOn de los Bienes Intangibles", mencionado en el punto 4, del titulo I "Sobre EvaluaciOn de Control Interno", la Municipalidad deberb contabilizar dichos bienes y proceder a sus actualizaciones pertinentes y oportunas, conforme al oficio N , de 2005, de la Contraloria General. 2.4 Referente a "Medidas Disciplinarias", indicado en el punto 5, del titulo I "Sobre EvaluaciOn de Control Interno", el Municipio deberà implementar el Libro de Registro de Sumarios Administrativos, conforme a lo dispuesto en el oficio N , de 1967, de la Contraloria General de la RepOblica. 2.5 Respecto a "Cuenta PUblica", mencionado en el punto 6, del titulo I "Sobre EvaluaciOn de Control Interno", el Municipio debera adoptar las medidas pertinentes tendientes a considerar en su cuenta poblica anual un resumen de las observaciones mbs relevantes informadas por esta Entidad Superior de Control, en cumplimiento del articulo 67 letra d) de la ley N En relacion a "Oficina de Partes", senalada en el punto 7, del titulo I "Sobre EvaluaciOn de Control Interno", la Municipalidad deberà disponer del correspondiente acto administrativo de las instrucciones comprometidas para mejorar los procedimientos establecidos en el reglamento respecto de la oficina de partes, como asi tambien incorporar acciones tendientes mantener el correcto registro de los documentos que ingresan y egresan del Municipio. 2.7 Referente a "Irregularidades en los Actos Administrativos", referida en el punto 8, del titulo I "Sobre EvaluaciOn de Control Interno", la Municipalidad deberà adoptar las medidas pertinentes para regularizar los procedimientos observados en relacion a las letras: a) firmas validadas, b) falta de firma del alcalde, c) falta de timbres y, d) enmendaduras y otras deficiencias respecto a las imputaciones contables. 2.8 Sobre "Registro de las Operaciones con Terceros", senalado en el punto 12, del titulo I "Sobre EvaluaciOn de Control Interno", se deberà ejecutar el adecuado procedimiento en lo que se refiere a la normativa contenida en el oficio circular N , 2005, de la Contraloria General de la RepOblica, particularmente en el tratamiento de los compromisos con terceros. 2.9 Referente a "Informalidad en la TramitaciOn Interna de Pagos", referida en el punto 13, del titulo I "Sobre EvaluaciOn de Control Interno", el Municipio, en lo Obispo Vielmo N Coyhaique / Fono Fax (67) / aysen@contraloria.c1 15

19 sucesivo, debera adoptar las medidas pertinentes para que sus procedimientos de pago se realicen en estricto cumplimiento de lo establecido en el articulo 55 del decreto ley N 1.263, de 1975, lo establecido en el articulo 3, de la ley N , el decreto N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, y la resolucion exenta N 1.485, de 1996, de la Contraloria General de la RepOblica de Chile En relacion a "Legalidad de la DocumentaciOn", mencionado en el punto 1, del titulo II "Sobre Examen de Cuentas", la Municipalidad debera realizar las acciones tendientes a que sus procedimientos de pagos cumplan con rigurosidad lo establecido en el articulo 55 del decreto ley N 1.263, de 1975, lo establecido en el articulo 3, de la ley N , el decreto N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, y la resolucion exenta N 1.485, de 1996, de la Contraloria General de la RepOblica de Chile En lo que respecta a "Validez de la DocumentaciOn", mencionado en punto 2, del titulo II "Sobre Examen de Cuentas", el Municipio debera adoptar las medidas necesarias con el fin de que Ia documentacion que respalda los decretos de pago, cumpla la normativa descrita en el articulo 3, de la ley N , y Ia resolucion exenta N 1.485, de 1996, de la Contraloria General de Ia RepOblica de Chile Sobre "Intereses", senalado en el punto 6, del titulo II "Sobre Examen de Cuentas", se deberan agotar todas las instancias con el fin de cumplir con sus compromisos en forma oportuna para no generar pagos de intereses Referente a "Error en el Pago de Impuestos", referida en el punto 7, del titulo II "Sobre Examen de Cuentas", el Municipio debera adoptar las medidas pertinentes de manera de mejorar sus procedimientos de control en la determinaci6n de los pagos de impuestos correspondientes a retenciones de segunda categoria, relacionados a las prestaciones de servicios. Saluda atentamente a Ud.... r 07,.'AVILES SA R i 7 t JiiwA de Cont ExtemO bilitgif-iflo Alaorvoll a Re igtigletvie teittetet de Aypsottnbilcn 16

20 ANEXO N 1 LEGALIDAD DE LA DOCUMENTACION Decreto de pago N Fecha Monto ($) ObservaciOn /06/ El decreto de pago y la orden de trabajo se encuentran sin los respectivos timbres de las autoridades que autorizan el pago, ademas de no adjuntar documentacion adicional de respaldo que explique el gasto /06/ Decreto de pago sin la autorizacibn del Alcalde /05/ Devengamiento inadecuado, solicitud de transferencia adjunta como documentacion de respaldo es firmada por funcionario a honorarios en calidad de alcalde subrogante; no se encontrb comprobante de la transferencia y el decreto exento que autoriza la transferencia de recursos a educacibn de la cuenta de gestion municipal, posee fecha posterior a la fecha del decreto de pago /04/ /03/ /01/ Se observa que el decreto de pago que autoriza el pago es firmado por funcionario a honorario, como alcalde. Se observa que en la orden de compra adjunta como documentacion de respaldo, la firma correspondiente al senor alcalde no es la de el, no se encontrb decreto alcaldicio que apruebe el gasto. Se observa que los funcionarios contratados a honorarios, realizan funciones habituales del servicio; no se adjunta informacien qiie explique el use de la vivienda fiscal y existe una incongruencia de fechas entre as boletas de honorarios, el decreto de pago y los depositos bancarios /02/ Se observa que el decreto de pago no cuenta con los correspondientes timbres y el detalle adjunto de finanzas no posee control interno y la explicacion del menor pago a dos funcionarios, de acuerdo a lo establecido en sus convenios a honorarios; no se cumple con los establecido en los convenios a honorarios en lo que respecta al ingreso de las boletas de honorarios por oficina de partes, visaciones de ellas y fechas de pago /02/ Se observe que en el decreto de pago falta la firma de autorizacion de Finanzas y la firma del senor alcalde no corresponde; se le pag6 menos de lo acordado en su convenio a honorarios a un funcionario, sin documentacibn que lo explique; y se encuentra en reiteradas ocasiones el pago al senor Francisco Velasquez, el cual realiza trabajos sin poseer convenio a honorarios ni un informe de los trabajos realizados /02/ Se observa el incumplimiento de lo establecido en los convenios a honorarios en lo que respecta al ingreso de las boletas de honorarios por oficina de partes, visaciones de ellas y fechas de pago. 17

21 ANEXO N 1 (ContinuaciOn) /10/ Se observa que la autorizacien del alcalde en el decreto de pago, no corresponde a su firma; que entre la fecha de emisian de la factura que respalda el gasto (N 1064 del 10 de septiembre de 2009) y la fecha del pago past, mas de un alio; y que no se tuvo a la vista durante la fiscalizacion, informacien que explique el origen del gasto, como asi tambien los resultados de la consultoria. Se observe que en el decreto de pago no se especifica la calidad de subrogantes de los funcionarios que autorizan el pago; que las /10/ rdenes de pago que se encuentran como documentacien de respaldo se encuentran enmendadas y que no se detalla como se realiz6 la distribucion de las imputaciones segon gastos

22 Decreto de pago N CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA ANEXO N 2 VALIDEZ DE LA DOCUMENTACION fecha Monto ($) ObservaciOn /06/ /05/ No hay informaci6n que explique el gasto ni informes de las labores realizadas. No hay documentaciem que explique el gasto ni informe de las actividades realizadas. La firma que autoriza en decreto de pago, no corresponde a la del senor alcalde /04/ ,890 La orden de compra N 310, adjunta en la documentacion de respaldo, no estã autorizada por el secretario municipal, ademas no de contar con la documentacion que explica el gasto /03/ Se observa el decreto se encuentra enmendado y que en la informacion que respalda el gasto, no se encontrb acta de recepcion de los articulos; brdenes de compra enmendadas y aprobadas por funcionaria a honorarios, sin estar en ellas manifiesto el valor de los articulos a adquirir; falta de informacion para realizar los cãlculos contables segim cuentas; y los documentos que expliquen el motivo de los viajes a los ventisqueros ademãs de informes de lo realizado /10/ Se observa la ausencia de actos administrativos que expliquen el gasto, la falta de informe de labores realizadas, la diferencia entre la fecha de emision de la boleta a honorarios en marzo de 2010 y el pago en octubre de 2010, que la imputacion sea a consultorias y las labores sean de yenta de permisos de circulacion /10/ /10/ /10/ /10/ Se observa que el decreto de pago se encuentra enmendado en las imputaciones; la planilla adjunta no coincide con lo imputado, la imputacion que deberia haber sido cargada a la cuenta , segün el libro mayor fue cargada al ; no hay documentos ni decreto alcaldicio que explique el descuento por casa ni por quê fueron comprados los servicios y no hay informes de las labores realizadas. Se observa la ausencia de documentacion de respaldo que explique la razbn del gasto, la recepcion de los productos adquiridos y su posterior uso. Se observa error en la imputaci6n de la cuenta , la cual corresponde a Obras Civiles; las fechas de la orden de trabajo, boleta de honorario y el decreto de pago no dicen relacion temporal y la ausencia de actos administrativos como asi tambien de informe que explique el origen y fin del gasto. Se observa que el decreto de pago se encuentra enmendado, además del incumplimiento de lo establecido en el convenio a honorario, en lo que respects al registro de la imputacion, el ingreso de las boletas de honorarios por oficina de partes, visaciones de ellas y fechas de pago. 19

23 ANEXO N 2 (ContinuaciOn) /09/ Se observa que el registro de la imputacion no dice relacion con la razon del gasto. que el pago fue realizado fuera del plazo legal que corresponde de acuerdo a la emision de la factura y que no hay documentos ni actos administrativos que expliquen el origen del gasto /09/ Se observa que la informaci6n contenida en el detalle de finanzas adjunto al decreto de pago como documento de respaldo, no coincide con lo pagado; el decreto de pago se encuentra enmendado y la informaci6n adjunta al decreto de pago es incompleta /08/ Se observa que la orden de trabajo adjunta como documento de respaldo se encuentra enmendado y en el lugar de bbservaciones hace alusi6n a que fue autorizado por decreto de pago sin referencia; no hay documentos ni actos administrativos que expliquen el origen del gasto; y la suma pagada aparenta ser excesiva para un traslado comon /08/ /08/ /07/ Se observa que no hay adjunta la documentacion ni los actos administrativos que expliquen el gasto, ademãs de estar certificado que los pagos se cursaron por solicitud verbal del senor alcalde, sin respaldo formal que permits validar la adecuada entrega de los servicios y productos otorgados. Se observa que la informaci6n adjunta en el cuadro de finanzas es incompleta y no se encuentra visado por quienes corresponden; a la senora Lumi Ruiz no se especifica a què cuenta corresponde el gasto. Se observa que el decreto de pago no adjunta la documentaci6n ni el acto administrativo que explique el origen y entrega de los productos adquiridos. 20

24 ANEXO N 3 PAGO DE HONORARIOS Decreto de pago N fecha Monto ($) Observackin /06/ /05/ /12/ /12/ /11/ /10/ Las boletas a honorarios no se encuentran ingresadas por Oficina de Partes, firmadas por los trabajadores, visadas por jefe directo, no adjuntan informe de actividades realizadas, ni tampoco se cumple con pagar el Ultimo dia habil del mes correspondiente, como lo estipulan sus convenios a honorarios. Se observa que existen pagos a funcionarios que no corresponde a lo convenio en sus contratos a honorarios, sin la informacion que explique el descuento. Se observa el incumplimiento de lo establecido en los convenios a honorarios en lo que respecta al ingreso de las boletas de honorarios por Oficina de Partes, visaciones de ellas y fechas de pago. Se observa el incumplimiento de lo establecido en los convenios a honorarios en lo que respecta al ingreso de las boletas de honorarios por Oficina de Partes, visaciones de ellas y fechas de pago. Se observa que en la boleta de servicios de terceros N 6.090, de 3 de noviembre de 2010, adjunta como documentacion de respaldo, en su detalle se sefiala el pago segon convenio, el cual no se tuvo a la vista. Adembs del incumplimiento de lo establecido en los convenios a honorarios en lo que respecta al ingreso de las boletas de honorarios por Oficina de Partes, visaciones de ellas y fechas de pago. Se observa el incumplimiento de lo establecido en los convenios a honorarios en lo que respecta al ingreso de las boletas de honorarios por oficina de partes, visaciones de ellas y fechas de pago; funcionarios a honorarios cumpliendo labores habituales; y pagos menores a lo convenido sin detalle explicativo

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