MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CARGO: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SEGUROS Y PRESTACIONES

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1 1 DE 46 CARGO: JEFE DEL 1. PROCEDIMIENTO PARA LA AFILIACIÓN DE EMPRESAS Este procedimiento regula la afiliación de nuevas empresas a ser incorporadas en el campo de aplicación del Seguro Social Universitario. Empresa. Gerencia General. Presentarán documentación de acuerdo al tipo de empresa o institución, según lo establecido por el Seguro Social Universitario. Solicitud escrita dirigida al Gerente General S.S.U (especificando la actividad de la Empresa y los lugares donde se desarrollan). Balance de Apertura o Balance Ultima Gestión (Fotocopia). Documentos Legales de la constitución de la entidad (Fotocopia). Poder del Representante Legal (Fotocopia). Carnet de Identidad del Representante Legal (Fotocopia). Planilla de Salarios (sellada y firmada por Representante Legal). Numero de Identificación Tributaria NIT (Fotocopia). Licencia de Funcionamiento Alcaldía Municipal. Registro de ONG en la Prefectura del Departamento. (Fotocopia). Certificado de las Cajas de Salud de no Afiliación. Formulario Aviso de Afiliación del Empleador. Carta de Aceptación. EMPRESA/ 1. El Jefe del Departamento de Seguros y Prestaciones se reúne con el Representante de la empresa interesada en afiliarse al SSU, esta reunión sirve para obtener información básica acerca de la empresa. 2. El Jefe del Departamento de Seguros y Prestaciones, informa a la Empresa de los documentos necesarios para iniciar el trámite, según el tipo de empresa o institución.

2 2 DE La Empresa presenta su solicitud de afiliación y toda la documentación requerida a la Gerencia General, previa revisión por el Jefe de Seguros y Prestaciones. GERENCIA GENERAL 4. La Gerencia General analiza y da su visto bueno de la Afiliación de la Empresa si cumple todos los requisitos- y devuelve la nota con proveído al Jefe de Seguros y Prestaciones, con registro en el libro de Secretaria de Gerencia General. 5. El Jefe del Departamento de Seguros y Prestaciones elabora la carta de aceptación a la solicitud de afiliación de la empresa y pasa a la Gerencia General para su firma y posterior entrega a la Empresa interesada. 6. El Representante de la Empresa interesada una vez que recibe la carta de aceptación procede a la compra de valorados (Formulario Aviso de Afiliación del Empleador), en Caja del SSU. 7. El Jefe del Departamento de Seguros y Prestaciones procede al llenado del formulario, introduciendo los siguientes datos: Nombre o Razón Social de la Empresa. Nº Patronal. Ubicación del Centro de Trabajo. Departamento. Localidad. Domicilio Legal. Calle. Teléfono. Nombre del Representante Legal. Carnet de Identidad Representante Legal. Actividad Económica. Numero de NIT. Numero de Trabajadores. Fecha de inicio de Aportes al S.S.U Fecha de elaboración del formulario. 8. El Representante de la Empresa interesada firma, sella y entrega el formulario al Departamento de Seguros y Prestaciones. 9. El Jefe del Departamento envía el formulario a la Gerencia General para la firma y sello del Gerente General.

3 3 DE 46 GERENCIA GENERAL 10. La Gerencia General revisa el formulario y lo firma. 11. Una vez firmado el Formulario Aviso de Afiliación del Empleador por el Gerente General, el Jefe de Departamento de Seguros y Prestaciones entrega una copia del formulario a la empresa y una copia se queda en el Departamento. 12. El personal del Departamento de Seguros y Prestaciones realiza el archivo de la copia del Formulario Aviso de Afiliación del Empleador en el fólder que se habilita para la Empresa. 2. PROCEDIMIENTO SECRETARÍA DE LA COMISIÓN DE PRESTACIONES El objetivo de este procedimiento es el coadyuvar el funcionamiento de la Comisión de Prestaciones a través de las actividades propias de la Secretaría de la Comisión. Gerente General. Gerente de Servicios de Salud. Jefe del Departamento de Seguros y Prestaciones. Asesor Legal. Trabajadora Social. Representantes docente, administrativo y pasivo de la U.M.S.S. Documentación referente a los casos a ser tratados por la Comisión. Citación para las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Comisión. Actas de la Comisión de Prestaciones. Resoluciones. Cartas. Comunicados.

4 4 DE La Secretaria de la Comisión de Prestaciones recibe toda la documentación de los casos a ser tratados en la reunión de la Comisión de Prestaciones. Esta documentación es enviada de: Gerencia General. Gerencia de Servicios de Salud. Asesoría Legal. Servicio Social. Otros, excepcionalmente. 2. La Secretaria de la Comisión, previo consenso con los miembros de la Comisión, realiza la citación para las reuniones ordinarias y extraordinarias y pasa a la Gerencia General para su firma. GERENCIA GENERAL 3. Gerencia General firma la citación. 4. El mensajero del área administrativa lleva la citación a cada uno de los miembros de la Comisión de Prestaciones, donde firman como constancia. COMISION DE PRESTACIONES 5. La Comisión de Prestaciones se reúne en la fecha y hora indicada en la citación. 6. La Secretaria de la Comisión da inicio a la reunión en la cual se trataran todo los puntos del orden del día. 7. La Secretaria de la Comisión siguiendo los puntos del orden del día, da lectura del acta anterior, la misma que puede ser aprobada u observada por los miembros. 8. Luego da lectura a cada solicitud, informes y otros documentos que se requieran tratar cada caso en la reunión. 9. En base a estas lecturas surgen opiniones de los miembros que componen la Comisión. 10. La Secretaria de la Comisión toma nota del acta de los puntos, observaciones, determinaciones y resoluciones a las que se llega en cada caso. 11. Una vez concluida la reunión la Secretaria de la Comisión elabora el acta de la reunión.

5 5 DE 46 ASESORIA LEGAL 12. La Secretaria de la Comisión pasa el acta de la reunión más toda la información respaldatoria de cada caso a Asesoría Legal, a efecto de que elabore las resoluciones de la Comisión de Prestaciones. COMISION DE PRESTACIONES MÉDICAS 13. La Secretaria de la Comisión pasa un comunicado al Jefe del Departamento de Servicios Generales de los casos tratados como riesgos extraordinarios, comunes u otra situación, para que realice la liquidación, la misma que posteriormente debe incorporarse al expediente del caso tratado. 14. Asesoría Legal una vez que ha elaborado las resoluciones de la Comisión de Prestaciones, las entrega, más toda la documentación respaldatoria, a la Secretaria de la Comisión. 15. La Secretaria de la Comisión pasa las resoluciones a todos los miembros de la Comisión con voto para que firmen. 16. Firmadas las resoluciones por todos los miembros de la Comisión, se notifica a los interesados con una copia de las resoluciones, una copia va al archivo correlativo y una copia al expediente del caso. La copia entregada al interesado debe llevar la firma del funcionario que notifica con fecha y hora y la copia que queda para el archivo debe llevar la misma fecha, hora y la firma del interesado o la persona que recibe la resolución. 17. Si los casos tratados ameritan, se pasa una fotocopia de la resolución a las unidades que se crean convenientes y que estén involucrados con el caso: Contabilidad: de riesgos extraordinarios, compras de medicamentos extra Liname, autorizaciones de reembolsos, etc. Fichaje: autorizaciones de cirugías para la historia clínica, instrucciones de suspensión médica, etc. Farmacia. Gerencia Médica. Servicios Generales Médicos Otras. 18. Una vez que se ha notificado a los interesados, todos los expedientes se pasan con registro al Encargado de Afiliaciones para su archivo en el sobre de cada trabajador.

6 6 DE PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL RESUMEN MENSUAL DE INGRESOS DE APORTES El objetivo de este procedimiento es de proporcionar un resumen mensual de ingresos por concepto de aportes al Departamento de Contabilidad para su correspondiente registro. Departamento de Contabilidad. Liquidación de Aportes de las Empresas. Planillas de transferencias de aportes recibidos y realizados a los S.S.U. del interior. Pagos de aportes UMSS. Depósitos Bancarios o Extractos bancarios de los depósitos efectuados por el SENASIR, TGN, SSU del interior. Otros. 1. El Jefe del Departamento de Seguros y Prestaciones recibe la siguiente documentación: Del Encargado de Cotizaciones y Control e Inspección de Empresas: copias de las Liquidaciones de Aportes de las empresas. Del Auxiliar de Seguros: fotocopias de los formularios de pago de Seguros Voluntarios. Del Departamento de Contabilidad: extracto bancario de depósitos efectuados por el SENASIR, TGN, transferencia de aportes de asegurados del interior, de otras entidades y fotocopias de los pagos realizados por la Universidad Mayor de San Simón. 2. En base a esta documentación, el Jefe del Departamento procede a la elaboración del Resumen Mensual de Aportes. Los datos que son introducidos son: Detalle de Empresas (Razón Social). Numero de Trabajadores. No. Formulario AC4. 10% de Aportes Patronales.

7 7 DE 46 Reintegro. Actualización. Intereses. Multas. Total. Subsidio de Enfermedades. Subsidio de Maternidad. Subsidio de Riesgos Profesionales. Pagos a cuenta de aportes (en el caso de la UMSS). 3. Una vez concluido el resumen pasa al Departamento de Contabilidad más la documentación respaldatoria. 4. PROCEDIMIENTO INFORME MENSUAL DE APORTES EN MORA DE LA U.M.S.S. El objetivo de este procedimiento es realizar el control de las cotizaciones en mora de la U.M.S.S. y elevarlo a conocimiento de la Gerencia General, con copia a la Gerencia Administrativa. Gerencia General. Gerencia Administrativa y Financiera. Departamento de Contabilidad. Resumen de liquidación y pago de aportes de la U.M.S.S. Valor de las UFVs. Información de la tasa de interés activa en moneda nacional con mantenimiento de valor. 1. El Encargado de Cotizaciones y Control e Inspección de Empresas recibe de los funcionarios de los Departamentos de Personal y Contabilidad de la U.M.S.S. las liquidaciones de subsidios de incapacidad temporal, aportes y las planillas en forma mensual, incluyendo los resúmenes de sus registros contables de las planillas de salarios, con los cuales realiza una conciliación.

8 8 DE Los saldos conciliados de la U.M.S.S., el Encargado de Cotizaciones y Control e Inspección de Empresas pasa al Jefe del Departamento de Seguros, quien procede a realizar las liquidaciones de aportes devengados de la U.M.S.S., con el respectivo cálculo de actualizaciones, intereses y multas de los aportes y pagos en mora y emite un informe para la Gerencia General, quien envía a la U.M.S.S. la respectiva carta de comunicación de la deuda a la U.M.S.S. 3. El Jefe del Departamento de Seguros y Prestaciones entrega el informe en Secretaria de Gerencia General, con fecha de recepción en la copia destinada al archivo del Departamento de Seguros. Así mismo entrega una copia a la Gerencia Administrativa y Financiera. 5. PROCEDIMIENTO COBRO DE APORTES DE TRAMITES DE ELECCION DE SEGURO REALIZADOS EN EL INASES El objetivo de este procedimiento es realizar el cobro de aportes de los otros empleadores de los asegurados del S.S.U., de acuerdo a disposiciones legales en vigencia en el Sistema de Seguridad Social de Corto Plazo. Gerencia General. Otras empresas. Carta y Resolución del INASES autorizando el pago de aportes al S.S.U. Carta de solicitud de pago del S.S.U. 1. El Jefe del Departamento de Seguros y Prestaciones, recibe de la Gerencia General la nota y Resolución Administrativa del INASES instruyendo a las diferentes empresas el pago de aportes de personas que son cotizantes al S.S.U. y que han elegido a este como ente gestor de salud. 2. El Jefe del Departamento de Seguros y Prestaciones elabora la nota de Gerencia General, solicitando a la empresa respectiva realizar el pago de los aportes de acuerdo a la Resolución Administrativa del INASES, fotocopia que se adjunta a la nota.

9 9 DE El Jefe del Departamento de Seguros y Prestaciones entrega al Encargado de Cotizaciones y Control e Inspección de Empresas una copia para su conocimiento y cobro posterior a las instancias respectivas. 4. Jefe del Departamento de Seguros y Prestaciones, previo archivo de la documentación por empresas, realiza el seguimiento de los pagos de aportes, especialmente aquellos depósitos directos que realiza el T.G.N. en la cuenta del S.S.U.

10 10 DE 46 CARGO: ENCARGADA DE AFILIACIONES Y VIGENCIA DE DERECHOS 1. PROCEDIMIENTO DE AFILIACIÓN DE TRABAJADORES ACTIVOS El objetivo de este procedimiento es el de registrar en el Sistema todos los datos de los trabajadores de las distintas empresas afiliadas al Seguro Social Universitario a fin de que puedan recibir las prestaciones médicas. Empresas. Interesado. Unidad de Laboratorio. Unidad de Rayos X. Fichaje. Caja. Médico Laboral. Informaciones. Certificado de Nacimiento del Trabajador (original y fotocopia). Fotocopia de Cédula de Identidad. Solicitud de Laboratorio. Solicitud Rayos X. Valorados para Afiliación: cédula de asegurado. Formulario de Examen de pre-empleo de la AFP (original y 6 copias). Aviso de Alta del Trabajador. Hoja de Registro de Datos Generales del Trabajador. Hoja Provisional (Diagnóstico Médico). 1. El Encargado de Afiliaciones verifica que el interesado (trabajador) cumpla con los requisitos mínimos para que se le pueda realizar su examen preocupacional, estos son: Aviso de Ingreso o Reingreso del trabajador. (llenado por el empleador). Formulario de Examen Médico Preocupacional (llenado por el empleador en sus partes pertinentes). Fotocopia del recibo de pago de examen médico cancelado por el empleador.

11 11 DE 46 Los funcionarios de la UMSS, deben presentar carta de la DAF. 2. Si cumple con los requisitos para iniciar el proceso de afiliación el procedimiento continúa en el Paso No. 3. Caso contrario, el Interesado debe volver una vez que haya completado los requisitos establecidos. 3. Se entrega al interesado la Solicitud de Laboratorio (original y copia) y Solicitud de Rayos X (en original y copia). 4. Para el caso de los Exámenes de Laboratorio, el Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos indica al interesado la hora y condiciones en las que debe apersonarse a la Unidad de Laboratorio para que le realicen los exámenes. 5. Para el caso de los Exámenes de Rayos X, el Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos indica al Interesado que debe apersonarse por la Unidad de Informaciones para la programación de sus exámenes de rayos X y le entrega la hoja de requisitos de acuerdo a cada caso. INFORMACIONES 6. El interesado se hace presente en Informaciones con su Solicitud de Rayos X. 7. El personal de Informaciones en base a la Solicitud de Rayos X realiza la asignación de fecha para la realización de los Exámenes de Rayos X del interesado. 8. Dos días hábiles después de haberse realizado los Exámenes de Laboratorio y Rayos X, el interesado se apersona nuevamente por la Unidad de Afiliaciones a efecto de ser registrado en el Sistema de Afiliaciones para su revisión médica. 9. El Encargado de Afiliaciones le indica que debe dirigirse a Servicios Generales Médicos para la programación de su consulta médica. FICHAJE 10. El dia indicado el interesado se hace presente en la Unidad de Fichaje, donde proceden a la apertura de la Historia Clínica del interesado, adjuntando el Formulario de Examen de pre-empleo de la AFP y los resultados de Laboratorio y Rayos X, orientando dirigirse a la consulta. MEDICO LABORAL 11. El médico Laboral realiza la revisión médica del Interesado, los resultados de laboratorio y rayos x y emite un diagnóstico.

12 12 DE El médico llena el formulario de Indicaciones Médicas con el diagnóstico describiendo el estado de salud en las que se encuentra el interesado, el mismo que debe llevar a la Unidad de Afiliaciones. 13. El Médico Laboral realiza el llenado del Formulario de Examen de Pre-empleo de la AFP y adjunta a la historia clínica que es devuelta a Fichaje, documento que esta repartición entregará posteriormente al Auxiliar de Seguros. En el caso de exámenes preocupacionales de funcionarios del S.S.U. el Jefe del Departamento de Fichaje entrega con registro al Auxiliar del S.S.U. 14. El interesado se presenta en la Unidad de Afiliaciones con el informe emitido por el Médico Laboral y los requisitos solicitados en el paso Si de acuerdo al informe médico el interesado esta apto para trabajar, el procedimiento continúa en el paso No.20, caso contrario, de no estar apto para trabajar, el procedimiento concluye en este punto y se rechaza la afiliación. 17. El Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos procede a revisar la documentación para la afiliación del trabajador. Los requisitos son: Certificado de nacimiento del trabajador (original y fotocopia). Fotocopia de la cedula de Identidad. Fotocopia de contrato de trabajo, memorandum o certificado de trabajo (si tiene). Los docentes a tiempo horario y los trabajadores con carga horaria incompleta deben presentar su extracto actualizado de las AFPs. Los docentes y trabajadores que tengan otro empleador cotizando a otro ente gestor. deben tramitar la Resolución Administrativa en el INASES. Compra de valorados en Caja: cédula de asegurado. 18. Si el interesado cumple con los requisitos para su afiliación el Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos le habilita en el Sistema e imprime la Hoja de Registro de Datos, firma y entrega al trabajador, para verificación de sus datos y firma como constancia de conformidad. 19. El Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos entrega la orden fotográfica. 20. El Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos realiza la apertura del sobre del trabajador y procede a guardar la documentación del asegurado.

13 13 DE El Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos recibe el resultado del grupo sanguíneo del Laboratorio, introduce el dato en el Sistema y transcribe en la hoja de registro. 22. El Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos recibe las fotos del asegurado y pasa el sobre al Auxiliar de Seguros para la elaboración de la respectiva cédula. 2. PROCEDIMIENTO DE AFILIACIÓN DE RENTISTAS O PENSIONISTAS El objetivo de este procedimiento es el de registrar en el Sistema de Afiliaciones los datos personales de los rentistas del SENASIR o pensionistas de las AFPs y puedan acceder a las prestaciones médicas. Interesado. Unidad de Laboratorio. Fichaje. Caja. Certificado de Nacimiento del Rentista (original y fotocopia). Fotocopia de Cedula de Identidad. Resolución de renta o dictamen de pensión. Solicitud de Laboratorio. Valorados para Afiliación: cédula de Asegurado. Aviso de Alta (uso interno). Hoja de Registro de Datos Generales del Rentista. ENCARGADO DE AFILIACIONES Y VIGENCIA DE DERECHOS 1. Procede a revisar la documentación para la afiliación del rentista. Los requisitos son: Certificado de nacimiento del rentista, si no estuviera en su sobre de trabajador activo (original y fotocopia). Fotocopia de la cedula de identidad. Fotocopia de su dictamen de pensión de las AFPs o Resolución de renta del SENASIR.

14 14 DE 46 Papeleta de pago de renta. Estado de Cuenta de la AFP actualizado. Valorados de Caja cédula de asegurado pasivo. 2. Recibe la cédula de rentista, registra los datos en el programa de afiliaciones e imprime la Hoja de Registro de Datos del Rentista, firma y entrega al interesado para verificación de sus datos y firma como constancia de su conformidad. 3. Entrega la orden fotográfica y de Laboratorio, en caso que no tuviese su grupo sanguíneo de un registro anterior. 4. Realiza la apertura del sobre de Rentista donde guarda la documentación del asegurado. 5. Recibe el resultado del grupo sanguíneo del Laboratorio e introduce el dato en el Sistema y transcribe en la hoja de registro. 6. Recibe las fotos del asegurado y pasa el sobre al Auxiliar de Seguros para la elaboración de la respectiva cédula. 3. PROCEDIMIENTO DE AFILIACION DE DERECHO-HABIENTES El objetivo de este procedimiento es registrar en el Sistema de Afiliaciones todos los datos de los derecho-habientes consignados en las planillas de las AFPs o del SENASIR, a efecto de que puedan acceder a las prestaciones médicas. Interesados. Unidad de Laboratorio. Fichaje. Caja. Certificado de Nacimiento del Titular si no estuvo afiliado anteriormente (original y fotocopia). Certificado de nacimiento de los derecho-habientes: cónyuge e hijos, si no estuvieron afiliados anteriormente. Fotocopia de Cedula de Identidad del cónyuge viudo. Solicitud de Laboratorio, si no tuvieran datos de grupo sanguíneo anteriormente. Valorados para Afiliación: cédulas de beneficiarios. Aviso de Alta (uso interno). Hoja de Registro de Datos de Derecho-Habientes.

15 15 DE 46 C. OPERATIVAS ENCARGADO DE AFILIACIONES 1. Procede a revisar la documentación para la afiliación de los derechos habientes. Los requisitos son: Certificado de nacimiento del rentista, si no tuviera en su sobre de trabajador activo (original y fotocopia). Fotocopia de la cedula de Identidad del cónyuge viudo. Fotocopia de su dictamen de pensión de la AFP o Resolución de Renta del SENASIR. Papeleta de pago de renta. Estado de Cuenta de la AFP del titular, si no estuvo afiliado. Estado de Cuenta actualizado del cónyuge viudo de las AFPs y/o certificado del SENASIR, para acreditar que no es cotizante titular de otro seguro. Compra de valorados en Caja: cédulas de beneficiarios pasivos. 2. Si los interesados cumplen con los requisitos para su afiliación el Encargado de Afiliaciones registra los datos en el Sistema de afiliaciones, imprime la Hoja de Registro de Datos del Rentista, firma y entrega al interesado para verificación de sus datos y firma como constancia de su conformidad. 3. Entrega la orden fotográfica y de Laboratorio, si no tuvieran su grupo sanguíneo de un registro anterior. 4. Realiza la apertura del sobre de Derecho-Habientes y procede a guardar la documentación. 5. Recibe las fotos de los derecho-habientes y pasa el sobre al Auxiliar de Seguros para la elaboración de las respectivas cédulas. 4. PROCEDIMIENTO AFILIACIÓN DE BENEFICIARIOS DIRECTOS DE ASEGURADOS ACTIVOS O PASIVOS (ESPOSA E HIJOS) El objetivo de este procedimiento es el de registrar en el Sistema todos los datos de los beneficiarios de un asegurado afiliado al Seguro Social Universitario a fin de establecer los derechos de sus beneficiarios para recibir las prestaciones médicas en la entidad. Interesado.

16 16 DE 46 Unidad de Laboratorio. Caja. Certificado de Nacimiento de los Hijos y Cónyuge que no trabaja (original y fotocopia). Certificado de Matrimonio o Libreta de Familia (original y Fotocopia). Fotocopia de cédula de identidad del Cónyuge. Certificación de no aportes a las AFPs de los conyugues no registrados o Estado de Estado de Cuenta de la AFP actualizado para aquellos que tienen registro. Las esposas nacidas antes de 1952 y los esposos nacidos antes de 1947 certificación. del SENASIR de no ser rentistas. Hoja de Registro de Datos Generales del Trabajador. Declaración Jurada. Solicitud de Laboratorio. Valorados para Afiliación: cédulas de beneficiarios. 1. El Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos informa al (la) interesado (a) los documentos que requiere para realizar la afiliación de sus beneficiarios, de acuerdo a cada caso. 2. El Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos recibe y revisa toda la documentación. 3. Una vez que la documentación esta completa, el Encargado de Afiliaciones indica al interesado que debe pasar por Caja para realizar la compra de valorados. 4. El Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos registra los datos de todos los beneficiarios en el Sistema y en la hoja de registro en forma manual e imprime el Aviso de Alta del Beneficiario y firma. 5. Posteriormente emite la Solicitud de Laboratorio y la Orden Fotográfica y entrega al interesado. 6. El Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos imprime el Formulario de Declaración Jurada en el caso de la inserción de cónyuges del trabajador (a), entrega el formulario al interesado para que firme, documento que debe llevar también su firma y del Gerente General.

17 17 DE El Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos procede al archivo de toda la documentación del Asegurado en el Sobre del Trabajador, recibe las fotografías y pasa al Auxiliar de Seguros para la elaboración de las cédulas de beneficiarios. 5. PROCEDIMIENTO AFILIACIÓN DE BENEFICIARIOS HIJOS CON AMPLIACIÓN DE SEGURO (MAYORES DE 19 AÑOS) El objetivo de este procedimiento es el de realizar la ampliación de seguro a un beneficiario- hijo mayor de 19 años con el fin de establecer sus derechos para recibir las prestaciones médicas en la entidad. Interesado. Unidad de Afiliaciones. Unidad de Laboratorio. Caja. Listado de Requisitos. Solicitud de Laboratorio. Valorados para Afiliación. Certificado de estudios. Fotocopia de Cédula de Identidad. Compromiso de pago. ENCARGADO DE AFILIACIONES 1. Informa al interesado de los documentos y condiciones que requiere para realizar la ampliación de seguro. Estos son: Certificado de Estudios (por cada periodo académico). Fotocopia de cedula de identidad. Ser soltero. Ser dependiente del asegurado. No percibir remuneración alguna. 2. Recibe y revisa toda la documentación.

18 18 DE Una vez que la documentación esta completa, indica al interesado que debe pasar por Caja para la compra de valorados y que debe volver. 4. De vuelta el interesado, registra todos los datos en el Sistema e imprime el Aviso de Alta del Beneficiario y firma. 5. Emite la Solicitud de Laboratorio en el Sistema y la Orden Fotográfica (para el caso de que sea la primera vez que se afilia como beneficiario. 6. Imprime el Compromiso de Pago de Ampliación de Seguro para firma del asegurado, su persona y el Gerente General. 7. Recibe el resultado del grupo sanguíneo del Laboratorio. 8. Registra a máquina en la Hoja de Registro de Datos y firma, para el caso de que sea la primera vez: Nombre Completo. Fecha de Nacimiento. Grupo Sanguíneo. Fecha afiliación. 9. Guarda toda la documentación en el Sobre del Trabajador y una vez recibidas las fotografías, pasa el sobre al Auxiliar de Seguros para continuar con el trámite de la cédula de beneficiario. 6. PROCEDIMIENTO DE BAJA DE ASEGURADOS ACTIVOS Y BENEFICIARIOS El objetivo de este procedimiento es determinar las bajas de trabajadores que se generan mensualmente; las bajas son de aquellos trabajadores que concluyen la relación laboral con sus empleadores por distintos motivos, dando lugar a la conclusión de su derecho a las prestaciones médicas que otorga el Seguro Social Universitario. Empresa. Caja. Fichaje. Formulario Aviso de Baja del Asegurado (original y 3 copias).

19 19 DE 46. EMPRESA/CAJA 1. La Empresa adquiere en Caja del S.S.U. formularios valorados de Aviso de Baja del Trabajador, uno por cada uno, a efecto de presentar en el S.S.U. en el plazo de cinco días hábiles una vez producida la cesantía del trabajador. - ENCARGADO DE AFILIACIONES 2. Recibe los formularios Aviso de Baja del Asegurado de la Empresa, en original y tres copias, con fecha, firma y sello como constancia de recepción. 3. Se queda con el formulario original y una copia, las restantes dos copias devuelve al personal de la empresa: una para su archivo y otra para el interesado. 4. Realiza la búsqueda del sobre del Asegurado y procede a dar de baja al Asegurado y a su grupo familiar en el Sistema de Afiliaciones, manteniendo su vigencia de derechos por dos meses a partir de la fecha de cesantía del trabajador, si tiene dos cotizaciones mensuales previas, caso contrario la baja es inmediata. 5.- Llena el formulario de Aviso de Baja consignando la fecha hasta la cual tienen vigencia el trabajador y los datos de su grupo familiar. 6. Envía el Formulario de Aviso de Baja del asegurado a la Unidad de Fichaje donde el personal que recibe firma en el Formulario original y la copia y devuelve esta última a la Unidad de Afiliaciones. FICHAJE 7. En base a la copia del Formulario el personal de Fichaje realiza el retiro de la Historia Clínica del Asegurado y su grupo familiar pasados los dos meses de vigencia de derechos con los que contaba el asegurado. 8. El Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos recibe el Formulario de baja original y archiva junto con el sobre del Asegurado en el área de archivo de las bajas de asegurados.

20 20 DE PROCEDIMIENTO PARA DETERMINAR ALTAS Y BAJAS DE COTIZANTES ACTIVOS AFILIADOS DE LA U.M.S.S. El objetivo de este procedimiento es determinar las altas y bajas de trabajadores de la U.M.S.S., las altas serán todos aquellos trabajadores de reciente ingreso o reingreso y las bajas serán de aquellos trabajadores que han dejado de figurar en las planillas. U.M.S.S. Planilla de Sueldos. Formulario Aviso de Baja del Trabajador. Formulario Aviso de Ingreso del Trabajador. Información de Altas y Bajas de Cotizantes del Sistema. DEPARTAMENTO DE SEGUROS Y AFILIACIONES 1. Una vez cargada la información de planillas de la U.M.S.S. por el Jefe del Departamento de Seguros y Prestaciones al Sistema de Afiliaciones del S.S.U., el Encargado de Afiliaciones imprime del sistema la información mensual de altas y bajas de cotizantes de la U.M.S.S. 2. Determina las altas y bajas de trabajadores tomando en cuenta los días trabajados en el mes, las planillas de incapacidad temporal de archivo y la información de las planillas de salarios de la U.M.S.S. existente en el Sistema de Afiliaciones en coordinación con el Encargado de Aportes 3. De existir bajas, verifica en el Sistema de Afiliaciones si el trabajador ha sido dado de baja. 4. Si el trabajador no ha sido dado de baja en el Sistema de Afiliaciones, el Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos debe proceder a dar la baja de oficio, al trabajador y sus beneficiarios, previa ratificación por los Departamentos de Personal Administrativo y Docente de la U.M.S.S. y debiendo realizar el reclamo de la presentación del formulario respectivo en caso de no existir, debiendo llevar un archivo cronológico de los reportes. Continúa con los pasos del proceso No. 3.

21 21 DE PROCEDIMIENTO DE BAJA DE ASEGURADOS RENTISTAS Y SUS BENEFICIARIOS El objetivo de este procedimiento es realizar la baja de asegurados rentistas cuando el caso así lo amerita, dando lugar a la conclusión de sus derechos a las prestaciones médicas que otorga el Seguro Social Universitario. Unidad de Afiliaciones. Caja. Departamento de Servicios Generales. Unidad de Fichaje. Formulario Aviso de Baja del Trabajador (original y tres copias). Certificado Medico Único de Defunción (original y tres copias). Certificado de Defunción de Oficialía de Registro Civil. Planillas del sector pasivo que acreditan la percepción de rentas. 1. El Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos conoce la baja del asegurado rentista mediante el siguiente documento: Certificado Medico Único de Defunción o Certificado de Defunción de Oficialía de Registro Civil. Registro en el libro de altas y baja sobre la suspensión de Renta. 2. El Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos recibe una copia del Certificado Medico Único de Defunción, en el caso de que un asegurado hubiera fallecido en el Seguro Social Universitario, el Departamento de Servicios Generales es el responsable del envío de este Formulario al Departamento de Seguros y Prestaciones. 3. El Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos procede a realizar la baja de oficio llenando el Formulario Aviso de Baja del Asegurado.

22 22 DE El Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos una vez llenado el formulario, sella y firma (Para el caso de los derecho habientes, el Encargado de Afiliaciones les entrega una fotocopia legalizada para que puedan realizar trámites). 5. El Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos procede a registrar la baja del asegurado rentista en el Sistema, considerando la vigencia de derechos para los derechos habientes por dos meses a partir de la fecha de fallecimiento. 6. El Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos envía el Formulario Aviso de Baja del Asegurado Rentista en original y copia a la Unidad de Fichaje con el Auxiliar de Seguros. 7. El Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos recibe de vuelta el Formulario de baja original firmado por personal de la Unidad de Fichaje y realiza su archivo en el sobre del asegurado rentista. 8. Finalmente el Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos traslada el sobre al área de archivo de los asegurados rentistas con baja. 9. PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN PARA PAGO DE ASIGNACIONES FAMILIARES El objetivo de este procedimiento es realizar la Autorización para el Pago de las Asignaciones Familiares, del empleador al trabajador. Empresa. Interesado. Certificado Médico Pre Natal (Subsidio Pre-Natal). Certificado de Nacimiento (Subsidio de Lactancia). Certificado de Defunción (Subsidio de Sepelio). Autorización para Pago de Asignaciones Familiares (original y 2 copias).

23 23 DE El interesado presenta al Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos los documentos que requiere según el tipo de subsidio: Certificado Médico Pre Natal, Certificado de Nacimiento o Certificado de Defunción y el Formulario de Autorización para Pago de Asignaciones Familiares adquiridos en Caja. 2. El Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos verifica los derechos del interesado y procede al llenado del Formulario de Autorización para Pago de Asignaciones Familiares. 3. El Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos entrega el original del Formulario Autorización para Pago de Asignaciones Familiares al interesado, una copia se archiva en el sobre del trabajador y finalmente la segunda copia se archiva en la carpeta de Subsidios, por orden cronológico. 4. La entrega de los Formularios se registra en el libro de Subsidios Pre-Natal, Natalidad y Lactancia clasificado por Empresas. Los datos que el Encargado de Afiliaciones registra son: Para el caso de trabajadores pertenecientes a alguna de las empresas afiliadas al SSU.: Fecha: mes, año. Nombres y apellidos del Asegurado/Beneficiario. Tipo de subsidio entregado. Firma del interesado como constancia de la entrega. Para el caso de la Universidad Mayor de San Simón (UMSS) se realiza el mismo procedimiento para la entrega de los formularios, con la única diferencia que las Autorizaciones de Pago se entregan con registro al funcionario responsable de la UMSS.: Fecha: mes y año. Sector al que pertenece: Administrativo/Docente. Tipo de subsidio entregado. Nombres y apellidos del Asegurado/Beneficiario. Firma del responsable que recoge los formularios.

24 24 DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE PLANILLAS DE PAGO DE ASIGNACIONES FAMILIARES El objetivo de este procedimiento es de realizar el control de las planillas de las asignaciones familiares que el empleador debe entregar al trabajador. Unidad de Afiliaciones. Planilla de Pago de Subsidios. Formulario Autorización de Pago de Subsidios. 1. El Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos realiza el control del pago de los subsidios recepcionando las planillas de subsidios con sus respectivas copias, de cada una de las empresas afiliadas al SSU y las archiva. 2. En el caso de la U.M.S.S., el Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos revisa y coteja los datos consignados en las planillas de subsidios con las copias Archivadas del Formulario Autorizaciones de Pago de Subsidios. 3. El Encargado de Afiliaciones y Vigencia de Derechos sella y firma las planillas de subsidios, archiva una copia y devuelve el resto a la U.M.S.S.

25 25 DE 46 CARGO: ENCARGADO DE COTIZACIONES Y CONTROL E INSPECCIÓN DE EMPRESAS 1. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL E INSPECCIÓN DE EMPRESAS A. El objetivo de este procedimiento es realizar el control e inspección de las empresas afiliadas al Seguro Social Universitario de acuerdo al cronograma anual de inspección y establecer su procedimiento general para hacer un seguimiento a las empresas respecto de la aplicación de las normativas específicas que regulan la relación laboral de los trabajadores. Se establecen tres modalidades de inspección: Por inicio de actividades. De control. Por liquidación de la empresa. Por inicio de actividades El objetivo de esta modalidad es verificar los datos de la empresa presentados al momento de su afiliación, respecto de sus instalaciones, número de trabajadores, condiciones laborales, relación de dependencia, salarios y otros aspectos que puedan servir de información. De control El objetivo de esta modalidad es verificar el cumplimiento de las normativas que regulan las relaciones laborales en materia de seguridad social respecto de los dependientes de las empresas, así como sus declaraciones y pagos realizados al S.S.U., mediante visita a sus instalaciones, entrevistas a los trabajadores y revisión de la documentación necesaria solicitada de acuerdo a requerimientos establecidos. Por liquidación de la empresa El objetivo de esta modalidad es verificar los datos de cierre de la empresa, realizando una visita por las instalaciones de la empresa, entrevistas a los trabajadores que hubieran y revisar la documentación contable y de cierre definitivo de las diferentes instituciones donde se encontraban inscritas y otros documentos que fueren necesarios. El programa de inspección elaborado por el Encargado de Inspección de Empresas y validado por el Jefe del Departamento de Seguros, deberá ser realizado considerando las características de la entidad sujeta a inspección, las áreas de revisión, verificación y control, los tiempos estimados para la ejecución y el cronograma de tareas y actividades.

26 26 DE 46 B. MARCO LEGAL El proceso de Control e Inspección de las Empresas se rige por el art. 224º del C.S.S., en concordancia con los art. 573º al 586 de su reglamento, Manual de Cargos y Funciones, Reglamento Único de Afiliación y Prestaciones del Sistema de Seguridad Social de Corto Plazo, las normas de auditoria y contabilidad generalmente aceptados. C. UNIDADES Y FUNCIONARIOS PARTICIPANTES Caja. Gerencia General. Gerencia Administrativa Financiera. Empresas. D. DOCUMENTOS Y FORMULARIOS Carta de comunicación de inspección a la Empresa. Requerimiento de documentos. Documentos entregados por la Empresa. Formulario de Registro de la Información General de la Empresa. Informe de inspección de Empresas. Nota de Aviso. Nota de Cargo. E. ACCIONES OPERATIVAS 1. El Encargado de Inspección de Empresas elabora una carta comunicando que se realizara una Inspección a la Empresa, el formulario de requerimiento de documentación, que pasa a la Gerencia General para su firma, debiendo existir el registro cronológico computarizado de las cartas emitidas. GERENCIA GENERAL 2. El Gerente General revisa y firma la carta de inspección y devuelve en original y copia al Departamento de Seguros y Prestaciones. EMPRESA/ 3. El Encargado de Cotizaciones y Control e Inspección de Empresas se presenta en la empresa para notificar la Inspección, entrega la nota original y solicita la copia sellada como constancia de recepción, con aclaración de firma, fecha y hora, la misma que

27 27 DE 46 formará parte del cuerpo de antecedentes, así mismo entregará una copia a Secretaría de Gerencia General. 4. Se coordina una fecha para la entrega de la documentación solicitada, la misma que no podrá exceder de 48 hrs., salvo impedimento debidamente justificado, no pudiendo exceder este plazo a 10 días. 5. El día de la notificación, se realiza una inspección ocular a las instalaciones de la empresa con el fin de obtener una visión general del tamaño de la empresa y establecer la cantidad de empleados en relación de dependencia. De las entrevistas con los trabajadores los datos que se obtienen son: Total de funcionarios que trabajan en la empresa. Nombres de los funcionarios. Cargos que ocupan. Fecha de ingreso a la Empresa. Salarios que perciben. 6. El Encargado de Aportes y Control e Inspección de Empresas procede al registro de la información recopilada en el Formulario de Registro de Información General de la Empresa. 7. En la fecha fijada en el punto 4. el Encargado se hace presente en la Empresa y procede a recibir la documentación del funcionario responsable: Libro Diario. Libro Mayor. Planilla de Sueldos. Pago de Aportes a las AFPs. Estados Financieros de la Empresa. Planillas de pago de asignaciones familiares. Planillas visadas por la oficina Departamental del Trabajo. Otros documentos que pudieran requerirse. 8. Una vez entregada toda la documentación por la empresa, se realiza el cruce y revisión de la información que se tiene registrada en el Departamento de Seguros y Prestaciones, procurando obtener datos y elementos que faciliten la constatación de posibles evasiones de aportes. 9. El Encargado de Inspección de Empresas elabora un Informe de Inspección de Empresas, conteniendo todas las observaciones, omisiones, diferencias que pudiesen existir entre la documentación entregada por la Empresa y la información con la que cuenta el S.S.U. Una vez elaborado el informe, firma y pasa al Jefe del Departamento.

28 28 DE El Jefe del Departamento revisa el informe, firma y pasa a la Gerencia General si no existieran observaciones, si existieran devuelve para su revisión. 11. Si existieran adeudos de acuerdo al informe, el Encargado de Inspección de Empresas emite la NOTA DE AVISO para la entrega a la Empresa inspeccionada, consignando los aportes adeudados, regularización de omisiones, observaciones y diferencias halladas en los aportes y pasa a firma del Jefe del Departamento. 12. El Jefe del Departamento el Informe de Inspección de Empresas y la Nota de Aviso a la Gerencia Administrativa para su firma y posteriormente pasa a la Gerencia General. 13. El Jefe del Departamento realiza la carta con cite de Gerencia General adjuntando la Nota de Aviso para la Empresa, conminando al pago de los aportes en mora en el plazo de cinco días hábiles una vez recibida la notificación, la misma que deberá ser enviada por Secretaría de Gerencia General, con el respectivo registro. En caso de no existir observaciones en la revisión, se procede al archivo de obrados. 14. De existir compromiso de pago o descargos a los puntos observados, por parte de la empresa y aclaradas todas las observaciones y omisiones encontradas, la empresa procede al pago del monto adeudado al Seguro Social Universitario, si corresponde. 15. Si la Empresa no realiza el pago de los adeudos de la Nota de Aviso en el plazo de cinco días hábiles, el Encargado de Cotizaciones emite la NOTA DE CARGO, que debe contener además de los rubros de la Nota de Aviso el recargo del 3% por gastos judiciales y pasa para firmas al Jefe de Seguros y Prestaciones, al Gerente Administrativo y Financiero y el Gerente General. Una copia deberá archivar en un registro cronológico y otra copia en la carpeta de la empresa. 16. El Jefe del Departamento de Seguros y Prestaciones pasa a Asesoría Legal los antecedentes a efecto de que inicie el cobro coactivo a la empresa. 2. PROCEDIMIENTO CONTROL Y REGISTRO DE COTIZACIONES El objetivo de este procedimiento es realizar el control de cotizaciones de todas las Empresas afiliadas al Seguro Social Universitario. Empresas.

29 29 DE 46 Caja. Resumen Mensual de Planillas y Liquidación de Aportes Salud (AC-4). Planillas de Sueldos. Planillas de Subsidio de Incapacidad Temporal (AC-3). Papeletas de Baja Médica. Planillas de Pago de Asignaciones Familiares. Resumen mensual de ingreso y retiro de trabajadores. EMPRESA 1. El personal de la empresa entrega al Encargado de Cotizaciones y Control e Inspección de Empresas la siguiente documentación: Formulario Resumen Mensual de Planillas y Liquidación de Aportes de Salud (AC-4) en un original y 3 copias. Planilla de Sueldos de la Empresa en 3 ejemplares. Planilla de Subsidio de Incapacidad Temporal (si existiera alguna baja de algún trabajador). Papeleta de Baja Medica (si existiera alguna baja de algún trabajador). Planillas de Pago de Asignaciones Familiares. Resumen mensual de ingreso y retiro de trabajadores. ENCARGADO DE COTIZACIONES 2. Procede a revisar la liquidación de aportes del Formulario AC4, cálculo de los subsidios de incapacidad temporal y realiza la liquidación de aportes, con los respectivos recargos si hubiere, consignando los montos a pagar en la sección destinada al S.S.U. 3. De contar con el Formulario Subsidio de Incapacidad Temporal, revisa el formulario de Baja Médica del trabajador, determina los días de incapacidad, total ganado del mes que correspondiere, salario diario promedio, subsidio diario, número de días de Incapacidad y el monto deducido por incapacidad, consignando en el Formulario AC-4 los siguientes datos: Tipo de incapacidad (Enfermedad, Maternidad, Accidente de Trabajo, Enfermedad Profesional). Cantidad total de casos. Días de incapacidad. Importe a pagar.

30 30 DE Una vez que determina el aporte a pagar, procede a firmar y sellar el Formulario AC-4 y las planillas de sueldos y pasa al Jefe del Departamento para su correspondiente revisión y firma. 5. Posteriormente entrega al responsable de la empresa el Formulario AC-4 en original y tres copias, tres ejemplares de la planilla de incapacidad temporal, un ejemplar de la baja médica y un ejemplar de la planilla de sueldos y le solicita pasar por Caja para efectuar el pago. Así mismo, devuelve a la empresa el resto de las copias del formulario de incapacidad temporal y de la planilla de haberes, debidamente detallada con fecha y firma. 6. Recoge de Caja el Formulario AC-4 en original y una copia, más un ejemplar de la planilla de sueldos, dos ejemplares de la planilla de incapacidad temporal y un ejemplar de la baja médica. 7. Introduce los datos del Formulario AC-4 al Kardex de aportes por empresas y archiva la documentación por orden cronológico y por Empresa. El original del form. AC-4 pasa al archivo temporal por orden cronológico y por empresa y la primera copia de la liquidación pasa mensualmente al Jefe de Departamento en orden alfabético por empresas, a efecto de realizar el resumen mensual de aportes. 3. PROCEDIMIENTO CONTROL DE COTIZACIONES EN MORA El objetivo de este procedimiento es realizar el control de cotizaciones impagas o en mora de todas las Empresas afiliadas al Seguro Social Universitario. Gerencia General. Gerencia Administrativa y Financiera. Asesoría Legal. Empresas. Caja. Resumen Mensual de Planillas y Liquidación de Aportes Salud (AC-4). Planilla de Sueldos. Planilla de Subsidio de Incapacidad Temporal (AC-3).

31 31 DE El Encargado de Cotizaciones y Control e Inspección de Empresas verifica la morosidad de los aportes de las empresas una vez cumplido el plazo de vencimiento de 30 días del mes sujeto al pago de aportes. 2. Llama al Ejecutivo o Responsable de la empresa para que regularice su pago en el plazo de cinco días hábiles, así mismo la presentación de la planilla de haberes en caso de no haberlo hecho. 3. Vencido ese plazo, en caso de no haber cancelado la empresa sus adeudos o no existir un justificativo fehaciente de la mora y en forma escrita dirigida a la Gerencia General para ampliar el plazo, procede a realizar la liquidación de aportes en base a la planilla presentada del mes en mora o por tasación de oficio de acuerdo a la última planilla pagada, liquidación que debe llevar su firma y del Jefe del Departamento de Seguros. 4. Realiza la liquidación y la NOTA DE AVISO, pasa para firmas al Jefe del Departamento de Seguros, el Gerente Administrativo-Financiero y el Gerente General. 5. El Jefe del Departamento de Seguros y Prestaciones realiza la carta con cite de Gerencia General de notificación de la Nota de Aviso para la Empresa, conminando al pago de los aportes en mora en el plazo de cinco días hábiles computables una vez recibida la notificación, copia de la carta que debe estar en la carpeta de la empresa y otra en el archivo cronológico. La nota deberá ser enviada por Secretaría de Gerencia General con el respectivo registro. 6. Concluido este plazo, en caso que la empresa realizara el pago de sus adeudos con los respectivos recargos, termina el proceso. 7. En caso que la Empresa no cancelara sus adeudos en este plazo, el Encargado de Cotizaciones y Control e Inspección de Empresas elaborará la NOTA DE CARGO adjuntando la liquidación actualizada de los adeudos y pasará para firma del Jefe del Departamento de Seguros y Prestaciones, Gerencia Administrativa y Financiera y la Gerencia General. 8. Una copia de esta documentación deberá archivar en la carpeta de la empresa y otra en el archivo cronológico. 9. El Jefe del Departamento de Seguros y Prestaciones entregará con registro al Asesor Legal la Nota de Cargo y la liquidación de los aportes en mora, a efecto de que esta instancia, proceda al cobro coactivo de acuerdo a normativa legal vigente.

32 32 DE PROCEDIMIENTO CONTROL Y REGISTRO DE COTIZACIONES UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMÓN El objetivo de este procedimiento es realizar el control y registro de las liquidaciones de aportes y planillas presentadas por la Universidad Mayor de San Simón. UMSS. B. OCUMENTOS Y FORMULARIOS Resumen Mensual de Planillas y Liquidación de Aportes Salud, 1 original y 3 copias (AC 4). Planillas de Sueldos Generales y Adicionales. Planillas de Subsidio de Incapacidad Temporal 1 original y 3 copias. (AC-3). Papeletas de bajas médicas originales. Kardex de registro de aportes de la U.M.S.S. UMSS 4.1. El personal de los Departamentos de Personal Administrativo y Académico de la UMSS entrega al Encargado de Cotizaciones la siguiente documentación: Planilla de Subsidios de Incapacidad Temporal, 1 original y 3 copias Papeletas de Bajas Medicas original Planilla de Sueldos UMSS, un ejemplar Formulario Resumen Mensual de Planillas y Liquidación de Aportes de Salud en un original y 3 copias (Formularios AC-04 impresos por la U.M.S.S). Las planillas adicionales y sus liquidaciones de aportes son proporcionadas por el Departamento de Contabilidad de la U.M.S.S. el momento de la conciliación mensual PROCEDIMIENTO DE CONTROL PARA PLANILLAS DE INCAPACIDAD TEMPORAL (FORM. AC-3) UMSS 1. El Encargado de Cotizaciones y Control e Inspección de Empresas recibe la documentación y procede a revisar el cálculo de los subsidios de incapacidad temporal y la liquidación de aportes consignados en el formulario de liquidación de aportes.