Guía para autorizar cupo en una materia a través de Workflow. SYRI Procesos y SYRI Desarrollo

Transcripción

1 Guía para autorizar cupo en una materia a través de Workflow SYRI Procesos y SYRI Desarrollo

2 Descripción del servicio A través de este servicio, el estudiante podrá solicitar cupo en una determinada materia de su pensum académico, teniendo en cuenta los pre-requisitos existentes de esta. La asignación del cupo esta sujeta a la aprobación del Director de Programa y del Jefe del Departamento a la cual pertenece la materia solicitada. En esta guía usted aprenderá a aprobar o rechazar las solicitudes.

3 Consideraciones generales del servicio Estará habilitado únicamente cuando requiera un cupo en una materia y no exista ninguna otra opción posible. Si ya está matriculado en una materia, no es posible solicitar cupo en dicha materia. En este caso, deberá retirar la materia de su matrícula para poder habilitarla como opción dentro del servicio. Estará disponible desde la primera semana de matrícula, hasta un día antes de finalizar la segunda semana de adiciones y cancelaciones. Solo podrá ser utilizado si ya realizó el proceso de matrícula (al menos 50% de los créditos matriculados). No se desplegará el servicio cuando tenga la matrícula académica completa. deberá hacer una solicitud individual. Podrá realizar hasta tres solicitudes de cupo al mismo tiempo de diferentes materias. El servicio le permitirá elegir, mediante una lista, las materias por aprobar que cumplan con los pre requisitos establecidos por esta. En caso de ser aprobada la solicitud por el Jefe del Departamento, tendrá 24 horas para matricular la materia. El Jefe del Departamento tendrá hasta el último día de la segunda semana de adiciones y cancelaciones para dar respuesta al servicio. Por cada cupo requerido en una materia

4 Cómo ingresar a workflow por la página de icesi?

5 Ingrese a la página y de clic en Yo soy y seleccione la opción Colaborador

6 Busque y seleccione el ícono de Banner

7 Ingrese con su usuario y contraseña

8 Clic en el menú Colaboradores ubicado en la columna izquierda de la página.

9 Clic en el botón Workflow.

10 Clic en el botón Lista de trabajo. Allí encontrará las solicitudes pendientes de revisión.

11 Cómo ingresar desde el correo?

12 A su correo electrónico institucional llegará una notificación por parte del correo en donde se especifica el nombre y código del alumno, además de un link que lo redireccionará a Workflow

13 Al ingresar a workflow, de clic botón Listas de trabajo ubicado en el menú Inicio. Ahí visualizará los servicios que tienen pendientes por autorizar en workflow. De clic en el servicio que desea revisar.

14 Vista Director de Programa En la solicitud aparecerá la información académica y personal del estudiante. Usted deberá revisar los reportes adjuntos: 1. Situación académica del estudiante. 2. Disponibilidad de horarios por materia. Elija la prioridad del servicio para informar al Jefe del Departamento y posteriormente decida si autoriza o no la solicitud. También contará con un campo para dar su retroalimentación al Jefe del Departamento. En el caso de no aprobar el servicio, sugerimos dar una retroalimentación al estudiante en el campo Comentarios al estudiante Finalice con el botón Completar.

15 Disponibilidad de horarios por materia Disponibilidad de horarios por materia Reportes generados

16 Vista Jefe de Departamento En la solicitud aparecerá la información académica y personal del estudiante. Usted deberá revisar los reportes adjuntos: 1. Situación académica del estudiante. 2. Disponibilidad de horarios por materia. Posteriormente, visualizará la prioridad del servicio dada por el Director de Programa. Después de analizar la información, tome la decisión de aprobar o no el servicio. En el caso de no aprobar el servicio, sugerimos dar una retroalimentación al estudiante en el campo Comentarios al estudiante Finalice con el botón Completar.

17 Proceso como estudiante

18 Ingrese con su usuario y contraseña a

19 Seleccione el menú Estudiantes Pregrado

20 Seleccione el botón Autoservicio

21 Clic en el botón Alumnos

22 Dentro de menú Servicios seleccione la opción Solicitud de Servicio

23 En el campo Categoría seleccionar la opción Solicitud de Servicios Académicos, posteriormente seleccionar en el campo Servicio la opción Solicitud de cupo

24 Elija el periodo para el cual desea solicitar cupo y seleccione el programa al que pertenece. Si usted es estudiante de simultaneidad, deberá elegir el programa al cual pertenece la materia en la que requiere el cupo. Elija entre los tres tipos de solicitud de cupos que existen: 1. Cupo para cursos curriculares 2. Cupo para electivas 3. Cupo para idiomas. Se listarán las materias por aprobar teniendo en cuenta los pre requisitos de su pensum. Elija la materia en la que desea el cupo. Por último, elija el grupo de su interés, describa el motivo por el cual desea solicitar el cupo y oprima el botón Guardar.

25 El proceso de solicitud finaliza con la generación del número de servicio solicitado (columna Número de Servicio ). Recuerde que usted podrá hacer seguimiento sobre el estado de su solicitud en la columna Status.

26 Cualquier duda, inquietud no dude contactarse con: Oficina de SYRI Procesos Correo: Ext. 4171