INFORME FINAL. Municipalidad de El Bosque. Número de Informe: 612/ de noviembre de a loria.c1

Transcripción

1 INFORME FINAL Municipalidad de El Bosque Número de Informe: 612/ de noviembre de a loria.c1

2 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA UCE.: N 6' REF.: N /2016 DAA.: N 3.097/2016 REMITE INFORME FINAL QUE INDICA SANTIAGO, 1 /4. NOV 1 6* Cumplo con enviar a Ud. para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe Final N 612, de 2016, con el resultado de la auditoria practigada a las transferencias corrientes realizadas por la Subsecretaría de Prevención del Delito a la Municipalidad de El Bosque. Sobre el particular, corresponde que esa autoridad adopte las medidas pertinentes, e implemente las acciones que en cada caso se señalan, tendientes a subsanar las situaciones observadas; aspectos que se verificarán en una próxima visita que practique en esa Entidad este Organismo de Control. Saluda atentamente a Ud., - Jefa L'Iv;s AL SEÑOR ALCALDE MUNICIPALIDAD DE EL. BOSQUE PRESENTE

3 UCE.: N 6 REF.: N /2016 DAA.: N 3.098/2016 REMITE INFORME FINAL QUE INDICA SANTIAGO, 4.NO Cumplo con enviar a Ud. para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe Final N 612, de 2016, con el resultado de la auditoría practicada a las transferencias corrientes realizadas por la Subsecretaría de Prevención del Delito a la Municipalidad de El Bosque. Saluda atentamente a Ud.. AL SEÑOR DIRECTOR DE CONTROL MUNICIPALIDAD DE EL BOSQUE PRESENTE RT E ANTECED

4 4 UCE.. N 6 REF.: N DAA.: N 3.099/2016 REMITE INFORME FINAL QUE INDICA SANTIAGO, 1 NOV 1b* Adjunto, remito a Ud... Informe Final N 612. de 2016, de este Órgano de Control, con el fin de que, en la primera sesión que celebre el concejo municipal, desde la fecha de su recepción, se sirva ponerlo en conocimiento de ese órgano colegiado entregándole copia del mismo. Al respecto, Ud. deberá acreditar ante esta Contraloría General, en su calidad de secretario del concejo y ministro de fe, el cumplimiento de este trámite dentro del plazo de diez días de efectuada esa sesión. Saluda atentamente a Ud., A LA SEÑORA SECRETARIA MUNICIPAL MUNICIPALIDAD DE EL BOSQUE PRESENTE RTE ANTECED

5 PMET N UCE N 6 INFORME FINAL N 612, DE 2016, SOBRE AUDITORÍA A LAS TRANSFERENCIAS CORRIENTES REALIZADAS POR LA SUBSECRETARÍA DE PREVENCIÓN DEL DELITO A LA MUNICIPALIDAD DE EL BOSQUE. SANTIAGO, 1 it NOT 2016 En cumplimiento del plan anual de fiscalización de este Organismo de Control para el año 2016, y en conformidad con lo establecido en los artículos 95 y siguientes de la ley N , de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, y 54 del decreto ley N 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, se efectuó una auditoría a las transferencias corrientes realizadas por la Subsecretaría de Prevención del Delito, en adelante SPD, del Ministerio del Interior y Seguridad Publica, a la Municipalidad de El Bosque, en el marco del Plan Nacional de Seguridad Pública y Prevención de la Violencia y el Delito, , denominado "Seguridad para Todos". El equipo que ejecutó el trabajo fue integrado por doña Karla Mora Valderrama, en calidad de auditor, y don Carlos Bilbao Fuentes, como supervisor. JUSTIFICACIÓN En el marco de las prioridades del gobierno, respecto del fortalecimiento del resguardo del orden público, la SPD elaboró el Plan Comunal de Seguridad Pública, denominado "Seguridad para Todos", que cuenta con una serie de herramientas para priorizar el rol del liderazgo local a través de los municipios, con el fin de establecer un trabajo conjunto y constante, donde las comunidades son quienes deciden sus prioridades en prevención de los delitos y seguridad. Los recursos disponibles por parte de la Subsecretaría de Prevención del Delito para llevar a cabo la iniciativa durante el año 2014, ascendieron a M$ En dicho contexto, la comuna de El Bosque está dentro de aquellas con mayor magnitud poblacional, presencia de factores de riesgo y menor capacidad de la corporación edilicia para abordar el problema de la seguridad. AL SEÑOR JORGE BERMÚDEZ SOTO CONTRALOR GENERAL DE LAZEPÚBLICA PRESENTE g.> j#0..z" O he) \)

6 DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Resumen Ejecutivo Informe Final N 612, de Municipalidad de El Bosque. Objetivo: Examen de cuentas a los gastos rendidos y áprobados por la Subsecretaría de Prevención del Delito, SPD, durante el período comprendido entre el 1 de enero de 2014 y el 31 de diciembre de 2015, relativos- al programa Plan Comunal de Seguridad Pública, ejecutado por la Municipalidad de -EI Bosque, a fin de verificar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en las bases que regulan la actividad y su respectivo convenio, junto con determinar si las aludidas transacciones cumplen con las disposiciones legales y reglamentarias, se encuentran debidamente documentadas, sus cálculos son exactos y si están adecuadarriente registradas. Preguntas de la Auditoría: La ejecución'de los proyectos se cumplió de acuerdo a los objetivos de cada convenio? Se cumple con la normativa legal, presupuestaria y contable que regula las transferencias y gastos realizados? Principales Resultados: Se comprobó la carencia de controles tendientes a dar cabal cumplimiento a la normativa que regula las rendiciones de cuentas, en relación con el plazo de presentación de estas a la Subsecretaría de Prevención del Delito, debiendo el municipio ajustarse a lo instruido sobre la materia por esta Contraloría General en las resoluciones NOS 759., de 2003, y 30, de 2015, que Fijan Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas, según proceda, dependiendo de la fecha de la transferencia de recursos, evitando las demoras constatadas, lo que será validado en futuras auditorías. Se determinaron deficiencias en cuanto a los procedimientos de control administrativo de los bienes de la entidad, por lo que se deberán realizar los ajustes pertinentes que permitan relacionar los números de inventario asignados con los bienes físicos correspondientes, respecto de lo cual el municipio deberá informar a esta Contraloría General en un plazo de 60 días hábiles contado desde la recepción de este informe. Se verificó que la entidad comunal no ha inutilizado la documentación que respalda las rendiciones de cuentas, por lo que deberá implementar el procedimiento comprometido para regularizar tal omisión, emitiendo al efecto el acto administrativo que lo formalice, remitiéndolo este Organismo de Control en el aludido plazo de 60 días hábiles.

7 ANTECEDENTES GENERALES El artículo 12 de la ley N , que Crea el Ministerio del Interior y Seguridad Pública y el Servicio Nacional para la Prevención y Rehabilitación del Consumo de Drogas y Alcohol, y Modifica Diversos Cuerpos Legales, prescribe que la Subsecretaría de Prevención del Delito será el órgano de colaboración inmediata de la aludida Cartera de Estado, en todas aquellas materias relacionadas con la elaboración, coordinación, ejecución y evaluación de políticas públicas destinadas a prevenir la delincuencia, a rehabilitar y a reinsertar socialmente a los infractores de ley, sin perjuicio de las atribuciones que el Ministro le delegue, así como del cumplimiento de las tareas que aquel le encargue. En dicho contexto, mediante resolución exenta N 1.086, de 1 agosto de 2014, de esa subsecretaría, se aprobó el mencionado Plan Comunal de Seguridad Pública, llamado "Seguridad para Todos", el cual persigue alcanzar logros en materia de prevención de la violencia y el delito, a través de la coordinación permanente de los distintos actores de la política pública estableciendo prioridades, plazos y metas a nivel local. En lo que concierne a la Municipalidad de El Bosque, cabe señalar que es una corporación autónoma de derecho público, con personalidad jurídica y patrimonio propio, cuya misión, según lo establece el artículo 1 de la ley N , Orgánica Constitucional de Municipalidades, es satisfacer las necesidades de la comunidad local y asegurar su participación en el progreso económico, social y cultural de la comuna. Enseguida el artículo 4, del mismo cuerpo legal, prescribe que los municipios podrán desarrollar, directamente o con otros órganos de la Administración del Estado, entre otras, según el literal j), funciones relacionadas con el apoyo y fomento de medidas de prevención en materia de seguridad ciudadana. En este contexto, en el artículo 53 del reglamento N 28, de 2010, que establece Organización Interna de la Municipalidad de El Bosque, se asignó la ejecución y supervisión de los proyectos examinados a sus Departamentos de Seguridad Pública, Defensoría Ciudadana y el Centro de Mediación de Conflictos, dependiente de la Dirección de Desarrollo Comunitario. Ahora bien, la presente auditoría considera los recursos dispuestos por la ley N , de Presupuestos para el Sector Público, del año 2014, que contempló en el programa 01, subtítulo 24," Ítem 03, asignación 015, de la Subsecretaría de Prevención del Delito, transferencias corrientes para programas de prevención en seguridad ciudadana, por un monto total de M$ , que la SPD entregó a algunos municipios del país, en concordancia con lo expuesto en la resolución exenta N 1.083, del aludido año, que aprobó el Plan Nacional de Seguridad Pública y Prevención de la Violencia y el Delito. A su turno, en el año 2014 fueron aprobados siete convenios entre la SPD y la Municipalidad de El Bosque, como parte del referido plan, para lo cual se transfirieron al ente comunal $ , con el fin de dar cumplimiento a los objetivos planteados en cada uno de ellos. Cabe anotar que, mediante el oficio N , de 25 de agosto de 2016, de este origen, fue puesto en conocimiento del Alcalde de la 3

8 Municipalidad de El Bosque, con carácter confidencial, el preinforme de observaciones N 612, de la señalada anualidad, con la finalidad de que formulara los alcances y precisiones que, a sú juicio, procedieran, lo que dicha entidad concretó a través del oficio N 100/91/587, de 22 de septiembre del referido año, cuyo análisis y antecedentes aportados sirvieron de base para la elaboración del presente informe final. Por último, es menester precisar que el Plan Comunal de Seguridad Pública fue igualmente objeto de auditoría en otros tres municipios, que recibieron recursos para este fin, y en la Subsecretaría de Prevención del Delito, en cuanto entidad otorgante de lbs fondos; cuyos resultados se informarán por separado. Por consiguiente, este trabajo no aborda las situaciones de competencia de la aludida subsecretaría.. OBJETIVO La fiscalización tuvo por objeto practicar un examen de cuentas a los gastos rendidos y aprobados por la Subsecretaría de Prevención del Delito, durante el período comprendido entre el 1 de enero de 2014 y el 31 de diciembre de 2015, relativos al programa Plan Comunal de Seguridad Pública, ejecutado por la Municipalidad de El Bosque, a fin de verificar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en las bases que regulan la actividad y su respectivo convenio, junto. con determinar si las aludidas transacciones cumplen con las disposiciones legales y reglamentarias, se encuentran debidamente documentadas, sus cálculos son exactos y si están adecuadamente registradas. Todo ello en concordancia con la Ley de Organización y Atribuciones de esta Entidad de Control. METODOLOGÍA El examen se practicó de acuerdo con la metodología de auditoría de este Organismo Fiscalizador, contenida en la resolución N 20, de 2015, que Fija Normas que Regulan_las Auditorías Efectuadas por la Contraloría General de la República, y con los procedimientos de control aprobados mediante la resolución exenta N 1.485, de 1996, ambas de este origen, considerando los resultados de evaluaciones de control interno referido a los aspectos analizados, determinándose la ejecución de pruebas de auditoría en la medida que se estimaron necesarias. Asimismo, se efectuó un examen de las cuentas relacionadas con la materia en revisión. Se debe precisar que las observaciones que la Contraloría General formula con ocasión de las fiscalizaciones que realiza se clasifican en diversas categorías, de acuerdo con su grado de complejidad. En efecto, se entiende por Altamente complejas/complejas, aquellas observaciones que, de acuerdo a su magnitud, reiteración, detrimento patrimonial, eventuales responsabilidades funcionarias, son consideradas de especial relevancia por esta Entidad Fiscalizadora; en tanto, se clasifican como Medianamente complejas/levemente complejas, aquellas que tienen menor impacto en esos criterios. 4

9 DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA UNIVERSO Y MUESTRA De acuerdo con los antecedentes proporcionados por la entidad fiscalizada, las rendiciones aprobadas por la SPD respecto de las transferencias enviadas a la Municipalidad de El Bosque para la operación y funcionamiento de los programas del Plan Comunal de Seguridad Pública, en el período comprendido entre el 1 de enero de 2014 y el 31 de diciembre de 2015, ascendieron a un total de $ Ahora bien, los proyectos seleccionados para el examen se establecieron mediante un muestreo analítico, considerando que el destino de los recursos correspondiera a diversos objetivos, dentro del programa Plan Comunal de Seguridad Pública, y. a su impacto social, determinándose para la revisión la suma de $ , equivalente a 3 convenios, que representan un 58,65% del universo antes identificado. siguiente cuadro: El detalle de lo descrito se muestra en el Cuadro N 1 MATERIA ESPECÍFICA UNIVERSO MUESTRA NO ESTADÍSTICA $ N $ N Rendiciones aprobadas Fuente: Elaborado en base a la información entregada por la SPD y el.municipio. continuación: Los tres proyectos examinados se detallan a Cuadro N 2 RESOLUCIÓN EXENTA QUE APRUEBA CONVENIO CÓDIGO DEL PROYECTO OBJETIVO DEL CONVENIO MONTO ENTREGADO $ MONTO RENDIDO $ N. FECHA Recuperar espacios públicos a través de la participación de vecinos y del Pcsp14-rep-24 comité de seguridad de la población Luis Cristian Martínez, mejorando la platabanda de José Victorino Lastarria. Recuperación y habilitación de 400 m2 y la instalación de luminarias en el Pcsp14-rep-23 espacio público en estado de actual deterioro de la población Sta. Laura de la comuna

10 DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA RESOLUCIÓN EXENTA QUE APRUEBA CONVENIO CÓDIGO DEL PROYECTO ' OBJETIVO DEL CONVENIO MONTO ENTREGADO $ MONTO RENDIDO $ N FECHA Pcsp14-ipsi-01 Recuperar espacio en abandono y de alta percepción de inseguridad, a través de la construcción de un espacio recreativo deportivo ubicado en la ex Comisaría Lo Lillo Total Fuente: Resoluciones exentas que aprueban convenios e informacion entregada por la SPD y el municipio. Cabe agregar que los antecedentes respectivos fueron puestos a disposición de personal de esta Contraloría General, hasta el 5 de agosto de RESULTADO DE LA AUDITORÍA siguientes situaciones: Del examen practicado se determinaron las I. ASPECTOS DE CONTROL INTERNO - Falta de inutilización de la documentación que respalda las rendiciones de cuentas. Se constató que, en general, los documentos que respaldan las adquisiciones en los proyectos examinados no fueron inutilizados con un timbre u otro procedimiento de control, con la finalidad de impedir su utilización en otras rendiciones, lo que incumple los principios de control y transparencia previstos en el inciso segundo del artículo 3 de la ley N , Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado. Al respecto, la municipalidad señala en su respuesta que se han impartido instrucciones en orden a que, a partir de mayo del presente año, se consigne en todas las facturas de los proyectos un timbre confeccionado especialmente para dithos efectos, del cual anexa una copia que permite advertir que indica la palabra "INUTILIZADO" y dispone precisar el número de decreto de pago, el de egreso y la fecha correspondiente. No obstante lo dispuesto por el municipio en, orden a corregir lo objetado, no se presentó el decreto alcaldicio o instrucción que aprueba el nuevo procedimiento y ordene su aplicación, conforme lo establece el inciso primero del artículo 3, de la ley , qué Establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado, y además, no consta la 6

11 implementación efectiva de la medida enunciada, por lo tanto, la observación formulada se mantiene. II. EXAMEN DE LA MATERIA AUDITADA 1. Rendiciones de cuenta presentadas fuera de plazo a la Subsecretaría de Prevención del Delito. El Manual de Transferencias de Recursos y Rendiciones de Cuentas, aprobado por la circular N 3, de 15 de enero de 2013, de la Subsecretaría de Prevención del Delito, establece en el acápite V, numeral 1, en lo que interesa, que las entidades que manejan recursos transferidos tendrán la obligación de rendir cuenta mensualmente, dentro de los cinco primeros días hábiles del mes siguiente a aquel en que se realizaron efectivamente los gastos, lo que deberá ser enviado por la autoridad superior competente del organismo receptor. Ahora bien, de la revisión practicada a las rendiciones de cuentas se constató que el municipio no dio cumplimiento a lo señalado en el precitado instructivo, ni a la cláusula décimo primera de los respectivos convenios de transferencias, por cuanto las rendiciones de los tres proyectos examinados fueron presentadas con desfase de has,ta 14 días hábiles, según se detalla en el anexo N 1. Lo anterior, además, no se aviene con lo previsto en el numeral 3 de la resolución N 759, de 2003, de esta procedencia, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas, vigente a la época de los hechos, el cual establece que las unidades receptoras de los fondos deberán preparar mensualmente una rendición de cuentas de sus operaciones, dentro de los cinco días hábiles siguientes al mes que corresponda. Al respecto, la entidad edilicia en su respuesta indica que la resolución N 30, de 2015, de esta Contraloría General, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas, indica que el plazo para rendir cuentas es dentro de los 15 primeros días hábiles administrativos del mes siguiente al que se informa. Enseguida, señala que las rendiciones fuera de plazo a la SPD, se producen por la demora que generan en la municipalidad los trámites administrativos internos, mencionando, como ejemplo, los relacionados con la entrega de decretos y firma de rendicioneá. Sobre la materia, cabe manifestar que en el artículo 1 transitorio, de la citada resolución N 30, se dispone que esta "empezará a regir desde el 1 de junio de 2015, para los aportes, subvenciones y transferencias que se realicen a contar de esa fecha", condición que permite establecer que, para los casos examinados -transferencias realizadas antes de la emisión de la aludida resolución- corresponde aplicar la resolución N 759, de 2003, en concordancia con lo estipulado en la circular N 3, de 2013, de la SPD. Respecto a los trámites internos del municipio, que pueden incidir en las demoras advertidas, es oportuno hacer presente lo señalado en los artículos 3', inciso segundo y'8, de la citada ley N , que imponen a los órganos que integran la Administración del Estado el deber de observar los principios de responsabilidad, eficiencia, eficacia y de accionar por propia iniciativa en el cumplimiento de sus funciones, procurando la simplificación y rapidez de los trámites, como también la agilidad y expedición de los procedimientos administrativos. 7

12 DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Al tenor de lo expuesto, y en atención a que el hecho objetado constituye un hecho consolidado, se mantiene lo observado. 2. Falta de control administrativo de bienes. De manera previa, cabe señalar, respecto de la propiedad de los bienes adquiridos con recursos transferidos por la SPD para la ejecución de proyectos aprobados en el marco del Plan Comunal de Seguridad Pública, que los fondos son recibidos en administración por parte del municipio, y que el convenio suscrito entre esta y la Subsecretaría de Prevención del Delito no precisa la definición acerca de la propiedad de los bienes comprados con tales fondos. No obstante lo señalado, la entidad edilicia debe llevar el control administrativo de las especies, Ahora bien, con fecha 3 de agosto del presente año, se efectuó una visita en terreno a cada uno de los tres proyectos examinados, en conjunto con profesionales de la Municipalidad de El Bosque, con el fin de constatar el acatamiento de lo establecido en los convenios respectivos y la existencia de los bienes rendidos, entre otros aspectos. En la validación realizada se advirtió que el control administrativo que lleva el municipio de los mismos, respecto a su codificación no permite relacionarlos con aquellos efectivamente adquiridos y verificados en terreno, (Ver fotografías Nos 1 a la 8, anexo N 2). Lo anterior impide conocer el destino efectivo de los bienes asociados a la fuente de financiamiento de estos proyectos, lo que incumple el oficio circular N , de 2005, sobre Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, que indica sobre la adquisición de los bienes de uso que "cualesquiera sean los valores de los bienes muebles debe mantenerse un control administrativo, que incluya el recuento físico de las especies". La autoridad edilicia expresa en su respuesta que el Departamento de Bodega e Inventario institucional lleva el registro de los bienes adquiridos, tanto con recursos propios como en administración, adjuntando copia de los documentos de control de los bienes adquiridos con fondos de los proyectos en análisis. Sobre lo esgrimido por la autoridad, cabe manifestar que la objeción formulada en este punto no se refiere a la falta de un registro de bienes, sino a la imposibilidad de reladionar el número de inventario asignado por el municipio con el bien físico. No obstante que la entidad comunal aporta antecedentes relacionados con el control que lleva de los bienes, no es posible subsanar la situación observada, toda vez que no precisa medidas tendientes a permitir la validación física del inventario, por lo tanto, se mantiene lo obsenkdo. 3. Uso de cuenta corriente distinta a la informada al inicio del proyecto. De acuerdo con la información proporcionada por la Municipalidad dé El Bosque y en relación con las rendiciones mensuales entregadas a la Subsecretaría de Prevención del Delito, se observó que para el proyecto Pcsp14-rep- 23, relativo al "Bandejón Central en Población Santa Laura", se efectuó un desembolso a 8

13 través del decreto de pago N 3.230, de 2015, con cargo a la cuenta corriente del Banco Santander, en la cual se mantienen los "Fondos de Desarrollo Regional". Al respecto cabe señalar que, no obstante que el gasto se relaciona con el objetivo del proyecto y se rindió de manera correcta a la mencionada subsecretaría, la cuenta corriente precisada no corresponde a la informada por el municipio a la SPD al inicio del proyecto, oportunidad en que se indicó que la cuenta corriente exclusiva para la administración de los fondos era la N , del banco ya mencionado. La falta advertida no guarda armonía con los principios de eficiencia y control que debe observar la Administración del Estado, contemplados en los artículos 3 y 5 de la ley N , Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, como asimismo en los artículos 52 y 53 de la citada normativa, que impone a los funcionarios públicos el deber de emplear medios idóneos de diagnóstico, decisión y control, para concretar dentro del orden jurídico una gestión eficiente y eficaz (aplica dictamen N , de 2016, de este origen). En su respuesta, la entidad expone que el señalado error contable fue rectificado a través de un traspaso de fondos a la cuenta corriente N , del Banco Santander, devolviéndose de este modo los fondos observados, adjuntando copia de los documentos que lo acreditan. A su turno, agrega que se ha instruido al Departamento de Contabilidad para que genere con la empresa Cas-Chile, proveedora de servicios informáticos, un proceso que permita que las cuentas creadas por fondos en administración queden asociadas a la cuenta corriente de origen, de tal manera que los egresos se relacionen en forma automática con la cuenta corriente que corresponde al ítem por el cual se está efectuando el hecho económico. Atendido lo expuesto, se subsana lo observado, sin perjuicio que la entidad edilicia implemente la medida comprometida para prevenir a futuro la repetición del hecho constatado. III. EXAMEN DE CUENTAS - Incumplimiento en el registro contable de los proyectos. De acuerdo con lo establecido en el tratamiento contable H-1, contenido en el oficio circular N , de 2007, de esta procedencia, sobre Procedimientos Contables para el Sector Municipal, los fondos recibidos en calidad de administración, para cumplir determinada finalidad y que no se incorporan en el presupuesto del organismo receptor, deben ser contabilizados como "Administración de Fondos". Las operaciones que impliquen aumentos.o disminuciones, al momento de ocurridos deben registrarse en las cuentas de activo y pasivo dispuestas para tales efectos. Al respecto, se verificó que las rendiciones mensuales que realizó el municipio a la Subsecretaría de Prevención del Delito de los tres proyectos revisados, entre noviembre de 2014 y diciembre de que se detallan en el anexo N 1 del presente preinforme-, no fueron contabilizadas en su oportunidad, las que solo son registradas cuando termina el proyecto, contraviniendo con ello lo señalado en el citado oficio circular N , de 2005, el que expresa que la contabilidad registra los 9

14 recursos y obligaciones en el momento que se generen. Sobre lo expresado anteriormente, la autoridad edilicia responde que el Departamento de Contabilidad ha procedido a regularizar el hecho observado, y que se han tomado las medidas a fin de que los registros contables se efectúen oportunamente. Asimismo, adjunta los mayores contables de los ajustes realizados el 31 de agosto de 2016, a las cuentas "Administración de Fondos" y "Aplicación de 'Fondos en Administración" de los proyectos examinados -que no fueron registrados cuando correspondía-, procedimiento que permite mantener el control del saldo pendiente de rendir. En atención a los antecedentes presentados por la municipalidad, se da por subsanada la observación. CONCLUSIONES Atendidas las consideraciones expuestas durante el desarrollo del presente trabajo, la Municipalidad de El Bosque ha aportado antecedentes que han permitido salvar parte de las situaciones planteadas en el preinforme de observaciones N 612, de 2016, de esta Contraloría General. En efecto, las observaciones consignadas en los capítulos II, examen de la materia auditada, numeral 3, uso de cuenta corriente distinta a la informada al inicio del proyecto; y, III, examen de cuentas, incumplimiento en el registro contable de los proyectos, se dan par subsanadas, conforme la documentación aportada sobre la materia. En lo que concierne a las observaciones que se mantienen, se deberán adoptar medidas con el objeto de dar estricto cumplimiento a las normas legales y reglamentarias que las rigen, entre las cuales se estima necesario considerar, a lo menos, las siguientes: 1. En relación pon el capítulo I, aspectos de control interno, falta de inutilización de la documentación que respalda las rendiciones de cuentas (MC)1, la Municipalidad de El Bosque deberá implementar el procedimiento comprometido, respecto a la inutilización de los aludidos antecedentes, emitiendo al efecto el acto administrativo que lo formalice, remitiéndolo a este Organismo de Control en el plazo de 60 días hábiles contados desde la recepción del presente informe. 2. En cuanto al capítulo II, examen de la materia auditada, numeral 1, rendiciones de cuentas presentadas fuera de plazo a la Subsecretaría de Prevención del Delito (MC)2, en lo sucesivo, el municipio deberá ajustarse a lo instruido sobre la materia, por esta Contraloría General en las resoluciones N 5 759, de 2003, y 30, de 2015, ambas de este origen, según proceda, dependiendo de la fecha de la 1 1 MC: Observación Medianamente Compleja: Falta de anulación de documentos rendidos. 2 MC: Observación Medianamente Compleja: Rendiciones presentadas fuera del plazo establecido en los convenios respectivos. 10

15 transferencia de recursos, de modo de evitar la reiteración de las demoras constatadas, lo que será validado en futuras auditorías. En lo concerniente al numeral 2, del mismo capítulo, falta de control administrativo de bienes (MC)3, la entidad tendrá que realizar los ajustes a sus procedimientos de control administrativo, que permitan relacionar los números de inventario asignados a las especies adquiridas con los bienes físicos correspondientes, lo que deberá ser informado a esta Contraloría General en el plazo de 60 días hábiles, precisado. Finalmente, para aquellas observaciones que se mantienen, se deberá remitir el "Informe de Estado de Observaciones", de acuerdo al formato adjunto en Anexo N 3, en un plazo máximo de 60 días hábiles, contado desde la recepción del presente reporte, informando las medidas adoptadaá y acompañando los antecedentes respectivos. Remítase el presente informe al Alcalde, al Director de Control y al Concejo Municipal de la Municipalidad de El Bosque; y, a las Unidades Técnica de Control Externo y de Seguimiento, ambas de la División de Auditoría Administrativa de esta Contraloría General. Saluda atentamente a Ud., Jefe de Area Subrogante Area Administración Interior y Justicia 3 MC: Observación Medianamente Compleja: Bienes inventariados no cuentan con placa de registro. 11

16 Anexo N 1 Rendiciones presentadas fuera de plazo. PROYECTO FECHA ENTREGA ORDINARIO QUE REMITE RENDICIÓN MES QUE INFORMA MONTO RENDIDO EN $ DÍAS HÁBILES SOBRE EL PLAZO ESTABLECIDO 1 Pcsp14-rep-24 Pcsp14-rep-23 Pcsp14-ipsi /82 Octubre de /103 Noviembre de /56/2015 Febrero de /70/2015 Marzo de /91/2015 Abril de /196/2015 Agosto de /84 Octubre de /100 Noviembre de /35 Enero de /57/2015 Febrero de /73/2015 Marzo de /86/2015 Abril de /191/2015 Agosto de /211 Diciembre de /38 Enero de /54/2015 Febrero de /78/2015 Marzo de ' /105/2015 Abril de /165/2015 Julio de /193/2015 Agosto de Fuente: Rendiciones de cuentas de las transferencias otorgadas a la Municipalidad de El Bosque por la Subsecretaría de Prevención del Delito. 12

17 Anexo N 2 Bienes sin codificación que permita relacionarlos con el registro del municipio. Fotografía N 1: Escaño sin codificación Fotografía N 2: Basurero sin codificación Fotografía N 3: Mesa de ajedrez sin Fotografía N 4: Poste sin codificación. codificación. Fuente: Elaborado en base a visita realizada a Población Santa Laura. 13

18 Fotografía N 5: Estacionamiento de Fotografía N 6: Basurero sin codificación bicicletas sin codificación. Fuente: Elaborado en base a visita realizada a calle José Victorino Lastarria. Fotografía N 7: Juego de cuerdas sin codificación. Fotografía N 8: Tobogán sin codificación. Fuente: Elaborado en base a visita realizada a Plaza Los Morros, Ex comisaria Lo Lillo. 14

19 N DE OBSERVACIÓN CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA ANEXO N 3 INFORME DE ESTADO DE OBSERVACIONES INFORME FINAL DE AUDITORIA N 612, DE REQUERIMIENTO PARA MEDIDA FOLIO O SUBSANAR LA OBSERVACIÓN IMPLEMENTADA Y MATERIA DE LA NIVEL DE NUMERACIÓN SOLICITADA POR SU OBSERVACIÓN COMPLEJIDAD DOCUMENTO CONTRALORÍA GENERAL EN DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO INFORME FINAL DE RESPALDO OBSERVACIO- NES Y/0 COMENTARIOS DE LA ENTIDAD Falta de La Municipalidad de El Bosque inutilización de la MC: Observación deberá implementar el documentación Medianamente procedimiento comprometido que respalda las Compleja: Falta de respecto a la inutilización de los I. Aspectos de rendiciones de anulación de aludidos antecedentes, emitiendo control interno. cuentas. documentos rendidos. al efecto el acto administrativo que lo formalice, remitiéndolo a este Organismo de Control en el plazo de 60 días hábiles contados desde la recepción del presente informe. La entidad deberá realizar los ajustes a sus procedimientos de MC: Observación control administrativo, que II. Examen de la Falta de control Medianamente permitan relacionar los números materia auditada, administrativo de Compleja: Bienes de inventario asignados a las inventariados no especies adquiridas con los bienes numeral 2. los bienes. cuentan con placa de correspondientes, lo que deberá registro. ser informado a esta Contraloría General en el plazo de 60 días _ hábiles, precisado. 15

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