Factura Electrónica. El primer paso de Colombia para una transformación digital

Transcripción

1 Factura Electrónica El primer paso de Colombia para una transformación digital

2 Cambio de normativas en Factura Electrónica A partir del 1 de Enero de 2019 todas las empresas estarán Obligadas a Facturar Electrónicamente.

3 Emisión de Factura Electrónica Qué es la factura electrónica? Es un documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas, permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación. Recepción de Factura Electrónica Almacenamiento de Factura Electrónica

4 Ante todo es una oportunidad de avanzar Cuenta con los mismos efectos legales que una factura en papel, sólo que se expide y recibe en formato electrónico. Este traspaso a un medio digital cuenta con beneficios que se verán reflejados en el crecimiento de tu empresa, ahorra costos y acelera los procesos. Ahorro de espacio Menos uso de Insumos Almacenamiento Digital - Respaldo Reducción de tiempo Aumento de eficiencia Cuenta con un mayor espacio en tu oficina al eliminar sectores designados para guardar documentos impresos. Ahorra en costo de materiales como carpetas, hojas de impresión, tinta, clips, etc Conserva tus documentos en nuestros servidores, esto impide la posibilidad de pérdida de documentos. Podrás tener más orden y un acceso rápido de tus documentos. Agilizando procesos podrás tener más tiempo de encargarte de revisar con más tranquilidad o encargarte de más transacciones en el día.

5 Por qué cambiarse a electrónico? La tecnología es necesaria para simplificar y agilizar procesos que por si mismos toman mucho tiempo para ser realizados. 90% 85% 60% 50% De las tareas en la empresa utilizan documentos en papel De los documentos generados, nunca vuelven a utilizarse De los empleados invierten al menos una hora diaria en duplicar el trabajo de otros De los documentos que archivan las empresas son copias o fotocopias de los documentos 30% 7,5% 3% 19 Del tiempo se invierte en buscar información necesaria para trabajar De los documentos en papel se pierden en la distribución De los documentos están mal archivados y son difíciles de encontrar Veces en promedio, un documento es copiado de otro ya archivado Fuente: Coopers & Lybrand, Nolan Norton Institute, Ernst & Young, Sandy Schiele y Betsy Delfosse, Lee Mantelman y Nucleus Research.

6 En Acepta te queremos dar soluciones Porque queremos que las empresas sobresalgan, apuntamos a automatizar y simplificar procesos de forma certera y en un plano más digital.

7 Somos el apoyo innovador que necesitas En Acepta, innovamos en la gestión documental de las empresas para entregar mayor confortabilidad a las personas. Ahora le llegó el turno a Colombia y tenemos la trayectoria y experiencia para hacer un buen trabajo.

8 Sobre Acepta Durante 19 años hemos fortalecido y consolidado nuestro liderazgo en servicios digitales en América Latina, garantizando a nuestros clientes la protección de sus datos en línea, con los principios de seguridad de la información y privacidad con que nos autorregulamos desde nuestros inicios. Basados en la excelencia y con miras a otorgar más y mejores servicios a clientes y personas, hemos trazado una ruta de despapelización que apunta a hacer los procesos burocráticos empresariales más eficientes, fáciles y seguros, Apostando por una América Latina más moderna y digital.

9 Cómo ser Facturador Electrónico ante la DIAN? Sólo debes seguir estos pasos: Debes registrarte como Facturador Electrónico en la DIAN Asignar a Acepta como proveedor tecnológico de servicio Configura tu sistema de facturación para emisión de XML y/o TXT Realiza las pruebas que creas necesarias para tu seguridad

10 Por qué elegirnos como proveedor tecnológico? Factura Física Factura Electrónica Costo Factura Física Factura Electrónica Proveedor tecnológico Sistema de facturación Ingreso de datos Impresión de documentos Traslado de documento Almacenamiento del documento Validación DIAN (F.E.)

11 Documentos que puedes emitir Tipos de archivos con los que trabajamos Facturas Notas Crédito Notas Débito Logo de la empresa Razón social Emisor Datos receptor / adquiriente Tipo de documento Detalle de la factura Resumen de costos Firma Electrónica de la factura Normatividad relacionada (Decreto 2242 de 2015, compilado Decreto 1625 de 2016)

12 Flujo de emisión de facturas electrónicas Conoce los pasos para emitir una factura electrónica en nuestra plataforma Sistema de Facturación de Cliente Ingresa los datos necesarios Emisión de Factura electrónica Firma del Documento Validación DIAN Recepción de notificación Ingresa a la plataforma que utilizas para crear una factura Edita los datos correspondiente a la factura electrónica que emitirás Envía la factura electrónica con los datos previamente ingresados Acepta, firma el documento insertando un código QR encriptado La DIAN comprueba la validez de la factura y entrega un acuse de recibo Tanto el cliente como el receptor recibirán una notificación de la aceptación o rechazo de la factura Cliente Acepta Cliente y receptor DIAN

13 Flujo de recepción de facturas electrónicas Recibe tus facturas electrónicas en un mismo lugar Envío de datos al cliente Reenvío de datos Otros contribuyentes Cliente Recepción Cliente Recepción Full DTE Recepción de Factura Emitida Recepción de Factura Recibida Recepción de eventos Facturas Envío de eventos Facturas Recibidos Envío de datos Envío de Factura Emitida Envío de Factura Recibida Envío de eventos Factura s Envío de eventos Facturas Recibidos

14 Obtén todo en un mismo lugar En Acepta hemos creado una plataforma pensada para resolver todo lo que necesites al momento de facturar Recibe facturas Aumenta el control de tus documentos Recibe notificaciones Documentos almacenados Mayor seguridad Material digitalizado Disminución de gastos Filtros para encontrar documentos Trazabilidad de documentos

15 Trabaja con una empresa Líder Confía en nosotros para prestarte asistencia en tus actividades laborales Plataforma estable Soporte al cliente Calidad Ambiente de trabajo Mejora continua Tus transacciones estarán almacenadas permanentemente en nuestros servidores. Apuntamos a satisfacer a nuestros clientes, cumpliendo con estándares internos para su atención El trabajo es nuestra prioridad y nos basamos en la prolijidad y calidad del servicio Generamos un ambiente de trabajo adecuado con nuestros clientes y colaboradores Validamos el cumplimiento de nuestros compromisos con nuestros clientes y evaluamos alternativas de mejoras

16 Calle 98 # 9A 41 Oficina 505 Edificio AB Proyectos Bogotá, Colombia (571) / (57) GAXU 2017