HERRAMIENTAS ELECTRÓNICAS DE CERTICÁMARA PARA APOYAR LA IMPLEMENTACIÓN DE CERO PAPEL Y DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICO

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1 HERRAMIENTAS ELECTRÓNICAS DE CERTICÁMARA PARA APOYAR LA IMPLEMENTACIÓN DE CERO PAPEL Y DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICO firmas digitales Marco de aplicación de la Directiva Procedimientos y Tramites Administrativos a través de medios electrónicos, (Documento Público electrónico y Acto Administrativo Electrónico) En marco de la Directiva Presidencial 04 de 2012, el decreto 1437 de 2012 y el decreto 019 de 2012, las entidades publicas están obligadas a optimizar sus procesos y tramites haciendo uso de herramientas tecnológicas con seguridad jurídica. Certicámara ofrece herramientas cero papel que cumplen con estándares tecnológicos de clase mundial cumpliendo con la ley 527 de 1999 que aplican a la implementación de los planes de eficiencia administrativa. Entidades que deben emitir notificaciones oficiales, consumiendo considerables volúmenes de documentos impresos y costos asociados al correo postal corriente o certificado. Entidades que intercambian correspondencia física con otras entidades públicas. Entidades que desean mejorar el tiempo de respuesta y de radicación de correspondencia. Entidades que a mas tardar en mayo de 2013 deben cumplir con lo dispuesto en la directiva 04 de 2012, en la que toda la correspondencia con otras entidades, debe realizarse por medios electrónicos seguros. Qué es una firma digital? Es un mecanismo electrónico seguro que permite identificar a una persona ante un sistema de información y le permite firmar documentos. La firma digital garantiza la identidad y responsabilidad del autor de un documento o transacción electrónica, así como permite comprobar la integridad del mismo, es decir que la información no ha sido alterada. Las firmas digitales generadas mediante el uso de certificados digitales emitidos por Certicámara cuentan con el mismo valor probatorio y fuerza obligatoria de una firma manuscrita, aportando un atributo de seguridad jurídica adicional: la integridad. Igualmente la firma digital tiene la capacidad de incorporar confidencialidad, es decir que la información solo pueda ser conocida por su emisor y los receptores autorizados. Nota: La firma digital es diferente a la firma escaneada o digitalizada, ya que esta última es una imagen de la representación gráfica de la firma manuscrita que no permite vincularla al contenido del documento, por cuanto no goza de garantía de integridad y autenticidad. Una firma escaneada nunca será equivalente a una firma digital.

2 Estampado Cronológico Certificado Establecimiento de fecha y hora exacta de emisión del acto administrativo o radicación de información en la entidad. Sistemas de radicación electrónica de recepción o emisión de documentos públicos electrónicos. Qué es el estampado cronológico certificado? Mecanismo de seguridad y validez jurídica de la fecha y hora exacta en la generación, envío y recepción de información electrónica. A través de un sello de tiempo certificado se garantiza además la integridad de la información durante su ciclo de vida. Utiliza la hora legal de la República de Colombia del reloj atómico de la Superintendencia de Industria y Comercio. La estampa certifica: tiempo (hh:mm:ss), fecha (dd,mm,aa) y firma digital del sello de tiempo. El sistema no permite que ningún tercero pueda cambiar o solicitar la aplicación de valores distintos de tiempo del día y fecha. Opera como mecanismo de control de la integridad de las transacciones durante todo su ciclo de vida. Verifica la integridad de la información almacenada. Certimail Marco de aplicación de la Directiva Notificación electrónica, correspondencia electrónica certificada y recepción, y prueba de envío de documentos electrónicos. Entidades que deben emitir notificaciones oficiales, que actualmente están utilizando documentos impresos. Entidades que intercambian correspondencia física con otras entidades públicas. Entidades que desean mejorar el tiempo de respuesta y de radicación de correspondencia. Todas las entidades de la rama ejecutiva a mas tardar en mayo de 2013 deben cumplir con lo dispuesto en la directiva 04 de 2012, en la cual se obliga a que toda la correspondencia con otras entidades públicas debe realizarse por medios electrónicos seguros. Qué es el Correo Electrónico Certificado CERTIMAIL? Plataforma de Correo Electrónico Certificado que proporciona un servicio de notificación electrónica por e- mail que cuenta con la misma validez jurídica y probatoria de un envío certificado por medios físicos y con mayores fortalezas funcionales, técnicas y jurídicas que el electrónico convencional o no certificado. Este servicio es ofertado a través de Servicios Postales Nacionales Es un registro verificable que prueba: el envío, la entrega, el contenido transmitido y que agrega la fecha y hora oficial en el envío o recepción del correo electrónico. Trazabilidad y auditoria de ruta de entrega de la transacción. Confirmación de envío y acuse de recibo certificado. Fácil de instalar y se uso amigable e inmediato.

3 Certificados de Sitio Seguro SSL Sede electrónica. Entidades que requieren por disposición de la Directiva y normatividad tener una sede electrónica en la cual se encuentre disponible y actualizada toda la información respecto a las competencias, funciones, trámites y horarios entre otros. Entidades que requieren asegurar el contenido de su sitio Web para que no sea modificado por terceros, y la confidencialidad de los datos de sus usuarios al utilizar su sitio para recibir peticiones, quejas y reclamos, solicitud de trámites, notificaciones y recursos, entre otros. En qué consiste un Certificado de servidor seguro? Es un mecanismo de seguridad que le permite otorgar a sus clientes y usuarios la confianza necesaria para la ejecución de sus transacciones por internet y asegurar sus sitios WEB. Certicámara es representante para Colombia de VeriSign, autoridad de certificación líder mundial en la emisión de certificados de Servidor Seguro SSL para el aseguramiento de transacciones de comercio electrónico, comunicaciones, e interacciones para sitios Web. Garantiza la autenticidad del sitio, aplicativo o servicio web. Evita el riesgo de ataques de suplantación de identidad o phishing de su sitio Web. Protege la confidencialidad de la información intercambiada entre los clientes y usuarios de su sitio Web. Establece conexiones seguras cifrando la información intercambiada entre los aplicativos y el usuario. Salvaguarda la integridad de la información intercambiada. Certiarchivo : Archivo electrónico de documentos y expediente electrónico. Entidades o áreas funcionales con volúmenes considerables de folios archivados y/o con problemas de pérdida de documentos, dificultades con la disponibilidad de documentos históricos y costos de bodegaje. En qué consiste el archivo electrónico seguro? Es una plataforma segura de custodia, conservación y posterior consulta de documentos electrónicos con validez jurídica, incorpora firma digital y estampado cronológico certificado. Adicionalmente: Verifica la integridad de la información almacenada. Recupera la información a través de diferentes criterios de búsqueda. Maneja tablas de retención e indexación personalizadas. Controla roles y perfiles. Facilita la trazabilidad de documentos y reconstrucción de cadenas de custodia de información electrónica.

4 Certifactura Emisión de facturas electrónicas y recibos de caja. Recepción electrónica de facturas de los proveedores. : Entidades que requieran optimizar sus procesos de facturación o emisión de recibos de caja o documentos equivalentes empleando herramientas seguras de facturación electrónica eliminando el papel, los costos de envió, mejorando su tiempo de respuesta y su flujo de caja. Como también las entidades que requieran implementar mecanismos agiles de la recepción electrónica de las facturas de sus proveedores. En qué consiste la factura electrónica? Plataforma que administra la versión electrónica equivalente tanto funcionalmente como jurídicamente a las facturas físicas. Las facturas electrónicas pueden emitirse, intercambiarse, almacenarse y consultarse en tiempo real por medios electrónicos, reduciendo los costos de operación, logísticos y financieros que implican la operación de la factura tradicional. Permite la expedición (generación y numeración), entrega, aceptación, exhibición (posterior consulta) y conservación. Se integra automáticamente a los procesos productivos y financieros (sistemas contables ERP) de su organización como los de sus clientes y proveedores. Cumple con todas las disposiciones legales y técnicas requeridas, entre otras: la norma ISO 9001:2008 y la autorización oficial de la de la DIAN. Incorpora reportes oficiales a la DIAN. Administra igualmente: las notas crédito, anexos y remisiones, es decir todos los documentos que se intercambian entre clientes y proveedores. Integra firmas digitales y estampado cronológico para el aseguramiento jurídico del proceso de facturación. Certisubasta Subasta electrónica Certificada Entidades que efectúen proceso de contratación de bienes con características uniformes y homogéneas que quieran optimizar sus procesos con mecanismos de subasta electrónica. Entidades que requieran optimizar con mecanismos electrónicos sus procesos de Recepción de ofertas electrónicas.

5 En qué consiste la subasta electrónica? Es la plataforma que permite a entidades públicas y privadas la compra o venta de bienes o servicios en línea a través de un proceso de negociación de puja dinámica de precios entre proponentes previamente seleccionados. Certisubasta además aporta un sólido valor jurídico y probatorio al trámite de contratación en entornos electrónicos mediante el uso de firma digital y estampado cronológico Funcionalidad de subasta ascendente y descendente. Cumple con la ley 1150 de 2007 de contratación pública, y sus decretos reglamentarios 2474 y 4444 de No se requiere infraestructura de hardware ni software para operarla, solo se requiere una conexión a internet. Cuenta con esquema de alto desempeño, seguridad y disponibilidad. Configura diferentes variables en el proceso de subasta. Servicio de soporte y capacitación especializada. Huella biométrica Medio de identificación inmediato que reemplaza la huella de tinta en documentos Una vez eliminado el requisito de imponer la huella dactilar en los documentos ante entidades públicas, y reemplazada su captura mediante la utilización de medios electrónicos como medio de identificación inmediato de la persona. Certicámara cuenta con las herramientas y dispositivos necesarios para la autenticación de las personas ante la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Qué es huella biométrica? Es un sistema de autenticación, y verificación certificada de identidad y presencialidad de una persona, que captura el perfil biométrico de las huellas por medio de un dispositivo lector, almacenando diferentes variables de información en una base de datos. Posteriormente se coteja y así se garantiza la identidad de una persona ante una entidad. Con esta herramienta, se pueden verificar su identidad, disminuyendo el riesgo de suplantación. La huella biométrica de Certicámara adicionalmente incorpora estampas de tiempo electrónicas que dan valor jurídico y probatorio a los mensajes de datos o documentos asociados a la huella biométrica.

6 CONTÁCTENOS MÓDULO MARCO JURÍDICO SOLUCIÓN EJEMPLOS Procedimientos y Trámites Administrativos a través de medios electrónicos, documento público en medio electrónico y acto administrativo electrónico. Notificación electrónica, correspondencia electrónica certificada y recepción y prueba de envío de documentos electrónicos. Archivo electrónico de documentos y expediente electrónico. Sede electrónica Subasta electrónica Certificada Facturación electrónica Autenticación de la huella Ley 1437 de 2011, artículos 53,55 y 57 Ley 527 de 1999 Decreto 019 de 2012 Ley 1437 de 2011, artículos 56, 61 y 62 Ley 527 de 1999, artículos 21 y 22 Decreto 019 de 2012 Directiva 04 de 2012, numeral 4 Ley 1437 de 2011, artículos 58 y 59. Ley 594 de 2000, artículo 19. Ley 527 de 1999 artículos 12 y 13. Directiva 04 de 2012 numeral 9. Ley 1437 de 2011 artículos 53, 54 y 60 Ley 527 de 1999 Ley 1150 de 2007 Decreto 2474 de 2007 Decreto 734 de 2012 Decreto 1929 de 2007 Ley 962 de 2005 Firmas digitales Desmaterialización de procesos impresos a electrónicos Correo electrónico certificado Archivo confiable de mensaje de datos. Estampado cronológico de tiempo. Certificados de servidor seguro Subasta electrónica Recepción de ofertas electrónicas Factura electrónica Firma de actos administrativos Firma de documentos públicos Transacciones financieras Recepción de reportes oficiales Recepción de información. Flujos de aprobación que incluyen firmas Contrato electrónico Notificación oficial de actos administrativos. Correspondencia certificada entre entidades públicas. Expedientes electrónicos Archivo eficiente de documentos electrónicos Páginas Web de entidades del estado transaccionales Páginas Web con botón de pagos. Compras de materias primas e insumos. Emisión de facturas electrónicas y recibos de caja. Recepción electrónica de facturas de los proveedores. Recepción Decreto 019 de 2012 Huella biométrica Servicios, Trámites, Autorizaciones Cali: teléfono (2) extensiones: 319 y 441 Bogotá: teléfono (1) , extensiones: 1100, 1400, 1408 y 1418 Bucaramanga: teléfono (7) ext. 228 y 230 Correo electrónico: comercial@certicamara.com Chat: Cr7 No piso 18- Bogotá-Colombia