Dirigir con Profesionalidad

Transcripción

1 Dirigir con Profesionalidad Al nacer una entidad sin animo de lucro, es habitual que el grupo de personas que voluntariamente impulso su creación constituya la junta directiva o patronato. Los primeros contratados son profesionales que atienden la ejecución de los programas, pero a medida que crezca el grupo humano surgirá la necesidad de contar con alguien que asuma expresamente las tareas de organización y dirección. 1

2 Una buena dirección contribuye decisivamente a alcanzar las metas marcadas, pero sobre todo, a que esas metas se logren de manera eficiente. Nos encontraremos entonces con que la entidad cuenta con dos órganos distintos de orientación y que deben de estar siempre coordinados entre si: Junta Directiva y El patronato: Mas centrado en el medio y largo plazo. Diseña las grandes líneas estratégicas y las previsiones de los cambios necesarios, supervisando si se consiguen o no los objetivos fijados. Normalmente, su presidente asume la máxima representación de la entidad. Dirección Dedicada al corto y medio plazo: Ejecuta o supervisa la ejecución de las acciones establecidas. Informa periódicamente a la junta o el patronato. El director asume, en el día a día, la representación de la entidad. Con que nombre designamos al responsable de la función de dirección y organización? En la practica suelen emplearse muchos, pero lo importante es que una vez seleccionado sea ya siempre el mismo: 2

3 Las principales características de la función de dirección. El director de la entidad debe supervisar el trabajo llevado a cabo por el equipo humano en las distintas áreas. Pero hay que tener en cuenta que estas pueden ser muy distintas de tamaño, estructura y, por supuesto, en fines. Animar Prever Responsable Ejecutivo Solucionar Comunicar Supervisar 3

4 Al principio, los propios fines fundacionales de la organización no lucrativa sirven prácticamente de plan de acción. Es probable que a los primeros años de andadura no sean necesarios mas precisiones sobre la línea de trabaja. Pero cuando la entidad crece experimentando cambios internos y externos, es necesario definir los ejes prioritarios. Misión. Visión. Plan estratégico. La visión. La visión de la entidad es una mirada sobre si misma, sobre la sociedad en el que se sitúa o sobre el entorno en el que quiere hacerse cada día presente. Pero también es una visiona futuro de lo que se espera. 4

5 La misión. La misión es el trabajo que se pretende llevar acabo, objetivos que se quieren alcanzar. La misión se define en una frase o texto de corta extensión. Plan estratégico. Teniendo la visión y la misión claras, podemos elaborar el plan estratégico. El plan es una que concreta las principales líneas de actuación, una especie de guía orientada a seguir en las entidades. Se trata de un documento relativamente breve en el que aparecen algunas líneas a concretar. Los objetivos generales que se quieren alcanzar. Las acciones que se pondrán en marcha para conseguir los objetivos. Los recursos materiales, humanos necesarios. Existen algunas preguntas que nos podrían ayudar para la elaboración del plan, como por ejemplo; Sobre la acción: Qué busca la entidad? Qué necesidades quiere cubrir? Quiénes son los beneficiarios o usuarios? 5

6 Sobre la propia entidad. Cuál es el ritmo de crecimiento de la entidad? Cuáles son las dificultades internas? De que se queja y que valora el equipo humano? Sobre el entorno. Qué tiene o hace aquella que no tenga o haga la entidad? Hay avances tecnológicos destacables que se podrían usar? Análisis DAFO (FODA). La organización de la entidad no lucrativa. Organigrama funcional básico. Junta directiva patronato. Dirección general. Área de comunicación. Área de administración y finanzas. Área de recursos humanos. Área de proyectos. 6

7 Las reuniones Las reuniones son una buena herramienta, si se hace de forma abierta para facilitar la participación de todos. Son tiempos para intercambios, planificación, Propuestas criticas, encargos etc. Posibles criterios para un calendario de reuniones: Planificación operativa. un día al año Responsables o directores una vez al mes. Todoeld l equipo anual. Todo el área mensual. Evaluación anual. SISTEMAS Y METODOS DE DIRECCION. EL PLAN OPERATIVO Es la exposición completa, a la vista de un año contable, de lo que el plan estratégico, había previsto de cara a varios años. También es una guía o referente, pero de lo que la entidad quiere llevar a cabo en el ejercicio correspondiente. Características principales de los objetivos Claros y concretos Coherentes con la misión Orientados hacia resultados tangibles. Medibles Posibles de alcanzar..crean sinergia entre sí. 7

8 Los elementos que intervienen en la elaboración de un plan Operativo son: la evaluación del plan anterior, y si se ha hecho, un análisis DAFO genérico de la entidad. Los objetivos que se pretender alcanzar en el próximo ejercicio. Los resultados o metas que hacen concretos estos objetivos, y que permitirán medir el grado de consecución de los mismos. Los medios materiales necesarios. El responsable sab e ejecutivo de la entidad no soloo se encarga de impulsar los proyectos, si no que, una vez en marcha, ha de asegurarse de que la dirección tomada es la adecuada y que se van alcanzando los objetivos marcados. Cómo saber si un plan operativo flaquea? Si varias de las siguientes frases son aplicables a su entidad es el momento de reflexionar sobre su plan operativo: El ambiente laboral les regular, tendiendoamalo. d Los costes aumentan y los ingresos se estancan. La fecha de realización de encargos no se respetan. Otras entidades tienen la misma línea de comunicación que la suya. Hay defección en el equipo. Los objetivos de los proyectos se consiguen menos. 8

9 La evaluación sirve también para examinar el funcionamiento interno de una Organización ( operatividad de la de un área análisis de procedimiento, etc.) Como evaluar? Busque un tiempo especifico y acotado. Avise a sus colaboradores y reúnase con ellos cuando llegue el momento. Al inicio recuerde el objetivo de la evaluación. Promueva la participación de todos y tome nota de las Principales.. Haga un resumen de lo esencial, destacando lo que a aprendido la entidad y promueva un tiempo nuevo sobre pistas de mejora. Recoja las pistas de mayor consejo o mas fácil aplicación. Fije una nueva reunión para seguimiento o evaluación. 9

10 Gestión de crisis Diariamente, cualquier entidad tiene que hacer frente a dificultades o contratiempos, pero en ocasiones pueden producirse graves problemas que pueden suponer auténticas catástrofes. Para reducir los efectos es conveniente tener previsto un mínimo de medidas preventivas. Averigüe si su entidad tiene cubierta los riesgos básicos que pueden darse en cualquier organización. Una herramienta muy útil puede ser la llamada matriz de prevención de crisis. enlaquesepresentademaneraordenada posibles acontecimientos, en función de la probabilidad de que sucedan y de su posible impacto en la organización. Matriz de prevención de crisis Probabilidad de que ocurra el suceso Impacto de la entidad Baja Media Alta Muy reducida Reducida Baja Sucesos Sucesos Sucesos paliativos paliativos paliativos Sucesos paliativo Sucesos paliativos Sucesos paliativos Sucesos paliativos Sucesos paliativos Sucesos paliativos 10

11 Participación y delegación Estilos de participación: Administrativo Carismático Democrático Político Anárquico Asambleario. Para obtener lo mejor de la participación es conveniente hacer algunas preguntas sobre distintos temas. La misión y los objetivos, los propios procesos de partición, las personar, el coordinador, delegar y encargar. Auto diagnostico Si desea saber como esta el área de dirección en su entidad de una manara Rápida y muy aproximada!, puntué del 1 al 4, en una hoja aparte las frases siguientes referidas a su entidad. 11

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