ADMINISTRACIÓN CONTABLE ADMINISTRACIÓN Características de la administración:... 2 IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN... 3

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1 Contenido ADMINISTRACIÓN... 2 Características de la administración:... 2 IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN... 3 PROCESO ADMINISTRATIVO... 3 Fases del proceso administrativo:... 4 PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN... 4 ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS (APO)... 5 ADMINISTRACIÓN POR CONTINGENCIAS... 6 CONTABILIDAD... 6 PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD... 7 a) Principios relativos a la entidad y sus efectos financieros... 7 b) Principios que cuantifican las operaciones de las entidades y su presentación:... 8 c) Principio relativo a la información de las entidades... 8 d) Principios que abarcan requisitos generales del sistema... 8 OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD... 9 TEORÍA DE LA PARTIDA DOBLE Reglas de la partida doble BIBLIOGRAFIA

2 ADMINISTRACIÓN Existen innumerables definiciones de administración, hay autores que la consideran como un arte y otros como una ciencia. Administración como ciencia se dice que es el conocimiento organizado (conceptos, teoría, principio y técnicas) que sustentan la práctica de la administración; la ciencia explica sistemáticamente los fenómenos de la administración como lo hace en cualquier campo. Administración como arte es el uso del conocimiento fundamental (ciencia) y su aplicación a las realidades en una situación, usualmente con combinación o compromiso, para obtener resultados prácticos; la administración es un arte pero se usa más apropiadamente para designar los conocimientos (ciencia) que le sirven de fundamento. La administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el cual los individuos trabajan juntos en grupos que logren objetivos eficientemente seleccionados. La administración es la disciplina que aplican las entidades, para alcanzar sus objetivos organizacionales coordinando sus recursos materiales, financieros, humanos y estructurales, para lograr el mayor aprovechamiento de ellos. Características de la administración: 1.- Universalidad. Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial que en el ejército, en un hospital, en un evento deportivo, etc. 2

3 2.- Valor instrumental. Dado que su finalidad es eminentemente práctica, la administración resulta ser un medio para lograr un fin. 3.- Unidad temporal. Para fines didácticos se distinguen fases del proceso administrativo, pero eso no significa que existan aisladamente; porque la administración es un proceso dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente. 4.- Amplitud del ejercicio. Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal. 5.- Especificidad. Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico. 6.- Interdisciplinariedad. La administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo. 7.- Flexibilidad. Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en la administración es inoperante. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN Tiene una gran trascendencia en la vida del hombre porque para que funcione adecuadamente cualquier organismo social pequeño o grande; es necesario llevar una administración. Además que ayuda a simplificar el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad. La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación directa con la aplicación de una buena administración. A través de los principios de la administración contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos, todo lo cual tiene múltiples connotaciones en diversas actividades del hombre. PROCESO ADMINISTRATIVO Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. Entonces entenderemos el proceso administrativo como el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. 3

4 Fases del proceso administrativo: PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN Los principios de la administración son flexibles, no absolutos y deben usarse independientemente de las condiciones cambiantes y especiales, Henri Fayol enumeró 14, con base en su experiencia. 1.- División del trabajo. Ésta es la especialización que los economistas consideran necesaria para la eficiencia en el uso de mano de obra. Fayol aplica el principio a todos los tipos de trabajo, tanto administrativo como técnico. 2.- Autoridad y responsabilidad. Aquí Fayol descubre que la autoridad y la responsabilidad están relacionadas, y la segunda es consecuencia evidente de la primera de la cual surge. Concibe a la autoridad como una combinación de factores oficiales, derivados de la posición del gerente, y factores personales que forman un compuesto de inteligencia, experiencia, crecimiento moral, servicio pasado, etc. 3.- Disciplina. Al considerar la disciplina como respeto por acuerdos que están dirigidos a obtener obediencia, aplicación, energía y las características exteriores de respeto, Fayol declara que la disciplina requiere buenos superiores en todos los niveles. 4.- Unidad de mando. Esto significa que los empleados deberán recibir órdenes sólo de un superior. 5.- Unidad de dirección. Según este principio, cada grupo de actividades con el mismo objetivo deben tener una cabeza y un plan. A diferencia del cuarto principio, éste se relaciona con la organización del cuerpo corporativo y no con el personal. (Fayol no quiso decir de ningún modo que todas las decisiones deberían tomarse en la cúspide). 4

5 6.- Subordinación del interés individual al general. Esto se explica por si solo; cuando ambos difieran, la gerencia debe conciliarlos. 7.- Remuneración. La remuneración y los métodos de pago deberán ser justos y permitirles la satisfacción máxima posible a los empleados y a la empresa. 8.- Centralización. Sin usar el término centralización de la autoridad, Fayol se refiere al grado en que la autoridad está concentrada o dispersa. Las circunstancias individuales determinarán el grado que dará la mejor producción general. 9.- Cadena escalar. Fayol concibe esto como una cadena de superiores desde los niveles más elevados hasta los más bajos, los cuales habrán de observarse normalmente, pero no se respetarán cuando el hecho de seguirlos escrupulosamente fuera perjudicial Orden. Al dividir el arden en material y social, Fayol sigue el sencillo adagio de un lugar para todas las cosas (todas las personas) y todas las cosas (todas las personas) en su lugar. Esto es, en esencia, un principio de organización en el arreglo de las cosas y las personas Equidad. La lealtad y la devoción deberán obtenerse del personal mediante una combinación de amabilidad y justicia por parte de los gerentes cuando traten con los subordinados Estabilidad de los empleados. Al descubrir la rotación innecesaria es tanto la causa como el efecto de la mala administración, Fayol señala sus peligros y costos Iniciativa. La iniciativa se concibe como la elaboración y la ejecución de un plan. Como una de las satisfacciones más profundas que un hombre inteligente puede experimentar, Fayol exhorta a los gerentes a sacrificar la vanidad personal con el fin de permitir que los subordinados ejerzan la iniciativa Espíritu de equipo. Éste es el principio de que la unión hace la fuerza, así como una extensión del principio de la unidad de mando que subraya la necesidad del trabajo en equipo y la importancia de la comunicación para obtenerlo. ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS (APO) En todos estos programas gran parte de de la planeación. Operación y evaluación administrativas se basan en hacer que cada gerente establezca objetivos en términos cuantificables (con la aprobación del superior) y evalúe el desempeño de éste en relación con la consecución de estos objetivos. Más recientemente, la APO ha sido considerada como un sistema para administrar que incluye actividades tales clave en planeación, organización, integración (administración de recursos humanos), dirección y control. 5

6 ADMINISTRACIÓN POR CONTINGENCIAS Es la que reconoce las diferencias o contingencias en la gente, en diversos momentos y en situaciones reales; también se le conoce como administración situacional ; enfoque que recalca que no puede haber una sola manera correcta que se aplique en todas las situaciones. CONTABILIDAD Una de las actividades más importantes y de mayor trascendencia para el desarrollo de una empresa es la contabilidad. Esta actividad se remonta a épocas muy antiguas, en las cuales el hombre tuvo la necesidad de llevar registros y controles de las actividades económicas; pero al volverse más complejas y de gran volumen, ya no fue capaz de reconocer todas y cada una de ellas. Como disciplina normativa que analiza, clasifica y registra las operaciones de una entidad económica, proporciona información relevante para la toma de decisiones económicas que afectan el desarrollo de la misma. La contabilidad es una técnica que, a través de principios, reglas, normas, criterios, métodos y procedimientos valúa, captura, clasifica y registra las operaciones de las entidades, para producir información clara, veraz, oportuna y relevante a través de estados financieros, que ayude a minimizar el grado de incertidumbre o error en la toma de decisiones. La contabilidad es una técnica porque posee métodos, procedimientos, principios, criterios, reglas, instrumentos y terminología desarrollados en esta rama del conocimiento. La contabilidad registra las operaciones económico-financieras de una entidad. Al aplicar la técnica contable de manera lógica, con conocimientos y habilidad, producirá con el mínimo del tiempo, costo y esfuerzo un resultado satisfactorio en el registro de las operaciones de las empresas (seguimiento del proceso contable), pues les dará un control sobre ellas y sus efectos. La contabilidad produce información financiera básica para la toma de decisiones. El haber cumplido con el proceso contable, produce a las entidades información útil y confiable que queda plasmada en los estados financieros de manera condensada, y que ayuda a los directivos de la misma, a minimizar el riesgo en la toma de decisiones. De hecho, la contabilidad se practica en todas las entidades, pero muchas de ellas (empresas, negocios, instituciones, ect.) la llevan de manera formal y otras (personas físicas, sobre todo) de una manera empírica a través de razonamientos elementales, ejemplo: un empleado al recibir su sueldo, lo administra de tal forma, que le permite saber en qué lo va a gastar, cuánto puede 6

7 ahorrar, qué puede adquirir, etc. Y, concluir, que lo que posee menos lo que debe, le representa su patrimonio; o, lo que tiene, menos lo que va a gastar, es lo que puede ahorrar. Cualquier entidad: almacenes de ropa, asilos, colegios, fábricas, discotecas, empresas públicas, funerarias, clubes deportivos, etc. requieren en mayor o menor medida, contar con un control de los recursos materiales que poseen, así como de información del estado que guardan los mismos, a una fecha determinada. Y para esto nos ayuda la contabilidad. Llevar la contabilidad de manera formal, implica tener un sistema de registro y control adecuados al tipo de institución de que se trate y sus características propias, proporcionando los medios para poder procesar los datos desde su fase de captura, hasta la de su presentación en la información condensada (estados financieros). PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD Según el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, son conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera cuantitativa por medio de los estados financieros (Principios pág. 12) Los principios de contabilidad son enunciados que determinan las bases de observancia obligatoria para los contadores públicos, y que afecta, tanto a los procedimientos de registro, como a las técnicas de información financiera. Los principios de contabilidad vigentes son: a) Principios relativos a la entidad y sus efectos financieros 1.- Entidad. Señala que la personalidad de una entidad, es totalmente independiente de la de sus propietarios, por lo que sus estados financieros sólo incluirán bienes, derechos, valores y obligaciones de la misma. 2.- Realización. Señala que las operaciones deben ser registradas, cuando: a) ha realizado transacciones con otros entes económicos; b) cuando se tengan transformaciones internas que modifiquen la estructura de sus recursos o sus fuentes, y c) cuando hayan ocurrido eventos económicos externos a la entidad o derivado de sus operaciones, y que sus efectos puedan ser cuantificados razonablemente, e unidades monetarias. 3.- Periodo contable. Señala la necesidad de elaborar información financiera, en periodos regulares y convencionales (mensuales, anuales), con la finalidad de poder conocer la situación financiera y los resultados de operación de las entidades. Lo anterior obliga, a que las operaciones y sus efectos sean registrados en el periodo en que ocurren, consecuentemente, los costos y los 7

8 gastos de la entidad deben identificarse con el ingreso que originaron, no importando la fecha en que sean pagados b) Principios que cuantifican las operaciones de las entidades y su presentación: 4.- Valor histórico original. Indica que las operaciones económicas que la contabilidad valúa, se registrarán de acuerdo al precio pactado de la operación, o su equivalente, o la estimación razonable que se haga de ellos al momento de su realización contable. Las cifras anteriores pueden ser modificadas, si ocurren situaciones posteriores que les haga perder su significado, siempre y cuando se apliquen métodos de ajuste en forma sistemática, que mantengan la imparcialidad y objetividad de la información. 5.- Negocio en marcha. Establece que salvo evidencia en contrario, las entidades se entienden en existencia permanente, por lo tanto, la información que generan, corresponde a las operaciones practicadas en su vida normal y no en periodos que indiquen su futura desaparición: o sea, que estén en proceso de liquidación. 6.- Dualidad económica. Indica que toda operación practicada, produce a la entidad que la realizó, una acción y una reacción en la misma intensidad, pero en sentido inverso. Este principio fue conocido antiguamente con el nombre de Teoría de la Partida Doble. c) Principio relativo a la información de las entidades 7.- Revelación Suficiente. Indica que la información contable que se muestre en los estados financieros, debe contener de manera clara y comprensible, todo lo necesario para poder evaluar sus resultados de operación y su situación financiera. d) Principios que abarcan requisitos generales del sistema 8.- Importancia Relativa. Señala que la información de los estados financieros, debe mostrar los aspectos importantes de la entidad, susceptibles de cuantificarse en dinero. Las operaciones de importancia menor, en cuanto a su monto, no deben ser tratadas rigurosamente a los señalamientos de los principios de contabilidad; por lo que en la información mostrada, debe diluirse lo poco importante en beneficio de lo trascendente. 8

9 9.- Consistencia. Indica que la información contable debe obtenerse a través de los mismos principios y reglas particulares de cuantificación, para que por medio de la comparación de los estados financieros, propios y de otras empresas, se conozca su evolución y su posición relativa. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD Los objetivos que la contabilidad persigue son dos: 1. Controlar todas las operaciones financieras realizadas por las entidades. 2. Informar sobre los efectos que las operaciones practicadas, han producido a las finanzas de la empresa. De manera genérica, el termino control significa los métodos, sistemas, procedimientos, reglas, etc., que se implantan con la finalidad de comprobar algo. Para que los recursos de las entidades puedan ser administrados en forma eficaz, es necesario que sus operaciones sean controladas plenamente, requiriéndose establecer antes el proceso contable y cumplir con sus fases de: sistematización, valuación y registro. Lo anterior es comprensible, porque las operaciones practicadas afectan los recursos o resultados de una entidad. Ejemplo: Si una tienda de ropa adquiere vestidos -mercancías- del fabricante o de su proveedor, pagando por ellos la cantidad de $ en efectivo, en sus recursos se modifica la situación presentada antes de la operación, pues ahora la entidad cuenta con más recursos en el renglón de mercancías (vestidos) por la cantidad mencionada, pero sus propiedades en dinero disminuyeron por la misma cantidad. Aunque en la operación anterior, la entidad tendrá la misma cantidad de recursos, si la operación no se hubiera registrado, no se tendría conocimiento de que la entidad cuenta ahora con más mercancías pero con menos dinero, es decir, no existiría un control sobre estos recursos. En la etapa de sistematización del proceso contable, la entidad seleccionará el sistema de registro que se adapte a sus características y posibilidades. Posteriormente, en la fase de Valuación tenemos que asignar a las operaciones que se realizan un valor monetario. El importe dado como valor a cada operación, queda asentado en documentos que constituirán el antecedente o comprobante de la misma (facturas, cheques, pagarés, letras de cambio, pólizas de seguros, contratos, etc.). En la fase de registro o procesamiento de las operaciones, debemos primero capturar, desde la cual se tiene implantado un control: revisar que toda operación tenga su documento comprobatorio, y que éste contenga los requisitos necesarios, tanto para la empresa como para el fisco. Una vez que ya hicimos la captura, viene una etapa para la clasificación de las operaciones, las cuales se ordenan por tipo de transacción, ventas, compras, pagos, etc., con la finalidad de hacer más ágil el registro de todas ellas, a través de cuentas, pudiendo incluso registrarse en una sola operación, varias transacciones de la misma naturaleza y condiciones. 9

10 Habiendo clasificado las operaciones sobreviene el registro de las operaciones, el cual consiste, en anotar los aumentos y disminuciones de los recursos, deudas, patrimonio, productos o gastos, que se tienen como consecuencia de ellas. Una vez cumplidas las tres primeras fases del proceso contable, viene la etapa de informar sobre los efectos que a la entidad le han producido las operaciones practicadas. Cualquier operación que se practique modifica la estructura financiera de as entidades, siendo dichas modificaciones de dos tipos: a) Operaciones que afectan el patrimonio de la entidad. Son aquellas que producen una utilidad o pérdida, es decir que la aumentan o la disminuyen, ejemplo: Las ventas de mercancías, nos dan utilidades porque normalmente se venden a un precio mayor que el de adquisición. b) Operaciones que no afectan el patrimonio de la entidad. Afectan a los recursos o deudas de la entidad. Ejemplo: La compra de mercancías a crédito, aumentan las mercancía y aumenta nuestras deudas. TEORÍA DE LA PARTIDA DOBLE En cada operación que se realiza los elementos del balance varían, más no por ello deja de subsistir la igualdad numérica entre el activo y la suma del pasivo con el capital, esto es, puede aumentar el activo y puede sufrir a su vez una disminución en el propio activo o aumentar el pasivo o capital. Asimismo, puede disminuir el activo y a su vez disminuir el pasivo o capital, esta reciprocidad es la base de la partida doble. Es la técnica de Registro de los hechos económicos que afectan a la empresa y que se basa en el principio de dualidad económica y en su demostración matemática. La "partida doble" como técnica contable obedece a los siguientes criterios: a) Correspondencia: quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor; b) Reciprocidad: no hay deudor sin acreedor y viceversa; c) Equivalencia: todo valor que ingresa debe ser igual al valor que sale; d) Consistencia: todo valor que ingresa por una cuenta debe salir por la misma cuenta; e) Confrontabilidad: las pérdidas se debitan, las ganancias se acreditan. La partida doble es la forma de registro de las operaciones practicadas por una entidad, a través de aumentos y disminuciones en las cuentas del activo, pasivo y capital contable, ingresos, costos y gastos que se vean involucradas en ellas, dichos aumentos y/o disminuciones, deberán sumar siempre la misma cantidad. 10

11 Reglas de la partida doble. Para que la ecuación básica contable pueda cumplirse siempre, tenemos que en el registro de las operaciones, si se alterase algunos términos de la igualdad, forzosamente habrá de modificarse el otro término, por lo que en el estudio de dicha ecuación, se han establecido las siguientes reglas: 1. Si aumenta el activo (acción) se tendrá forzosamente (reacción): - Disminución en otro activo. - Aumento en el pasivo. - Aumento en el capital contable 2. Si el pasivo disminuye (acción) se tendrá forzosamente (reacción): - Disminución en el activo. - Aumento en otro pasivo. - Aumento en el capital contable. 3. Si el capital contable disminuye (acción) se tendrá forzosamente (reacción): - Disminución en el activo. - Aumento en el pasivo. - Aumento en otro apartado del capital contable. Inversamente 1.- Si disminuye el Activo (acción) se tendrá forzosamente (reacción): - Aumento en otro activo. - Disminución en el pasivo. - Disminución en capital contable. 2.- Si el pasivo aumenta (acción) se tendrá forzosamente (reacción): - Aumento en el activo. - Disminución en otro pasivo. - Disminución en el capital contable. 3.- Si el capital contable aumenta (acción), se tendrá forzosamente (reacción): - Aumento en el activo. 11

12 - Disminución del pasivo. - Disminución en otro apartado del capital contable. La técnica contable se sirve de diversos instrumentos tales como la cuenta y los libros contables. El patrimonio de una empresa está constituido por bienes, derechos y obligaciones; en definitiva, por elementos patrimoniales. La cuenta no es otra cosa que la representación contable de los elementos patrimoniales, que capta la situación inicial de dichos elementos y sus oscilaciones posteriores como consecuencia de los distintos hechos económicos. Es un estado que permite registrar, agrupados, los aumentos y disminuciones de un elemento patrimonial. El objeto de la cuenta es representar no solamente a los elementos patrimoniales, sino también a los elementos que forman parte del resultado (gastos e ingresos). Existen tantas cuentas como agrupaciones distintas de elementos patrimoniales, componentes de Neto, gastos o ingresos hay en la empresa. Las cuentas a través de su titulo reflejan el nombre de los elementos patrimoniales (conceptos) a los que representan, de forma que los nombres de las cuentas serán normalmente de uso común de forma que nos permitirán identificar con facilidad a los elementos a los que representan. La cuenta se representa gráficamente en forma de T mayúscula. La parte de la derecha se denomina haber y la de la izquierda debe. El nombre de la misma se refleja en el centro 12

13 BIBLIOGRAFIA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN. Munch Galindo y García Martinez, Editorial trillas, 3a edición, México ADMINISTRACIÓN. Harold Koontz y Heinz Weihrich; México Editorial Mc Graw Hill, Novena edición, CONTABILIDAD, Guerrero Claudio, Galindo Fernando, Editorial Patria, México INTRODUCCIÓN A LA CONTADURÍA, Fundamentos, C.P. Paz Zavala Enrique, editorial Ecafsa, México