INSTRUCTIVO DE TRABAJO MANUAL DE USO

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1 Página 1 de 9 INSTRUCTIVO DE TRABAJO MANUAL DE USO Aplicación: Sistema de Logistica Modulo Inventario Versión: 1.0 Fecha Versión: 21/07/2011 Elaboró Revisó Aprobó Nombre / cargo Firma Carlos Valenzuela / Analista de Sistemas Francisco Aldea / Encargado Unidad Mejora Continua Carolina Cornejo /Gerente de Control de Gestión Corporativo Fecha 07/ / /2011

2 Página 2 de 9 INDICE 1. OBJETIVO ALCANCE DOCUMENTOS DE REFERENCIA USO DE LA APLICACIÓN... 3

3 Página 3 de 9 OBJETIVO. Explicar al usuario el correcto uso del Sistema Logistica para el modulo Control de Inventario. ALCANCE. Controlar y regularizar los inventarios en obra. DOCUMENTOS DE REFERENCIA PG-15 Soporte Tecnológico y Comunicacional. USO DE LA APLICACIÓN Para acceder al modulo de Inventario, se debe presionar el Menú Bodega, luego presionar en el Submenú Generar Inventario. El sistema mostrara en pantalla un Seleccionador de fecha y un botón llamado Listar Inventario, el cual al ser presionado listara la información y un botón llamado Control Inventario. Para Generar un Control de Inventario es necesario que no exista un control anterior sin finalizar, de existir un control sin finalizar el sistema entrega un aviso y no guardara el nuevo control de inventario. Imagen N 1 Luego de haber realizado el control de inventario, el sistema entregara un folio (Imagen N 2), el cual deberá ser ingresado en el modulo de regularización de inventario (Imagen N 3), el cual está ubicado en el Menú Bodega, Submenú Regularización de Inventario, una vez ingresado el folio, el sistema listara en pantalla, todos los materiales existentes en bodega, los cuales al final de cada registro tendrán la opción de ingresar la cantidad real contabilizada por el auditor. Una vez ingresadas las cantidades se debe presionar el botón Siguiente, ubicado al final del listado.

4 Página 4 de 9 Imagen N 2 Imagen N 3 Una vez presionado el botón Siguiente el sistema listara en pantalla todos los materiales en los cuales el sistema haya encontrado diferencias, estas diferencias se componen entre las cantidades que arroje el sistema v/s lo digitado en la pantalla anterior (Imagen N 4), cada material con diferencias tendrá un botón al final de la fila llamado Regularizar, el cual al presionarlo desplegara una ventana emergente, en la cual se deberá seleccionar el motivo de la regularización (Consumo No Digitado, Consumo No Emitido, Devolución Proveedor No Digitado, Merma, Perdida o Robo), cantidad a regularizar y el comentario (Imagen N 5). Cada material permite más de un tipo de regularización.

5 Página 5 de 9 Imagen N 4 Imagen N 5 El sistema permitirá regularizar el inventario siempre que no se presione el botón Finalizar, además de guardar temporalmente todo los cambios que se vayan realizando al control de inventario. Una vez finalizado el control de inventario el sistema enviara un correo (Imagen N 6) al Jefe de Bodega, Profesional de Obra, Supervisor, Gerente de Construcción y Control de Gestión, cuyos perfiles son los encargados de aprobar el control de inventario realizado por los auditores.

6 Página 6 de 9 Imagen N 6 Para poder realizar la visacion del control del inventario se debe presionar la opción Bodega en el Menú Principal, seguido a esto, presionar la opción Visar Control de Inventario, el cual listara en pantalla el control de inventario a visar, el registro cuenta con la opción de poder visualizar las regularizaciones que se realizaron en el control (Imagen N 7), para ello se debe presionar el botón del Excel, el cual exportara la información a dicho formato. Imagen N 7

7 Página 7 de 9 Una vez revisadas las regularizaciones se debe aprobar o rechazar o control, al presionar el botón de aprobación el sistema arrojara un mensaje de confirmación (Imagen N 8) el cual deberá ser aprobado por el usuario que está realizando la visacion, en el caso de rechazar el control de inventario, el sistema desplegara una ventana emergente el cual solicitara ingresar un comentario (Imagen N 9). Imagen N 8 Imagen N 9 Una vez Finalizado el control de Inventario deberá ser aprobado en orden (Imagen N 9) por los siguientes perfiles: Bodeguero Profesional Supervisor G. Construcción Control de Gestión

8 Página 8 de 9 De existir algún rechazo en alguna de las visaciones, el folio quedara nuevamente activado para realizar modificaciones o regularizaciones, una vez finalizado deberá cumplir nuevamente el ciclo de las visaciones. Imagen N 9

9 Página 9 de 9 Una vez cumplido el ciclo total de aprobaciones, el sistema realizara automáticamente los movimientos en bodega para cuadrar la bodega según lo regularizado. Todos los controles de inventario podrán ser visualizados en el modulo de Examinador de Controles de Inventarios, ubicado en el Menú Principal Reportes, cabe señalar que solo listara los controles de inventarios asociados a la obra en la cual este cargada en el sistema, en cuyo examinador se podrá visualizar el estado de aprobación de cada control de inventario, además de la opción de exportar la información a formato Excel, donde entregara el total de información, junto con lo regularizado (Imagen N 10). Imagen N 10.