ÍNDICE: 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. GENERALIDADES 4. DESARROLLO 5. RESPONSABILIDADES 6. REFERENCIAS 7. REGISTROS 8. ANEXOS HISTORIAL DE CAMBIOS

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1 PROCEDIMIENTO GENERAL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ESCRITURAS FALTANTES Responsable: Jefe de Control de Aportes FECHA: 25/11/2016 PÁGINA: 1 de 7 ÍNDICE: 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. GENERALIDADES 4. DESARROLLO 5. RESPONSABILIDADES 6. REFERENCIAS 7. REGISTROS 8. ANEXOS HISTORIAL DE CAMBIOS Revisión Descripción del cambio Fecha 0 Edición inicial 25/11/ REDACTÓ: REVISÓ: APROBÓ: Mónica Villarruel Rafael Miranda Ariela Rodriguez FECHA DE IMPRESIÓN: 02/12/2016 (VALIDEZ DE COPIA IMPRESA 24 HS.)

2 PÁGINA: 2 de 7 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ESCRITURAS FALTANTES 1. OBJETIVO Describir los pasos necesarios para determinar la existencia de escrituras faltantes de declaración, con el fin de informar al escribano, para que este regularice la situación, antes que Arba efectúe el correspondiente reclamo. 2. ALCANCE Desde el análisis de las DDJJ presentadas hasta la notificación de faltantes al Notario y posterior comunicación de los incumplimientos a Inspección General. 3. GENERALIDADES El control de escrituras faltantes, complementa el control de pago de DDJJ-Primer reclamo. Se notificará al notario la existencia de escrituras sin declarar (dentro del período controlado), siempre que no hayan sido reclamadas con anterioridad o se encuentren justificadas. No serán reclamadas escrituras anuladas, escrituras incluidas dentro de períodos inspeccionados o incluidas en planes de pagos de consolidados. A aquellos Notarios que posean escrituras pendientes de declaración, con un reclamo anterior debidamente notificado, encontrándose aun sin respuesta, luego de los 30 días de recibido el primer reclamo, se les enviará una carta documento. Las notificaciones del primer reclamo se realizarán por vía electrónica previo visado por el Secretario de Aportes, y la carta documento llevará el aval del Secretario de Aportes. Los Notarios que tuvieren reiterados reclamos quedarán sujetos, de acuerdo a su situación particular y al análisis por parte del Secretario de Aportes, a la elevación de su caso a Inspección General y/o Tribunal Notarial. Toda notificación estará dirigida al Titular del Partido-Registro, por carecer de información sobre el otorgante real de dicha escritura. 4. DESARROLLO 4.1 Control de escrituras Diariamente el Colegio (Sector DBA) importa de la base de datos de ARBA, los datos de las DDJJ presentadas por los Notarios y coloca los mismos en la base operativa. Dichos datos corresponden a las declaraciones presentadas el día anterior. A su vez, todos los días hábiles, se procesan los pagos informados por el banco registrando los datos del pago a las DDJJ presentadas. Con los datos registrados, la División Control de Aportes controla la existencia de escrituras sin declarar analizando la correlatividad de la numeración de las escrituras

3 PÁGINA: 3 de 7 contenidas en las DDJJ. Ante la detección de un faltante, pueden presentarse tres situaciones: - que el Notario no haya sido notificado, lo que motivará la emisión de un primer reclamo por nota ( ); - que el Notario haya sido fehacientemente notificado y se encuentre con plazo vencido, en cuyo caso se enviará un segundo reclamo mediante carta documento; - que ante la repetición del control, se detecte la existencia de nuevas escrituras faltantes y no se encuentre solucionado un reclamo anterior, en cuyo caso se evaluará la conveniencia de realizar un primer reclamo por la detección del faltante de nuevas escrituras o de enviar una carta documento que las incluya Primer reclamo de escrituras faltantes Emisión de reporte de faltantes Analista de División Control de Aportes-Convenio ARBA: la cuarta semana de cada mes, emite el reporte de escrituras faltantes por Partido-Registro, ingresando al Sistema de DDJJ (sistema/consulta/escritura faltante). Consulta seleccionando los siguientes parámetros: Partido-Registro, año y fecha de corte. El sistema emite un reporte de faltantes, recuperando para cada Registro, los datos de cantidad y detalle de escrituras que no han sido incluidas en una DDJJ, escrituras anuladas y aquellas que se encuentran presentadas e impagas, indicando, en todos los casos, si las mismas pertenecen a un período inspeccionado. Exporta el reporte a una planilla Excel, registrando los datos del titular del Registro (carnet, nombre y apellido, delegación, escrituras faltantes, institucional y particular). Verifica la correlatividad en la numeración de las escrituras. Si existen escrituras anuladas, incluidas en un período inspeccionado o declaradas pero no abonadas, las elimina para no reclamarlas Control de reclamos anteriores Analista de División Control de Aportes-Convenio ARBA: verifica que las escrituras detectadas como faltantes no hayan sido reclamadas con anterioridad, consultando los datos volcados en las planillas de envío de reclamos Primer reclamo-notificación Analista de División Control de Aportes-Convenio ARBA: si las escrituras no han sido reclamadas, efectúa el primer reclamo por escrituras faltantes, mediante una nota 1, que se enviará por , informando la falta de declaración de las escrituras. Para ello genera una planilla de envío de notificaciones, que incluye los datos identificatorios del Notario, Partido-Registro, Delegación y detalle de las escrituras sin declarar. Imprime y envía al visado por parte del Jefe de Control de Aportes y la firma del Secretario de Aportes. Con la autorización del envío, genera una nota para cada registro (nota modelo en Word) informando las escrituras faltantes. En ella detalla el año y el número de escrituras faltantes y envía por al Notario titular del registro. 1 Ver Anexo: Notificación de escrituras faltantes-primer reclamo.

4 PÁGINA: 4 de Archivo del Primer reclamo Analista de División Control de Aportes-Convenio ARBA: se archiva la planilla de envíos con detalle de los reclamos efectuados en forma cronológica Segundo reclamo Control de vigencia del Primer reclamo Analista de División Control de Aportes-Convenio ARBA: vencido el plazo para el cumplimiento del reclamo efectuado, verifica nuevamente las escrituras faltantes emitiendo el reporte de escrituras faltantes por Partido-Registro para el mismo período, de acuerdo a lo detallado en Emisión de reporte de faltantes Controla la existencia de escrituras sobre las que ya se ha efectuado el primer reclamo y que aún no se ha obtenido respuesta. Si del control realizado surge que no hay escrituras faltantes o sin justificar, el primer reclamo efectuado queda sin efecto, asentando esta situación en la planilla de control interno citada precedentemente Control de notificación del Primer reclamo Analista de División Control de Aportes-Convenio ARBA: verifica que en el correo electrónico no existan s rechazados. Si se presentan devoluciones de s, busca una dirección alternativa para realizar un nuevo envío Emisión de Carta documento Analista de División Control de Aportes-Convenio ARBA: si el reclamo efectuado aún se encuentra vigente, es decir, verifica que se ha recibido la notificación y no se ha dado respuesta a la misma. Prepara y emite una Carta documento en tres copias, utilizando los datos registrados con anterioridad en la planilla de Excel. Envía la carta documento y sus copias al control por parte del Jefe de Control de Aportes y firma del Secretario de Aportes. Recibe las Cartas documento y sus copias firmadas y registra en el sistema interno de correo (Access) la pre-carga de datos de envío, incluyendo la fecha del reclamo efectuado. Remite originales y copias, dando inicio a los PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE ENVÍO DE CARTAS DOCUMENTOS y DE GESTION DE ENVIOS DE CORRESPONDENCIA POR INTERMEDIO DE LAS DELEGACIONES Archivo de la copia de la Carta documento Analista de División Control de Aportes-Convenio ARBA: recibe desde el Sector Mesa de Entradas de Aportes el triplicado de la Carta documento y archiva. Luego, recibe el acuse de recibo o devolución o el estado del envío obtenido del Sitio Web del Correo y firma la recepción en el listado del Sector Mesa de Entradas de Aportes. Adjunta el acuse de recibo a la copia en triplicado de la Carta documento archivada con anterioridad.

5 PÁGINA: 5 de Notificación al tribunal notarial-pedido de inspección División Control de Aportes-Convenio ARBA: transcurridos treinta (30) días de recibida la Carta documento, controla si existe un acuse de recibo asociado a la misma, consultando en el sistema interno de correo (Access). Si de la consulta surge que la Carta documento fue recibida y el destinatario no ha dado respuesta, comunica al Jefe de Control de Aportes. Jefe de Control de Aportes: recibe un detalle de aquellos Notarios que no han dado respuesta al reclamo y analiza aquellos casos que presentaran reiterados reclamos. De acuerdo a cada situación particular, consulta al Secretario de Aportes si se genera una solicitud de inspección o si corresponde elevar dicho caso al Tribunal Notarial, dando inicio al PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA SOLICITAR SE INSPECCIONE UN PARTIDO Y/O PROCEDIMIENTO PARA ELEVAR SITUACIÓN AL TRIBUNAL NOTARIAL. 4.3 Recepción de descargos División Control de Aportes-Convenio ARBA: ante la presentación de un descargo por parte del Notario, verifica que se encuentre regularizada la situación observada mediante Primer reclamo o Carta documento. Ingresa el descargo por registro a la planilla de control interno, registrando si el mismo fue aprobado o desaprobado. Selecciona el reclamo objeto del descargo, completa el campo observaciones con el motivo y, si corresponde, el tipo de documentación presentada. Los descargos se contestan mediante nota visada por el Jefe de Control de Aportes y firma del Secretario de Aportes, según el PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE DESCARGOS. 4.4 Archivo de descargos presentados División Control de Aportes-Convenio ARBA: archiva la nota de descargo presentada junto con la documentación respaldatoria asociada al reclamo efectuado en el sector. 5. RESPONSABILIDADES Analista de División Control de Aportes-Convenio ARBA: - Emite el reporte de escrituras faltantes y verifica la correlatividad en la numeración de las escrituras; - Controla reclamos anteriores; - Informa la falta de declaración de las escrituras; - Genera la Planilla de envío de notificaciones; - Genera notas informando las escrituras faltantes; - Controla la vigencia y notificación del Primer reclamo; - Emite Cartas documento con reclamos y archiva copia; - Registra en el sistema interno de correo (Access) la pre-carga de datos de envío; - Controla que las Cartas documento sean recibidas; - Recibe descargos.

6 PÁGINA: 6 de 7 Jefe de Control de Aportes: - Visa la planilla de envío de notificaciones; - Contra Cartas documento de reclamos emitidas; - Analiza los casos con reclamos reiterados; - Visa las notas de contestación de descargos. Secretario de Aportes: - Visa la planilla de envío de notificaciones; - Firma las Cartas documento con reclamos; - Determina si corresponde generar una solicitud de inspección o elevar los casos consultados al Tribunal Notarial; - Firma las notas de contestación de descargos. 6. REFERENCIAS NORMATIVAS - Código Fiscal. Ley (Texto Ordenado por Resolución 39/11); - Ley Convenio entre el Colegio de Escribanos y Arba: Ley (Texto Ordenado por Decreto Nº 1375/98 y las modificaciones posteriores introducidas por las Leyes , , , , , , , , , , , , , y ); - Ley 6.983, Texto Actualizado con las modificaciones introducidas por las Leyes , /02 y /08. - Resoluciones del Comité Ejecutivo, Consejo Directivo y demás normativa vigente. 7. REGISTROS REGISTRO SOPORTE ACCESO Sistema de DDJJ Planilla de envío de notificaciones Aplicativo informático Usuarios con clave y contraseña Personal del Sector Carpeta de Archivo Papel Personal del sector LUGAR ARCHIVO Servidor División Control de Aportes División Control de Aportes TIEMPO RET. Sistema interno de correo (Access) Aplicativo informático Usuarios con clave y contraseña Servidor 8. ANEXOS Señor Notario.. (Carnet ): cumplo en dirigirme a Usted, con la finalidad de informarle que no tenemos en nuestros registros constancia de declaración de las escrituras que a continuación se detallan, las que fueron autorizadas durante el año 2016, en el Registro de su Titularidad: - Escrituras número:. Le sugerimos la presentación y pago de las mismas a través de una declaración jurada original o rectificativa, según corresponda, dentro de los 15 días hábiles posteriores a la recepción de la presente, por cuanto dicha omisión constituye una falta a los deberes

7 PÁGINA: 7 de 7 formales, lo que implica una multa automática tal como lo determina el Código Fiscal. Igual procedimiento deberá seguir en caso de que las citadas escrituras hayan sido anuladas o quedado sin efecto. Las respuestas pueden ser remitidas a inspeccion@colescba.org.ar, por correo o vía Delegación a la División Control de Aportes sita en Av. 13 Nº 770 (La Plata). Ante cualquier duda puede comunicarse a los teléfonos (0221) o al int o 1926.