GUÍA PARA USUARIOS TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN DE PROVEEDORES A CENABAST. Enero Guía para el usuario Proveedor - Versión del

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1 GUÍA PARA USUARIOS TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN DE PROVEEDORES A CENABAST Enero 2014 Guía para el usuario Proveedor - Versión del

2 1.- Antecedentes y plazos Las Bases Administrativas de las licitaciones de productos para los años 2013 y 2014 señalan que los proveedores de CENABAST deberán proporcionar en forma electrónica información relacionada con la distribución y entrega de productos a los establecimientos de la red de Salud. Para facilitar este proceso de entrega electrónica de información, CENABAST ha puesto a disposición de los proveedores, a partir de enero del 2013, dos alternativas: a) Carga electrónica de datos automatizada: se programa la comunicación periódica entre las bases de datos del proveedor y las bases de datos de CENABAST, utilizando Web Services provistos por CENABAST. b) Carga electrónica de datos manual: el proveedor genera regularmente archivos, en forma manual, con información de entregas, que luego son cargados en la página web de CENABAST La no entrega oportuna de esta información será sancionada por CENABAST, según lo dispuesto en las Bases Administrativas, las que establecen multas por retraso en la entrega de información, cuyo monto diario asciende a 0,1 UF por registro (punto de entrega) por cada día de atraso en la entrega de la información indicada. Además se indica en las bases que el plazo de entrega de información no podrá exceder de 7 días de la fecha de entrega del producto al establecimiento de la red de salud. Cumplido este plazo se calificará el incumplimiento como Multa por no entrega de producto, asociándole las correspondientes sanciones y estipulando que ambas sanciones serán acumulativas. Para el caso de entregas de productos al Operador Logístico contratado por CENABAST, el plazo de entrega de información se extiende a 15 días a partir de la fecha de entrega del producto al Operador Logístico. 2.- Recomendaciones De las dos alternativas mencionadas, CENABAST sugiere utilizar el procedimiento de Intercambio electrónico automatizado, mediante un Web Service provisto por CENABAST, procedimiento que es más eficiente, tanto desde el punto de vista de los costos que significa para el proveedor como por presentar menor riesgo de generación de errores. Si bien las bases indican un plazo de 7 días para que los proveedores hagan llegar información de entregas (respecto de la fecha en la que el producto es entregado), CENABAST recomienda efectuar actualizaciones diarias, cada 24 horas, en las noches, de la información entregada vía Web Service, y actualizaciones al menos dos veces por semana, en el caso de la carga manual. 3.- Sistema Automatizado de carga de información Este capítulo entrega información para que los analistas programadores de los proveedores puedan hacer el desarrollo de sus aplicaciones que van a consumir los Web Services provistos por CENABAST. Si usted va a utilizar el sistema de Carga electrónica de datos manual, le sugerimos que pase al capítulo siguiente (Capitulo 4 en página 4). CENABAST ha construido dos servicios web automatizados que están disponibles para los proveedores, cuyas características son: Web Service Nombre del archivo Descripción WS1 EntregasService.wsdl Ingreso automatizado de información de entregas de productos WS2 FacturasService.wsdl Ingreso automatizado de información de recepción de pagos de facturas Guía para el usuario Proveedor - Versión del

3 El archivo XML con las especificaciones de los Web Services se puede obtener de los correspondientes archivos WSDL, denominados EntregasService.wsdl y FacturasService.wsdl que contienen la especificación técnica del Web Service respectivo. Para acceder a ellos se han dispuesto los siguientes vínculos: Servidor Webservice desarrollo Servidor Webservice producción El WS1 esquemáticamente corresponde al siguiente intercambio de información: sd EntregasSeq Cenabast Proveedor «WS» EntregasService consultarentregas(consultarentregas) entregas() ingresarentregas(ingresarentregas) salida() CENABAST dispone de personal para apoyar a los proveedores en la construcción de su parte del Web Service que consume el web servicie construido por CENABAST. Además se pueden hacer consultas al correo apoyowebservice@cenabast.cl WS1- Entrega de productos (Utiliza el archivo EntregasService.wsdl) Operación Descripción Entrada Salida consultarentregas Permite consultar las entregas que han sido autorizadas por Cenabast, para ser despachadas a los clientes ingresarentregas Permite informar las entregas realizadas por parte de los Proveedores a los Clientes. Se basa en la información retornada por la operación consultarentregas consultarentregas ingresarentregas entregas salida Guía para el usuario Proveedor - Versión del

4 El WS2 esquemáticamente corresponde al siguiente intercambio de información: sd FacturasSeq Cenabast Proveedor «WS» FacturasService ingresarpagos(ingresarpagos) salida() WS2: Recepción de pagos. (Utiliza el archivo FacturasService.wsdl) Operación Descripción Entrada Salida ingresarpagos Permite informar los pagos y/o abonos a las facturas asociadas a las entregas. ingresarpagos salida Las facturas deben haber sido ingresadas previamente en el Servicio EntregasService 4.- Procedimiento manual de carga de información de entregas Aspectos generales Este procedimiento se ha diseñado básicamente para aquellos proveedores que no posean sistemas informáticos con bases de datos en las que esté almacenada la información de sus entregas. CENABAST ha construido tres aplicaciones web manuales que están disponibles para los proveedores: a) Permite cargar en forma manual información de entregas de productos al sistema de CENABAST, y b) Permite cargar en forma manual información de recepción de pagos de facturas al sistema de CENABAST. c) Permite cargar en forma manual información de datos de facturas para entregas realizadas sólo con guía de despacho al sistema de CENABAST. Guía para el usuario Proveedor - Versión del

5 Descripción general de la carga de información de entregas En forma global el proceso considera 4 pasos: a) Ingresar a la página web de CENABAST, con el mismo sistema de autenticación utilizado para certificar productos, b) Descargar del sistema de la CENABAST un archivo con información de los productos certificados por el proveedor, c) Editar el archivo (usando Excel), llenando los campos con la información de entregas, y d) Cargar el archivo editado al sistema de la CENABAST. La información de entregas se puede parcializar en cualquier orden, de acuerdo a la forma de operar que le acomode al proveedor. Por ejemplo se puede cargar información de un producto por vez, o de un rango de fechas, o agrupar o desagrupar la información a cargar de cualquier manera. El proveedor cuenta además con un vínculo que le permite verificar la información cargada en la base de datos de CENABAST. Descripción detallada de la carga de información de entregas En las líneas siguientes se describe, paso a paso, el proceso para cargar información de entregas Ingrese al área de proveedores del sitio web de CENABAST Guía para el usuario Proveedor - Versión del

6 Proceda a autenticarse con el mismo usuario y clave que utiliza para el proceso de certificación de productos. Al ingresar al área de proveedores usted encontrará: Un enlace que le permite descargar esta Guía de Usuarios Un enlace a un archivo de preguntas frecuentes Un enlace para descargar un archivo con los códigos de destinatarios, que es necesario para informar entregas de productos a Solicitantes que teniendo un rut de facturación poseen diversos puntos de entrega. El archivo posee tres pestañas: Intermediación, Programas Ministeriales y Alimentos. Luego deberá ingresar al Paso 1: Descargar productos certificados. Guía para el usuario Proveedor - Versión del

7 Antes de descargar el archivo de los productos certificados, el sistema le ofrece en forma opcional la posibilidad de establecer filtros por período o por producto. El período corresponde al mes para el cual está certificado un lote del producto. Estos filtros son especialmente útiles si usted prevé que debido a que posee muchos productos certificados, podría obtener un listado muy extenso. El filtro le permite limitar el tamaño del archivo. La pantalla que le aparecerá es la siguiente: Si usted oprime el filtro por producto, le aparecerá una pantalla así: Una vez que usted ha decidido si usar o no los filtros, y los ha definido, debe oprimir el botón Descargar: Guía para el usuario Proveedor - Versión del

8 Al oprimirlo, el sistema le ofrecerá guardar en su equipo un archivo cuyo nombre es del tipo: C-_Informacion_Entregas_ csv Debe guardar el archivo en su computador sin cambiar la terminación del archivo, que es.csv y debe recordar donde guardó el archivo. Luego debe ingresar al Explorador de Windows y hacer doble click sobre el nombre del archivo. Esto inicia Excel automáticamente y abre el archivo para que usted pueda editarlo. El ejemplo que sigue supone que usted posee solo 2 lotes certificados. En ese caso el archivo se verá así: Nota: Si se presentan problemas de visibilidad de los datos del archivo, debe verificar su configuración regional (ver más detalles en preguntas frecuentes). Si suponemos que este proveedor efectuó 5 entregas del primer lote y 10 entregas del segundo lote, debe copiar cada una de estas filas tantas veces como entregas se hayan hecho. El archivo debería verse así: Nótese que en la primera columna se repite el número de ID del archivo original. El primero, está repetido 5 veces y el segundo 10 veces. Nota: si en vez de copiar (con Ctrl-C) y pegar (con Ctrl-V) se arrastra el número hacia abajo, Excel incrementa su valor en cada fila, generado números errados. El sistema después no reconoce los números de ID informados y el archivo es rechazado, aceptando solo la primera fila de cada lote. Guía para el usuario Proveedor - Versión del

9 En el diagrama siguiente, las áreas amarillas son las que el proveedor debe llenar. Los datos existentes, salvo las cantidades de la columna 15, no deben ser modificados. El proveedor debe llenar los datos de facturación (número y fecha de factura) o bien los datos de la guía de despacho (número y fecha de guía de despacho). Cada línea de la planilla corresponde a una entrega, la que se debe expresar en Unidades de Despacho. El sistema efectúa múltiples validaciones y al término de la carga genera un mensaje indicando si la carga fue exitosa. Si algunas entregas contenían errores, el sistema genera un listado, exportable a Excel, que muestra las entregas con errores, indicando el tipo de error en cada caso. Las principales validaciones que efectúa el sistema son las siguientes: Filtro Mensaje de error Verifica si existe numero de factura o numero de guia de despacho ERROR : Falta ingresar número de factura o número de guia de despacho Verifica si existe fecha de recepcion ERROR : Falta fecha de recepción Verifica si el dato ya fue ingresado anteriormente ERROR: Esta entrega ya fue ingresada anteriormente Verifica si la cantidad entregada es igual o menor a lo certificado menos las entregas previas reportadas de ese lote. ERROR : cantidad entrega es mayor que la cantidad certificada o que la restante por entregar Verifica que la fecha de entrega no sea mayor a la fecha actual ERROR : fecha de recepcion no puede ser mayor que la fecha de hoy Verifica si hay un atraso excesivo en la entrega de la información (Entregas mas antiguas deben ser ERROR : fecha de recepcion no puede ser mayor a " + parametro + " dias antes en 2013) de la fecha de hoy Verifica que la fecha de factura no sea mayor a la fecha actual ERROR : fecha de factura no puede ser mayor que la fecha de hoy Verifica que la fecha de la Guía de Despacho no sea mayor a la fecha actual ERROR : fecha de G de D no puede ser mayor que la fecha de hoy Verifica que la fecha de la factura este en el rango aceptable ERROR: Fecha de factura fuera de rango Verifica que la fecha de la Guía de Despacho este en el rango aceptable Error: Fecha de Guia de Despacho fuera de rango Verifica la existencia de Id Detalle Consulta ERROR : id detalle consulta en columna 1 no corresponde ERROR: Se ha detectado una inconsistencia entre el número de identificacion Verifica que el numero de ID del detalle de consulta corresponde a los datos ingresados de la columna 1 y los datos asciados: OC, Cod producto, Fecha referencial y lote. Verifica que el Valor Neto más el Iva sea igual al Total ERROR : montos en pesos no cuadran Verifica que el monto del IVA sea igual al 19% del valor neto ERROR: El monto de Valor neto o IVA es incorrecto Valida si el precio unitario informado por el proveedor corresponde al precio unitario en la orden de compra Verifica que el RUT del Solicitante existe en el maestro de clientes Verifica consistencia del rut destinatario y del solicitante Si el solicitante existe en la tabla solicitante_destinatario verifica que se ingrese el Rut del destinatario Verifica si el Rut destinatario corresponde al soliciante Validar si existe el Rut del proveedor Captura errores no identificados, que no corresponden a alguno de los anteriores. ERROR: Cantidad o valor neto incorrecto (precio unitario no concuerda con contrato) ERROR : rut solicitante no fue encontrado ERROR : Destinatario no fue encontrado ERROR : Falta destinatario ERROR : Destinatario no corresponde al solicitante ERROR: Rut proveedor no corresponde Error: ocurrió un error al procesar los registros Una vez que ha llenado los datos de entregas, el archivo debería verse así: Guía para el usuario Proveedor - Versión del

10 A continuación debe guardar el archivo en el disco duro de su computador y cerrarlo. Luego, en el sitio web de CENABAST, en el área de Proveedores, debe ingresar al Paso 2: Cargar archivo con entregas. Aparecerá la siguiente pantalla: Guía para el usuario Proveedor - Versión del

11 Al oprimir Seleccionar archivo podrá ver las carpetas y archivos de su disco duro. Ahí debe elegir el archivo sobre el que trabajó y con el botón Cargar Archivo subirá su información a la base de datos de CENABAST. 5.- Procedimiento manual para subir datos de facturas correspondientes a entregas ingresadas sólo con guía de despacho Objetivo: Permite cargar al sistema de la CENABAST un archivo con los datos de las facturas correspondiente a las guías de despacho previamente informadas. Sólo aplica para aquellos proveedores que realizan entregas sólo con guía de despacho sin factura. El proveedor debe repetir los mismos pasos iniciales hasta llegar al área de proveedores donde encontrará el título que dice Ingresar Facturas de productos informados sólo con Guía de Despacho. El proceso consta de dos pasos, como se ve en la siguiente pantalla. Al presionar el link del Paso 1 Descargar Guías de Despacho el proveedor podrá seleccionar el producto, mes y año para el cuál desea descargar todas las entregas que ha informado previamente mediante Guías de Despacho que no tienen una asociación a su factura en la siguiente pantalla: Guía para el usuario Proveedor - Versión del

12 Cuando presione el botón Descargar de guías de Despacho sin N Facturas asociadas el sistema devolverá un archivo.csv que se verá de la siguiente forma, las áreas amarillas son las que el proveedor debe llenar: El proveedor debe llenar los datos de facturación (número y fecha de factura), guardar el archivo en su computador sin cambiar el formato y luego dirigirse al Paso 2 de este procedimiento. Al ingresar al vínculo del Paso 2 Carga de archivo de Guías de Despacho se desplegará la siguiente página Al oprimir Seleccionar archivo podrá ver las carpetas y archivos de su disco duro. Ahí debe elegir el archivo sobre el que trabajó y con el botón Cargar Archivo subirá su información a la base de datos de CENABAST. Guía para el usuario Proveedor - Versión del

13 6.- Procedimiento manual para subir información de pagos Objetivo: Cargar al sistema de la CENABAST un archivo con la información de pagos recibidos por el proveedor. El proveedor debe repetir los mismos pasos iniciales hasta llegar al área de proveedores donde encontrará el vínculo que dice Informar recepción de Pagos, como se ve en la siguiente pantalla: Al ingresar encontrará la siguiente pantalla: Luego debe seguir las instrucciones allí indicadas para subir el archivo con los pagos recibidos. Si desea efectuar consultas puede dirigirse al correo Guía para el usuario Proveedor - Versión del