Jardine Lloyd Thompson & Valencia Iragorri Corredores de Seguros S.A.

Transcripción

1 Jardine Lloyd Thompson & Valencia Iragorri Corredores de Manual de Usuario Sistema de Información para la Administración de Riesgos Profesionales Este documento le indica cómo utilizar y operar con las funcionalidades base del sistema para administrar y gestionar la información. Centro de Desarrollo de Software para América Latina - CIDSA LTDA. Bogotá, D.C.

2 Manual del usuario Sistema de Información para la Administración de Riesgos Profesionales JARDINE LLOYD THOMPSON & VALENCIA IRAGORRI CORREDORES DE SEGUROS S.A. BOGOTA, D.C. P á g i n a 2

3 TABLA DE CONTENIDO 1. PRE-REQUISITOS DE USUARIO PARA EJECUTAR LA APLICACIÓN RUTA DE ACCESO AL SISTEMA INGRESO AL SISTEMA... 9 CAPITULO I: PARAMETRIZACIÓN GENERAL DEL SISTEMA MÓDULO PROPIETARIO MÓDULO CLIENTE MÓDULO LICENCIA CAPITULO II: PARAMETRIZACIÓN DEL CLIENTE TABLAS DEL SISTEMA: AVANZADAS Y BÁSICAS Motivo Novedad Duración Obligatoria Alarma Periódica TABLAS BÁSICAS DEL SISTEMA UBICACIÓN FISICA DEL CLIENTE JERARQUÍA DE DATOS MÓDULO EMPLEADOS CAPTURA DE LA INFORMACIÓN DEL EMPLEADO FORMA MANUAL CAPTURA DE EMPLEADOS EN FORMA MASIVA MENSAJES DE ERROR EN EL CARGUE MASIVO P á g i n a 3

4 Introducción El contenido de este documento está orientado a usuarios del sistema que tengan tanto la responsabilidad de administrar la seguridad y los parámetros básicos del sistema como la actualizan permanente de la información de los diferentes módulos del sistema. El usuario podrá consultar información relacionada con los siguientes aspectos técnicos. El primer capítulo, se tratará sobre la parametrización general del sistema, teniendo en cuenta que sin la configuración de esta sección el usuario no podrá navegar en el sistema. El segundo capítulo, se orienta al usuario a parametrizar el sistema para uso de las diferentes funcionalidades del sistema. P á g i n a 4

5 Aprobación del Manual El presente documento reúne las necesidades de información que deben ser transmitidas a los usuarios para la correcta operación sobre las funcionalidades del sistema y que integralmente definen los procesos para la administración del Sistema de información de Administración de. Por medio de este documento se da cobertura y alcance sobre la información que apoyará en forma consecuente cada uno de los procesos definidos para la gestión de sistema. P á g i n a 5

6 Información Confidencial - Distribución limitada solamente a personas Autorizadas La información que este documento contiene está protegida por derechos exclusivos de autor. Queda prohibida su fotocopia, reproducción o transmisión por cualquier medio, cualquiera que sea el propósito, sin previa autorización por escrito de CIDSA LTDA. Esta publicación ha sido clasificada como propiedad de CIDSA LTDA. Este documento hace parte del desarrollo que contrató Jardine Lloyd Thompson & Valencia Iragorri Corredores de con CIDSA Ltda. Para el desarrollo Sistema de información de Administración de. Manual del Usuario Sistema de Información de Administración de Edición 2008 Reservados todos los derechos P á g i n a 6

7 Objetivo del documento. General Documentar el manejo de las diferentes funcionalidades del sistema de Administración de, con el fin de orientar a cerca de la interoperabilidad entre los módulos, la funcionalidad de cada opción y sobre los resultados de la interacción con los procesos. P á g i n a 7

8 1. PRE-REQUISITOS DE USUARIO PARA EJECUTAR LA APLICACIÓN Para acceder al sistema se requiere que el usuario cuente con un computador configurado con las siguientes características: 1. Sistema operativo ME/Windows2000/ XP/Vista 2. Microsoft office 3. Memoria en RAM mínimo 128 k. 4. Contar con acceso vía WEB al servidor de la aplicación 5. Internet Explorer 6.0 o superior 2. RUTA DE ACCESO AL SISTEMA Escriba en su explorador la dirección que se muestra abajo en la gráfica esta dirección da acceso al ambiente del sistema en producción. Escriba en su explorador la dirección que se muestra abajo en la gráfica esta dirección da acceso al ambiente del sistema en pruebas. En la gráfica 1, se muestra un ejemplo de acceso desde una IP reconocida. Gráfica 1. Ruta de acceso al sistema. P á g i n a 8

9 3. INGRESO AL SISTEMA Previamente el funcionario autorizado para utilizar el software debe haber solicitado al administrador del sistema que lo registre como usuario del sistema. Esto implica que le proporcione un USUARIO y PASSWORD por medio del cual contará con permiso para ingresar al sistema. El acceso al sistema quedará asociado a un perfil de usuario, el cual restringe o habilita las opciones con las cuales podrá interactuar el usuario para desempeñar sus funciones. Por esta razón debe ser el jefe inmediato quien le indique al administrador del sistema si el usuario contará con acceso total o parcial al sistema. Para firmarse o ingresar al sistema, en la pantalla de LOGIN, debe ingresar el USUARIO y CONTRASEÑA (debe contener mínimo ocho (8) caracteres), haga clic en el botón aceptar. Gráfica 2. Pantalla de acceso al sistema. Si el usuario olvidó la CONTRASEÑA, debe hacer clic sobre la palabra Olvidó su contraseña? Para que el sistema le envié un a la dirección del correo que tenga configurado en el servidor de correo de JLT. La contraseña que se envía la genera automáticamente el sistema teniendo en cuenta las políticas de creación de claves. Si el usuario no tiene correo el sistema muestra el mensaje En aplicativo usted no tiene configurado la dirección de correo, por favor contacte a Tecnología de JLT. P á g i n a 9

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11 CAPITULO I: PARAMETRIZACIÓN GENERAL DEL SISTEMA En la parametrización general del sistema los módulos Propietario, cliente y Licencia se configuran únicamente por el usuario dueño del sistema, quien cuenta con el perfil del Superusuario. 1. MÓDULO PROPIETARIO Para ingresar los datos del Propietario ejecute los siguientes pasos: Haga clic sobre el signo más (+) ubicado a la izquierda de la carpeta Propietario y a continuación clic sobre la opción Propietario. Ver gráfica 3. Gráfica 3. Pantalla Propietarios Después haga clic sobre la opción nuevo y el sistema desplegará una pantalla para que el usuario registre los datos del propietario. Diligencie los datos que solicita la pantalla y haga clic en grabar. Ver gráfica 3. Después de ingresar los datos del propietario, continuamos con el módulo cliente, los cuales tienen dependencia. P á g i n a 11

12 2. MÓDULO CLIENTE Para ingresar los datos del Cliente ejecute los siguientes pasos: Haga clic sobre el signo más (+) ubicado a la izquierda de la carpeta Cliente y a continuación clic sobre la opción Cliente. Ver gráfica 4. Gráfica 4. Pantalla Cliente Después haga clic sobre la opción nuevo y el sistema desplegará una pantalla para que el usuario registre los datos del cliente (licenciado). Diligencie los datos que solicita la pantalla y haga clic en grabar. Ver gráfica 4. Nota: Los campos listas como: Departamento, Ciudad, Clase de riesgo ARP, CCF, AE, se parametrizan de acuerdo a cada licenciado, en las tablas básicas del sistema (Ver, Capitulo II Parametrización del Cliente), Luego de ingresar los datos del cliente, continuamos con el módulo Licencia. Recuerde!, Si no existe el cliente no se le podrá otorgar una licencia. P á g i n a 12

13 3. MÓDULO LICENCIA Para ingresar los datos de la licencia ejecute los siguientes pasos: Haga clic sobre el signo más (+) ubicado a la izquierda de la carpeta Licenciamiento y a continuación clic sobre la opción licencia. Haga clic sobre la opción Nuevo Ver gráfica 5. Gráfica 5. Ruta Licenciamiento Después, el sistema desplegará una pantalla en la cual se ingresa el nombre del licenciado y el sistema lo recupera de la Base de Datos y se ingresa la fecha de la licencia. Clic en Grabar Ver gráfica 6. Gráfica 6. Pantalla Licencia Luego de grabar el sistema habilita la sección módulos en está se encuentra un indicador, el cual permite decidir si se desea escoger los módulos de forma Manual o Automático. P á g i n a 13

14 Cuando el Indicador es NO, permite seleccionar manualmente de la lista los módulos que se desean ingresar. Ver gráfica 7. Gráfica7. Módulo licenciamiento Ind NO Al seleccionar el módulo, se hace posteriormente clic en el botón ADD, Ver gráfica 8. Gráfica 8. Módulo licenciamiento manual El sistema va formando una grilla en la cual se encuentran los módulos que se van anexando manualmente. Se hace clic en grabar y confirmar. Cuando el Indicador es Si al hacer clic en ADD el sistema muestra una grilla en la cual se encuentran todos los módulos, Ver gráfica 9. P á g i n a 14

15 Gráfica 9. Módulo licenciamiento automática Se hace clic en grabar y confirmar. NOTA: Si se quiere algún elemento de la grilla, se selecciona el checkbox correspondiente y se hace clic en el botón DEL esto aplica para los dos modos de ingreso de módulos. P á g i n a 15

16 CAPITULO II: PARAMETRIZACIÓN DEL CLIENTE. En este capítulo se encuentran los módulos que el licenciado parametriza, como son las tablas del sistema: Avanzadas son aquellas que se parametrizan de acuerdo a las políticas del cliente. Ejemplo: los días que tenga estipulado la empresa para matrimonios etc. y Básicas son aquellas que afectan al sistema en general, ejemplo: Estado civil, Ciudades etc., la estructura de datos y jerarquía de datos que corresponde a la ubicación física de la empresa. También permite ingresar los funcionarios de la empresa de dos formas manual y por cargue masivo. 1. TABLAS DEL SISTEMA: AVANZADAS Y BÁSICAS 1.1 TABLA AVANZADA Motivo Novedad Duración Obligatoria Por medio de esta funcionalidad el licenciado, estará en capacidad de parametrizar las tablas Avanzadas. Se debe tener en cuenta que la tabla Avanzada denominada Motivos novedad duración obligatoria, se podrá parametrizar los siguientes aspectos, los cuales serán validados por el sistema al grabar la novedad (Módulo Ausentismo). Restricción del motivo de permiso en horas o en días. Cuando el indicador en la tabla básica del sistema, se encuentre en cero (o), el sistema permitirá capturar la novedad en días o en horas. Pero, si el indicador se encuentra en uno (1) para los días o para las horas, el sistema no permitirá capturar novedades en días o en horas, de acuerdo con la restricción. Número de días y horas fijos para la novedad. Cuando el sistema se encuentre con un número de días u horas fijos, el sistema únicamente confirmará la novedad con los días u horas parametrizadas en la tabla. Indicador de horas o días sin restricción. Cuando en la tabla básica del sistema, el indicador de horas o días se encuentre sin diligenciar el sistema permitirá grabar y confirmar la novedad de acuerdo con las horas o días que se capturen en el momento de registrar la novedad. P á g i n a 16

17 Indicador de días hábiles. Cuando este indicador se encuentre en verdadero, el sistema únicamente contará los días hábiles del mes para registrar la fecha hasta de la novedad. Si el indicador se encuentra en false, el sistema contabilizará la fecha hasta de la novedad teniendo en cuenta los días corridos del mes. Gráficas 1. Tablas Avanzadas. Motivo Novedad Duración Obligatoria Alarma Periódica. Por medio de esta funcionalidad el licenciado, estará en capacidad de parametrizar las alarmas del sistema. Se debe tener en cuenta que en esta tabla se indican los mails a los cuales se le va a enviar las alarmas de los diferentes módulos del sistema. Ver Gráfica 2. P á g i n a 17

18 Gráficas 2. Tablas Avanzadas. Alarma Periódica. 2. TABLAS BÁSICAS DEL SISTEMA Estas tablas se encuentran ubicadas en los diferentes módulos del sistema. Recuerde!. Estas tablas afectan de manera general todo el sistema. Gráfica 3. Tablas Básicas del sistema. Por medio de esta funcionalidad el administrador, estará en capacidad de crear, modificar, eliminar o consultar los parámetros de las principales tablas del sistema, con el fin de mantener total independencia en la actualización de los datos maestros entre otros acerca de los valores límite de número de días permitidos para una ausencia, áreas en dónde se origina una incapacidad, cargo, ciudades principales, área de salud ocupacional. Ver gráfica 3. Para actualizar una tabla básica del sistema realice los siguientes pasos: P á g i n a 18

19 Gráfica 4. Ingreso a la opción de parametrización. 1. Ingrese al menú principal y haga clic sobre el signo suma (+) ubicado al lado izquierdo de la carpeta denominada Parámetros, y a continuación haga clic sobre la opción Básicos. Ver Gráfica Seleccione la tabla básica, haciendo clic sobre el nombre de la tabla. Ver Gráfica 5. Gráfica 5 Selección de la tabla maestra a parametrizar. 3. Cuando el valor del parámetro se ingresa por primera vez, incluya el valor del parámetro solicitado por el sistema y luego haga clic en el botón adicionar. Ver gráfica 6. P á g i n a 19

20 Gráfica 6. Actualización de un registro nuevo de parámetros. 4. Si, necesita modificar la información de un registro previamente ingresado. Ver gráfica 7. a. Seleccione el registro, haciendo clic en el botón Select b. Modifique la información y haga clic en el botón actualizar. Gráfica 7. Actualización de un registro de parámetros. 5. Si, necesita eliminar la información de un registro previamente ingresado. a. Seleccione el registro, haciendo clic en el botón Select b. Haga clic en el botón borrar. Ver Gráfica 8. P á g i n a 20

21 Gráfica 8. Eliminación de un registro de parámetros. 6. Si necesita imprimir la información de la tabla, haga clic en el botón imprimir. Ver Gráfica 9. Gráfica 9. Impresión de los registros de parámetros a pantalla. 7. Si necesita exportar la información de la tabla haga clic en el botón Excel y el sistema enviará los datos de la tabla a un archivo en Excel. Ver Gráfica 10. P á g i n a 21

22 Sistema de Información para la Administración de Riesgos Profesionales Gráfica 10. Exportar los registros de parámetros a un archivo en formato XLS. 3. UBICACIÓN FISICA DEL CLIENTE Ingrese a la opción de menú principal denominada parámetros y realice los siguientes pasos: Gráfica 11. Creación del usuario (funcionario del cliente). 1) En esta opción se definen los niveles que conforman la estructura organizacional del cliente o licenciado. Para crear una nueva estructura cliente nuevo ejecute los siguientes pasos: P á g i n a 22

23 Sistema de Información para la Administración de Riesgos Profesionales Haga clic sobre el signo más (+) ubicado a la izquierda de la carpeta parámetros y a continuación clic sobre la opción jerarquía estructura. Después haga clic sobre la opción nuevo y el sistema desplegará una pantalla para que el usuario registre el número de niveles de la estructura organizacional del cliente. (Máximo número del nivel 9). A continuación haga clic en grabar. El sistema desplegará el número de niveles de la jerarquía, para que el usuario asigne el nombre a cada nivel (descripción), cuando esté seguro haga clic en confirmar. P á g i n a 23

24 Sistema de Información para la Administración de Riesgos Profesionales 4. JERARQUÍA DE DATOS En esta opción se define el detalle de cada nivel, Por ejemplo, Para el Nivel regional, se registran o incluyen una a una las regionales de la compañía, sur, norte, centro, etc. Gráfica 12. Creación del Detalle del Nivel Superior (Departamento). (1) Haga clic sobre el elemento padre nombre de la compañía. (2) Haga clic sobre el GIF crear hijo. (3) Incluya la descripción o el nombre del nivel. (4) Haga clic en grabar. OBSERVACIÓN: Repita los pasos del 1 al 4 hasta completar totalmente el detalle de la información asociada al nivel que está cargando. Para cargar la información de un nuevo nivel haga clic sobre el nivel padre y cargue el detalle utilizando el mismo procedimiento que se muestra en la gráfica 12. Cada vez que incluya un detalle para un nivel el sistema le irá mostrando cómo va quedando armada la estructura organizacional del cliente. Ver gráfica 13. P á g i n a 24

25 Sistema de Información para la Administración de Riesgos Profesionales 5. MÓDULO EMPLEADOS Gráfica 13. Creación de la estructura organizacional del cliente. 5.1 CAPTURA DE LA INFORMACIÓN DEL EMPLEADO FORMA MANUAL El funcionario encargado de administrar ausentismo podrá capturar directamente en el sistema la información básica del funcionario. Para realizar esta captura ingrese por la ruta empleados y luego clic en la opción empleados. Luego haga clic en nuevo para que el sistema despliegue la información requerida para el funcionario. Diligencie la información que solicita la pantalla y haga clic en grabar. Gráfica 14. Captura del empleado. P á g i n a 25

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27 Sistema de Información para la Administración de Riesgos Profesionales 5.2 CAPTURA DE EMPLEADOS EN FORMA MASIVA El funcionario encargado de la administración de ausentismo también contará con la oportunidad de registrar en forma automática los empleados: Gráfica 15. Archivo Maestro para el cargue de novedades nominales y no nominales CONVENCIONES: o Tipo de Identificación: Cédula ó Nit. o Número de Identificación: Número de la cedula o el número Nit. o Nombres: Nombre completo del empleado. o Apellidos: Apellidos del empleado. o Profesión: Profesión del empleado. o País de nacimiento: País de nacimiento del empleado. o Estado Civil: Estado Civil del empleado. o Sexo: Femenino, Masculino. o EPS: EPS en la cual se encuentra filiado el empleado. o ARP: ARP en la cual se encuentra afiliado empleado. o AFT: AFT en la cual se encuentra el empleado. o Caja de Compensación: Caja de compensación del empleado. o Fecha de Ingreso: Fecha de ingreso del empleado a la empresa, formato dd/mm/aaaa. o Libreta Militar: Número de la libreta militar. o Fecha de nacimiento: Fecha de nacimiento del empleado, formato dd/mm/aaaa. o Lugar de Nacimiento: Ciudad de nacimiento del empleado. o Dirección: dirección del domicilio del empleado. o Teléfono: número de teléfono del contacto del empleado. o Correo: dirección electrónica del empleado. o Tipo Contrato: tipo contrato del empleado. o Jornada: Jornada de la que se encuentra en empleado. o Horas Jornada: Número de horas de la jornada, formato de 0-23 Horas. o Días Periodo: Días laborados durante el mes. o Cargo: Cargo del empleado. o Salario Base: Salario del empleado según el contrato. o Nivel Inferior de Jerarquía: Es el menor nivel ingresado, de acuerdo este, el sistema recuperará la jerarquía total del empleado. Los pasos para cargar el archivo en el sistema son los siguientes: P á g i n a 27

28 Sistema de Información para la Administración de Riesgos Profesionales 1) Aliste el archivo en Excel. a. Registre los datos en el archivo en Excel, de acuerdo con los campos columna indicados. Gráfica 15. b. Haga clic en la opción de Excel insertar / Nombre/ Definir. c. Escriba el nombre del área seleccionada (debe incluir los campos columna y todas las filas), el nombre de este archivo debe ser cargue. Haga clic en agregar y aceptar. Gráficas 16. d. Luego haga clic en la opción grabar de Excel y guarde el archivo con el nombre que usted escoja y un directorio de su PC o compartido. 2) Cargue el archivo en el sistema. a. Haga clic en la opción del menú Empleados y luego en la opción Cargue Empleados. El sistema desplegará una pantalla para realizar el cargue de la información. Gráfica 17. b. Haga clic sobre el botón Examinar y localice el archivo en el directorio donde haya guardado este previamente. Gráfica 17. c. Luego haga clic en el botón Cargar. Gráfica 17. d. El sistema ejecutará el cargue la información y mostrará una pantalla donde le indicará al usuario los resultados del cargue. Gráfica 18. Gráfica 16. Definición del área seleccionada P á g i n a 28

29 Sistema de Información para la Administración de Riesgos Profesionales Gráfica 17. Pantalla para ejecutar el cargue de novedades en forma masiva NOTA:!importante Si el cargue de empleados falla, por alguna razón el sistema retroalimentará al usuario, indicándole registro por registro y campo a campo que tipo de inconsistencias se presentaron para no ejecutar el cargue de la información. De la misma manera si el cargue es exitoso el sistema también le indicará al usuario por medio de un mediante mensaje la ejecución exitosa y el número de registros cargados en el sistema. Gráfica 18. Pantalla resultados del cargue de masivo P á g i n a 29

30 Sistema de Información para la Administración de Riesgos Profesionales Revise la ventana de cargue denominada Progress Barr, esta ventana, además de mostrar el porcentaje de ejecución durante el tiempo que dure el proceso de cargue, también presenta los mensajes correspondientes a las inconsistencias que puedan los datos. Gráfica 19. Gráfica 19. Pantalla resultados del cargue de masivo 5.3 MENSAJES DE ERROR EN EL CARGUE MASIVO a) Se debe asegurar que al realizar el cargue masivo, el archivo Excel cuente con todas las columnas necesarias para realizar el cargue, de los contrario presentaría el siguiente mensaje. Ver Gráfica 20. Gráfica 20. Mensaje de error Cargue Masivo. P á g i n a 30

31 Sistema de Información para la Administración de Riesgos Profesionales b) Cuando en la tabla básica no se encuentra almacenado el dato que fue cargado en el archivo Excel, presenta este mensaje. Ver Gráfica 21. Gráfica 21. Mensaje de Error Carque Archivo Excel. c) Las tablas en los archivos Excel se le debe asignar el nombre. cargue. P á g i n a 31