PLIEGO DE CONDICIONES

Transcripción

1 PAG: 1-42 SERVICIO AÉREO A TERRITORIOS NACIONALES S.A. SATENA LICITACIÓN No. LI OBJETO: Prestación de servicios bajo la modalidad de Outsourcing de personal para apoyar los procesos administrativos, financieros, técnicos, comerciales y operativos de SATENA, de acuerdo con las necesidades de cada proceso de la entidad. SATENA, en ejercicio de los principios que rigen su actividad contractual CONVOCA A LAS VEEDURÍAS CIUDADANAS PARA EJERCER EL CONTROL SOCIAL SOBRE ESTE PROCESO DE SELECCIÓN DE CONTRATISTA. Mayores informes, Teléfono: Extensión Avenida El Dorado No , Entrada No.1, Interior 11 de la ciudad de Bogotá, D.C. Página Web: y correo electrónico: luis.buenahora@satena.com BOGOTA D.C., 23 DE JULIO DE 2012 Página 1 de 42

2 PAG: OBJETO Y ALCANCE CAPITULO 1 CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN El objeto del presente proceso es contratar la Prestación de servicios bajo la modalidad de Outsourcing de personal para apoyar los procesos administrativos, financieros, técnicos, comerciales y operativos de SATENA, de acuerdo con las necesidades de cada proceso de la entidad. El alcance del servicio está determinado en el ANEXO No. 1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS del presente pliego de condiciones PUBLICACIÓN Y CONSULTA Toda la información y demás actuaciones que se produzcan con ocasión del presente proceso de selección será publicada y podrá consultarse en la página WEB de SATENA Por lo tanto, se debe entender que tales actos son oponibles desde el momento en que aparezcan publicados por dicho medio. Si se necesita mayor información, aclaración o explicación acerca de uno o más de los puntos establecidos en el Pliego de condiciones, debe dirigirse al Grupo de Contratos de SATENA, localizado en la Av. El Dorado No Entrada 1 Interior 11 de la ciudad de Bogotá D.C., mediante comunicación escrita radicada o al correo electrónico luis.buenahora@satena.com PLAZO DE EJECUCIÓN El término de ejecución del contrato que se suscriba como resultado del presente proceso de selección será desde el 8 de agosto de 2012, previa expedición del registro presupuestal por parte de SATENA y hasta el 8 de octubre de 2012, y su duración para efecto de la liquidación y demás trámites a que haya lugar será de cuatro (4) meses posteriores a la fecha de su terminación. El proponente conoce y acepta que el contrato resultante de este proceso de selección podrá prorrogarse siempre y cuando SATENA adquiera las disponibilidades presupuestales respectivas. Las prórrogas están sujetas a la disponibilidad presupuestal con que cuenta la entidad para el efecto y atendiendo las necesidades de la misma. Por lo tanto, el proponente se compromete a mantener todas las condiciones técnicas y económicas de su propuesta hasta la finalización del término de ejecución del contrato y sus prórrogas, de ser el caso LUGAR DE EJECUCIÓN El lugar de ejecución del contrato será la ciudad de Bogotá D.C., Medellín (Antioquía) y Quibdó (Choco) o donde SATENA lo requiera por necesidades del servicio, teniendo en cuenta las siguientes sedes: Página 2 de 42

3 PAG: 3-42 CIUDAD SEDE DIRECCION BOGOTA HANGAR Avenida El Dorado # Bogotá BOGOTA AEROPUERTO EL DORADO Entrada 4 BOGOTA AREA DESPACHO (Modulo, Rampa, Bodega) Carrera 104 No. 25D-24 BOGOTA OFICINA PASAJES Carrera 24 No MEDELLIN AEROPUERTO JOSE MARIA CORDOBA N, W QUIBDO BASE QUIBDO Carrera 2 No Frente a la Alcaldía 1.5. PRESUPUESTO OFICIAL El presupuesto oficial estimado para la presente contratación es de MIL CUATROCIENTOS SETENTA Y CUATRO MILLONES DOSCIENTOS TREINTA MIL CUATROCIENTOS VEINTE PESOS MCTE ($ ) incluido IVA y demás impuestos a que haya lugar, el cual se encuentra amparado con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No del 17 de julio de 2012, expedido por el Jefe de Presupuesto de SATENA. Nota 1: El presupuesto estimado está dado en pesos colombianos corrientes e incluye los efectos inflacionarios. Por lo tanto, no se reconocerá al contratista ningún ajuste o factor adicional correspondiente al diferencial en pesos por galón ofertado. Nota 2: Los valores presentados por el proponente serán fijos durante toda la ejecución del contrato y sus prórrogas, de ser el caso, y deberán incluir todos los costos directos e indirectos y los impuestos a que haya lugar. Nota 3: Para efectos de presentar la oferta económica, el proponente deberá diligenciar el ANEXO No. 6 OFERTA ECONÓMICA al presente pliego de condiciones FORMA DE PAGO SATENA pagará el valor del contrato en mensualidades vencidas dentro de los quince (15) días siguientes a la radicación de la factura y/o cuenta de cobro así: SATENA pagará a EL CONTRATISTA por persona, el porcentaje de comisión ofertado de administración, imprevistos y utilidades del servicio; y el porcentaje de comisión ofertado por costos reembolsables, entendiéndose por tales servicios y/o suministros relacionados con: transporte adicional, tiquetes terrestres y aéreos, gastos de desplazamiento, alimentación, hoteles, dotación del personal, elementos de seguridad y protección personal. Los porcentajes ofertados se mantendrán fijos durante el término de ejecución del contrato y sus prórrogas, de ser el caso, e incluyen todos los costos directos e indirectos de administración, imprevistos y utilidades, IVA y demás impuestos que procedan. La factura y/o cuenta de cobre deberá estar acompañada del Certificado de cumplimiento de las obligaciones contractuales expedido por el Supervisor del Contrato de SATENA. En la factura correspondiente se deberá discriminar el concepto del cobro. Página 3 de 42

4 PAG: 4-42 Igualmente, para cada pago, el contratista seleccionado deberá acreditar el pago de los aportes a sus empleados de las obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el Representante Legal, de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de De no cumplir con este requisito al momento de radicar la facturación, no se recibirá ningún documento. Los proponentes reconocen y aceptan que el pago a que se compromete SATENA por concepto del servicio objeto del presente proceso de selección, se subordina a las apropiaciones presupuestales correspondientes SANCIONES EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO: a) MULTAS: Si durante la ejecución del contrato el contratista incumpliere cualquiera de las obligaciones exigidas en el contrato, SATENA podrá imponer una multa diaria de un (1) salario mínimo legal diario vigente, en cumplimiento de lo señalado en el contrato y en la normatividad vigente. Estas multas se causarán hasta cuando el contratista demuestre que ha tomado las medidas necesarias y suficientes para corregir el incumplimiento respectivo a satisfacción del supervisor asignado. Si pasaren más de treinta (30) días calendario sin que se hayan tomado las medidas a que se refiere este numeral, o si hubiere transcurrido el plazo fijado por el supervisor al contratista sin que se hayan obtenido los resultados exigidos, podrá declarar la caducidad del Contrato. b) PENAL PECUNIARIA: En caso de declaratoria de incumplimiento total de las obligaciones derivadas del presente contrato, el contratista pagará a SATENA, a título de pena pecuniaria, una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del mismo. La imposición de esta pena pecuniaria se considerará como pago parcial y definitivo de los perjuicios que cause a SATENA. No obstante, SATENA se reserva el derecho de cobrar perjuicios adicionales por encima del monto de lo aquí pactado, siempre que los mismos se acrediten. Tanto el valor de las multas, como el de la cláusula penal pecuniaria serán descontados de los pagos que se efectúen al contratista en desarrollo del objeto del contrato GARANTIAS: El proponente seleccionado deberá constituir las siguientes garantías para iniciar la ejecución del contrato: A. Garantía Única expedida a favor de SATENA por una compañía de seguros autorizada para funcionar en Colombia o una entidad bancaria, para amparar los riesgos que a continuación se enuncian: Página 4 de 42

5 PAG: Cumplimiento de las Obligaciones Contractuales: con vigencia igual a su duración y cuatro (4) meses más, contados a partir de la suscripción del contrato, en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato. 2. Calidad en la prestación del servicio: con una vigencia igual a su duración y cuatro (4) meses más, contados a partir de la suscripción del contrato, en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato. 3. Salarios y Prestaciones Sociales e Indemnizaciones: con una vigencia igual a su duración y tres (3) años más, contados a partir de la suscripción del contrato, en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato. Las pólizas deberán ser entregadas a SATENA más tardar dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de firma del contrato respectivo para su aprobación. De igual forma, la entidad podrá exigir otra clase de garantía y/o riesgo, en el evento de que las otorgadas fueren insuficientes. El contratista seleccionado deberá reponer las garantías cuando, en razón de sanciones impuestas o de otros hechos, se disminuyere o agotare, ó cuando el valor de las mismas se vea afectado por valor de siniestros durante el tiempo de ejecución del contrato según sea el caso. Las garantías deberás contemplar una nota que de manera expresa señale: No obstante ser SATENA de naturaleza jurídica Entidad Estatal, la presente póliza se emite con el clausulado de garantía de cumplimiento en favor de particulares, por regirse su contratación a las disposiciones del derecho privado conforme lo dispuesto por el Artículo 16 de la Ley 1150 del 16 de julio de NOTA: EL CONTRATISTA entregará a SATENA la Póliza de Vida Grupo, una póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual, Responsabilidad Civil Patronal y Gastos Médicos por los montos legales establecidos y los que sean usuales en este tipo de servicio ADJUDICACIÓN: La adjudicación del presente proceso de selección se hará en forma TOTAL. Por lo tanto, los proponentes se obligan a suministrar la totalidad de los servicios y en las condiciones relacionadas en el ANEXO No. 1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS y deberán ofertar la totalidad de los mismos, conforme al ANEXO No. 6 OFERTA ECONÓMICA del presente pliego de condiciones. Página 5 de 42

6 PAG: 6-42 CAPITULO 2 ELEMENTOS ESENCIALES DEL PROCESO DE SELECCIÓN 2.1. REGIMEN JURIDICO APLICABLE: La Ley 1427 de 2010 modificó la naturaleza jurídica de SATENA y determinó que todos sus actos jurídicos, contratos y actuaciones necesarias para administrar y desarrollar el objeto social, una vez constituida como sociedad de economía mixta, se regirán exclusivamente por las reglas del derecho privado sin atender el porcentaje del aporte estatal dentro del capital social de la empresa. Por su parte, el artículo 16 de la Ley 1150 de 2007 excluye a SATENA de aplicar el Estatuto General de Contratación, por lo que la entidad adoptó su propio Manual de Contratación como reglamento especial y particular. En este sentido, los contratos que celebre SATENA se regirán por su Manual de Contratación en las materias particularmente reguladas y por el derecho civil y comercial, en lo que sea pertinente. Sin perjuicio de lo anterior, por virtud de lo señalado en los artículos 13 y 16 de la Ley 1150 de 2007, SATENA en su actividad contractual dará aplicación a los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal a que se refieren los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente, así como al régimen de inhabilidades e incompatibilidades para la contratación estatal. Bajo lo expuesto, el presente proceso de selección se realiza conforme a la siguiente modalidad de selección prevista en el Manual de Contratación Vigente, así: CONTRATACION ABIERTA: Se aplicará para todo proceso que exceda los 51 SMMLV, salvo que se encuentre enmarcado en una de las causales de contratación directa. La contratación abierta a su vez tendrá las siguientes modalidades: (...) 2. Licitación o concurso: esta modalidad de selección aplicará cuando la cuantía de proceso supere los 1001 SLMMV. (...). El Manual de Contratación de SATENA se encuentra publicado en la página Web Página 6 de 42

7 PAG: CRONOGRAMA DEL PROCESO: Actividad Publicación del Pliego de Condiciones Presentación de Observaciones al Pliego de Condiciones Fecha Inicio Lunes 23 de julio de 2012 Lunes 23 de julio de 2012 Fecha Terminación Jueves 26 de julio de 2012 Hora Inicio 08:00 A.M. Hora Terminación 08:00 A.M. 10:00 A.M Lugar Pág. Web SATENA: Al correo electrónico: o en la Oficina del Grupo de Contratos. Publicación Respuesta a Observaciones Viernes 27 de julio de :00 A.M. Pág. Web SATENA: Cierre Proceso / Recepción de Propuestas Periodo de Evaluación de las Propuestas. Publicación Informe Previo de Evaluación. Presentación Observaciones al Informe Previo Publicación Informe de Evaluación Definitivo y Lunes 30 de julio de 2012 Lunes 30 de julio de 2012 Martes 31 de agosto de 2012 Miércoles 1 de agosto de 2012 Miércoles 1 de agosto de 2012 Viernes 3 de agosto de 2012 Una vez finalice la Audiencia de Cierre y Recepción de Ofertas. 08:00 A.M. 11:00 A.M. 5:00 P.M. 08:00 A.M. 12:00 M Oficina del Grupo de Contratos Pág. Web SATENA: Al correo electrónico: alejandra.cuevas@satena o en la Oficina del Grupo de Contratos. Respuesta a las Observaciones. Lunes 6 de agosto de :00 A.M. Pág. Web SATENA: Aceptación de Oferta del proponente seleccionado. Suscripción del Contrato Miércoles 8 de agosto de 2012 Oficina del Grupo de Contratos 2.3. MODALIDADES DE PARTICIPACION: Podrán presentar oferta las personas naturales y jurídicas nacionales o extranjeras, consideradas legalmente capaces de conformidad con las disposiciones legales colombianas para desarrollar su objeto en el país, así como los consorcios o uniones temporales, conformados por éstas, que efectúen la propuesta de acuerdo con las condiciones sustanciales establecidas en el presente pliego de condiciones. a. Extranjeros: Las personas extranjeras interesadas en participar en el presente proceso de selección, deberán aportar, cuando ello aplique, los documentos solicitados en este pliego de condiciones mediante la presentación de un documento equivalente emitido por la persona competente en el exterior, o un documento que contenga la misma información solicitada por SATENA en este pliego de condiciones. Página 7 de 42

8 PAG: 8-42 Los documentos expedidos en el exterior deberán estar sujetos a lo dispuesto en las normas legales vigentes relacionadas con los documentos otorgados por autoridad extranjera. El proponente deberá informarse sobre los requisitos legales de la jurisdicción o lugar de prestación del servicio y sobre el objeto de la contratación que se adelanta. b. Consorcio y Uniones Temporales: a. Los proponentes indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal y, en el caso de Uniones temporales, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo del contratante. b. Los miembros del consorcio o de la unión temporal deberán presentar el documento de constitución, el cual deberá expresar claramente su conformación, las reglas básicas que regulan las relaciones entre ellos y su responsabilidad, e igualmente su deseo de participar en la presentación conjunta de la propuesta y de suscribir el contrato. A su vez, designarán a la persona que actuará como representante legal del Consorcio o de la Unión Temporal. c. Los miembros del consorcio responderán solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y, en consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en el desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que la conforman. d. Los integrantes de la Unión temporal responderán solidariamente por el cumplimiento de la propuesta y del objeto del contrato, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato, se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros que la conforman. e. Los consorciados o unidos temporalmente, deben permanecer en consorcio o unidos temporalmente durante el término de vigencia del contrato y un (1) años más. Por tanto deberá indicarse en la propuesta que durante este término no será disuelta ni liquidada ninguna de estas formas de asociación, ni habrá cesión del contrato entre quienes integran el Consorcio o la Unión Temporal. NOTA: Indistintamente de la denominación que se le otorgue a la modalidad mediante la cual se presentará la oferta, los proponentes aceptarán sin condicionamiento alguno la asunción de una obligación solidaria e indivisible en relación con la presentación de la oferta, la suscripción y legalización del contrato así como de su cumplimiento, liquidación y garantía y en general, para todos los efectos que se deriven del contrato. Existe responsabilidad solidaria e indivisible tanto en la fase precontractual como en la contractual y postcontractual y para la existencia de esta basta que la oferta se presente en forma conjunta, en consorcio o en unión temporal VALOR JURÍDICO DE LAS INVITACIONES EN LOS PROCESOS DE SELECCIÓN Las invitaciones a presentar oferta, cotización o a participar en una subasta, no son consideradas jurídicamente vinculantes sino como una solicitud a los interesados para que, si lo desean, presenten sus ofertas o cotizaciones a la entidad. Por lo tanto, SATENA: Página 8 de 42

9 PAG: 9-42 No asume ningún compromiso por la presentación y/o recepción de las propuestas. No está en la obligación de continuar o concluir el proceso de selección Se reserva el derecho de suspender el proceso de selección en cualquiera de sus etapas o de no adjudicar el contrato a ninguno de los oferentes, sin que por ello pueda existir reclamación alguna por parte de los intervinientes. No considerará como válidas aquellas propuestas que se aparten de las condiciones o especificaciones contenidas en la presente selección y que se constituyan en elementos de fondo o sustanciales, o cuando las mismas condicionen las necesidades que la entidad pretende satisfacer. Al presentar las ofertas, los proponentes aceptan: Que conocen el Manual de Contratación de SATENA. Que conocen y aceptan el alcance de la presente selección. Que conocen y aceptan que SATENA no está obligada a aceptar ninguna oferta durante el proceso, tal y como se establece en el presente pliego INTERPRETACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES En el presente documento se describen las bases técnicas, económicas, financieras, legales, contractuales, y demás condiciones necesarias que el proponente debe tener en cuenta para elaborar y presentar la propuesta para la ejecución de los servicios y/o suministro de bienes de que trata este pliego de condiciones. El pliego de condiciones debe ser interpretado como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada; por lo tanto, al mismo se integran los anexos y adendas OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES O A LOS INFORMES DE EVALUACIÓN. Los interesados podrán solicitar cualquier aclaración al contenido del presente pliego de condiciones o a los informes de evaluación dentro del plazo indicado en el punto 2.2. CRONOGRAMA DEL PROCESO al correo electrónico luis.buenahora@satena.com, o radicada directamente en las instalaciones de la Oficina Grupo de Contratos de SATENA, a lo cual SATENA responderá mediante comunicación escrita publicada en la Web ó vía correo electrónico, o fax o correo. Las observaciones al pliego de condiciones o a los informes de evaluación que lleguen con posterioridad a la fecha y hora señaladas en el CRONOGRAMA DEL PROCESO, se entenderán extemporáneas y por lo tanto no se les dará respuesta. Con ocasión de las observaciones a que haya lugar, SATENA podrá hacer las modificaciones al pliego de condiciones que considere convenientes mediante Adendas, las cuales serán publicadas en la página web Página 9 de 42

10 PAG: DILIGENCIA DE CIERRE Y PLAZO MÁXIMO PARA PRESENTAR OFERTA En la fecha, hora y lugar señalado en el punto 2.2. CRONOGRAMA DEL PROCESO, se llevará a cabo el cierre oficial del plazo de presentación de ofertas dentro del presente proceso. La oferta presentada fuera del término previsto en el CRONOGRAMA DEL PROCESO se devolverá al proponente y por lo tanto no será tenida en cuenta para el presente proceso de selección. Una vez radicada la propuesta en el Grupo de Contratos de SATENA, a través de correo electrónico o por correo ordinario, de acuerdo con lo señalado en el numeral 3.2 del presente pliego de condiciones, dentro del término establecido para presentar ofertas en el CRONOGRAMA DEL PROCESO, será entendida como la propuesta definitiva y por lo tanto no podrá ser objeto de modificación, complementación o adición alguna por parte del proponente. La solicitud que por escrito realicé un proponente sobre el retiro de su oferta en cualquier momento, antes de la fecha y hora previstas para el cierre del plazo de recepción de propuestas del presente proceso, será devuelta en el estado en que fue entregada y el proponente no podrá, para este mismo proceso, volver a presentar oferta por sí o por interpuesta persona. Con posterioridad a la fecha de cierre del proceso, el proponente no podrá retirar su propuesta ni modificar los términos o condiciones de la misma. Una vez vencido el plazo para recibir ofertas, SATENA, en el Grupo de Contratos, levantará un acta donde conste el nombre de los proponentes que presentaron oferta y valor de la propuesta, cuando no se trate de subasta inversa, caso en el cual se omitirá tal dato por razones atribuibles a la dinámica del proceso de selección HABILITACION Y EVALUACION DE LAS OFERTAS Dentro de la fecha y hora señaladas en el punto 2.2. CRONOGRAMA DEL PROCESO, SATENA elaborará los estudios jurídicos, financieros, técnicos y económicos necesarios dentro de la etapa de habilitación y evaluación de ofertas. Dentro de dicho término se podrán solicitar a los proponentes las aclaraciones, explicaciones y documentos que se estimen indispensables, sin que por ello el proponente pueda adicionar, modificar o mejorar su OFERTA. Los documentos de carácter calificable o que generen puntaje no serán subsanables, pero sí sujetos de aclaración. Los documentos de carácter subsanable que solicite SATENA a los proponentes y que se alleguen de forma extemporánea al plazo fijo concedido para su presentación, no serán objeto de evaluación dentro del proceso EXHIBICIÓN DE LAS EVALUACIONES Dentro de la fecha, hora y lugar señalados en el punto 2.2. CRONOGRAMA DEL PROCESO, SATENA a través de su Página Web publicará los informes de evaluación, en el horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. con el fin que los proponentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad aquellos no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus OFERTAS. Página 10 de 42

11 PAG: CAPITULO 3 CONDICIONES GENERALES DE LAS PROPUESTAS 3.1. RESPONSABILIDAD EN LA PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA: El proponente deberá elaborar la propuesta por su cuenta y riesgo de acuerdo con lo solicitado en el presente Pliego de Condiciones, en sus anexos y adendas. La propuesta junto con los ajustes que se puedan presentar por solicitud de SATENA, formarán parte integral del contrato resultante del presente proceso de selección. Los estudios adelantados por la entidad para el presente proceso de contratación determinan la base del proceso y en ningún momento se deben considerar o tomar como una asesoría para el proponente en materia de inversión legal, financiera, tributaria, fiscal o de otra naturaleza. El proponente deberá tener en cuenta todos los costos en que incurrirá para alcanzar la realización del objeto del contrato derivado de la presente selección, se basará en sus propios estudios técnicos, económicos y jurídicos y en sus propias estimaciones y las características del negocio a suscribir. Por lo tanto: a. Sera responsabilidad del proponente conocer todas y cada una de las implicaciones legales y económicas que implica su ofrecimiento. b. El proponente debe informarse sobre los requisitos legales de la jurisdicción o lugar de prestación del servicio y del tipo de contratación que se adelanta. c. En el evento que el proponente no haya obtenido toda la información que pueda influir en la elaboración de su oferta, no lo eximirá de la responsabilidad en el contenido de la misma, ni le dará derecho a reclamaciones, reembolsos a reajustes por parte del futuro contratante en el caso que dichas omisiones generen un sobrecosto en la prestación del servicio. d. Los proponentes tienen la responsabilidad de determinar evaluar y asumir impuestos, tasas y contribuciones así como los demás costos tributarios y de cualquier naturaleza que demande el contrato a celebrar. e. Los costos para la preparación y presentación de la propuesta, serán por cuenta exclusiva del proponente y a riesgo de éste, razón por la cual SATENA no reconocerá suma alguna ni efectuará reembolso de ninguna naturaleza por tal concepto. SATENA no considerará aquellas propuestas que se aparten de las condiciones y requerimientos descritos en el presente Pliego y se basen en aspectos de fondo o sustanciales. Página 11 de 42

12 PAG: PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS Para facilitar la correcta integración de la propuesta por parte del oferente y su estudio y evaluación, el proponente deberá anexar los documentos de la propuesta en el mismo orden que se relaciona en los siguientes numerales, e incluir un índice. Las propuestas deberán presentarse en escrito y redactarse en idioma castellano o presentarse con traducción oficial al castellano, entregadas en original y dos (2) copias marcadas así: Original, copia No.1, copia No. 2, en sobres cerrados, separadas, debidamente rotuladas en su parte exterior indicando el número del proceso de selección y deberán incluir diligenciados todos los anexos. Igualmente se deberá entregar una copia de la propuesta en medio magnético (CD). El original y las copias deben estar foliados en estricto orden numérico consecutivo ascendente. En caso de discrepancia entre el medio magnético y el medio físico prevalecerá la información contenida en el medio físico de la oferta original. La información contenida en las copias de las propuestas, debe coincidir en su totalidad con el original de la propuesta. En caso de presentarse alguna diferencia entre el original de la propuesta y las copias o la información suministrada en medio magnético, prevalecerá la información consignada en el original. El original deberá ser firmado por el proponente, a través de su representante o apoderado, según el caso. Tanto el original como las copias deberán estar foliados en orden consecutivo ascendente, incluyendo en cada ejemplar los documentos y requisitos indispensables para considerar y estudiar la propuesta, cumpliendo con las instrucciones de estos Pliegos de Condiciones. Cada proponente deberá presentar única y exclusivamente una propuesta, la cual deberá comprender la totalidad de los requerimientos del pliego de condiciones y ajustarse en todo a los requisitos, especificaciones y condiciones previstas en el. SATENA no admite propuestas enviadas por fax; todos los anexos que los pliegos de condiciones indiquen deben estar debidamente diligenciados, so pena de no tener calificación por el aspecto no diligenciado, cuando así se hubiere previsto. No habrá exenciones en la responsabilidad de los datos, informes, documentos y resultados que se suministren en el proceso de selección. Los documentos expedidos en el exterior deberán estar sujetos a lo dispuesto en las normas legales vigentes relacionadas con los documentos otorgados por autoridad extranjera. SATENA se reserva el derecho de corroborar la veracidad de la información suministrada por los proponentes. Con el fin de salvaguardar el derecho de participación de los proponentes y garantizar la pluralidad de oferentes en el proceso, SATENA admite propuestas enviadas por correo electrónico y/o correo ordinario, de acuerdo con los siguientes términos: 1. Las ofertas remitidas por correo electrónico deberán ser enviadas a la cuenta luis.buenahora@satena.com, dentro del término previsto para el cierre del proceso y la recepción de propuestas establecido en el numeral 2.2 CRONOGRAMA DEL PROCESO. Para efectos de establecer la fecha y hora de recepción de una propuesta, se tendrá en cuenta la fecha Página 12 de 42

13 PAG: y hora de llegada al destinatario. SATENA no asume responsabilidad alguna por la falla, inconsistencia o error en el envío de la propuesta por correo electrónico. Una vez efectuada la audiencia de cierre y recepción de propuestas de acuerdo con el CRONOGRAMA DEL PROCESO, el proponente deberá enviar su oferta en original por correo ordinario o radicarla en el Grupo de Contratos de SATENA, ubicado en la Avenida El Dorado No , Entrada No.1, Interior 11 de la ciudad de Bogotá, D.C., con el fin de que la oferta enviada por correo electrónico repose en el expediente contractual del proceso. En caso que el proponente no radique los documentos en original y sea el/los proponente(s) seleccionado, la firma del contrato estará sujeta a la remisión de la totalidad de estos documentos. En caso de discrepancia entre la propuesta enviada por correo electrónico y los documentos físicos enviados, prevalecerá la información contenida en el medio electrónico de la oferta enviada por correo electrónico. Todos los anexos de este pliego de condiciones deben estar debidamente diligenciados, so pena de no tener calificación por el aspecto no diligenciado, cuando así se hubiere previsto. Para la propuesta enviada por correo electrónico, los documentos en los cuales sea necesaria la firma, deberán enviarse con la firma respectiva escaneada. SATENA utiliza el sistema operativo Windows, por lo tanto, toda propuesta enviada por correo electrónico deberá estar diseñada para que su contenido pueda descargarse en alguno de los programas del mencionado sistema. 2. Las ofertas remitidas por correo ordinario deberán llegar a las instalaciones de SATENA antes de la fecha y hora máxima establecida en el término previsto para el cierre del proceso y la recepción de propuestas de que trata el numeral 2.2 CRONOGRAMA DEL PROCESO. Para el envío de la oferta por correo ordinario, el proponente deberá enviar un correo electrónico a luis.buenahora@satena.com, informando el día de envío y la posible hora de recepción en SATENA. Lo anterior, con el fin de que el Grupo de Contratos verifique con antelación a celebrase la audiencia de que trata el numeral 2.7 de este pliego de condiciones, las propuestas que fueron recibidas por correo ordinario en la dependencia de SATENA encargada para el efecto. SATENA no asume responsabilidad alguna por la recepción de la oferta con posterioridad a la fecha y hora máxima establecida en el término previsto para el cierre del proceso y la recepción de propuestas de que trata el numeral 2.2 CRONOGRAMA DEL PROCESO. 3.3 VIGENCIA DE LAS PROPUESTAS Las propuestas deberán tener una vigencia mínima de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre del Proceso o de sus prórrogas si las hubiere. La validez de la propuesta se entenderá prorrogada con la ampliación del término de la garantía de seriedad de la OFERTA. Con posterioridad al a fecha de cierre del proceso el proponente no podrá retirar su propuesta ni modificar los términos o condiciones de la misma. Página 13 de 42

14 PAG: CONFIDENCIALIDAD DE LA PROPUESTA Los proponentes deben indicar en su OFERTA cuáles de los documentos aportados son de carácter reservado e invocar la norma que ampara dicha reserva. Si el proponente no hace pronunciamiento expreso amparado en la Ley, se entenderá que toda la OFERTA es pública. 3.5 DOCUMENTACIÓN DE LA PROPUESTA Las propuestas presentadas para el presente proceso de selección serán analizadas por SATENA, en primer término para verificar el cumplimiento de los Requisitos Habilitantes Jurídicos, Técnicos y Financieros, de acuerdo con los parámetros exigidos en el presente pliego de condiciones. Las propuestas que cumplan con los Requisitos Habilitantes Jurídicos, Técnicos y Financieros, serán objeto de comparación y calificación de acuerdo con los factores de escogencia y con la ponderación de los mismos. Al final, SATENA seleccionará la oferta del proponente que cumplió con los requisitos solicitados en este pliego de condiciones, de acuerdo con el resultado de la evaluación final de las propuestas presentadas. Los siguientes son los documentos que debe contener la propuesta de manera obligatoria para verificar el cumplimiento de los Requisitos Habilitantes Jurídicos, Financieros y Técnicos, y sin perjuicio de aquellos no necesarios para la comparación de propuestas, que puedan ser solicitados al proponente. SUBSANABILIDAD DE LOS DOCUMENTOS: Todos los requisitos mencionados en los siguientes numerales, serán SUBSANABLES salvo que en la NOTA de cada documento se establezca lo contrario. Sin embargo, no se aceptará la acreditación de hechos ocurridos con fecha posterior a la fecha máxima de cierre y entrega de las propuestas dentro del presente proceso de selección. A. DOCUMENTACION LEGAL: 1) CARTA DE PRESENTACIÓN (Anexo No. 2): La OFERTA debe estar acompañada de la carta de presentación firmada por la persona natural proponente o por el Representante Legal de la Sociedad, Consorcio o Unión Temporal proponente o el apoderado constituido para el efecto, la cual debe ser diligenciada según el formato del Anexo No. 2. NOTA: La presentación del Anexo No. 2 sin el lleno de los requisitos, no generará el rechazo de plano de la propuesta. En estos casos, SATENA solicitará al proponente aportar el documento dentro de un término que le será comunicado por escrito y de acuerdo con el cronograma del presente proceso. La no aclaración del citado anexo dentro del término perentorio concedido, será causal de rechazó de la propuesta. La no presentación del Anexo No. 2 bajo ninguna circunstancia será subsanable. Página 14 de 42

15 PAG: ) GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA: El proponente deberá constituir una Garantía de Seriedad de la oferta expedida a favor de entidades particulares por una entidad bancaria o por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, debidamente autorizada por la Superintendencia Financiera. SATENA hará efectiva la garantía de seriedad de la OFERTA en los siguientes casos: 1) Antes de la adjudicación: Se hará efectiva la garantía de seriedad de la OFERTA si después del cierre y antes de la adjudicación se incumplen las obligaciones objeto del amparo de seriedad de las OFERTAS enumeradas posteriormente. 2) Después de la adjudicación: Si el proponente adjudicatario no firma el contrato dentro del término señalado en el cronograma del presente Pliego de Condiciones. SATENA tendrá a su favor en calidad de sanción, la garantía de seriedad de la OFERTA, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por la garantía. Si por cualquier razón no se obtiene la efectividad de la garantía de seriedad de la OFERTA, SATENA podrá demandar por vía ejecutiva el valor asegurado, para lo cual prestará mérito suficiente la OFERTA del proponente o del adjudicatario y el acto administrativo de adjudicación o la correspondiente aceptación de oferta, ya que queda expresamente claro que la sola presentación de la OFERTA constituye aceptación plena por parte del proponente de las condiciones del presente Pliego de Condiciones. BENEFICIARIO, MONTO Y VIGENCIA: SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES SATENA, por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor total de la oferta, con una vigencia de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha de cierre de la presente modalidad de Selección, término que se considera de validez de la OFERTA. LA GARANTÍA SE HARÁ EFECTIVA EN LOS SIGUIENTES EVENTOS: 1. La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado. 2. La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el término previsto en los pliegos de condiciones para la adjudicación del contrato se prorrogue, siempre y cuando el término de esa prórroga no exceda los tres (3) meses. 3. La falta de entrega por parte del proponente seleccionado de la garantía única que avala el cumplimiento de las obligaciones del contrato. 4. El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de ofertas. Cuando la OFERTA sea presentada por un Consorcio o Unión Temporal, la garantía debe ser tomada a nombre de todos sus integrantes, en caso de ser personas jurídicas el nombre que aparece en el documento que acredita la existencia y representación legal de cada uno de ellas, especificando el número de identificación de cada uno de los miembros y su porcentaje de participación en la OFERTA. El proponente, por el acto de ofertar, acepta que SATENA le solicite ampliar el término de vigencia de la garantía. Página 15 de 42

16 PAG: En caso de presentar póliza, se debe adjuntar el recibo de caja o el documento que acredite el pago de la prima. Una vez adjudicado el contrato, la garantía de seriedad será devuelta a solicitud de los proponentes, quienes deberán retirarla en la Oficina del Grupo de Contratos de SATENA, ubicada en la Avenida El Dorado # Entrada 1 Interior 11 de Bogotá D.C. Si el oferente favorecido con la adjudicación no suscribe el contrato, SATENA solicitará al oferente clasificado en segundo lugar, la prórroga de la vigencia de la garantía de seriedad de la propuesta hasta el perfeccionamiento del contrato y así sucesivamente a los demás proponentes, siempre y cuando su propuesta sea favorable para SATENA conforme a lo previsto en éste pliego. En caso de presentarse Garantía Bancaria, esta deberá tener la siguiente leyenda: La presente garantía será pagada por el garante dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha del documento que declare el incumplimiento del oferente. NOTA: La presentación de la póliza de seriedad de la propuesta en cuantía o vigencia inferior a la mínima solicitada por SATENA, no generará el rechazo de plano de la propuesta. En estos casos, SATENA solicitará al proponente presentar la póliza o ajustar la cuantía o vigencia de la misma dentro de un término perentorio. Sí cumplido el término otorgado para el ajuste de la póliza, el proponente no ha efectuado las modificaciones solicitadas o radicado la póliza de seriedad, SATENA rechazará la propuesta. La no presentación de esta Garantía de seriedad de la propuesta bajo ninguna circunstancia será subsanable y por ende se constituye como causal de rechazo de la oferta. 3) CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL O CERTIFICADO DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO MERCANTIL, SEGÚN EL CASO. Se verificará el CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL para acreditar la capacidad jurídica del proponente, quien deberá cumplir al momento de la presentación de la oferta con los siguientes requisitos: a. Acreditar su Existencia y Representación legal, mediante la presentación del Original del Certificado de Existencia y Representación legal expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio social, con fecha de expedición igual o inferior a un (1) mes anterior a la fecha de presentación de la oferta. b. Acreditar un término mínimo remanente de duración de la sociedad, de un (1) año, contado a partir del vencimiento del plazo máximo de la vigencia del contrato. c. Acreditar la suficiencia de la capacidad del Representante Legal para la presentación de la oferta y suscripción del contrato. d. Acreditar que el objeto social principal de la sociedad se encuentra relacionado con el objeto del contrato, de manera que le permita a la(s) persona(s) jurídica(s) la celebración y ejecución del Página 16 de 42

17 PAG: contrato, teniendo en cuenta para estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere. Cuando se trate de personas jurídicas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia, deberán comprobar su existencia y representación legal de conformidad con las normas de su país de origen. 4) AUTORIZACIÓN DEL ÓRGANO SOCIAL CORRESPONDIENTE Cuando el Representante Legal de la persona jurídica se encuentre limitado para presentar OFERTA o para contratar o comprometer a la sociedad, debe anexar la autorización del órgano social correspondiente que lo autorice para presentar la OFERTA y suscribir el contrato en el caso que le sea adjudicado, así como la autorización necesaria para presentarse en Consorcio o Unión Temporal. NOTA: La falta de presentación de este documento o la presentación sin el lleno de los requisitos, NO generará el rechazo de plano de la propuesta. En estos casos, SATENA solicitará al proponente aportar el documento dentro de un término que le será comunicado por escrito y de acuerdo con el cronograma del presente proceso. Sin embargo, no se aceptará la acreditación de hechos ocurridos con fecha posterior a la fecha máxima de cierre y entrega de las propuestas dentro del presente proceso de selección. La falta de presentación o aclaración de este documento dentro del término perentorio concedido, será causal de rechazó de la propuesta. 5) PODER Cuando el proponente actúe a través de un representante o apoderado, debe acreditar mediante documento legalmente expedido que su representante o apoderado está expresamente facultado para presentar la OFERTA y firmar el contrato respectivo. Nota 1: La falta de presentación de este documento o la presentación sin el lleno de los requisitos, NO generará el rechazo de plano de la propuesta. En estos casos, SATENA solicitará al proponente aportar el documento dentro de un término que le será comunicado por escrito y de acuerdo con el cronograma del presente proceso. Nota 2: La falta de presentación o aclaración de este documento dentro del término perentorio concedido, será causal de rechazó de la propuesta. 6) DOCUMENTO CONSTITUTIVO DEL CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL (Si hay lugar a ello) Si la OFERTA es presentada por un Consorcio o Unión Temporal, se deberá indicar tal circunstancia mediante documento que acredite la conformación del Consorcio o la Unión Temporal con el lleno de los requisitos exigidos por el artículo 7º de la Ley 80 de Los miembros del Consorcio o de la Unión Temporal deben designar la persona que para todos los efectos los representará y señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos, su Página 17 de 42

18 PAG: responsabilidad y duración, porcentajes, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo del SATENA. También deberá señalar la duración del mismo que no podrá ser inferior a la duración del contrato y un (1) año más. NOTA: La falta de presentación de este documento no generará el rechazo de plano de la propuesta. En estos casos, SATENA solicitará al proponente aportar el documento dentro de un término que le será comunicado por escrito y de acuerdo con el cronograma del presente proceso. La falta de presentación o aclaración de este documento dentro del término perentorio concedido, será causal de rechazó de la propuesta. 7) CERTIFICADO DE REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES Todo proponente deberá anexar el Certificado de Inscripción, Clasificación y Calificación del Registro Único de Proponentes, expedido por la Cámara de Comercio dentro de los treinta (30) días calendario, anteriores a la fecha de cierre del presente proceso. Los miembros de los consorcios o uniones temporales que presenten oferta, a la fecha de apertura del proceso deberán cumplir con la inscripción en el RUP de la Cámara de Comercio de su domicilio. En dicho documento deberá constar que el proponente está inscrito, calificado y clasificado, así: ACTIVIDAD ESPECIALIDAD GRUPOS 15. Servicios de Supervisión e inspección y/o 3. Proveedor 23.Servicios 25. Servicios generales y/o 30. Servicios de Gestión Social y/o 32. Servicios de Mercadeo y/o CODIGO INDUSTRIAL INTERNACIONAL UNIFORME - CIIU REVISIÓN 4 SECCIÓN N Actividades de servicios administrativos y de apoyo No. 78 Actividades de Empleo. La inscripción, clasificación y calificación de los proponentes interesados en participar en el presente proceso de selección, en actividad(es), especialidad(es) y grupo(s) distintos de los contemplados en el cuadro anterior, deberá ser comunicada a SATENA dentro del plazo para presentar observaciones al pliego de condiciones según el cronograma establecido en el presente pliego, con el fin de que la entidad pueda realizar las modificaciones que sean necesarias y así garantizar la pluralidad de oferentes en el presente proceso. En caso de que el proponente o en conjunto los miembros de los consorcios o uniones temporales no cumplan con la inscripción en la actividad(es), especialidad(es) y grupo(s) exigido(s) en el presente pliego a la fecha de cierre del presente proceso, su propuesta será RECHAZADA. Página 18 de 42

19 PAG: Cuando se subsane la fecha de expedición del certificado, no se tendrán en cuenta las modificaciones realizadas sobre el mismo con posterioridad a la fecha del cierre. 8) FOTOCOPIA DE LA CEDULA DEL REPRESENTANTE LEGAL. 9) CERTIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES PARAFISCALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL (Anexo No. 3). El proponente debe presentar certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el Representante Legal, en donde se acredite el cumplimiento en el pago de los aportes a sus empleados, en los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, correspondiente a los seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre del presente proceso de selección. En el evento que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, debe acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución, lo anterior de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 o en las normas vigentes para el efecto. Si la OFERTA es presentada por un Consorcio o Unión Temporal, cada uno de sus miembros deberá presentar de manera independiente la anterior certificación. En caso que el presente proceso de selección sea adjudicado a una persona natural, esta debe acreditar los documentos de afiliación al sistema de seguridad social, dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha de adjudicación. 10) FORMATO ÚNICO DE HOJA DE VIDA La OFERTA deberá acompañarse del Formato Único de Hoja de Vida de persona jurídica y/o persona natural del Departamento Administrativo de la Función Pública debidamente diligenciado, relacionando en ella solamente la experiencia que se encuentre debidamente soportada en la oferta, mediante las respectivas certificaciones. Este formato podrá descargarse del siguiente link: 11) IDENTIFICACIÓN TRIBUTARIA-RUT La OFERTA deberá acompañarse de fotocopia de la identificación tributaria e información sobre el régimen de impuestos al que pertenece. 12) CERTIFICACIÓN BANCARIA La OFERTA deberá acompañarse de un certificado expedido por la entidad financiera en donde el proponente posea cuenta corriente o de ahorros y en la cual se indique el número de la cuenta, clase, nombre del titular y su número de identificación, a través de la cual el SATENA efectuará el pago de los Página 19 de 42

20 PAG: servicios que se presten en virtud del contrato que se llegare a suscribir en el evento que le sea adjudicado. 13) VERIFICACIÓN DEL BOLETÍN DE RESPONSABLES FISCALES EXPEDIDO POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y LOS ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN En caso de no adjuntarse por parte de los proponentes el certificado de verificación del boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la República y los antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación, SATENA procederá a efectuar la correspondiente comprobación. 14) INFORMACION GENERAL Y TRIBUTARIA DE TERCEROS Diligenciar Anexo No. 8 del presente pliego de condiciones. B) DOCUMENTACION FINANCIERA: 1. Balance General a 31 de diciembre de 2011 clasificado en corriente y no corriente, debidamente certificado y dictaminado de acuerdo con lo establecido en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1.995; Circulares Externas 030 y 047 de Junio 19 de 1998 y Junio 1 de 2006 de la Junta Central de Contadores y Circular Externa No. 047 de 1 de junio de Estado de Resultados a 31 de diciembre de 2011, debidamente certificado y dictaminado de acuerdo con lo establecido en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1.995; Circulares Externas 030 y 047 de Junio 19 de 1998 y Junio 1 de 2006 de la Junta Central de Contadores y Circular Externa No. 047 de 1 de junio de Dictamen del Revisor Fiscal o a falta de este de un Contador Público independiente. 4. Certificación a los Estados Financieros. 5. Notas a los Estados Financieros. 6. Fotocopias de las tarjetas profesionales del Contador y Revisor Fiscal o a falta de este de un Contador Público Independiente que firman los estados financieros y la certificación de disolución. 7. Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central del Revisor Fiscal o a falta de este de un Contador Público Independiente que firma la certificación de si se encuentra o no en causal de disolución y que certifican y dictaminan los estados financieros. 8. Certificación firmada por el Representante Legal y Revisor Fiscal o a falta de este por un Contador Público independiente, donde manifieste si se encuentra o no en causal de disolución. 9. En el caso de presentación de proponentes con la figura de Consorcio o Unión Temporal, los documentos de carácter financiero deben ser presentados por cada uno de los integrantes que lo Página 20 de 42