Libros contables ADRINFOR S.L.

Transcripción

1 ADRINFOR S.L.

2 Indice 7- Libros contables...1 Conexión de la impresora...1 El Libro Diario...5 El Libro Mayor...13 El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales...15 Inventario inicial y final...16 Balances trimestrales de comprobación...18 Balance...19 Cuenta de Pérdidas y Ganancias...22 El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN)...25 El Estado de Flujos de Efectivo (EFE)...28 Memoria...30 Ejercicios...37 Ejercicio Ejercicio Recursos...39 Enlaces de Interés...39 i

3 7- Libros contables La contabilidad, como sistema de información que es, debe ser comunicada a los distintos usuarios de la misma. Para ello es preciso que dicha información esté convenientemente preparada, apareciendo siempre de la forma más adecuada para el fin que se precise. Así, mientras que un experto podría realizar un análisis económico con una Cuenta de Pérdidas y Ganancias, un proveedor sin conocimientos de contabilidad vería más clara dicha información con la ayuda de los gráficos. En este tema nos vamos a centrar en los informes exigidos a las sociedades por la legislación mercantil: los libros de contabilidad, que son: Libro Diario. Libro Mayor. Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Conexión de la impresora No se puede imprimir un informe contable si la impresora no está configurada y, en el caso de ContaPlus, es una tarea que deberemos realizar. Accederemos al menú Util, opción Perfiles de usuarios, colores, periféricos, y elegiremos la subopción 2. Periféricos. Allí nos encontraremos con la siguiente pantalla: 1

4 Pinchando sobre el botón Windows: accederemos a la lista de impresoras instaladas y reconocidas por Elegiremos una de ellas pulsando un doble clic sobre su nombre. También podremos asignarle una descripción. Una vez terminado, aceptaremos y ya tendremos habilitadas las opciones de impresión en todos los informes. 2

5 Desde este momento, podremos configurar parámetros de impresión como la calidad de impresión, el tipo y tamaño del papel, la orientación, etc. Para ello pincharemos sobre el botón driver de nuestra impresora. Esta pantalla es diferente para cada modelo de impresora: y accederemos al Por otro lado, si el tamaño o tipo de letra de los informes no fuera el adecuado, podré cambiarlo pinchando sobre el botón, que nos llevará a la siguiente pantalla: 3

6 En esta pantalla conviene conocer el significado de las diferentes opciones: Interlineado: es la separación en milímetros entre líneas. Pie de página: número de líneas para el margen inferior de la página. Líneas por página: este número es variable, ya que depende de las fuentes y los pasos elegidos. Paso fijo: muestra las fuentes (tipos de letra) de paso fijo (todos los caracteres tienen el mismo ancho). True Type: muestra las fuentes True type (sus caracteres son escalables en un rango de tamaño). En la siguiente pantalla se han cambiado las fuentes ya que el listado del Diario excedía los límites de una hoja tipo A4 orientada verticalmente: Puede observarse cómo se ha utilizado una fuente True type y se ha reducido el tamaño de los tres tipos de letra. El interlineado, las líneas por página y los datos de columnas, se han variado automáticamente. 4

7 Cómo conectar y configurar la impresora El Libro Diario El Libro Diario es un registro, día a día, de todas las operaciones con valor económico de la empresa. Es decir, muestra el detalle individualizado, de los hechos contables acaecidos durante un ejercicio económico. No obstante, la legislación mercantil dice que también es válida la anotación conjunta de las operaciones por períodos no superiores al mes, siempre que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate. El listado del Libro Diario se efectuará desde el menú Financiera, Opciones de diario, listados de diario, o bien pinchando directamente sobre el icono Diario Alt y D para acceder a este informe. También podemos acceder al Libro Diario desde el Panel de Exploración:. También podrá emplearse la combinación de teclas En todos los casos se abrirá la siguiente ventana: 5

8 El modelo Borrador del Diario es el que emplearemos habitualmente por aportar mayor información (comentarios y datos relativos al IVA). A la hora de dar límites al listado se usan habitualmente las fechas (si deseo los apuntes de un determinado período) y los números de asiento (si deseo los últimos apuntes introducidos). También pueden obtenerse los asientos de un determinado cliente, proveedor, banco, etc. (ordenar por subcuenta), o de un determinado departamento/proyecto de la empresa (ordenar por proyecto). El Libro Diario oficial es uno de los dos libros que, obligatoriamente, han de presentarse para su legalización en el Registro Mercantil, y en el mes posterior a su realización. Es decir, para una contabilidad que finaliza el , tendré un plazo de tres meses para cerrar las cuentas y elaborar los libros de contabilidad (hasta el ) y un mes más para legalizar los libros contables (hasta el ). El Registro Mercantil legaliza los libros mediante el sellado o taladrado de todas sus páginas. 6

9 La pantalla anterior nos muestra un ejemplo de listado del Libro Diario para el tramo correspondiente a febrero. La pantalla Valores Iniciales permitirá que, a pesar de imprimirse en 12 partes, las páginas del Libro Diario estén correctamente numeradas: 7

10 A continuación, y sólo en el caso del modelo oficial del Diario, el programa abre una ventana con 3 opciones para numerar los asientos contables: El significado de las opciones es el siguiente: Numeración existente: el Diario Oficial llevará los mismos números de asiento que se asignaron durante su introducción. Renumeración automática: el Diario Oficial llevará una numeración correlativa, sin saltos. Sin embargo, esta renumeración no es definitiva, sino que sólo sirve para este listado. Numeración real continua: hasta el 31/12/2002 existía la posibilidad de realizar asientos en pesetas como consecuencia de tener el documento origen en pesetas (por ejemplo, una factura) y contabilizar los cobros o pagos en euros. Esta opción es similar a la denominada "numeración existente", salvo por el hecho de que aparece una nota informativa en los asientos introducidos en moneda distinta a la empleada para listar el Diario Oficial. Para terminar, cabe realizar dos consideraciones: El Diario Oficial mensual da la posibilidad de incluir los dígitos del desglose de los asientos contables. El programa propone el mismo nivel de desglose de las subcuentas contables, pero podemos cambiarlo libremente. Además, en la carpeta de valores iniciales puede listarse el asiento de apertura por separado de los demás: 8

11 Si obtengo un listado por pantalla del Diario podré, haciendo doble clic sobre dicho asiento, incluir comentarios a los mismos. Los asientos con comentarios se distinguen por presentar un asterisco: Una vez introducidas las condiciones del Diario, pincharé el botón pantalla, común al resto de informes: y me aparecerá la siguiente 9

12 Las opciones que permite esta pantalla son: Solicita el número de copias que deseamos obtener del listado (en caso de imprimirlo) Permite seleccionar entre las cabeceras (encabezamientos de los listados) existentes en ContaPlus Margen izquierdo (en columnas) del contenido del listado. De especial utilidad a la hora de imprimir los libros si se van a encuadernar Lanza el listado por la impresora que tenemos configurada por defecto como impresora predeterminada o impresora 1 Se accede a la configuración de las impresoras instaladas en ContaPlus Da la posibilidad de lanzar el listado por otra impresora, configurada en ContaPlus, que no sea la predeterminada El listado se obtiene por pantalla, pudiendo imprimirse posteriormente El listado se guarda en un archivo de texto dentro de la carpeta que nosotros designemos El listado se guarda en un archivo con extensión htm dentro de la carpeta que nosotros designemos (1) Se abre el programa gestor de correo electrónico que usemos y se genera un mensaje con archivos adjuntos (con extensión htm) que contienen el Diario (2) El listado se guarda en un archivo con extensión xls dentro de la carpeta que nosotros designemos (3) La versión DEMO sólo permite listar el Libro Diario por PANTALLA, estando inhabilitados los listados por impresora o en ficheros de texto. 10

13 (1) Pantalla que se abre cuando listamos un Diario con el botón : (2) Mensaje de correo electrónico que se crea automáticamente al listar el Diario con el botón : 11

14 (3) Archivo de Microsoft Excel que se crea al listar el Diario con el botón : Descripción del Video 12

15 El Libro Mayor Libros contables El Libro Mayor es, como el Diario, un registro de todas las operaciones con valor económico de la empresa. Sin embargo, en lugar de registrar día a día los hechos contables, lo hace cuenta a cuenta. Otra diferencia con respecto al Diario es la no obligatoriedad de su legalización en el Registro Mercantil. Por esta razón, no encontraremos la diferencia entre modelos oficiales y borrador. El listado del Libro Mayor se efectuará desde el menú Financiera, Opciones de Diario, Listados de mayor, o bien pinchando directamente sobre el icono Mayor Alt y M para acceder a este informe. Y también podemos acceder al Libro Mayor desde el Panel de Exploración:. También podrá emplearse la combinación de teclas En todos los casos se abrirá la siguiente ventana: 13

16 Al igual que con el Libro Diario, para conseguir hacer del Mayor un libro correctamente numerado, deberemos cumplimentar también la ficha de Valores iniciales si lo listamos por tramos de subcuentas. En este ejemplo se está listando el mayor correspondiente al grupo 4 y al ejercicio económico de 2010: Por último cabe señalar que, haciendo doble clic sobre un apunte, se abrirá una nueva ventana con información sobre el asiento completo. 14

17 Listado del Libro Mayor El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales Este libro se compone de varios informes contables: Inventario. Balances de comprobación. Cuentas anuales: Balance. Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Estado de cambio en el Patrimonio Neto (ECPN). Estado de Flujos de Efectivo (EFE), en su caso. Memoria. 15

18 Inventario inicial y final El inventario es una relación valorada de la totalidad de bienes, derechos y obligaciones que conforman el patrimonio de la empresa. El grado de detalle del mismo no está especificado por Ley, pero en la práctica (generalizada por la costumbre) se emplea la clasificación de las cuentas del P.G.C. en su mayor desglose posible (al nivel de las subcuentas). Hay que transcribir los inventarios de inicio y final del ejercicio al Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Este informe se obtiene a partir del Balance de sumas y saldos desglosado al nivel de las subcuentas contables. A este listado se accede desde el menú Financiera, Balances, Sumas y Saldos, o bien pinchando directamente sobre el icono Sumas/Saldos para acceder a este informe.. También podrá emplearse la combinación de teclas Alt y X También se puede acceder al Balance de Sumas y Saldos desde el Panel de Exploración: En todos los casos se abrirá la siguiente ventana: 16

19 Aunque un balance de sumas y saldos puede ser acotado por subcuentas, tratándose de inventarios comprenderá todas las subcuentas de la empresa. Este listado contiene una serie de opciones: Reflejar acumulado: refleja o no el acumulado hasta la fecha. Para que aparezca el acumulado, la fecha inicial debe ser superior a la fecha de inicio del ejercicio. Saldo cero: aparecerán también en el balance, aquellas cuentas que teniendo movimientos en el periodo solicitado, en este momento su saldo es cero. En nuestro caso, un sólo balance reflejará el inventario inicial (obsérvese la fecha inicial y la opción de acumulados) y final (obsérvese la fecha final). También deberemos cumplimentar la ficha Configuración del Balance: 17

20 En esta pantalla se decidirá el desglose del balance de sumas y saldos a listar. En nuestro caso, y por tratarse de un inventario, el desglose será siempre el mayor posible. Balances trimestrales de comprobación Los balances de comprobación son instrumentos de control que permiten asegurar la correcta anotación de las operaciones, y a partir de los cuales se obtiene el Balance de Situación y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Los balances de comprobación se transcriben trimestralmente al Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Este informe se obtiene también a partir del Balance de sumas y saldos. Las diferencias respecto al inventario estriban en las fechas (4 balances, uno por trimestre) y el desglose (a nivel de cuentas). Detalle de los datos del balance de comprobación correspondiente al segundo trimestre: 18

21 Detalle de la configuración del mismo balance: Libros contables Listados de inventarios y balances trimestrales Balance El Balance refleja la situación estática del patrimonio de la empresa (cuentas de los grupos 1 al 5) en un momento determinado. De cara al Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, el Balance de Situación debe comprender un ejercicio económico entero y aportar los datos comparativos del ejercicio anterior. A este listado se accede desde el menú Financiera, Balances, Situación. También podrá emplearse la combinación de teclas Alt y Z para acceder a este informe. También podemos obtener un Balance de Situación desde el Panel de Exploración: 19

22 En todos los casos se abrirá la siguiente ventana: El modelo Oficial realiza el Balance siguiendo la normativa del Boletín Oficial del Estado para la presentación en el Registro Mercantil de las Cuentas Anuales. 20

23 Además, tanto en el Balance de Situación, como en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, y también en los balances de sumas y saldos, al listarlos en pantalla, si hacemos doble clic sobre un apunte, se accederá al mayor de la cuenta o subcuenta elegida. 21

24 Cuenta de Pérdidas y Ganancias La Cuenta de Pérdidas y Ganancias cuantifica la renta de la empresa. Comprende los ingresos y gastos de un período de tiempo (cuentas de los grupos 6 y 7) y, por diferencia, el resultado del mismo. De cara al Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias debe comprender un ejercicio económico entero y aportar los datos comparativos del ejercicio anterior. A este listado se accede desde el menú Financiera, Balances, Pérdidas y Ganancias. También podrá emplearse la combinación de teclas Alt y Y para acceder a este informe. También podemos obtener una Cuenta de Pérdidas y Ganancias desde el Panel de Exploración: 22

25 En ambos casos se abrirá la siguiente ventana: 23

26 El modelo Oficial realiza el Balance siguiendo la normativa del Boletín Oficial del Estado para la presentación en el Registro Mercantil de las Cuentas Anuales. La opción Mantenimiento y formulación permite personalizar la cuenta de resultados de la empresa. La estructura de partida es la que se asignó al añadir la empresa, es decir, la del Plan General de Contabilidad (normal o abreviada) o la del Plan General de Contabilidad para PYMES. 24

27 Balance y Cuenta de Pérdidas y Ganancias El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN) El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto es un informe que refleja el valor neto contable de la empresa (patrimonio neto), así como su evolución a lo largo del ejercicio que se cierra y el anterior. Accederemos al ECPN desde el menú Financiera, Balances, Estado Cambios Patrimonio Neto. 25

28 La opción llamada E.C.P.N. da acceso a la siguiente pantalla: El botón modificar importes línea nos permite introducir valores en las líneas que conforman el ECPN: 26

29 El botón borrar importes deja a cero los valores de una línea del ECPN. El botón recalcular mantiene los valores introducidos manualmente y añade los que provengan de fórmulas establecidas. El botón nos muestra el informe en formato de texto: La versión DEMO no contiene esta última opción. Por otro lado, la opción Formular E.C.P.N. nos permite definir el contenido de cada apartado del ECPN para que ContaPlus pueda calcularlo de forma automática: 27

30 El Estado de Flujos de Efectivo (EFE) El Estado de Flujos de Efectivo es un informe que muestra las entradas y salidas de efectivo distribuidas en tres categorías: actividades operativas, de inversión y de financiación. Sólo las empresas creadas con el Plan General de Contabilidad normal (no el abreviado o el PGC de PYMES) disponen de esta opción activa. Llegaremos al EFE desde el menú Financiera, Balances, Memoria y EFE. 28

31 El botón modificar EFE: permite al usuario cambiar fórmulas e importes contenidos en las distintas líneas del 29

32 El botón recalcular mantiene los valores introducidos manualmente y añade los que provengan de fórmulas establecidas. El botón ver plantilla nos muestra la plantilla del informe en formato de texto: El botón generar EFE nos presentará el resultado final: El ECPN y el EFE Memoria La Memoria es un informe que explica y amplía la información financiera y patrimonial de la empresa aportada en los anteriores estados financieros. Debe contener una serie de apartados, debidamente 30

33 especificados en el P.G.C. ContaPlus incluye un archivo con el texto oficial de la memoria, y facilita su cumplimentación gracias a la inclusión de fórmulas que se obtienen de la contabilidad de la empresa. Accedemos a la Memoria desde el menú Financiera, Balances, Memoria y E.F.E.: Podremos acceder a las fórmulas desde la opción Formular Memoria: 31

34 La opción Editar Memoria, al igual que Visualizar Memoria, abren un archivo de texto con los datos de la Memoria. La única diferencia entre ambas opciones es que la segunda presenta las fórmulas ya calculadas, con datos. A continuación, podemos observar el archivo de texto con la Memoria de ContaPlus desde editar memoria 32

35 y desde visualizar memoria. Obsérvese la diferencia: Desde editar memoria se realizan los cambios necesarios en el texto de la misma, permaneciendo las fórmulas con sus códigos y no siendo visibles. Desde visualizar memoria accedemos al resultado final de la memoria, 33

36 con fórmulas (formular memoria) y textos (editar memoria) ya personalizados. Configuración y listado de la Memoria La versión DEMO sólo facilita una plantilla y será el usuario quien deba confeccionar este estado financiero. NOTA 1: Si no se ha cumplimentado correctamente el campo Ruta editor a la hora de añadir la empresa (ver unidad 3ª), no se podrán visualizar los archivos de Memoria y Cuadro de Financiación: 34

37 NOTA 2 (Comprobación de planes): Esta opción compara los Planes Contables que ContaPlus entrega como Originales, con los creados en la empresa Activa. Las Funciones de Memoria y E.O.A.F. están calculadas a partir de los planes originales de ContaPlus. Si en esta comparación aparecen diferencias, éstas pueden desvirtuar los resultados. Para corregirlo se deberán actualizar las Funciones según las indicaciones que aparezcan. El programa ha detectado esta cuenta (528 Acreedores a c/p por arrendamiento financiero) que no aparece en las fórmulas de la memoria. 35

38 A continuación, deberé incluirla en las fórmulas correspondientes de la Memoria y Cuadro de Financiación. La versión DEMO no contiene esta última opción. 36

39 Ejercicios Ejercicio 1 La impresora es el periférico más importante de un PC para el contable. De hecho, la contabilidad de un ejercicio económico se resume en unos Libros Contables que habrá que imprimir. Se propone que el alumno conecte a ContaPlus y configure la impresora de acuerdo a las siguientes instrucciones: 1. Añade, en la opción de Periféricos, la impresora que tengas conectada a tu PC. Descríbela como "Impresora ContaPlus". 2. Asegúrate de que vas a emplear papel tamaño A4 y que está orientado verticalmente. Utiliza para ello el botón. 3. Utiliza las siguientes fuentes True type en los listados: Normal: Arial 11 Comprimida: Arial 7 Expandida: Arial 16 Utiliza para ello el botón. Ejercicio 2 El listado de informes contables no sólo se realiza tras el cierre de cuentas. A lo largo de todo el ejercicio económico es corriente que imprimamos Mayores y Balances de Sumas y Saldos a efectos de repaso de errores, Balances y Cuentas de Pérdidas y Ganancias para los bancos, etc. Se propone que el alumno practique este aspecto listando los siguientes informes: 1. Lista el Libro Diario Oficial de la empresa X0. Realiza esta operación en 2 fases, obteniendo primero los apuntes correspondientes al mes de enero, y posteriormente los correspondientes al resto del año. Ten en cuenta que habrás de rellenar la pantalla de datos iniciales. 2. Lista y visualiza por pantalla el Libro Mayor de la empresa X0 para las cuentas del grupo Lista y visualiza por pantalla el Inventario final de la empresa X0. 4. Lista y visualiza por pantalla el Balance de comprobación del primer trimestre correspondiente a la empresa X0. Ten en cuenta que habrás de rellenar la pantalla "Configuración del Balance", a fin de que sólo se vean las cuentas y no las subcuentas. 5. Lista y visualiza por pantalla el Balance de Situación borrador de la empresa X1. Comprueba que también aparezcan datos correspondientes a la empresa X0. 37

40 6. Lista y visualiza por pantalla, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias borrador de la empresa X0. Asegúrate de que se ven los códigos de los epígrafes. IMPORTANTE! Libros contables Al descargar las soluciones de los ejercicios, deberás utilizar nuevas claves para poder acceder al programa, la clave utilizada en la soluciones es: Usuarios DEMO: cómo descargar las soluciones de los ejercicios 38

41 Recursos Enlaces de Interés Libros de los empresarios Definiciones de los libros contables 39