Lista de verificación de Antes de registrarse en Quantum View Outbound

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1 Lista de verificación de Antes de registrarse en Quantum View Outbound Durante el proceso de suscripción, se le solicitará que entre información detallada que puede que no tenga de forma inmediata. Antes de registrarse, revise la siguiente información y asegúrese de tener toda la información necesaria. Facturar el servicio a este número de Cuenta UPS: Código postal asociado a este número de cuenta: Existe un Administrador corporativo para esta cuenta? Número de Cuenta UPS para la que desea obtener información de salida : Código postal asociado a este número de cuenta: Existe un Administrador corporativo para esta cuenta? (repita esta sección si es necesario) Registrarse en la Opción de servicio seleccionada (marcar una): Notificación de salida Notificación de entrega Notificación de excepción Formato de archivo para bajar (marcar uno) Archivo plano Archivo CSV XML Antes de registrarse en Quantum View Outbound 1 de 6

2 Antes de registrarse en Quantum View Outbound Más información Quantum View Outbound proporciona una potente vista de su sistema de envíos de salida. El registro resultará más rápido y sencillo si tiene la información necesaria a mano y comprende el proceso antes de crear su suscripción. Este documento contiene las siguientes secciones: Establish or Identify the Corporate Administrator Get Ready for the Subscription Process How to Sign Up for Quantum View Outbound Establecer o identificar el Administrador corporativo La suscripción de Quantum View Outbound se debe facturar a una Cuenta UPS. Como medida de seguridad, tanto la Cuenta UPS a la que factura la suscripción de Quantum View Outbound como las Cuentas UPS para las que se rastrean envíos de salida deben tener un Administrador corporativo establecido. El Administrador corporativo determina si tiene o no la autoridad necesaria para ver información de estas cuentas y/o cargos de facturación a dichas cuentas. El Administrador corporativo se establece mediante Administración de UPS, disponible en la página inicial de MY UPS.COM. Para saber si existe un Administrador corporativo para la cuenta, puede: Solicitar en Administración de UPS convertirse en un Administrador corporativo. Si ya hay uno establecido, se le informará en el paso Detalles de suscripción del proceso de solicitud de Administración de UPS, o bien Continuar con el proceso de suscripción de Quantum View Outbound. Se le informará si no existe ningún Administrador corporativo cuando envíe el número de cuenta al que desea facturar el servicio y los números de cuenta utilizados dentro de la suscripción. No podrá completar la suscripción de Quantum View Outbound hasta que se haya establecido un Administrador corporativo. Debe haber un Administrador corporativo para el número de cuenta de facturación de UPS y para los números de Cuenta UPS utilizados dentro de la suscripción. Si existe un Administrador corporativo para la Cuenta o Cuentas UPS que utiliza dentro de la suscripción de Quantum View Outbound, las solicitudes de acceso a facturación y a cuentas se envían automáticamente durante el proceso de suscripción. Para establecer un Administrador corporativo se necesitan procesos en línea y fuera de línea que pueden tardar hasta diez días laborables en completarse. Si desea convertirse en el Administrador corporativo para la Cuenta UPS, puede solicitar autoridad administrativa mediante Administración de UPS. Antes de registrarse en Quantum View Outbound 2 de 6

3 Prepararse para el proceso de suscripción Durante el proceso de suscripción, se le solicitará que entre información detallada que puede que no tenga de forma inmediata. Antes de registrarse, revise la siguiente lista y asegúrese de tener toda la información necesaria. Una Cuenta UPS a la que facturará este servicio Obtenga el número de Cuenta UPS a la que desea facturar el servicio Quantum View Outbound, así como el código postal asociado a la dirección de recogida de UPS correspondiente al número de cuenta. Cuentas UPS desde las que desea rastrear paquetes de salida Obtenga el número o números de Cuenta UPS para las que desea recibir información de envío de salida, así como el código o códigos postales asociados con la dirección o direcciones de recogida UPS correspondientes a dicha cuenta o cuentas. Opciones de servicio Elija la opción de Servicio Quantum View Outbound a la que desea suscribirse Piense cómo desea utilizar la información. Desea conocer los detalles de entrega de cada paquete o simplemente información sobre paquetes que no se van a entregar según lo programado? Notificación de salida - Información completa sobre paquetes de salida. Incluye actualizaciones de estado hasta la entrega con fecha de envío, excepción y detalle de la entrega. También puede añadir elementos de datos para un manifiesto completo. Notificación de entrega - Proporciona detalles de la entrega e información de manifiesto, que incluyen fecha de envío, fecha y hora de entrega, número de referencia, dirección completa de entrega, el nombre de la persona que ha firmado la entrega, cantidad contra reembolso cobrada y otra información importante sobre la entrega. También puede añadir información de origen y elementos de datos del manifiesto completo. Nota: la Notificación de entrega no incluye la imagen de la firma ni actualizaciones de excepción. Notificación de excepciones Proporciona información sobre paquetes enviados que no serán entregados en la fecha programada. Esto incluye estado de excepción y nueva fecha de entrega. Este servicio proporciona una cantidad limitada de información de manifiesto. Elegir un formato de archivo Puede recibir la información sobre Quantum View en formato CSV, archivo plano o XML. Elija un formato de archivo, teniendo en cuenta el nivel de experiencia técnica necesario para importar la información en una aplicación de escritorio conocida o para importar e integrar la información directamente en los sistemas internos. CSV - los archivos CSV (Comma Separated Value) contienen datos de tablas ensamblados en líneas de texto plano con los valores de cada celda separados por Antes de registrarse en Quantum View Outbound 3 de 6

4 una coma y cada fila representada con una nueva línea. Un archivo CSV se puede importar fácilmente en Microsoft Access y Excel. Los asistentes de importación de muchas de las aplicaciones de escritorio más utilizadas, como Excel, convierten este formato en el más fácil de utilizar. Archivo plano - Los archivos planos son archivos de texto de los que se han eliminado todos los caracteres de marcación, estructura y proceso de texto. Generalmente ocupan menos espacio que los archivos formateados y se pueden utilizar para Oracle, SQL, Lotus u otro software de bases de datos. Para obtener ayuda sobre cómo utilizar archivos planos, baje la Guía de archivos planos. Cada registro del archivo tiene un determinado número de espacios de caracteres. Cada espacio de carácter se designa a un elemento de datos en particular. Por ejemplo, si los caracteres 1-6 son número de remitente (123456) y 7-8 son estado (NC), esto tendría el siguiente aspecto en el archivo: NC. Los campos que no se han rellenado dentro de un registro se deben contabilizar y deben tener sus propios espacios de carácter en blanco en el archivo plano. XML XML (Extensible Markup Language) es un modo flexible de formatear información para que se pueda compartir en la Web o en Intranets. Con XML, puede crear formas estándar de describir contenido, de modo que la información se pueda compartir de forma coherente. XML utiliza los códigos únicamente para delimitar piezas de datos y deja la interpretación de los datos por completo a la aplicación que los lee. XML resulta adecuado para usuarios que tienen que bajar archivos a sus sistemas de escritorio individuales o a su red de área local para utilizarlos en Microsoft Excel, Access, Oracle, SQL, Lotus u otro software de bases de datos, así como en sistemas de la empresa. Automatice el proceso de recuperación de archivos XML con UPS OnLine Tools File Download para Quantum View TM.Esta herramienta basada en XML le permite recuperar información de Quantum View e importarla directamente en sus sistemas de fondo. Notificaciones Decida qué tipos de notificaciones por correo electrónico desea recibir. Quantum View Outbound le permite elegir dos notificaciones por correo electrónico de gran utilidad. Notificación de aprobación/denegación - Desea recibir notificaciones por correo electrónico cuando las peticiones de suscripción de Quantum View Outbound se aprueban o deniegan? Si es así, puede utilizar esta función en su Perfil MY UPS.COM o durante el proceso de suscripción. Notificación de archivos preparados para bajada - Desea recibir notificación por correo electrónico cuando los archivos de Quantum View Outbound están listos para que los baje? Si es así puede utilizar esta función en Preferencias de archivo durante el proceso de suscripción o añadir esta función más adelante desde Detalle de Antes de registrarse en Quantum View Outbound 4 de 6

5 suscripción en el Resumen de Quantum View. Nota: si recibe muchos paquetes, esto puede generar hasta 24 correos electrónicos en un día (uno cada hora). Antes de registrarse en Quantum View Outbound 5 de 6

6 Cómo registrarse en Quantum View Outbound Cuando haya determinado que existen los Administradores corporativos necesarios, haya obtenido la información necesaria y haya tomado las decisiones necesarias, estará preparado para suscribirse a Quantum View Outbound. Esta sección contiene una visión general de los pasos del proceso. En este proceso se da por supuesto que se ha establecido un Administrador corporativo para la Cuenta(s) UPS tal como se ha descrito anteriormente. 1. Conéctese a MY UPS.COM y seleccione Quantum View Outbound en UPS Visibility Services. 2. Seleccione Registrarse Consulte la información de perfil y edítela si es necesario. Si desea recibir notificaciones por correo electrónico cuando las solicitudes de suscripción se aprueban o deniegan, puede editar aquí su perfil y seleccionar este servicio. 4. Entre sus detalles de suscripción. Asigne un nombre a la suscripción, seleccione una Opción de servicio y establezca una cuenta de facturación. Nota: el nombre de suscripción puede ser cualquiera que le ayude a diferenciar sus suscripciones. Además, si especifica un número de cuenta de facturación (en lugar de seleccionarla en la lista desplegable), debe también especificar el código postal asociado a la dirección de recogida correspondiente a dicha cuenta. 5. Seleccione un administrador al que enviará la solicitud de facturar cargos a la Cuenta UPS Añada las Cuentas UPS para las que desea recibir información de envío de salida. Necesitará el número de cuenta y el código postal asociado a la dirección de recogida correspondiente a cada cuenta. 7. Seleccione un administrador al que enviará la solicitud de acceso a información de envío para cada cuenta. Para cada cuenta que utilice dentro de la suscripción, deberá obtener permiso de un Administrador o Subadministrador corporativo (a no ser que usted sea también el Administrador corporativo correspondiente a la cuenta). 8. Seleccione sus preferencias de archivo. Qué formato de archivo desea utilizar para la bajada? 9. Confirme los detalles de la suscripción y envíela. 10. Una vez completada la suscripción, debe esperar hasta que el administrador o administradores aprueben la solicitud. Si ha optado por la notificación por correo electrónico, se le notificará mediante correo electrónico cuando esta solicitud se haya aprobado o denegado. Si no es así, puede comprobar el estado de la solicitud desde Resumen de Quantum View. Tenga en cuenta que los Administradores corporativos no tienen límite de tiempo para responder a sus solicitudes. Anote el nombre del administrador que ha seleccionado para realizar un seguimiento si la aprobación se retrasa. 11. Una vez recibidas estas aprobaciones, puede volver a Resumen de Quantum View y activar la nueva suscripción. Nota: si usted es la persona que se ha suscrito y también es el administrador de la cuenta que ha especificado sobre la que recibir información y a la que facturar, puede activar la suscripción de inmediato tras completar el proceso de registro correspondiente a Quantum View Outbound. Antes de registrarse en Quantum View Outbound 6 de 6