INSTITUTO TECNOLÓGICO METROPOLITANO INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA SECRETARÍA GENERAL GENERAL / DEPARTAMENTO ARCHIVO CENTRAL INFORME DE GESTIÓN AÑO 2017

Transcripción

1 INSTITUTO TECNOLÓGICO METROPOLITANO INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA SECRETARÍA GENERAL GENERAL / DEPARTAMENTO ARCHIVO CENTRAL INFORME DE GESTIÓN AÑO 2017 TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO Año 2017 Fotografia Número uno: se observa el embalaje desde lel Archivo Central para el traslado de las cajas de Archivo con las transferencias documentales Secundarias al Archivo Histórico. El Archivo Histórico de La Institución esta ubicado en el campus Prado Carrera 51 No teléfono , donde se conservan las transferencias secundarias del Archivo Central al Archivo Histórico Institucional.

2 Fotografía Número dos: Se aprecia la Sede Prado Centro y el vehiculo que transporto las cajas de Archivo con las transferencias secundarias al Archivo Histórico Institucional:

3 Fotografía Número tres y cuatro : Se observa el proceso de ordenación de las Transferencias realizadas de la Dirección de Autoevaluación, Facultad de ciencias económias y administrativas, Facultad de Ciencias exactas y aplicadas para ser ubicadas y conservadas en el Archivo Histórico de la Institución. Fotografia número cinco y seis se aprecia el proceso para la ubicación de las transferencias secundarias en las unidades de instalación correspondientes en el Archivo Histórico

4 Fotografia Número cinco se observa el traslado De las unidades de conservacion de las Transferencias secundarias para ser ubicadas En el Archivo Historico Institucional Foografia número seis se aprecia la ubicación de las unidades de conservación en las estanterias en el Archivo Histórico Institucional Fotografia númenro cinco Fotografia número seis

5 Forografia número siete y ocho se observan las cajas para Archivo con la Serie Programas Subserie Programas Académicos de la Dirección de Autoevaluación Ubicadios en el Archivo Central Antes de las Transfeencias Documentales y una vez realizadas las transferencias documentales al Archivo Histórico Institucional. Fotografia Número siete Archivo Dirección De Autoevaluación para Transferencia Secundaria Fotorgrafia Número ocho Archivo Dirección Auto Evaluación una vez realizada La transferencia secundaria Fotografía número siete Fotografia número ocho

6 Fotografias número nueve,y diez se aprecia los archivos transferidos de Facultad de ciencias exactas y aplicadas antes y una vez realizada la transferencia documental secundaria Fotografía número nueve se observa el Archivo De la Facultad de Cienas Económicas y Administrativas Ubicado en el Archivo Central Sede Robledo Fotografía número diez se aprecia la La transferencia realizada del Archivo de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas al Archivo Histórico

7 Fotografia número 12 y 13 se observan las transferencias secundarias de la facultad de Ciencias Exactas y aplicadas : Fotografia Número 12 Archivo Facultad Ciencias Exactas y Aplicadas Conservados en el Archivo Central de la Institución ubicado En la sede Robledo Fotografía Número 13 Archivo Facultad Ciencias Exactas y aplicadas un vez realizada la transferencia secundaria al Archivo Histórico Institucional.

8 Al igual se realizaron trnasferencias el 30 de mayo de Tesoreria Serie decomprobantes : Comprobantes de Egresos año 2014 Ingresos año 2014 Consecutivos de facturas año 2014 Informes contables año 2014 CAPACITACIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL. Se realizo el dia 01 de noviembre de 2017 caapcitación sobre la tabla de retención documental al grupo Centro laboratorios con la assitencia de ocho personas. Donde se explico el tema de la tabla de retención documental la configuración de la series y las subseries. SISTEMA DE INFORMACIÓN POR CATALOGO. Dentro del pland eacción Resolución rectporal númenro 30 de enero 30 de 2017, la secraria general dentro de sus actividades tiene: Sistema de información normativa por catálogo diseñado, para esta actividad se realizaron reuniónes el 15 y el 23 de marzo de 2017 con la empresa somos gestión positiva quien diseñara el programa para la realizazión del sistema de información or catalogo el cual conssite en ingresar la normatividad de: Consejo Directivo a traves del Departamento de Archivo Central ser elaboró la base de datos que contiene los siguientes metadatos: ACTO ADMINISTRATIVO ESTAMENTO FECHA NÚMENRO ACTO ADMINISTRATIVO CONTENIDO EXTENSIÓN Base de datos elaborada para Consejo Directivo: ESTAMENTO ACTOS ADMINISTRATIVOS FECHAS CONSEJO DIRECTIVO ACUERDOS 02 de octubre de 1992 hasta la fecha 18 de julio de 2014 CONSEJO DIRECTIVO RESOLUCIONES 23 de octubre de 1992 hasta el 06 de febrero de 2013 CONSEJO DIRECTIVO ACTAS 01 de marzo de 1992 hasta 18 julio de 2014

9 Base de datos elaborada para Consejo Academico. ESTAMENTO ACTOS ADMINISTRATIVOS FECHAS Consejo Academico Acuerdos 07 de febrero de 1994 hasta 12 marzo de 2010 Consejo Académico Resoluciones 11 de junio de 1996 hasta 08 de julio de 2011 Consejo Académico Actas 07 de febrero de 1994 hasta 03 de agosto de 2011 Base de datos elaborada para Rectoría: ESTAMENTO ACTOS ADMINISTRATIVOS FECHAS Rectoria Resoluciones 22 de abril de 1993 hasta al 18 de diciembre de 2015 DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS: Se digitalizaron en el prograna KNOSYS los comprobantes de egresos e ingresos de los años 2000 y 2001, digitalizados los comprobantes de pago a la seguridad social se conformaron los expedientes en sopiorte papel por entidad: Prestadora de servicios de salud y Fondos de pensiones los cuales se conservaránm en soporte papel para futuras consultas. A partir del 8 de noviembre hasta el 8 de diciembre se publico en la página web institucional los inventarios únicos documentales de los Archivos del fondo acumulado y tabla de Retención documental que han cumplido el tiempo de reención y son de eliminación: Servicios Geenrales Contabilidad Tesoreria Vicerrectoria Administrativa y Financiera Dirección e bienestar Institucional durante el período de publicación no se presentaron observaciones por partede la comundad y el estado

10 CELEBRACIÓN DIA NACIONAL DE LOS ARCHIVOS A tráves de la Escuela Interamericana de Bibliotecologia de la Universidad de Antioquia, y las AIES archivos de instituciones de educación superior se celebro la semana de los archivos y memoria participando la institución con un ciclo de conferencias los dias y 6 de octubre de En el Archivo de Gestión se conservan los listados de asitsencia a las conferencias realiadas en el Aula Magna Institucional.

11 ACTUALIZACION TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL A través del sistema de gestión de la calidad se actulizó la Tabla de Retención Documental de las unidades administrativas de acuerdo ocn el registro maestro de documentos y las bitácoras adjuntas FECHA TRD ACTUALIZADA 14 de junio de 2017 Desarrollo Curricular Facultades, Proyección Soclal, Internacionalización del Conocimiento 21 de junio de 2017 Internacionalización del conocimiento, Gestión laboratorios, gestión del conocimiento 28 y 29 de junio de 2017 Emprendimiento transferencia tecnológica,evaluación y control, tesoreria, sistema de gestión ambiental, adquisición de bienes obras y servicios 3 de agosto de 2017 Desarrollo curricular con sus 4 facultades, Gestión del conocimiento oficina automedición y control, Gestión juriridica secretaria general 20 DE SEPTIEMBRE DE 2017 Gestión del conocimiento.internacionalización del Conocimiento, Gestión de l Talento Humano, Gestión Cultura Cientifica y tecnologica 18 de octubre de 2017 Centro Laboratorios 28 de Noviembre Cartera estudiantes, Dirección Autoevaluación SISTEMA GESTIÓN ELECTRONICO DE DOCUMENTOS ( Módulo G+) La empresa somos gestión positiva el 4 y 18 de mayo de 2017 presento la actualización segunda versión del módulo gestión electronica de documentos, en el Archivo de Gestión se encuentran las evidencias de la reunión.

12 CAPACITACIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL: El 31 de octubre se participo del I Encuentro internacional de Gestión electrónica de documentos presevacion digital, tendencias y retos, liderado por la mesa sectorial de gestión documental, en el auditorio del Senado de la República en la viudad de Bogota. A solictud del centro de laboratorios se realizo inducción sobre Tablas de Rtención Documental al personal encargado de la gestión documental en cada laboratorio actividad realizada el 01 de noviembre de Asistencia 8 personas. Al igual el 9 de noviembre se realizo capacitación a la persona responsabvle del archivo de gestión centro de emprenmdimiento parque i, sobre tabla de retención documental y organización del Archivo de Gestión.

13 CONSEJO DEPARTAMENTAL DE ARCHIVO Y COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA Durante el año de 2017 se participó en el Consejo Departamental de Archivos y en el comité evaluador de documentos del Departamento de Antioquia.