Sistemas Integrados de Gestión Unidad Didáctica Nº 7 INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS Y ESTRUCTURA DE ALTO NIVEL RECAI 140

Transcripción

1 INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS Y ESTRUCTURA DE ALTO NIVEL RECAI 140

2 7.1 LA ESTRUCTURA DE ALTO NIVEL (HLS HIGH LEVEL STRUCTURE) Estructura de alto nivel es el nombre como se conoce el resultado del trabajo del Grupo de Coordinación Técnica en Normas de Sistemas de Gestión de la Organización Internacional de Estándares (ISO), el cual dota de la misma estructura, definiciones y texto fundamental es idénticos a las normas de sistemas de gestión. La estructura de alto nivel es un elemento normativo para el desarrollo de normas incluido en las Directivas de ISO/IEC, Parte 1, suplemento consolidado de la ISO en Representación de la Estructura de Alto Nivel El propósito de esta estructura es lograr consistencia y alineamiento de los estándares de sistemas de gestión de la ISO por medio de la unificación de su estructura, textos y vocabulario fundamentales. RECAI 141

3 Este enfoque común para los sistemas de gestión nuevos, o ediciones futuras de las existentes, incrementa el valor de las normas para los usuarios, sean éstos normalizadores, implementadores, empresas, auditores o consultores. Para los normalizadores, la alta estructura proporciona la plantilla para su trabajo ya que pueden concentrar sus esfuerzos en las necesidades específicas de la disciplina a normalizar, y generar la norma a partir de la estructura. Para los implementadores y consultores de sistemas de gestión, esta estructura proporciona un marco general del sistema de gestión en el que pueden escoger y elegir las normas específicas de la disciplina que desean incluir en el sistema integrado, que parte de una gestión común para todas las normas. Para los auditores de sistemas de gestión, significa que para la auditoría habrá un conjunto básico de requisitos genéricos que deben abordarse sin importar que disciplina esté siendo examinada. Para las empresas, el enfoque es útil porque fomenta el uso de un solo sistema de gestión integrado que puede cumplir los requisitos de varias normas a la vez. La estructura, texto y vocabulario comunes de la estructura de alto nivel está descrita en el anexo SL de Directiva, Parte 1 de ISO/IEC. Si bien el anexo SL describe el marco para un sistema de gestión genérico, es posible la adición de requisitos, vocabulario o sub-cláusulas adicionales, siempre que no afecten la armonización o se contradiga la alta estructura. RECAI 142

4 De esta forma, normas como ISO 9001:2015 (Sistemas de Gestión de la Calidad), ISO (Sistemas de Gestión Ambiental) e ISO (Sistemas de Gestión de la Salud y Seguridad en el Trabajo) plantean elementos adicionales a la alta estructura, pero sin eliminar su texto o definiciones comunes. Por qué una Estructura de Alto Nivel? Existen diversas normas de Sistemas de gestión (Calidad, Ambiente, Seguridad y Salud, Seguridad de Información, continuidad del negocio, sostenibilidad, gestión de la energía, etc.). Las normas comparten elementos comunes, pero tienen diversas formas y estructuras. Esto hace que se genere confusión y dificultad en la implementación. Una estructura y terminología común facilita la implementación y permite que la organización tenga un sistema de gestión. La filosofía general de la ISO es garantizar que las normas que desarrollan no sean excesivamente prescriptivas, es decir, que permitan una gran flexibilidad en su aplicación en las organizaciones, para que puedan diferenciarse a sí mismas y puedan desarrollar su competencia y su competitividad. Al mismo tiempo, se intenta preservar la capacidad de cada organización, para perfeccionar los sistemas de gestión por encima y más allá de la norma propiamente dicha. RECAI 143

5 7.2 LAS NORMAS ISO Y LA ESTRUCTURA DE ALTO NIVEL La Estructura de Alto Nivel del Anexo SL, se ha convertido en la gran protagonista, a la hora de revisar las principales normas ISO (9001, y por ejemplo) y en la herramienta de uso imprescindible, durante la implementación de dichos Sistemas de Gestión en las organizaciones. La Estructura de Alto Nivel, es un modelo normalizado, establecido para preparar el sistema de redacción de las normas de gestión ISO. Se encuentra definida en el Apéndice SL del documento ISO/IEC Directivas, Parte 1. Se trata de un denominador común, establecido por parte del Comité ISO, para que todas las nuevas normas de gestión respeten y compartan un objetivo común: la uniformización de las normas de gestión. La Estructura de Alto Nivel Anexo SL, no debe verse como un simple cambio en el esquema de los Sistemas de Gestión, eso sería simplificar demasiado, sino que es la respuesta a la búsqueda de un objetivo mucho más amplio, ya que con ella se puede: Sincronizar diferentes normas (ISO 14001, ISO 9001, ISO ). Adoptar un lenguaje común, para facilitar que las organizaciones integren diferentes Sistemas de Gestión y puedan disfrutar de algunas ventajas añadidas, como puede ser, la eliminación de la duplicidad documental. La Estructura de Alto Nivel, consta de una estructura general común (Índice), con unos títulos de capítulos idénticos y con el mismo número de artículos. Además, el Anexo SL, establece: Textos introductorios para los artículos idénticos Enunciado idéntico para requisitos idénticos Términos comunes y definiciones principales RECAI 144

6 Se prevé, además, que las características y las exigencias propias a cada norma, se integren en esta estructura en los capítulos apropiados. Como decimos, el objetivo de esta normalización es fomentar la compatibilidad entre las diversas normas de sistemas de gestión, para facilitar su integración y su implementación, en las organizaciones certificadas o que quieran certificarse. Por otra parte, y desde el punto de vista estrictamente interno, la International Organization for Standardization (ISO), busca también con esta Estructura de Alto Nivel, garantizar la calidad en la producción sus normas, para que sean textos consistentes, que puedan permanecer aplicables durante largos periodos de tiempo, en todo tipo de organizaciones, de todos los tamaños, en todos los sectores y en todos los entornos posibles. La Estructura de Alto Nivel proporciona el marco de trabajo adecuado, para garantizar un resultado óptimo de todo el proceso de desarrollo de la norma ISO. La Estructura de Alto Nivel, está desarrollada de la siguiente manera: 0. Introducción 1. Alcance (Objeto y campo de aplicación) 2. Referencias normativas (Normas para consulta) 3. Términos y definiciones 4. Contexto de la organización 5. Liderazgo 6. Planificación 7. Soporte (incluyendo Recursos) 8. Operación 9. Evaluación del desempeño 10. Mejora RECAI 145

7 7.3 INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS CON LA ESTRUCTURA DE ALTO NIVEL. ANEXO SL Qué es el Anexo SL? Se trata de una estructura dividida en 10 capítulos, que tiene como objetivo principal facilitar la integración de las normas de gestión de la familia ISO, aportando grandes beneficios. Entre las mejoras de la nueva revisión, el Anexo SL introdujo comprensión y facilidad de interpretación, propicias para lograr la integración entre varios sistemas. RECAI 146

8 El Anexo SL, cuya versión inicial fue la Guía ISO 83, viene a desempeñar un papel muy importante para los procesos de integración de Sistemas de Gestión basados en normas ISO. A partir de esta nueva estructura, se han evidenciado varios beneficios: Integración de Sistemas de Gestión, facilitando el mantenimiento y las mejoras de ellos. Claridad en la comprensión, tanto para los auditores como para la organización. Optimización del trabajo de los coordinadores y los analistas del Sistema de Gestión. Facilitar la eficacia y la interpretación de las normas, cuando la organización tiene más de una certificación. RECAI 147

9 Los principales objetivos del Anexo SL La intención es que, con el Anexo SL, se haga más fácil el trabajo de los implementadores y auditores en todo el mundo, siguiendo normas consistentes y fáciles de entender, a la vez que se reduzcan al mínimo los errores y los costes al realizar procesos de integración y auditorías más cortas, mientras que se proporciona una comprensión integral del negocio. Entre las principales mejoras introducidas en el Anexo SL, se cuenta la suscripción del principio de gestión de calidad, basado en la mejora continua, haciendo hincapié en que esta debe ser la filosofía fundamental de la organización. El anexo, también cambia la forma en que la norma ISO 9001 pasa a utilizar la expresión bienes y servicios, en lugar de productos. La idea es hacer que el estándar de calidad sea más accesible a las empresas de servicios, ya que toma un enfoque basado en el riesgo. El texto del Anexo SL no incluye el requisito de acción preventiva debido a que el sistema se ve como toda una acción preventiva en sí. Cuándo se aplica el Anexo SL? Se aplica a todas las normas de Sistemas de Gestión, dejándolas todas con una misma estructura común, a las que se pueden añadir sub-cláusulas y textos específicos de cada disciplina o segmento de negocios. Veamos un ejemplo práctico: de acuerdo con la norma ISO 9001:2015, se añadió la sub-cláusula 4.4 sobre los Sistemas de Gestión de la Calidad y sus procesos, que es un requisito exclusivo de este sistema, y no aplicaría a la norma 14001:2015, que es un Sistema de Gestión Ambiental. RECAI 148

10 También se puede aplicar a los conocidos PAS 99 Especificaciones de Acceso Público, que, como su nombre lo indica, permite a las organizaciones integrar los requisitos comunes a los Sistema de Gestión. Por último, también pueden ser aplicadas a Especificaciones Técnicas, o a algún tipo de norma destinadas a establecer características, condiciones o requisitos para materias primas o productos semi fabricados, elementos de construcción, materiales o productos industriales semielaborados, así como para la ejecución de los servicios de cualquier tipo. Los capítulos del Anexo SL El Anexo SL, utiliza una estructura de alto nivel, que es común a todas las normas del sistema de gestión, lo que facilita la interpretación. Los auditores, sobre todo, serán los primeros beneficiados con el contenido del Anexo SL. Veamos cuales son esos diez capítulos: Podemos apreciar que los tres primeros capítulos son introductorios, y desde el punto Contexto de la Organización, encontramos los requisitos que la organización debe implementar. RECAI 149

11 Otro punto a tener en cuenta es el índice de normas, contenidos en el Anexo SL. Si nos fijamos, por ejemplo, encontramos el índice de la norma ISO 9001:2015, 14001:2015 e ISO 45001:2018, en casi todos los capítulos del Anexo SL, lo que permite comparar estas y otras normas, lo que genera una mayor comprensión de todos los involucrados (auditor y auditado). La ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018 ya adoptaron el Anexo SL, y todas las normas ISO de sistemas de gestión revisadas o redactadas a partir de ahora lo seguirán también y estarán compuestas por los elementos descritos anteriormente. Al parecer, con las nuevas versiones de las normas hay una menor confusión y mayor coherencia, ya que los términos comunes tienen ahora la misma definición y, además, las tres normas comparten requisitos comunes. La Estructura de Alto Nivel no puede modificarse. Sin embargo, tratándose de áreas diferentes, es posible añadir sus cláusulas y texto específico relativo a cada área. En términos generales, los requisitos de los sistemas de gestión se han reorganizado en una estructura con una secuencia lógica, atendiendo al enfoque PDCA. Esto significa que en tanto las normas publicadas a futuro como las revisadas serán consistentes y más fáciles de integrar. La estructura revisada también hará que las normas sean más fáciles de leer - lo que conduce a una mejor comprensión para las personas encargadas de implementarlas. Esta nueva estructura de alto nivel a veces es referida como el Anexo SL y todos los comités desarrolladores de estándares de sistemas de gestión ISO en el futuro la utilizarán como su base. RECAI 150