POLÍTICA DE GESTIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y SEGURIDAD FÍSICA

Transcripción

1 POLÍTICA DE GESTIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y SEGURIDAD FÍSICA Versión: 4 POL-006

2 RESPONSABLES DEL DOCUMENTO NOMBRE DEL DOCUMENTO: Política de Gestión de Bienes, Servicios y Seguridad Física. VERSIÓN: 4 RESPONSABLE(S) DE ELABORACIÓN/ACTUALIZACIÓN/FORMATO: ELABORACIÓN/ ACTUALIZACIÓN ELABORACIÓN/ ACTUALIZACIÓN FORMATO (Si Corresponde): Firma: Nils Delgado Rivero Jefe Nacional de Administración Florencia Calle Analista de Gestión de la Calidad RESPONSABLE(S) DE REVISIÓN: Firma: Franz Suárez O. Jefe Nacional de Gestión de la Calidad VºBº DE REVISIÓN: Firma: Aldo Terrazas S. Gerente Nacional de Operaciones RESPONSABLE DE APROBACIÓN: Fernando Mompó S. Gerente General APROBACIÓN DE COMITÉ (Si Corresponde): Nombre del Comité: Fecha de Aprobación: Acta Nº: N/A N/A N/A APROBACIÓN DE DIRECTORIO Fecha de Aprobación: 15 de diciembre de 2016 Acta Nº: 388

3 TABLA DE IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS RESPECTO A LA VERSIÓN ANTERIOR NOMBRE DEL DOCUMENTO: Política de Gestión de Bienes, Servicios y Seguridad Física. VERSIÓN: 4 Nº Cambio (s) realizado (s) 1 Adición de políticas para la Adquisición y Administración de Bienes Inmuebles.

4 POLÍTICA DE GESTIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y SEGURIDAD FÍSICA 1 POLÍTICA DE GESTIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y SEGURIDAD FÍSICA 1. ANTECEDENTES En el marco de los principios, normas y procedimientos que regulan los procesos de adquisición, contratación y administración de bienes y servicios, así como la gestión de la seguridad física en Banco PYME Ecofuturo S.A., se requiere dotar a la Institución y a sus funcionarios de los recursos y condiciones adecuadas para el desenvolvimiento de sus operaciones. 2. OBJETIVOS Proveer de bienes y servicios disponibles en el mercado, en condiciones convenientes para la Institución, garantizando la competencia equitativa y transparente de proveedores. Administrar en forma racional y eficiente los bienes y servicios adquiridos por la Institución. Promover el uso adecuado y eficiente de los bienes y servicios entregados a los funcionarios, mediante el control y aplicación de la normativa interna vigente. Adoptar prácticas empresariales que promuevan el desarrollo de interacciones mutuamente beneficiosas con los proveedores, para obtener las mejores opciones del mercado. Resguardar la vida e integridad física de los funcionarios, clientes y usuarios de nuestros productos y servicios. Implementar acciones preventivas y/o correctivas, para mejorar la seguridad física y electrónica en la Institución. Promover una cultura de seguridad y capacitar en aspectos que hacen a la misma. 3. ALCANCE A nivel nacional, en todos los procesos de gestión de bienes y servicios y de seguridad física. 4. POLÍTICAS Entre las Políticas adoptadas por Banco PYME Ecofuturo S.A., se cuenta con las siguientes: 4.1. ADQUISICIÓN O CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Es política del Banco PYME Ecofuturo S.A., lograr la satisfacción de las necesidades de la Institución, mediante adquisiciones o contrataciones de bienes y servicios de manera eficiente, oportuna, transparente y en el marco de la normativa vigente, garantizando la adecuada dotación de los recursos necesarios. Los lineamientos para la adquisición de bienes y servicios son: Los procesos de adquisición de bienes y servicios se efectuarán en cumplimiento de la normativa en vigencia. Se proporcionará a los funcionarios de la Institución de la infraestructura, herramientas, materiales y suministros adecuados para el desenvolvimiento de sus funciones. La adquisición de bienes y servicios se efectuará bajo criterios económicos, técnicos, de oportunidad, calidad, satisfacción, transferencia de conocimiento, libre competencia, equidad y de solución integral. Las necesidades de bienes y servicios requeridos para el desarrollo de la Institución deberán obedecer a una adecuada planificación, la cual se efectuará con criterios de creación de valor, continuidad del negocio, adaptabilidad a nuevas tecnologías y posibilidades de crecimiento, y se consolidarán en un presupuesto anual. Los procesos de adquisiciones de bienes y servicios serán realizados oportunamente, en tiempos óptimos según su complejidad y con los menores costos posibles. Aprobado por: Directorio en fecha 15 de diciembre de 2016 en Acta Nº 388 Versión: 4

5 POLÍTICA DE GESTIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y SEGURIDAD FÍSICA 2 Las relaciones con los proveedores de bienes y servicios estarán basadas en los principios de buena fe, transparencia, economía, equidad, responsabilidad, legalidad, mutuo control, celeridad y responsabilidad social. La adquisición de bienes y servicios priorizará la producción e industria nacional, y será efectuada preferentemente en el mercado formal. La adquisición de vehículos en general, debe realizarse únicamente de unidades nuevas y de casas importadoras que otorguen las garantías correspondientes de acuerdo a sus características técnicas, así como aseguren la dotación de repuestos e insumos durante la vida útil de los mismos. La adquisición de vehículos debe realizarse preferentemente, de industrias y marcas reconocidas apropiadas para el uso intensivo que se le dará de acuerdo a las características de dispersión geográfica de las actividades comerciales de la Institución. Para la adquisición de vehículos, debe evaluarse la necesidad de automóviles con tracción 4x4 o 4x2 dependiendo de la región geográfica a la cual estará destinado para su uso, debiendo ser de preferencia de tracción 4x2 para las zonas urbanas. De igual manera, se debe priorizar la compra de vehículos tipo jeep o vagonetas sobre otros modelos, por su funcionalidad para el uso Institucional que se da a los mismos. No se realizarán adquisiciones de bienes y servicios comprendidos en las siguientes causales de incompatibilidad: si los proponentes o sus accionistas o socios, tienen vinculación matrimonial o grado de parentesco hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad con los directores y ejecutivos hasta el tercer nivel jerárquico de la estructura de la Institución, con la autoridad responsable del proceso de contratación o los miembros de la comisión de calificación. Las adquisiciones de Bienes Inmuebles que serán utilizados en las actividades propias del giro del Banco, deben ser planificadas ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Es política del Banco PYME Ecofuturo S.A., optimizar el uso y control de los recursos puestos a disposición de su personal, bajo la normativa general y organizacional vigente. Los lineamientos para la administración de bienes y servicios son: La administración de bienes y servicios se efectuará en cumplimiento de la normativa en vigencia. Los bienes y servicios serán administrados racionalmente y de manera eficiente, manteniéndolos en condiciones adecuadas para su funcionamiento y utilización. Se implementarán acciones preventivas y correctivas orientadas a evitar daños en los equipos, instalaciones y equipamiento de las oficinas. Se contará con la oportuna inclusión de los bienes dentro de los programas de seguros o prevención de riesgos empresariales y personales. Se pondrán a disposición de los funcionarios responsables, las herramientas normativas y tecnológicas disponibles en la Institución, para la adecuada aplicación de la gestión administrativa: Sistemas informáticos de administración y control. Procedimientos de administración y control. Capacitación y actualización permanente en la aplicación de la normativa general y organizacional; y de los sistemas de administración y control. Las decisiones de disposición final de los bienes se tomarán con base en las evaluaciones de su contribución a la economía de la Institución y dentro del marco de la gestión social. En caso de venta de Bienes Inmuebles, estas deben ser debidamente justificadas, asegurando el resguardo del patrimonio de la entidad y la transparencia del proceso.. Aprobado por: Directorio en fecha 15 de diciembre de 2016 en Acta Nº 388 Versión: 4

6 POLÍTICA DE GESTIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y SEGURIDAD FÍSICA 3 Estos lineamientos tendrán aplicabilidad, tanto para los bienes propios como para los bienes adjudicados de la Institución SEGURIDAD FÍSICA Es política del Banco PYME Ecofuturo S.A., proporcionar a sus clientes, usuarios, funcionarios y bienes, adecuadas condiciones de seguridad física en cada uno de sus Puntos de Atención como en las Oficinas Centrales de cada Sucursal y Oficina Nacional. Los lineamientos específicos de la política son: La gestión de la seguridad física institucional se efectuará en cumplimiento de lo establecido en la normativa en vigencia, así como en la normativa que sea emitida al efecto por la Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero. Las medidas de seguridad física que se implementen deberán estar orientadas en todo momento a proteger la vida e integridad física de los funcionarios, clientes y usuarios y a preservar un entorno de trabajo saludable y seguro. Se normará, implementará y se capacitará en medidas de seguridad física y electrónica que, de acuerdo a evaluación de riesgos, sean necesarias. Por medio de acciones preventivas y correctivas se minimizará el impacto de los riesgos a los que por la actividad financiera estamos sujetos. Para obtener la prestación de servicios de seguridad eficientes, se mantendrá un relacionamiento cordial con las Unidades de Seguridad Física de la Policía Nacional, así también con las empresas de Seguridad Privada que sean contratadas. Se velará por la provisión de recursos, concientización y capacitación de los funcionarios en materia de seguridad física, promoviendo una cultura de seguridad. La Unidad de Seguridad Física coordinará con el Comité de Seguridad Física de manera permanente, la implementación, seguimiento y cumplimiento de la normativa emitida para la Seguridad Física. Aprobado por: Directorio en fecha 15 de diciembre de 2016 en Acta Nº 388 Versión: 4