Procedimiento de Notificación y Recepción de documentos de reclamos

Transcripción

1 Procedimiento de Notificación y Recepción de documentos Oficios, Resoluciones, Cartas de Respuestas e Informe de Cumplimientos respectivamente. Modalidad Correo Electrónico Notificación de Oficios y Resoluciones Los documentos Oficios y Resoluciones serán enviados a la cuenta de casilla de correo electrónico definida por la reclamada, previamente informada a través del procedimiento definido en la norma técnica. El correo electrónico contendrá un mensaje como se indica más abajo incorporando como adjunto un documento en formato PDF y en el cuerpo del mensaje un link que permita hacer validación de la recepción de este correo. El correo está formado por la siguiente estructura: Asunto: Notificación del Tipo de documento (Oficio o Resolución) El cuerpo del mensaje será el siguiente: Sr. Coordinador Técnico: XXXXXX XXXXX X. Empresa: XXXXXXXXX El motivo de este mensaje es para notificarle que SUBTEL ha realizado la notificación del Oficio de Reclamo Nro. DGR: que contiene la Solicitud: Para validar la recepción de este correo, usted, en un plazo no superior a 2 días a partir de la fecha de notificación de este mensaje: <fecha_actual>, debe hacer click en el siguiente link: Consideraciones: - La persona encargada de recibir estas notificaciones, debe revisar periódicamente la casilla de correo electrónico. - Preocuparse de revisar que tenga espacio disponible para recibir correos electrónicos con documentos adjuntos. - Preocuparse de configurar adecuadamente el control de spam de su casilla, de modo que no considere spam a los mensajes que provengan del dominio Subtel. - Realizar la validación del de notificación de los documentos, haciendo click en el link en un plazo no mayor a 2 días hábiles contados desde la fecha del envío del correo. 1

2 Figura 1: Procedimiento Validación Notificación Reclamo por correo electrónico 2

3 Recepción de Cartas de Respuestas e Informe de Cumplimiento Los Tipos de documentos Cartas de Respuestas e Informe de Cumplimiento serán recibidos en la casilla de correo electrónico recepciondoctosdgr@subtel.cl. Sólo se considerará 1 archivo adjunto como máximo, en formato PDF y que no supere los 5 MB. El correo debe estar conformado por la siguiente estructura: Asunto: En el asunto se deberá especificar el tipo de documento que se desea enviar, para lo cual existen 3 tipos: - Respuesta Empresa RCI - Respuesta Empresa RSI - Informe Cumplimiento Cuerpo del mensaje: La estructura del cuerpo del mensaje, dependerá del tipo de documento a enviar, el cual se describe a continuación por cada tipo de documento: Respuesta Empresa RCI Para el tipo de documento Respuesta Empresa RCI, el cuerpo del mensaje deberá estar conformado por 3 valores, separados cada uno por un punto y coma (;), los valores a contener son: Solicitud: Corresponde al N de solicitud del reclamo que se está respondiendo, el cual debe contener caracteres de tipo numérico, el cuerpo del mensaje debe comenzar con este valor, el cual no debe contener espacios ni letras, tanto al inicio, como al medio y/o término de éste. Tipo Respuesta: Corresponde al tipo de respuesta que da la empresa ante el reclamo, el cual debe contener al menos uno de los valores por defecto, los que pueden ser: ACOGE, RECHAZA, ACOGE PARCIALMENTE y N/A. Glosa: Corresponde a cualquier observación y/o comentario que quiera realizar la empresa reclamada, puede contener caracteres de tipo alfanuméricos, además no puede exceder los 4000 caracteres. Ejemplo Correcto Correo Electrónico Respuesta RCI 3

4 Ejemplo Incorrecto Correo Electrónico Respuesta RCI 4

5 Respuesta Empresa RSI Para el tipo de documento Respuesta Empresa RSI, el cuerpo del mensaje deberá estar conformado por 3 valores, separados cada uno por un punto y coma (;), los valores a contener son: Solicitud: Corresponde al N de solicitud del reclamo que se está respondiendo, el cual debe contener caracteres de tipo numérico, el cuerpo del mensaje debe comenzar con este valor, el cual no debe contener espacios ni letras, tanto al inicio, como al medio y/o término de éste. Tipo Respuesta: Corresponde al tipo de respuesta que da la empresa ante el reclamo, el cual debe contener al menos uno de los valores por defecto, los que pueden ser: ACOGE, RECHAZA, ACOGE PARCIALMENTE y N/A. Glosa: Corresponde a cualquier observación y/o comentario que quiera realizar la empresa reclamada, puede contener caracteres de tipo alfanuméricos, además no puede exceder los 4000 caracteres. Ejemplo Correcto Correo Electrónico Respuesta RSI Ejemplo Incorrecto Correo Electrónico Respuesta RSI 5

6 Informe Cumplimiento Para el tipo de documento Informe Cumplimiento, el cuerpo del mensaje deberá estar conformado por 2 valores, separados cada uno por un punto y coma (;), los valores a contener son: Solicitud: Corresponde al N de solicitud del reclamo que se está respondiendo, el cual debe contener caracteres de tipo numérico, el cuerpo del mensaje debe comenzar con este valor, el cual no debe contener espacios ni letras, tanto al inicio, como al medio y/o término de éste. Glosa: Corresponde a cualquier observación y/o comentario que quiera realizar la empresa reclamada, puede contener caracteres de tipo alfanuméricos, además no puede exceder los 4000 caracteres. Ejemplo Correcto Correo Electrónico Informe Cumplimiento Ejemplo Incorrecto Correo Electrónico Informe Cumplimiento 6

7 El final del cuerpo del mensaje de cada una de las estructuras descritas, debe terminar con punto y coma (;) siendo posterior a la glosa. Los correos enviados exitosamente, recibirán un de confirmación con el código de la operación, como se muestra en la imagen a continuación: Para las respuestas no válidas se le notificará a la misma casilla remitente, el motivo del rechazo, como se muestra en la imagen a continuación: 7

8 Consideraciones: - Se recomienda enviar correos con texto sin formato. - Cualquier texto adicional, ya sea firma, imagen, etc. que no cumplan con la estructura del mensaje no serán soportados. - En el caso que el correo no cumpla con las especificaciones técnicas no serán considerados como respuesta válida. Cabe mencionar, que la especificación de los parámetros de los correos está sujeta a modificaciones durante el desarrollo del proyecto y obviamente serán informados, siendo publicados oportunamente. 8