M A N UA L D E U S UA R I O

Transcripción

1 M A N UA L D E U S UA R I O S I S T E M A A D M I N I S T R AC I Ó N D E C O R R E S P O N D E N C I A V E R S I Ó N 3. 5 (S AC) MAYO 2013 Dirigido a: Elaboró: Personal que recibe y da seguimiento a documentos en la Secretaría de Salud del Gobierno Federal SAF - Dirección General de Tecnología de Información con base en documentación de PEMEX

2 TABLA DE CONTENIDO 1.- ACCESO AL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA Validación de acceso al Sistema de Administración de Correspondencia Descripción del menú principal CATALOGO DE EXPEDIENTES Alta de expedientes Eliminar expedientes Mover expedientes Modificar expedientes Compartir expedientes SEGUIMIENTO Y CLASIFICACIÓN Bandeja de Entrada Bandeja de Salida Bandeja de Turnados Bandeja de Asuntos Concluidos Bandeja de Expedientes BÚSQUEDA OPCIONES Turnar Lista de turnados Notificar Avances Avances Notificados Supervisar Clasificar Reclasificar Clasificación masiva Más información Visualizar Folio Generales CATÁLOGOS Catálogo de departamentos Catálogo de empleados REGISTRO Página 2 de 109

3 7.1 Registro de documentos Modificación de documentos Eliminación de documentos Registro de circulares Modificación de circulares CONSULTA DE CIRCULARES ASIGNACIÓN DE PERMISOS MESA DE AYUDA INFORMACIÓN PERSONAL POLÍTICAS Y AYUDA ESTADÍSTICAS RESPALDO DEFINICIÓN DE FOLIOS FOLIADOR CAMBIAR DE PERFIL SALIR DEL SISTEMA Página 3 de 109

4 1.- Acceso al Sistema de Administración de Correspondencia Para acceder al sistema es necesario entrar a la página de la intranet que te corresponda y dar clic en Sistema de Administración de Correspondencia. 1.1 Validación de acceso al Sistema de Administración de Correspondencia Acceso directo: detección automática del usuario firmado en el sistema El sistema validará la información del usuario cuyas credenciales fueron ocupadas para iniciar la maquina en la que se esté trabajando. Una vez que el sistema ha validado que los datos de acceso del usuario son correctos, validará a cuántos perfiles tiene permisos y aparecerá una página como la que se muestra a continuación, en la que se pide seleccionar el perfil con el que se quiere acceder al sistema. Por default la persona que accede al sistema, cuenta con su propio perfil, pero también puede tener acceso a otros perfiles ya sea de área o personales. Página 4 de 109

5 Solo se tendrá que seleccionar uno de los perfiles enlistados para poder visualizar los documentos que le pertenecen. Por default esta validación utiliza la base de datos de producción, si se desea trabajar sobre otra base de datos deberá cambiar de credenciales con el botón correspondiente Acceso no directo: el usuario proporciona sus credenciales de autenticación en el sistema Cuando el sistema no puede validar al usuario automáticamente, reenviará automáticamente al usuario a la página donde proporcionará sus credenciales manualmente, en este caso el usuario es libre de elegir la subsecretaría a la cual pertenece así como la base de datos sobre la cual trabajará: Página 5 de 109

6 De manera similar después de que el usuario ingresa las credenciales y estas son válidas, el sistema desplegará los perfiles sobre los cuales tiene permisos el usuario, por default el usuario solo tiene derecho a su perfil personal, un usuario que es jefe o secretaria de un departamento tendrán además del perfil propio el perfil del área. Si los datos proporcionados no son credenciales válidas en el directorio activo el sistema desplegará el siguiente mensaje: Si el usuario no está registrado en el la base de datos del SAC, el sistema desplegará el siguiente mensaje: 1.2 Descripción del menú principal La página principal del Sistema de Administración de Correspondencia muestra los módulos a través de los cuales el usuario puede interactuar con el sistema. Página 6 de 109

7 A continuación se describirán de manera general cada uno de los Módulos con los que cuenta la página principal. Catálogo de Expedientes: En este módulo se crean, modifican, eliminan o comparten los expedientes (carpetas) que el usuario considera necesarios para clasificar la información. Seguimiento y Clasificación: En este módulo se puede dar seguimiento a todos los documentos enviados o recibidos. Las operaciones que en él se pueden realizar son: turnado de documentos, notificación de avances, asignación de folio, clasificación y reclasificación de documentos en expedientes, así como, búsqueda de los mismos. Catálogos: Este módulo sólo es de visualización de información, muestra una lista de todos los departamentos existentes en el organismo al que pertenece el usuario, además de poder visualizar información general del personal que se encuentra laborando en la empresa. Registro de documentos: Este es uno de los módulos principales del sistema, pues en él se registran, modifican o eliminan los documentos y circulares recibidos en cada área. Página 7 de 109

8 Consulta de Circulares: En este módulo se visualizará la información de las circulares emitidas, que puede ser al nivel de toda la organización, por Dirección General o por área. Búsqueda de documentos: En este módulo el usuario podrá realizar búsqueda de sus documentos por diferentes criterios como fecha de recepción o turnado a cierta persona, entre otros más. Asignación de permisos: En este módulo se lleva a cabo la asignación de permisos a otras personas sobre algún perfil, es decir, personal que reemplazará al usuario en la operación del sistema. Mesa de ayuda: Este módulo indica la extensión de la mesa de ayuda a la que el usuario podrá recurrir, esta es según la subsecretaría a la que pertenezca el usuario. Información personal: En este módulo se despliega la información del usuario con la cual se ha dado de alta en el sistema, como su correo electrónico, puesto, departamento, etc. Políticas y Ayuda: En este módulo el usuario puede consultar los manuales del sistema, así como las políticas que debe aplicar para el buen uso y funcionamiento del mismo. Estadísticas: En este módulo se muestran datos estadísticos sobre la recepción y expedición de documentos, así como del desempeño y hojas de papel ahorrado. Reportes: En este módulo se muestran una lista de reportes predeterminados. Respaldo: Aplicación para generar respaldos de documentos en disco Definición de Folios: En éste módulo el usuario podrá definir las nomenclaturas a utilizar en referencias y folios internos Foliador: Opción para generar números de Referencias y/o Folios internos Página 8 de 109

9 2.- CATALOGO DE EXPEDIENTES Un expediente (carpeta) es un lugar físico o virtual, donde se almacena información o documentos con un contenido común. El Sistema de Administración de Correspondencia cuenta con este módulo que nos permite organizar nuestros documentos a través de una clasificación por medio de carpetas o expedientes; de una forma similar a la estructura de un directorio de archivos en una Computadora Personal. Se puede acceder a él, desde el menú principal: O bien desde el menú superior del módulo de Seguimiento y Clasificación. Una vez que el usuario ingresa a este módulo, el sistema muestra los expedientes registrados en forma jerárquica los mismos que podrá dar de Alta, Eliminar, Mover, Modificar y Compartir. Página 9 de 109

10 Nota: Existen perfiles de áreas en los que se encuentra deshabilitadas las opciones de Alta, Eliminar, Mover y Modificar. Esto se debe a que son áreas que cuentan con expedientes predeterminados fijos por instrucciones del responsable funcional correspondiente. Para visualizar los documentos que están clasificados en el expediente, dar clic sobre el expediente, aparecerá un recuadro en el costado del expediente, el cual deberá ser seleccionado para ser visualizados como se muestra: Página 10 de 109

11 2.1 Alta de expedientes Para dar de alta un expediente es necesario se seleccionar el expediente del cual va a depender el nuevo expediente, en caso de que no dependa de ninguno se seleccionará Nivel Raíz, continuará a dar clic en el botón siguiente ventana: y el sistema desplegará la En la etiqueta Nombre del Expediente, deberá escribir el nombre que desea darle a su nuevo expediente, la etiqueta Depende de : nos indica de que expediente va a depender el nuevo y después debe hacer clic en el botón, para que sea registrado. La ventana se cerrará y para poder visualizar los nuevos expedientes tendrá que dar clic en el botón. 2.2 Eliminar expedientes El sistema permite eliminar los expedientes con la condición de que no tengan documentos clasificados en él y que no contenga expedientes hijos. Para eliminar un expediente es necesario seleccionarlo, después se dará clic en el botón sistema desplegará la siguiente ventana: y el Para eliminarlo definitivamente se dará clic en el botón de aceptar. Para ver reflejada la eliminación del expediente dentro de la estructura actual, se debe dar clic en el botón. Página 10 de 109

12 En el caso de que no se pueda eliminar el expediente, el sistema desplegará la siguiente ventana: 2.3 Mover expedientes El sistema permitirá al usuario mover el expediente dentro de la estructura jerárquica o bien trasladar todos los documentos que contenga a otra carpeta. Se tendrá que seleccionar el expediente con el cual se quiere trabajar, después debe darse clic en el botón y se despliega la siguiente ventana: Página 11 de 109

13 1.- Al seleccionar la opción se mostrarán los expedientes actuales donde se debe seleccionar el nuevo destino de la carpeta, es decir, el expediente del cual va a depender el expediente seleccionado y se dará clic en el botón para efectuar el cambio. A continuación el sistema cierra esta ventana y para ver la nueva estructura jerárquica debe darse clic en el botón. 2.- Si selecciona la opción todos los documentos clasificados en el expediente seleccionado previamente pasarán a formar parte de la clasificación en un nuevo expediente. Página 12 de 109

14 2.4 Modificar expedientes Para modificar el nombre de un expediente, debe seleccionarse y dar clic en el botón y el sistema desplegará la siguiente ventana. Se introduce el nuevo nombre del expediente y se da clic en el botón esta ventana para ver reflejado el cambio se da clic en el botón. de 2.5 Compartir expedientes Para compartir un expediente debe seleccionarse el expediente que se desea, dar clic en el botón y el sistema desplegará la siguiente ventana: Página 13 de 109

15 En esta ventana se selecciona a la persona o al departamento al cual se desea compartir el expediente. Se tienen cuatro diferentes niveles de permiso al compartir el expediente como son: Lectura, escritura, borrado y creación, siendo este último el de mayor privilegio. Estos permisos también pueden ser eliminados seleccionando el nombre de la persona o área a eliminar y dando clic en el botón permiso. correspondiente al nivel de Los expedientes que hayan sido compartidos se mostrarán con una imagen diferente. Cuando se está trabajando con el perfil de área los únicos que tienen permiso para compartir las carpetas del área son el jefe y la secretaria de la misma, si no se tiene permiso el sistema desplegará la siguiente ventana: Página 14 de 109

16 3.- Seguimiento y Clasificación Este módulo permite clasificar, turnar y dar seguimiento a un documento que ha sido turnado. Registro. O bien desde el menú superior, si es que se encuentra en el módulo de Una vez que se ha entrado a este módulo en la parte superior de la ventana se muestra un menú superior que nos da la facilidad de navegación por los demás módulos del sistema. Página 15 de 109

17 3.1 Bandeja de Entrada Bandeja de Entrada de un perfil propio En esta sección, para un perfil propio se muestran todos aquellos documentos que le han sido turnados al puesto y que no han sido concluidos ni turnados nuevamente. Para cada uno de ellos se muestra una liga para la, y otra liga que permite ver el, la imagen de una carpeta si el documento ya está clasificado, además, si el documento fue enviado como una copia de turno aparecerá la leyenda Página 16 de 109

18 Se presenta la opción de dar por concluidos los documentos por el botón de aquellos documentos que le fueron turnados sin seguimiento, como copia o con las instrucciones: Para conocimiento, Para conocimiento y efectos y Archivar. Notificando un 100% en el avance del mismo y teniendo la opción de agregar algún comentario y/o archivo. Al dar clic en este botón el sistema despliega la siguiente ventana: Cuando se selecciona, en ese momento se notifica automáticamente el 100% de avance, dando por concluido el documento. Si es elegida la opción se desplegará a siguiente ventana, donde se requerirá el comentario y/o el documento o archivo con el que se desea notificar el 100% de avance en el documento. Página 17 de 109

19 Se podrán adjuntar referencias de o. Al dar clic en estas ligas despliega una ventana como la siguiente: Donde se podrán seleccionar las referencias respuesta del documento que se está concluyendo. Las referencias con remitentes del departamento son todos aquellos documentos que fueron registrados por personal de la misma área y los documentos con remitente extra departamento son aquellos documentos donde el usuario es destinatario o le fue turnado el documento Bandeja de entrada de un perfil de área Para un perfil de área, se muestran todos los documentos que tienen estatus de dirigidos o con copia, es decir todos aquellos documentos que fueron enviados al personal del área y que no han sido turnados, ni concluidos, así como la liga de la y también se muestra la misma funcionalidad del botón de que en un perfil propio pero para cada uno de los documentos desplegados sin condición. Se cuenta con la opción para asignar Folio Interno Se cuenta con la opción para proporcionar la fecha en que se recepciona el documento físicamente, el Página 18 de 109

20 3.1.3 Filtros de la bandeja de entrada Los filtros nos permiten especificar los criterios de búsqueda, que se presenta en pantalla. Para ver los documentos que salen como resultado de modificar los filtros debe dar clic en el botón de. Página 19 de 109

21 Para el perfil de área las opciones son Dirigidos, Copias o Todos. Para un perfil propio el origen de sus documentos solo pueden ser Turnados. Se presentan cuatro opciones de rangos de fecha: Hoy, Ayer, Últimos 7 días y Todos. Nota.- Estos rangos de fecha se actualizan de acuerdo a la fecha actual. Para el perfil propio se refiere a la fecha en la que le fue turnado el documento y para el perfil de área hace referencia a la fecha de registro del documento. Las opciones son: Todas, Normal, Urgente y Extra urgente. Hace referencia a la prioridad con la que fue registrado el documento. Ordena los documentos por la fecha de forma ascendente o descendente. Ordena la referencia de los documentos alfabéticamente de forma ascendente o descendente. Con estos dos filtros se indica el periodo de tiempo dentro del cual se requiere visualizar los documentos. Página 20 de 109

22 3.1.3 Opciones de la bandeja de entrada Las opciones habilitadas sobre un documento que se encuentra en la bandeja de entrada de un perfil propio son (Ver capítulo 5.- Opciones): Turnar Lista de turnados Notificar avances Avances notificados Clasificar Reclasificar.- Depende si ya tiene el documento por lo menos una clasificación en algún expediente Clasificación masiva Más información Generales Para los documentos de la bandeja de entrada de un perfil de área, las opciones habilitadas son: Turnar Lista de turnados Clasificar Reclasificar.- Depende si ya tiene el documento por lo menos una clasificación en algún expediente Clasificación masiva Más información Visualizar folio Generales 3.2 Bandeja de Salida La bandeja de salida cuando se trata de un perfil propio muestra todos los documentos que fueron remitidos por el usuario. Para un perfil de área se muestran todos los documentos remitidos por los empleados de la misma. Página 21 de 109

23 3.2.1 Filtros de la bandeja de salida Los filtros nos permiten especificar los criterios de búsqueda, que se presenta en pantalla. Para ver los documentos que salen como resultado de modificar los filtros debe dar clic en el botón de Se presentan cuatro opciones de rangos de fecha: Hoy, Ayer, Últimos 7 días y Todos. Nota.- Estos rangos de fecha se actualizan de acuerdo a la fecha actual y se refiere a la fecha en la que fue registrado el documento. Página 22 de 109

24 Las opciones son: Todas, Normal, Urgente y Extra urgente. Hace referencia a la prioridad con la que fue registrado el documento. Las opciones son: Sin Acuse, Con Acuse y Todos. Las opciones son: Normal, En espera, En revisión y Todos La opción es: Si la casilla se encuentra marcada muestra los remitidos por el jefe, en caso contrario muestra Todos los registrados Ordena los documentos por la fecha de forma ascendente o descendente. Ordena la referencia de los documentos alfabéticamente de forma ascendente o descendente. Con estos dos filtros se indica el periodo de tiempo dentro del cual se requiere visualizar los documentos Opciones para la bandeja de salida Las opciones habilitadas sobre un documento que se encuentra en la bandeja de salida son (Ver capítulo 5.- Opciones): Supervisar Clasificar Página 23 de 109

25 Reclasificar.- Depende si ya tiene el documento por lo menos una clasificación en algún expediente Clasificación masiva Más información Generales 3.3 Bandeja de Turnados Aquí se muestran todos aquellos documentos que el usuario ha turnado a otras personas y que aún no han sido concluidos. En esta sección es cuando se da el seguimiento y supervisión para los documentos. Para cada uno de los documentos es desplegada una liga para la, y otra liga que permite ver el, la imagen de una carpeta si el documento ya Página 24 de 109

26 está clasificado y una liga que muestra el realizados y sus respectivos avances., que es un resumen de los turnos Filtros de la bandeja de turnados Los filtros nos permiten especificar los criterios de búsqueda, que se presenta en pantalla. Para ver los documentos que salen como resultado de modificar los filtros debe dar clic en el botón de Se refiere a la fecha compromiso de los turnos, distinguiendo los que tienen fecha anterior al día actual y los que tienen fechas compromiso posteriores. Se presentan cuatro opciones de rangos de fecha: Hoy, Ayer, Últimos 7 días y Todos. Nota.- Estos rangos de fecha se actualizan de acuerdo a la fecha de turnado de los documentos. Las opciones son: Todas, Normal, Urgente y Extra urgente. Hace referencia a la prioridad con la que fue registrado el documento. Ordena los documentos de forma ascendente o descendente según la fecha de turnado, fecha compromiso o por el porcentaje de avance reportado. Ordena la referencia de los documentos alfabéticamente de forma ascendente o descendente. Página 25 de 109

27 Con estos dos filtros se indica el periodo de tiempo dentro del cual se requiere visualizar los documentos. Las opciones son: Sin Acuse, Con Acuse y Todos. Las opciones son: Todos, 0, >0 y <=50, >50 y <100, Opciones para la bandeja de turnados Las opciones habilitadas sobre un documento que se encuentra en la bandeja de turnados de un perfil personal son (Ver capítulo 5.- Opciones): Turnar Lista de Turnados Notificar Avances Avances Notificados Supervisar Clasificar Reclasificar.- Depende si ya tiene el documento por lo menos una clasificación en algún expediente Clasificación masiva Más información Generales Las opciones habilitadas sobre un documento que se encuentra en la bandeja de turnados de un perfil de área son (Ver capítulo 5.- Opciones): Turnar Lista de Turnados Supervisar Clasificar Página 26 de 109

28 Reclasificar.- Depende si ya tiene el documento por lo menos una clasificación en algún expediente Clasificación masiva Más información Visualizar folio.- Solo si es un perfil de área Generales 3.4 Bandeja de Asuntos Concluidos Se muestran todos los documentos que le fueron turnados y que turnó que han sido concluidos. Para cada uno de los documentos es desplegada la una liga para la, otra liga que permite ver el y la imagen de una carpeta si el documento ya está clasificado. Página 27 de 109

29 3.4.1 Filtros de la bandeja de asuntos concluidos Los filtros nos permiten especificar los criterios de búsqueda, que se presenta en pantalla. Para ver los documentos que salen como resultado de modificar los filtros debe dar clic en el botón de Se presentan cuatro opciones de rangos de fecha: Hoy, Ayer, Últimos 7 días y Todos. Nota.- Estos rangos de fecha se actualizan de acuerdo a la fecha actual y hace referencia a la fecha de conclusión de los documentos. Ordena los documentos de forma ascendente o descendente según la fecha de conclusión, fecha recepción o alfabéticamente por la referencia del documento. Con estos dos filtros se indica el periodo de tiempo dentro del cual se requiere visualizar los documentos. Las opciones son: Sin Acuse, Con Acuse y Todos. Las opciones son: Por botón de Enterado, Por turno, Todos Opciones para la bandeja de asuntos concluidos Las opciones habilitadas sobre un documento que se encuentra en la bandeja de asuntos concluidos son (Ver capítulo 5.- Opciones): Lista de turnados Avances Notificados Página 28 de 109

30 Supervisar Clasificar Reclasificar.- Depende si ya tiene el documento por lo menos una clasificación en algún expediente Clasificación masiva Más información Visualizar folio.- Solo si es un perfil de área Generales 3.5 Bandeja de Expedientes Aquí se muestran los documentos según si han sido clasificados o no en los diferentes expedientes. Los documentos se podrán clasificar y reclasificar. Para cada uno de los documentos se muestra la información según el estado del documento, es decir, si está turnado, si es un documento de salida o si el documento ya fue concluido. Nota: La clasificación de un documento no cambia el estado del mismo. Página 29 de 109

31 Por default, los documentos que se despliegan son todos aquellos que no han sido clasificados. Cuando un documento tiene más de una clasificación, aparecerá el botón de el cual permitirá eliminar la clasificación actual, es decir, del expediente donde se esté visualizando en ese momento el documento. En la misma bandeja de Expedientes se encuentran un filtro para consultar los documentos por Tema (El tema se especifica en el momento del registro del documento) Filtros de la bandeja de Expedientes Los filtros nos permiten especificar los criterios de búsqueda, que se presenta en pantalla. Para ver los documentos que salen como resultado de modificar los filtros debe dar clic en el botón de Página 30 de 109

32 En la primera lista se muestran todos los expedientes que pertenecen al perfil y que no se encuentran clasificados. Muestra todos los documentos clasificados en el expediente seleccionado. Se enlistan todos los expedientes que le fueron compartidos al perfil en el que se está trabajando. Despliega todos los documentos clasificados en el expediente seleccionado. Se muestran los expedientes clasificados por tema Se presentan cuatro opciones de rangos de fecha: Hoy, Ayer, Últimos 7 días y Todos. Nota.- Estos rangos de fecha se actualizan de acuerdo a la fecha de registro de los documentos. Con estos dos filtros se indica el periodo de tiempo dentro del cual se requiere visualizar los documentos Opciones para la bandeja de Expedientes En esta bandeja, las opciones que se habilitan dependen del estado del documento. (Ver capítulo 5.- Opciones) 4.- Búsqueda Este módulo es una ayuda para la localización de los documentos, y existen dos maneras de acceder a él Por el menú principal: Página 31 de 109

33 O bien por la pestaña que se presenta en el módulo de Seguimiento y Clasificación. Página 32 de 109

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35 Se pueden especificar diferentes criterios de búsqueda como son: REFERENCIA FOLIO ANTECEDENTES TIPO DE DOCUMENTO SÍNTESIS Identificador de los documentos. Folio de entrada o salida de un documento Referencia del documento relacionado con el documento a localizar. Tipo de documento o documentos a localizar (nota informativa, oficio, etc.).excepto circulares Asunto del documento REMITENTE Nombre de la persona que remite el documento. Se puede delimitar de igual forma marcando una opción, si se trata de un remitente externo, un interno ó ambos; o escribir el nombre de la persona. OBSERVACIONES PRIORIDAD DEL DOCUMENTO Observaciones del documento Prioridad indicada en el registro del Página 34 de 109

36 documento: Normal, Urgente, Extraurgente ESTADO DEL REGISTRO TEMA REMITENTE FECHA DE RECEPCIÓN FECHA DEL DOCUMENTO FECHA COMPROMISO DEL DOCUMENTO FECHA COMPROMISO DEL TURNO Normal, En espera, En revisión ó Todos Tema del documento Remitente del documento Fecha en la cual se recibe el documento. Se puede establecer un rango de Fechas indicando el periodo DEL día AL día o utilizando el Filtro, en el que se indica si se requieren los documentos que tengan la Fecha de Recepción: Hoy, Ayer, los últimos 7 días o Todos. Fecha de elaboración del documento. (Normalmente se encuentra en la parte superior derecha del documento físico). Este campo puede ser utilizado de la misma forma que el de Fecha de Recepción. Fecha compromiso de los documentos especificado durante el registro Fecha de compromiso de los turnos realizados. Se puede establecer un rango de Fechas indicando el periodo DEL día AL día o utilizando el Filtro, en el que se indica si se requieren los documentos que tengan la Fecha de Recepción: Hoy, Ayer, los últimos 7 días o Todos. FECHA DE TURNADO FECHA CONCLUIDO DOCUMENTOS VENCIDOS Fecha en la cual fue turnado el documento. Se puede establecer un rango de Fechas indicando el periodo DEL día AL día o utilizando el Filtro, en el que se indica si se requieren los documentos que tengan la Fecha de Recepción: Hoy, Ayer, los últimos 7 días o Todos. Fecha en la cual se concluyó el asunto en el sistema. Se puede establecer un rango de Fechas indicando el periodo DEL día AL día o utilizando el Filtro, en el que se indica si se requieren los documentos que tengan la Fecha de Recepción: Hoy, Ayer, los últimos 7 días o Todos. Es una opción de búsqueda que al ser seleccionada, especifica que el Documento Página 35 de 109

37 DOCUMENTOS NO VENCIDOS POR DEPENDENCIA DIRIGIDO A COPIAS A TURNADOS POR TURNADOS A PRIORIDAD DEL TURNO INSTRUCCIÓN INSTRUCCIONES POR INSTRUCCIONES DE ya esta vencido y/o la fecha compromiso ya ha pasado. Es una opción de búsqueda que al ser seleccionada, especifica que el Documento no esta vencido y/o la fecha compromiso no ha vencido. Nombre de las áreas a las cuales se le dirige un documento Nombre(s) de la(s) persona(s) a las cuales se les dirige el documento. Se puede delimitar marcando en alguna de las opciones, si es un externo, interno o ambos; o escribir el nombre de la persona. Nombre(s) de la(s) persona(s) a las cuales se les envía una copia y sus nombres vienen especificados en el documento. Se puede delimitar marcando alguna de las opciones, si es un externo, interno o ambos; o escribir el nombre de la persona. Permite especificar en la búsqueda el nombre de la persona que turnó el documento. Se puede delimitar marcando algunas de las opciones, si se trata de encontrar documentos los cuales ya estén concluidos o los documentos que no estén concluidos(pendientes) o bien, buscar en ambas categorías. Permite especificar en la búsqueda el nombre de la persona a la que turnaron el documento. Se puede delimitar marcando algunas de las opciones, si se trata de encontrar documentos los cuales ya estén concluidos o los documentos que no estén concluidos(pendientes) o bien, buscar en ambas categorías. Prioridad especificada en la pantalla de turno Instrucción corta del turno Instrucción larga del turno Especificado en el turno del documento Una vez que se hayan seleccionado los filtros a aplicar en la búsqueda para ver los resultados se da clic en el botón Página 36 de 109

38 5.- Opciones Para acceder a las opciones que nos permitan manipular los documentos deberá dar clic en el botón Seguimiento y Clasificación. que se encuentra en el menú superior del módulo de Estas opciones nos permiten manipular el documento que se ha seleccionado, cabe mencionar que el que estén habilitadas o no, depende del estado del documento y por lo tanto de la bandeja en la que se encuentre. 5.1 Turnar Esta opción nos permite realizar uno o más turnos enviando una instrucción y pidiendo o no el seguimiento para la misma. Para seleccionar los nombres de las personas a las que se les enviará el turno, tenemos la posibilidad de encontrarlos por 4 filtros que son: Especifico Página 37 de 109

39 Listas Favoritos Subordinados Pueden enviarse copias de turno, estas tienen la característica de mostrarse a su destinatario con una leyenda que notifica que solo ha sido enviado como copia del turno de otro empleado. Una vez seleccionado(s) el(los) nombre(s) de las personas que recibirán el(los) turno(s), se debe: seleccionar el tipo de instrucción del turno, seleccionar si se requiere seguimiento o no, se debe anexar un comentario o extensión de la instrucción y la fecha compromiso. Para guardar los turnos se da clic en el botón mensaje de confirmación de los turnos realizados. y el sistema desplegará un Página 38 de 109

40 Se pueden hacer todos los turnos que sean necesarios hasta que el documento sea concluido. 5.2 Lista de turnados Muestra un listado de las personas a las que se les turnó el documento desde el perfil donde se esté trabajando. 5.3 Notificar Avances En este módulo, se registran los avances sobre el documento, reportándolos con un porcentaje y si se desea adjuntando una referencia como respuesta o bien un nuevo archivo en formato PDF. Página 39 de 109

41 Para adjuntar un documento respuesta que ha sido emitido por el área del usuario se da clic en la liga, y en caso de que haya sido emitido por algún otro departamento pero seda respuesta del documento se seleccionará de la liga. Al seleccionar alguna de estas opciones se despliega una ventana que permitirá seleccionar una o más referencias respuesta. En la parte superior se cuenta con 2 botones que permitirán ver los documentos disponibles en la base de datos productiva o histórica Página 40 de 109

42 Cuando se quiera adjuntar un archivo PDF que no este registrado en el sistema, se debe des-seleccionar para que el sistema muestre un control de búsqueda para adjuntar el archivo. Página 41 de 109

43 5.4 Avances Notificados En esta sección se muestra el historial de los avances que ha notificado el usuario, así como las nuevas instrucciones o recordatorios hechos por su supervisor. Para cada una de las notificaciones se muestra el porcentaje, la fecha, el avance reportado y si existen las ligas a los documentos respuesta Supervisar En esta sección se supervisan los avances notificados por las personas a las que se les turnó el documento. Página 42 de 109

44 Para cada uno de los turnos se muestran 3 opciones para supervisar: 1.- Adicionar instrucción o recordatorio. Se utiliza para agregar algún recordatorio sobre el documento. 2.- Dar por concluida?. Cuando se considera que la actividad del subordinado ya es suficiente para dar por concluido el turno. 3.- Dar por concluida y anexar documento?. Igual que la opción anterior pero adjuntando un archivo PDF como respuesta de la conclusión del turno. Cuando el turno ya ha sido concluido pero se requiere rectificar, se despliega ala opción de, lo cual abrirá nuevamente el turno realizado a la persona. Página 43 de 109

45 5.6 Clasificar Se muestran todos los expedientes del usuario en forma de árbol, y los expedientes que le fueron compartidos en los que podrá clasificar el documento. Para clasificar el documento se debe seleccionar el expediente y dar clic en el botón En esta sección también se tiene la opción de crea una. El sistema pedirá el nombre de la nueva carpeta y es necesario seleccionar el expediente o nivel del cual va a depender, dar clic en botón y así se dará de alta el nuevo expediente. En ésta pantalla también se puede asignar un tema a un documento. 5.7 Reclasificar Esta opción solo se habilita cuando el documento ya tiene por lo menos una clasificación en los expedientes del usuario. Toma la clasificación actual y la reemplaza por Página 44 de 109

46 la del nuevo expediente que se elija. Para ello se dará clic en el expediente donde se desee clasificarlo. Aplica también para Temas. 5.8 Clasificación masiva En esta sección permite seleccionar uno o varios documentos para ser clasificados en la misma carpeta. Se seleccionarán los documentos y después se dará clic en una de las carpetas que se muestran del lado derecho. Página 45 de 109

47 El sistema confirmará la clasificación y para terminar se da clic en el botón. Página 46 de 109

48 En esta sección también se puede dar de alta una carpeta, de debe proporcionar el nombre elegir la carpeta de la cual va a depender para registrarla dar clic en el botón. El sistema enviara un mensaje de confirmación También se puede clasificar masivamente por Tema. Los pasos a seguir son los mismos que con la clasificación del documento. Página 47 de 109

49 5.9 Más información Aquí se despliega toda la información del documento con la cual fue registrada. Como es su referencia, folio, tipo de documento, dirigidos, remitentes, copias, síntesis, observaciones, etc. Página 48 de 109

50 Además de mostrar el nombre y fecha de la persona que registró el documento y de quien lo modificó por última vez Visualizar Folio En esta sección se puede visualizar el folio de entrada al documento, solo está habilitada para los perfiles de área. El folio de entrada lo asigna el sistema de forma automática. Página 49 de 109

51 5.11 Generales En esta sección está abierta solo para perfiles de áreas. Está dividida en 2 partes: 1) Se puede adicionar la imagen conteniendo el acuse del documento 2) Cada área puede agregar contenido al campo de observaciones Página 50 de 109

52 . 6. Catálogos A los catálogos se puede acceder desde el menú principal Página 51 de 109

53 Estos catálogos muestran información de los empleados de los organismos, así como de los departamentos que los componen. Página 52 de 109

54 6.1 Catálogo de departamentos En este módulo, se visualiza el catálogo de departamentos que pertenecen a tu organismo de manera jerárquica. Si el departamento tiene departamentos que dependan de él, se mostrará como liga y al dar clic se mostrarán estos. Para ver el detalle de las personas que conforman los departamentos dar clic en, el sistema desplegará una ventana como la siguiente: Al dar clic en haberla. el sistema despliega la página inmediata anterior en caso de Página 53 de 109

55 6.2 Catálogo de empleados Para acceder a este módulo dar clic en Se puede filtrar a los empleados por su departamento y escribiendo parte del nombre del empleado, para ver el resultado debe darse clic en. Se puede ordena los resultados por: Nombre, Subsecretaría, Ficha o Departamento. Página 54 de 109

56 7. Registro En este módulo se puede registrar, modificar y eliminar documentos y registrar y modificar circulares, que pueden ser enviados entre organismos, subsecretaría, departamentos o O bien desde el menú superior del módulo de Seguimiento y Clasificación. Al entrar a ese módulo el sistema desplegará la siguiente ventana. Página 55 de 109

57 Nota: Para poder acceder a este módulo el sistema hace una verificación de los expedientes que le corresponden al perfil ya que tiene que contar por lo menos con un expediente para poder registrar los documentos. 7.1 Registro de documentos Para iniciar el registro de los documentos en el Sistema, escribir el nombre o número de referencia en el cuadro de registro de documentos y oprimir el botón Registrar. Si tiene dado de alta alguna nomenclatura para Referencia puede utilizar la opción Foliador que se encuentra en el menú superior para generar una referencia Si tiene dado de alta alguna nomenclatura para Referencias y la definió como predeterminada en el momento de entrar a la pantalla de registro se mostrará una ventana para confirmar si se genera la referencia de forma automática Página 56 de 109

58 Una vez que se proporciona la referencia o se da la indicación para generarla, se presenta la siguiente pantalla, en donde se introducen los datos generales del documento. Página 57 de 109

59 Ligar con Documento en Revisión. Se especifica el documento que sirvió para preautorizar y es de uso interno. No se trata del antecedente. El estado del registro es. Es una calificación para el documento o o o Normal. El documento llegará de forma inmediata a las bandejas de áreas de los destinatarios y copias En Espera. El documento se guarda pero no será entregado a los destinatarios y copias hasta que el documento sea liberado. Para liberar un documento puede hacerse cambiando el estado del registro desde la pantalla de Modificación del documento, o bien, en la bandeja de salida ó búsqueda se presenta un botón que permitirá el cambio del estado En revisión. El documento llegará de forma inmediata a las bandejas de áreas de los destinatarios y copias Referencia: Es el identificador o nombre del documento. Folio: Forma parte del nombre del documento, es un folio de salida. Antecedentes: Referencia de documentos anteriores relacionados con el documento a registrar. El documento a registrar puede representar parte o respuesta de los avances notificados de otras referencias. Por default, el sistema tiene seleccionado la opción de los antecedentes, en caso de que el documento a registrar no tenga ninguno se deseleccionará la opción y el sistema desplegará la siguiente confirmación. Página 58 de 109

60 En caso contrario, al dar clic en la liga el sistema desplegará la siguiente ventana, de donde se podrán realizar búsquedas de referencias e irlas seleccionando. Se cuenta con dos botones para buscar en la base de datos productiva o histórica. Página 59 de 109

61 Para aquellos documentos que esté habilitado se podrá ingresar el porcentaje que representa el nuevo documento como respuesta del seguimiento. Solo es necesario seleccionar la casilla del lado derecho e indicar en la caja de texto el porcentaje. Una vez seleccionados los antecedentes se da clic en el botón se cerrará y regresaremos a la plantilla de registro. Fecha del documento: Fecha de emisión del documento. Es obligatorio., esta ventana Fecha y Hora de recepción: Fecha en la que se ingresa el documento al sistema. Esta fecha puede ser modificada por la persona que está registrando el documento. A la par el sistema lleva la fecha real de registro del documento para cuestiones de revisiones. Fecha compromiso: Es un campo opcional, solo en caso de que exista en el documento físico. No Visible. Al marcar el documento como No visible se mostrará la siguiente advertencia Anexo(s): En caso de tenerlos, debe marcarse la casilla. Prioridad: Las opciones son: Normal, Urgente y Extraurgente. Tipo de documento: Es una descripción del tipo de documento, este puede ser: Oficio interno, Oficio Externo, Memorandum, etc. Tema: Se considera una doble clasificación del documento. Es opcional El documento es: se refiere a indicar si el documento que se está registrando es original o copia Remitentes: Al dar clic en la liga el sistema desplegará la siguiente ventana, en la que podrán seleccionarse los remitentes, dirigidos y copias del documento. Página 60 de 109

62 Para seleccionar los nombres de las personas que aparecen en el oficio, se tienen filtros por: o o o Especifico Listas Favoritos Se debe seleccionar el nombre de la persona y después con el botón que corresponda a cada uno de las secciones para que el nombre seleccionado aparezca en el lugar correspondiente. Cuando aparezca en el oficio uno o mas nombres de personas que no están registradas en el sistema porque pertenecen a otras compañías, se deben registrar como personal externo. El listado de personal externo perteneciente al departamento se muestra del lado derecho de la ventana de datos. Página 61 de 109

63 Para dar de alta a un externo se da clic en el botón, el sistema desplegará una ventana donde es necesario llenar los campos de Nombre y Dependencia. Una vez que se introdujeron estos datos dar clic en el botón, la ventana se cerrará y el nombre del externo aparecerá en el listado para que pueda ser seleccionado por el botón en la sección de corresponda. Si se desea modificar los datos de alguno de los externos, basta con seleccionarlo y dar clic en el botón, el sistema desplegará una ventana con la información actual del externo con los campos editables. Página 62 de 109

64 Una vez actualizados los datos se da clic en el botón y los cambios se verán reflejados en el listado de personal externo. Para eliminar a un externo deberá seleccionarse y dar clic en el botón, el sistema pedirá una confirmación y al dar clic en habrá sido eliminado el nombre del personal externo. Una vez que han sido seleccionados los nombres de las personas que aparecen en el oficio se debe dar clic en el botón, la ventana de Datos se cerrará y regresaremos a la plantilla del documento, donde los campos de Remitentes, Dirigidos y Copias y sus respectivos departamentos o dependencias son desplegados. Antefirma: Iniciales que se muestran al final del documento. Antefirma: Iniciales al pie del documento de quién lo elabora Documento: Archivo que contiene la imagen electrónica del documento. Se digitaliza previamente al registro de los datos del documento. Desde este campo podemos adjuntar o asociar la imagen del documento con sus datos generales. Es obligatorio Al presionar el botón Examinar, se activa una ventana en donde se puede elegir el archivo correspondiente a la imagen electrónica del documento que se está registrando, el documento debe estar en formato PDF: Página 63 de 109

65 Síntesis: Asunto o síntesis contenidos en el documento. (obligatorio) Observaciones: Datos adicionales que se consideran importantes para el registro del documento. Documento Dirigido A: Tiene el mismo comportamiento que Remitentes Copias A: Tiene el mismo comportamiento que Remitentes Expediente RM-SAAD: Una forma adicional de clasificador expedientes Una vez completados todos los datos del documento se da clic en el botón posteriormente en. y Al presionar el botón de confirmar se mostrará el siguiente mensaje: Página 64 de 109

66 Si fue marcado la opción de registro de los anexos correspondientes., el sistema pasará a la siguiente ventana para el Página 65 de 109

67 Al presionar el botón Examinar, se activa una ventana en donde se puede elegir el archivo PDF correspondiente al anexo. Una vez que ha sido seleccionado el archivo, para agregarlo dar clic en el botón. Una vez agregado el anexo, se puede visualizar debe seleccionar el renglón del anexo y dar clic en el botón o bien eliminar, para lo cual se Una vez seleccionados los archivos anexos dar clic en el botón sistema desplegará la siguiente ventana, en la que se va a clasificar el documento. el Página 66 de 109

68 Se debe elegir la carpeta en la cual va a quedar clasificado el documento, al seleccionarlo el sistema desplegará una ventana de confirmación y al dar clic en el botón el documento quedará registrado. Página 67 de 109

69 7.2 Modificación de documentos Esta opción permite efectuar modificaciones en los datos relacionados con documentos registrados previamente. Para modificar un documento, teclear la referencia del documento que deseamos modificar o elegirla de la lista y dar clic en el botón. Nota: El usuario podrá modificar únicamente los documentos registrados por él mismo. Aún en los documentos en los que se es remitente, si el registro no fue realizado por el remitente, éste no podrá hacer modificaciones. Una vez proporcionada la referencia del documento a modificar, el sistema muestra la siguiente pantalla: Página 68 de 109

70 Para iniciar los cambios habrá que dar clic en la opción con que se quiere trabajar y presionar el botón. Las opciones que se tienen para modificar los documentos son: Datos: Si lo que se desea es modificar los datos generales de los documentos, seleccionar y oprimir el botón. Se presenta una pantalla similar a la de registro de documentos mostrando los datos ya capturados. Página 69 de 109

71 Esta plantilla funciona igual que en el registro, todos los datos son susceptibles de cambios excepto la referencia. Una vez que ya se modificaron o actualizaron los datos del documento, para registrar los cambios se debe dar clic en el botón. Anexos: Si el documento no cuenta con anexos o se quieren modificar o borrar, en esta sección es posible agregarlos, sustituirlos o eliminarlos. seleccionar y oprimir el botón. Esta opción funciona de la misma manera del registro de anexos, podremos ver enlistados los anexos existentes (si los hay), se pueden agregar o eliminar los anexos. Página 70 de 109

72 Una vez que ya se tienen actualizados los anexos se da clic en el botón para completar la modificación. Nota: Los anexos nuevos en la lista no pueden ser visualizados desde el listado de los anexos, ya que no se encuentran físicamente en la base de datos, solo podrán ser visualizados en el momento de ser localizados por botón Browse por medio de "Ver Documento". Si el usuario da clic en el nombre del nuevo anexo agregado en la lista, se visualizará la imagen principal del documento no del anexo. Archivo: Para sustituir el archivo principal del documento seleccionar y oprimir el botón. Se despliega la siguiente ventana, en donde podemos seleccionar el archivo a sustituir como imagen principal del documento. Una vez seleccionado dar clic en el botón para completar la modificación. Página 71 de 109

73 Cuando un documento ya fue concluido o turnado el sistema no permitirá la modificación. Una alternativa es utilizar el botón de Adicionar, el cual se encuentra abajo del botón Modificar. Adicionar solo permitirá incluir destinatarios, anexos, observaciones, antecedentes y cambiar el estado de confidencial del documento. 7.3 Eliminación de documentos Al seleccionar la opción de eliminar documentos, el sistema presenta una pantalla donde se seleccionará la referencia a eliminar, cabe mencionar que solo se podrán eliminar las referencias que no estén turnadas ni hayan sido concluidas. Al seleccionar una referencia, se muestra los datos de registro y su imagen. Para confirmar la eliminación dar clic en el botón. Página 72 de 109

74 En la parte inferior de los datos hay un botón donde se muestra la información de creación y última modificación. que abre una ventana 7.4 Registro de circulares Una circular es un documento que contiene asuntos de carácter informativo, y que se desea hacer llegar a un determinado conjunto de personas dentro de la organización o en otro organismo. Página 73 de 109

75 Para registrar una circular, se debe escribir la referencia y dar clic en el botón, el sistema desplegará la plantilla de registro para la circular. Los datos que se deberán proporcionar son: Referencia: Es un conjunto de caracteres y dígitos (clave única) que identifican un documento de los demás, es importante señalar que una referencia no debe contener comillas, o apóstrofos, la referencia se debe escribir igual a la que esta en el documento. Antecedente: Es la referencia que indica el documento sobre los comunicados anteriores relacionados con este documento. Fecha del documento: Fecha en la que fue emitido el documento. Fecha de recepción: Fecha en la que se recibe o se registra la circular. Fecha de vigencia: Fecha en la expira la circular o deja de tener validez. Página 74 de 109

76 Síntesis: En este campo se indicará el asunto o síntesis que presenta el documento. Este campo es obligatorio, es decir, no puede quedar vacío. Remitente: Al dar clic sobre la liga aparecerá una ventana donde se podrán seleccionar los remitentes de la circular que pueden ser personal interno o externo (tiene la misma funcionalidad que para el registro de los documentos). Una vez que han sido seleccionados los remitentes de la circular dar clic en el botón, la ventana se cerrará y se llena el campo de Remitentes y su departamento en la plantilla de registro. Documento: Archivo que contiene la imagen electrónica de la circular. Se digitaliza previamente al registro de los datos de la circular. Desde este campo podemos adjuntar o asociar la imagen de la circular con sus datos generales. Es obligatorio Al presionar el botón Examinar, se activa una ventana en donde se puede elegir el archivo correspondiente a la imagen electrónica de la circular que se está registrando, el archivo debe estar en formato PDF: Página 75 de 109

77 Destinatarios: Para agregar a los destinatarios de tiene que dar clic en la liga, el sistema abrirá la siguiente ventana: Página 76 de 109

78 La circular puede ser enviada a uno o varios departamentos, subsecretaría u organismos. Una vez elegidos los grupos de destinatarios dar clic en el botón de cerrará la ventana y se llenarán el campo de destinatarios de la plantilla de registro. Cuando ya fueron completados todos los datos de registro, dar clic en el botón para completar el registro de la circular., se 7.6 Modificación de circulares Para modificar una circular, es necesario introducir la referencia o elegirla de la lista y dar clic en el botón. Las opciones que se tienen para modificar los documentos son: Página 77 de 109

79 Datos: Si lo que se desea es modificar los datos generales de la circular, seleccionar. Se presenta una pantalla similar a la de registro de la circular mostrando los datos ya capturados. Anexos: Si la circular no cuenta con anexos o se quieren modificar o borrar los existentes, en esta sección es posible agregarlos, sustituirlos o eliminarlos. seleccionar. Página 78 de 109

80 Una vez que ya se tienen actualizados los anexos se da clic en el botón para completar la modificación. Archivo: Para sustituir el archivo principal de la circular seleccionar. Se despliega la siguiente ventana, en donde podemos seleccionar el archivo a sustituir como imagen principal del documento. Una vez seleccionado dar clic en el botón para completar la modificación. Página 79 de 109

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82 8. Consulta de circulares Este módulo se encuentra ubicado en la parte derecha del menú principal O bien desde el menú superior del módulo de Seguimiento y Clasificación. En esta sección se visualizan las circulares que han sido enviadas a su departamento, subsecretaría u organismo. Por default se despliegan las circulares vigentes. Página 81 de 109

83 Los filtros para las circulares son: Se refiere a las circulares que fueron enviadas a un departamento o a la subsecretaría a la que pertenece el usuario. Es el estado de la circular, las no vigentes son aquellas donde su fecha de vigencia es menor a la fecha actual. Se podrán buscar las circulares por la coincidencia de una o más palabras de la síntesis. Para ver los resultados de los filtros aplicados es necesario dar clic en el botón. Página 82 de 109

84 9. Asignación de permisos Se puede acceder a este módulo desde el menú principal, en la parte inferior del lado izquierdo. Este módulo permite otorgar permisos sobre nuestro perfil a las personas que deseemos para que puedan acceder a nuestro perfil, sin necesidad de hacer de su conocimiento su usuario y contraseña. Si no se ha concedido ningún permiso, el sistema desplegará la siguiente ventana: Al dar clic en el botón de Aceptar, se despliega la siguiente ventana: Página 83 de 109

85 Para otorgar un permiso se dará clic en el botón la siguiente pantalla : y el sistema desplegará Página 84 de 109

86 Donde se elegirá el nombre de un empleado y se escribirá la justificación del permiso que se le otorga sobre el perfil, una vez que ya se ha completado esta información de dará clic en el botón, el sistema desplegará la siguiente ventana de confirmación Si se da clic en el botón, el sistema regresa a la pantalla anterior para poder seleccionar otro empleado; si da clic en el botón pantalla de inicio del módulo., el sistema mostrará la Cuando ya se tienen permisos sobre el perfil, también se pueden eliminar para lo cual hay que dar clic en el botón y se mostrarán listado los nombres de las personas alas cuales se les ha dado permiso, acompañados de un checkbo, el cual se seleccionará si se requiere eliminar el permiso se pueden elegir varios nombres a la vez. Página 85 de 109

87 Una vez seleccionados los nombres se dará clic en el botón el sistema muestra una ventana de confirmación como la siguiente: y Para visualizar los permisos concedidos de debe dar clic en el botón han sido y el sistema mostrará el listado de los empleados que beneficiados con el permiso sobre su perfil. 10. Mesa de ayuda Se puede acceder a este módulo desde el menú principal, en la parte inferior del lado izquierdo. Página 86 de 109

88 Al dar clic en la liga, el sistema desplegará la siguiente ventana, donde se despliega el número de la Mesa de ayuda que le corresponda por subsecretaría al usuario del perfil Página 87 de 109

89 Subsecretaría de administración y finanzas 11. Información personal centro. Se puede acceder a este módulo desde el menú principal, en la parte inferior al Este módulo contiene la información general del empleado con la que se dio de alta en el sistema. Página 89 de 109

90 Subsecretaría de administración y finanzas 12. Políticas y ayuda Se puede acceder a este módulo desde el menú principal, en la parte inferior del lado derecho. Página 90 de 109

91 Subsecretaría de administración y finanzas O bien desde el menú superior del módulo de Seguimiento y Clasificación En este módulo podemos encontrar los lineamientos, manuales y ayuda para la operación y buen funcionamiento del sistema. Al dar clic en la liga se desplegará la siguiente ventana: Página 90 de 109

92 Subsecretaría de administración y finanzas 14. Estadísticas Se puede salir del sistema a través de la liga del menú principal que se encuentra en la parte inferior del lado derecho. Cuando entramos al módulo de estadísticas automáticamente nos muestra la pantalla con los filtros que podemos aplicar para conocer los datos estadísticos. Página 91 de 109

93 Subsecretaría de administración y finanzas La lista muestra 3 opciones: Estadísticas de documentos Registrados Estadísticas de documentos Recibidos Estadísticas de documentos Turnados Para utilizar la pantalla debe seleccionar una opción de la lista y presionar el botón Se presentará una ventana con el resultado de la Generación. En la parte superior se presentan parámetros los cuales se pueden cambiar y al terminar presionar el botón para refrescar el reporte con los parámetros indicados. Los parámetros presentados son: Es el agrupamiento por el cual se presentará la estadística El inicio de la vigencia a considerar El término de la vigencia a considerar Si se desea incluir los documentos de histórico Página 92 de 109

94 Subsecretaría de administración y finanzas Si necesita conocer los documentos que conforman los totales, debe presionar un click sobre alguno de los totales y se generará el reporte correspondiente mostrando la lista de documentos En la parte superior de la ventana existe una liga llamada. Aquí se mostraran datos relevantes tales como: desempeño, productividad, eficacia, eficiencia, ahorro de papel, tiempos mínimos, tiempos máximos, etc. en cuanto al registro y seguimiento de los documentos. Página 93 de 109

95 Subsecretaría de administración y finanzas Las estadísticas se podrán generar con los siguientes filtros: Permite seleccionar entre las estadísticas generales, por departamento o de forma individual. Se habilita una vez que se ha seleccionado el tipo por departamento. Aquí se seleccionará el departamento del que se desea mostrar su información. Página 94 de 109

96 Subsecretaría de administración y finanzas Se habilita si se ha seleccionado en el filtro Tipo la opción por persona. Al seleccionar un nombre, se presentará la información estadística de los documentos que le pertenecen. Con estos dos controles se puede indicar el periodo de tiempo del que se quieran los datos estadísticos Una vez seleccionados los criterios de búsqueda se dará clic en el botón para mostrar los resultados o bien actualizarlos. Cuando se filtra por departamento o por persona se muestra una sección de DATOS DEL DESEMPEÑO que hace referencia al número de documentos atendidos y pendientes con los tiempos de atención. Página 95 de 109

97 Subsecretaría de administración y finanzas 15. Respaldo Es una herramienta que se instala en la PC del usuario y cuyo objetivo es generar respaldo de los documentos enviados y recibidos por perfil en Disco. Al abrir la ventana se presentarán 2 iconos: Empiece por leer la Guía de instalación la cual le explicará cómo utilizar la herramienta. 16. Definición de Folios Con este módulo se pretende que cada área podrá llevar desde el SAC el control de los consecutivos utilizados como números de documentos, folios de salida o folios internos. Para poder utilizar el control de folios, es necesario primero definir las nomenclaturas que serán utilizados como identificadores Al entrar a la pantalla se presenta la sección para consultar y la sección para definir el tipo de nomenclatura a dar de alta Página 96 de 109

98 Subsecretaría de administración y finanzas ALTA DE NOMENCLATURA: Para la alta de Nomenclatura de tipo Identificador-Consecutivo-año, la nomenclatura que se presentará en el momento de estar generando los folios será del tipo identificadorconsecutivo-año, por ejemplo: PEP-SCTI-PBA , en donde el identificador es PEP- SCTI-PBA, el consecutivo (Inicio del rango) es 0 y el año es Para la alta, inicia proporcionando si es o no predeterminada, una descripción breve del identificador, proporciona el año que desea utilizar, proporciona el identificador y el inicio del rango Página 97 de 109

99 Subsecretaría de administración y finanzas Al terminar presiona Guardar Nota. Predeterminado se refiere a que al momento del registro se generara de manera automática la Referencia o el Folio El consecutivo para varias Nomenclaturas se refiere a que un Consecutivo puede ser utilizado por una o más Nomenclaturas. Para generarlo es necesario contar con el consecutivo o seleccionarlo si ya existe Ejemplo: Las Nomenclaturas FOL-SCTI-PB-UNO Y FOL-SCTI-PB-DOS utilizaran el mismo consecutivo 0. Página 98 de 109

100 Subsecretaría de administración y finanzas La nomenclatura puede ser compartida a otros Departamentos, para que sea utilizada por el o los departamentos. Al dar click en Compartir Folios, el sistema direcciona a una pantalla donde se podrán agregar o eliminar los permisos de compartición de la Nomenclatura. Página 100 de 109

101 Subsecretaría de administración y finanzas CONSULTAR O MODIFICAR NOMENCLATURA: Para modificar selecciona el identificador que desees modificar de la lista y proceda a modificar 17. Foliador Es utilizado para generar los folios previa defición En el momento del registro si se cuenta con una Referencia establecida como Predeterminada, el sistema preguntara si se desea generar una Referencia Automática, se puede aceptar o cancelar la opción. Página 101 de 109

102 Subsecretaría de administración y finanzas En caso de ACEPTAR, automáticamente se genera la Referencia y direcciona a la pantalla de Registro. Página 102 de 109

103 Subsecretaría de administración y finanzas O bien, si se CANCELA se requiere proporcionar un número de oficio y seguido presionar el botón Registrar. O bien, este número puede ser obtenido utilizando la opción Foliador. Para utilizar Foliador solo se requiere dar un click sobre la leyenda Foliador que se muestra en el menú superior de la pantalla de registro El Foliador puede ser utilizado por perfiles de área y perfiles personales. En ambos casos los identificadores-consecutivos sobre los que se trabajan son los mismo a nivel de área. Es decir, si un perfil personal ocupa un consecutivo, ocupará el consecutivo que corresponda al área Página 103 de 109