MATRIZ DE RIESGOS PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

Transcripción

1 (1) CÓDIGO (2) RIESGO (3) DESCRIPCIÓN (6) CAUSAS (7) CONSECUENCIAS 1 Capacitación deficiente e insuficiente Hace referencia a una inadecuada formación de los servidores públicos de la Universidad. Incluye el incumplimiento del Plan de Capacitación 1. Ausencia de un diagnóstico real y objetivo 2. Inadecuada programación 3. Inadecuada socialización y divulgación del programa de capacitacion 4. Falta de socializacion del procedimiento para la planificación, ejecución y evaluación de la capacitación del personal administrativo 5. Dificultades en la disponibilidad de recursos 1. Deficiencias de los procesos 2. Baja calidad de los productos y/o 3. Incumplimiento de objetivos institucionales. 4. Incumplimiento a la normatividad legal vigente. 2 Deficiente desempeño Concerniente al incumplimiento de funciones y objetivos por parte de cada uno de los empleados y/o funcionarios que ocupan los cargos de la Universidad 1. Falta de socialización y divulgación de las herramientas de la Gestión Pública relacionadas con la Evaluación de desempeño. 2. Acuerdos de Gestión de Alta pendientes de aprobación por algunos jefes. 3. Reglamentación de Evaluación de Desempeño Pendiente del Vo. Bo por parte de la oficina Jurídica, para el posterior envió al consejo Superior para su aprobación. 4. No aplicación de la metodología sugerida por el DAFP. 1. Deficiencias de los procesos 2. Baja calidad de los productos y/o 3. Incumplimiento de objetivos institucionales 4. Desconocimiento del personal de los objetivos institucionales 3 Inoportunidad en la liquidación de nóminas Hace alusión a retrasos que se pudieran presentar en la liquidación de nóminas 1. Falta de planificación 2. Retrasos en el suministro de información de contratación de los docentes por parte de la Vicerrectoría de Docencia o partes involucradas. 3. Fallas en los recursos tecnológicos disponibles (software, equipos) 4. Errores humanos por interrupciones de terceros en el proceso (Atencion al publico fuera del horario establecido). 5. Volumen de informacion (novedades, embargos, solicitudes). 6. Deficiencia en el sofware GESTASOFT. 7. Incremento en el numero de personas vinculadas, reconocimientos judiciales. 1. Pagos retrasados 2. Pagos errados 3. Pagos rechazados 4. Pérdida de fiabilidad 4 Incumplimiento en las respuestas a solicitudes y requerimientos Referente a la insatisfacción en el cumplimiento de los términos de ley en la respuestas a solicitudes y requerimientos externos e internos concernientes al personal de la Universidad 1. Recepción tardía de las solicitudes y requerimientos. 2. Distribución inoportuna. 3. Documentación soporte incompleta. 4. Deficiencias en la disponibilidad de información 5. Falta de coordinación con otros procesos y dependencias 6. Exceso de solicitudes 1. Presentacion de acciones judiciales. 2. Sanciones disciplinarias 3. PQR 5 Deficiencias en la toma de posesiones Incumplimiento de las disposiciones reglamentarias aplicables a las posesiones del personal 1. Expedicion tardía de los actos administrativos de nombramiento 2. Presentación extemporanea de la documentación para posesión 1. Sanciones legales por parte de entes de control. 2. Traumas en el desarrollo de actividades academicas 3. Falta de afiliacion a la seguridad social. 6 Incumplimiento de disposiciones referentes a legalizaciones y ejecución de contratos Incumplimiento de las disposiciones reglamentarias aplicables a la legalización y ejecución de contratos y ordenes de prestación de 1. Incumplimiento de los términos de tiempo dispuestos para la legalización y/o ejecución de un contrato. 2. Omisión de documentos necesarios para legalizaciones 3. Inadecuada disposición archivística de la documentación. 1. Sanciones legales por parte de entes de control. 2. Traumas administrativos. 3. Falta de afiliacion a la seguridad social de contratistas. 7 Incumplimiento del Programa de Salud Ocupacional Alusivo a una inadecuada ejecución de las actividades dentro del área de salud ocupacional 1. Ausencia de un diagnóstico real y objetivo 2. Inadecuado seguimiento al programa 3. Falta de compromiso y responsabilidad de la Alta 4. Insatisfactoria gestión con la ARP 5. No aplicación de la normatividad vigente 6. Dificultades en la disponibilidad de recursos 1. Deficiencias en la calidad de vida 2. Aumento en los índices de accidentes es y enfermedades profesionales 3. Sanciones legales 8 Deterioro del clima Corresponde a la falta de medición del clima de la Universidad y al mejoramiento a partir de sus resultados 1. Inexistencia de un adecuado instrumento para la medición del clima 2. Ausencia de un cronograma de actividades de identificación y análisis de clima 3. Falta de seguimiento en la ejecución de actividades de medición del clima 1. Aumento de la insatisfacción del personal 2. Deficiencias en la calidad de vida 3. Deficiencias en cumplimiento de indicadores de gestión 9 Falta de autenticidad de la información presentada por los contratistas por prestación de Se refiere a que la documentación presentada por los contratistas sea falsa o no expedida por la autoridad competente. Falta de conocimiento y de verificación por parte de quien reciba la documentación. Falta de revisión por parte de los supervisores de contratos 1. Exposición a sanciones legales por parte de entes de control

2 ANALIS DE RIESGOS (8) (9) PROBABILIDAD (10) (11) IMPACTO (12) SEVERIDAD (Riesgo Inherente) 10 MEDIA 3 CATASTROFICO MEDIA 3 CATASTROFICO 30

3 EVALUACIÓN DE RIESGOS (13) (14) DESCRIPCIÓN DEL (15) TIPO DE (16) ESTA DOCUMENTADO? (17) DONDE ESTA DOCUMENTADO (18) APLICACIÓN (19) EFICACIA DEL (20) FRECUENCIA DEL Seguimiento al indicador de cumplimiento Verificación del cumplimiento al Plan de Capacitaciones Revisión periódica de los resultados arrojados por el indicador de capacitaciones planificación, ejecución y evaluación de la capacitación del personal administrativo Alta Semestral Seguimiento de los objetivos concertados con base en el PEI, Plan de Acción y funciones inherentes al cargo (Manual de funciones), formatos reglamentarios y cumplimiento de las dos evaluaciones anuales. Verificación de los objetivos concertados para cada cargo, con base en el PEI, el Plan de Acción y el Manual de funciones. Establecer cronograma para el cumplimiento de las dos evaluaciones anuales, por medio de la utilización de la metodología seleccionada por la Institución. evaluación del desempeño de los empleados de carrera administrativa Media Semestral Cumplimiento del procedimiento de Administración de Nóminas en Seguimiento al cumplimiento los términos de tiempo del calendario de liquidación y estipulados en el cronograma pago de nóminas establecido por la Vicerrectoría Administrativa y Financiera para la liquidación y pago de nóminas Procedimiento de Administración de nóminas Media Mensual Verificación de documentación recibida y control de entrada y salida de documentos Revisión de cumplimiento de los soportes de solicitudes y control documental de solicitudes recibidas Preventivo NO Alta Segùn Ocurrencia Posesiones en los términos de ley (en tiempo y documentacion) Revisión que se presente la documentación reglamentaria en forma completa para las posesiones Preventivo selección y contratación de docentes ocasionales y horas cátedras Alta Segùn Ocurrencia Legalizaciones dentro de los términos de ley (en tiempo y documentacion) Revisión que se presente la documentación reglamentaria en forma completa para las legalizaciones de contratos Preventivo contratación de personales y profesionales Alta Segùn Ocurrencia Seguimiento al indicador de cumplimiento Verificación del cronograma del programa de Salud Ocupacional Revisión periódica de los resultados arrojados por el indicador Programa de Salud Ocupacional Alta Semestral Ejecución del plan de mejoramiento del clima Realización de encuestas para obtención de diagnóstico y la construcción del plan de mejoramiento con base en los resultados obtenidos. NO Alta Anual Revisión de la autenticidad de la Verificación de la documentación presentada por documentación presentada por los contratistas en el marco de la el contratista a través de los legalización y ejecución de OPS y medios de consulta CPS a través de los diferentes medios de consulta NO Alta Segùn Ocurrencia

4 (21) (22) PROBABILIDAD (23) (24) IMPACTO (25) SEVERIDAD 5 BAJA 3 CATASTROFICO 15 5 BAJA 3 CATASTROFICO 15

5 VERON: 1 CODIGO: DOC-TH-004 PAGINA: 1 DE 5 TRATAMIENTO (26) ACCIÓN DE TRATAMIENTO (27) TIEMPO DE IMPLEMENTACIÓN (28) COSTO (29) RESPONSABLE Actualización de información que alimente el indicador Asignación de recursos presupuestales para la ejecución de capacitaciones Permanente Medio Permanente seguimiento y control a los resultados de los planes de acción, objeto de un PEI. Determinación de planes de mejoramiento Institucional por procesos e individual. Aprobación de la reglamentación de la evaluación del desempeño. 1. Suspension de la Atencion al público en los días de liquidación de nóminas. 2. Coordinación con Vicerrectoría de Docencia con respecto a la contratación docente. 3. Establecimiento de un indicador que permita medir y hacer seguimiento a la oportunidad en la liquidación de nóminas. Departamento de Talento Humano Sistematización del control de la documentación recibida y entregada a los responsables de proyección de respuestas. Control desde gestion documental para lograr coherencia en la destinación de solicitudes recepcionadas. Seguimiento al tiempo de respuesta de las solictudes, peticiones o requerimientos recibidos. Talento Humano / Gestión Jurídica / Gestión Documental Disposiciones para el cumplimiento de los términos para las posesiones. Coordinacion con la Vicerrectoria de Docencia. Medio Talento Humano / Vicerrectoría de Docencia Divulgación y comunicación pertinente de la documentación que se requiere para legalizar un contrato de prestación de servicio. Disposiciones para el cumplimiento de los términos de tiempo de las legalizaciones. Consecución de recursos que permitan la adecuada disposición archivística de la documentación. Capacitaciones al personal que recibe documentación de legalización de contratos. Medio Talento Humano Actualización de información que alimente el indicador. Seguimiento al cronograma del Programa de Salud Ocupacional. Permanente Alto Talento Humano Asignación presupuestal para ejecución de actividades del plan de mejoramiento Anual Alto Capacitación del personal que recibe la documentación. Compromiso de los supervisores de contratos en el cumplimiento de sus funciones de verificación primaria de documentos que aporte el contratista. Permanente Talento Humano / Supervisores de OPS y CPS