NOTA: Haga copia de su archivo de trabajo antes de iniciar sus actividades. Lea la información resumen de la hoja INICIO.

Transcripción

1 TALLER GUIADO TEMA: FILTRAR O CONSULTAR LISTAS. Considere la estructura del archivo ordena_listas.xls que contiene dos hojas llamadas INICIO y LISTA. La hoja INICIO APRESENTA ALGUNOS CONCEPTOS BÁSCIOS DEL MANEJO DE Base De Datos. La hoja LISTA presenta 120 registros de información correspondientes a los CLIENTES de una cierta Empresa de crédito. NOTA: Haga copia de su archivo de trabajo antes de iniciar sus actividades. Lea la información resumen de la hoja INICIO. Luego pase a la hoja LISTA y siga el desarrollo de esta guía. Una de las operaciones mas comunes sobre una base de datos (lista) es la consulta de información que siempre corresponde a la búsqueda de registros que cumplan con una cierta condición. Por ejemplo en nuestra lista de CLIENTES podríamos consultar aquellos registros de CLIENTES cuya profesión sea ABOGADO, sexo FEMENINO y estado civil CASADO. Esta operación en Excel se logra mediante la herramienta de FILTROS que permite encontrar los datos de acuerdo a algún requerimiento llamado CRITERIO. Un criterio es una condición o condiciones para seleccionar un registro de la base de datos. AUTOFILTROS: Excel permite activar, dentro de una lista, una herramienta llamada AUTOFILTRO que permite hacer consultas muy rápidas. Ubíquese dentro de la lista (Ejemplo celda B25) y active la opción datos-filtroautofiltro: Pág. 1 de 7

2 Ahora el nombre de cada campo (título de las columnas) aparecerá acompañado de un botón (al lado derecho) que permite al usuario interactuar con la lista para realizar la consulta: Por ejemplo: si queremos consultar (filtrar) todos los CLIENTES que se llamen Angel, proceda asi: Y obtendremos algo similar a: Pág. 2 de 7

3 Donde solo aparecen los registros del CLIENTES cuyo nombre es Angel. Para restaurar la lista original use el autofiltro en el campo filtrado y escoja la opción (Todas). ACTIVIDAD 1. Ensaye filtrar la lista CLIENTES para consultar aquellos clientes que tengan profesión ABOGADO y estado civil CASADO. Deberá filtra por dos criterios simultáneos. ACTIVIDAD 2. Ensaye filtrar la lista CLIENTES para consultar aquellos clientes que sean mujeres, sicólogos, viudas y que vivan en Cedritos. FILTROS AVANZADOS: Cuando se necesita EXTRAER los registros a un área diferente a la lista consultada y solamente algunos campos se debe utilizar la opción filtros avanzados. La opción filtros avanzados considera tres áreas de trabajo sobre la hoja: El area de EXTRACCION (la lista), el área de CRITERIOS o condiciones y el área de SALIDA que debe ser fuera de la lista de trabajo. Los criterios pueden ser de tipo alfanumérico, numérico o fecha. Ejemplos para un solo criterio: Suponga que se quiere consultar y extraer los registros de la lista CLIENTES que tengan como profesión chofer : Se conforma el área de CRITERIOS. 1- Se copia el titulo del campo por el cual se va efectuar la consulta (profesión) en el área de criterios (supongamos en T1). Muy importante que sea copiado y no digitado!!!!!! 2- En la celda inmediatamente inferior se escribe la condición que debe cumplir el campo: =chofer. Pág. 3 de 7

4 Esta condición debe incluir un operador relacional (<, >, <=, >=, =, <>) y un valor (o expresión) 3- Ubicados sobre una celda dentro de la lista CLIENTES (Ej. K8), seleccionamos: datos filtros, filtros avanzados. Ahora: en la ventana del filtro avanzado, indicamos el área de CRITERIOS (T1:T2) y luego la celda a partir de la cual se quiere copiar el resultados de la consulta (W9). Observe que se seleccionó la opción Copiar a otro lugar. Y listo al hacer clic en aceptar se obtiene el resultado de la extracción a partir de W9. Verifique el resultado. Otro ejemplo para un criterio: Suponga que se quiere extraer aquellos registros de CLIENTES cuya edad sea mayo a 30 años. La ventana del filtro avanzado deberá ser como sigue. Tenga en cuenta la opción Copiar a otro lugar : Pág. 4 de 7

5 Verifique el resultado. ACTIVIDAD 3. Diseñe el filtro avanzado para extraer los registros de los CLIENTES cuyo ingreso sea menor o igual a $ Ejemplos para dos criterios: En este caso la extracción debe cumplir con dos condiciones para lo cual es necesario usar los conectores lógicos Y, O. Ejemplo para dos criterios conectados con Y: Suponga que se quieren consultar los CLIENTES con profesión chofer Y cuya EDAD sea mayor a 30 años. El área de CRITERIOS y la configuración de la búsqueda deberán ser: Pág. 5 de 7

6 Ejemplo para dos criterios conectados con O: Suponga que se quieren consultar los CLIENTES con profesión chofer O que vida en el BARRIO ALHAMBRA. El área de CRITERIOS y la configuración de la búsqueda deberán ser: Pág. 6 de 7

7 ACTIVIDAD 4. Diseñe el filtro avanzado para extraer los registros de los CLIENTES cuya PROFESION sea CHOFER, su EDAD mayor a 30 años y sus INGRESOs superiores a $ 600,000 (verifique que solo dos clientes cumplen las tres condiciones!) ACTIVIDAD 5. Diseñe el filtro avanzado para extraer los registros de los CLIENTES cuya PROFESION sea CHOFER, su EDAD mayor a 30 años y sus INGRESOs superiores a $ 600,000 o cuya PROFESION sea ABOGADO, su EDAD menor a 35 años y sus INGRESOs superiores a $ 600,000 (verifique que solo cinco clientes cumplen las tres condiciones!) ACTIVIDAD 6. Para qué sirve el siguiente rango de CRITERIOS trabajando sobre la lista de CLIENTES. PROFESION EDAD INGRESOS chofer > 30 > Abogado < 35 <= Consulte cuál es la función de la opción Solo registros únicos Conserve el archivo de Excel para las demás guías de trabajo sobre listas. Pág. 7 de 7