MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS, MANTENIMIENTO Y OBRAS

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2 Código: 201B18501 Página: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS, MANTENIMIENTO Y OBRAS Enero de 2010

3 Código: 201B18501 Página: Derechos Reservados. Edición, Enero de Gobierno del Estado de México. Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de México. Impreso y hecho en Toluca, México. Printed and made in Toluca Mexico. Cuenta de Correo Electrónico: difem@mail.edomex.gob.mx La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización exprofesa de la fuente y dándole el crédito correspondiente.

4 Código: 201B18501 Página: CONTENIDO PAG. PRESENTACIÓN...I OBJETIVO GENERAL...II IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE PROCESOS... III RELACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS..... IV DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS V Pago de Servicios Municipales de Energía Eléctrica, Telefonía Convencional, Celular y Radio Comunicación. Pago de Servicios de Agua Potable y Descargas Residuales y Trámite de Renovación de Inmuebles Exentos de Pago. Contratación y Supervisión del Suministro de Gas L.P. y Diesel. SIMBOLOGÍA...VI REGISTRO DE EDICIONES.. VII DISTRIBUCIÓN..VIII VALIDACIÓN.. IX

5 Código: 201B18501 Página: I. PRESENTACIÓN La sociedad mexiquense exige de su gobierno cercanía y responsabilidad para lograr, con hechos, obras y acciones, mejores condiciones de vida y constante prosperidad. Por ello, el licenciado Enrique Peña Nieto, Gobernador Constitucional del Estado de México, impulsa la construcción de un gobierno eficiente y de resultados, cuya premisa fundamental es la generación de acuerdos y consensos para la solución de las demandas sociales. El buen gobierno se sustenta en una administración pública más eficiente, en el uso de sus recursos y más eficaz en el logro de sus propósitos. El ciudadano es el factor principal de su atención y la solución de los problemas públicos su prioridad. En este contexto, la Administración Pública Estatal transita a un nuevo modelo de gestión, orientado a la generación de resultados de valor para la ciudadanía. Este modelo propugna por garantizar la estabilidad de las instituciones que han demostrado su eficacia, pero también por el cambio de aquellas que es necesario modernizar. La solidez y el buen desempeño de las instituciones gubernamentales tienen como base las mejores prácticas administrativas emanadas de la permanente revisión y actualización de las estructuras organizacionales y sistemas de trabajo, del diseño e instrumentación de proyectos de innovación y del establecimiento de sistemas de gestión de la calidad. El presente manual administrativo documenta la acción organizada para dar cumplimiento a la misión del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de México. La estructura organizativa, la división del trabajo, los mecanismos de coordinación y comunicación, las funciones y actividades encomendadas, el nivel de centralización o descentralización, los procesos clave de la organización y los resultados que se obtienen, son algunos de los aspectos que delinean la gestión administrativa de este organismo auxiliar del Ejecutivo Estatal. Este documento contribuye en la planificación, conocimiento, aprendizaje y evaluación de la acción administrativa. El reto impostergable es la transformación de la cultura de las dependencias y organismos auxiliares hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organización, liderazgo y productividad.

6 Edición: Código: 201B18501 Página: II. OBJETIVO GENERAL Mejorar la calidad, eficiencia y eficacia de las actividades que tiene encomendadas el Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras, en la ejecución de sus procesos de autorización presupuestal para la contratación de servicios y trámite de pago, mediante la formalización y estandarización de los métodos y procedimientos de trabajo y la difusión de las políticas que regulan su aplicación.

7 Edición: Código: 201B18501 Página: III. IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE PROCESOS COMUNICACIÓN CON EL USUARIO TRÁMITE DE PAGO DE SERVICIOS PAGO DE SERVICIOS MUNICIPALES DE ENERGÍA ELÉCTRICA, TELEFONÍA CONVENCIONAL, CELULAR Y RADIO COMUNICACIÓN PAGO DE SERVICIOS DE AGUA POTABLE Y DESCARGAS RESIDUALES Y TRÁMITE DE RENOVACIÓN DE INMUEBLES EXENTOS DE PAGO CONTRATACIÓN Y SUPERVISIÓN DEL SUMINISTRO DE GAS L.P. Y DIESEL UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL DIFEM MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES PROCESO SUSTANTIVO PROCESOS ADJETIVOS ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS PRESUPUESTOS EQUIPAMIENTO TECNOLÓGICO

8 Edición: Código: 201B18501 Página: IV. RELACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Mantenimiento y Servicios Generales: De la contratación de servicios al trámite de pago o exención. Procedimientos: Pago de Servicios Municipales de Energía Eléctrica, Telefonía Convencional, Celular y Radio Comunicación. Pago de Servicios de Agua Potable y Descargas Residuales y Trámite de Renovación de Inmuebles Exentos de Pago. Contratación y Supervisión del Suministro de gas L.P. y Diesel.

9 Edición: Código: 201B18501 Página: V. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

10 Código: 201B18501/01 Página: 1 de 14 PROCEDIMIENTO: Pago de Servicios Municipales de Energía Eléctrica, Telefonía Convencional, Celular y Radio Comunicación. OBJETIVO: Mantener los servicios municipales, de energía eléctrica, servicios de telefonía convencional, celular y radio comunicación mediante el pago de la facturación del consumo que se realice de los mismos. ALCANCE: Aplica a los servidores públicos de la Subdirección de Servicios Internos y del Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras que tengan bajo su responsabilidad el pago de los servicios municipales, de energía eléctrica, servicios de telefonía convencional, celular y radio comunicación. REFERENCIAS: - Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México, Capítulo III, Artículo 24 Fracción XLVIII, publicado el 17 de Septiembre de Ley para la Coordinación y Control de Organismos Auxiliares del Estado de México, Capítulo III, Artículo 15 Fracción III, publicado el 24 de Agosto de 1983, reformas y adiciones. - Acuerdo por el que se establecen las normas Administrativas para Asignación y uso de Bienes y Servicios de las Dependencias, Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal (norma OD-019), publicado en el número 39 de la Gaceta de Gobierno, de fecha 24 de Febrero del 2005, reformas y adiciones. - Manual General de Organización del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de México, Páginas 50 y 51, Publicado en el número 121 de la Gaceta de Gobierno, de fecha 23 de Junio del 2005.

11 Código: 201B18501/01 Página: 2 de 14 RESPONSABILIDADES: La Subdirección de Servicios Internos a través del Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras es la unidad administrativa responsable de realizar el pago de los servicios municipales, de energía eléctrica, servicios de telefonía convencional, celular y radio comunicación. El Organismo Descentralizado de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado (ODAPAS) deberá: Recibir oficio de solicitud de monto anual del servicio al DIFEM. Informar vía oficio del monto anual correspondiente a los servicios otorgados para el DIFEM. Elaborar el recibo de pago por concepto de pago de servicios en original y copia, entregar y archivar. El Subdirector de Servicios Internos deberá: - Supervisar el proceso de presupuestación y pago de servicios municipales, energía eléctrica, telefonía convencional, celular y radio comunicación que requiere el Organismo. - Instruir al Jefe del Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras, que realice los procedimientos administrativos necesarios y suficientes para el pago oportuno de los servicios municipales, de energía eléctrica, de telefonía convencional, celular y de radio comunicación al interior del organismo y ante los organismos prestadores de servicio según sea el caso de acuerdo a las facturas presentadas por ellos, supervisando que estas reflejen el cobro adecuado, a los consumos de los servicios. El Subdirector de Contabilidad y Presupuesto deberá: Recibir Solicitud de Gastos a Comprobar y elaborar el formato de Contra Recibo por concepto de pago.

12 Código: 201B18501/01 Página: 3 de 14 El Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras / Jefatura deberá: - Llevar a cabo el pago oportuno de los servicios en base al programa anual de pago del servicio, previamente elaborado en coordinación con el personal responsable de efectuar el pago de los servicios. - Emitir la documentación necesaria al interior del organismo para obtener la certificación presupuestal, y gestionar ante la Subdirección de Finanzas el cheque que cubre el importe de las facturas emitidas por los prestadores de servicios. - Asignar un servidor público, que será el enlace entre la Subdirección de Servicios Internos y la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto así como las Prestadoras del Servicio. El Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras / Personal Operativo Asignado deberá: - Tramitar ante los prestadores de servicio, la documentación necesaria para gestionar la certificación presupuestal, emisión del cheque por el importe de la factura que amparan la prestación del servicio, pago del servicio y comprobación del gasto. - Acudir a las oficinas de la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto y a los módulos de atención al cliente de las Empresas Prestadoras del Servicio, para aclarar las dudas sobre la integración de la documentación que ampara el pago de los servicios y cargos efectuados. - Efectuar la comprobación del gasto ante la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto entregando la documentación soporte y el oficio emitido por la Subdirección de Servicios Internos, para tal efecto. El Responsable de la Caja General del DIFEM deberá: Recibir Contra Recibo y entregar cheque correspondiente.

13 Código: 201B18501/01 Página: 4 de 14 DEFINICIONES: ODAPAS.- Organismo Descentralizado de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado. SSI.- Subdirección de Servicios Internos. SCYP.- Subdirección de Contabilidad y Presupuesto. DSMO.- Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras. Responsable del pago.- Servidor Público designado por el Jefe del Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras, para el trámite del pago de los servicios. Empresa prestadora del Servicio.- Organismo privado cuyo objeto es la producción económica de bienes y servicios. Comprende la actividad industrial y comercial del sector privado. Organismo.- Es un conjunto de unidades administrativas que dada su estructuración funcional les permite actuar para prestar un servicio. Planeación.- Es un proceso de organización global de los recursos con que se cuenta para alcanzar objetivos racionalmente determinados. Presupuesto.- Es un estado financiero contable que programa anticipadamente los egresos e ingresos de una organización por un periodo determinado de tiempo. INSUMOS: Programa Anual de Pago de Servicios. RESULTADOS: Pago de los servicios municipales, energía eléctrica, telefonía convencional, celular y radio comunicación. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS: Manejo y Control del Ejercicio del Gasto de las unidades administrativas del DIFEM.

14 Código: 201B18501/01 Página: 5 de 14 POLÍTICAS - El Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras elaborará un programa anual que contemple las fechas probables en que se recibirán las facturas emitidas por los Prestadores de los Servicios de energía eléctrica, telefonía convencional y celular, para evitar retraso en el proceso de pago. - Anualmente el responsable del pago de los servicios municipales designado por el Jefe del Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras, solicitará al Prestador de los Servicios municipales el monto total a liquidar del año fiscal correspondiente, en base al inventario de bienes inmuebles actualizado que proporciona la Dirección de Servicios Jurídico Asistenciales. - Mensualmente el Prestador del Servicio de telefonía convencional, solicitará una factura global que ampare la prestación del servicio en base a los recibos individuales de cada línea telefónica. - El responsable del pago de los servicios deberá integrar un expediente por cada uno de los servicios y prestadores de los mismos. - El pago de los servicios deberá hacerse cinco días antes de su vencimiento para lo cual el trámite de pago deberá estar completado siete días antes del vencimiento.

15 Código: 201B18501/01 Página: 6 de 14 DESARROLLO No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad 1. Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras/Jefatura Elabora programa anual de pago de servicios que establece fechas en que se realizarán los trámites para el pago de agua potable, energía eléctrica, telefonía convencional y celular. Entrega al Subdirector de Servicios Internos para su autorización. 2. Subdirector de Servicios Internos Recibe programa anual de pago de servicios, revisa y determina. 3. Subdirector de Servicios Internos En el caso de existir observaciones turna al Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras para su corrección. 4. Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras/Jefatura Recibe, realiza correcciones y remite al Subdirector de Servicios Internos. (Se conecta con operación No. 2). 5. Subdirector de Servicios Internos En el caso de no existir observaciones firma de autorización y remite al Jefe del Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras. 6. Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras/Personal Operativo Recibe programa anual de pago de servicios autorizado. Programa de acuerdo a fechas establecidas el pago correspondiente de acuerdo a cada servicio. En el caso de agua potable elabora oficio en original y dos copias dirigido al Organismo Descentralizado de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado (ODAPAS) en el que solicita el monto anual del servicio y envía al Subdirector de Servicios Internos para su firma. En el caso de pago energía eléctrica, telefonía convencional, celular y radio comunicación, verifica cantidad y monto total de los servicios prestados. Se conecta con operación No. 12.

16 Código: 201B18501/01 Página: 7 de 14 No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad 7. Subdirector de Servicios Internos Recibe oficio de solicitud de pago de agua en original y dos copias, firma y turna para su entrega, obtiene acuses y archiva. 8. Organismo Descentralizado de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado (ODAPAS) Recibe oficio de solicitud de monto anual del servicio al DIFEM, firma acuse de recibido devuelve, revisa, se entera e informa posteriormente vía oficio en original y copia el monto anual correspondiente y envía al Subdirector de Servicios Internos, obtiene acuse y archiva. 9. Subdirector de Servicios Internos Recibe oficio se entera, firma acuse de recibido y turna e instruye para su atención al Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras/Personal Operativo. 10. Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras/Personal Operativo 11. Organismo Descentralizado de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado (ODAPAS) 12. Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras/Personal Operativo Recibe oficio e instrucción y de acuerdo a la programación establecida de fechas acude y efectúa el pago correspondiente al servicio de agua. Recibe pago anual correspondiente al servicio otorgado en beneficio al Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de México (DIFEM). Elabora recibo de pago en original y copia, entrega original y archiva copia. Recibe original del recibo de pago y conjuntamente con las facturas de energía eléctrica, telefonía convencional, celular y radio comunicación, verifica cantidad y monto total de los servicios prestados, checa la adjudicación por centros de costo de las diferentes áreas administrativas, previo a la verificación de suficiencia presupuestal y determina. 13. Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras/Personal Operativo En el caso de no contar con suficiencia presupuestal elabora la transferencia correspondiente y se conecta con procedimiento específico de la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto (Manejo y Control del Ejercicio del Gasto de las unidades administrativas del DIFEM.

17 Código: 201B18501/01 Página: 8 de Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras/Personal Operativo En el caso de contar con suficiencia presupuestal se elabora la Solicitud de Gastos a Comprobar FO/201B18702/66/08 y anexo de facturas correspondientes debidamente requisitadas para firma de validación y autorización del Subdirector de Servicios Internos. 15. Subdirector de Servicios internos Recibe Solicitud de Gastos a Comprobar FO/201B18702/66/08 y facturas debidamente requisitadas, firma de autorización y entrega para su pago correspondiente. 16. Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras/Personal Operativo 17. Subdirección de Contabilidad y Presupuestos 18. Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras/Personal Operativo Recibe solicitud de Gastos a Comprobar FO/201B18702/66/08 y facturas firmadas y selladas de autorización y se conecta con procedimiento específico de la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto (Manejo y Control del Ejercicio del Gasto de las unidades administrativas del DIFEM). Recibe Solicitud de Gastos a Comprobar FO/201B18702/66/08, elabora formato de Contra Recibo y turna para su trámite. Recibe Contra Recibo y firma acuse de recibido y posteriormente acude a Caja General del DIFEM. 19. Caja General DIFEM/Responsable Recibe Contra Recibo y entrega cheque correspondiente al mismo para su pago. 20. Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras/Personal Operativo Recibe Cheque y tramita el (los) pago(s) correspondientes a los servicios de energía eléctrica, telefonía convencional, celular y radio comunicación. Archiva temporalmente recibos de pago debidamente sellados para la Comprobación de Gastos FO/201B18702/68/08. (Se conecta con procedimiento Manejo y Control del Ejercicio del Gasto de las unidades administrativas del DIFEM ).

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23 Código: 201B18501/01 Página: 14 de 14 MEDICIÓN: Número Total de Facturas Revisadas Número Total de Facturas Recibidas X 100 = Porcentaje de Facturas Enviadas para Pago REGISTRO DE EVIDENCIAS: Recibo de pago emitido por el Organismo Descentralizado de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado (ODAPAS). FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO: Oficios de solicitud y/o trámite (formato libre). Solicitud de Gastos a Comprobar FO/201B18702/66/08 (Formato correspondiente a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto). Comprobación de Gastos FO/201B18702/68/08 (Formato correspondiente a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto).

24 Código: 201B18501/02 Página: 1 de 11 PROCEDIMIENTO: Pago de Servicios de Agua Potable y Descargas Residuales y trámite de Renovación de Inmuebles Exentos de Pago. OBJETIVO: Pagar en tiempo y forma los servicios de agua potable y descargas residuales de los inmuebles propiedad del Organismo, así como la renovación de aquellos que se encuentren bajo este supuesto. ALCANCE: Aplica a la Subdirección de Servicios Internos y Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras en el pago de servicios de agua potable y descargas residuales de los inmuebles propiedad del Organismo. REFERENCIAS: - Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México, Capítulo III, Artículo 24 Fracción XLVIII, publicado el 17 de Septiembre de Ley para la Coordinación y Control de Organismos Auxiliares del Estado de México, Capítulo III, Artículo15 Fracción III, publicado el 24 de Agosto de 1983, reformas y adiciones. - Acuerdo por el que se establecen las normas Administrativas para Asignación y uso de Bienes y Servicios de las Dependencias, Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal (norma OD-019), publicado en el número 39 de la Gaceta de Gobierno, de fecha 24 de Febrero del 2005, reformas y adiciones. - Manual General de Organización del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de México, Páginas 50 y 51, Publicado en el número 121 de la Gaceta de Gobierno, de fecha 23 de Junio del 2005.

25 Código: 201B18501/02 Página: 2 de 11 RESPONSABILIDADES: La Subdirección de Servicios Internos a través del Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras es la unidad administrativa responsable de verificar el cumplimiento de este procedimiento en materia del pago oportuno y renovación de los servicios de agua potable y descargas residuales. El Director de Servicios Jurídico Asistenciales deberá: Integrar y actualizar la información del Patrimonio Inmobiliario del Organismo. El Subdirector de Servicios Internos deberá: Solicitar a la Dirección de Servicios Jurídico Asistenciales dos veces al año la actualización de los Bienes Inmuebles del Organismo. Presentar y solicitar ante los Organismos responsables del cobro por concepto de suministro de Agua Potable y Descargas Residuales, el monto anual a cubrir por dichos servicios. Gestionar la emisión del cheque a nombre de los Organismos responsables del cobro por concepto de suministro de Agua Potable y Descargas Residuales. Autorizar mediante firma la comprobación del pago por concepto de suministro de Agua Potable y Descargas Residuales. El Jefe del Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras deberá: Mantener actualizado el padrón de bienes inmuebles con base en la información que emita la Dirección de Servicios Jurídico Asistenciales de aquellos que se encuentran exentos del pago de servicios de agua potable y descargas residuales. Realizar el pago oportuno de los servicios, a fin de aprovechar los descuentos que ofrecen los Organismos responsables del cobro por concepto de suministro de Agua Potable y Descargas Residuales en beneficio del Organismo. Integrar y efectuar la comprobación correspondiente ante la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto de los pagos realizados a los Organismos responsables del cobro por concepto de suministro de Agua Potable y Descargas Residuales. Los Organismos responsables del cobro por concepto de suministro de Agua Potable y Descargas Residuales deberán: Recibir oficios de solicitud e indica fecha de entrega de respuesta.

26 Código: 201B18501/02 Página: 3 de 11 La Caja Recaudadora deberá: Recibir cheque y entrega recibo correspondiente por servicios. DEFINICIONES: Descargas Residuales.- Es el deshecho de aguas contaminadas. INSUMOS: Facturas que amparan los servicios, emitidas por las empresas u organismos prestadoras de servicios. Formato de solicitud de gastos a comprobar. RESULTADOS: Pago en tiempo, monto y forma de servicios a efecto de aprovechar los descuentos por pronto pago. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS: Procedimiento específico de la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto en la facturación emitida por los Prestadores de Servicios a pagar (anual), así como para el pago y comprobación de los servicios de Agua Potable y Descargas Residuales. POLÍTICAS: El Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras, deberá de solicitar anualmente al Prestador de los servicios de Agua Potable y Descargas Residuales, el monto total a liquidar del año fiscal correspondiente, en base al inventario de bienes inmuebles actualizado que proporciona la Dirección de Servicios Jurídico Asistenciales. El Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras deberá elaborar un programa anual que contemple las fechas probables en que se recibirán las facturas emitidas por los Prestadores de los Servicios de Agua Potable y Descargas Residuales, para evitar retrazo en el proceso de pago. El Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras deberá integrar, mantener y actualizar el expediente de los prestadores de servicios de Agua Potable y Descargas Residuales.

27 Código: 201B18501/02 Página: 4 de 11 DESARROLLO: No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad 1. Subdirector de Servicios Internos Solicita al Director de Servicios Jurídico Asistenciales mediante oficio en original y dos copias, la actualización del patrimonio inmobiliario propiedad del Organismo, que deberá precisar los inmuebles exentos del pago de servicios de agua y descargas residuales, obtiene acuse y archiva. 2. Director de Servicios Jurídico Asistenciales Recibe oficio en original y dos copias, firma acuse de recibido. Integra la información referente a la actualización del patrimonio inmobiliario del organismo y turna mediante oficio en original y una copia al Subdirector de Servicios Internos, obtiene acuse y archiva. 3. Subdirector de Servicios Internos Recibe oficio e informe en original y copia, firma acuse de recibido y turna oficio original e informe al Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras para continuar con el trámite. 4. Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras/Jefatura Recibe oficio e informe, verifica y actualiza el padrón de bienes inmuebles propiedad del Organismo, archiva oficio. Elabora en original y dos copias oficios de solicitud para que informen los Organismos responsables del cobro por concepto de suministro de Agua Potable y Descargas Residuales, el monto anual del servicio y renovación de exención. Envía oficios al Subdirector de Servicios Internos para firma. 5. Subdirector de Servicios Internos Recibe oficios de solicitud en original y dos copias, firma y devuelve para que se efectúe el pago de los servicios y el trámite de renovación de los inmuebles que están exentos de pago.

28 Código: 201B18501/02 Página: 5 de 11 No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad 6. Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras/Jefatura Recibe oficios de solicitud en original y dos copias firmados y entrega a los Organismos responsables del cobro por concepto de suministro de Agua Potable y Descargas Residuales, para que proporcionen el monto de los servicios otorgados durante el ejercicio anual y la renovación de los exentos de pago, obtiene acuses y archiva. 7. Organismos responsables del cobro por concepto de suministro de Agua Potable y Descargas Residuales 8. Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras/Jefatura 9. Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras/Jefatura Recibe oficios de solicitud, firma y sella copia de recibido e indica fecha de entrega de la respuesta. Elabora respuesta y avisa vía telefónica al Jefe del Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras pase a recibir la misma. Acude y recibe por escrito respuesta del Organismos responsables del cobro por concepto de suministro de Agua Potable y Descargas Residuales que indica el monto anual a pagar por el servicio a prestar y la renovación de la exención de pago. En base al monto proporcionado por los Organismos responsables del cobro por concepto de suministro de Agua Potable y Descargas Residuales, elabora Solicitud de Gastos a Comprobar FO/201B18702/66/08 y oficio en original y dos copias, firma y recaba firma de autorización del Subdirector de Servicios Internos, archiva escrito. 10. Subdirector de Servicios Internos Recibe solicitud y oficio, firma de autorización entrega al Subdirector de Contabilidad y Presupuesto, obtiene acuses y archiva. 11. Subdirector de Contabilidad y Presupuesto Recibe oficio y Solicitud de Gastos a Comprobar FO/201B18702/66/08, firma acuse de recibido y procede a su trámite interno y entrega contra recibo.

29 Código: 201B18501/02 Página: 6 de 11 No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad 12. Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras/Jefatura Recibe contra recibo y obtiene en el tiempo estipulado de la Subdirección de Finanzas (Caja General del DIFEM), cheque a nombre del Organismo por el monto de los servicios a pagar. Acude a Institución Bancaria para certificar el cheque y entrega a cajas recaudadoras para el pago del monto de los servicios. 13. Caja Recaudadora Recibe cheque y entrega recibo correspondiente por servicios al Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras. 14. Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras/Jefatura Recibe comprobante de pago, firma de conformidad y elabora formato de comprobación de gastos FO/201B18702/68/08 y oficio en original y copia y turna a firma del Subdirector de Servicios Internos. 15. Subdirector de Servicios Internos Recibe formato y oficio, firma, entrega al Jefe del Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras. 16. Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras/Jefatura 17. Subdirección de Contabilidad y Presupuestos Recibe formato y oficio firmado y entrega al Subdirector de Contabilidad y Presupuesto, obtiene acuse y archiva. Recibe formato y oficio, firma acuse de recibido y entrega, realiza trámite interno.

34 Código: 201B18501/02 Página: 11 de 11 MEDICIÓN: Número de Facturas Tramitadas Número Total de Facturas Recibidas X 100 = Porcentaje de Facturas Pagadas REGISTRO DE EVIDENCIAS: Certificación de Cheque por la Institución Bancaria. Recibo correspondiente por pago de servicios por la Caja Recaudadora. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO: Oficios de solicitud y/o tramite (formato libre). Solicitud de Gastos a Comprobar FO/201B18702/66/08 (Formato correspondiente a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto). Comprobación de Gastos FO/201B18702/68/08 (Formato correspondiente a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto).

35 Código: 201B18501/03 Página: 1 de 14 PROCEDIMIENTO: Contratación y Supervisión del Suministro de Gas L.P y Diesel. OBJETIVO: Mejorar la eficiencia y eficacia de los Servicios, Mantenimiento y Obras, así como la supervisión del consumo de gas L.P. y diesel, mediante la formulación e implementación de bitácoras que le permitan optimizar los recursos financieros asignados. ALCANCE: Aplica a los servidores públicos de la Subdirección de Servicios Internos, del Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras y personal operativo de Estancias Infantiles, Jardines de Niños y Albergue Villa Juvenil del DIFEM que tengan bajo su responsabilidad el recibir, verificar, supervisar y validar el suministro y pago del servicio solicitado. REFERENCIAS: - Código Financiero del Estado de México y Municipios, Capítulo II, publicado en la Gaceta del Gobierno el 09 de Marzo de Reformas y Adiciones. - Acuerdo por el que se establecen las normas Administrativas para Asignación y uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal (norma ACP-116 y ACP-113). publicado en la Gaceta del Gobierno el 24 de Febrero del Circular Interna No. 201B18000/018/09, emitida por la Dirección de Finanzas, Planeación y Administración, el día 19 de mayo de RESPONSABILIDADES: El Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras es la unidad administrativa responsable de implantar medidas para supervisar y controlar el consumo y suministro de gas L.P. y diesel en los diferentes inmuebles propiedad del DIFEM. El Subdirector de Servicios Internos deberá: Supervisar la programación del presupuesto de egresos de las cuentas concentradoras del organismo así como los de la subdirección a su cargo.

36 Código: 201B18501/03 Página: 2 de 14 Autorizar mediante firma la programación del presupuesto de egresos que incluye a las partidas globalizadoras supervisando que estas reflejen el cobro adecuado, a los consumos de los servicios. El Jefe del Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras deberá: Elaborar el Programa Anual de Servicios Generales que incluye a las partidas globalizadas correspondientes a la contratación de servicios. Establecer mecanismos para el control y supervisión de los consumos de gas L.P. y diesel de las diferentes áreas del organismo. Asignar a los servidores públicos, que serán encargados de realizar las supervisiones mensuales y de manera aleatoria en los inmuebles de Estancias Infantiles, Jardines de Niños y Albergue Villa Juvenil del DIFEM. Gestionar la documentación necesaria al interior del organismo ante la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto y la Subdirección de Finanzas para el trámite y pago de los servicios prestados del Proveedor contratado. El Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras / Personal Operativo deberá: Informar al área usuaria que solicite el servicio vía telefónica con el proveedor contratado y de acuerdo a las necesidades que se presenten. Recibir y verificar en facturas cantidad y monto total de los servicios prestados en el suministro de Gas L.P. y Diesel. Informar al proveedor vía telefónica de las anomalías en el servicio para su corrección. Elaborar hoja de trabajo de afectación presupuestal para el pago a proveedores y anexar facturas correspondientes para firma de validación y autorización. El Área Solicitante deberá: Solicitar el servicio vía telefónica al Proveedor contratado de acuerdo a las necesidades de consumo de su área.

37 Código: 201B18501/03 Página: 3 de 14 Reportar al Departamento de Servicios Mantenimiento y Obras cuando se detecte alguna irregularidad en el suministro del servicio El Proveedor deberá: Suministrar el servicio requerido por el área solicitante. Entregar el recibo de consumo para firma de conformidad por el área solicitante. Elabora factura y anexa los recibos de los servicios suministrados para su trámite de pago. DEFINICIONES: Partidas Globalizadas.- Integración de partidas que se utilizan en todas las áreas y que tienen en función el de brindar los servicios para el oportuno desarrollo de las actividades que conforman el DIFEM. Contratación de Servicios.- Desarrollo de una actividad ó dirigida a la obtención de un resultado distinto de una obra ó suministro. Área Solicitante.- Unidades Administrativas que requiere el servicio de acuerdo a las necesidades de consumo de su área. Personal Operativo Asignado.- Servidor Público designado por el Jefe del Área solicitante para recibir, verificar y validar el suministro del servicio requerido. INSUMOS: Programa Anual de Servicios Generales. RESULTADOS: Optimizar los recursos asignados a través de controles que permitan racionalizar los servicios de combustibles de Gas L.P. y Diesel.

38 Código: 201B18501/03 Página: 4 de 14 INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS: Asignación del Presupuesto de Egresos para el Ejercicio Fiscal correspondiente a las unidades administrativas del DIFEM. (Procedimiento correspondiente a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto). Manejo y Control del Ejercicio del Gasto de las unidades administrativas del DIFEM. (Procedimiento correspondiente a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto). Emisión y Entrega de Cheques a Proveedores, Prestadores de Servicio y/o unidades administrativas del DIFEM. (Procedimiento correspondiente a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto). POLITICAS: Las áreas usuarias del servicio (Estancias Infantiles, Jardines de Niños y Albergue Villa Juvenil del DIFEM) deberán solicitar el servicio vía telefónica de acuerdo a las necesidades que se presenten ya que no existe dotación extraordinaria ni calendarización con el proveedor vigente. El proveedor contratado deberá suministrar el Gas L.P. en los tanques estacionarios que se ubican en las unidades administrativas en un margen de 3 horas posteriores a la solicitud realizada por el área, dentro del horario de las 9:00 a las 18:00 horas o bien cuando el tiempo disponible para realizar el servicio dentro de las 3 horas no sea suficiente, éste se llevará a cabo a las 9:00 del día siguiente. El proveedor contratado deberá reparar o cambiar las instalaciones para el suministro del gas, así como las verificaciones a los equipos propiedad del Organismo, a efecto de garantizar la seguridad en el uso del producto. Las unidades administrativas usuarias deberán considerar que en el caso de que el proveedor contratado para brindar el servicio, no cumpla con su función, se deberá reportar de inmediato este hecho vía oficio al Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras. Las facturas que presente el proveedor para revisión al Departamento de Servicios Mantenimiento y Obras deberán tener los requisitos fiscales correspondientes, anexado los recibos con los sellos de el área en donde se realizó el servicio de lo contrario no se tramitará el pago procedentemente.

39 Código: 201B18501/03 Página: 5 de 14 DESARROLLO: No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad 1. Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras/Jefatura Elabora Programa Anual de Servicios Generales que incluye a las partidas globalizadas correspondientes a la contratación de servicios. Envía al Subdirector de Servicios Internos para su autorización. 2. Subdirector de Servicios Internos Recibe Programa Anual de Servicios Generales, revisa y determina. 3. Subdirector de Servicios Internos En el caso de existir observaciones turna al Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras para su corrección. 4. Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras/Jefatura Recibe Programa Anual de Servicios Generales, realiza las correcciones y remite al Subdirector de Servicios Internos. (Se conecta con operación No. 2). 5. Subdirector de Servicios Internos En el caso de no existir observaciones firma de autorización y remite al Jefe del Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras. 6. Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras/Jefatura 7. Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras/Personal Operativo Recibe Programa Anual de Servicios Generales debidamente autorizado y turna al personal operativo para su seguimiento. Recibe Programa Anual de Servicios Generales autorizado y se conecta con procedimiento específico de la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto (Asignación del Presupuesto de Egresos para el Ejercicio Fiscal Correspondiente a las unidades administrativas del DIFEM). Informa al área usuaria que solicite el servicio vía telefónica con el proveedor contratado y de acuerdo a las necesidades que se presenten. 8. Área Solicitante Se entera y solicita el servicio vía telefónica con el proveedor contratado.

40 Código: 201B18501/03 Página: 6 de 14 No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad 9. Proveedor Se presenta a suministrar el servicio requerido vía telefónica por el área solicitante, entrega recibo de consumo para firma de conformidad bajo las condiciones establecidas en el contrato. 10. Área Solicitante Recibe nota de consumo, coteja los datos y litros suministrados y valida el servicio, firma y sella de recibo y entrega al proveedor y archiva copia en expediente. 11. Proveedor Obtiene recibo firmado y sellado y entrega copia al área solicitante, elabora factura, anexa los recibos de los servicios suministrados a dichas área y entrega al Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras para su trámite de pago. 12. Departamento de Servicios, Recibe facturas del suministro de Gas L.P. y Mantenimiento y Obras/Personal Diesel, verifica cantidad y monto total de los Operativo servicios prestados, a través del formato Bitácora de Suministro de Combustible FO/201B18501/307/09 que no contengan incidencias del servicio, revisa y determina. 13. Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras/Personal Operativo En el caso de existir observaciones e incidencias por primera vez, se le informa al proveedor vía telefónica para que corrija las anomalías y en caso de reincidir se conecta con el proceso Sancionador a Proveedores de Bienes y Servicios del DIFEM del Departamento de Compras y Adjudicaciones, a fin de marcar las sanciones a las que es acreedor o en dado caso la rescisión de contrato. 14. Proveedor Se entera y corrige las anomalías y notifica al Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras vía telefónica (Se conecta con operación No. 12).

41 Código: 201B18501/03 Página: 7 de 14 No. Unidad Administrativa/Puesto Actividad 15. Departamento de Servicios, En el caso de no existir observaciones se Mantenimiento y Obras/Personal elabora la hoja de trabajo para afectación Operativo presupuestal para el pago a proveedores y anexo de facturas correspondientes debidamente requisitadas para firma de validación y autorización de la Subdirección de Servicios Internos. 16. Subdirector de Servicios internos Recibe la hoja de trabajo para afectación presupuestal para el pago a proveedores y facturas debidamente requisitadas, firma de autorización y entrega para su pago correspondiente. 17. Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras/Personal Operativo Recibe la hoja de trabajo para afectación presupuestal para el pago a proveedores y facturas firmadas y selladas de autorización y se conecta con los procedimientos correspondientes a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto (Manejo y Control del Ejercicio del Gasto de las unidades administrativas del DIFEM y Emisión y Entrega de Cheques a Proveedores, Prestadores de Servicio y/o unidades administrativas del DIFEM).

46 Código: 201B18501/03 Página: 12 de 14 MEDICIÓN: Suministro de servicios realizados Supervisiones programadas X 100 = Porcentaje de servicios supervisados REGISTRO DE EVIDENCIAS: Recibo y factura de los servicios suministrados por el proveedor contratado. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO Hoja de trabajo para afectación presupuestal (formato libre). Bitácoras de Suministro de Combustible. FO/201B18501/307/09

48 Código: 201B18501/03 Página: 14 de 14 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO Bitácora de Suministro de Combustible FO/201B18501/307/09 Objetivo: Registrar y controlar los suministros de Gas L.P. y Diesel requeridos por las diferentes áreas del organismo mediante el formato Bitácora de Suministro de Combustible. Distribución y Destinatarios: Original Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras, copia al responsable del área solicitante que se encargara de recibir, verificar y validar el servicio, Segunda copia archivo del personal operativo del Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras. N Concepto Instrucción 1 Capacidad del Tanque Se deberá anotar la capacidad del tanque en litros. 2 Fecha de fabricación en Placa Anotar el día, mes y año de fabricación de acuerdo en la placa de inventario. 3 Inmueble Anotar el nombre del inmueble al que se le suministra el combustible. 4 Gas/Diesel Se deberá indicar con una cruz el tipo de combustible que se va a suministrar. 5 Fecha de Suministro Anotar el día, mes y año en la que se realizará el suministro de combustible. 6 Fecha de revisión al tanque Anotar la fecha en la que el área usuaria realizo la última supervisión al tanque estacionario. 7 Porcentaje de combustible en Anotar que porcentaje de combustible cuenta el tanque antes de realizar la carga. tanque 8 Fecha de llenado Anotar el día, mes y año, así como la hora en que se realiza el llenado. 9 Litros Cargados En este espacio se deberá anotar el total del suministro del servicio. 10 No. de Factura y/o Nota de En este espacio se deberá anotar el No de Remisión y Costo factura/nota de remisión y costo total. 11 Observaciones En este espacio se deberá anotar las observaciones en el servicio otorgado. 12 Verificó En este espacio se deberá anotar el nombre y firma del servidor público que verificó. 13 Supervisó En este espacio se deberá anotar el nombre y firma del supervisor.

49 Edición: Código: 201B18501 Página: VI. SIMBOLOGÍA Símbolo Representa Inicio o final del procedimiento. Señala el principio o terminación de un procedimiento. Cuando se utilice para indicar el principio del procedimiento se anotará la palabra INICIO y cuando se termine se escribirá la palabra FIN. Operación. Muestra las principales fases del procedimiento y se emplea cuando la acción cambia. Conector de Procedimientos. Representa la realización de una operación o actividad relativas a un procedimiento y se anota dentro del símbolo la descripción de la acción que se realiza en ese paso. Conector de hoja en un mismo procedimiento. Este símbolo se utiliza con la finalidad de evitar las hojas de gran tamaño, el cual muestra al finalizar la hoja, hacia donde va y al principio de la siguiente hoja de donde viene; dentro del símbolo se anotará la letra "A" para el primer conector y se continuará con la secuencia de las letras del alfabeto. Decisión. Se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si algo procede o no, identificando dos o más alternativas de solución. Para fines de mayor claridad y entendimiento, se describirá brevemente en el centro del símbolo lo que va a suceder, cerrándose la descripción con el signo de interrogación.

50 Edición: Código: 201B18501 Página: Símbolo Representa Línea continua. Marca el flujo de la información y los documentos o materiales que se están realizando en el área. Puede ser utilizada en la dirección que se requiera y para unir cualquier actividad Línea de guiones. Es empleada para identificar una consulta, cotejar o conciliar la información; invariablemente, deberá salir de una inspección o actividad combinada; debe dirigirse a uno o varios formatos específicos y puede trazarse en el sentido que se necesite. Línea de comunicación. Indica que existe flujo de información, la cual se realiza a través de teléfono, telex, fax, modem, etc. La dirección del flujo se indica como en los casos de las líneas de guiones y continua. Fuera de flujo. Cuando por necesidades del procedimiento, una determinada actividad o participación ya no es requerida dentro del mismo, se utiliza el signo de fuera de flujo para finalizar su intervención en el procedimiento. Interrupción del procedimiento. En ocasiones el procedimiento requiere de una interrupción para ejecutar alguna actividad o bien, para dar tiempo al usuario de realizar una acción o reunir determinada documentación. Por ello, el presente símbolo se emplea cuando el proceso requiere de una espera necesaria e insoslayable.

51 Edición: Código: 201B18501 Página: VII. REGISTRO DE EDICIONES edición Enero de 2010, elaboración del Manual de Procedimientos por la Unidad de Calidad y Tecnologías de Información, en coordinación con el Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras.

52 Edición: Código: 201B18501 Página: VIII. DISTRIBUCIÓN El original del manual de procedimientos se encuentra en poder de la Unidad de Calidad y Tecnologías de Información. Las copias están distribuidas de la siguiente manera: 1.- Dirección General del DIFEM. 2.- Dirección de Finanzas, Planeación y Administración. 3.- Unidad de Contraloría Interna. 4.- Subdirección de Servicios Internos. 5.- Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras.

53 Edición: Código: 201B18501 Página: IX. VALIDACIÓN Lic. Laura Barrera Fourtoul Directora General del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de México C. Patricia Campos Alanís Directora de Finanzas, Planeación y Administración Lic. César Humberto Pérez Correa Subdirector de Servicios Internos Ing. Armando Muñoz Flores Jefe de la Unidad de Calidad y Tecnologías de Información Ing. Jaime González Meza Jefe del Departamento de Servicios, Mantenimiento y Obras