Conciliación por medio de Ficheros de Banco (Norma 43.1 A.E.B.)
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- Arturo Mora Gil
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1 Conciliación por medio de Ficheros de Banco (Norma 43.1 A.E.B.) Se llega desde Menú, Entradas, Conciliación Fichero Electronico de Bancos. Esta opción tiene por finalidad, recoger los datos recibidos en Fichero del Banco y proceder a la conciliación con apuntes previamente introducidos. Proceso Previo Antes de realizar cualquier importación de Ficheros deberá dar de Alta la Cuenta o Cuentas de Banco de los ficheros a importar así como la Cuenta Contable asociada a cada uno de ellos. 1.- Nueva. Indicar Cuenta de Banco (C.C.C.). BANCO SUCURSAL CUENTA. ATENCION, No indicar los dos Dígitos de Control. (BANCO SUCURSAL NUMERO CUENTA -18 DIGITOS). Nombre de la Cuenta o Descripción recordatoria. Cuenta Contable asociada y sobre la cual se realizará la conciliación. 2.- Aceptar.
2 Este proceso se realizará para cada una de las Cuentas de Banco de las cuales se van a realizar Importación de Fichero de Banco. TAB Carga y Agenda de Conciliados 1.- Indicar Ruta del Fichero de Banco a Importar. 2.- Examinar. Este proceso únicamente informa de la Cuenta a importar, Nº de Registros y si es correcta la estructura. 3.- Carga Fichero en Agenda. Este proceso carga el Fichero recibido en las Tablas Auxiliares de la Agenda de Conciliación. La Carga en Agenda, no supone movimiento alguno en la zona de Contabilidad, como se indica, únicamente carga el fichero en unas tablas auxiliares. Realizado éste proceso RENOMBRA el fichero dandole la terminación OK para evitar nueva carga por error y que duplicaría en la agenda los registros. Con éstos procesos, ya tenemos cargados todos los movimientos enviados por el Banco en nuestras tablas auxiliares para con posterioridad proceder a conciliaciones. La carga de Ficheros, evidentemente se podrá realizar con cuantos Ficheros tengamos pendientes de cargar, uno a continuación de otro. Cada vez que entramos en desde Menú en Conciliación Electronica de Bancos, aparecerá la siguiente pantalla con la Agenda de Ficheros cargados y su estado. Se presentan en orden de fecha inversa a su carga, es decir, los últimos cargados estarán en primera posición.
3 Nº de Remesa.- Identificador único que automáticamente asigna la aplicación. Fecha Agenda.- Fecha en la cual se cargan los ficheros. C.C.C..- Cuenta Bancaria del Fichero de Apuntes recibido. Banco.- Nombre del Banco que viene en Fichero. Fecha Desde Hasta.- Periodo de movimientos que trae el Fichero. Nº de Leidos.- Numero de Registros leidos del Fichero. Nº de Conciliados.- Numero de Registros que hasta este momento se han conciliado de dicho Fichero. TAB Conciliación de Apuntes En esta página se realizan todos los procesos de Conciliación.
4 La ventana Superior presenta los registros PENDIENTES-CONCILIADOS-TODOS. Del Fichero cargado y que en ese momento tengamos seleccionado en la ventana de Agenda(TAB 1). Fecha de Operación, Fecha Valor, Concepto Debe y Haber muestran la información que se ha recibido del Fichero de Banco. Asiento y Fecha de Conciliado.- Automáticamente mostrará el asignado una vez realizada la conciliación del mismo. La parte Central donde muestra la Cuenta sobre la cual se realiza el proceso de Conciliación y las condiciones.
5 Cuenta.- Cuenta sobre la que se conciliaron o conciliarán los apuntes de este Fichero y que corresponde efectivamente con la cuenta introducida en la primera parte de estas explicaciones. Fecha que se inserta al Conciliar.- Permite seleccionar y en base a ello será la Fecha que se insertará en el Apunte correspondiente en el momento en el que se realiza la conciliación. Nº de Dias de Desviación entre Fecha de Apuntes y Fecha de Banco.- Aquí se podrá indicar el Nº de Días máximos de diferencia, que el programa considerará para dar por válida una conciliación, evidentemente para un mismo importe EXACTO. Ejemplos: Nº dias desviación: 10 Fecha Valor Fichero: Fecha Apuntes: , , (suponiendo todos ellos con igual importe) En este caso, la aplicación seleccionará el del día Nº de dias Desviacion: 5 Fecha Valor Fichero: Fecha Apuntes: , , (suponiendo todos ellos con igual importe) En este caso, la aplicación seleccionará el del día Nº de dias Desviacion: 8 Fecha Valor Fichero: Fecha Apuntes: , , (suponiendo todos ellos con igual importe) En este caso, y puesto que para la fecha más cercana (12.02), existen DOS candidatos, la aplicación NO selecciona ninguno de ellos (ver otros procedimientos más abajo). Nº de Dias de Desviación para otros Candidatos.- Aquí permite Indicar el Nº de Dias entre los cuales se muestran apuntes contables de igual importe entre las fechas indicadas y que pudieran ser conciliados manualmente según se explica a continuación.
6 La ventana inferior, muestra aquellos apuntes CANDIDATOS al movimiento de Banco seleccionado en la parte superior. Permite localizar Apuntes entre los días de Desviación indicados. (Opción Habitual). O bien Otros Candidatos donde el margen de días siempre indicará como muy superior y que permitirá localizar algun movimiento descolgado en el tiempo. EL PROCESO DE CONCILIACION AUTOMATICA 1.- Se supone ya cargado un fichero y que nos encontramos en el TAB (CONCILIACION APUNTES). 2.- Indicar el margen de dias entre las cuales se considera valida una Fecha de Apunte contra una Fecha de Operación de Banco. (Por defecto la aplicación escoge 10 días). 3.- Presionar CONCILIACION AUTOMATICA. Este proceso se encarga de localizar apuntes de esta cuenta contable y que coincidan además del importe, con las fechas más próximas entre Fecha del Apunte y Fecha de Operación del Banco. Si existe un único candidato que tenga una máxima aproximación a dichas fechas, se dá por válido y se asigna el Nº de Asiento a la tabla de conciliación, así como la fecha de Valor, Operación o del Día, según se hubiera seleccionado antes de iniciar proceso de conciliación. Una vez realizada la conciliación, se pueden visualizar todos los registros del Fichero de Banco conciliaciados y al mismo tiempo ir visualizando en la parte inferior el apunte correspondiente sobre el cual ha conciliado. 1.- Presionar : CONCILIADOS y seleccionar el registro a visualizar. Igualmente se pueden ver todos los registros de banco, pendientes de conciliar por no localizar candidatos en el Fichero de Apuntes o bien encontrar más de uno que reunen dichas condiciones.
7 EL PROCESO DE CONCILIACION MANUAL PARA REGISTROS DE BANCO PENDIENTES EN CONCILIACION AUTOMATICA 1.- Seleccionar Registro de Banco en la ventana Superior. 2.- En la parte inferior, aparecen los posibles candidatos entre los margenes de días indicados. 3.- Seleccionar Apunte y presionar CONCILIACION MANUAL. En caso de no localizar ningún apuntes coincidente, puede tratar de localizarlo presionando otros candidatos, donde el margen de días será superior y por tanto las posiblidades de localización tambien mayores (siempre que indique un numero de dias acordes a los movimientos que trata de localizar). BORRAR REMESA Permite Eliminar todos los Registros recibidos de un Fichero de Banco, es decir, borrarlos de la Agenda. Esta Opción también procede a DESCONCILIAR, todos los apuntes conciliados con este fichero y procesos. Es decir, SOLO desconciará, aquellos apuntes conciliacidos en esta Opción de programa y que pertenezcan a este fichero. VACIAR FICHEROS AGENDA Permite tal y como indica, vaciar registros ya conciliados. Proceso que puede realizarse cada un cierto tiempo de ficheros de banco cargados y ya procesados convenientemente. Opción que SOLO elimina los registros de la Agenda.
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