INSTITUTO NACIONAL DE FOMENTO COOPERATIVO ADMINISTRATIVO FINANCIERO-PROVEEDURÍA PROGRAMA DE ADQUISICIONES 2014 CIFRAS EN COLONES

Transcripción

1 AF de febrero 2015 Lic. Ronald Fonseca Vargas. Director Ejecutivo Estimado señor: Como parte de las políticas de mejora del control interno y transparencia institucional, de las cuales se desprenden acciones que pretenden mejorar el ambiente de control para cumplir con la gestión del INFOCOOP, así como establecer una mejora en la evaluación continua de los procesos, establecida en el índice de Gestión Institucional llevado a cabo por la Contraloría General de la República, se presenta la evaluación del Plan de adquisiciones del periodo Antecedentes El Plan de Adquisiciones para el periodo 2014 se establece de acuerdo a las metas planteadas por las distintas dependencias en el Plan Operativo Institucional, presentado ante la Contraloría General de la República y aprobado por este ente fiscalizador en el mes de diciembre del periodo Con base en esta aprobación se procede con la Publicación del Plan de compras para el periodo 2014 en la página WEB institucional en el mes de enero 2014, por un monto de (dos mil ochocientos treinta y tres millones setecientos sesenta y cuatro mil colones exactos) desglosados de la siguiente manera: INSTITUTO NACIONAL DE FOMENTO COOPERATIVO ADMINISTRATIVO FINANCIERO-PROVEEDURÍA PROGRAMA DE ADQUISICIONES 2014 CIFRAS EN COLONES SERVICIOS: Alquileres: Alquiler de Maquinaria Equipo y Mobiliario Alquiler equipo de cómputo Otros Alquileres Servicios Comerciales y Financieros: Información Publicidad y Propaganda Impres. Encuad. Y Otros de 12

2 10304 Transporte de bienes Servicios de Gestión y Apoyo: Servicios Médicos y de laboratorio Servicios Jurídicos Servicios de Ingeniería Servicios Ciencias Econ. Y sociales Servicio Desarrollo de Sistemas Informáticos Servicios Generales Otros Servicios de Gestión y Apoyo Capacitación y Protocolo Actividades de Capacitación Actividades Protocolarias y sociales Gastos de representación institucional Mantenimiento y Reparación: Mantenimiento de edificios y locales Mantenimiento y reparación de equipo transportes mantenimiento y reparación de equipo de comunicaciones Mantenimiento y reparación equipo y mobiliario de oficina Mantenimiento y reparación equipo de cómputo y sistemas Mantenimiento y reparación de otros equipos MATERIALES Y SUMINISTROS: Productos Químicos y Conexos: Combustibles y lubricantes Productos farmacéuticos y medicinales Tintas, Pinturas y diluyentes Otros productos Químicos Alimentos y Productos Agropecuarios: Productos Agroforestales Alimentos y bebidas Materiales y produc. Uso en la Construcción y Mantenimiento: Materiales y productos metálicos Materiales y productos minerales y asfálticos Madera y sus derivados Materiales y productos eléctricos, telefónicos y de cómputo Materiales y productos de vidrio de 12

3 20306 Materiales y productos de plástico Otros Materiales y productos de uso en la construcción Herramientas, Repuestos y Accesorios: Herramientas e instrumentos Repuestos y accesorios Utiles, Materiales y Suministros Diversos: Utiles y materiales de oficina y cómputo Utiles y materiales médico, hospitalario yd e investigación Productos de papel, cartón e impresos Textiles y vestuario Utiles y materiales de limpieza Utiles y materiales de resguardo y seguridad Utiles y materiales de cocina y comedor Otros Utiles, materiales y suministros BIENES DURADEROS Maquinaria, Equipo y Mobiliario Equipo de Transportes Equipo de Comunicación Equipo y Mobiliario de Oficina Equipo y Mobiliario de Cómputo Maquinaria y equipo diverso Construcciones, Adiciones y Mejoras Instalaciones Otras obras, adiciones y mejoras Modificaciones Posterior a la publicación del plan inicial de compras, a lo largo del periodo 2014 se realizaron 6 modificaciones presupuestarias de las cuales 5 incorporan o disminuyen los recursos para adquisiciones de la siguiente manera. o Modificación La modificación se confecciona en el mes de febrero a solicitud de las Gerencias de Recursos Humanos, Tecnologías de la Información, y Comunicación e Imagen. El efecto neto de dichos ajustes va a aumentar el egreso operativo destinado a adquisiciones en (Un millón quinientos mil colones exactos), desglosado de la siguiente manera: 3 de 12

4 CODIGO PARTIDAS/SUBPARTIDAS AUMENTA REBAJA Impres. Encuadernación y otros Servicios Médicos y de Laboratorio Servicios Jurídicos Servicios Ciencias económicas y Sociales Servicios de Desarrollo Informático Otros servicios de Gestión y Apoyo Actividades Protocolarias y Sociales o Modificación La modificación se confecciona en el mes de abril a solicitud de la Auditoria Interna. El efecto neto de dichos ajustes va a disminuir el egreso operativo destinado a adquisiciones en (Seiscientos diez mil colones exactos), desglosado de la siguiente manera: CODIGO PARTIDAS/SUBPARTIDAS AUMENTA REBAJA Equipo y Mobiliario de Computo Servicios Jurídicos Servicios Ciencias económicas y Sociales o Modificación La modificación se confecciona en el mes de mayo a solicitud de las Gerencias de Recursos Humanos, Desarrollo Estratégico,, Comunicación e Imagen, Promoción, Auditoria Interna y Dirección Ejecutiva. El efecto neto de dichos ajustes va a incrementar el egreso operativo destinado a adquisiciones en (Treinta y cinco millones de colones exactos), desglosado de la siguiente manera: CODIGO PARTIDAS/SUBPARTIDAS AUMENTA REBAJA Publicidad y Propaganda Impres. Encuadernación y otros Servicios Jurídicos Servicios Ciencias económicas y Sociales Otros servicios de Gestión y Apoyo de 12

5 10702 Actividades Protocolarias y Sociales Mantenimiento de edificios y locales Textiles y Vestuarios Útiles y Materiales de Limpieza Equipo de Comunicación Equipo y Mobiliario de Oficina Maquinaria y equipo Diverso Otras adiciones y mejoras o Modificación La modificación se confecciona en el mes de setiembre por la reducción del gasto implementando la Directriz Presidencial 009-H, así como por solicitud de las Gerencias de, Desarrollo Estratégico,, y Junta Directiva. El efecto neto de dichos ajustes va a disminuir el egreso operativo destinado a adquisiciones en (Doscientos seis millones veinticuatro mil cuatrocientos noventa y un colones exactos), desglosado de la siguiente manera: CODIGO PARTIDAS/SUBPARTIDAS AUMENTA REBAJA Alquiler de Maquinaria y Equipo Publicidad y Propaganda Transporte de Bienes Servicios Médicos y de Laboratorio Servicios Jurídicos Servicios de Ingeniería Servicios Ciencias Económicas y Sociales Servicio de Desarrollo de Sistemas Informáticos Otros Servicios de Gestión y Apoyo Transporte en el exterior Actividades de Capacitación Actividades Protocolarias y Sociales Mantenimiento y Reparación Equipo de Transporte 5 de 12

6 10807 Mantenimiento y Reparación Equipo y Mobiliario de Oficina Combustibles y lubricantes Alimentos y Bebidas Materiales y Productos eléctricos Materiales y Productos de Plástico Repuestos y Accesorios Textiles y Vestuarios Utiles y Materiales de Limpieza Utiles y materiales de resguardo y seguridad Utiles y materiales de cocina y comedor Equipo y Mobiliario de Oficina Maquinaria y Equipo Diverso o Modificación La modificación se confecciona en el mes de octubre, producto de la implementación de la fase de control presupuestario, tomando en consideración el ingreso efectivo y el egreso efectuado, versus el presupuesto requerido para la finalización del Plan Operativo Institucional. El efecto neto de dichos ajustes va a disminuir el egreso operativo destinado a adquisiciones en (Ciento setenta millones trescientos cincuenta y dos mil sesenta y tres colones exactos), desglosado de la siguiente manera: CODIGO PARTIDAS/SUBPARTIDAS AUMENTA REBAJA Alquiler de Maquinaria y Equipo Alquiler Equipo de Computo Servicio de Correo Información Publicidad y Propaganda Impresión, Encuadernación y Otros Servicios Jurídicos Servicios de Ingeniería Servicios Ciencias Económicas y Sociales 6 de 12

7 10406 Servicios Generales Otros Servicios de Gestión y Apoyo Actividades de Capacitación Actividades Protocolarias y Sociales Mantenimiento y Reparación Equipo de Transporte Mantenimiento y reparación equipo de comunicación Mantenimiento y Reparación Equipo y Mobiliario de Oficina Mantenimiento y reparación equipo de cómputo y sistemas Mantenimiento y reparación otros equipos Combustibles y lubricantes Tintas, Pinturas y Diluyentes Materiales y Productos eléctricos Materiales y Productos de vidrio Herramientas e instrumentos Productos de papel y cartón Textiles y Vestuarios Útiles y Materiales de Limpieza Otros útiles materiales y suministros Equipo de Comunicación Ejecución del Plan Al 31 de diciembre del 2014 la proveeduría institucional concretó los siguientes procesos los cuales se dividen en Contrataciones Directas, Licitaciones Restringidas y Licitaciones Públicas a saber: 7 de 12

8 Contrataciones Directas Para el periodo 2014 se logró concluir con 222 procesos bajo la modalidad de contratación directa que superan los (Ochocientos millones de colones con 01/100), el detalle de las mismas se adjunta en el anexo 1. Licitaciones Públicas De acuerdo al vencimiento de las licitaciones vigentes para el periodo 2014 se realizó la siguiente licitación, la cual actualmente está en proceso de refrendo. LICITACIONES PÚBLICAS 2014 LICITACIÓN OBJETO DE LA CONTRATACIÓN MONTO DEPENDENCIA SOLICITANTE PLAZO ESTATUS 2014LN Contratación de servicios de vigilancia y seguridad física del Edificio Central de INFOCOOP, Edificio Cooperativo (EDICOOP), Centro de Capacitación La Catalina FEDECRÉDITO y las instalaciones de CECOOP R.L. en Lagunilla y en Flores ,53 Administrativo Financiero Esperando refrendo de la Contraloría General de la República 8 de 12

9 Licitaciones Abreviadas De los 4 procesos iniciados en el periodo 2014 tres se encuentran en adjudicación y uno fue declarado desierto a saber: LICITACIONES ABREVIADAS 2014 LICITACIÓN OBJETO DE LA CONTRATACIÓN MONTO DEPENDENCIA SOLICITANTE PLAZO ESTATUS 2014LA "Contratación de servicios profesionales de una persona jurídica para la aplicación por primera vez de las normas internacionales de información financiera (NIFF) para COOPROSANVITO R.L." Asesoría Técnica DESIERTA 2014-LA Contratación de una persona física o jurídica para llevar a cabo la pintura externa en el Edificio Cooperativo EDICOOP. Administrativo Financiero EN PROCESO DE ADJUDICACI ON 9 de 12

10 2014-LA Contratación de servicios de mantenimiento correctivo y preventivo de los equipos y sistemas de aire acondicionado propiedad del INFOCOOP, ubicados en el Edificio Central, Edificio Cooperativo (EDICOOP) y Centro de Capacitación La Catalina ,44 Administrativo Financiero Un año prorrogabl e por un período igual hasta completar cuatro años EN PROCESO DE ADJUDICACI ON 2014LA CONTRATACIÓN DE UNA PERSONA FISICA O JURIDICA PARA LA REPRODUCCIÓN DE INSTRUMENTOS DIDÁCTICOS PARA EL ÁREA DE EDUCACIÓN Y CAPACITACIÓN, SEGÚN DEMANDA, CUANTÍA ESTIMADA. Educación Capacitación y EN PROCESO DE ADJUDICACI ON 2014-LA CONTRATACIÓN DE UNA PERSONA FISICA O JURIDICA PARA EL SERVICIO DE IMPRESIÓN DE PRODUCTOS DE COMUNICACIÓN E IMAGEN EN PAPEL Y GRAN FORMATO (MEMORIAS, REVISTAS, FASCÍCULOS, PLANIFICADOR, MANTAS, BANNERS, RÓTULOS Y DESPLEGABLES), Y DE CARÁCTER PROMOCIONAL, SEGÚN DEMANDA, CUANTÍA ESTIMADA Comunicación e Imagen EN PROCESO DE ADJUDICACI ON 10 de 12

11 2014-LA Contratación de una persona física o jurídica para llevar a cabo la remodelación externa y cambio total de cubierta de techo del Edificio Cooperativo EDICOOP. Administrativo Financiero EN PROCESO DE ADJUDICACI ON Cabe recalcar que el éxito del plan de adquisiciones va de la mano de la programación de las unidades ejecutoras, en el caso de la Institución principalmente de las áreas sustantivas y en segunda instancia de las áreas administrativas. Es muy importante que las áreas realicen un ejercicio en el cual se retroalimenten y evalúen las acciones realizadas, algunas conclusiones a las que llegaron son:.. EL 100% de las contrataciones realizadas por parte del departamento de promoción en el periodo 2014 se alinean con el Plan Estratégico Institucional, y con las metas del POI 2014 de esta dependencia Lo anterior de conformidad con la normativa vigente.. (oficio PRO suscrito por la Licda. Patricia Bravo Arias, Gerente de Promoción) Valga señalar que estos contratos están vinculados con el Plan Estratégico, Eje de Acción II Potenciación de Recursos, objetivo estratégico 1.4 que dispone: 1.4 Fiscalización: Mejorar la supervisión y seguimiento a las empresas cooperativas y establecer parámetros especializados de regulación y supervisión, que hagan posible una actividad cooperativa con lógica de desarrollo. A su vez deriva del cumplimiento de una de las metas de supervisión Cooperativa, establecidas tanto en el Plan Operativo Institucional 2013 como en el del Plan Operativo Institucional 2014, siendo de éste ultimo la meta 3 que dice: Meta 3: Llevar a cabo las gestiones necesarias para la liquidación efectiva de 150 organismos cooperativos disueltos en un periodo de 3 años En cuanto a su eficacia, es importante señalar que este tipo de contratos de servicios profesionales, constituyen un medio idóneo para que este Departamento de Supervisión, pueda cumplir con la citada meta del POI así como con el objetivo estratégico del PEI.. (oficio SC suscrito por la Licda. Ma del Rocio Hernandez Venegas, Gerente Supervisión Cooperativa) 11 de 12

12 Estas contrataciones se vinculan con el objetivo estratégico III.1 del Plan Estratégico Institucional : Promover la innovación en los servicios institucionales a través de una asesoría actualizada y permanente en la presentación de los procesos de planificación, investigación, control interno y cooperación. Y con la acción estratégica III1.1 que consiste en Desarrollar y ejecutar un programa de modernización de la planificación institucional y de innovación en los procesos de investigación, control interno y cooperación para mejorar los resultados institucionales y la rendición de cuentas acorde a los requerimientos del Plan de Gobierno Cooperativo. (oficio DES # suscrito por la señora Eugenia Bonilla Abarca, Gerente Desarrollo Estratégico) En resumen se puede llegar a la conclusión que las contrataciones cumplen su cometido en la atención de los requerimientos contenidos en el Plan Operativo Institucional, así mismo se evidencia según la indagatoria realizada a las gerencias que existe un alineamiento con el Plan Estratégico institucional, específicamente en los objetivos estratégicos 1.4 referido a la fiscalización y el 3.1 referido a la innovación en los servicios institucionales. Plan de Mejora El plan de mejora del proceso de adquisiciones para el periodo 2015, se enlaza con lo establecido en el Plan Estratégico Institucional , con acciones que se llevaran a cabo específicamente por la unidad funcional de Proveeduría, unidad que es parte del área Administrativa Financiera, la cual está orientada hacia el apoyo de las unidades sustantivas, donde se gestionan los aspectos de soporte administrativo para facilitar el cumplimiento del fin público, la matriz del Plan se presenta en el anexo 2 de este oficio. Atentamente, Lic. Esteban Salazar Mora, Gerente a.i. Adjunto lo indicado c.c. Consecutivo 12 de 12