PROCEDIMIENTO DE PROTOCOLOS DE RESERVAS PARA ADSMUNDO TURISMO RECEPTIVO

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Jorge Quintana Ponce
hace 8 años
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1 PROCEDIMIENTO DE PROTOCOLOS DE RESERVAS PARA ADSMUNDO TURISMO RECEPTIVO I.- OBJETIVO: Establecer la metodología utilizada para realizar los procesos de reservas de los diferentes proveedores con el objeto de asegurar mecanismos fluidos y confiables de reservas que garanticen la entrega del servicio al usuario final. II.- DEFINICIONES O ABREVIATURAS SOPTUR: Sistema de operaciones turísticas. III.- DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 1.- PROTOCOLO DE RESERVAS 2.- REVISION DEL STATUS DE RESERVAS 1.- PROTOCOLO DE RESERVAS El desarrollo de este procedimiento está basado sobre los tres tipos de protocolos de reserva, dependiendo del tipo de servicio asociado al proveedor: a) SOLICITUD DE RESERVAS A PROVEEDOR POR SISTEMA SOPTUR Este protocolo de reserva corresponde a la realización de una solicitud de reserva a través del sistema SOPTUR cuando el proveedor ofrece los siguientes servicios; - Hotelería - Restaurante - Servicios Terrestres, tales como excursiones, visitas a museos o viñedos, servicios de transfer, arriendo de vehículos, ticket de bus o tren. - Navegación Esta solicitud la realiza el ejecutivo de cuentas luego de aceptados los servicios por parte del cliente (Ver procedimiento de cotizaciones, reservas y ventas), ejecutando la siguiente metodología: El Ejecutivo de cuentas selecciona en el sistema SOPTUR la opción de generar la reserva, seleccionando el proveedor y enviando la solicitud (Ver nota 1 y 2), previa previsualización para generar una revisión general o agregar una observación de ser necesario. A través de esta acción, el proveedor recibirá un con la identificación de la organización y la descripción de los servicios solicitados con toda la información detallada necesaria para asegurar la correcta entrega del servicio. (Ver anexo 1) Existen casos excepcionales en los cuales se debe generar solicitudes de reservas por fuera del sistema ya sea por tarifas no disponibles o proveedores no ingresados en SOPTUR. En este caso la solicitud es generada vía al proveedor y una vez que el proveedor confirma el servicio se regulariza el negocio en el sistema a través del ingreso del proveedor y su respectiva tarifa. (Ver procedimiento ingreso de proveedores), y posteriormente se realiza la confirmación. Fecha de vigencia: 17 de Febrero de 2011 Página 1

garanticen la entrega del servicio al usuario final. II.- DEFINICIONES O ABREVIATURAS SOPTUR: Sistema de operaciones turísticas. III.- DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 1.- PROTOCOLO DE RESERVAS 2.

2 Nota 1: Para el proveedor transportes andina del sud en Santiago (Turistour Santiago), no es necesario la generación de solicitud de reservas, ya que los servicios caen automáticamente al mapa asignado para tales efectos en el sistema de tráfico. Sin embargo, las modificaciones de último minuto, deben ser enviadas por al área de Tráfico y vía telefónica, con tal de asegurar que el cambio sea efectivamente realizado. Nota 2: Hay casos en los cuales el Ejecutivo de Cuentas realiza la solicitud de servicios al proveedor vía , fuera del sistema. Sin embargo, si el proveedor confirma el servicio, éste debe necesariamente quedar reflejado en el sistema SOPTUR. b) SOLICITUD DE RESERVAS TIPO ALLOTMENT Este protocolo difiere de la solicitud directa por sistema, pues permite confirmar la solicitud directamente a través de un stock de servicios de alojamiento que han sido previamente negociados con el proveedor e ingresados en el sistema. La metodología de allotment consiste en ingresar al módulo de generar reservas dentro del File al Ítem: Imprimir/generar reservas en el cuál aparecerá automáticamente el mensaje de disponibilidad de reservas por allotment con la opción de SI o NO. Si la ejecutiva pincha la opción SI, significa que habrá asignado cupo de allotment y puede confirmar estos servicios de manera inmediata al cliente. Posteriormente el administrador de sistema, envía al proveedor las reservas a través del modulo de allotment, informando reservas por allotment según los detalles de contenidos en anexo 2. En caso que los ejecutivos seleccionen la opción NO, significa que no se ha realizado la solicitud de la reserva por allotment y que deberá entonces solicitar dicha reserva según lo definido en el ítem a. c) SOLICITUD DE RESERVAS AÉREAS Se cotiza a través del proveedor de agencias de viaje del holding solicitando una reserva telefónicamente o vía , y una vez confirmada por parte del proveedor se ingresa al file. 2.- REVISIÓN DEL STATUS DE LA RESERVA Independientemente del protocolo utilizado de reserva, el personal del área comercial u de operaciones, puede conocer el estatus de la solicitud o confirmación del proveedor de una reserva en el sistema SOPTUR. Esta opción puede realizarse a través del ingreso al file en diversos módulos, en los cuales se encontrarán los siguientes opciones de status de la solicitud en la columna B; S: Reserva solicitada M: Reserva Modificada N: Reserva Anulada De manera similar el status de confirmación aparece en la columna OK, correspondiente a: S: Servicio confirmado L: Servicio confirmado por allotment N: Servicios nulos (para el caso de servicios denegados) Nota 3: En caso de solicitud de reservas por fuera del sistema, el status de solicitud de reservas aparecerá en blanco. Fecha de vigencia: 17 de Febrero de 2011 Página 2

Sin embargo, las modificaciones de último minuto, deben ser enviadas por e-mail al área de Tráfico y vía telefónica, con tal de asegurar que el cambio sea efectivamente realizado.

3 IV.- REGISTROS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS Detalle de solicitud de confirmación al proveedor de Turismo Receptivo Procedimiento de cotizaciones, reservas y ventas para Turismo Receptivo Detalle de solicitud de confirmación al proveedor tipo allotment de Turismo Receptivo Procedimiento ingreso de proveedores V.- ALCANCE DE APLICACIÓN Este procedimiento aplica a las ejecutivas de cuentas del área comercial de Adsmundo Turismo Receptivo, y la responsabilidad de su ejecución corresponde la Gerencia Comercial. La responsabilidad de su control corresponde la Subgerencia de Operaciones. VI.- CONTROL CUADRO DE MODIFICACIONES Fecha N de Versión Motivo de la modificación Responsable 02 Ene/ Formato Original Gerente comercial 29 Mar/ Se adecuo procedimiento asociado al área de Receptivo. 17 Feb/ Se cambió concepto de División de Turismo Receptivo, a ADSMUNDO Turismo Receptivo. Responsable Grupos de Jefa de Calidad y Operaciones/ MODELO SOLICITUD DE CONFIRMACIÓN AL PROVEEDOR DE Fecha de vigencia: 17 de Febrero de 2011 Página 3

- ALCANCE DE APLICACIÓN Este procedimiento aplica a las ejecutivas de cuentas del área comercial de Adsmundo Turismo Receptivo, y la responsabilidad de su ejecución corresponde la Gerencia Comercial.

4 ADSMUNDO TURISMO RECEPTIVO (Anexo 1) ADSMUNDO LTDA 27 de NOVIEMBRE de 2007 _ TO : ALTO ATACAMA HOTEL DIRECCION : SUCHOR AYLLU QUITOR ( SAN PEDR - SAN PEDRO FROM : PATRICIA PEREZ G. / ADSMUNDO LTDA -27/11/ :57:51 _ Solicito a uds. lo Siguiente : Nombre Pax : MR GOLDSTEIN X2 N File : << SOLICITUD >> Estimada Ximena, favor confirmar reserva, gracias! - 28 ENE TRANSFER APTO CALAMA / HTL ALTO ATACAMA 2 Pax - 28 ENE EXC. HD SEGÚN MENU DE EXCURSIONES 2 Pax - 1 ROOM DBL MATRIMONIAL / SUPERIOR Htl ALTO ATACAMA -SPE / In : 28 ENE OUT : 1 FEB Pax - 28 ENE AL 1 FEB DESAYUNO, ALMUERZO - CENA 2 Pax - 28 ENE AL 1 FEB EXCURSIONES A REALIZAR SEGÚN MENU ESCOGIDO 2 Pax - 29 ENE EXC. HD SEGÚN MENU DE EXCURSIONES 2 Pax - 1 FEB TRASNFER HTL ALTO ATACAMA / APTO CALAMA 2 Pax TARIFA:CONVENIO _ ATT. PATRICIA PEREZ G. pperez@adsmundo.cl Fono ADSMUNDO LTDA MODELO SOLICITUD DE CONFIRMACIÓN AL PROVEEDOR TIPO ALLOTMENT Fecha de vigencia: 17 de Febrero de 2011 Página 4

- 28 ENE TRANSFER APTO CALAMA / HTL ALTO ATACAMA 2 Pax - 28 ENE EXC.

5 PARA ADSMUNDO TURISMO RECEPTIVO (Anexo 2) ADSMUNDO LTDA 27 de NOVIEMBRE de 2007 RESERVAS TOMADAS POR ALLOTMENT TO : RITZ-CARLTON SANTIAGO DIRECCION : EL ALCALDE #15 E - SANTIAGO FAX : FROM : VICTOR DUARTE L. / ADSMUNDO LTDA FAX : Informo a Uds. Reservas tomadas x ALLOTMENT : << SOLICITUD (ALLOTMENT)>> # REFERENCIA : PAX :BROWN ANDREW MR. & MARCIA MRS. (L LMF) VEND:ACP - 1 ROOM DBL / DELUXE Htl RITZ-CARLTON SANTIAGO -SCL D. BUFFET / **MATRIMONIAL** In : 30 NOV OUT : 2 DIC Pax TARIFA: CONVENIO TARIFA CONVENIO CON FRANQUICIA TRIBUTARIA (VIC ) << SOLICITUD (ALLOTMENT)>> # REFERENCIA : PAX :SLINGSBY PHILIP MR. & GRANT HAZEL MS. (L FS) VEND:ACP - 1 ROOM DBL / DELUXE Htl RITZ-CARLTON SANTIAGO -SCL D. BUFFET / **MATRIMONIAL** In : 30 NOV OUT : 1 DIC Pax TARIFA: CONVENIO TARIFA CONVENIO CON FRANQUICIA TRIBUTARIA (VIC ) ATT. OPERADOR ADSMUNDO LTDA Fecha de vigencia: 17 de Febrero de 2011 Página 5

(L1061401LMF) VEND:ACP - 1 ROOM DBL / DELUXE Htl RITZ-CARLTON SANTIAGO -SCL D.

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