CULTURA ORGANIZACIONAL PARA LA GESTIÓN ESTRATÉGICA DE ORGANIZACIONES

Transcripción

1 CULTURA ORGANIZACIONAL PARA LA GESTIÓN ESTRATÉGICA DE ORGANIZACIONES Por: Fredi Gutiérrez Martínez (*) Estudiar las organizaciones supone necesariamente tipificarías en sus características individuales o distintivas. Las organizaciones o configuraciones siguiendo características de sus partes, mecanismos de coordinación, parámetros de diseño y factores situacionales entre otros. Según la clasificación de Mintzberg, los principales tipos de organización son: organización empresarial organización rnaquinal, organización profesional, organización diversificada organización innovadora, organización misionaria y organización política. PARTES BÁSICAS DE UNA ORGANIZACIÓN Todas las configuraciones estructurales tienen partes básicas importantes, cuyos roles y niveles de importancia varían de acuerdo sus características. Cumbre Estratégica. Encargada de la dirección general de la organización, es la que asegura que la organización cumpla su misión de manera efectiva y satisfaga sus necesidades Sus obligaciones tienen que ver con la supervisión directa y la administración de las condiciones fronterizas de la organización, y el desarrollo de la organización y sus relaciones con su medio ambiente. Asigna recursos, emite ordenes, autoriza decisiones importantes, resuelve conflictos, diseña v nombra al personal de la organización, controla el desempeño de los empleados los motiva y recompensa Línea Media. Une a la cumbre estratégica con el núcleo operativo; ejerce el feed back y supervisión directa su presencia es importante en el caso de organizaciones con mayor complejidad de funcionamiento, es decir, que esta parte de una organización se hace necesaria en organizaciones grandes y complejas Tecnoestructura. Constituida por los analistas que diseñan, planean, cambian o entrenan a los miembros de la organización, están fuera de la corriente, de trabajo operacional. La tecnoestructura es efectiva sólo cuando puede usar sus técnicas analíticas para hacer el trabajo de otros más efectivos. Por lo general cuanto mas estandarización use la organización más confía en su tecnoestructura. Es la encargada de diseñar sistemas de planificación estratégica y desarrollar sistemas financieros, procesos de trabajo, producción, destrezas (aunque generalmente la capacitación o mejora de destrezas se realiza fuera de la organización). Staff de Apoyo. Está conformado por unidades especializadas que suministran apoyo a la organización lucra de su corriente operacional. Esta parte de la organización al igual que el núcleo operativo es totalmente elaborada, pero muy concentrada en servir al núcleo operativo. Núcleo Operativo. Agrupa a los trabajadores que ejecutan el trabajo directamente relacionado con el objetivo o línea de negocio, la calidad de producto o servicio, en buena medida esta directamente relacionado con la calidad y eficiencia del desempeño de los miembros del núcleo operativo de una organización. Ideología. Constituida por las tradiciones y creencias compartidas por los miembros de una organización, y que las distinguen unas de otras. Otorga a los miembros de una organización pautas conductuales de actuación interna y adaptación con su entorno en un proceso de socialización. En las organizaciones profesionales, la ideología es una parte generalmente no muy elaborada, sin embargo es importante bajo un esquema de cultura organizacional. CULTURA ORGANIZACIONAL Desde un punto de vista de la antropología cultural, la cultura es una forma de vida aprendida y comparada que se transmite socialmente de una generación a otra. Aunque la cultura vana en algo respecto a otras, todas tienen características universales. La cultura se refiere a un grupo de personas, es el cemento con el que se mantiene-unido al grupo. Un resumen de los aspectos conceptuales sobre la cultura organizacional nos permite plantear la siguiente definición de cultura organizacional: La cultura organizacional es un concepto descriptivo, intangible, implícito o sobreentendido, que abarca al conjunto de creencias básicas, presunciones, supuestos, principios, ideas, pensamientos, sentimientos, valores, tradiciones, folklore y entendimientos importantes que son compartidos por la gran mayoría de los miembros de una organización, y que se constituyen para ellos los instrumentos de toma de decisiones para enfrentar sus problemas de integración interna y adaptación externa, o sus decisiones referente a sus reacciones con su medio. Estas características, configura la personalidad de una organización, la misma que es individual y que la diferencia de otras, estableciendo patrones

2 básicos de comportamiento, actitudes y conducía de los miembros de una organización en su perspectiva de alcanzar su visión con sentido, dirección propósito y claridad, en un contexto de compromiso total, en un marco de horizonte temporal cobra vida en sus artefactos, creaciones, ritos, entre otros. La cultura organizacional proporciona un sentido de propiedad o participación en la organización, de ser parte de ella de manera real o efectiva. MANIFESTACIONES DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL En el tema de cultura organizacional se deben distinguir ciertas manifestaciones superficiales de las premisas subyacentes esenciales que unen los elementos de cualquier cultura dada. Hay por lo menos tres niveles interconectados. Los Artefactos, Creaciones y los Objetos. Son las manifestaciones o expresiones visibles de una cultura (incluye el lenguaje, el arte, la arquitectura, la tecnología, ritos y otros productos materiales) y su sistema visible para organizar relaciones interpersonales niveles de status, roles de sexos, roles de edad. etc. A este nivel podemos ver al espacio físico, la conducción tecnológica del grupo, su lenguaje escrito y hablado, sus producciones artísticas y el comportamiento aparente de sus miembros. Los artefactos se traducen en la forma de costumbres que constituyen los hábitos del grupo, son las formas con que los miembros del grupo realmente se comportan. Los objetos constituyen los elementos materiales que reflejan la cultura, tales como los tipos de edificios, oficinas, disposición de lugares de trabajo, formas de vestir, etc. Los Valores y la Ideología. Son las regias, principios, normas, moral y ética que guían los fines de un determinado grupo y los medios para realizarlos. Los valores y las declaraciones ideológicas definen generalmente el sentido, dirección o visión a ser alcanzada por la organización El nivel de cultura con que primero tropezamos es como alcanzar las metas, ello incluye las reglas apropiadas de conducta que rigen las relaciones entre grupos e individuos dentro de la sociedad. Este nivel de cultura, aunque en parte consciente y en parte inconsciente, puede revelarse si las personas reflexionan acerca de su propio comportamiento. Al empezar aceptar como dados los valores gradualmente se convierten en creencias y presunciones y dejan el estado consciente, tal como los hábitos se toman inconscientes y automáticos. Los Supuestos y Premisas Básicas. Constituyen las presunciones básicas alrededor de los cuales se forman los conceptos ideológicos de una organización. Estas presunciones giran en tomo a la relación de la entidad con su entorno, (concepciones de dominio, sumisión, armonía, presunciones acerca de la naturaleza de la realidad y la verdad (reglas que definen lo que es real o no. Lo que constituye certeza, conceptos de espacio, tiempo, propiedad, etc.), presunciones sobre la forma que adopta la naturaleza humana (buena o mala, perfeccionable o no); presunciones sobre la naturaleza de la actividad humana (ser activos, pasivos, de auto desarrollo o fatalistas, que es trabajo o que diversión), presunciones de las relaciones humanas (cooperativa o competitiva, individualista o colaboradora, de grupo o comunitaria, basada en la autoridad tradicional y la ley o carisma entre otros aspectos) De acuerdo con este marco de referencia, la cultura de un grupo se hace visible en los artefactos y creaciones que produce sus sistemas de lenguaje, tecnología, arte, estratificación y status, y sus reglas en cuanto al sexo y la familia. Estos artefactos y creaciones reflejan a su vez el conjunto primario y subyacente de valores e ideologías, definidos en términos de ideales y metas, y los medios para lograrlas. Las creencias son conjuntos de ideas que prescriben formas para comportamientos correctos e incorrectos, y que dan propósito y significado a la vida. Los sistemas de creencias son parte de cada cultura y las normas son particularmente útiles para el individuo, porque le permiten determinar con anticipación como serán juzgadas sus acciones por los demás miembros de la organización. Las suposiciones sobre la gente, naturaleza humana, tienden a convertirse en profecías que se cumplen. Si suponemos lo peor, algo malo ocurrirá. Si esperamos lo mejor algo bueno ocurrirá. Las organizaciones que son administradas con un estilo positivo tienden a ser más satisfactorias y también ser más efectivas y eficientes.

3 FORMAS DE TRANSMISIÓN DE LA CULTURA ORGANIZACIÓNAL La cultura se transmite a los miembros de una organización de diversas formas, siendo las más importantes las historias, los rituales, los símbolos materiales y el lenguaje. Las historias contienen una acción de hechos referentes a los fundamentos, a las decisiones transcendentes que afecta el futuro de la empresa y a la alta gerencia actual. Fundamentan el presente en el pasado, ofreciendo además explicaciones que legitiman las prácticas actuales. Los rituales son secuencias repetitivas de las actividades que expresan y refuerzan los valores centrales de la organización, las metas de mayor importancia y que indican quienes son las personas imprescindibles y quienes las prescindibles. Los símbolos materiales son el diseño y disposición de espacio y edificios, el mobiliario, los privilegios de los ejecutivos y el vestido, que indican a los trabajadores quien es importante, el grado de igualdad deseado por la alta gerencia y la clase de conducta (aceptación de riesgos, conservadora, autoritaria, participativa, individualista, social) que se juzga apropiada. El lenguaje es utilizado por muchas organizaciones y unidades dentro de ellas, como medio de identificar a los integrantes de una cultura. Al aprender ese lenguaje los integrantes atestiguan su aceptación de la cultura y al hacerlo, ayudan a preservarla El lenguaje es el aspecto más difundido de la cultura. Es nuestro medio para identificar objetos e ideas, para expresar nuestros pensamientos y para transmitir nuestra cultura. No podemos transmitir un sistema de creencias sin el uso de lenguaje. El lenguaje puede definirse como un sistema de símbolos que se ha acordado sobre significados en una población humana dada. Un símbolo es una cosa que representa a otra y que nos conduce a pensar en la cosa que se simboliza. La palabra "computador" es un símbolo, puede representa un objeto especifico o una idea de computadora. Las palabras son los símbolos en los que mas comúnmente se piensa, pero los objetos o acciones también pueden ser simbólicos, una medalla podría representar un acto de valentía, etc. Sin embargo, los símbolos no son considerados parte de un lenguaje. IMPORTANCIA DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL La cultura organizacional se constituye en un gran instrumento para el desarrollo de las organizaciones, en la medida que le otorga identidad a la organización, le da sentido de pertenencia, y finalmente le permite la comunión de ideas entre los miembros de una organización, elemento propicio para el logro de una visión compartida. La cultura refleja su mayor importancia cuando una organización experimenta cambios. No se ha calificado si la cultura organizacional es buena o mala, necesaria o innecesaria; simplemente se reconoce que existe al interior de una organización y que es muy valiosa, en la medida que refuerza el compromiso del trabajador con la organización, y delinea formas de actuación o conducta del mismo, necesarios para el logro de los objetivos institucionales. La cultura es valiosa porque reduce la ambigüedad, indica a los empleados cómo hacer las cosas y qué es importante, sin embargo, no se deben ignorar los aspectos potenciales de la cultura disfuncional, que pueden modificar la eficacia de la organización. La cultura se convierte en un serio problema organizacional, cuando los valores que se comparten no están de acuerdo con los valores que inciden en el aumento de la eficiencia y la eficacia de la organización, particularmente en momentos en que la organización enfrenta aun entorno sumamente dinámico y competitivo. FUNCIONES DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL Según Stephen Robbins las funciones que la cultura cumple en el seno de una organización, son las siguientes: Definir los límites, es decir, establecer distinciones entre una organización y las otras. Transmitir un sentido de identidad a sus integrantes. Facilitar la creación de un compromiso personal con algo más amplio que los intereses egoístas del individuo. Incrementar la estabilidad del sistema social (la cultura es un vinculo social que ayuda a mantener unida la organización al proporcionar normas adecuadas de lo que deben hacer y decir los trabajadores).

4 Servir como mecanismo que controla y da sentido a todo, guiando y modelando las actitudes y el comportamiento. Por definición, la cultura es intangible, implícita y se da por sentada su existencia. Pero cada organización crea un grupo central de suposiciones, conocimientos y reglas implícitas que rigen la conducta diaria en el lugar de trabajo. Las infracciones de las mismas por parte de ejecutivos de alto nivel o por empleados de bajo nivel provocan desaprobación y fuertes sanciones. La sucesión a las regias se convierten en la base primaria de los ascensos y de los premios. Podemos decir, asimismo, que la cultura tiene una serie de funciones en la organización. En primer término, desempeña un papel que define límites, es decir, señala diferencias entre una organización y las demás. En segundo término confiere a la organización un sentido de identidad, en tercer termino, la cultura facilita que se genere el compromiso con sigo superior al interés personal de un individuo, y finalmente, refuerza la estabilidad del sistema social de la organización. La cultura es el pegamento social que mantiene unida a la organización, ofreciendo los estándares de lo que deben nacer y decir los empleados. Por último, la cultura sirve de mecanismo de control y lógica que guía y da forma a las actitudes y la conducía de los empleados. Esta última función resulta de especial interés puesto que la cultura define las reglas del juego de la organización. PROCEDIMIENTOS PARA CONFIGURAR UNA CULTURA ORGANIZACIONAL En esta línea de análisis, y siguiendo las experiencias y recomendaciones de Schein, para la configuración de una cultura organizacional, se deben tornar en cuenta los siguientes procedimientos o vías: Las declaraciones oficiales sobre la filosofía de la organización, sus estatutos, el material utilizado en la selección, el reclutamiento y la socialización del personal. El diseño de las instalaciones, la distribución de las oficinas, las fachadas: oficinas diáfanas?, despachos cerrador, a lo largo de un pasillo?, jardines? Las enseñanzas e instrucciones impartidas por el líder. Algunos líderes son muy hábiles en sus mensajes públicos. Los sistemas para la asignación de premios y de status: la antigüedad?, la familia?, la inventiva?, el arrojo?, la lealtad?, etc. Las historias, las leyendas y las anécdotas sobre el fundador y sobre otras personas claves. Las cosas a las que el líder presta atención, mide y controla: la calidad?, la limpieza?, la puntualidad?, el vestir?, la imagen pública?, el trato con los demás?, la colaboración?, etc. El modo en que el líder reacciona ante las situaciones criticas, pues estas situaciones prestan especial visibilidad a las creencias más profundas del líder o fundador. El diseño de la estructura organizativa el diseño del trabajo, los mecanismos de descentralización o de centralización, los mecanismos de integración, etc. Los sistemas y procedimientos de organización los sistemas de información, el contenido de la información, la periodicidad, los destinatarios, etc. Los criterios para el reclutamiento, la selección, la promoción, la jubilación y el despido miembros de la familia?, personas leales?, jóvenes con potencial?, etc. Cada uno de estos elementos es un transmisor de las creencias del fundador o del líder. De este modo, subterráneamente, se forma la cultura de la nueva organización. AUDITORIA CULTURAL Para descubrir los principios básicos subyacentes en el corazón de una cultura organizacional, es necesario llevar a cabo una auditoria cultura. Esta es una tarea que presenta grandes dificultades, debido a que no hay acuerdo en cuanto a las categorías conceptuales que deberíamos emplear para abordarla. A continuación, abordamos con mucha generalidad algunas alternativas o enfoques referentes a la auditoria cultural para su aplicación en organizaciones. Según el enfoque de Schein, se efectúa en base a los supuestos subyacentes básicos en torno a los cuales se forman paradigmas culturales, considera: Relación de la organización con su medio. Reflejando supuestos incluso más básicos en torno a la relación de la humanidad con la naturaleza, uno puede

5 evaluar si los miembros claves de la organización ven la relación como de dominio, sumisión, armonía, el encuentro de un nicho adecuado, etc. La naturaleza de la realidad y verdad. Aquí están las reglas lingüísticas y conductuales que definen lo que es real y lo que no lo es, qué es "hecho'', como se determina la verdad en último término y si la verdad es "revelada' o "descubierta"; conceptos básicos del tiempo como lineal o cíclico, monocronico o policronico; conceptos básicos tales como el espacio limitado o infinito, y la propiedad como comunal o individual, etc. La naturaleza de la naturaleza humana, Que significa ser "humano", y qué atributos se consideran intrínsecos o fundamentales'' Es la naturaleza humana buena, mala o neutra? Son perfectibles o no los seres humanos? Qué es mejor, la Teoría X o la Teoría Y? La naturaleza de la actividad humana Que es lo "correcto" para los seres humanos, sobre la base de los supuestos especificados arriba en tomo a la realidad, el medio y la naturaleza humana, ser activo, pasivo, buscador del desarrollo propio, fatalista, o qué? Que es trabajo y qué es juego? La naturaleza de las relaciones humanas Que se considera como la manera "correcta" de relacionarse la gente entre si, para distribuir poder y amor? Es la vida cooperativa o competitiva, individualista, grupal o comunal; se basa en la autoridad lineal tradicional, la ley, el carisma, o qué? Según el enfoque de Llkert, se propone un enfoque para describir una organización desde la perspectiva de su lado humano y la calidad de la interacción que afecta a sus miembros. Argumenta que una organización puede ser descrita a través de ocho procesos básicos: l iderazgo, motivación; comunicación, interacciones personales e i nfluencia; toma de decisiones, fijación u ordenamiento de las metas; control, y metas de rendimiento y capacitación. La naturaleza de cada una de estas características puede localizarse en un continuo que abarca cuatro tipos de generales de sistemas de gestión organizacional: Sistema 1. Autoritario explotador: provee un medio ambiente en donde hay escasa motivación, poco apoyo y participación interpersonal, comunicación sólo hacia abajo y control autoritario. Sistema 2. Autoritario benevolente: es similar al sistema1, pero más paternalista Sistema 3. Consultivo: provee un medio ambiente con comunicación hacia arriba y abajo, liderazgo de apoyo, un cierto grado de autorregulación y fijación consultiva de metas. Sistema 4. Participativo: provee un medio ambiente con mayor énfasis en la autorregulación y apoyo mutuo, sinceridad y confianza, metas de elevado rendimiento y participación más activa a todo nivel. Likert provee un proceso bien estructurado, con el apoyo de cuestionarios detallados, para categorizar a una organización dentro del continuo, desde el sistema 1 hasta el sistema 4. Estos cuestionarios, reproducidos en el libro de Likert, pueden facilitar grandemente lo que de otro modo seria un proceso altamente subjetivo y de apreciación personal. Según el enfoque de Schwartz y Davis; sugieren un enfoque para la auditoria cultural basada en una evaluación de las tareas gerenciales y las formas básicas que asumen las relaciones en la organización. Definen seis tareas gerenciales, parecidas a las de Likert, y que ellos creen son centrales para llevar a cabo una evaluación cultural: la Innovación, toma de decisiones, comunicación; organización; control, y evaluación y recompensa. Cada una de estas tareas deberá describirse en términos de cómo se maneja dentro del contexto de cuatro tipos de relaciones: a través de toda la compañía, jefe-subordinado; entre pares; e ínter departamentales. Esta sirve a la vez como lista de sugerencias para hacer un análisis cultural y como marco para interpretar el significado de los artefactos en los que se refleja gran parte de la información acerca de la cultura organizacional. (*) Docente Principal UPLA Director de Planificación UPLA Docente Postgrado