PMI Tour Cono Sur Mendoza 2013

Transcripción

1 PMI Tour Cono Sur Mendoza 2013 Kick Off Meeting en Proyectos de Automatización en Oil&Gas. Carlos Zúñiga Silva, PMP 1

2 Carlos Zúñiga Silva, PMP Ingeniero Electrónico UPAO Perú, Máster en Telemática UPC Barcelona, España (2004), Cursando el 2 año del MBA UNMSM Perú. Cuento con 16 años de experiencia en la gestión de proyectos, de los cuales 10 años en el sector energético, en contratos tipo EPC y 06 años en el sector Oil&Gas. Actualmente me despeño como Project Manager en la Compañía Internacional Honeywell y lidero proyectos en México, Ecuador y Perú para la línea de negocio Advanced Solutions. Líder de Eventos PMI Perú en el

3 Definición de parámetros iniciales para la presentación: Presentación es desde el punto de vista de contratista o proveedor de servicios. El contratista o proveedor de servicios es una organización orientada a proyectos El cliente tiene una organización matricial y/o funcional El administrador de contrato (cliente) tiene dos o mas funciones. 3

4 Temario: Organigrama tipo en Proyectos de Automatización Fases de un Proyecto de Automatización Qué es el Kick Off Meeting? En que ayuda? Y por qué es tan importante? Qué tenemos que hacer para lograr un buen KOM? Qué obtenemos con una buena presentación? Cual es nuestro objetivo principal? Qué tenemos que hacer después del KOM para lograr un proyecto exitoso? 4

5 Organigrama Típico para Proyectos de Automatización en Oil&Gas. Project Operational Manager Account Manager Project Manager CLIENTE Administrador de Contrato PM 3rd Party Project Leader Project Controller Technical Leader Specialist Engineer 1 Specialist Engineer 2 Specialist Engineer n Specialist Engineer 1 Specialist Engineer 2 5

6 Fases de un Proyecto de Automatización en Soluciones Avanzadas KickOff Sw y Hw Sh& DFS Sh&T MAT Sh&T FAT SAT Sh&T Close Out Planificación Análisis Configuración Implementación Sostener Sourcing Sw y Hw DFS MAT FAT SAT Show&Tell Session Inicio Data Gathering Cierre Data Gathering Etapas del proyecto en desarrollo 6

7 Qué es el Kick Off Meeting? Pues esto no es más que una reunión que se tiene con el Cliente o Administrador de Contrato para: Presentación formal de ambos equipos de trabajo Revisar la Orden de Compra y/o Contrato Definir el Listado de Documentos a entregar y gestionar Revisar la Arquitectura del Sistema propuesto Definición de Hitos (SW, HW, DFS, MAT, FAT, SAT, AT) Entre otros documentos 7

8 En que ayuda el KOM? Conocer personalmente al cliente y generar confianza Romper la inercia e iniciar formalmente el proyecto. Definir parámetros iniciales y contractuales 8

9 Y por qué es tan importante? Porque nos permite generar CONFIANZA. Que el cliente se sienta que esta en buenas manos y que nosotros somos su mejor aliado Los negocios se dan en base a la confianza, si el proyecto es Exitoso, (se cumple tiempo, costo, alcance y el proyecto esta satisfecho) la probabilidad de seguir haciendo negocios es muy alta. 9

10 Qué tenemos que hacer para lograr un buen KOM? Primero recabar información acerca del cliente a través de los account managers y/o PM que tuvieron proyectos con dicho cliente. (cultura, tradiciónes, procesos internos, experiencias con otros proyectos, etc) Tener identificado quien será el administrador de contrato (edad, especialidad, cargo y/o funciones, etc) Quienes van a participar en el KOM Conocer y cumplir los requisitos de seguridad para ingresar a planta y gestionar el ingreso con anticipación. Definir la fecha del KOM y coordinar detalles técnicos. Informar al cliente de la agenda a discutir y el tiempo promedio de duración. Tener toda la documentación a presentar en buena forma. Revisar detalladamente los documentos y la presentación para que no tenga errores Llevar tarjetas de presentación Es decir tenemos que tener todo lo necesario para una buena exposición y lo mas Importante..CONOCER A DETALLE EL ALCANCE DEL PROYECTO. 10

11 Qué tenemos que hacer después del KOM para lograr un proyecto exitoso? Cumplir a cabalidad las acciones y/o compromisos resultantes del KOM en tiempo y forma. Tener un buen seguimiento y control del proyecto,: Agendar reuniones internas semanales con el team del proyecto. Agendar reunión de seguimiento con el cliente pudiendo ser semanal/quincenal/mensual (dependiendo de la envergadura y/o complejidad del proyecto). Agendar reuniones semanales con el Project Controller/Administration para revisar los números del proyecto y tener una visión global del proyecto en temas de números. Poner sobre la mesa los potenciales problemas y definir las acciones a seguir, ya sea con el cliente o en interno del proyecto. Darle seguimiento y control a las acciones resultantes de las reuniones internas. Siempre mantener y/o superar las expectativas del cliente (pero cuidado con generar costos que impacten al proyecto).. 11

12 Mantener la confianza con el cliente es la clave del éxito. 12

13 Muchas Gracias por su atención! Carlos Zúñiga Silva, PMP Teléfono: Móvil: