Capacitación y Desarrollo (Inducción)

Transcripción

1 Capacitación y Desarrollo (Inducción) Prof. Ana Delia Trujillo-Jiménez Univ. Interamericana de PR Recinto de Fajardo Capacitación y Adiestramiento en los Recursos 1

2 Definición de Inducción 2

3 Definición de Inducción Procedimiento para proporcionar a los empleados nuevos información básica de los antecedentes de la compañía. Es información que se requiere para desempeñar su trabajo en forma correcta. Los programas de inducción pueden ser breves e informales; hasta largos y formales. 3

4 Proceso de Inducción 4

5 Partes del Proceso de Inducción Primera parte A cargo del administrador de recursos humanos. Explica horarios de trabajo, beneficios marginales. Segunda parte A cargo del supervisor inmediato. Explica la naturaleza exacta del trabajo, presenta los compañeros de trabajo, lo familiariza con el centro de trabajo. 5

6 Definición de Capacitación 6

7 Definición de Capacitación Es una técnica de formación que se le brinda a una persona o individuo en donde este puede desarrollar sus conocimientos y habilidades de manera más eficaz. Se define con el siguiente concepto: Simón Dolan, nos dice que la capacitación del empleado consiste en un conjunto de actividades cuyo propósito es mejorar su rendimiento presente o futuro, aumentando su capacidad a través de la mejora de sus conocimientos, habilidades y actitudes. 7

8 Según Dessler Gary La capacitación consiste en proporcionar a los empleados, nuevos o actuales, las habilidades necesarias para desempeñar su trabajo. La capacitación, por tanto, podría implicar mostrar a un operador de máquina cómo funciona su equipo, a un nuevo vendedor cómo vender el producto de la empresa, o inclusive a un nuevo supervisor cómo entrevistar y evaluar a los empleados. 8

9 Surge la Capacitación Surge de los rápidos cambios ambientales, el mejorar la calidad de los productos y servicios e incrementar la productividad para que la organización siga siendo competitiva es uno de los objetivos a alcanzar por las empresas. 9

10 Capacitación Los esfuerzos iniciados por una organización para impulsar el aprendizaje de sus miembros. La meta es contribuir a las metas globales de la organización. La capacitación mejora frecuentemente las cualidades de los trabajadores e incrementa su motivación, esto, a su vez, conduce a una mayor productividad y a un incremento en la rentabilidad. 10

11 Objetivos de la Capacitación 11

12 Objetivos de la Capacitación Capacitación es el conjunto de actividades encaminadas a proporcionar conocimientos, desarrollar habilidades y modificar actitudes del personal de todos los niveles para que desempeñen mejor su trabajo. El propósito es mejorar su rendimiento presente o futuro, aumentando su capacidad a través de la mejora de sus conocimientos, habilidades y actitudes. 12

13 Objetivos de la Capacitación (cont.) Productividad Calidad Planeación de los Recursos Prestaciones indirectas Salud y Seguridad Prevención de la Obsolescencia Desarrollo Personal 13

14 Objetivos de la Capacitación (cont.) Productividad Las actividades de capacitación de desarrollo no solo deberían aplicarse a los empleados nuevos sino también a los trabajadores con experiencia. La instrucción puede ayudarle a los empleados a incrementar su rendimiento y desempeño en sus asignaciones laborales actuales. 14

15 Objetivos de la Capacitación (cont.) Calidad Los programas de capacitación y desarrollo apropiadamente diseñados e implantados también contribuyen a elevar la calidad de la producción de la fuerza de trabajo. Cuando los trabajadores están mejor informados acerca de los deberes y responsabilidades de sus trabajos y cuando tienen los conocimientos y habilidades laborales necesarios son menos propensas a cometer errores costosos en el trabajo. 15

16 Objetivos de la Capacitación (cont.) Planeación de los Recursos La capacitación y desarrollo del empleado puede ayudar a la compañía y a sus necesidades futuras de personal. 16

17 Objetivos de la Capacitación (cont.) Prestaciones indirectas Muchos trabajadores, especialmente los gerentes consideran que las oportunidades educativas son parte del paquete total de remuneraciones del empleado. Esperan que la compañía pague los programas que aumenten los conocimientos y habilidades necesarias. 17

18 Objetivos de la Capacitación (cont.) Salud y Seguridad La salud mental y la seguridad física de un empleado suelen estar directamente relacionados con los esfuerzos de capacitación y desarrollo de una organización. La capacitación adecuada puede ayudar a prevenir accidentes industriales, mientras que en un ambiente laboral seguro puede conducir actividades más estables por parte del empleado. 18

19 Objetivos de la Capacitación (cont.) Prevención de la Obsolescencia Los esfuerzos continuos de capacitación del empleado son necesarios para mantener actualizados a los trabajadores de los avances actuales en sus campos laborares respectivos. La Obsolescencia del empleado puede definirse como la discrepancia existente entre la destreza de un trabajador y la exigencia de su trabajo. La Obsolescencia puede controlarse mediante una atención constante al pronóstico de las necesidades recursos humanos, el control de cambios tecnológicos y la adaptación de los individuos a las oportunidades así como los peligros del cambio tecnológico. 19

20 Objetivos de la Capacitación (cont.) Desarrollo Personal No todos de los beneficios de capacitación se reflejan en esta misma. En el ámbito personal los empleados también se benefician de los programas de desarrollo administrativos, les dan a los participantes una gama más amplia de conocimientos, una mayor sensación de competencia y un sentido de conciencia, un repertorio más grande de habilidades y otras consideraciones, son indicativas del mayor desarrollo personal. 20

21 Importancia de la Capacitación de Recursos 21

22 En la actualidad la capacitación de los recursos humanos es la respuesta a la necesidad que tienen las empresas o instituciones de contar con un personal calificado y productivo. La obsolescencia, también es una de las razones por la cual, las instituciones se preocupan por capacitar a sus recursos humanos, pues ésta procura actualizar sus conocimientos con las nuevas técnicas y métodos de trabajo que garantizan eficiencia. 22

23 Para las empresas u organizaciones la capacitación de recursos humanos debe ser de vital importancia porque contribuye al desarrollo personal y profesional de los individuos a la vez que redunda en beneficios para la empresa. 23

24 Razones fundamentales de la Capacitación 24

25 Razones fundamentales de la Capacitación Capacitar a los nuevos empleados es darles los conocimientos, aptitudes y habilidades que requieren para lograr un desempeño satisfactorio. Les da la oportunidad de adquirir conocimientos y habilidades nuevos. El resultado es que sean más eficaces en el puesto y puedan desempeñar otros puestos en otras áreas o a niveles más elevados. Tiene que estar articulado con la filosofía u metas de la organización. 25

26 Beneficios de la Capacitación 26

27 Cómo beneficia la capacitación al personal? 27

28 Cómo beneficia la capacitación al personal? Ayuda al individuo para la toma de decisiones y solución de problemas. Alimenta la confianza, la posición asertiva y el desarrollo. Contribuye positivamente en el manejo de conflictos y tensiones. Forja líderes y mejora las aptitudes comunicativas. 28

29 Cómo beneficia la capacitación al personal? Sube el nivel de satisfacción con el puesto. Permite el logro de metas individuales. Desarrolla un sentido de progreso en muchos campos. Elimina los temores a la incompetencia o la ignorancia individual. 29

30 Beneficios de la Capacitación La capacitación a todos los niveles constituye una de las mejores inversiones en Recursos y una de las principales fuentes de bienestar para el personal y la organización. 30

31 Cómo Beneficia la capacitación a las organizaciones? 31

32 Cómo Beneficia la capacitación a las organizaciones? Conduce a rentabilidad más alta y a actitudes más positivas. Mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles. Crea mejor imagen. Mejora la relación jefes-subordinados. Contribuye a la formación de líderes y dirigentes. 32

33 Cómo Beneficia la capacitación a las organizaciones? Se promueve la comunicación a toda la organización. Reduce la tensión y permite el manejo de áreas de conflictos. Se agiliza la toma de decisiones y la solución de problemas. Promueve el desarrollo con vistas a la promoción. 33

34 Razón fundamental para capacitar 34

35 Capacitar a los nuevos empleados es darles los conocimientos, aptitudes y habilidades que requieren para lograr un desempeño satisfactorio. Les da la oportunidad de adquirir conocimientos y habilidades nuevos. El resultado es que sean más eficaces en el puesto y puedan desempeñar otros puestos en otras áreas o a niveles más elevados. Tiene que estar articulado con la filosofía u metas de la organización. 35

36 El programa de capacitación 36

37 El programa de capacitación Implica brindar conocimientos, que luego permitan al trabajador desarrollar su labor y sea capaz de resolver los problemas que se le presenten durante su desempeño. Ésta repercute en el individuo de dos diferentes maneras: Eleva su nivel de vida: La manera directa de conseguir esto es a través del mejoramiento de sus ingresos, por medio de esto tiene la oportunidad de lograr una mejor plaza de trabajo y aspirar a un mejor salario. 37

38 Eleva su productividad esto se logra cuando el beneficio es para ambos, es decir empresa y empleado. 38

39 La capacitación en la empresa 39

40 La capacitación en la empresa Debe brindarse al individuo en la medida necesaria, haciendo énfasis en los puntos específicos y necesarios para que pueda desempeñarse eficazmente en su puesto. Una exagerada especialización puede dar como resultado un bloqueo en las posibilidades del personal y un decrecimiento en la productividad del individuo. 40

41 Importancia de la Capacitación de Recursos 41

42 Importancia de la Capacitación de Recursos En la actualidad la capacitación de los recursos humanos es la respuesta a la necesidad que tienen las empresas o instituciones de contar con un personal calificado y productivo. La obsolencia, también es una de las razones por la cual, las instituciones se preocupan por capacitar a sus recursos humanos, pues ésta procura actualizar sus conocimientos con las nuevas técnicas y métodos de trabajo que garantizan eficiencia. 42

43 Importancia de la Capacitación de Recursos (cont.) Para las empresas u organizaciones, la capacitación de recursos humanos debe ser de vital importancia porque contribuye al desarrollo personal y profesional de los individuos a la vez que redunda en beneficios para la empresa. 43

44 Tendencias en el Mundo del Trabajo 44

45 Se requerirán mayores destrezas de negociación en aspectos financieros. Un nivel más alto de estándard de personal y de compromiso. Creación de organizaciones de aprendizaje. La globalización abrirá nuevos mercados de empleo que traerán una gran movilidad de resurso humano. 45

46 Tipos de Adiestramiento 46

47 Tipos de Adiestramiento Adiestramiento Informativo Adiestramiento Estratégico Adiestramiento Operacional 47

48 Tipos de Adiestramiento (cont.) Adiestramiento Informativo Brindarle información a los empleados acerca de la organización (especialmente a los nuevos empleados). Cubre la historia, cultura, tradiciones y valores de la empresa. 48

49 Tipos de Adiestramiento Adiestramiento Estratégico Planificación de metas y objetivos a largo y corto plazo. Ejemplos Desarrollo de nuevos o mejores productos Expansión de la empresa hacia mercados globales Nuevas filosofías (Calidad Total y Reingeniería) Son iniciados por la alta gerencia. 49

50 Tipos de Adiestramiento Adiestramiento Operacional Son esfuerzos relacionados con las operaciones que se realizan día a día y están relacionados directamente con la labor del empleado. Ejemplo Nuevos métodos y procedimientos Equipo nuevo (tecnológico) Nuevas destrezas requeridas para una nueva tarea. 50

51 Proceso de Capacitación 51

52 Proceso de Capacitación Análisis de las necesidades Diseño de la Instrucción Validación del programa de capacitación Aplicación Evaluación y Seguimiento 52

53 Enfoque sistemático de la Capacitación 53

54 Enfoque sistemático de la Capacitación 1. Detectar necesidades de capacitación 2. Diseño del Programa de Capacitación 3. Implementación 4. Evaluación 54

55 Enfoque sistemático de la Capacitación Detectar necesidades de capacitación Análisis organizacional Definir áreas en las cuales debe enfatizarse la capacitación. Evaluar el medio ambiente, estrategias y los recursos de la organización. Análisis de tareas Se enumeran todas las tareas del puesto Se define el tipo de desempeño requerido, junto con las habilidades y los conocimientos necesarios. Análisis de personas Determinar qué empleado necesita capacitarse y quienes no lo necesitan Contribuye a seleccionar sólo los que necesitan capacitación. 55

56 Enfoque sistemático de la Capacitación Clasificación de las necesidades Las necesidades de capacitación se pueden clasificar de la siguiente forma: las que tiene un individuo, un grupo, las que requieren una solución inmediata, una solución futura, las que la compañía puede resolver por sí misma, las que un individuo puede resolver por sí solo, las que piden actividades informales de entrenamiento, las que requieren actividades formales de entrenamiento, las que un individuo puede resolver en grupo, las que precisan instrucción fuera del trabajo. 56

57 Enfoque sistemático de la Capacitación (cont.) Cómo Determinar las Necesidades de Capacitación? El inventario de necesidades de capacitación es un diagnóstico que debe basarse en información pertinente, gran parte de la cual debe ser agrupada de modo sistemático, en tanto que otra reposa disponible en manos de ciertos administradores de línea. El inventario de necesidades de capacitación es una responsabilidad de línea y una función de staff: corresponde al administrador de línea la responsabilidad de detectar los problemas provocados por la carencia de capacitación. 57

58 Enfoque sistemático de la Capacitación (cont.) Cómo Determinar las Necesidades de Capacitación? A él le compete todas las decisiones referentes a la capacitación, bien sea que utilice o no los servicios de asesoría prestados por especialistas en capacitación. 58

59 Enfoque sistemático de la Capacitación (cont.) Medios para determinar necesidades Los principales medios utilizados para efectuar el inventario de necesidades de capacitación son: Evaluación del desempeño Observación Cuestionarios Solicitudes de supervisores y gerentes Entrevistas con supervisores y gerentes Reuniones ínter departamentales. Examen de empleados Modificación del trabajo Entrevistas de salida 59

60 Enfoque sistemático de la Capacitación (cont.) Medios para determinar necesidades (cont.) Los principales medios utilizados para efectuar el inventario de necesidades de capacitación son: Evaluación del desempeño: Mediante ésta, no sólo es posible descubrir a los empleados que vienen ejecutando sus tareas por debajo de un nivel satisfactorio, sino averiguar también qué sectores de la empresa reclaman una atención inmediata de los responsables de la capacitación. 60

61 Enfoque sistemático de la Capacitación (cont.) Medios para determinar necesidades (cont.) Los principales medios utilizados para efectuar el inventario de necesidades de capacitación son: (cont.) Observación: Verificar dónde hay evidencia de trabajo ineficiente, como daño de equipo, atraso en el cronograma, pérdida excesiva de materia prima, número elevado de problemas disciplinario, alto índice de ausentismo, rotación elevada, etc. Cuestionarios: Investigaciones mediante cuestionarios y listas de verificación (check list) que evidencien las necesidades de capacitación. 61

62 Enfoque sistemático de la Capacitación (cont.) Medios para determinar necesidades (cont.) Los principales medios utilizados para efectuar el inventario de necesidades de capacitación son: (cont.) Solicitudes de supervisores y gerentes: Cuando la necesidad de capacitación apunta a un nivel más alto, los propios gerentes y supervisores son propensos a solicitar la capacitación para su personal. Entrevistas con supervisores y gerentes: Contactos directos con supervisores y gerentes respecto de problemas solucionables mediante capacitación, que se descubren en las entrevistas con los responsables de los diversos sectores. 62

63 Enfoque sistemático de la Capacitación (cont.) Medios para determinar necesidades (cont.) Los principales medios utilizados para efectuar el inventario de necesidades de capacitación son: (cont.) Reuniones ínter departamentales: Discusiones acerca de asuntos concernientes a objetivos organizacionales, problemas operativos, planes para determinados objetivos y otros asuntos administrativos. Examen de empleados: Resultados de los exámenes de selección de empleados que ejecutan determinadas funciones o tareas. 63

64 Enfoque sistemático de la Capacitación (cont.) Medios para determinar necesidades (cont.) Los principales medios utilizados para efectuar el inventario de necesidades de capacitación son: (cont.) Modificación del trabajo: Cuando se introduzcan modificaciones parciales o totales en las rutinas de trabajo, es necesario capacitar previamente a los empleados en los nuevos métodos y procesos de trabajo. Entrevistas de salida: Cuando el empleado va a retirarse de la empresa, es el momento más apropiado para conocer su opinión sincera acerca de la empresa y las razones que motivaron su salida. Es posible que salgan a relucir deficiencias de la organización, susceptibles de corrección. 64

65 Enfoque sistemático de la Capacitación (cont.) Diseño del Programa de Capacitación Objetivos de capacitación Resultados deseados de un programa de capacitación. Disposición de los participantes Buena disposición» factores de madurez y experiencia Motivación» reconocer la necesidad del conocimiento o habilidades nuevos, desear aprender. 65

66 Enfoque sistemático de la Capacitación (cont.) Diseño del Programa de Capacitación (continuación) Principios de Aprendizaje Establecimiento de metas Significado de lo que se presenta Modelo (demostraciones, películas) Diferencias individuales en el aprendizaje Práctica activa y repetición Aprendizaje global contra aprendizaje desmenuzado Retroalimentación Recompensas 66

67 Enfoque sistemático de la Capacitación (cont.) Diseño del Programa de Capacitación (continuación) Características de los instructores Conocimiento del tema, adapatabilidad, sinceridad, sentido del humor, interés, cátedras claras, asistencia individual, entusiasmo. 67

68 Enfoque sistemático de la Capacitación (cont.) Implementación (Continuación) Metodología el puesto Métodos audiovisuales Películas Computadora Internet Método de Simulación Métodos para desarrollar ejecutivos Experiencia en el puesto, seminarios y conferencias, estudio de casos, juegos de negocios, representación de papeles 68

69 Enfoque sistemático de la Capacitación Implementación Metodología el puesto Capacitación de Aprendices (cont.) Capacitación a una persona calificada que recibe instrucción sobre los aspectos teóricos y prácticos del trabajo. Capacitación combinada, programas de internados y capacitación en el gobierno Combina la experiencia práctica del trabajo con la educación formal en clases. Internados Empleos de Verano 69

70 Enfoque sistemático de la Capacitación Implementación (cont.) Metodología el puesto Capacitación en el puesto Reciben la capacitación de parte de su supervisor o de un capacitador.» Problemas ambiente inadecuadoo, gerentes con pocas habilidades para capacitar, falta de criterios bien definidos de desempeño en el puesto. 70

71 Enfoque sistemático de la Capacitación (cont.) Evaluación del Programa Criterios Reacciones Evaluaciones Aprendizaje Probar lo que aprendieron Transferencia de comportamiento Resultados 71

72 Enfoque sistemático de la Capacitación (cont.) Evaluación del programa de capacitación Existen 4 criterios básicos para evaluar la capacitación: Reacciones Aprendizaje Comportamiento Resultados 72

73 Enfoque sistemático de la Capacitación Criterio 1. Reacción: (cont.) Los participantes felices tienen más probabilidades de enfocarse en los principios de capacitación y utilizar la información en su trabajo. 73

74 Enfoque sistemático de la Capacitación (cont.) Criterio 2. Aprendizaje: Probar el conocimiento y las habilidades antes de un programa de capacitación proporciona un parámetro básico sobre los participantes, que pueden medirse de nuevo después de la capacitación para determinar la mejora. 74

75 Enfoque sistemático de la Capacitación (cont.) Criterio 3. Comportamiento: El comportamiento de los participantes no cambian una vez que regresan al puesto. La transferencia de la capacitación es una implantación efectiva de principios aprendidos sobre los que se requiere en el puesto. Para maximizar se pueden adoptar varios enfoques: Presentar elementos idénticos. Enfocarse en los principios generales. Establecer un clima para la transferencia. 75

76 Enfoque sistemático de la Capacitación (cont.) Criterio 4. Resultados: Con relación a los criterios de resultados, se piensa en términos de la utilidad de los programas de capacitación. Tal es el caso del modelo Benchmarking, que es un procedimiento para evaluar las prácticas y los servicios de la propia organización, comparándolos con los de los líderes reconocidos, a fin de identificar las áreas que requieren mejoras. Dicho proceso propone a los gerentes: Planear Hacer Comprobar Actuar. 76

77 Capacitación del Puesto Contempla que una persona aprenda una responsabilidad mediante su desempeño real. En muchas compañías este tipo de capacitación es la única clase de capacitación disponible y generalmente incluye la asignación de los nuevos empleados a los trabajadores o los supervisores experimentados que se encargan de la capacitación real. 77

78 Tipos de capacitación Existen varios tipos de capacitación en el puesto. Probablemente la más conocida es el método de instrucción o substituto en la que el empleado recibe la capacitación en el puesto de parte de un trabajador experimentado o el supervisor mismo. En los niveles más bajos, la instrucción podría consistir solamente en que los nuevos trabajadores adquieran la experiencia para manejar la máquina observando al supervisor.» Sin embargo, esta técnica se utiliza con frecuencia en los niveles de alta gerencia. 78

79 Tipos de capacitación (cont.) La rotación de puesto En la que el empleado (generalmente una persona que se entrena en administración) pasa de un puesto a otro en intervalos planeados, es otra técnica de CEP. En el mismo sentido, las asignaciones especiales proporcionan a los ejecutivos de bajo nivel la experiencia de primera mano en el trabajo con problemas reales 79

80 Ventajas de la capacitación en el puesto Es relativamente económica. Los trabajadores en capacitación aprenden al tiempo que producen y no hay necesidad de instalaciones costosas fuera del trabajo como salones de clases o dispositivos de aprendizaje programado. El método también facilita el aprendizaje, ya que los empleados aprenden haciendo realmente el trabajo y obtiene una retroalimentación rápida sobre lo correcto de su desempeño. 80

81 Tipos de capacitación (cont.) Capacitación por instrucción del puesto (CIP): Requiere de hacer una lista de todos los pasos necesarios en el puesto, cada uno en su secuencia apropiada. Junto a cada paso, se lista también un punto clave correspondiente (si lo hay). Los pasos muestran qué se debe hacer, mientras que los puntos clave muestran cómo se tiene que hacer y por qué. 81

82 Tipos de capacitación (cont.) Conferencias: Dar pláticas o conferencias a los nuevos empleados puede tener varias ventajas. Es una manera rápida y sencilla de proporcionar conocimientos a grupos grandes de personas en capacitación. Como cuando hay que enseñar al equipo de ventas las características especiales de algún nuevo producto. Si bien en estos casos se pueden utilizar materiales impresos como libros y manuales, esto podría representar gastos considerables de impresión y no permitir el intercambio de información de las preguntas que surgen durante las conferencias. 82

83 Tipos de capacitación (cont.) Aprendizaje programado Método sistemático para enseñar habilidades para el puesto, que implica presentar preguntas o hechos y permite que la persona responda, para posteriormente ofrecer al empleado retroalimentación inmediata sobre la precisión de sus respuestas. 83

84 Tipos de capacitación (cont.) Capacitación vestibular por simulacros Es una técnica en la que los empleados aprenden en el equipo real o simulado que utilizarán en su puesto, pero en realidad son instruidos fuera del mismo. Por tanto, la capacitación vestibular busca obtener las ventajas de la capacitación en el trabajo sin colocar realmente en el puesto a la persona en capacitación. Esta técnica es casi una necesidad en los puestos donde resulta demasiado costoso o peligroso capacitar a los empleados directamente en el puesto. 84

85 Técnicas audiovisual La presentación de información a los empleados mediante técnicas audiovisuales como películas, circuito cerrado de televisión, cintas de audio o de video puede resultar muy eficaz y en la actualidad estas técnicas se utilizan con mucha frecuencia. Los audiovisuales son más costosos que las conferencias convencionales. 85

86 Recomendaciones Se debe establecer una excelente relación y comunicación entre jefes y empleados de la empresa, ofrecer una buena calidad de vida laboral, definir los objetivos y políticas a los empleados, y más a los que necesiten capacitarse para que tengan una mayor claridad de sus deberes dentro de la empresa. 86

87 Recomendaciones (cont.) Crear una conciencia a todos los trabajadores de la empresa, como también a supervisores y jefes de departamentos para hacerles ver que tan importantes son ellos para la empresa,no como productores sino como Recurso Humano, y por ende la importancia de capacitarlos para elevar su nivel de optimismo, confianza, logros de metas dentro de la empresa y fuera de ella. 87

88 Recomendaciones (cont.) Los colaboradores después de ser capacitados deben dar síntomas de mejoramiento, de superación lo cual les permitirán alcanzar el éxito deseado. 88