INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN

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1 1. INFORMACIÓN GENERAL ORGANIZACIÓN UNIVERSIDAD SAN BUENAVENTURA SECCIONAL MEDELLIN SITIO WEB: LOCALIZACIÓN: Carrera 56 C No , Medellín Antioquia Colombia Dirección del sitio permanente diferente al principal Localización Actividades del alcance o procesos desarrollados en este sitio Calle 45 No Bello Antioquia - Colombia Diseño, desarrollo y prestación de servicios educativos de pregrado y postgrado en las áreas de: Ingeniería, Arquitectura, Urbanismo y afines, Ciencias sociales y humanas, Bellas artes, Ciencias de la educación, Matemáticas y Ciencias naturales ALCANCE DE LA CERTIFICACION: Diseño, desarrollo y prestación de servicios educativos de pregrado y postgrado en las áreas de: Ingeniería, Arquitectura, Urbanismo y afines, Ciencias sociales y humanas, Bellas artes, Ciencias de la educación, Matemáticas y Ciencias naturales. Desarrollo de servicios de bienestar universitario. Prestación de servicios de Extensión y Proyección social. Diseño y Desarrollo de proyectos de investigación básica y aplicada. Design, development and rendering educational assistance services undergraduate and graduate levels in the areas of: Engineering, arquitecture, urban development and related areas; social and human and educational sciences, mathematics, natural sciences. Development of university student services. Rendering of extension and social awareness services. Design and development of projects on basic and applied research EXCLUSIONES JUSTIFICADAS (En el caso de sistema de gestión de calidad) REQUSITO: N. A. CÓDIGO IAF 37 REQUISITOS DE CERTIFICACIÓN: Norma ISO 9001/2008 REPRESENTANTE DE LA DIRECCION Nombre: María Islena Cortés Ruiz. Cargo: Correo electrónico TIPO DE AUDITORIA: Coordinadora SGC Islena.cortes@usbmed.edu.co Otorgamiento X Seguimiento Renovación Ampliación de alcance Reducción de alcance Extraordinaria Página 1 de 11 Aprobado

2 1. INFORMACIÓN GENERAL FECHA DURACIÓN (días auditoría) AUDITORIA y AUDITORIA COMPLEMENTARIA (Si aplica) N. A. N. A. EQUIPO AUDITOR Auditor líder Rodrigo Mejía Gómez. Auditor N. A. Experto Técnico N. A. DATOS DEL CERTIFICADO Código SC Fecha de aprobación inicial Fecha última renovación (si aplica) Fecha vencimiento: OBJETIVOS DE LA AUDITORIA Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de gestión. Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables al alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión Determinar la eficaz implementación y mantenimiento del sistema de gestión Identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestión 3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS 3.1 Se realizó evaluación del manual de calidad para verificar su cumplimiento con los requisitos de la Norma ISO 9001/2008 y se envió a la institución el día Los días y 12 se desarrolló la auditoria en las instalaciones de la institución y se cumplió con la agenda propuesta. 3.3 Se evaluó la capacidad para cumplir las especificaciones suministradas por el cliente y por los requisitos legales: Ley 30 /92. Ley 749/02. Decreto 2566/03. Decreto 1001/06. Ley 1188/ Se auditaron los procesos: Gestión del Direccionamiento estratégico, Gestión humana, Investigación Innovación y Desarrollo, Proyección social y extensión, Bienestar institucional y Gestión de la calidad. 3.5 Se realizó reunión de apertura el día 2012/12/11, según lo planificado y se informó acerca de los servicios del ICONTEC, de la planificación y ejecución del proceso de auditoría; con asistencia de la coordinación de calidad, líderes de los procesos misionales, representantes de los procesos y coordinadores invitados. 3.6 Se realizó reunión de cierre, el día , según lo planificado, y se informó, de manera verbal, los aspectos relevantes y los aspectos por mejorar. 3.7 La auditoria se realizó a través de la metodología del ciclo PHVA. 3.8 La auditoria se realizó por muestreo selectivo de evidencias de las actividades y resultados de la organización y por ello tiene asociado incertidumbre por no haber verificado todos los documentos y registros. 3.9 El equipo auditor retorna a la Organización toda la documentación solicitada durante el proceso, en cumplimiento del procedimiento ES-P-SG-002, numeral Página 2 de 11 Aprobado

3 3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS 3.10 Se evaluaron las acciones correctivas implementadas para solucionar los dos hallazgos de no conformidad menor registradas en la auditoría de y se consideraron eficaces No se presentaron cambios en la prestación del servicio de auditoría, que pudiese afectar la calidad del mismo La institución se encuentra en la implementación de los siguientes cambios: Cambio de Rector y equipo de dirección, en respuesta a la filosofía del repensar a la Universidad, en función del aseguramiento del plan de desarrollo. Ajustes al plan de desarrollo con horizonte al año 2017, recientemente aprobado. Se ha creado el espacio para la sana discusión en la Institución. Se adelante el proceso de acreditación institucional, en etapa de planeación, diagnóstico con fines de autoevaluación. Se crea la Dirección de proyección Social. Se documentan el reglamento estudiantil y el estatuto docente. Adecuaciones en infraestructura locativa, con aportes en los procesos sustantivos de la Universidad Haciendo uso de la técnica del muestro, se evaluaron los siguientes registros: El informe de Revisión por la Dirección de y 26 Proyección Social y Extensión: 1. Prácticas Empresariales: Estudiante Eleida Chavarría Cañas, Empresa Inducoal, semestre 2012-II, modalidad, empleado de la Empresa. 2. Educación continua: Oferta programas Facultad de Psicología, 2012-II, tema: Diplomatura en Factores de Riesgo Psico-.social. Inicio y concluye en asistentes, estudiante, Liliana María Fernández Arbeláez. Investigación Innovación y Desarrollo: 1. Proyecto de investigación, Sistema meca-trónico para la interpretación de la lengua de señas colombiana. Convocatoria Artículo: Desarrollo de tecnología de apoyo a la comunicación de la población sorda. Inicio semillero de investigación 2009, proyecto de investigación Cronograma con expectativa de patente, Proyecto cofinanciado por Corantioquia. Validación Sistema de Cocción Ecoeficiente. Cronograma: Inicio , termina Acta de cierre en proceso por solicitud de patente. Gestión Humana: 1. Plan de formación por competencias 2012: Tema, Proyecto Itinerarium- Competencias Institucionales, 2. Cumplimiento del perfil del cargo de Decano (a) y su correspondiente evaluación del desempeño realizado en para Beatriz Marín Londoño (Psicología): 91% 3. Ingreso e inducción de Liliana Ocampo Betancur, para el cago de auxiliar de registro académico Bienestar Institucional: 1. Actividades deportivas y recreativas, 2012-II en deporte competitivo, baloncesto, Copa Elite, Promoción Socio económica: Fondo EPM, requisitos convocatoria No. 10, Juan Página 3 de 11 Aprobado

4 3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS Gabriel Villa Restrepo. 3. Resolución rectoral No. 092 de : Regulación de becas y descuentos. Facultad de Educación. Hernán Darío Arroyave Hincapié, desde 2008, estrato 2,promedio académico 4.22/5.00, labor social cumplida. Gestión de la Calidad: Con relación al proceso de auditorías internas de calidad: Se tiene documentado un procedimiento, se encuentra en la versión 04, para la planificación, realización, registro, informe y seguimiento a las auditorías internas de calidad, que permita asegurar la idoneidad del sistema. Plan y ejecución del ciclo de auditoría realizado en /07 y 08. Perfil del rol de auditores internos, (30 funcionarios), con conocimiento en la Norma ISO 19011/2002. Se evalúa el desempeño, luego de la realización de los ciclos de auditoría interna. Informe consolidado y seguimiento a los hallazgos de no conformidad No se identificaron hallazgos de no conformidad durante la presente auditoría. 4. INFORMACIÓN RELACIONADA CON LOS SITIOS PERMANENTES AUDITADOS Número de sitios permanentes auditados diferentes al sitio principal Es aplicable el procedimiento de toma de muestra como múltiple sitio En caso afirmativo cuantos sitios permanentes remotos se auditaron? Se presentaron cambios con relación al plan de muestreo definido por Icontec? En caso afirmativo, justificar: SI X NO sitios SI NO 5. CONFORMIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN Número de no conformidades detectadas en esta auditoria Número de no conformidades pendientes de solución de la anterior auditoria Número de no conformidades pendientes solucionadas en esta auditoría Número total de no conformidades pendientes Comentario adicionales: Mayores 0 Menores 0 Mayores N. A. Menores 2 Mayores N. A. Menores 0 Mayores 0 Menores 0 6. ASPECTOS QUE APOYAN LA CONFORMIDAD Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN 6.1 Los logros obtenidos en la institución, como resultado de la administración eficaz del sistema: Ha permitido gestionar el cambio de manera sistemática, en función de la academia. Se soporta el modelo de la creación de comunidades académicas, como modelo de operación desde las diferentes facultades. Fortalecimiento de la unidad de post-grados. Ha permitido unificar el Modelo Pedagógico a nivel Colombia, en las sedes de las Universidades San Buenaventura. Página 4 de 11 Aprobado

5 6. ASPECTOS QUE APOYAN LA CONFORMIDAD Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN Se adopta el modelo de gestión de proyectos, como soporte para el aseguramiento del plan de desarrollo. 6.2 La buena predisposición evidenciada en el equipo de líderes de los procesos, para atender el servicio de auditoría externa, permite crear un ambiente adecuado para la evaluación conjunta del sistema, lo que demuestra el compromiso institucional con la mejora continua. 6.3 Se reconoce la importancia del sistema de gestión de la calidad, como elemento de aprendizaje institucional, desde la creación de cultura del cambio organizado, con aportes importantes al logro de la misión desde lo social. 6.4 El compromiso evidenciado por parte de la dirección del proceso de Investigación Innovación y Desarrollo, en el sentido de fomentar la cultura de la investigación en la totalidad de los docentes de la Universidad, para los cuales se han reasignado espacios y tiempos, va a permitir en el mediano plazo, obtener aportes importantes en conocimiento aplicado. 6.5 El componente formativo, como compromiso explícito en el objetivo asignado al proceso de Bienestar Institucional, evidencia la coherencia de dicho proceso en el ejercicio de sus actividades, con la filosofía de la Universidad. 7. OPORTUNIDADES DE MEJORA 7.1 Trabajar en el conocimiento e implementación de la Norma ISO 9004/2010, con miras al aseguramiento de la auto-sostenibilidad. 7.2 Ponderar los indicadores asociados a los objetivos de calidad y éstos, con relación a la política de calidad, con el fin de determinar una medición de la eficacia del sistema, como indicador para la alta dirección. 7.3 Agilizar la documentación del PEI de manera articulada con el Manual de Calidad, de tal forma que se evidencie la integración del sistema, lo que permitirá facilitar la comprensión del mismo, por parte de quien se acerca a su lectura, además de evitar la duplicidad de documentos. 7.4 Articular igualmente el organigrama funcional, piramidal, con el mapa de procesos del sistema, con el fin de dotar a la institución de modelos estructurales con enfoque hacia los procesos, superando así, el pensamiento tradicional, que en ocasiones se opone al mejoramiento continuo del desempeño. 7.5 Alinear la Revisión por la Dirección, con la Autoevaluación Institucional, para evitar la duplicidad de informes, de análisis, además de concretar en un único plan de acción, los compromisos de mejora para la institución, correspondientes al período siguiente. 7.6 Agilizar en la medida en que las circunstancias lo permitan, el nuevo modelo de medición de la gestión, acorde con el plan de desarrollo, con el fin de evitar el caer en una especie de limbo, en la determinación de planes de mejora institucional. 7.7 Trabajar formalmente el tema de gestión de riesgos, para que se construya un mapa institucional, que permita a través del despliegue de los mismos en los procesos del sistema, la construcción de un Página 5 de 11 Aprobado

6 7. OPORTUNIDADES DE MEJORA modelo de gestión, más preventivo que correctivo, en respuesta a la filosofía educativa. 7.8 Revisar los textos asignados a los objetivos de los procesos, para responsabilizarlos por resultados deseados para la Universidad, que se conviertan en criterios de medición de la eficacia posterior. 7.9 Es importante consolidar la gestión del proceso de Proyección Social y Extensión, desde la integración de los indicadores correspondientes a cada uno de los servicios ofertados, con el fin de determinar insumos de retroalimentación para dicho proceso Complementar las mediciones de satisfacción de los estudiantes con relación a los servicios de Proyección Social y Extensión, con evaluaciones de eficacia (capacidad para conseguir los resultados deseados) y efectividad (impacto en la comunidad, según lo determinado en el plan de desarrollo institucional), de tal forma que se tomen decisiones y acciones de mejora para la institución. Considerar la adopción de los mismos indicadores, para el proceso de Investigación Innovación y Desarrollo Considerar la adopción de un indicador de pertinencia para cada uno de los programas de formación continua, que dé respuesta al objetivo establecido previamente en el diseño curricular, con el fin de identificar elementos de retroalimentación desde las dimensiones pedagógica y didáctica Como un valor agregado del proceso de Proyección Social y Extensión, para la programación de educación continua, determinar y documentar el perfil requerido para los docentes de los diferentes módulos de formación, como aporte al mejoramiento de la calidad y pertinencia de dichos programas Es importante determinar mecanismos formales para atender la verificación de la propiedad del cliente, en las actividades de inscripción y matrículas de estudiantes, de los programas de educación continua, con el fin de evitar el incurrir en posibles incumplimientos de requisitos, que puedan ser onerosos para la institución Trabajar desde la capacitación para los líderes de procesos y sus equipos de trabajo, que permita conseguir el desarrollo de habilidades y competencias, que se evidencien en la descripción de los hallazgos de no conformidades reales y/o potenciales, de tal forma que se facilite la trazabilidad, los análisis de causas y la toma de decisiones y acciones pertinentes Revisar el listado con la naturaleza de las no conformidades, para tipificar nuevos posibles eventos de incumplimiento de requisitos del servicio educativo, por parte de los procesos misionales, de tal forma que se motive el registro, los análisis de datos, la identificación de las causas raíz de ocurrencia de aquellos más recurrentes y la toma de acciones correctivas, orientadas a su eliminación, que permita conseguir la conformidad, la satisfacción de los usuarios y la eficacia del sistema Evitar el establecimiento de frecuencias anuales para los indicadores de gestión, con el fin de identificar elementos de retroalimentación del proceso con mejores niveles de agilidad y oportunidad, además de, evitar sorpresas al final de los períodos lectivos Concretar en los textos asignados a los objetivos de los diferentes temas de capacitación, el resultado real esperado para la institución, que se convierta en criterio de medición de la eficacia posterior; acumular los niveles de desempeño y llevarlo como un indicador para el proceso de Gestión Página 6 de 11 Aprobado

7 7. OPORTUNIDADES DE MEJORA Humana, como fuente de retroalimentación del sistema Concretar igualmente en los requerimientos de capacitación los compromisos adquiridos por el funcionario, en asocio con la dirección del proceso, para que en la verificación de su cumplimiento, se tengan en cuenta como criterio objetivo, evitando así, el registro sin el debido soporte En los análisis de datos de los indicadores y en la toma de decisiones y acciones de mejora, evitar las generalizaciones, que pueden conducir a subjetividades, no siempre susceptibles de evaluar de manera objetiva. Comprometer decisiones diferentes a las realizadas en los períodos anteriores, dado que de éstas ya se conoce el resultado Evitar el registro y análisis de indicadores con base en promedios aritméticos, dado que éstos subvencionan resultados poco exitosos y castigan los muy buenos, lo que conduce a la toma de decisiones y acciones no siempre pertinentes Agilizar la implementación de los nuevos indicadores propuestos por parte del proceso de Bienestar Institucional, con el fin de evidenciar la coherencia con el texto asignado al objetivo de dicho proceso, en términos de aportes a la calidad de vida de la comunidad educativa y el carácter formativo establecido previamente Es importante determinar indicadores de eficacia para cada uno de los servicios ofertados por parte del proceso de Bienestar Institucional, de tal forma que en su consolidación periódica, se tomen correctivos para los períodos siguientes Capacitar al equipo de auditores internos de calidad en la actualización de la Norma ISO 19011/2011, con el fin de desarrollar habilidades y técnicas de auditoría, que se conviertan en aportes a la eficacia del sistema Conviene considerar en la programación de los ciclos de auditoría interna, evitar la prolongación de tiempo, con el fin de evaluar el sistema en condiciones similares de comportamiento, de tal forma que el informe consolidado refleje la idoneidad del sistema Dado la implementación del módulo de consultas, por parte del proceso de Proyección Institucional, que ha tenido un muy buen comportamiento por parte de la comunidad educativa, considerar el diseño y aplicación de protocolos de atención, para aquellos más repetitivos, a modo de guión. 8. RESULTADO DE LA REVISIÓN DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS PENDIENTES DE LA AUDITORIA ANTERIOR Se implementaron los planes de correcciones y acciones correctivas aceptados X SI NO por ICONTEC? La organización modificó los planes de correcciones y acciones correctivas SI X NO acordados con ICONTEC? Se evidencia eficacia de los planes implementados? X SI NO No se identificaron nuevos hallazgos de no conformidad durante la presente auditoría. Página 7 de 11 Aprobado

8 8. RESULTADO DE LA REVISIÓN DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS PENDIENTES DE LA AUDITORIA ANTERIOR Se evaluaron las acciones correctivas implementadas para solucionar los dos hallazgos de no conformidad menor registradas en la auditoría de y se consideraron eficaces. 9. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA 9.1. Análisis de la eficacia del sistema de gestión certificado No se evidencia recurrencia de no conformidades, dado que en la última auditoría externa, no se identificaron hallazgos de incumplimiento Se tiene documentado un procedimiento para el buzón vos a voz, se encuentra en la versión 05, hace parte del proceso de Proyección Institucional, para el registro, análisis y establecimiento del tratamiento de las felicitaciones, sugerencias, quejas, reclamos y consultas, que permite asegurar el control consecutivo, en orden de llegada a través del aplicativo y la toma de acciones para el tratamiento, además de evaluar la satisfacción del usuario, como criterio para el cierre del evento. Se tienen registrados para el año 2012, 539 eventos, que se clasifican así: 0 felicitaciones, 24 sugerencias, 15 quejas, 9 reclamos y 491 consultas. Las 15 quejas se clasifican a su vez, así: 4 por servicio personal administrativo, 2 por infraestructura física, 2 por información general, 2 curso de educación continua, 1 por becas y descuentos, 1 por infraestructura tecnológica, 1 precios, 1 matrículas y 1 otros procedimientos. Los 9 reclamos, se clasifican a su vez, así: 3 por información general, 2 por procedimientos, 1 cátedra abierta, 1 información de pregrado, 1 infraestructura tecnológica y 1 por servicios docentes. Se han atendido en un 100% y se ha obtenido un grado de satisfacción del 54% muy satisfecho Se ha concertado la realización de reuniones periódicas con los líderes de procesos y la alta dirección, para los análisis de datos de las PQRS. Se realizan análisis comparativo con relación al año 2011, así: Las consultas han incrementado en un 3%, las quejas han bajado en un 2%. La áreas de mayor registros, son: Docencia con un 29% y le sigue Proyección Social y Extensión, con un 11% Los objetivos de desempeño establecidos por la organización en el último periodo y que coinciden con los objetivos del sistema de gestión, se encuentran en fase de alineación con el nuevo plan de desarrollo. Contribuir con la solución de problemas del entorno social: Consolidar la investigación institucional, con pertinencia académica y social: Fortalecer la oferta de servicios académicos: Consolidar la cultura de la gestión efectiva, a través de buenas prácticas administrativas y financieras: Se tienen establecidos planes de acción con miras a la mejora del nivel de desempeño del SGC Uso del certificado de sistema de gestión y autenticidad del certificado: Página 8 de 11 Aprobado

9 9. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA Se evidenció el uso del logotipo de Icontec y se ajusta con lo establecido en el reglamento ES-R-SG-01 Igualmente se evidenció la autenticidad del certificado y el control por parte de la alta dirección. Página 9 de 11 Aprobado

10 INFORME DE AUDITORIA ETAPA REGISTRO DE NO CONFORMIDADES, CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS # DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD No se registraron hallazgos de no conformidad en la presente auditoría. CLASIFICACIÓN (MAYOR O MENOR) REQUISITO(S) DE LA NORMA CORRECCIÓN PROPUESTA Y FECHA DE IMPLEMENTACIÓN ANÁLISIS DE CAUSAS (INDICAR LAS CAUSAS RAÍCES) ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA Y FECHA DE LA IMPLEMENTACIÓN ACEPTACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN POR AUDITOR LIDER SI NO Fecha: SI NO Fecha: SI NO Fecha: Página 10 de 11 Aprobado

11 INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2 DE SISTEMAS DE GESTIÓN 11. CONCEPTO DEL AUDITOR LIDER DE ACUERDO CON EL ES-R-SG-01 Se recomienda otorgar la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda no otorgar la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda renovar la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda reactivar la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda ampliar / reducir la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda no ampliar la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda suspender la Certificación del Sistema de Gestión Mantener la Certificación del Sistema de Gestión X Se recomienda cancelar o retirar la Certificación del Sistema de Gestión Comentarios adicionales: Se propone al comité de certificación se mantenga el certificado de gestión de la calidad en cumplimiento de requisitos de la Norma ISO 9001/2008, evidenciados en los registros evaluados en la presente auditoría, a la Universidad San Buenaventura Seccional Medellín, para el alcance determinado en el presente informe. Nombre auditor líder: Rodrigo Mejía G. FECHA: RELACIÓN DE REGISTROS ADICIONALES QUE SE DEBEN CARGAR EN BPM (marcar con una x los documentos que se anexan) Plan de muestreo (obligatorio para otorgamiento, renovación y cuándo se hagan cambios al plan propuesto). Este documento se debe anexar al plan de auditoría No conformidades firmadas por el cliente (se anexan al informe) Cuestionario de evaluación de FSSC (solo aplica para este esquema) Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin autorización de la empresa. Página 11 de 11 Aprobado