ESCUELA DE INGENIERÍA - Ingeniería Ejecución en Informática. Administración de Recursos Informáticos. Curso: Administración de Recursos Informáticos

Transcripción

1 Curso: Profesor: Gilberto Muñoz C. Objetivo del curso: Conocer el ambiente empresarial y las situaciones que se presentan al manejar recursos informáticos Conocer las funciones más relevantes en la administración de éstos en la empresa. Gestionar el desarrollo de Proyectos Informáticos Controlar los avances de un Proyecto de Implementación de Tecnologías Reglas de Evaluación Evaluación: 2 Interrogaciones globales Controles, Tareas de investigación, Est de Caso 50% NP 50% NP Examen NP= Nota de Presentación = 60% Nota Final 40% NF 1

2 Programa de Asignatura Unidades I. Empresa e Informática II. Proyectos Informáticos III. Control de Proyectos Informáticos Programa de Asignatura Unidad I La Caracterización del Ambiente Empresarial Empresa, definición, Estructura, Cadena de valor El proceso administrativo. Etapas y actividades involucradas El Rol de las Tecnologías de Información en la Empresa La incorporación de nuevas TI. La Unidad de Informática y Computación. Las funciones de la unidad de recursos informáticos. La Administración de Proyectos en esta Unidad. Sistema de Información Identificación de tipos de sistemas de Información Aplicación Tecnológica a los Sistemas de Información. Relaciones con otros sistemas 2

3 Programa de Asignatura Unidad II Definición de Proyectos Informáticos. Definición y alcance de un Proyecto Ciclo de vida de un proyecto Identificación del equipo de proyecto. Planificación y gestión de Proyectos Informáticos La necesidad de Planificación Identificación de tipos de recursos a planificar Técnicas de Planificación Metodologías de Desarrollo. Que es una Metodología Tres ejemplos de metodologías Mantención de sistemas Captura y planificación de requerimientos Administración de cambios Programa de Asignatura Unidad III Control de Proyectos Informáticos. El proceso de control Información para el Control Obtención del valor ganado Administración y control de riesgo Control de costos Carta Gantt Elementos de una carta Gantt El software de control MS Project Planificar y controlar un proyecto con carta Gantt Documentación de proyecto Tipos de documentación 3

4 Entrando en materia Qué es la Empresa? a) Un conjunto de problemas b) Un grupo de gente buena onda c) Una lata d) Todas las anteriores 4

5 Empresa: Es una organización compuesta por un conjunto de recursos humanos, materiales y financieros que ofrecen productos y servicios a un mercado objetivo Una empresa se crea para atender necesidades de una sociedad, creando satisfacciones a cambio de una retribución que compense el riesgo, los esfuerzos y las inversiones de los empresarios. La empresa alcanza la categoría de un ente social con características y vida propia, que favorece el progreso humano como finalidad principal al permitir en su interior la autorealización de sus integrantes y al influir directamente en el avance económico del medio social en el que actúa. La administración de la empresa debe establecer los fundamentos para lograr armonizar los numerosos y divergentes intereses de sus miembros: Accionistas, directivos, empleados, trabajadores y consumidores. Por lo tanto, podemos definir la empresa como: un grupo social que a través de la administración de capital y trabajo produce bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad en la cual se inserta. Misión y Visión de una empresa La misión que no es sino la razón de ser de la organización, y se puede definir como el propósito final que persigue la organización, necesario e imprescindible, cuyo cumplimiento asegura el logro de la materialización de aquello que la organización quiere ser y hacer. Algunos autores van mucho más allá y establecen un concepto previo a la misión llamada Visión que significa hacia donde queremos llegar. La Visión se puede definir como una concepción de lo que se quiere ser y hacer de la organización en el futuro. Objetivos Coto Plazo < + > Largo Plazo Una vez que se ha definido una misión, para materializarla se definen objetivos, tanto de corto como de largo plazo, los que fijan metas específicas y cuantificables para dar cumplimiento a la misión de la empresa. En esta cadena, para lograr los objetivos fijados, se deben seleccionar algunas estrategias que permitirán alcanzarlos, se establecen objetivos y políticas anuales, se asignan recursos y por último se miden los resultados obtenidos. 5

6 Cómo se clasifican las empresas? Ambito de Empresa Empresas cerradas Empresas abiertas Según su ámbito de acción Según las acciones que realizan Según su formación de propiedad Concepto y características Unidad económica cuyo fin es la maximización del beneficio Incorporan tanto la organización interna como las interdependencias con el entorno. Los aspectos económicos están restringidos por las estructuras sociales internas y externas. La tendencia actual es hacia la flexibilidad en la definición del ámbito de empresa, orientándose en empresas abiertas en las que se la considera como un sistema social y abierto, en los que los asuntos y aspectos económicos se encuentran restringidos por las posibilidades y exigencias internas y externas a la empresa. Cómo se clasifican las empresas? Extractivas. Son las que se dedican a la explotación de los recursos naturales ya sea renovables o no renovables. Transformación. Son empresas que transforman la materia prima en producto terminado. - Productoras de bienes de consumo final. - Productoras de bienes de producción. Comerciales. Son intermediarias entre producto y consumidor: Su función primordial es la compraventa de productos terminados. - Mayoristas. - Minoristas o Detallista. - Comisionistas. - Servicios. Según las acciones que realizan 6

7 Cómo se clasifican las empresas? Profesionales. Son las que se basan en el ejercicio de una profesión por una persona natural. Sociedades. Son empresas que comparten la propiedad en base a los aportes iniciales y son administradas por un grupo de mandantes. - De Hecho. - Limitadas. - Anónimas. - Otras Otras. Son similares a las sociedades pero participan en otros mercados o se rigen por leyes especiales. - En Comanditas. Según su formación de propiedad Cuál es la estructura de las empresas? D e p e n d e... Podría decirme, por favor, qué camino he de seguir desde aquí? Eso depende en buena medida del lugar adonde quieras ir - dijo el gato. No me importa mucho adónde... - dijo Alicia. Entonces no importa qué camino elijas - dijo el gato. Lewis Carrol - Alicia en el País de las Maravillas 7

8 Cuál es la estructura de las empresas? D e p e n d e... Una vez definidas las estrategias de para lograr los objetivos empresariales, se debe determinar la estructura de la empresa como estrategia para potenciar los objetivos y responder a las preguntas clásicas: cómo organizar los recursos? qué estructura organizativa se usará? qué unidades de negocios se usarán? cuáles unidades de negocios debemos adquirir? cuáles se deben desarrollar? cuáles serán tercerizadas? qué socios (partners) nos permiten lograr sinergias? Cómo funciona una empresa? Cuando una empresa ha definido su misión, objetivos, sus estrategias y se encuentra operando, internamente define procesos que realizan determinadas actividades que implementan estrategias en pos de los objetivos fijados. En una empresa tradicional, estas actividades son fuentes de valor agregado a los bienes y/o servicios que esta empresa ofrece a la comunidad. Ejecutivos Objetivos Actividades Administrativas Diseño de Estrategias Apoyo Logístico Producción de Bienes 8

9 Cómo funciona una empresa? Cont... Para la realización de las actividades generadoras de valor agregado a los bienes y/o servicios de la empresa, internamente la empresa se estructura los recursos humanos (RRHH) en torno a ciertas funciones a desarrollar, lo que especializa ciertas áreas de la organización. A pesar que la organización de los RRHH en cada organización es arbitraria, existen ciertos estándares que son comunes a empresas del mismo tipo. También existen algunos estándares de aceptación universal, los que agrupan ciertas funciones muy específicas y comunes a todas las empresas. Estas funciones universales son: Administración Superior Operaciones Servicios Internos Control Interno Funciones de una empresa Administración Superior Es el grupo de personal que se encarga de reorientar la misión, fijar los objetivos y las estrategias para lograrlos. También es la encargada de crear las políticas internas y generar métodos de corrección de desviaciones detectadas a las políticas creadas o a las estrategias que no lograron los objetivos asociados. Operaciones Es el grupo de personal que se encarga de crear los bienes y servicios que la empresa ofrece, sujeto a las políticas definidas por la Administración Superior. Servicios Internos Es el grupo de personal que se encarga de entregar servicios complementarios a la actividad principal de la empresa que son necesarios para el buen funcionamiento de la organización. (Adm RRHH, Logística de entrada, Finanzas, RRPP, MyP, R & D Control Interno Es el grupo de personal que se encarga de proveer controles que permiten garantizar el cumplimiento de los objetivos fijados (CC, Control Ppto, Auditoria Int/Ext, etc.). 9

10 Cómo funciona una empresa? Cont... Como hemos visto, la empresa se agrupa en torno a funciones específicas y asocia a ellas ciertas actividades predeterminadas con el fin de optimizar el uso de recursos requeridos en la producción de los bienes y servicios que le son propios. En este esquema de organización, los bienes son sometidos a diversas actividades realizadas por cada una de las funciones de la organización, las que agregan valor al producto en forma directa o indirecta. Si analizamos este flujo productivos tendremos que existen funciones propias del negocio y otras que son accesorias y sólo se requieren para un óptimo funcionamiento de la organización en su conjunto. Este flujo de enriquecimiento del producto es llamado Cadena de Valor. Qué es la Cadena de Valor? La cadena de valor es esencialmente una forma de análisis de la actividad empresarial mediante la cual descomponemos una empresa en sus partes constitutivas, buscando identificar fuentes de ventaja competitiva en aquellas actividades generadoras de valor. Esta ventaja competitiva se logra cuando la empresa desarrolla e integra las actividades de su cadena de procesos de forma menos costosa y más diferenciada que sus rivales. Por consiguiente: La cadena de valor de una empresa esta formada por todas sus actividades generadoras de valor agregado y por los márgenes que éstas aportan. 10

11 Qué es la Cadena de Valor? Michael Porter define el valor como la suma de los beneficios percibidos que el cliente recibe menos los costos percibidos por él al adquirir y usar un producto o servicio. La cadena de valor es esencialmente una forma de análisis de la actividad empresarial mediante la cual se descompone una empresa en sus partes constitutivas, buscando identificar fuentes de ventaja competitiva en aquellas actividades generadoras de valor. Esa ventaja competitiva se logra cuando la empresa desarrolla e integra las actividades de su cadena de valor de forma menos costosa y mejor diferenciada que sus rivales. Por consiguiente la cadena de valor de una empresa está conformada por todas sus actividades generadoras de valor agregado y por los márgenes que éstas aportan. La cadena de valor genérica esta constituida por tres elementos básicos: Actividades primarias: Actividades de Soporte: Son actividades que entregan soporte a las actividades primarias, como por ejemplo Administración de Recursos Humanos, Abastecimiento, R&D, Administración y Finanzas, GG. El margen: Qué es la Cadena de Valor? Cont... Son aquellas actividades que tienen que ver con el desarrollo del producto, su producción, las de logística y comercialización y los servicios de post-venta. Es la diferencia entre el valor total y los costos totales incurridos por la empresa para desempeñar las actividades generadoras de valor 11

12 Qué es la Cadena de Valor? Cont... ACTIVIDADES DE APOYO INFRAESTRUCTURA GERENCIAL DE LA EMPRESA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS DESARROLLO DE LA TECNOLOGÍA ADQUISICIONES MARGEN ACTIVIDADES PRIMARIAS LOGÍSTI- CA DE ENTRADA Recepción, bodegaje, devolución proveedores OPERA- CIONES Transformaci ones de insumos en productos finales LOGÍSTI- CA DE SALIDA Distribución del producto terminado, manipulación, procesamiento de pedidos y despacho COMER- CIALIZA- CIÓN Y VENTAS Publicidad, personal de ventas, canal de distribución, fijación de precios SERVICIO DE POST- VENTA Instalación, reparación, capacitación suministro y ajustes del producto MARGEN Qué es la Cadena de Valor? Cont... Logística Interna: recepción, almacenaje, manejo de proveedores, materiales, gestión de bodega, control y gestión de inventario, programación de vehículos, etc. Proveedores LOGÍSTICA DE ENTRADA Recepción, bodegaje, devolución proveedores OPERA- CIONES 12

13 Qué es la Cadena de Valor? Cont... Operaciones: transformación de insumos en productos finales Ej: trabajo con máquina, embalaje, montaje, mantención, control de calidad y funcionamiento de servicios LOGÍSTI- CA DE ENTRADA OPERA- CIONES Transformacio nes de insumos en productos finales LOGÍSTI- CA DE SALIDA Qué es la Cadena de Valor? Cont... Logística Externa: distribución del producto terminado (por ej. almacenaje de bienes terminados, manejo de materiales, operación de vehículos de despacho, procesamiento y programación de pedidos) OPERA- CIONES LOGÍSTICA DE SALIDA Distribución del producto terminado, manipulación, procesamiento de pedidos y despacho COMER- CIALIZA- CIÓN Y VENTAS 13

14 Qué es el Análisis FODA? FODA, es la sigla usada para referirse a un técnica analítica que permite trabajar con toda la información que se posee sobre el negocio, útil para examinar sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares de su negocio y el entorno en el cual éste compite. El análisis FODA tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la organización y en diferentes unidades de análisis tales como producto, mercado, empresa, división, unidad estratégica de negocios, etc.. Muchas de las conclusiones obtenidas como resultado del análisis FODA, son de gran utilidad en el análisis del mercado y en las estrategias de marketing que se diseñen y para ser incorporadas en el plan de negocios. El análisis FODA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el éxito del negocio. Debe resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades y amenazas claves del entorno. Análisis del Medio Si bien es cierto que el análisis FODA permite visualizar cómo se encuentra la empresa respecto a otras organizaciones, no es muy adecuado para la planificación de estrategias que permitan lograr la consecución de los objetivos de mediano y largo plazo en una mercado en particular. Para corregir este enfoque, el análisis FODA se complementa con otras técnicas de análisis del medioambiente en el cual se desenvuelve la organización. Un ejemplo de ello es el modelo de las cinco fuerzas de Porter. 14

15 Modelo de las 5 fuerzas de Porter Un enfoque muy popular para la planificación de la estrategia corporativa ha sido el propuesto en 1980 por Michael E. Porter en su libro Competitive Strategy: Techniques for Analyzing Industries and Competitors. El punto de vista de Porter es que existen cinco fuerzas que determinan las consecuencias de rentabilidad a largo plazo de un mercado o de algún segmento de éste. La idea es que la corporación debe evaluar sus objetivos y recursos frente a estas cinco fuerzas que rigen la competencia industrial: 1. Amenaza de entrada de nuevos competidores 2. La rivalidad entre los competidores 3. Poder de negociación de los proveedores 4. Poder de negociación de los compradores 5. Amenaza de ingreso de productos sustitutos Modelo de las 5 fuerzas de Porter Cont Amenaza de entrada de nuevos competidores El mercado, o el segmento de mercado, es atractivo dependiendo de si las barreras de entrada son fáciles de franquear por nuevos participantes que puedan llegar con nuevos recursos y capacidades para apoderarse de una porción del mercado. 15

16 Modelo de las 5 fuerzas de Porter Cont La rivalidad entre los competidores Para una corporación será más difícil competir en un mercado, o en uno de sus segmentos, donde los competidores estén muy bien posicionados, sean muy numerosos y los costos fijos sean altos, pues constantemente estará enfrentada a guerras de precios, campañas publicitarias agresivas, promociones y entrada de nuevos productos. Modelo de las 5 fuerzas de Porter Cont Poder de negociación de los proveedores: Un mercado o segmento del mercado no será atractivo cuando los proveedores estén muy bien organizados gremialmente, tengan fuertes recursos y puedan imponer sus condiciones de precio y tamaño del pedido. La situación será aún más complicada si los insumos que suministran son claves para nosotros, no tienen sustitutos o son pocos y de alto costo. 16

17 Modelo de las 5 fuerzas de Porter Cont Poder de negociación de los compradores Un mercado, o segmento de él, no será atractivo cuando los clientes están muy bien organizados, el producto tiene varios o muchos sustitutos, el producto no es muy diferenciado o es de bajo costo para el cliente, lo que permite que pueda hacer sustituciones por igual o a muy bajo costo. A mayor organización de los compradores mayores serán sus exigencias en materia de reducción de precios, de mayor calidad y servicios y por consiguiente la corporación tendrá una disminución en los márgenes de utilidad. Modelo de las 5 fuerzas de Porter Cont Amenaza de ingreso de productos sustitutos Un mercado o segmento no es atractivo si existen productos sustitutos reales o potenciales. La situación se complica si los sustitutos están más avanzados tecnológicamente o pueden entrar a precios más bajos reduciendo los márgenes de utilidad de la corporación y de la industria. 17

18 Modelo de las 5 fuerzas de Porter Cont Amenaza de ingreso de productos sustitutos Un mercado o segmento no es atractivo si existen productos sustitutos reales o potenciales. La situación se complica si los sustitutos están más avanzados tecnológicamente o pueden entrar a precios más bajos reduciendo los márgenes de utilidad de la corporación y de la industria. Próxima Clase 18