FORMATO PROCEDIMIENTOS Código

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1 PRO-GTH /07/205 Investigación de Incidentes y Accidentes Laborales Páginas de 8 Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación Acto Administrativo de FT-MIC Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 08 de Julio de 205 Firma de Autorizaciones Elaboró Revisó Aprobó Subdirector Administrativo, Financiera y de Control Disciplinario Interno Jefe Oficina Asesora de Planeación Julio de 205 Control de Cambios Descripción Creación del procedimiento mediante documento FT-MIC Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos. Responsable de Procedimiento Profesional Especializada Subdirección Administrativa Financiera y de Control Interno Disciplinario Área de Talento Humano 2. Objetivo Describir el desarrollo de las actividades para llevar a cabo la investigación de incidentes y accidentes, teniendo en cuenta los requisitos mínimos exigidos por la normatividad vigente con el fin de identificar las causas, hechos y situaciones que generaron dichos eventos, e implementar las medidas correctivas encaminadas a eliminar o minimizar condiciones de riesgo y evitar su recurrencia. 3. Alcance Inicia con la recepción del incidente o accidente para el desarrollo de su investigación por parte del equipo investigador y posterior análisis de la información y finaliza con el seguimiento a la implementación de las acciones establecidas. Aplica para todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión del IDEP.

2 PRO-GTH /07/205 Investigación de Incidentes y Accidentes Laborales Páginas de 8 4. Base legal Ley 562 de 202 Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional Decreto 64 de 984 Por el cual se determinan las bases para la organización y administración de Salud Ocupacional en el país Decreto Ley 295 de 994 Por el cual determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales Decreto Ley 250 de 995 Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública Decreto 530 de 996 Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 00 de 993 y el Decreto-ley 295 de 994 Decreto 723 de 203 Por el cual se reglamenta la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales de las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas y de los trabajadores independientes que laboren en actividades de alto riesgo y se dictan otras disposiciones Decreto 443 de 204 Por la cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Resolución 40 de 2007 Por la cual se reglamenta la investigación de incidentes y accidentes de trabajo Resolución 56 de 2005 Por la cual se adoptan los formatos de informe de accidente de trabajo y de enfermedad profesional y se dictan otras disposiciones Resolución 06 de 989: Por la cual se reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los Programas de Salud Ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores en el país. Resolución 203 de 989 Por el cual se reglamenta la organización y funcionamiento de los comités de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en lugares de trabajo. NTC 370 Guía para la clasificación, registro y estadística de accidente del trabajo y enfermedades profesionales Documentos Externos 5. Documentos de Referencia Documentos Internos Plan de Emergencias del IDEP Término ACCIDENTE DE TRABAJO ACCIDENTE GRAVE ACCIDENTE LABORAL MORTAL ACCIÓN CORRECTIVA ACCIÓN DE MEJORA ACCIÓN PREVENTIVA ALTA DIRECCIÓN ARL 6. Definiciones Definición Suceso repentino que sobreviene por causa o con ocasión del trabajo, y que produce en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador o durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, incluso fuera del lugar y horas de trabajo (Adaptada de la Decisión 584 de la Comunidad Andina de Naciones). Aquel que trae como consecuencia amputación de cualquier segmento corporal; fractura de huesos largos (fémur, tibia, peroné, húmero, radio y cúbito); trauma craneoencefálico; quemaduras de segundo y tercer grado; lesiones severas de mano, tales como aplastamiento o quemaduras; lesiones severas de columna vertebral con compromiso de médula espinal; lesiones oculares que comprometan la agudeza o el campo visual o lesiones que comprometan la capacidad auditiva. Aquel que trae como consecuencia la muerte del trabajador, la cual puede ocurrir al momento del accidente o posterior a su ocurrencia pero como consecuencia de este. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Acción de optimización del SGSST, para lograr mejoras en el desempeño de la organización en la seguridad y la salud en el trabajo de forma coherente con su política. Acción para eliminar o mitigan la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa. Por sus siglas: Administradora de Riesgos Laborales

3 PRO-GTH /07/205 Investigación de Incidentes y Accidentes Laborales Páginas de 8 CAUSAS BASICAS CAUSAS INMEDIATAS DOCUMENTO EFECTIVIDAD EFICACIA EFICIENCIA ELEMENTO DE PROTECCIÓN PERSONAL (EPP) EQUIPO DE INVESTIGADOR EXPOSICIÓN INVESTIGACION DE ACCIDENTE E INCIDENTE LABORAL INCIDENTE LABORAL INDICADORES DE PROCESO Causas reales que se manifiestan detrás de los síntomas; razones por las cuales ocurren los actos y condiciones subestándares o inseguros; factores que una vez identificados permiten un control administrativo significativo. Las causas básicas ayudan a explicar por qué se cometen actos subestándares o inseguros y por qué existen condiciones subestándares o inseguras. Circunstancias que se presentan justamente antes del contacto; por lo general son observables o se hacen sentir. Se clasifican en actos subestándares o actos inseguros (comportamientos que podrían dar paso a la ocurrencia de un accidente o incidente) y condiciones subestándares o condiciones inseguras (circunstancias que podrían dar paso a la ocurrencia de un accidente o incidente). Información y su medio de soporte Logro de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo con la máxima eficacia y la máxima eficiencia. Es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción. Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Dispositivo que sirve como barrera entre un peligro y alguna parte del cuerpo de una persona. La empresa debe conformar un equipo para la investigación de todos los incidentes y accidentes de trabajo, integrado como mínimo por: Jefe inmediato o supervisor del trabajador accidentado o del área donde ocurrió el incidente, un representante del Comité Paritario de Salud Ocupacional, el encargado del desarrollo del programa de salud ocupacional. Cuando el accidente se considere grave o produzca la muerte, en la investigación deberá participar un profesional con licencia en Salud Ocupacional, propio o contratado, así como el personal de la empresa encargado del diseño de normas, procesos y/o mantenimiento. Situación en la cual las personas se encuentran en contacto con los peligros. sistemático de determinación y ordenación de causas, hechos o situaciones que generaron o favorecieron la ocurrencia del accidente o incidente, que se realiza con el objeto de prevenir su repetición, mediante el control de los riesgos que lo produjeron. Suceso acaecido en el curso del trabajo o en relación con este, que tuvo el potencial de ser un accidente, en el que hubo personas involucradas sin que sufrieran lesiones o se presentaran daños a la propiedad y/o pérdida en los procesos. Medidas verificables del grado de desarrollo e implementación del SG-SST. INDICADORES DE RESULTADO LUGAR DE TRABAJO Espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas con el trabajo, bajo el control de la organización (NTC-OHSAS 800). PELIGRO PROCEDIMIENTO Medidas verificables de los cambios alcanzados en el período definido, teniendo como base la programación hecha y la aplicación de recursos propios del programa o del sistema de gestión. Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o lesión a las personas, o una combinación de éstos (NTC-OHSAS 800). Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

4 PRO-GTH /07/205 Investigación de Incidentes y Accidentes Laborales Páginas de 8 Nro. Descripción de la actividad Actividades 7. Descripción del procedimiento Diagrama de Flujo Responsable Punto de Control Documento soporte de la actividad Observaciones Inicio INICIO 2 Recibir información procedimiento notificación incidentes y reporte accidentes laborales Analizar la información generada para la investigación de incidentes y accidentes laborales PRO-GTH- 3-5 Comunicación interna, correo electrónico y sus documentos adjuntos. Informe previo de contextualización del accidente. Posterior al reporte del accidente de trabajo Revisando estadísticas relacionadas, reincidencias del trabajador y/o dependencia, cumplimiento de acciones preventivas, correctivas o de mejora, funciones u obligaciones contractuales del servidor público relacionadas con el cumplimiento de procedimiento(s) en el momento del evento; para contextualizar los antecedentes de la situación al equipo investigador. 3 Alistar las herramientas del equipo investigador Material de consulta en la visita. Preparar las herramientas y/o material a utilizar en la visita. Comunicar necesidad de 4 conformación equipo investigador 5 Conformar equipo investigador Presidente COPASST Jefe inmediato o supervisor del accidentado Representante del COPASST Profesional con licencia Salud Ocupacional (En caso de accidente grave o mortal) Comunicación interna o correo electrónico Se debe informar la ocurrencia de un accidente laboral, convocando al jefe de inmediato del accidentado, los testigos y el accidentado cuando las condiciones de salud se los permita y a representante COPASST. Acta de conformación Conformar el equipo investigador memorando y/o correo de los incidentes y accidentes notificación que debe ser integrado de conformación equipo acuerdo a columna responsable.

5 PRO-GTH /07/205 Investigación de Incidentes y Accidentes Laborales Páginas de 8 6 Realizar reunión para contextualizar al equipo investigador. Equipo Investigador conformado Acta de reunión Se debe planear el tiempo, la fecha de la visita el sitio de los hechos y distribuyendo las responsabilidades. 7 Recolección de evidencia física Equipo Investigador conformado Formato de Investigación de Accidentes e incidentes IDEP Examinar el sitio. Preservar evidencia (Mantener condiciones lugar accidente). Tomar fotografías del lugar Realizar un croquis de la escena del accidente o incidente. En el mismo día de los hechos. 8 Entrevistar a testigos: Equipo Investigador conformado Formato de Investigación de Accidentes e incidentes. Formato declaración de testigos. Identificar a los testigos que se encontraban en el lugar del accidente con el fin de establecer las posibles causas de su acontecimiento 9 Realizar análisis de causas del accidente Equipo Investigador conformado Formato de Investigación de Accidentes e incidentes IDEP Teniendo en cuenta los datos obtenidos (Tipo de accidente, tiempo, lugar, condiciones del agente material, condiciones materiales del puesto de trabajo, formación y experiencia del accidentado, métodos de trabajo, exposición, organización de la entidad, etc.) describir secuencialmente la manera como se desencadenó el accidente. Aplicando metodología Árbol de Causas ó Espina de Pescado según corresponda 0 Clasificar las causas identificadas de acuerdo al listado codificados de la clasificación de accidentes Formato de Investigación de Accidentes e incidentes IDEP Clasificar según la naturaleza (Parte del cuerpo afectada, mecanismo, agente material y de la lesión) teniendo en cuenta lineamientos de la OIT. Clasifica causas básicas e inmediatas codificadas según NTC 370 registrando en informe de investigación de incidentes y accidentes de trabajo.

6 PRO-GTH /07/205 Investigación de Incidentes y Accidentes Laborales Páginas de 8 Determinar las medidas de intervención Equipo investigador Informe de investigación del accidente Plan de Mejoramiento Institucional Determinar acciones (Preventivas, correctivas y de mejora) a realizar en concertación con el responsable, verificando viabilidad de la acción y de su plazo de ejecución, jerarquizando la intervención, en el siguiente orden:. Fuente (Eliminar el riesgo) 2. Medio (Realizar control de ingeniería) 3. Protección colectiva (Varios trabajadores simultáneamente) 4. El trabajador (Dotar de EPP) 2 Comunicar y/o socializar en la dependencia (O a la entidad según aplique) la "lección aprendida" COPASST Comunicación interna (Memorando, correo electrónico o circular) Socializar hallazgos identificados durante la investigación a todos los trabajadores de la dependencia del accidentado, describiendo lesión, causas básicas e inmediatas y medidas de intervención. No se debe incluir el nombre del afectado. NO El evento fue un accidente? 7 Ninguno Ninguno Ninguna 3 4 Radicar a la ARL los resultados de investigación (Sólo para accidentes graves y mortales no incidentes) Recibir concepto técnico y las observaciones por parte de la ARL y realizar los ajustes respectivos SI Equipo investigador Comunicación radicada ante ARL con anexos. Informe de investigación del accidente Plan de Mejoramiento Institucional ajustado Dentro de los diez (0) días de ocurrido el evento radicar a la ARL el informe de la investigación (Si el accidente fue grave o mortal firmado por profesional con licencia S&ST y por correo certificado), adjuntando la documentación de la investigación (Análisis de causas, reporte del AT, análisis de antecedentes) con copia al área y funcionario responsable de implementación de acciones de intervención. Recibir dentro de los 5 días las observaciones o visita de seguimiento por parte de la ARL, como resultado de la verificación del contenido del informe, las recomendaciones de mejora y las fechas de seguimiento a la intervención. El accidente fue grave o mortal? NO 7 Ninguno Ninguno Ninguna

7 PRO-GTH /07/ Programar visitas de seguimiento de implementación de acciones correctivas y preventivas propuestas en la investigación y por la ARL. Recibir visitas de seguimiento de implementación de acciones correctivas y preventivas propuestas en la investigación y por la ARL Realizar seguimiento a las medidas de intervención Informar de la eficacia, eficiencia y efectividad de las acciones de intervención como parte del desempeño de la seguridad y salud en el trabajo Archivar informes de investigación de accidentes y soportes de implementación de medidas de intervención SI Investigación de Incidentes y Accidentes Laborales Páginas de 8 Responsable de implementación de medidas de intervención COPASST Representante alta dirección SIG Oficio radicado ARL o correo electrónico Actas de visita y registros de la visita. Se debe incluir en el informe de investigación. Se deberá realizar dentro de los 80 días de ocurrido el accidente o según lo planteado en informe de investigación. El seguimiento se realizará mediante visitas de inspección Informe de de seguridad ya que este es un seguimiento a la medio significativo de intervención, localización, evaluación y indicadores de gestión seguimiento a las medidas de y análisis. intervención propuestas y seguimiento a indicadores de resultado. Informar a la alta dirección (Comité SIG) y en ejercicios de revisión por la dirección el desempeño de SS&T, los Actas comité SIG resultados de la investigación de los accidentes e incidentes de trabajo, el seguimiento a las medidas de intervención implementadas y el análisis de indicadores de proceso. Corresponde a la persona encargada de Salud Ocupacional mantener un Archivo de accidente archivo frente a la investigación o incidente realizada, con el fin de mantener un soporte necesario en el caso de ser solicitado por el Ministerio de Trabajo. Fin FIN

8 PRO-GTH /07/205 Investigación de Incidentes y Accidentes Laborales Páginas de 8 8. Tiempos Este procedimiento se debe ejecutar dentro de los quince (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia del accidente, a excepción del seguimiento de las recomendaciones. Generales del procedimiento 9. Políticas de Operación La instituto establecerá el formato para la investigación de accidentes leves e incidentes, para el proceso de investigación de accidentes graves y mortales será el formato suministrado por la ARL a la cual se encuentra afiliada el Instituto y será realizado por un profesional en salud ocupacional que cuente con licencia en investigación de accidente laborales, para remitir a la ARL correspondiente. Para la realización de las actividades determinadas para el grupo investigador se requiere que cuente con las herramientas necesarias (lápiz, papel, cámaras, cinta de medir, etc.) que deben estar disponibles para poder agilizar la investigación. Respecto a la realización de entrevistas estas deben efectuarse individualmente y en una oficina con el fin de propiciar condiciones óptimas para que pueda establecerse con claridad las causas del accidente. En la elaboración del informe es pertinente realizar una clasificación de la información recolectada a fin de facilitar la comprensión del documento. Sistema de Gestión Ambiental Apagar la pantalla del equipo de computo cada vez que se requiera una ausencia del lugar de trabajo mayor a 5 minutos. Imprimir los documentos de consulta en papel reciclable. Hacer las revisiones y ajustes por medio del correo electrónico institucional a los documentos preliminares. Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional Sistema de Seguridad de la Información Sistema de Gestión Documental y Archivo Hacer dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde cada una de 0 minutos. Hacer uso de los canales de ventilación para una adecuada circulación del aire. Procurar por la iluminación natural abriendo las persianas. Regular el tono de voz para evitar el exceso de ruido. El Internet debe ser solamente de uso institucional y únicamente se podrá revisar el correo electrónico personal en horas no laborales. Todo archivo que se reciba por el correo electrónico debe ser revisado por el antivirus al igual que los dispositivos externos (USB). El manejo de las contraseñas debe tener un grado de dificultad, deben cambiarse mínimo cada 90 días y estas no deben ser compartidas. El correo electrónico institucional debe ser solamente para uso interno sin sobrepasar la capacidad designada de 0 MB. No debe hacerse uso de módems personales los equipos de computo del IDEP. Es necesario el uso de guayas de seguridad en los portátiles institucionales. Hacer copias de seguridad de la información mensualmente. No deben instalarse software no autorizados en los equipos de computo del IDEP. Los funcionarios y/o contratistas que ya no hagan parte del instituto no deben tener acceso a los equipos de computo ni contraseñas. Se debe hacer entrega por parte de los ex funcionarios y/o contratistas en medio magnético de la información contenida durante el tiempo laborado Atender a las fechas dispuestas en las tablas de retención documental para el correcto control de los tempos de conservación de los documentos en el archivo de gestión y el archivo central Mantener Limpias y organizadas las áreas de archivo.