MANUAL DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y EVALUACIÓN TECNICA Y CLÍNICA DE TECNOLOGÍA BIOMEDICA

Transcripción

1 DE Y EVALUACIÓN TECNICA Y CLÍNICA DE TECNOLOGÍA COMPROMISO DE VIDA

2 INTRODUCCIÓN La adquisición de tecnología en el ambiente hospitalario es uno de los procesos críticos de la gestión tecnológica, que tiene como objetivo el mejoramiento y de la calidad en la prestación de servicios de salud 1. La gestión es un proceso administrativo que trata de dar el mejor uso a los recursos de acuerdo a las necesidades propias del servicio o la omisión de la institución, por ende cada actividad requiere programación, personal, disponibilidad, presupuesto y seguimiento, de acuerdo a ello, la gestión de los recursos técnicos hospitalarios deja de ser una serie de actividades para convertirse en un proceso organizado, documentado, controlado, verificable y auditable. Anteriormente la adquisición tecnológica, se hacía solo teniendo en cuenta un enfoque administrativo y jurídico; excluyéndose la parte clínica y técnica, los cuales tienen la misma importancia dentro del ambiente hospitalario. La exclusión de los dos componentes anteriormente mencionados, refleja en inversiones de alta o media cuantía que producen adquisiciones que al poco tiempo no responden a las necesidades clínicas y epidemiológicas (morbilidad y mortalidad) de la comunidad a atender y, en el peor de los casos, generan incompatibilidad con la infraestructura hospitalaria, altos gastos de mantenimiento, incidentes tecnológicos por mal uso debido a la falta de entrenamiento y al poco impacto funcional entre los usuarios. 2 En la actualidad, la misma normatividad tiene exigencias para toda la adquisición e inversión de equipos biomédicos, ejemplo de ello es la ley 100 de 2003, donde se expresa en el artículo 189 que los hospitales públicos y privados que realicen contratos con la nación o las entidades territoriales que superen el 30% de sus ingresos totales deberán destinar como mínimo el 5% del total de su presupuesto a las actividades de mantenimiento de la infraestructura y la dotación hospitalaria, además del artículo 191 de la misma ley, argumenta que los municipios deberán dar 1 Evaluación técnica y clínica de tecnología biomédica en los procesos de adquisición: un enfoque en evaluación de tecnologías de salud. CARVAJAL T.Monica. RUIZ I. Carlos Germán. Pag: 1. Recibido 9 de septiembre de Aceptado el 13 de noviembre de 2008.Universidad de ingeniería de Antioquia. Universidad CES. 2 Evaluación técnica y clínica de tecnología biomédica en los procesos de adquisición: un enfoque en evaluación de tecnologías de salud. CARVAJAL T. Monica. RUIZ I. Carlos Germán. Pag 2. Recibido 9 de septiembre de Aceptado el 13 de noviembre de 2008.Universidad de ingeniería de Antioquia. Universidad CES.

3 prioridad en su asignación de recursos de inversión al fortalecimiento de la dotación básica de equipo y de personal. Las IPS públicas deben ajustarse a las disposiciones de la Ley 1150 de 2007, por medio de la cual se introducen medidas de eficacia y transparencia de la Ley 80 de 1993; la cual regula los diferentes procedimientos contractuales y sus características. Así mismo, deben aplicarse la normatividad adicional que hasta el momento han sido expedidos, tales como: Decreto 1510 de 2013: Reglamenta el sistema de compras y contratación pública. Decreto 1985 de 1994: Reglamenta parcialmente la Ley 80 de Ley 1474 de 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública Artículo 209 de la Constitución Política: la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones. Ley 489 de 1998: Ley regula el ejercicio de la función administrativa, determina la estructura y define los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la Administración Pública. En las normas anteriores se establece como regla general que los contratos que realicen IPS públicas deben hacerse por LICITACIÓN. Las leyes, decretos o resoluciones adicionales que reglamenten, complementen o modifiquen la normatividad vigente en la materia, serán aplicables en el momento de realizar la contratación y la selección de proveedores a nivel institucional.

4 PERSONAL ENCARGADO Dentro del proceso de adquisición es importante asegurar una adecuada interacción entre las necesidades, criterios de evaluación, los modelos financieros de adquisición, la implementación, el control y soporte tecnológico con el fin de obtener beneficio y eficiencia. Para ello es de gran importancia la correlación de diferentes profesionales del ambiente hospitalario entre los que se destacan enfermeras, médicos, especialistas, administradores, financieros, abogados, ingenieros y técnicos, que integren un comité asesor para la adquisición de tecnología o suministros que conduzca el proceso, y brinde información y conocimiento apropiado para la toma de decisiones, y priorización de la adquisición. La solicitud la realiza por lo general el jefe del servicio o unidad, quien identifica y valora la necesidad de nuevos equipos o suministros, por renovación o adquisición de tecnología, infraestructura o dotación en general. En la gran mayoría de los casos se hace necesario justificar y soportar el porqué de una adquisición. Si este es el caso, existen diferentes ítems a tener en cuenta: Justificación técnica: el estado, tipo o tecnología de los equipos actuales no es el adecuado para el servicio ofrecido. Calidad del servicio: los tratamientos ofrecidos no son los adecuados con los equipos actuales. Demanda: La demanda de ciertos procedimientos no puede cubrirse con los equipos actuales o por la falta de estos. Oferta: generalmente en este tipo de servicios la demanda es mayor que la oferta, pero en algunos casos es posible que la tecnología existente no pueda utilizarse porque sobrepasa la exigencia y se requiera de una tecnología diferente. Existen otros factores a tener en cuenta por parte del comité para la adquisición de tecnología: La capacidad de producción en términos de calidad y cantidad. La reducción de costos. La necesidad de salir de un equipo obsoleto y desgastado a tal punto que su baja y reposición se haga evidente. La insuficiencia del equipo frente a su demanda permanente y creciente.

5 La seguridad, la oportunidad en el servicio y la necesidad de ser competitivo. CARACTERISTICAS DE ESTANDARIZACIÓN Para estandarizar los criterios que se necesitan en el momento de la adquisición tecnológica, se deben establecer delineamientos técnicos y clínicos (según el equipo), que sujeten la adquisición según los requerimientos planteados por el comité multidisciplinario, donde se cubran las necesidades que se hayan manifestado en este mismo. Se elaborarán formatos donde se ingresen los requerimientos según el/los equipos biomédicos en solicitud. En el primer formato se ingresarán los requerimientos técnicos, en el segundo los valores agregados, insumos y componentes del dispositivo biomédico o reactivo, y en el último formato, los documentos que se deben adjuntar para dicha adquisición (ver anexo 1). Los formatos donde se van a evaluar los requisitos anteriormente mencionados, serán discriminados por medicamentos, equipos biomédicos y reactivos, según el caso. Características técnicas: Es el proceso en el cual se revisa de las especificaciones técnicas del dispositivo biomédico, medicamento o reactivo, entre las que se destaca el funcionamiento, desempeño, seguridad, requerimientos eléctricos, características farmacéuticas y compatibilidad, cumpliendo con la especificaciones del fabricante y con los requisitos de seguridad del hospital y de los organismos reguladores 3. Si la adquisición es de alta cuantía se realiza una verificación de las características ya mencionadas por medio de tecnología en demostración, a través una evaluación clínica, donde intervienen miembros del personal clínico, con el fin de obtener referente al cumplimiento de sus características, calidad tecnológica, relevancia clínica, experiencia y satisfacción. Ésta evaluación asegura la idoneidad del equipo Accesorios, insumos y/o valores agregados: Son los diferentes dispositivos anexos que ayudan para el idóneo desempeño del equipo. 3 Evaluación técnica y clínica de tecnología biomédica en los procesos de adquisición: un enfoque en evaluación de tecnologías de salud. CARVAJAL T. Monica. RUIZ I. Carlos Germán. Pag: 3. Recibido 9 de septiembre de Aceptado el 13 de noviembre de 2008.Universidad de ingeniería de Antioquia. Universidad CES.

6 Documentos: Es la información necesaria para que los equipos entren a la institución con la documentación requerida por la entidades reguladoras, la normatividad y teniendo en cuenta la seguridad del paciente. COTIZACIÓN El proceso de adquisición que se publique por la plataforma BIONEXO (ver ) o en donde los interesados en participar en la licitación deben inscribirse con anterioridad, y luego presentarse con cada uno de los términos y la oferta comercial. Si la oferta se lo requiere se debe diligenciar las tablas de caracterización. Este manual aplica a todos los proveedores actuales y potenciales, de medicamentos, dispositivos médicos, reactivos y suministros del Hospital y está diseñado para obtener información sobre las características generales y específicas de la entidad, tales como calidad de productos y servicios, cumplimiento de normatividad legal y certificaciones. Para proceder con la selección del proveedor, se debe solicitar como mínimo los siguientes datos: información general del proveedor (razón social, NIT, dirección, representante legal, etc.); datos referentes a la calidad y características técnicas de los productos que comercializa y al sistema de calidad implementado por la empresa; datos referentes al servicio proporcionado, políticas de devolución ó garantía. Como lo el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 determina las modalidades de selección al definir que la escogencia del contratista se efectuará con arreglo a las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa con base en las siguientes reglas: 1. Licitación pública. La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública, con la excepción de selección abreviada, concurso de méritos o contratación directa conservando las características que se enunciarán a continuación.

7 Cuando la entidad estatal así lo determine, la oferta en un proceso de la licitación pública podrá ser presentada total o parcialmente de manera dinámica mediante subasta inversa, en las condiciones que fije el reglamento. 2. Selección abreviada. La Selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. 3. Concurso de méritos. Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación. En este último caso, la conformación de la lista de precalificados se hará mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer listas limitadas de oferentes utilizando para el efecto, entre otros, criterios de experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes, según sea el caso. De conformidad con las condiciones que señale el reglamento, en desarrollo de estos procesos de selección, las propuestas técnicas o de proyectos podrán ser presentadas en forma anónima ante un jurado plural, impar deliberante y calificado. 4. Contratación directa. La modalidad de selección de contratación directa, solamente procederá en los siguientes casos: a) Urgencia manifiesta; b) Contratación de empréstitos; c) Contratos interadministrativos, siempre que las obligaciones derivadas de los mismos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos. Después de seleccionar el proveedor y realizar la compra se debe elaborar un documento que específica claramente el o los proveedores para cada uno de los medicamentos, dispositivos médicos, equipos biomédicos y demás insumos necesarios para la prestación de la atención en salud dentro de las instalaciones del Hospital.

8 La compra, por fuerza mayor y urgente, a un proveedor que no esté en este listado debe ser previamente autorizada por el director técnico del Servicio Farmacéutico, si es un medicamento o dispositivo medico; o por el Ingeniero biomédico, si es un equipo biomédico. Luego se procede a realizar procedimiento institucional de selección. CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES Un buen método para la evaluación de proveedores es establecer ciertos parámetros de calificación que se van tomando durante el año, tales como: Puntualidad en los mantenimientos. Tiempos de respuesta ante solicitudes de servicio. Costo de los servicios Efectividad en las soluciones Cumplimiento de las garantías No estar reportado en ninguna entidad reguladora. Criterios similares se puede aplicar a los equipos y suministros, teniendo así un buen soporte al momento de un proceso de adquisición. EVALUACIÓN DE PROPUESTA Para la evaluación de proveedores se tienen dos herramientas cuantitativas (ver anexo 2), donde se puede medir a partir de porcentajes la idoneidad del proveedor con respecto al cumplimiento de las exigencias formulas por el hospital; además se tienen que tener en cuenta las tablas de caracterización de los dispositivos biomédicos, farmacéuticos y reactivos. INFORME DE ADQUISCIÓN El resultado que genere la evaluación de la propuesta se pasará a gerencia, para hacer el análisis de viabilidad, toma de decisiones y generar entonces la contratación.

9 ANEXOS 1. Tabla I (ejemplo) Nota: La tabla I se elabora para cada equipo.

10 Tabla II

11 Tabla III Documentos que se deben adjuntar para la adquisición del dispositivo biomédico

12 2. Instrumento de evaluación de proveedores a) Instrumento 1

13

14 b. Instrumento 2

15 REVISION Y APROBACIÓN ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Nombre: Giovanna Díaz Cargo: Ingeniera Biomédica Nombre: María Eugenia Correa Luisa Fernanda Jiménez Cargo: Asesora Calidad Ingeniera de procesos CONTROL DE CAMBIOS Nombre: José David Álvarez R Cargo: Gerente VERSIÓN FECHA CAMBIO RESPONSABLE Diciembre de 2012 Marzo de 2015 Abril de 2016 Creación del Manual Actualización del manual Actualización del manual Ingeniera Biomédica Ingeniera Biomédica