MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL

Transcripción

1 MUNCIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO UNIDAD DE PLANES Y PROGRAMAS AREA DE RACIONALIZACION MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL UNIDAD DE PERSONAL

2 I. INTRODUCCIÓN El presente Manual de Procedimientos sirve de instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Gerencia de Administración General que relacionados con los procedimientos de otras Gerencias van a permitir cumplir la finalidad y objetivos de la Institución. Se ha buscado desarrollar esta sistematización lo más simple posible, de tal forma que regulen y optimicen el desarrollo de las diversas funciones que competen a la UNIDAD DE PERSONAL que ante una acción planteada por los trabajadores y por la Alta Dirección de la Municipalidad los pasos para desarrollarla, sean lo suficientemente claros y directos que permitan una conclusión rápida. Cabe señalar que este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la unidad, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo. II. DATOS GENERALES A. NATURALEZA Y FINALIDAD Es un documento de gestión que de manera sencilla y sistemática describe a un conjunto de procedimientos que concatenados entre sí y enmarcados en la normatividad legal y administrativa vigente, se realizan en forma secuencial o simultánea y permiten a la cumplir los objetivos de la entidad. B. OBJETIVOS Los principales objetivos a alcanzar con la elaboración de este manual son: Presentar todos los procedimientos que se desarrollan en la Unidad en forma compendiada permitiendo que su aplicación sea de manera eficiente y práctica. Permitir definir responsabilidades, comprensión de las tareas a ser desarrolladas y direccionar su ejecución. Lograr establecer todos los procedimientos de la Unidad, que permita que los resultados finales de su trabajo sean los esperados por la Alta Dirección de la Municipalidad y los Organismos Gubernamentales correspondientes. Describir cada procedimiento desarrollando secuencialmente las tareas que correspondan, incluyendo los formularios y los puestos que intervienen durante su ejecución.

3 C. BASE LEGAL El presente manual ha sido elaborado enmarcado en la normatividad siguiente: Resolución Jefatural Nº INAP/DNR, del 12 de mayo de 1999 que aprueba la Directiva Nº INAP/DNR "Normas para la Formulación de Manuales de Procedimientos". D.L. 276 Ley de Bases de Remuneraciones del Sector Público y de la Carrera Administrativa. Decreto Supremo Nº PCM, Reglamento del D. Leg. Nº 276 Decreto Legislativo N 728, Ley de Fomento del Empleo Decreto Supremo N TR Reglamento de la Ley de Fomento del Empleo Decreto Ley N Sistema Nacional de Pensiones de la Seguridad Social Ley N Sistema Privado de Pensiones (AFP) Decreto Ley Nº conocido como la Cédula Viva Ley N Ley de Modernización de la Seguridad Social en el Perú. D.S. N SA Reglamento de la Ley N D.S TR Ley de Formación y Promoción Laboral. D.S TR Ley de Productividad y Competitividad Laboral. Reglamento Interno de Trabajo. Normatividad de la Municipalidad Provincial de Ilo D. CONTENIDO Y ALCANCE Los procedimientos comprendidos en el presente manual son de uso y aplicación obligatoria de todo el personal de la. E. APROBACION DEL MANUAL Este Manual ha sido aprobado mediante Resolución de Alcaldía N F. REVISION Y ACTUALIZACION Para la Revisión, Modificación y/o Actualización del presente manual, se debe desarrollar la siguiente mecánica: Cuando se produzca cambio de procedimientos, ampliación y/o derivación de funciones o reestructuración orgánica, la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto por medio de su Área de Racionalización, serán quienes propongan la modificación y/o actualización del manual. De existir una modificación interna del procedimiento en cualquier dependencia, la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto por medio de su, realizará la modificación y/o actualización del manual a propuesta de dicha dependencia orgánica. La Gerencia de Planeamiento a través de la preparara el documento correspondiente determinando si es modificación o actualización del manual. Aprobada la modificación y/o actualización del manual, Alcaldía emitirá, la resolución correspondiente la cual deberá ser oportuna y debidamente difundida precisando la fecha de vigencia de los cambios.

4 La edición y difusión será de responsabilidad de la Gerencia de Planeamiento a través de la. G. SIMBOLOGIA A UTILIZAR Un diagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que seguimos para realizar un proceso; partiendo de una entrada, y después de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida. Para representar la información, necesitamos una serie de símbolos básicos que emplearemos en la confección de diagramas de flujo: Símbolo Significado Comienzo o final de proceso: en su interior situamos materiales, información o acciones para comenzar el proceso o para mostrar el resultado en el final del mismo. Actividad: Tarea o actividad llevada a cabo durante el proceso. Puede tener muchas entradas, pero solo una salida Información de apoyo: Situamos en su interior la información necesaria para alimentar una actividad ( datos para realizarla ) Decisión/ Bifurcación: Indicamos puntos en que se toman decisiones: sí o no, abierto o cerrado... Conexiones de pasos o flechas: Muestran dirección y sentido del flujo del proceso, conectando los símbolos. Documento: Se utiliza este símbolo para hacer referencia a la generación o consulta de un documento específico en un punto del proceso. Archivo: Representa un archivo común y corriente de oficina donde se guarda un documento en forma temporal o permanente. Conexión con otros procesos: Nombramos un proceso independiente que en algún momento aparece relacionado con el proceso principal. Conector de página: Representa un enlace o conexión de una página a otra. III. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS La parte descriptiva del procedimiento se efectuara enmarcada dentro del esquema aprobado por la Municipalidad de Ilo.

5 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Requerimiento de OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento de requerimiento de personal de la Municipalidad Provincial de Ilo, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas. NORMAS DE OPERACIÓN Ley de Bases de la Carrera Administrativa Decreto Legislativo 276. Decreto Supremo N PCM reglamento de la Ley de Bases de la carrera Administrativa Ley N Prohibición de ejercer la facultad de nombramiento o contratación del personal en el Sector Público, en caso de parentesco. Decreto Supremo N PCM, reglamento de la Ley Decreto Supremo N PCM, Procedimiento para la selección, contratación de personal y cobertura de plazas en los organismos públicos Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría N CG y N CG Incorporación de RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite programar las necesidades del personal de la Municipalidad Provincial de Ilo, a fin de lograr un oportuno, eficiente y económico aprovechamiento de personal. REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO 1.- Cuadro de Asignación de (CAP) aprobado y actualizado. 2.- Presupuesto Analítico de (PAP) aprobado. 3.- Aprobación de la apertura programática para el ejercicio fiscal. ALCANCE Todas las Dependencias de la Municipalidad Provincial de Ilo.

6 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA : GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2 UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE PERSONAL HOJA 1 de 2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : REQUERIMIENTO DE PERSONAL Responsable N Actividad Jefe Dependencia Solicitante 1 Formula y emite necesidad de personal mediante informe susutentando la necesidad de contratación, con la finalidad de programar el requerimiento Formato o documento Informe de Requerimiento de Cantidad de Copias Original y copia Tiempo 20 min 2 Deriva informe para autorización del Superior Inmediato. Secretaria de Gerencia Inmediato Superior Gerente de Gerencia Inmediato Superior Secretaria de Gerencia Inmediato Superior Secretaria de Gerencia de Planeamiento Gerente de Planeamiento Secretaria de Gerencia de Planeamiento Secretaria de Unidad de Jefe de la Unidad de 3 Recepciona Informe de Requerimiento de y coloca en despacho de Gerencia 4 Visa Informe y deriva a Gerencia de Planeamiento 5 Remite Informe de Requerimiento de a Gerencia de Planeamiento 6 Recepciona documento y coloca en despacho de Gerente de Planeamiento 7 Evalúa la propuesta desde el punto de vista presupuestal Si es conforme Deriva con proveído a G. de Administración Si no es conforme Devuelve a la dependencia solicitante 8 Remite Informe visado a la 9 Recepciona documento, de Jefatura de 10 Verifica existencia de puesto vacante y evalúa sustentación para contratación. 20 min

7 Si No es conforme Anota improcedencia y devuelva a la G. de Administración General Si es conforme Elabora el perfil ocupacional de la vacante Aprueba requerimiento y eleva a la G. Adm. Gnal. Secretaria de G. Administración General Gerente de Administración General Secretaria de G. Administración General Secretaria de Gerencia Municipal Gerente Municipal Secretaria de Gerencia Municipal 11 Recepciona documento, de gerencia 12 Evalúa informe y aprueba el requerimiento de remitiendo documento a la Gerencia Municipal 13 Recibe documento y remite a la Gerencia Municipal 14 Recepciona documento, de gerencia 15 Aprueba el requerimiento de y deriva a Alcaldía para su autorización 16 Recibe documento y remite documento a Alcaldía Secretaría de Alcaldía 17 Recepciona documento, de Alcaldía Alcalde 18 Evalúa documento, de ser conforme aprueba el requerimiento de personal 19 Devuelve a la Unidad de para que realiza la convocatoria correspondiente 1 día Secretaría de Alcaldía Secretaria II Jefe de Unidad de 20 Remite aprobación de requerimiento de personal a la 21 Rececpiona documento, de Jefatura de 22 Recibe documento y da inicio a la ejecución del procedimiento de Contratación de Recursos Humanos FIN DEL PROCEDIMIENTO

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9 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Contratación de OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento de contratación de personal de personal de la Municipalidad Provincial de Ilo, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas. NORMAS DE OPERACIÓN Ley de Bases de la Carrera Administrativa Decreto Legislativo 276. Decreto Supremo N PCM reglamento de la Ley de Bases de la carrera Administrativa Ley N Prohibición de ejercer la facultad de nombramiento o contratación del personal en el Sector Público, en caso de parentesco. Decreto Supremo N PCM, reglamento de la Ley Decreto Supremo N PCM, Procedimiento para la selección, contratación de personal y cobertura de plazas en los organismos públicos Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría N CG y N CG Incorporación de Desplazamiento de Servidores RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite establecer el proceso de contratación de personal externo de acuerdo a las necesidades del personal de la Municipalidad Provincial de Ilo, a fin de lograr un oportuno, eficiente y económico aprovechamiento de personal. REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO 1.- Disponibilidad presupuestal 2.- Plaza vacante debidamente presupuestada 3.- Legajo personal debidamente autenticado por el Fedatario de la Institución. 4.- Ejecución del Procedimiento Requerimiento de 5.- Funciones definidas en el MOF ALCANCE Todas las Dependencias de la Municipalidad Provincial de Ilo.

10 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA : GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2 UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE PERSONAL HOJA 1 de 2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CONTRATACION DE PERSONAL Responsable N Actividad Jefe de Unidad de 1 Recepciona documento de requerimiento de personal aprobado Formato o documento Cantidad de Copias Tiempo Secretaria de Unidad de Deriva documento a Gerencia 2 de Planeamiento para conformidad presupuestal 3 Remite documento a G. de Planeamiento Secretaria de Gerencia de Planeamiento Gerente de Planeamiento Secretaria de Gerencia de Planeamiento Secretaria de Unidad de Jefe de Unidad de 4 Recepciona documento y coloca en despacho de Gerente de Planeamiento 5 Evalúa conformidad presupuestal Si es conforme Deriva con proveído a la 6 Remite documento a la Unidad de 7 Recepciona documento, de Jefatura de 8 Toma conocimiento del documento 9 Elabora las bases del concurso 2 hr. 10 Realiza convocatoria respectiva variable Comisión de Concurso Secretaría de Alcaldía 11 Realiza la selección de de acuerdo a las bases, emitiendo finalmente su informe de resultados del concurso para aprobación del Titular 12 Recepciona informe, registra y coloca en despacho de Alcaldía De acuerdo a plazo estab. en las bases Alcalde 13 Evalúa Informe, de ser conforme autoriza la contratación del postulante seleccionado 1 día

11 14 Devuelve a la Unidad de para que proyecte la Resolución correspondiente de Aprobación de Contratación Secretaría de Alcaldía Secretaria II Jefe de Unidad de Secretaria II Secretaria Gerencia de Asesoría Jurídica 15 Remite autorización de contratación de personal a la 16 Recepciona documento, de Jefe de Unidad 17 Ordena se proyecte la resolución de contratación de postulante seleccionado 18 Proyecta la resolución, y obtiene visado de Jefe de y remite a la Gerencia de Asesoría Jurídica 19 Recepciona Proyecto Resolución y expediente, de Asesor Legal 30 min Asesor Legal 20 Visa la Resolución Secretaria Gerencia de Asesoría Jurídica 21 Remite Resolución y expediente a Gerencia Municipal Gerente Municipal 22 Visa la Resolución Secretaria de G. Municipal Secretaría General 23 Recibe y remite Resolución y expediente a Secretaría General y RR.PP. 24 Recepciona y registra Resolución 25 Firma resolución y remite a Alcaldía Secretaria de Alcaldía 26 Recepciona Resolución y expdiente, coloca en despacho de Alcaldía Alcalde 27 Firma la Resolución 1 día Secretaria de Alcaldía 28 Distribuye copia de la Resolución y remite expediente a la Secretaria II 29 Recibe copia de la resolución y expediente Jefe de Unidad de Técnico Administrativo 30 Ordena al Técnico responsable se elabore el Contrato al postulante elegido 31 Elabora el Contrato de Trabajo al postulante elegido Contrato de Trabajo 3 originales 20 min

12 Técnico Administrativo 32 Hace firmar al interesado 33 Obtiene visaciones: Jefe de U. de Gerente de Adm. General Gerente de Planeamiento Gerencia de Asesoría Legal Gerente Municipal Alcalde, quien suscribe el contrato 1 día 34 Hace llenar la ficha de datos al postulante elegido 20 min Jefe de Unidad de 35 Deriva la Ficha de Datos a los Técnicos responsable para ejecutar los procesos correspondientes para incorporar a planillas al nuevo trabajador,. informar a ESSALUD, AFP y/o SNP y todo aquello que concierna. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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14 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Control de Asistencia Diario del OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento de control de asistencia diaria de personal de la Municipalidad Provincial de Ilo, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas. NORMAS DE OPERACIÓN D.L. 276 Ley de Bases de Remuneraciones del Sector Público y de la Carrera Administrativa. Decreto Supremo Nº PCM, Reglamento del D. Leg. Nº 276 Reglamento Interno de Trabajo Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría N CG y N CG Asistencia y permanencia de. RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite lograr el control de ingreso, permanencia, permisos y salida diaria del personal de la Municipalidad Provincial de Ilo. REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO 1.- Tarjeta de Asistencia 2.- Papeleta de Permiso ALCANCE Todas las Dependencias de la Municipalidad Provincial de Ilo.

15 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA : GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2 UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE PERSONAL HOJA 1 de 2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CONTROL DE ASISTENCIA DIARIO DE PERSONAL Responsable N Actividad Técnico Administrativo 1 Asigna código de planilla a cada trabajador. Formato o documento Cantidad de Copias Tiempo 2 Recoge diariamente las Tarjetas de Asistencia e ingresa: 3 hrs variable La Hora de salida del día anterior. La Hora de entrada en el día Las Horas Extras. Las Tardanzas. Las Faltas injustificadas. 3 Recoge las papeletas de salida del día e ingresa los permisos, suspensiones o licencias. 2 hrs variable 4 Mensualmente imprime los reportes de información a ser utilizada en el cálculo de las planillas. 20 min 5 Visa los reportes y los deriva a la Jefatura de. Jefe de Unidad de 6 Recepciona los reportes. 7 Registra su autorización en los reportes de asistencia. 8 Deriva al Técnico Responsable, para la ejecución del procedimiento de Elaboración de Planillas de Remuneraciones. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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17 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Formulación de Planilla de Nombrado, Contratado y Pensionistas de la Municipalidad Provincial de Ilo OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento de elaboración de planillas de renumeraciones del de la Municipalidad Provincial de Ilo, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas. NORMAS DE OPERACIÓN Decreto Ley N 22404, Ley General de renumeraciones D.L. 276 Ley de Bases de Remuneraciones del Sector Público y de la Carrera Administrativa. Decreto Supremo Nº PCM, Reglamento del D. Leg. Nº 276 Decreto Supremo Nº PCM, normas sobre niveles renumerativos de los servidores y funcionarios RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el correcto cálculo renumerativo del personal de la Municipalidad Provincial de Ilo. REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO 1.- Presupuesto Analítico de aprobado. 2.- Calendario de Compromisos y autorización de Giro del es. 3.- Ejecución del Procedimiento Control de Asistencia Diario de ALCANCE, Gerencia de Administración Financiera, Unidad de Contabilidad y Unidad de Tesorería.

18 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA : GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2 UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE PERSONAL HOJA 1 de 2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : FORMULACION DE PLANILLAS DE PERSONAL NOMBRADO, CONTRATADO Y PENSIONISTAS DE LA MPI Responsable N Actividad Técnico Administrativo I 1 Formula los cambios de ingresos y descuentos sobre la base de la planilla anterior y el reporte de asistencia que es alcanzado por el Responsable de control de asistencia. Formato o documento Cantidad de Copias Tiempo 1 día 2 Genera Planillas por Categorías en el Modulo de Remuneraciones. 1 hr. 3 Calcula aportaciones del empleador y el trabajador. 5 hrs. 4 Imprime las Planillas por Categoría, por tipo de contrato y por tipo de fuente de financiamiento.. Planillas por categoría y fuente de financiamiento Original y 3 copias 1 día Original: Tesoreria Copia: Contabilidad Copia: Copia. Presupuesto 5 Imprime las Boletas de Pago. Boletas de Pago 6 Imprime el Resumen de Resumen de planillas. Planillas Original y copia Original y 3 copias 7 Imprime la Relación de Depósitos en Agencia Bancaria. Relación de Agencia Bancaria 8 Visa los Reportes de Planillas, Boletas de Pago, Resumen de Planillas y Relación de Depósitos en Agencia Bancaria. 9 Elabora Informe sustentatorio. Informe Original y 10 Deriva para revisión de Reportes de Planillas, Resumen de Planillas y Relación de depósitos en Agencia bancaria a la Jefatura de 11 Remite el Informe Sustentatorio a la Jefatura de la. copia 20 min

19 Secretaria II 12 Recepciona el Informe y los Reportes de Planillas, Resumen de Planillas y Relación de depósitos en Agencia bancaria. Jefe de Unidad de 13 Efectúa Revisión de Reportes. 14 Visa los Reportes y el Informe. Secretaria II Secretaria de G. de Administración General Gerente de Administración Secretaria de G. de Administración General 15 Entrega los Reportes Resumen de Planillas y Relación de depósitos en Agencia bancaria y el Informe a la Gerencia de Administración 16 Recepciona el Informe y los Reportes Resumen de Planillas y Relación de depósitos en Agencia bancaria. 17 Firma autorizando los reportes y los deriva a la Unidad de Contabilidad. 18 Entrega los Reportes Resumen de Planillas y Relación de depósitos en Agencia bancaria a la Unidad de Contabilidad General para la ejecución del procedimiento de Registro de Operaciones Contables. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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21 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Otorgamiento de Licencias OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para el otorgamiento de licencias con goce de renumeraciones, sin goce de renumeraciones y a cuenta de período vacacional por los servidores de la Municipalidad Provincial de Ilo, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas. NORMAS DE OPERACIÓN D.L. 276 Ley de Bases de Remuneraciones del Sector Público y de la Carrera Administrativa. Decreto Supremo Nº PCM, Reglamento de la Ley de la carrera Administrativa. Reglamento Interno de Trabajo RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el otorgamiento de licencias: A. Con Goce de Renumeraciones: a.1. Enfermedad a.2 Maternidad a.3 Fallecimiento del Cónyuge, Padres, Hijos o Hermanos a.4 Licencia por Capacitación Oficializada a.5 Licencia por Citación expresa: Judicial, Militar, Penal B. Sin Goce de Renumeraciones b.1 Licencia por Motivos Particulares b.2 Licencia por Capacitación No Oficializada b.3 Licencia por función edil. C. A cuenta del Período Vacacional c.1. Licencia por Matrimonio c.2. Licencia por enfermedad grave de cónyuge, padres e hijos. ALCANCE y Servidores de la Municipalidad Provincial de Ilo.

22 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Otorgamiento de Licencias A) Con Goce de Renumeraciones a.1. Enfermedad a.2 Maternidad a.3 Fallecimiento del Cónyuge, Padres, Hijos o Hermanos a.4 Licencia por Capacitación Oficializada a.5 Licencia por Citación expresa: Judicial, Militar, Policial OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para el otorgamiento de licencias con goce de renumeraciones por enfermedad, maternidad, fallecimiento de (cónyuge, padres, hijos o hermanos), por capacitación oficializada, por citación expresa (judicial, militar y penal); haciendo uso de este derecho los servidores de la Municipalidad Provincial de Ilo, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas. NORMAS DE OPERACIÓN D.L. 276 Ley de Bases de Remuneraciones del Sector Público y de la Carrera Administrativa. Decreto Supremo Nº PCM, Reglamento de la Ley de la carrera Administrativa. Reglamento Interno de Trabajo REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO Para las Licencias con Goce de Renumeraciones: 1.- Solicitud dirigida al Jefe Inmediato para su aprobación en el numeral a Certificado Médico numeral a Partida de Defunción numeral a Contar con el auspicio o propuesta de la Institución numeral a Estar referida al campo de acción institucional y/o especialidad del trabajador numeral a Copia de la citación judicial, militar o policial numeral a.5 ALCANCE y Servidores de la Municipalidad Provincial de Ilo.

23 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA : GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2 UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE PERSONAL HOJA 1 de 2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : A) LICENCIAS CON GOCE DE HABER Responsable N Actividad Interesado 1 Presenta su solicitud en Trámite Documentario Formato o documento Solicitud Cantidad de Copias Original y copia Tiempo Trámite Documentario 2 Recepciona la solicitud, registra y deriva a su jefe Inmediato para su aprobación Secretaria de Jefe Inmediato 3 Recepciona documento, de Jefatura Jefe Inmediato 4 Solo en el caso de Licencia por capacitación oficializada Requiere de Visto Bueno Secretaria II Jefe de Unidad de Si aprueba solicitud Coloca Visto Bueno y deriva documento a la Unidad de para su trámite Si Deniega solicitud Devuelve a interesado 5 Recepciona documento, de Jefatura 6 Revisa documento y deriva a Técnico responsable para análisis de solicitud para ver procedencia o no de la solicitud Técnico Administrativo 7 Analiza documento y proyecta Resolución Jefe de Unidad de 8 Visa la Resolución de otorgamiento de Licencia y deriva a la Gerencia de Administración para su visación Proyecto Resolución Otorgamiento de Licencia 20 min Secretaria II Secretaria de G. Administración 9 Remite documento a Gerencia de Administración General 10 Recibe documentos, registra y coloca en despacho de la Gerencia Gerente de Administración 11 Visa la Resolución

24 Secretaria de Gerencia de Administración Secretaria Gerencia de Asesoría Jurídica 12 Recibe y remite Resolución a la Gerencia de Asesoría Jurídica 13 Recepciona Resolución, de Asesor Legal Asesor Legal 14 Visa la Resolución Secretaria Gerencia de Asesoría Jurídica Secretaria de G. Municipal 15 Remite Resolución a Gerencia Municipal 16 Recibe documentos, registra y coloca en despacho de la Gerencia Gerente Municipal 17 Visa la Resolución Secretaria de G. Municipal Secretaría General 18 Recibe y remite Resolución a Secretaría General y RR.PP. 19 Recepciona y registra Resolución 20 Firma resolución y remite a Alcaldía Secretaria de Alcaldía 21 Recepciona Resolución, de Alcaldía Alcalde 22 Firma la Resolución otorgando la Licencia con Goce de Haber Secretaria de Alcaldía 23 Recibe Resolución aprobada y distribuye copias Resolución de Otorgamiento de Licencia 1 día Secretaria II 24 Recibe copia de la resolución aprobada, la cual es adjuntada al Legajo del servidor. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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26 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Otorgamiento de Licencias B) Sin Goce de Renumeraciones b.1. Licencia por Motivos Particulares b.2 Licencia por Capacitación No Oficializada b.3. Licencia por función edil. OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para el otorgamiento de licencias sin goce de renumeraciones por motivos particulares, por capacitación no oficializada y por función edil por parte de los servidores de la Municipalidad Provincial de Ilo, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas. NORMAS DE OPERACIÓN D.L. 276 Ley de Bases de Remuneraciones del Sector Público y de la Carrera Administrativa. Decreto Supremo Nº PCM, Reglamento de la Ley de la carrera Administrativa. Reglamento Interno de Trabajo REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO Para las Licencias Sin Goce de Renumeraciones: 1.- Solicitud dirigida al Jefe de la. 2.- Aceptación del jefe Inmediato con visto bueno en la solicitud. 3.- Registrar como mínimo un año de servicio efectivo como nombrado, designado o contratado. 4.- Credencial expedido por el Jurado Nacional de Elecciones en el numeral b.3 ALCANCE y Servidores de la Municipalidad Provincial de Ilo.

27 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA : GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2 UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE PERSONAL HOJA 1 de 2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : B) LICENCIAS SIN GOCE DE HABER Responsable N Actividad Interesado 1 Presenta su solicitud en Trámite Documentario Formato o documento Solicitud Cantidad de Copias Original y copia Tiempo Trámite Documentario 2 Recepciona la solicitud, registra y deriva a su jefe Inmediato para su aprobación Secretaria de Jefe Inmediato 3 Recepciona documento, de Jefatura Jefe Inmediato 4 Aprueba o deniega solicitud Secretaria II Jefe de Unidad de Si aprueba solicitud Deriva documento a la Unidad de para su trámite Si Deniega solicitud Devuelve a interesado 5 Recepciona documento, de Jefatura 6 Revisa documento y deriva a Técnico responsable para análisis de solicitud para ver procedencia o no de la solicitud Técnico Administrativo 7 Analiza documento y proyecta Resolución Jefe de Unidad de 8 Visa la Resolución de otorgamiento de Licencia y deriva a la Gerencia de Administración para su visación Proyecto Resolución Otorgamiento de Licencia 20 min Secretaria II Secretaria de G. Administración 9 Remite documento a Gerencia de Administración General 10 Recibe documentos, registra y coloca en despacho de la Gerencia Gerente de Administración Secretaria de Gerencia de Administración 11 Visa la Resolución 12 Recibe y remite Resolución a la Gerencia de Asesoría Jurídica

28 Secretaria Gerencia de Asesoría Jurídica 13 Recepciona Resolución, de Asesor Legal Asesor Legal 14 Visa la Resolución Secretaria Gerencia de Asesoría Jurídica Secretaria de G. Municipal 15 Remite Resolución a Gerencia Municipal 16 Recibe documentos, registra y coloca en despacho de la Gerencia Gerente Municipal 17 Visa la Resolución Secretaria de G. Municipal Secretaría General 18 Recibe y remite Resolución a Secretaría General y RR.PP. 19 Recepciona y registra Resolución 20 Firma resolución y remite a Alcaldía Secretaria de Alcaldía 21 Recepciona Resolución, de Alcaldía Alcalde 22 Firma la Resolución otorgando la Licencia con Goce de Haber Secretaria de Alcaldía 23 Recibe Resolución aprobada y distribuye copias Resolución de Otorgamiento de Licencia 1 día Secretaria II 24 Recibe copia de la resolución aprobada, la cual es adjuntada al Legajo del servidor. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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30 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Otorgamiento de Licencias C) A cuenta del Período Vacacional Siguiente c.1. Licencia por Matrimonio c.2. Licencia por enfermedad grave de cónyuge, padres e hijos. OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para el otorgamiento de licencias a cuenta del período vacacional por matrimonio, por enfermedad grave de cónyuge, padres e hijos; por parte de los servidores de la Municipalidad Provincial de Ilo, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas. NORMAS DE OPERACIÓN D.L. 276 Ley de Bases de Remuneraciones del Sector Público y de la Carrera Administrativa. Decreto Supremo Nº PCM, Reglamento de la Ley de la carrera Administrativa. Reglamento Interno de Trabajo REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO Para las Licencias a Cuenta del Período Vacacional: 1.- Solicitud dirigida al Jefe de la 2.- Aceptación del jefe Inmediato con visto bueno en la solicitud. 3.- Registrar como mínimo un año de servicio efectivo como nombrado, designado o contratado. ALCANCE y Servidores de la Municipalidad Provincial de Ilo.

31 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA : GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2 UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE PERSONAL HOJA 1 de 2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : C) LICENCIAS A CUENTA DE PERIODO VACACIONAL Responsable N Actividad Interesado Presenta su solicitud en 1 Trámite Documentario adjuntando documentación sustentatoria Trámite Documentario 2 Recepciona la solicitud, registra y deriva a su jefe Inmediato para su aprobación Formato o documento Solicitud Cantidad de Copias Original y copia Tiempo Secretaria de Jefe Inmediato 3 Recepciona documento, de Jefatura Jefe Inmediato 4 Aprueba o deniega solicitud Secretaria II Jefe de Unidad de Si aprueba solicitud Deriva documento a la Unidad de para su trámite Si Deniega solicitud Devuelve a interesado 5 Recepciona documento, de Jefatura 6 Revisa documento y deriva a Técnico responsable para análisis de solicitud para ver procedencia o no de la solicitud Técnico Administrativo 7 Analiza documento, verifica record vacacional y proyecta Resolución Administrativa Resolución Administrativa 20 min Jefe de Unidad de Secretaria II Secretaria de G. Administración 8 Visa la Resolución de otorgamiento de Licencia y deriva a la Gerencia de Administración para su visación 9 Remite expediente y Resolución a Gerencia de Administración General 10 Recibe documentos, registra y coloca en despacho de la Gerencia

32 Gerente de Administración Secretaria de Gerencia de Administración 11 Visa la Resolución 12 Recibe y remite la Resolución a la Gerencia de Asesoría Jurídica Secretaria Gerencia de Asesoría Jurídica 13 Recepciona Resolución, de Asesor Legal Asesor Legal 14 Visa la Resolución Secretaria Gerencia de Asesoría Jurídica 15 Remite Resolución a Gerencia Municipal Gerente Municipal 16 Visa la Resolución Secretaria de G. Municipal Secretaría General 17 Recibe y remite Resolución a Secretaría General y RR.PP. 18 Recepciona y registra Resolución 19 Firma resolución y remite a Alcaldía Secretaria de Alcaldía 20 Recepciona Resolución y coloca en despacho de Alcaldía Alcalde 21 Firma la Resolución otorgando la Licencia a cuenta del período vacacional Secretaria de Alcaldía 22 Recibe Resolución aprobada y distribuye copias al interesado y dependencia comprometida 1 día Secretaria II 23 Recibe copia de la resolución aprobada, la cual es adjuntada al Legajo del servidor. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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34 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Reconocimiento de Subsidios por Sepelio y Luto OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para la aprobación del pago de subsidios por Sepelio y Luto para los servidores de la Municipalidad Provincial de Ilo, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas establecidas. NORMAS DE OPERACIÓN D.L. 276 Ley de Bases de Remuneraciones del Sector Público y de la Carrera Administrativa. Decreto Supremo Nº PCM, Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa Decreto Supremo PCM Que establece en forma transitoria las normas reglamentarias a determinar los niveles renumerativos de los funcionarios, servidores y pensionistas del Estado, en el marco del proceso de homologación, carrera Pública y Sistema Único de renumeraciones y Bonificaciones. RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el pago de subsidio por sepelio y luto del personal de la Municipalidad Provincial de Ilo. REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO 1.- Solicitud dirigida al Jefe de la 2.- Partida de Defunción original 3.- Comprobantes de pago originales en caso de haber sufragado con los gastos de sepelio. 4.- Partida de Nacimiento y/o Partida de Matrimonio que pruebe la vinculación familiar con el servidor ALCANCE Trámite Documentario, Gerencia de Administración, y Servidores de la Municipalidad Provincial de Ilo.

35 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA : GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2 UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE PERSONAL HOJA 1 de 2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : RECONOCIMIENTO DE SUBSIDIOS POR SEPELIO Y LUTO Responsable N Actividad Interesado Presenta su solicitud en Trámite Documentario Formato o documento Solicitud Cantidad de Copias Original y copia Tiempo Trámite Documentario Secretaria II Jefe de Unidad de Técnico Administrativo Jefe de Unidad de Recepciona la solicitud, registra y deriva a la Unidad de Recepciona documento, de Jefatura Evalúa Expediente Si aprueba subsidio Deriva documento al Técnico responsable para su trámite Si Deniega solicitud Devuelve a Trámite Documentario Elabora proyecto de Informe para firma del Jefe de Unidad, indicando en caso de corresponderle el beneficio y monto del mismo. Firma Informe y remite a G. de Planeamiento para conformidad presupuestal 20 min Secretaria de Unidad de Secretaria de Gestión Presupuestal Remite documento a Unidad de Gestión Presupuestal Recepciona documento y entrega a Técnico de Presupuesto Técnico de Presupuesto Evalúa presupuestal conformidad Secretaria de Gestión Presupuestal Si es conforme Deriva con proveído a la Remite documento a la Unidad de

36 Secretaria de Unidad de Recepciona documento, de Jefatura de Jefe de Unidad de Secretaria de Unidad de Jefe de Unidad de De ser conforme, ordena se emita Proyecto Resolución de Otorgamiento de Subsidio Elabora Proyecto de Resolución Administrativa Si es conforme remite el informe adjuntando el expediente y Visa el proyecto resolución, deriva a la gerencia de Administración Resolución De otorgamiento de subsidio 20 min Secretaria II Remite expediente y Resolución a Gerencia de Administración General Secretaria de G. Administración Recibe documentos, registra y coloca en despacho de la Gerencia Gerente de Administración Secretaria de Gerencia de Administración Visa la Resolución Recibe y remite la Resolución a la Gerencia de Asesoría Jurídica Secretaria Gerencia de Asesoría Jurídica Recepciona Resolución, de Asesor Legal Asesor Legal Visa la Resolución Secretaria Gerencia de Asesoría Jurídica Remite Resolución a Gerencia Municipal Gerente Municipal Visa la Resolución Secretaria de G. Municipal Secretaría General Recibe y remite Resolución a Secretaría General y RR.PP. Recepciona y registra Resolución Firma resolución y remite a Alcaldía Secretaria de Alcaldía Recepciona Resolución y coloca en despacho de Alcaldía Alcalde Secretaria de Alcaldía Firma la Resolución otorgando el subsidio Distribuye copia de la Resolución y remite expediente a la para su archivo, asimismo una copia a Gerencia de Planeamiento. 1 día

37 Gerencia de Planeamiento Secretaria II Jefe de Unidad de Técnico Administrativo El Gerente de Planeamiento de acuerdo a las previsiones trimestrales, comunica a la Unidad de recursos Humanos si cuenta con los recursos presupuestales para efectos de pago. Recibe copia de la resolución y expediente Dispone la elaboración de la planilla correspondiente. Elabora la planilla respectiva y pasa a la gerencia de Administración general para que se autorice pago. variable 1 hr. variable FIN DEL PROCEDIMIENTO

38 O MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Procedimiento: RECONOCIMIENTO DE SUBSIDIOS POR SEPELIO Y LUTO Interesado Tramite Documentario Secretaria II Unidad de Jefe de Unidad de Técnico Administrativo Gerencia de Administración Secretaria GA Gerente Gerencia de Asesoria Jurídica Secretaria GAJ Asesor Legal Gerencia de Municipal Secretaria GM Gerente Secretaria General Secretaria de Alcaldía Alcalde Gerencia de Planeamiento Inicio Presenta su solicitud en Trámite O Documentario Solicitud. Solicitud. Recepciona la solicitud, registra y deriva a jefe Inmediato para su aprobación Recepciona documento, y registra Evalúa expediente Aprueba NO Devuelve a SI Tramite Documentario Deriva documento a Técnico Responsable para su trámite Elabora proyecto de Informe para firma, indicando el beneficio, monto del mismo y proyecta resolución Administrativa Resolución de Subsidio. Remite expediente y Resolución Remite el informe adjuntando el expediente y Visa el proyecto resolución, y deriva Recibe documentos y registra Visa la Resolución Recibe y remite Resolución Recepciona Resolución, y registra Visa la Resolución Remite Resolución Visa la Resolución Dispone la elaboración de la planilla correspondiente. Elabora la planilla respectiva y pasa a la gerencia de Administración general para que se autorice pago. Recibe y remite Resolución Recepciona y registra Resolución Firma resolución y Recepciona resolución y remite entrega Recibe copia de la resolución y expediente. Fin Distribuye copia de resolucion y remite Firma la Resolución otorgando el subsidio De acuerdo a las previsiones trimestrales, comunica a si cuenta con los recursos presupuestales para efectos de pago.

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